REGLEMENT INTERIEUR DE LA MUTUELLE EPARGNE RETRAITE (RATIFIE PAR ASSEMBLEE GENERALE MIXTE DU 15 MAI 2008) SECTION 1 - ELECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Article 1 - Organisation du scrutin 1.1- Commission électorale : Le conseil d'administration désigne, en son sein, une commission ad hoc composée de trois membres (qui ne peuvent être candidats à l élection), chargée d'assurer l'organisation, la mise en oeuvre et le suivi du scrutin, dans le respect des dispositions des statuts et du présent règlement intérieur : - validation et enregistrement des candidatures, - validation du bulletin de vote, - tenue du bureau de votes. Cette instance pourra, en outre, présenter au conseil d'administration toutes suggestions et observations destinées à aménager ou modifier les conditions d'élection des administrateurs de la Mutuelle Epargne Retraite. 1.2- Détermination du nombre de sièges à pourvoir : Le conseil d administration détermine le nombre de sièges à pourvoir lors du scrutin. Ce nombre procède de l'addition entre : le nombre de sièges à pourvoir au sein de l'instance, du fait du renouvellement de la moitié sortante des administrateurs ; le nombre de sièges devenus vacants dans la moitié des administrateurs non renouvelables. 1
1.3- Appel à candidatures : L'appel à candidatures est opéré à la date retenue par le conseil d administration (quarante cinq jours francs, au moins, avant la date prévisionnelle de l'élection : date du dépôt en poste faisant foi), au moyen d'un formulaire spécifique adressé, sous la signature du Président, à chacun des membres participants et honoraires (à jour d'obligations) inscrits à l effectif de la M.E.R. à la date d envoi du document. Un courrier explicatif d'accompagnement précise les modalités de l élection, par référence aux statuts et aux dispositions du présent règlement intérieur. Les candidatures ne seront validées par la commission électorale visée à l'article 1.1 ci-dessus, que dans la mesure où elles auront été présentées au moyen du formulaire mentionné à l'alinéa précédent et adressées au siège social de la mutuelle, sous pli recommandé avec demande d'avis de réception, avant l échéance calendaire retenue par le conseil d administration (qui devra être au minimum de trente jours francs avant la date prévisionnelle de l'élection) : date du dépôt en poste faisant foi. Chaque candidat au scrutin doit, en outre, respecter les conditions d'éligibilité formalisées à l article 30 des statuts de la Mutuelle Epargne Retraite. 1.4- Enregistrement des candidatures : Après vérification de leur validité par la commission des élections, les candidatures sont enregistrées puis classées par ordre alphabétique, à partir d'une lettre préalablement tirée au sort par le conseil d'administration. 1.5- Bulletin de vote : Les nom, prénom, année de naissance, profession, mandats mutualistes (éventuels) et commune de résidence des différents candidats sont intégrés, selon l ordre de présentation défini à l article1.4, au bulletin de vote servant de support au scrutin. Le bulletin de vote est adressé, en annexe de l'avis de convocation, à l'ensemble des délégués à l'assemblée générale. Article 2 - Déroulement de l élection Le scrutin est ouvert sur les lieux de l'assemblée générale, une heure avant le début de la séance et est déclaré clos à l'ouverture de la session par le Président du conseil d administration. L'élection se déroule dans les conditions définies aux articles 16, 26.2 et 29 des statuts de la Mutuelle Epargne Retraite. 2
Les électeurs ne doivent laisser subsister sur le bulletin de vote que le nombre (ou un nombre inférieur) de noms de candidats correspondant au nombre de sièges à pourvoir. A défaut, le bulletin de vote est considéré comme «nul». Les membres de la commission des élections assurent le fonctionnement du bureau de vote. Ils sont assistés (le cas échéant) par des scrutateurs, délégués à l'assemblée générale (sous réserve que ces représentants ne soient pas candidats à l'élection) et (ou) collaborateurs salariés de la mutuelle, sous la présidence d'un des membres de la commission désigné par le conseil d administration. Article 3 - Dépouillement Dès la clôture du scrutin, il est procédé, sans délai, au dépouillement des suffrages exprimés par les délégués à l'assemblée générale. Après pointage, les candidats sont classés par ordre dégressif de voix obtenues. Dans le cas où deux candidats obtiendraient un nombre identique de suffrages, l'élection est acquise au candidat le plus jeune. Article 4 - Résultats de l élection Les candidats ayant obtenu le plus de suffrages exprimés lors du scrutin sont appelés à occuper les postes correspondant à la moitié sortante des administrateurs du conseil. Les candidats suivants sont appelés à occuper, dans l'ordre dégressif des voix obtenues, les sièges devenus vacants parmi la moitié des administrateurs non renouvelables. Les administrateurs ainsi élus achèvent le mandat de leurs prédécesseurs. Les sièges pour lesquels la durée de mandat restante est la plus longue sont pourvus en priorité. Article 5 - Proclamation des résultats Les résultats du scrutin, dûment certifiés par les membres du bureau de vote, sont transmis avant la fin de l'assemblée générale au Président de séance, qui les communique, alors, immédiatement aux délégués assistant à la session. 3
SECTION 2 - ELECTION DES DELEGUES A L'ASSEMBLEE GENERALE Article 1 - Sections de vote Conformément aux dispositions de l article 16 des statuts, l'assemblée générale de la Mutuelle Epargne Retraite est composée d un ensemble de délégués, élus par les membres participants et honoraires de la mutuelle dans le cadre de sections de vote circonscrites de la manière suivante : Section 1 : membres participants ayant souscrit, à titre individuel, une garantie de retraite par capitalisation référencée dans les règlements mutualistes de la M.E.R., dont le lieu de résidence est situé à Lyon, Villeurbanne ou sur le reste du territoire français (voire à l étranger le cas échéant), en dehors de la région Rhône-Alpes. Section 2 : membres participants ayant souscrit, à titre individuel, une garantie de retraite par capitalisation référencée dans les règlements mutualistes de la M.E.R., dont le lieu de résidence est établi au sein de la région Rhône-Alpes, en dehors des agglomérations lyonnaise et villeurbannaise. Section 3 : membres honoraires + membres participants ayant souscrit, à titre individuel, une garantie d'épargne (au titre d'une assurance vie ou par référence au cadre fiscal d'un Plan d'epargne Populaire) ou d'assurance décès référencées dans les règlements mutualistes de la M.E.R. Section 4 : membres participants affiliés à la Mutuelle Epargne Retraite dans le cadre d une souscription collective + membres participants qui, du fait de leur adhésion à la M.E.R., bénéficient et (ou) font bénéficier leurs ayants-droit des prestations prises en charge par les unions partenaires de la mutuelle : article L 111-2 (alinéa 3) du Code de la Mutualité. Les délégués à l assemblée générale sont élus par correspondance et à bulletins secrets, au scrutin uninominal majoritaire à un tour (majorité simple). Article 2 - Appel et présentation des candidatures Sont éligibles au sein d'une section de vote, les membres participants et honoraires relevant de ladite section, sous réserve que leur candidature ait été présentée dans les conditions définies au présent règlement. L'appel à candidatures est opéré à la date retenue par le conseil d administration (soixante jours francs, au moins, avant la date prévisionnelle de l'élection : date du dépôt en poste faisant foi), au moyen d'un formulaire spécifique adressé, sous la signature du Président, à chacun des membres participants et honoraires (à jour d'obligations) inscrits à l effectif de la Mutuelle Epargne Retraite à la date d envoi du document. Un courrier explicatif d'accompagnement précise les modalités de l élection, par référence aux statuts et aux dispositions du présent règlement intérieur. 4
Les candidatures seront validées dans la mesure où elles auront été présentées au moyen du formulaire mentionné à l'alinéa précédent et adressées au siège social de la mutuelle, sous pli recommandé avec demande d'avis de réception, avant l échéance calendaire retenue par le conseil d administration (qui devra être au minimum de quarante jours francs avant la date retenue pour le dépouillement des suffrages) : date du dépôt en poste faisant foi. Une candidature présentée à l'expiration de ce délai ne pourra être prise en considération. Article 3 - Modalités de l élection 3.1- Enregistrement des candidatures : Après vérification de leur validité dans les conditions définies à l'article précédent, les candidatures sont enregistrées par le secrétariat administratif de la mutuelle, sous le contrôle et la responsabilité du Président du conseil d administration. 3.2- Bulletins de vote : Il est établi un bulletin de vote pour chaque section électorale référencée au niveau de l article 1 de la Section 2 du présent règlement. Chaque bulletin intègre, dès lors, l ensemble des candidatures enregistrées (délégués titulaires et suppléants) au niveau de la section considérée. Les bulletins de vote formalisent les nom, prénom, année de naissance, profession, commune de résidence et mandats électifs éventuellement exercés au sein de la Mutuelle Epargne Retraite par chacun des candidats, qui sont classés par ordre alphabétique à partir d une lettre préalablement tirée au sort par le conseil d administration. 3.3- Diffusion du matériel électoral : Chaque bulletin de vote est adressé, à la date retenue par le conseil d administration (qui devra être au minimum de trente jours francs avant la date retenue pour le dépouillement des suffrages : date du dépôt en poste faisant foi), aux membres participants et honoraires composant la section électorale dont dépendent les candidats déclarés : adhérents inscrits à l effectif de la M.E.R. et à jour d obligations à la date d envoi du document. Un courrier explicatif d'accompagnement précise, en outre, les modalités de l'élection, par référence aux dispositions des statuts et du présent règlement intérieur. Le vote à lieu par correspondance. Chaque adhérent habilité à participer au scrutin dispose d une voix. Le choix des candidats s opère par «cochage» de leur nom sur le bulletin de vote, dans la limite du nombre de poste de délégués (titulaires et suppléants) à élire pour chaque section électorale considérée. 5
Les bulletins de vote doivent être adressés à la Mutuelle Epargne Retraite aux conditions définies ci-dessous : 3.3-1 Hypothèse de prise en charge des opérations de dépouillement en interne : Insertion du bulletin de vote dans une enveloppe «électorale», comportant la formule imprimée : Mutuelle Epargne Retraite Election des délégués à l'assemblée générale CONFIDENTIEL Insertion de l enveloppe «électorale» dans une enveloppe «courrier», intégrant les nom, prénom et numéro d adhérent de chacun des membres participants et honoraires appelés à participer au scrutin, ainsi que l'adresse à laquelle doit être retourné le bulletin de vote. Mise en poste de l enveloppe «courrier» avant l échéance calendaire retenue par le conseil d administration (qui devra être au minimum de dix jours francs avant la date retenue pour le dépouillement des suffrages) : date du dépôt en poste faisant foi. Le fichier informatique utilisé comme support technique du scrutin, constitue la liste électorale intégrant l'ensemble des membres participants et honoraires (à jour d'obligations) inscrits à l'effectif de la M.E.R. à la date d'envoi des bulletins de vote. 3.3-2 Hypothèse d externalisation des opérations de dépouillement : Le matériel électoral fondant l expression du vote des adhérents est fourni par le sous-traitant accrédité par le conseil d administration. Il garantit, dès lors, la sincérité et l anonymat des opérations électorales, selon les termes du cahier des charges communiqué par ce prestataire (dont un exemplaire demeurera annexé au présent règlement). Insertion du bulletin de vote dans une enveloppe «courrier», intégrant l'adresse à laquelle doit être retourné le document. Mise en poste de l enveloppe «courrier» avant l échéance calendaire retenue par le conseil d administration (qui devra être au minimum de dix jours francs avant la date retenue pour le dépouillement des suffrages) : date du dépôt en poste faisant foi. Le fichier informatique utilisé comme support technique du scrutin, constitue la liste électorale intégrant l'ensemble des membres participants et honoraires (à jour d'obligations) inscrits à l'effectif de la M.E.R. à la date d'envoi des bulletins de vote. 6
Article 4 - Dépouillement La date et le lieu de dépouillement des bulletins de vote sont déterminés par le conseil d administration. Les opérations de dépouillement pourront, néanmoins, être conduites pendant plusieurs jours, compte tenu du volume des bulletins réceptionnés. Elles sont supervisées par une commission électorale ad hoc, composée de trois membres élus par et parmi les administrateurs de la Mutuelle Epargne Retraite (qui pourront être assistés dans cette mission par des collaborateurs salariés de la M.E.R.). Elles pourront également être confiées (après autorisation du conseil d administration) à un prestataire externe, dont l intervention devra, dès lors, souscrire à l ensemble des prescriptions formalisées par le présent règlement. Article 5 - Invalidation des bulletins «blancs» ou «nuls» Un bulletin raturé ou qui comporterait une quelconque inscription ne pouvant s'apparenter à une sélection par «cochage» du nom d'un ou plusieurs des candidats déclarés, doit être considéré comme «nul». Si aucun nom de candidat (titulaire ou suppléant) n est coché sur un bulletin de vote, celui-ci doit être considéré comme «blanc». Les adhérents d'une section de vote ne peuvent, en outre, désigner plus de candidats délégués titulaires ou suppléants qu'il n'y a de postes de délégués titulaires et suppléants à pourvoir au sein de la section dont ils dépendent, car, à défaut, leur bulletin de vote sera considéré comme «nul». Doit également être considéré comme «nul», le bulletin de vote qui n'aurait pas été adressé aux conditions détaillées à l'article 3.3 de la Section 2 du présent règlement. Un bulletin «blanc» est équivalent à un bulletin «nul», en ce qu'il ne doit pas être pris en compte lors du décompte des suffrages. Article 6 - Résultats de l élection A l'issue du dépouillement, seront élus, par ordre décroissant des voix obtenues, les candidats titulaires et suppléants qui justifieront du plus grand nombre de suffrages exprimés, à concurrence du nombre de postes de délégués (titulaires et suppléants) à pourvoir dans chaque section de vote. Dans l'hypothèse où deux candidats délégués titulaires ou deux candidats délégués suppléants recueilleraient un nombre identique de suffrages, celui qui aura déposé en premier sa candidature dans les conditions formalisées au présent règlement se verra attribuer le poste de délégué à pourvoir au sein de l'assemblée générale. Pour le cas où les deux candidatures auraient été enregistrées à la même date, l élection sera acquise au candidat le plus jeune. 7