ERP Concepts et outils qui les appliquent

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1 Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains

2 Vocabulaire Jargon Générique Enterprise Resource Planning Système ERP = un système qui permet de mieux plannifier et d utiliser les ressources de l entreprise: Matières, Hommes, Machines, Cash Origine: Briser les îlots départementaux grandes sociétés (Fin années 80) Produits: Logiciels ERP Solutions destinées à gérer d abord activités : Ventes, Achats, Production,Comptabilité,Qualité,Services après-ventes. N ERP= Améliorer le système d information de l entreprise à travers ses activités Au bon moment Bon Acteur 0 0 Bonne information +

3 Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains Logiciels ERP et Organisation TOUS Les logiciles ERP pré-supposent: Un ou des types d organisations du travail dans la PME Des comportements humains adéquats

4 Un exemple classique d organigramme de PME direction sécurité secrétariat ventes production admin & finance marketing particuliers Prévisions Offres Commandes Livraison Facturation SAV grossistes réclamations SAV planning Planning de production Contrôle Stocks MP Sous-traitants montage qualité Cpta Clients/ compta Fournisseurs Achats informatique Prix revient achats/stocks Rapports financiers accueil statistiques cl. Salons/foires Statistiques publicité Mailing Publicité et le client? et les partenaires? Où sont par exemple exécutées les activités liées à une vente? là où l activité est exécutée ce qui la déclenche le client direction transport sécurité secrétariat ventes production admin & finance marketing particuliers planning compta statistiques cl. grossistes montage informatique publicité réclamations qualité achats/stocks SAV accueil

5 Gestion des Achats: le Flux ARTICLES/SERVICES FOURNISSEURS CONTRATS CONDITIONS de PRIX INFOS ACHATS Besoins Production. Maintenance Autres Demandes d'achat Commande d'achat Retours Réception Contrôle Factures Paiement EVALUATION FOURNISSEUR Gestion des Ventes: le Flux ARTICLES/SERVICES CLIENTS CONTRATS CONDITIONS de PRIX Besoins Contrats OFFRES Commandes Commandes Fermes Confirmation Délais Création livraison Edition documents Livraison Facturation Retours

6 Les niveaux de planification ERP Production OK? Plan stratégique Long Terme OK? Plan Commercial (SOP) Moyen terme OK? Plan directeur De fabrication (MPS) Plan d approvisionnement MRP Court Terme Mois/semaine Gestion de Production: le Flux PRODUITS SOUS TRAITANCE BOM Gammes opératoires/recettes Besoins SOP MPS MRP Ordres De fabrication Lancement Semi Finis Clôture odre fabrication Retours Qualité Produits Finis MANAGEMENT et SUIVI

7 Prérequis du MRP NOMENCLATURE (BOM) Montre tous lesniveaux des composants, incluant les sous-ensembles, pièces usinées, matières premières et les pièces achetées nécessaires. Doit également montrer la quantité de chaque composant nécessaire pour faire une unité d un produit donné. Cette nomenclature doit être complète, précise et tenue à jour. Exemple Structure Type d une Armoire ARM100 PANLAT (2) PANA100 (1) PROFIL (4) ETA100 (3) PLET100 (1) TAQ000 (4) BOIS002 (0.083) BOIS002 (0.25) LIN40 (0.25) BOIS010 (0.083)

8 Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains Exemple Flux Logistique Distribution C L I E N T 1 Dem. d offre 2 Offre 3 Commande Client 6 Facturation ADMINISTRAT. des VENTES (ADV) 5 Prélèvement articles MRP 4 1 ACHATS GESTION de STOCK Demande d achat 9 Emballage Expédition Transport 2 Strategie lancement 8 Contrôle factures Appel d offres 4 Offre Commande Achat Entrée des marchandises Gestion de Stock F O U R N I S S E U R

9 Type d intégration des flux Type 2: Flux Logistiques et comptables C L I E N T Flux Logistiques et comptables 1 Dem. d offre 2 Offre Contrôle 3 limite de Commande crédit Client Facturation 6 Comptabilisation automatique Comptes TVA, Client. ADMINISTRAT. des VENTES (ADV) MRP Prélèvement Emballage articles Transport 5 4 Comptabilisation automatique : compte Stock & coût de vente integration ACHATS GESTION de STOCK Demande d achat 1 2 Strategie lancement Engagement (Cpta.analytique) Entrée marchandises Gestion de Stock Contrôle Expédition factures Comptabilisation automatique Comptes TVA, Fournisseur Appel d offre 4 Offre Commande Achat F O U R N I S S E U R Coût réèl (Cpta.analytique Comptabilisation automatique : compte Stock & Factures à Rec.

10 Type d intégration des flux Type 2: Flux Production et Qualité Intégration Production-Achats/Qualité Qualité Matières Plan d inspection Contrôle QC Release Lots Achats Demande d achat Commande Réception Evaluation Fsseurs Production Ordre. Lancement. Semi Finis PF. Mise En stock Sortie Pour livraison Qualité Production Plan inspection Contrôle QC TESTS QC Pfinis Release QC Pdt Finis

11 Flux Logistique /Qualité C L I E N T Commandes Prévisions Offres 14 1 Facturation ADMINISTRAT. des VENTES (ADV) 13 Plan stratégique Transport Livraison S&OP MPS 2 MRP Emballage Mise En stock Planning 3 Identification Lots Demandes Achats Production Finis/semi-finis Contrats 5 Offre Commande Achat Entrée des marchandises 8 Contrôles et Echantillons MP 9 10 Semi-finis Contrôles lots Produit fini Semi-Finis Contrôles et Release lots PF F O U R N I S S E U R Type d intégration des flux Type 3: Intégration complète par un scénario

12 Vue Globale des Processus Intégrés par un ERP Achat Commande achat Demande D achat Prévisions & Production Planning Production Commandeplannifiée MRP Ventes Bon commande Note delivraison Ordres defabrication Note delivraison Fournisseur Récept Pdts MP Prod. Semis Finis Packaging PF Livraison Client Vérification Facture Facture Mouvement De stock Fact Facturation Facture Paiement Comptabilité Paiement Fonctions intégrées par un ERP Prévisions Achat & Demande Production Planning D achat Production Commande plannifiée Commande achat MRP activité Achats Note de livraison Ordres de fabrication Bon commande Ventes Ventes/Mktg Note de livraison Fournisseur Récept MP Semi Semis PF Pdts Prod. Assemblage Livraison Finis fini Qualité Client Vérification Facture Facture Mouvement De stock Facture Facturation Facture Payement Comptabilité Payement Activité comptabilité

13 Flux de données Base de données unique Rapports Consolidation Production P Comptabilité Contrôle qualité M Gestion stocks Ventes et Distribution Concepts du système Les données de base Données de base (p. ex. données client) Données générales (intersociétés) Données comptabilité (propres à la société) Données ventes (propres aux ventes) SAP AG

14 CRM /ERP canaux de communication: Web & Prospection Marketing SAV Call Center Production Distribution Comptabilité Comptable Client SAV Information Client Dir Commercial Ventes Dir Production Canal partenaires Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains

15 Ampleur d un ERP intégré ERP Light: Achats Stocks Ventes Facturation ERP Medium: Compta générale/analytique-prix revient Achats Stocks Ventes Facturation Production ERP Comment? Développements propres: les dangers: Ré-inventer la roue-perte de temps et argent Coûts de «mise à jour» et évolution pour suivre la technologie informatique Nouveaux besoins = nouveaux développements PME sans grosse équipe informatique pointue

16 Logiciels ERP «Classiques» BAAN NAVISION AXAPTA MOVEX Oracle JD Edwards SAP BPCS Logiciels ERP «Locaux» Powerpartner Pmi X TC2S SiliconBrain.. Et pleins d autres

17 Classement logiciels par secteur «Les Classiques» SECTEUR Ind Métal Ind Papier Ind ChimiqueInd Electro Ind Alim Fab MachinesDIS/GROS SERVICES LOGICIEL BAAN X X X X X X MOVEX X X X X X NAVISION X X X X X X X ORACLE X X X X X X X GLOVIA X X X SAP X X X X X X X X BPCS X X X X X X Classement logiciels par secteur Solutions «Locales» SECTEUR Ind Métal Ind Papier Ind ChimiqueInd Electro Ind Alim Fab MachinesDIS/GROS SERVICES LOGICIEL Powerpartner X X X X X X Pmi X X X X X X Brainstorming X X X X Dimasys X X X

18 Coûts d un système ERP Licenses Implémentation (4 à 12 mois) Paramétrisation ou «Modification» Tests avec utilisateurs clés Formation Mise en route Matériel et plateformes logiciels(db) Maintenance logiciel ERP Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains

19 ERP Libres et ERP Classiques Liberté? ERP Classique ERP Libre Liberté d utiliser le logiciel OUI OUI Liberté d étudier son fonctionnement Liberté de le modifier Oui mais à travers une approche commerciale NON, sauf si sources livrées OUI, mais sans garantie de votre intégrateur si «sans lui» OUI ERP Libres Avantages et contraintes Avantages: Contraintes: Progiciels adaptables+ Moins de contrainte du «Moule» ERP. Personnalisation «débridée» Dépendance de l intégrateur ou du développeur. Investissement en licenses moins important Transparence des fonctionnalités utilisables. Développement collaboratif Attention aux autres coûts Nombre de références Traçabilité juridique des versions.

20 Tableau de synthèse des principaux ERP Libres Logiciel ERP Comptabilité Stocks Commandes Production CRM-Module Achats Compière Via Audaxis Oui Oui Oui Oui Partiel Oui ERP5 via Nexedis Oui Oui Oui Oui Oui Oui OFBiz Oui Oui Oui Non Non Non Tiny ERP Oui Oui Oui Non Oui Oui Value via Emryn Oui? Oui Oui Oui? Aria via Nola Oui Oui Non Non Non Non ERP Libres Exemples de réalisations en PME Salle de ventes: Gestion des enchères et comptabilité Fabrications de pneu: Stocks,Commandes et comptabilité. Administration communale: Comptabilité, Achats, Stocks Industrie Plastique: Logistique, Stocks, facturation,comptabilité générale et analytique. Distribution: CRM, Ventes en ligne, achats,stocks

21 Un ERP, c est quoi? ERP Concepts et outils qui les appliquent Vocabulaire et jargon ERP Structure ERP et Organisation Flux d entreprise et intégration Types d ERP ERP et logiciels : types et positionnement ERP «Libres» : Etat des lieux Projets ERP: Impacts organisationnels et humains Le schéma des relations TIC - Organisation - Travail - Emploi Emploi Stratégies TIC Organisation Travail GRH

22 TIC et Stratégies d affaires Deux visions Thèse de l impact Thèse de l interaction Les TIC vont améliorer les processus d affaires Les TIC sont la solution à tous les problèmes Les TIC sont un outil au service d une stratégie d affaires Les TIC sont un moyen, non une fin TIC /Organisation et GRH: Exemples d écarts probables Existant Cas réels analysés ERP Présupposés Pas de culture de partage d information en provenance du service commercial Achats pour la production faits en fonction d une logique financière Prévisions de ventes à rentrer au fil de l eau Achats à déclzncher selon une logique «respect de la date de livraison client et MRP». Pouvoir(de l information) centralisé dans certaines personnes clés Système relationnel entre personnes dégradé Pouvoir décentralisé et transparence de l information. Travail en «chaîne» et transversal.

23 Impact ERP sur changements Organisationnels Existant Fonctions polyvalentes Autonomie d exécution Coordinnation informelle Information décentralisée Division en Business units selon produits/services(mode fonctionnel) Pouvoir des chefs de silots Attendus Formalisation des procédures Exécution moins autonome Information partagée Info accessible Mode de fonctionnement processuel Pouvoir réparti ERP: Impacts humains Utilisateurs Avantages INFO plus rapidement Service clients plus aisé Gestion des tâches répétitives plus facile Productivité accrue Contraintes Plus de données à rentrer dans système Responsabilisation accrue et stress. Parcellisation des tâches.

24 Le projet idéal ERP tenant compte des aspects organisationnels et humains Environnement et Impacts Vision Entreprises / Marchés /Clients Forces et Faiblesses Opportunités Choix des outils ERP Axes de progrès Axe Prioritaire Changements attndus Démarrage projet Mise en place structure Préparation au changement Fournisseur de solution Implémentation Gestion du changement Formation Plan Formation Projet ERP J- 6mois J- 6mois Concepts ERP Processus globaux Description des flux Jour J- 3 mois Changements attendus et Impacts Organisationels globaux et par activité Nouvelles règles de gestion/procédures Jour J- 2 mois Formations outil ERP Jour 1 mois et Après Gestion du changement :plan d actions démarrage Pour utilisateurs et managers ( spécifique à chaque activité)