Fiche méthodologique Matrice activités d'un projet d'ebusiness Plan de la fiche : 1 : Présentation de la fiche 2 : Objectifs et usages de la matrice : illustrations 3 : Structuration de la matrice 4 : Synthèse générale éléments de la matrice 5 : Les dimensions d'un projet e-business 1 - Présentation de la fiche Le contexte d'utilisation de cette matrice est celui du développement d'un projet d'ebusiness. Rappelons qu'un projet d'e-business consiste essentiellement à: mettre en place les canaux de communication électronique entre une entreprise et d'autres organisations (clients, fournisseurs, partenaires financiers, co-opétiteurs, autres partenaires); éventuellement, interfacer (intégrer) ces canaux de communication avec les systèmes d'information aux organisations concernées, en particulier, ceux de l'entreprise qui prend l'initiative du projet. Les activités de cette matrice concernent les canaux de communication électronique et les interfaces avec les systèmes d'information de l'entreprise qui développe le projet d'ebusiness. 2 - Objectifs et usages de la matrice : illustrations Faire de cette matrice un instrument qui doit servir de guidance à: l'identification activités constitutives d'une application d'e-business figures 1, 2, 3); l'analyse avantages et inconvénients (figure 1) potentiels pour une PME dans le développement d'une application d'e-business en vue du choix d'une ou plusieurs applications d'e-business à mettre en œuvre;
la spécification modalités techniques et organisationnelles d'implantation d'une application d'e-business; la valorisation activités en vue d'estimer la structuration coûts et revenus d'une application. Illustration 1 Considérons une firme qui produit et vend équipements à laboratoires d'analyses médicales et à grossistes de matériel pharmaceutique. Figure 1 Objets activités relatives aux marchés Produits vendus saisie comman opportunité : permettre aux clients de connaître la disponibilité et les délais avant de commander gestion comman gestion stocks gestion expéditions Clients suivi livraisons, envoi factures opportunité : permettre aux clients de suivre à tout moment l'état de leurs comman gestion clients faiblesse : pas d'analyse du profil clients gestion de la facturation faiblesse : délais d'expédition factures trop longs opportunité : envoi de la facture dès l'affectation du produit en stock à la commande Infrastructure, support propre fax, téléphone, courrier postal, service d'encodage faiblesse : coût trop élevé du système de saisie SI gestion comman et clients SI gestion stocks SI planification et suivi expéditions SI facturation et comptabilité SI : système d'information Figure 1 : L'activité de saisie comman clients est réalisée à l'aide d'un support traditionnel de courrier postal, de fax, d'échanges téléphoniques et d'un système d'encodage.
Cette activité est interfacée avec les activités relatives à la gestion comman et clients et les activités de gestion stocks. Ces activités de gestion ont pour support les systèmes d'information (SI) intégrés qui leur correspondent. Pour répondre aux faiblesses et saisir les opportunités, la firme décide de mettre en place un catalogue électronique en ligne, un système WEB/EDI et un système de suivi livraisons sous-traités auprès d'un opérateur. Par simplification pédagogique, nous supposons que le nouveau système remplace en totalité les procédures anciennes. Figure 2 Objets activités relatives aux marchés Produits vendus saisie en ligne comman gestion comman gestion stocks gestion expéditions Clients suivi livraisons gestion clients gestion de la facturation Infrastructure support propre accès Internet via un réseau local SI gestion stocks SI gestion comman SI facturation et comptabilité SI planification et suivi expéditions SI gestion clients Infrastructure support soustraité plate-forme WEB/EDI de traitement comman, factures et système de suivi livraisons La matrice représentée à la figure 2 indique les modifications intervenues dans les activités: l'activité d'envoi traditionnel factures est supprimée et remplacée par la production, via un système WEB/EDI, d'une facture électronique ; le support propre aux activités de commande, de facturation et de suivi livraisons est remplacé par un support WEB/EDI sous-traité auprès d'un opérateur d'une plate-forme d'intermédiation.
Ce système WEB/EDI devra être interfacé avec les SI à la firme. On remarquera que l'ordre du flux d'information entre ces SI est modifié de façon à permettre la vérification immédiate de la disponibilité stocks et l'envoi de la facture dès que les produits à livrer sont affectés à la commande. Illustration 2 La même firme a conclu un accord avec concurrents pour passer comman groupées auprès d'un fournisseur afin d'obtenir conditions plus favorables. Figure 3 Objet activités relatives aux fournisseurs relatives aux co-opétiteurs relatives aux partenaires financiers Produits approvisionnés définition comman par consultati on d'un catalogue électroni que groupement comman paiement fournisseu rs gestion fourniss eurs, comma n et factures gestion de la trésoreri e Infrastructure support propre accès Internet via un réseau local accès Internet via un réseau local SI approvi sionnement SI compta ble et financie r Infrastructure support soustraité bases de données comman groupées WEB/EDI WEB/EDI services du réseau ISABEL
La base de données qui groupe les comman est hébergée chez l'opérateur de la plate-forme d'intermédiation. Ce dernier assure, en outre, le traitement comman auprès du fournisseur à l'aide du système WEB/EDI. Ce système est connecté au réseau bancaire ISABEL pour le paiement du fournisseur. 3 - Structuration de la matrice La matrice possède deux dimensions: les activités, les cibles de ces activités. Les activités et les cibles peuvent être : Dimensions relatives aux relations externes avec les organisations avec qui la PME communique (activités et objets externes); à une PME (activités et objets ). Cibles externes (infrastructures) externes activités de communication externe Une activité externe peut être: supports aux activités de communication externe externes interfaçage avec les activités (back-office) supports aux activités une activité de communication (échange de messages, mise à disposition d'informations) entre l'entreprise et d'autres organisations exemples : envoi d'un mailing aux clients, publication d'un catalogue, envoi d'un bon de commande à un fournisseur. soit une activité de support (physique, logistique, organisationnelle, informationnelle) à une activité de communication exemples : circuit organisationnel et flux informations pour la création et la mise en forme du catalogue, réseau local. Classes d'activités externes : les activités externes sont regroupées en classes relatives aux: marché (clients, prospects); fournisseurs; co-opétiteurs, concurrents qui partagent certaines ressources dans un souci de mutualisation coûts;
partenaires financiers (banques, financement investissements, actionnaires, ); autres partenaires (administrations publiques, fédérations professionnelles, ). Une activité interne peut être : une activité du back office qui sera interfacée avec une activité externe exemple : interfaçage activités de gestion comptable et financière avec la saisie en ligne de comman clients une activité de support exemple : le système d'information comptable et financier Une activité interne concerne l'intégration avec le back office de la firme. Cibles externes Les cibles externes sont structurées en trois classes: les produits et services vendus; les produits et services approvisionnés; les clients et prospects. Infrastructures ou cibles Les infrastructures ou cibles servent à identifier les activités qui servent de support aux activités relatives aux cibles externes: Par exemple, la connaissance du comportement d'achat clients (activité externe ayant pour objet les clients) a pour support (façon de faire) un panel conçu par le service de marketing mais dont la réalisation est sous-traitée selon procédures, un planning et un flux d'informations définis. Les activités relatives à la gestion et à la réalisation du panel seront considérées comme activités d'infrastructure : il s'agit de la gestion de la banque de données du panel et de la gestion échanges avec la firme extérieure. Les infrastructures ou supports sont structurés en quatre classes: les infrastructures physiques exemples : bâtiments, équipements informatiques et de réseau les infrastructures logistiques exemple : un système de transport les infrastructures organisationnelles exemple : les structures d'organisation d'un département. les infrastructures informationnelles exemples : les flux d'informations, les systèmes d'informations.
4 - Synthèse générale éléments de la matrice Cibles activités produits et services vendus produits et services approvisionnés clients prospects Infrastructures physique logistique organisationnelle informationnelle Infrastructures externes physique logistique organisationnelle informationnelle marchés fournisseurs relatives aux partenaires financiers autres partenaires coopétiteurs 5 - Les dimensions d'un projet e-business Réaliser une application e-business consiste à: repenser le contenu d'une ou plusieurs activité(s) externe(s); mettre en place supports électroniques pour ce(s) activité(s) exemple : introduire la vente en ligne de produits de peinture accompagnée de conseils en ligne interactifs pour l'usage de ces produits.
Pour éviter déceptions ultérieures, la conception correcte d'une application e- business nécessite d'examiner les répercussions selon les dimensions illustrées par le schéma ci-sus: répercussions directes de l'évolution du contenu activités externes sur les activités du back-office exemple : répercussion de la mise en place d'un système de vente en ligne avec services associés sur la gestion clients et du marketing; répercussions directes sur les infrastructures relatives aux activités externes exemples : organisation de la logistique de distribution produits, hébergement du site WEB de vente en ligne chez un fournisseur de services Internet (ISP); répercussions indirectes sur les infrastructures relatives aux activités exemple : interfaçage du site WEB de prise comman avec le SI de gestion comman et clients et avec le SI comptable et financier; sous-traitance éventuelle d'infrastructures relatives aux activités externes exemples : sous-traitance de la distribution de produits, hébergement du site WEB chez un ISP. Il est important de noter que évolutions à apporter aux infrastructures ou aux activités peuvent constituer une opportunité pour créer une application d'ebusiness. Autres fiches de l'awt à consulter Qu'est-ce que l'e-business? E-Business : présentation de ses différentes catégories, de ses principaux piliers et de ses différents modèles (fiche méthode) Le Business to Consumer (B to C) E-Business : présentation du B to C (activités ayant le consommateur final comme client) et de ses différentes catégories (fiche méthode)
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