Plan d acquisition et de développement des collections Bibliothèque d odontologie Paris 7 (Garancière) Introduction : La rédaction du plan d acquisition et de développement des collections de la bibliothèque Garancière s inscrit dans la continuité de la politique menée en matière d acquisitions depuis 2007 par l établissement. Il a pour but d en formaliser les principales orientations. Comme toute politique documentaire, ce texte n a pas vocation à être définitif et il sera amené à être amendé, en fonction de l évolution de la discipline et de son enseignement, en fonction de l évolution de la documentation et en fonction des moyens financiers de la bibliothèque. Missions de la bibliothèque d odontologie La bibliothèque d odontologie a pour vocation de répondre aux besoins documentaires des étudiants et enseignants-chercheurs en odontologie de l université Paris 7. Pour cela elle se fixe deux principales missions : 1. Améliorer sans cesse son offre documentaire, en direction de ses différents publics 2. Améliorer l utilisation et l accès à cette documentation, en mettant l accent sur la formation des usagers et sur l accessibilité à ces ressources (catalogage des mémoires de CECSMO, publicité autours de l accès en ligne aux revues, signets de la bibliothèque Garancière ). La carte documentaire parisienne en dentaire Il existe en Ile-de-France, trois bibliothèques spécialisées dans le domaine dentaire 1. Outre Garancière, on trouve la bibliothèque d odontologie de Montrouge (Paris Descartes) et la BIUM, CADIST en médecine et en odontologie, située à 500 mètres de Garancière. La bibliothèque de Garancière est aujourd hui une bibliothèque de référence en odontologie. Elle est la seconde en France pour le nombre de titres (après la BIUM, et juste devant la bibliothèque de Montrouge qui la devance en revanche par le nombre de volumes). La proximité géographique de Garancière avec la BIUM permet aux deux bibliothèques de jouer pleinement de leur complémentarité, en particulier pour le niveau recherche. Depuis janvier 2008, Garancière participe au plan de conservation partagée des périodiques médicaux d Ile-de-France, au titre de l odontologie. A ce titre elle travaille avec la BIUM et Montrouge à coordonner les politiques d acquisition de périodiques et à mutualiser les moyens de façon à couvrir l ensemble des besoins des étudiants et chercheurs en dentaire de la région Ile-de-France. 1 La bibliothèque Dechaume (Paris 6), comprend également un nombre important de titres en dentaire, mais reste spécialisée en stomatologie et non en odontologie. 1
La bibliothèque : son public, ses collections Les publics de la bibliothèque La bibliothèque répond à la fois aux besoins d un public 1. D étudiants en formation initiale pour le diplôme de chirurgien-dentiste, de la première année d étude dentaire (PCEO2) 2 à l année de Thèse (T1). Un cursus de 5 années, comptant environ 80 élèves par promotion (400 étudiants). Cf. en annexe 1 le tableau du cursus des études dentaires. 2. D étudiants de troisièmes cycles, dont beaucoup au titre de la formation continue (400 étudiants environ) 3. 3. D enseignants-chercheurs (une centaine de personnes) 4. De praticiens chirurgiens-dentistes (une cinquantaine d inscriptions par an) La bibliothèque est par ailleurs ouverte à tous ceux qui justifient de recherches dans le domaine dentaire et elle est un important fournisseur de PEB pour le réseau des bibliothèques universitaires. Les collections sur support Les monographies La bibliothèque compte un peu plus de 6000 titres d ouvrages dont près de la moitié sont en langue anglaise. Elle acquiert chaque année, anglais et français confondus, environ 200 nouveaux titres (300 exemplaires en moyenne), ce qui représente la quasi-totalité de la production éditoriale en matière dentaire (voir la répartition des dépenses par langue en annexe 3) Les périodiques La bibliothèque était abonnée en 2009 à 119 titres de périodiques. En comptant les titres qui ont cessé de paraître et ceux dont l abonnement a été supprimé, elle conserve en tout 195 titres morts et vivants. Langue Français Anglais Nombre d abonnements 35 84 en cours en 2009 Dont également 1 43 disponibles sous format numérique 4 2 Les étudiants entament leur cursus en spécialité dentaire à l issue de la première année de médecine, PCEM 2. 3 Les étudiants de troisième cycle de T1 ont été comptabilisés dans la catégorie précédente. 4 Sauf exception, seules les 10 dernières années sont accessibles en ligne. 2
Les CD et DVD La bibliothèque offre une collection de CD, DVD de 250 exemplaires, accrue chaque année d une douzaine de titres. Un gros effort d acquisition a été fait entre 2004-2006 de façon à remplacer la collection vieillissante de cassettes VHS. Depuis lors les acquisitions restent régulières afin de continuer à enrichir le fonds et à le tenir à jour 5. Les CD et DVD sont classés par matière, suivant la même classification que celle adoptée pour les ouvrages ; ils sont disposés à part en salle de lecture pour en faciliter la consultation et tous les exemplaires sont empruntables. Thèses et mémoires La bibliothèque conserve pendant 10 ans les thèses d exercice soutenues à Paris 7. Elle reçoit également un exemplaire des thèses de 3 e cycle d université en sciences biologiques, et depuis 2006 un exemplaire des mémoires de CECSMO 6 soutenus à l université Paris 7. Ces thèses et mémoires sont systématiquement catalogués et présentés dans un espace réservé de la salle de lecture. L offre en ligne : périodiques et signets Les périodiques en ligne Grâce aux bouquets électroniques négociés pour l ensemble du SCD de Paris 7, la bibliothèque offre l accès à un nombre croissant de titres de revues en ligne soit partiellement, soit totalement. Depuis 2006, ces revues en ligne sont accessibles à distance via la connexion au portail ENT. Parmi les ressources en santé, les revues en odontologie sont repérées puis signalées à part au lecteur pour lui en faciliter l accès. En 2009, la bibliothèque Garancière a repéré et offert l accès à plus d une centaine de revues numériques dentaires, dont 51 en open access 7. Les e-books L offre de e-books (livres en ligne) proposée par la bibliothèque aux dentaires est encore très restreinte 8 et peu mise en valeur. L évolution de l offre éditoriale en la matière, en particulier en français, devrait conduire logiquement à son enrichissement. Il est donc important de maintenir une veille active dans ce domaine. 5 Les principaux fournisseurs sont l éditeur spécialisés l œil dentaire (français) et l éditeur Quintessence. 6 Certificat d'etudes Cliniques Spécialisés Mention Orthodontie, obtenu en 3 ans. L inscription a lieu sur concours et est réservé aux chirurgiens-dentistes diplômés. Cf. annexe 1. 7 Ou Accès libre : certains titres et non des moindres (Journal of dental research, Angle orthodontist ) offrent gratuitement l accès en ligne à toutes leurs archives, seul l accès aux numéros de l année en cours étant payant. 8 3 titres chez Wiley en langue anglaise en 2009. 3
Les signets de Garancière Il s agit d un ensemble de «favoris» repérés par la bibliothèque et signalés au moyen de «tags» sur la page d accueil de la bibliothèque. Ces signets ne visent pas à offrir un panorama exhaustif de l offre accessible en ligne en dentaire (travail déjà fait par la BIUM), mais à offrir à l usager un moyen d accès rapide aux outils dont il a besoin pour : rédiger une bibliographie, trouver de la documentation, accéder aux guides de bonne pratique, se tenir informé de l actualité de la profession Les critères de sélection documentaire Les moyens financiers Le budget alloué à la bibliothèque Garancière pour la documentation représente environ 70 000 annuels (stable en 2007 et en 2008, mais tombé à 63 000 euros en 2009). Sur cette somme, environ 45 000 sont consacrés aux abonnements de périodiques. La différence est consacrée à l achat de monographies étrangères et françaises. Le budget de la bibliothèque d odontologie, malgré sa baisse récente, reste suffisant pour lui permettre d acheter au moins un exemplaire de l ensemble de la production dans le domaine dentaire. L ajustement financier se fait ensuite en termes d exemplaires. Le niveau de la collection 9 La bibliothèque couvre l ensemble des disciplines odontologiques. Elle doit à la fois répondre aux besoins documentaires des étudiants en formation initiale (clinique et pré-clinique, cf. annexe 1), et des chercheurs et étudiants au niveau recherche. Typologie des acquisitions par niveau Niveau 1. pré-clinique (PCEM2-D1) Typologie des acquisitions (langue, support ) Les ouvrages en français qui portent sur les disciplines odontologiques au programme de la formation initiale (quasi-totalité de l offre francophone en odontologie). Peu de mises à jour, durée moyenne entre deux éditions : 10 à 15 ans. On évitera l achat de manuels en langue anglaise à ce niveau (presque jamais identifiés par les lecteurs comme des ressources de niveau pédagogique). Les journaux d information professionnelle et de formation continue en français. La plupart des journaux de langue française en odontologie publient des articles de synthèse à vocation pédagogique (exemple le chirurgien dentiste de France, ID ). Les dernières parutions sont mises en avant à la bibliothèque en libre accès, de façon à favoriser 9 Les niveaux sont définis par rapport au programme de formation initiale des disciplines médicales générales et des disciplines odontologiques : arrêté de 27 septembre 1994 relatif aux études en vue du diplôme d Etat de docteur en chirurgie dentaire, modifié par l arrêté du 30 septembre 1997. Pour le tableau des niveaux des acquisitions en fonction des disciplines enseignées, se reporter à l annexe 2. 4
leur consultation et leur connaissance par les étudiants. 2. clinique (D2, D3, T1) Pour les livres et les journaux, idem niveau 1. La bibliothèque veillera à faire un effort en termes d exemplaires pour les manuels utilisés à la fois pour les enseignements de préclinique et pour ceux de clinique. L encyclopédie Médico-chirurgicale : régulièrement mise à jour, l EMC propose des synthèses de bon niveau par des spécialistes des questions. Son principal intérêt est d être une source en français, régulièrement mise à jour. La bibliothèque offre un accès en ligne uniquement et les étudiants sont formés à l utilisation de l EMC, lors des TD de méthodologie documentaire donnés par la bibliothèque pour les PCEM2. Les publications de l ADF (association des dentistes français). Elles offrent des synthèses thématiques en français, orientées sur les questions cliniques. Les DVD et cédéroms, de préférence en français. L offre de DVD et Cédéroms est assez importante en dentaire : cette offre concerne essentiellement la pratique clinique (actes filmés) et répond bien aux besoins des étudiants à l entrée en clinique. 3. recherche Les ouvrages en langue anglaise.: textbooks de référence, nouvelles éditions tous les 2 à 5 ans, atlas. Sauf quelques titres de référence très demandés, les ouvrages en langue anglaise sont achetés un seul exemplaire, consultable sur place. Les périodiques scientifiques : journaux peer-review publiant des articles de recherche clinique ou fondamentale, en français et en anglais. 0. Discipline sans enseignement Enseignement optionnel Documentation - support En dehors la documentation dentaire, la bibliothèque veille à maintenir un fonds à jour d ouvrages de références (dictionnaires, encyclopédies spécialisées ). En revanche, aucune acquisition en vue des enseignements optionnels non dentaires ou médicaux (sociologie, communication, langue ) n est prévue. La bibliothèque acquiert également dans plusieurs disciplines sans enseignement, mais en lien direct avec la dentisterie : parmi ces disciplines non enseignées, la bibliothèque continue à maintenir la collection de dentisterie vétérinaire pour le niveau recherche et, de façon plus ponctuelle, celle d histoire de l art dentaire et de paléontologie. Elle a en revanche cessé d acquérir systématiquement les manuels spécialisés pour les assistantes dentaires : aucun textbook en anglais n est plus acquis et un seul exemplaire des manuels en français. Sources des acquisitions et fournisseurs Les principales sources des acquisitions sont fournies par: Une veille systématique sur les catalogues des éditeurs spécialisés anglo-saxon ( Blackwell-Dentistry, Elsevier Dentistry, Quintessence, BC Decker, Needham Press), 5
français (CdP, Elsevier-Masson, Vigot-Maloine, SID, Quintessence International, Œil dentaire) et allemands (Springer, TWMedia). Le dépouillement des annonces de nouveautés en monographies et périodiques dans les journaux reçus à la section (Pour le niveau recherche on privilégiera les revues de lecture des périodiques de niveau recherche, dont celles du British dental journal, systématiquement dépouillées) Les suggestions des lecteurs Les demandes des enseignants-chercheurs Les achats sont effectués dans le cadre du code des marchés publics et des marchés passés par l université : marchés des documents français et étrangers, marchés des périodiques. Un lot particulier pour les ouvrages de médecine et d odontologie et les documents multimédias a été défini. Il est alloué à Dawson pour la période 2009-2011. Le marché pour la fourniture de périodiques est commun à l ensemble d l université, il a été alloué à EBSCO jusqu à 2011. Le conservateur est responsable de l ensemble des acquisitions, dont il assume les principales orientations, suivant les besoins et axes définis dans le plan de développement des collections. Axes de développement, évaluation et mise en valeur des collections Les axes prioritaires de développement des collections Les priorités définies pour le développement des collections jusqu en 2012 sont les suivantes : 1. Renforcer les collections pour les premier et deuxième cycles 2. Améliorer l offre et son accessibilité pour le niveau recherche Une politique d exemplaires et de réassort ciblé Les taux de rotation des ouvrages L étude des taux de rotation des ouvrages les plus consultés (nombre d emprunt par exemplaire et par an) a montré que l offre sur le plan pédagogique était insuffisante : certains manuels en français atteignent par année le nombre maximum de prêts possibles (nombre de semaines ouvrées/durée maximale du prêt : soit plus de 12 prêts par an). Pour renforcer les collections de niveau pédagogique, la bibliothèque a fait en 2008 et en 2009 un très gros effort de réassort pour les ouvrages les plus consultés, portant pour certains titres le nombre d exemplaires disponibles jusqu à 25 (24 empruntables). Evaluer le nombre d exemplaires pour un titre donné Depuis 2008 la bibliothèque a mis en place une politique de réassort immédiat et systématique des nouveautés. Celles-ci sont d abord achetées en petit nombre (4 ou 5 exemplaires maximum pour une première commande) et immédiatement recommandées, en 6
fonction de leurs consultations. Cette politique permet d ajuster au plus juste le nombre d exemplaires nécessaires et évite les erreurs d évaluation 10. En se basant sur le taux de rotation maximum possible pour un exemplaire donné (12 prêts par an) et en considérant uniquement le public de premier et de second cycle (soit les quatre années de P2 à D3), il faudrait acheter environ 25 exemplaires par titre pour permettre à chaque élève de l emprunter au moins une fois dans l année 11. Ce nombre correspond donc à un maximum. Seul un titre à Garancière atteint pour le moment ce nombre d exemplaires W.J. Pertot et S. Simon, Le traitement endodontique, Quintessence Internationales, 2003 Les contraintes budgétaires imposent évidemment une autre limite à la politique d exemplaire. Il parait raisonnable de ne pas dépenser pour un titre donné plus de 10% du budget monographie annuelle de la bibliothèque (soit 2500 euros en 2008, et 2000 euros en 2009). Cette dernière limite est indicative et adaptable en fonction de l évolution budgétaire. D une manière générale on considérera qu un ouvrage très demandé est présent en nombre suffisant lorsqu il reste toujours en rayon au moins un ou deux exemplaires disponibles pour le prêt. Les abonnements périodiques Destinés essentiellement au public du niveau recherche, les abonnements de périodiques constituent un peu plus des 2/3 des dépenses documentaires de la bibliothèque, et représentent un poids budgétaire à peu près incompressible qui augmente à abonnements constants d environ 6% chaque année. Répartition des titres par langue et prix des abonnements : Périodiques Français Etrangers Total 2008 Nombre 31 89 120 d abonnements Prix TTC (en ) 6 923 37 252 44 175 A eux seuls les titres en anglais représentent les ¾ des titres acquis par la bibliothèque et 85% de ses dépenses en périodique. Les principaux éditeurs et/ou propriétaires de périodique dentaire sont en langue anglaise : 10 Une comparaison des ouvrages les plus empruntées entre Garancière et Montrouge montre des similitudes évidentes mais également des différences notables : certains titres très empruntés à Garancière sortent très peu à Montrouge et inversement. Cette comparaison conforte a posteriori le choix fait par la bibliothèque d ajuster au coup par coup sa politique d exemplaires. 11 Le public concerné représente environ 300 personnes (4 années X 80 élèves = 320 élèves). 300/12 (nombre de prêt par exemplaire) = 25 exemplaires. 7
Elsevier Wiley-Blackwell Quintessence La bibliothèque a une vue très précise des consultations de périodiques, sous forme papier, grâce, aux statistiques qu elle tient. Celles-ci ont permis à la bibliothèque d ajuster son offre en supprimant certains titres très peu consultés et par ailleurs présents à la BIUM ou disponibles sous format électronique. Cependant, la marge de manœuvre de la bibliothèque reste étroite. En effet, elle ne peut désabonner aucun titre publié par Elsevier ou par Wiley-Blackwell, le maintien des abonnements électroniques des bibliothèques de Paris 7 étant subordonné au maintien des abonnements papier. Face à l augmentation constante du coup des abonnements de périodiques, la solution à terme sera à trouver à l échelle du pôle de conservation en dentaire formée avec la BIUM et Montrouge, dans une mutualisation des ressources. Mise en valeur et évaluation des collections Une politique de désherbage ciblée Pour faire face à des problèmes d espace et pour répondre aux besoins d accroissement des collections, la bibliothèque a entamé depuis 2008 une politique de désherbage ciblée, basée sur l étude des statistiques de communication et de prêt. Les documents éliminés sont ensuite pilonnés. Une politique de désabonnement des périodiques fondée sur le taux de consultation des revues Le désabonnement est envisagé lorsque la revue a été consultée moins de 3 fois par an, pendant une période d au moins deux ans. Toutefois, dans le cadre du plan de conservation partagée des périodiques en dentaire, les titres peu consultés, mais disponibles uniquement à la bibliothèque Garancière, seront conservés. Le transfert des collections patrimoniales Bien que n étant pas une bibliothèque à vocation de conservation, la bibliothèque possède une petite collection patrimoniale d ouvrages et de revues, remontant pour les plus anciens au XVIIème siècle, héritage du fonds de la bibliothèque de l ancienne école dentaire. Pour assurer une meilleure conservation et faire connaître cette collection, la bibliothèque a entamé un recensement systématique de ce fonds ancien, destiné à rejoindre le fonds historique de la BIUM. Le récolement Aucun récolement complet n a eu lieu à la bibliothèque Garancière depuis 8 ans, sauf pour les périodiques. Il est impératif de prévoir la mise en place d un récolement annuel de façon à vérifier régulièrement l état du fonds et son rangement. 8
Accessibilité et communication des périodiques sous format papier. En avril 2009, l organisation de la collection de périodiques a été entièrement revue. Les différents titres ont été cotés et répartis entre magasins en mezzanine et accès direct derrière la banque de prêt, en suivant le critère du taux de consultation par titre. Les périodiques communiqués moins de 10 fois par an ont été renvoyés en magasin, les autres ont été conservés derrière la banque de prêt. La communication s en trouve simplifiée et accélérée pour le lecteur. Conclusion La politique de développement des collections ainsi formalisée constitue avant tout un outil pour l acquéreur, destiné à faciliter sa prise de décision. Ce document est également un outil de communication à la fois destiné au public de la bibliothèque et aux autorités de tutelle. Il est par essence voué à évoluer pour s ajuster aux besoins de la discipline et de son enseignement. 9
Annexes 1. Le cursus des études dentaires 1er cycle PCEM2 2 ème cycle D1 D2 D3 (C.S.C.T) 3 ème cycle Stage clinique T1 Internat (3 ans) Thèse d exercice Formation continue Diplômes nationaux CECSMO CES A et B, DESCB Diplômes universitaires 10
2. Les niveaux d acquisition en fonction des disciplines enseignées Discipline Cote Niveau 0 (Sans enseignement ou optionnel/ documents d appui) Niveau 1 Pré-clinique Niveau 2 clinique Niveau 3 Recherche Rédaction médicale 0 Lecture critique Dictionnaire 10 + Anthropologie paléontologie 12 + ethnologie Histoire de l art 13 dentaire + Sciences et 14 techniques (biostatistiques) Exercice 15 professionnelle (hygiène, déontologie) Ergonomie générale 16 et dentaire + Médecines 17 odontologies légales Anatomie 20 + Histologie buccale 21 Physiologie buccale 22.1 Chimie-Biologie 23 (cariologie) + Microbiologie- 24 Immunologie Embryologie- 25 Génétique Matériaux 26 biomatériaux + Pathologie dentaire 30 et thérapeutique + Examen Diagnostic 31.1 Urgences 31.2 + Patients à risque 31.3 + Pharmacologie 32 + Anesthésie 33 Douleur 34 11
Discipline Cote Niveau 0 (Sans enseignement ou optionnel/ documents d appui) Niveau 1 Pré-clinique Niveau 2 clinique Niveau 3 Recherche Radiologie 35 + Santé publique 36 + Nutrition 37 + Relation praticien/patient. 38 Psychologie Parodontologie 40 + Orthopédie dentofaciale 41 + Chirurgie et prothèse 42 maxillo-faciale Pédodontie 43 + Endodontie 44 + Dentisterie 45 opératoire + Chirurgie buccale 46 Implantologie 47 Odontostomatologie 48 vétérinaire Prothèse 50 + Occlusion 51 + 12
3. Répartition des dépenses d acquisition en 2008 Répartition des dépenses d'acquisition entre ouvrages et périodiques 35% 65% Périodiques Ouvrages Répartion des dépenses d'acquisition d'ouvrages français/anglais 33% Livres en français Livres en anglais 67% 4. Prix moyen des ouvrages en dentaire en 2008 Français 96 Anglais 116 13