TD n 8 Word : Autres fonctionnalités avancées 1. Diviser un document en sections 1.1. Définition Un document Word peut être divisé en section. Une section est une partie de ce document qui possède une mise en page particulière (par exemple des colonnes, un tableau horizontal, un entête spécial pour un chapitre de livre ).Un document peut contenir plusieurs sections. 1.2. Comment créer une section Pour créer une section, il faut: 1- Placer le point d insertion au début de la session qui doit être créée 2- Cliquez sur la barre de menu, sur <Insertion><Saut>, une boite de dialogue apparaît (cf. figure1) (Laissez saut de page comme option à type de saut car nous verrons ici que les sauts de page) 3- Activer l une des 4 options correspondant au type de saut de section à créer - Page suivante : la nouvelle section commence sur la page suivante - Continu : la nouvelle section commence à la suite de la précédente - Page paire ou impaire : la nouvelle section commence sur la page suivante paire ou impaire Figure 1 : Saut de section 2. Placer des en-têtes, des pieds de page et paginer 2.1. Définitions Les en-têtes et les pieds de page sont des textes répétitifs qui apparaissent sur toutes les pages d un document imprimé. Ils sont en général placés en haut ou en bas de chaque page, comme leur nom l indique, dans des zones spécifiques qui leur sont réservées. On y place généralement le rappel du titre d un document, le numéro de la page, l auteur Puisque dans l en-tête ou le pied de page se trouve souvent la pagination (c'est-à-dire le numéro de la page), nous verrons quelles sont ses particularités. Page 1 sur 5
2.2. Créer un en-tête ou un pied de page Pour introduire des en-têtes et/ou des pieds de page dans un document, la procédure est identique : 1- Cliquer sur la barre de menus sur <Affichage><En-tête et pied de page>. On remarque : - un cadre en pointillés apparaît à l écran pour délimiter la zone réservée à l en-tête ou au pied de page - une nouvelle barre d outils En-tête et pied de page s affiche - le texte du document, s il en contient, n apparaît plus qu en grisé 2- Taper le texte de l en-tête et insérer les variables de votre choix depuis la barre d outils (cf. figure 2) Pour cela, positionner le point d insertion et cliquer sur l icône de votre choix 3- Une fois l opération terminée, cliquer sur Fermer Pour créer un pied de page, cliquer sur l icône Basculer en-tête/pied de page de la barre d outils pour accéder à la zone de pied de page. 2.3. La barre d outils En-tête et pied de page Insérer un n de page Afficher/masquer le texte du document Fermer Numérotation de la page Basculer entête/pied de page Insérer le nombre de page Mise en page Insérer la date Insérer l heure Identique au précédent Afficher en-tête/pied de page suivant Afficher en-tête/pied de page précédent Figure 2 : La barre d outils d insertion d'en-tête et pied de page Le 1 er bouton de la barre d outils nommé Insertion automatique permet d introduire des variables selon la liste déroulante 2.4. Différencier les pages paires des pages impaires On peut mettre des en-têtes et des pieds de page différents sur les pages paires, impaires et sur la 1 ère page. Pour cela : 1-Cliquer sur l icône mise en page de la barre d outils des en-têtes et pieds de page 2-Cliquer sur l onglet Disposition de la boite de dialogue 3-Spécifier les types d en-tête et pieds de page en cliquant sur les cases appropriées (cf. figure 3) Figure 3 : Boite de dialogue Mise en page Page 2 sur 5
2.5. Paginer dans l en-tête ou le pied de page Pour paginer dans une en-tête ou un pied de page, la manière la plus rapide est : 1- Placer le point d insertion dans l en-tête ou le pied de page 2- Cliquer sur Insertion automatique de la barre d outils d en-tête et pied de page 3- Choisir soit l option - PAGE ou Page X sur Y 3. Poser des notes de bas de page 3.1. Définition Les notes de bas de page servent à ajouter des commentaires au texte principal, en voici un exemple 1. Une note est composée de deux éléments : - son appel, souvent sous la forme d un numéro d ordre introduit dans le texte - son corps, rejeté en bas de la page, en fin de section ou en fin de document C est Word qui gère ces notes et leurs numéros, les numérotant et les renumérotant automatiquement lorsqu on ajoute ou supprime une en cours de route. 3.2. Insérer une note de bas de page Pour insérer une note de bas de page, il faut : 1- Placer le point d insertion là où on souhaite poser l appel de la note 2- Cliquer, sur la barre de menu, sur <Insertion><Références><Note de bas de page > 3- Choisir éventuellement les options, notamment Numérotation, puis cliquer sur Insérer 4. Effectuer des renvois 4.1. Définition Insérée dans un texte à un endroit donné, la note de renvoi invite le lecteur à se référer à un élément ou à une autre partie de ce document (texte, illustration, référence, etc.) Elle évite ainsi des répétitions fastidieuses. Cela est aussi très pratique lorsqu on veut faire une référence à un numéro de paragraphe mais que l on souhaite encore remanier le document. Exemple : «Nous avons vu au paragraphe 2.4 intitulé Sains loisirs page 3 que le sport procure une bonne hygiène de vie» Dans l exemple ci-dessus, les zones grisées sont dynamiques, ainsi, lorsqu on les met à jour, les changements éventuels seront automatiques. 4.2. Poser une note de renvoi Pour poser une note de renvoi, il faut : 1- Dans le texte et à l endroit où l on souhaite que la note de renvoi apparaisse, taper une petite phrase facultative telle que : reportez -vous à la section page. 2- Positionner le point d insertion là où le renvoi figure (ici entre les ) 3- Cliquer, sur la barre de menu, sur <Insertion><Références><Renvoi >. La boite de dialogue suivante apparaît : 1 En fait, ces notes peuvent être placées soit au bas de leur page d appel, soit à la fin de chaque section, soit encore à la fin d un document complet qui comprendrait plusieurs sections. Si nécessaire, Word prolonge ces notes sur plusieurs pages consécutives Page 3 sur 5
Figure 4 : Boite de dialogue Renvoi 4- Sélectionner une Catégorie en cliquant dans la liste déroulante. Par exemple, si le renvoi e fait vers un titre, l encadré central liste alors tous les titres du document. 5- Choisir une option dans la liste Insérer un renvoi à, ce peut être le numéro de la page où se trouve ce titre 6- Choisir la cible du renvoi dans la liste centrale, donc ici le titre auquel on renvoi 7- Cliquer sur Insérer 5. Exercices Nous allons continuer notre travail sur le menu de la semaine et sur le recueil d histoires pour enfants 5.1. Le menu de la semaine a) Ouvrez votre document menusemaine.doc qui se trouve dans votre dossier MenuSemaine b) Pour chaque jour de la semaine créez une section. Mettre sur chaque section, une journée de menu (le plus simple étant de mettre une journée par page). Ainsi, votre document doit être composé de 7 sections. c) Placer sur chaque page un en-tête et un pied de page. L en-tête doit contenir votre nom, prénom et le titre «menu de la semaine». Sur le pied de page doit être présent le numéro de la page. d) Complétez votre menu : image, mise en page, en forme e) Enregistrez et fermer votre document 5.2. Le recueil d histoires pour enfants a) Dans votre dossier RecueilHistoires se trouvent deux document : BasesExercices.doc et PremierePage.doc. Créez un troisième document nommé RecueilFinal.doc b) Récupérez sur le poste enseignant (poste 11) le dossier Histoires supplémentaires qui se trouve sous D:\Etudiants\Sandra Michelet\ Word\Exo-Recueil et copiez-le dans votre dossier RecueilHistoires c) Ouvrez votre document RecueilFinal.doc et insérez y dans l ordre les fichiers : PremierePage.doc, BasesExercices.doc, Histoire1.doc, Histoire2.doc, Histoire3.doc et Histoire4.doc (les 4 derniers fichiers se trouvent dans le dossier Histoires supplémentaires) Pour cela aidez-vous de la feuille de TD5 paragraphe 4 d) Créez des sections pour la 1 ère page et une section pour chacune des histoires e) Harmoniser la mise en forme et mise en page. En effet, vous avez déjà travaillé sur la 1 ère histoire et pas sur les 4 nouvelles, donc harmoniser le tout de façon cohérente. f) Placez des en-têtes et pied de page : mettez votre nom, prénom comme en-tête et paginer en pied de page. De plus, rajoutez dans l en-tête de la 1 ère page le titre (c est à dire recueil d histoires pour enfants) et dans les autres en-têtes les titres de l histoire. Page 4 sur 5
g) Pour l histoire intitulée La nuit avant Noël, mettez une note de bas de page après le nom de l auteur et placez y le texte : «publié 23 décembre 1823». Bien sûr, vous penserez à le supprimer du corps de texte pour ne pas qu il figure deux fois. f) Faire de même pour l histoire nommée L apprenti sorcier : mettre en bas de page le texte : «dont s'est inspiré Sorcier». g) Vous trouverez des images dans votre dossier Histoires supplémentaires un dossier ImagesRecueil dans lequel se trouvent des images servant à illustrer les 5 histoires. Insérez l image associée à l histoire dans votre document. h) Amusez-vous à continuer la mise en page (changement de police d écriture ) i) Enregistrez votre travail Page 5 sur 5