Excel XP et 2003. Aide-mémoire

Excel XP et 2003 Aide-mémoire 2006 73 rue Louis Lumière, 75020 PARIS 06 68 64 44 14 www.dutailly.net SIRET : 418 694 931 00019 Code Ape : 714 G TVA intra-communautaire : FR8641869431

Sommaire 1 La fenêtre... 3 1.1 La fenêtre Excel... 3 1.2 La barre des menus... 4 1.3 Les barres d outils... 5 1.4 La cellule active... 6 1.5 Le volet Office... 7 1.6 Le presse-papier... 7 2 Créer une feuille de calcul... 9 2.1 Créer et modifier une feuille de calcul... 9 2.2 Ajouter des formules de calcul : addition, soustraction multiplication, division... 9 2.3 Copie des formules dans d autres cellules : références relatives, absolues... 10 2.4 La recopie incrémentée sur des séries... 10 2.5 Utiliser des fonctions... 10 2.6 Enregistrer le classeur... 11 2.7 Annuler en cas d erreur... 11 3 Mise en forme et modification du tableau... 13 3.1 Format des nombres... 13 3.2 Police, taille et attribut des caractères... 13 3.3 Alignement des données : nombre, texte... 14 3.4 Taille des lignes et des colonnes... 15 3.5 Lignes et colonnes : en rajouter, en supprimer :... 15 4 Mise en page d un tableau... 17 4.1 La page : marges et orientation... 17 4.2 Les entêtes, les pieds de pages et les titres de colonnes et de lignes...... 18 2 5 Les graphiques... 20 5.1 Créer un graphique... 20 5.2 Modifier le graphique... 20 6 Pour aller plus loin... 21 6.1 Gérer plusieurs feuilles... 21 6.2 Paramétrer les options d Excel... 21 6.3 Trier... 21 6.4 Filtrer... 22 6.5 Introduire des sous-totaux.... 23 6.6 Imposer la saisie d un type de données dans un tableau... 23 7 Index... 25

1 La fenêtre Lorsqu Excel démarre, il ouvre automatiquement un classeur vide contenant plusieurs feuilles de calcul. 3 Excel s ouvre sur un tableau contenu dans un classeur 1.1 La fenêtre Excel La fenêtre Excel se compose de trois parties auxquelles il faut rajouter le volet Office : Une barre bleue comportant le nom du logiciel (Microsoft Excel ici) ainsi que le nom du fichier. Tant qu il n a pas été enregistré un feuille de calcul Excel s appellera Classeur et portera un numéro pour le différencier des autres classeurs non encore enregistrés, ici Classeur1. A droite de cette barre se trouvent trois carrés : Le premier (tiret) permet de replier la fenêtre Excel dans la barre des tâches. Il suffira ensuite de cliquer sur le bouton. Un clic sur le deuxième (double carré ou carré simple) agrandit la fenêtre Excel au maximum, où la rétrécit si elle a sa taille optimale. Il est préférable de travailler dans le logiciel avec des fenêtres occupant tout l écran. Enfin le dernier carré (la croix blanche sur fond rouge) ferme le logiciel. Avant de fermer, Excel vérifie que tous les classeurs ouverts ont été bien enregistrés, si ce n est pas le cas il vous demande de les enregistrer. Un cadre beige : les barres d outils, d icônes, d état et de défilement. On retrouve les trois carrés de la barre de titre, ils permettant de replier, agrandir ou fermer la classeur actif. Juste avant ces trois carrés, la zone de saisie Tapez une question vous

permet à tout moment de faire appel à l aide, sans passer par le menu? ou le compagnon. La partie centrale : le classeur comportant au moins un tableau ou feuille. Lorsque vous le fermez, cette partie devient grise. Pour pouvoir travailler à nouveau dans Excel, il faudra ouvrir un classeur existant ou en créer un nouveau. 1.2 La barre des menus Elle permet d accéder aux menus déroulants d Excel. Cette barre est toujours affichée. Un clic sur l étiquette de menu (les mots : Fichier, Édition, Affichage etc.) fait apparaître son contenu. Attention les menus ne s affichent peut-être pas en entier. Lorsqu une une double flèche apparaît : en bas du menu, laissez la souris dessus, le reste du menu se déroulera automatiquement. Le menu Fichier : pour créer, ouvrir, enregistrer, fermer, définir une zone d impression, imprimer, mettre en page un classeur ou une feuille Excel. Il permet aussi d envoyer le fichier vers le logiciel de courrier électronique ou de fermer Excel. Édition : ce menu n a rien à voir avec l édition papier. En effet, il regroupe des fonctions de travail dans le tableau : coller un texte, un nombre, un calcul dans un feuille de calcul, effacer la frappe, recommencer la dernière opération, ajouter une feuille ou la déplacer dans un classeur, chercher un terme, sélectionner tout Enfin, on affichera le presse-papier en sélectionnant l option ad hoc du menu Édition. Affichage : pour afficher des en-têtes ou pied de page, des barres d outil particulières (la barre d outils mise en forme par exemple), insérer un commentaire, obtenir un aperçu des sauts de page... Insertion : est utilisé pour ajouter des lignes au-dessus de celle sur laquelle est situé le pointeur, des colonnes à gauche de la colonne sélectionnée, des cellules, des commentaires, des feuilles, des graphiques, des diagrammes, des fonctions, des images etc. Format : regroupe toutes les opérations de mise en forme du tableau, lignes, colonnes, cellules. Ainsi on déterminera le format des nombres dans les cellules (monétaire, date, avec ou sans séparateurs de milliers, etc.) en passant par Format/Cellule. Outils : comme son nom l indique, on trouvera dans ce menu les fonctions orthographiques et des outils plus complexes utiles notamment lorsque l on travaille en réseau et qu un classeur doit être partagé (ou accessible) de plusieurs personnes. C est aussi dans ce menu que l on peut choisir certains paramètres d Excel en cliquant sur l étiquette Options où que l on protège (ou verrouille un tableau). Enfin il vous propose un audit des formules et de créer ou d utiliser des macros. Données regroupe les fonctions de travail sur les données : filtres, tri, conversion des données d une feuille pour les exporter vers un autre logiciel... Fenêtre : pour passer d une feuille de calcul ouvert à un autre. Ce menu vous permet également de fractionner la fenêtre pour travailler confortablement dans un très grand tableau en gardant les en-têtes de ligne et de colonnes en permanence affichées.? : pour accéder à l aide du logiciel. Vous pouvez également la lancer en appuyant sur la touche F1 du clavier, taper votre question dans la zone prévue à cet effet à droite de la barre des menus, ou faire appel au compagnon office. 4

1.3 Les barres d outils Généralement les barres d outils affichées sont : La barre Standard. Elle regroupe les icônes des fonctions les plus utiles du logiciel : créer, ouvrir, enregistrer, imprimer un classeur, afficher un aperçu avant impression, correction orthographique ainsi que les fonctions de travail dans le tableau. D un clic sur l icône idoine vous allez pouvoir copier, coller, répéter la mise en forme d une autre cellule, annuler ou rétablir la saisie, obtenir automatiquement la somme de plusieurs nombres, insérer une fonction, trier les données dans l ordre croissant ou décroissant, insérer un graphique un dessin, sélectionnez le pourcentage d affichage du tableau pour l adapter à la vue et enfin faire appel à l aide d Excel. La barre Mise en forme dont les icônes vous permettront, comme le nom de la barre l indique, de mettre en forme la feuille en choisissant un caractère (ou police) la taille de celui-ci. En cliquant sur les icônes vous pouvez également mettre en gras, en italiques, voire souligner un texte ou un nombre. Vous y déterminerez l alignement du contenu des cellules (à gauche, à droite, au centre justifié). Vous attribuerez aux nombres des styles : monétaire, pourcentage, nombres de décimales. Vous mettrez en retrait le contenu de la cellule, déciderez des encadrements du tableau, de la cellule, ou d un groupe de cellule, et éventuellement de changer la couleur du caractère ou surligner une cellule, une ligne, une colonne ou une zone. 5 Les barres de défilement (ou ascenseur) sont là pour pouvoir faire avancer le tableau sur l écran : de bas en haut et de gauche à droite. En cliquant sur les flèches (triangles noirs), vous défilerez ligne à ligne ou colonne à colonne. Pour aller plus vite vous pouvez soit glisser le grand rectangle en cliquant dessus et en maintenant le bouton d la souris enfoncé, soit utiliser la molette (ou roulette) de la souris. Attention : en appuyant sur la touche Ctrl et en agissant sur la mollette, vous déclenchez le zoom (avant ou arrière).

Vous pouvez fractionner la fenêtre, en laissant en permanence à l écran la ligne de titre surtout des colonnes (généralement la première ligne du tableau) et la colonne de gauche en cliquant sur les petits rectangles en haut à droite et en bas à gauche et en les amenant à l emplacement voulu dans le tableau. Lorsqu une fenêtre est fractionnée, une barre apparaît dans chaque sens : vertical et horizontal, ce qui est à gauche ou en haut de la barre reste à l écran pendant que le reste défile. La barre d état, en bas de l écran indique le nom et le nombre de feuilles contenues dans le classeur. Elle vous permet de passer de l une à l autre en cliquant sur l onglet de la feuille désirée. Lorsque le nombre de feuilles est trop important pour que leurs noms puissent être tous affichés, vous utiliserez les petites flèches gauche et droite pour naviguer d une feuille (ou tableau) à une autre. La barre d état vous indique aussi si vous être en train de saisir une donnée dans une cellule (mention Entrer) ou pas, et si le verrouillage numérique de votre clavier est actionné (mention NUM), cette dernière indication est surtout utile pour les ordinateurs portables ne possédant pas de pavé numérique. La barre de formule : affichée juste au-dessus de la feuille de calcul, c est là qu apparaissent les données que vous êtes en train de saisir dans une cellule. Pour pouvoir entrer des informations dans une cellule, la modifier une cellule, y taper une opération arithmétique ou y placer une fonction, il faut cliquer dans la barre, la barre verticale clignotante vous indique que la cellule est prête à recevoir des données. 6 1.4 La cellule active La feuille (ou tableau Excel) est divisée en rectangle, ce sont les cellules. La cellule active, autrement dit celle dans laquelle vous travaillez, est cernée d un gros trait noir terminé en bas à droite par un petit carré. Pour y saisir des informations, vous devez cliquer sur la barre des fonctions : un curseur apparaît sous la forme d une barre verticale clignotante. Tant que la cellule est active, vous ne pourrez pas travailler sur les autres. Pour désactiver une cellule : appuyez sur la touche Entrée, sur la touche tabulation du clavier ou cliquez n importe où ailleurs.

A savoir On peut retrouver les fonctions des différentes barres de la fenêtre Excel dans les menus, on peut également faire appel à certaines en utilisant des combinaisons de touches ou raccourcis clavier. Ces raccourcis figurent dans les menus à droite. 1.5 Le volet Office Apparu avec la version Xp, le volet Office s affiche à droite de l écran. Pour ne plus l avoir à l écran, cliquez sur la petite croix en haut à droite du volet. Pour le réafficher, il suffit de cocher l option Volet Office dans le menu Affichage. La flèche à gauche de la petite croix vous permet d accéder à un menu de volets disponibles : presse-papier, rechercher, insertion d images. 7 1.6 Le presse-papier Vous pouvez copier jusqu à vingt-quatre éléments dans le presse-papier d Office XP et 2003. Les éléments s affichent dans le presse-papier que vous affichez en cochant l option voulue dans le menu Édition. Pour copier un élément : sélectionnez-le puis cliquez sur l icône, ou faites le raccourci clavier Ctrl+C ou enfin cliquez avec le bouton droit de la souris, le pointeur étant sur l élément sélectionné, et choisissez Copier. En haut à droite de l écran, vous verrez

apparaître une note du logiciel vous informant du nombre d éléments contenus dans le presse-papier sur le nombre total qui vous est réservé. Pour coller un élément ou le supprimer du presse-papier : cliquez dessus (dans le volet à droite de l écran) et sélectionnez l option voulue. Si vous ne désirez plus voir le presse-papier, cliquez sur la petite croix en haut à droite. 8

2 Créer une feuille de calcul 2.1 Créer et modifier une feuille de calcul Pour créer une feuille de calcul lorsque le volet Office n est pas à l écran : cliquez sur la page blanche dans la barre Standard. On peut aussi choisir l option Nouveau dans le menu Fichier. Dans ce cas la boite de dialogue Nouveau apparaît et vous demande de choisir un modèle de document sur lequel s appuyer. Par défaut il faut choisir le modèle Classeur. Si le volet Office est affiché, vous avez le choix entre trois possibilités : Créer un nouveau classeur, ce qui revient à la même opération qu à cliquer sur la page blanche de la barre d outils. Créer à partir d un classeur existant : Excel ouvre une copie du fichier et vous demandera ensuite de l enregistrer comme si c était un nouveau document, ce qui évite les risques d écrasement du fichier original. Créer à partir d un modèle, Excel vous donne une liste de modèles existant. Pour ajouter des données dans une cellule cliquez simplement dessus. La cellule devient active. La modification d une cellule demande une opération de plus : cliquez comme précédemment sur la cellule, puis cliquez dans la barre de formule. Vous pourrez ensuite corriger le contenu de la cellule un peu comme si vous étiez dans un traitement de texte. 2.2 Ajouter des formules de calcul : addition, soustraction multiplication, division La méthode la plus simple pour additionner des nombres consiste à utiliser l outil Somme automatique :. Cliquez sur la cellule où doit apparaître le résultat pour la rendre active. Sélectionnez les chiffres à additionner en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis terminer en tapant sur la touche Entrée, le résultat s affiche. 9 Pour les autres opérations : commencez de la même façon. Vérifiez toujours que la cellule active est bien celle où doit figurer le résultat. Puis cliquez dans la barre de formule, appuyez sur la touche =, puis cliquez sur les cellules sur lesquelles doit se faire le calcul en utilisant les touches du clavier : +, -, * et / diviser pour réaliser les opérations. Vous pouvez aussi taper les noms des cellules au clavier. Lorsque vous avez fini, appuyez sur Entrée. Pour une opération un peu plus complexe consistant, par exemple, à multiplier une somme par un chiffre, introduisez des parenthèses : (C4+C6+D8)*10 (le dernier nombre peut être aussi le contenu d une cellule. Vous pouvez mélanger des cellules et des nombres tapés au clavier. Par exemple, ici, on a voulu on a voulu calculer un nombre avec 10% de moins, par rapport à un chiffre existant dans le tableau. Ce que l on fait par exemple lorsque l on a un prix avant ristourne et que l on doit calculer combien il faut facturer à partir de ce nombre.

2.3 Copie des formules dans d autres cellules : références relatives, absolues Pour copier des formules dans d autres cellules : sélectionnez la cellule source (celle ou se trouve la formule à copier) et copiez-là. Placez ensuite le curseur dans la cellule de destination et collez-là. La formule est reproduite dans la nouvelle cellule. Vous remarquez cependant qu Excel a changé les références des cellules sources du calcul en les adaptant à la cellule d arrivée. C est ce que l on appelle des références relatives. Par exemple, vous avez copié la formule : «=C4+C5»en C6. Vous l avez recopié en D6, automatiquement, le logiciel a transformé les cellules C4 et C5 en D4 et D5. La formule est devenue : «=D4+D5». cela s appelle la recopie incrémentée. Pour garder les valeurs d origine, c est-à-dire les transformer en références absolues, il est nécessaire de précéder la lettre ET/OU le numéro de la colonne par le signe : $. Vous pouvez ainsi décider que : la cellule entière se transforme en référence absolue exemple : $C$4, ou seulement la ligne exemple $C4, ou seulement la colonne, exemple : C$4 2.4 La recopie incrémentée sur des séries Dans le menu Édition/Remplissage Excel vous propose en outre des fonctions de recopie particulière. Vous pouvez indiquer le sens de la recopie et surtout, indiquer de quelle façon les valeurs vont s incrémenter : de un en un, de deux en deux etc. Excel s appuie sur la première valeur entrée pour calculer les autres, ainsi lorsque vous entrez une date au format date, vous allez pouvoir préciser si les valeurs calculés chronologiquement ne doivent comporter que des jours ouvrés (par exemple si vous faites un emploi du temps en entreprise) ou tous les jours (imaginons que vous fassiez un planning des repas à faire à la maison). 10 2.5 Utiliser des fonctions Excel possède une bibliothèque de fonctions étendue. Quel que soit la fonction, le processus de mise en place est toujours le même : il faut rendre la cellule de destination de la fonction active en cliquant dessus cliquer sur, la boîte de dialogue Insérer une fonction s ouvre, sélectionner la fonction cliquer sur le bouton Ok de la boîte de dialogue

suivre les instructions qui, généralement, vous demanderont de sélectionner une plage (ou étendue de cellules). Vous pourrez ensuite, si nécessaire, étendre la fonction par le biais de la recopie incrémentée. 2.6 Enregistrer le classeur Pour sauvegarder un classeur: dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous La boite de dialogue Enregistrer s ouvre. Vous devez donner un nom au classeur et sélectionner un dossier dans lequel le texte sera rangé. Par défaut, le logiciel enregistre les feuilles de calcul dans le dossier Mes Documents. 11 Ensuite, pour sauvegarder les modifications : cliquez sur Enregistrer du menu Fichier ou faites le raccourci Ctrl+S. Pour sauvegarder le classeur sous un autre nom, ou un autre format, ou dans un autre dossier, recommencez l opération Enregistrer sous et tapez un nom différent à la place du nom actuel, sélectionnez un autre dossier ou un autre Type de fichier. 2.7 Annuler en cas d erreur Le droit à l erreur est prévu dans Excel. La façon la plus simple de procéder consiste à utiliser le raccourci clavier Ctrl+Z (un bon moyen mnémotechnique de s en souvenir est de penser à ctrl+zut). Elle est aussi accessible via le menu Édition/Annuler, ou via l icône de la barre d outils standard. La fonction complémentaire : répéter la frappe ou la mise en forme existe aussi. On l obtient par le raccourci clavier Ctrl+Y, ou dans le menu Édition, ou encore avec l icône de la barre d outils standard.

Mais si vous désirez annuler plusieurs actions en une seule fois, il est préférable de cliquer sur la flèche à droite de l icône et de sélectionner à la souris toutes celles que vous désirez supprimer. Raccourcis claviers essentiels Ctrl+S pour enregistrer le texte en cours de saisie. Pensez à sauvegarder régulièrement Ctrl+Z pour annuler une opération Ctrl+Y pour recommencer ce que vous venez de faire (mise en forme, saisie ) Ctrl+C pour copier un texte, un nombre, une formule Ctrl+V pour coller un texte, un nombre, une formule Ctrl+A pour sélectionner toute une feuille de calcul Ctrl+K pour insérer un lien hypertexte. 12

3 Mise en forme et modification du tableau 3.1 Format des nombres La barre d outils Mise en forme vous propose quelques outils pour changer le format des nombres rapidement de la cellule, de la colonne, de la ligne ou de la zone sélectionnée. Vous pouvez, dans l ordre des icônes : mettre un nombre au format monétaire (en euros par défaut), changer le style de virgule, ajouter ou ôter des décimales. En sélectionnant l option Cellule du menu Format, vous ouvrirez une boîte de dialogue qui vous offre plus de choix comme par exemple : la forme de la date (en chiffres, en lettres, avec ou sans les jours ), la possibilité de changer un nombre en texte (important lorsque vous saisissez des codes postaux par exemple, Excel supprimant automatiquement les zéros devant les nombres), celle de mettre des séparateurs de milliers pour une lecture plus facile, le choix du symbole de la devise... 13 3.2 Police, taille et attribut des caractères Cliquez sur le triangle de menu déroulant de l étiquette caractère, sélectionnez-le. Faites de même pour sa taille. Ou : passez par le menu Format/Cellule, onglet Police. La boîte de dialogue Police vous donne un aperçu du caractère. Pour les passer en gras, en italique ou les souligner : sélectionnez la cellule (la ligne, la colonne ou la zone) : cliquez sur l icône correspondante dans la barre Mise en forme : gras, pour passer en italiques et pour souligner. pour mettre en

Ou bien utilisez les raccourcis clavier : ctrl+g pour le gras, ctrl+i pour les italiques, ctrl+u pour le soulignés. En cours de frappe, il est nécessaire d activer la fonction au début de la saisie (par le raccourci clavier ou un clic sur l icône), puis de la désactiver à la fin de la même façon. Les caractéristiques du texte figurent dans la barre d outils Mise en forme. L étiquette blanche à gauche vous donne le nom du caractère, puis sa taille (ou corps). Pour changer les caractères : Cliquer sur le triangle de menu déroulant de l étiquette caractère, sélectionnez-le. Faites de même pour sa taille. Où : passez par le menu Format/Cellule, onglet Police. La boîte de dialogue Police vous donne un aperçu du caractère. 14 3.3 Alignement des données : nombre, texte Excel aligne automatiquement le texte à gauche et les nombres à droite. Mais vous pouvez modifier cela soit en cliquant sur les icônes d alignement dans la barre Mise en forme :, soit en passant par le menu Format/Cellule. La boîte de dialogue Format de cellule offre plus de possibilités que la barre d outils. Vous pouvez opter pour renvoyer le texte à la ligne automatiquement. Il restera ainsi intégralement lisible et vous ne serez pas obligé d avoir des colonnes très larges. Il est possible aussi d orienter le texte différemment (en diagonale, en verticale), de le centrer verticalement dans la cellule (ou de le positionner en bas ou en haut).

Pour positionner un texte sur plusieurs colonnes (pour donner un titre à un tableau par exemple) : sélectionner les colonnes. Dans la boîte de dialogue Format de cellule, choisissez l alignement horizontal Centré sur plusieurs colonnes. 3.4 Taille des lignes et des colonnes Changer la taille des lignes et colonnes peut se faire deux façons différentes : Cliquez sur le trait de séparation des lignes ou des colonnes, le curseur se transforme en une double flèche traversée d un trait épais :. Gardez le doigt enfoncé sur le bouton gauche de la souris et faites la bouger dans le sens désiré ou double-cliquez dessus, la ligne ou la colonne s ajustera automatiquement à son contenu. Dans le menu Format, sélectionnez Ligne ou Colonne. Vous pouvez décider d Ajuster automatiquement la taille au contenu ou paramétrer vous-même la hauteur de ligne et la largeur de colonne. 3.5 Lignes et colonnes : en rajouter, en supprimer : Pour intercaler des cellules, lignes ou colonnes supplémentaires dans un tableau : dans le menu Insertion, sélectionner l option désirée. Les lignes seront rajoutées au-dessus de la 15

ligne sélectionnée, les colonnes à gauche. L insertion de cellules fait apparaître une boîte de dialogue spécifique. Attention l option décaler les cellules vers le bas où la droite peut altérer votre tableau. Pour supprimer des lignes ou des colonnes : dans le menu Édition, choisir l option Supprimer. Il ne vous reste plus qu à cocher la bonne option dans la boîte de dialogue. À savoir : Les fonctions des barres d outils sont redondantes par rapport à celles des menus. Ces derniers vous proposent plus de possibilités. 16

4 Mise en page d un tableau 4.1 La page : marges et orientation Les fonctions de mise en page se font dans le menu Fichier/Mise en page. Dans la boîte de dialogue, vous commencerez par choisir le format du papier et son orientation (verticale ou horizontale). Si votre tableau est juste un peu trop grand pour tenir sur une seule page vous pouvez ajuster sa taille en le réduisant légèrement. 17 En cliquant sur l onglet Marges, vous réglerez ces dernières. Vous pouvez même opter, en cochant les options pour un centrage du tableau dans la page.

4.2 Les entêtes, les pieds de pages et les titres de colonnes et de lignes L onglet Entête/Pied de page de la boîte de dialogue Mise en page vous permet d introduire un entête et de pied de page. 18 Si vous ne désirez pas utiliser ceux proposés pas le logiciel, cliquez sur en-tête (ou pied de page) personnalisé, vous pourrez alors écrire et mettre en forme ceux que vous voulez. La boîte de dialogue Entête vous permet d insérer automatiquement un certain nombre d indications comme, par exemple le nom du fichier et son emplacement, le nom de l auteur du fichier Un clic sur les icônes introduit le numéro de la page ainsi que le nombre de pages totales. Un clic sur les feuilles d éphémérides et l horloge insère la date et l heure enfin un clic sur l icône permet d ajouter une image. Lorsqu un tableau doit être imprimé sur plus d une page, il est judicieux de pouvoir répéter les titres des lignes et des colonnes. Dans ce cas cliquez sur l onglet Feuille, vous pourrez préciser la ligne et/ou colonne à répéter en la sélectionnant, après avoir cliqué dans le cartouche Lignes à répéter en haut ou Colonnes à répéter à gauche. Dans la même boîte de dialogue, vous pouvez définir la zone d impression, ce qui vous évitera d imprimer des colonnes et des lignes vides par exemple. Il ne vous reste plus qu à imprimer soit en cliquant sur l icône Imprimante de la barre d outils, soit en passant par le menu Fichier/Imprimer

Attention : Dans le menu Aperçu, vous obtenez des boîtes de dialogues similaires à celles du menu Mise en page, mais les fonctions vous permettant de répéter des lignes et des colonnes sont inaccessibles. Il est donc préférable, pour mettre en page un tableau de passer par le menu du même nom. 19

5 Les graphiques L objectif de ce chapitre : créer des graphiques et les modifier 5.1 Créer un graphique Pour créer un graphique : sélectionnez la zone sur lequel il portera. Cliquez sur l icône, ou sélectionnez cette option dans le menu Insertion. L assistant graphique vous propose de choisir en plusieurs types de graphique. Le format est à sélectionner en fonction des données. En plusieurs étapes, il vous aidera à définir le graphique, notamment à rajouter des étiquettes, des pourcentages et à choisir la place de la légende. 20 Cliquez sur fin : Excel vous demande ou mettre le graphique, sur la feuille active ou sur une autre feuille. 5.2 Modifier le graphique Cliquez sur le graphique pour le sélectionner. Vous pouvez l agrandir ou le rétrécir en positionnant le curseur sur l une des poignées (les carrés des angles) et en maintenant le bouton de la souris enfoncé. En sélectionnant les éléments du graphique vous pouvez également, en vous servant de la barre d outils Mise en forme, changer les caractères ou les couleurs.

6 Pour aller plus loin 6.1 Gérer plusieurs feuilles Pour renommer, insérer, supprimer ou déplacer les feuilles d un classeur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l un des onglets. Dans un classeur contenant plusieurs feuilles, il peut être pratique que la dernière récapitule les totaux des autres par exemple. Dans ce cas il suffit de copier les cellules dans la feuille sources, et de faire un Collage spécial (menu Édition) dans la feuille d arrivée, choisissez l option Coller avec liaison. Les données de cette dernière se mettront ainsi automatiquement à jour en fonction des changements des feuilles source. 6.2 Paramétrer les options d Excel Sans entrer dans les détails des paramétrages de Excel. Sachez cependant que vous pouvez configurer vous-même certaines options. Par exemple, en cliquant sur l onglet Utilisateur, vous allez pouvoir rentrer votre nom, qui pourra ainsi être inséré automatiquement dans un entête si vous le souhaitez. Ces paramétrages sont accessibles dans le menu Options, via Outils. 21 6.3 Trier Trier les données, c est les ranger en ordre croissant ou décroissant. Pour cela, cliquez sur la colonne puis, dans le menu Données, cliquer sur Trier. S il y a une ligne de titre que Excel ne doit pas prendre en compte dans le tri, vérifier que l option «Ligne de titre» est bien cochée. Sinon, Excel incorporera cette ligne, ce qui est source de désordre. Vous avez la possibilité de trier sur trois colonnes. Par contre, il est n est pas possible de faire des tris sur les lignes.

6.4 Filtrer En créant des filtres, vous pouvez sélectionner les informations qui s afficheront, ce qui est pratique lorsque l on a affaire à des grands tableaux. Pour ce faire, allez dans le menu Données/Filtre automatique. Excel affichera des flèches de menu déroulants à droite de chaque cellule de titre de colonne : 22 En cliquant sur la flèche, vous faites apparaître un menu déroulant qui vous propose plusieurs options, L option Personnalisé vous permet d entrer vos propres critères de filtre. Pour réafficher toutes les données, cliquez sur (Tous) dans le menu des filtres, sur chaque colonne qui en a fait l objet. Pour ôter les filtres : retournez dans le menu Données et décochez Filtre automatique.

Attention Si, en théorie, vous pouvez créer des filtres sur chaque colonne, n oubliez pas que ces filtres s ajoutent les uns aux autres et qu à force de filtrer, vous risquez de ne plus rien avoir du tout. 6.5 Introduire des sous-totaux. Pour commencer il faut trier les données, autrement le résultat ne sera pas satisfaisant. Puis sélectionnez la zone où doivent se calculer les sous-totaux. Ensuite, dans le menu Données, sélectionnez Sous-totaux et les options voulues. Le tableur introduira des lignes avec le calcul par type de données. Vous pourrez ensuite décider de n afficher que les sous-totaux, ou l ensemble des informations en cliquant sur les plus (ou les moins) en marge. Pour supprimer les sous-totaux : sélectionnez à nouveau la zone. Retournez dans le Menu 23 Données/Sous-totaux et cliquez sur Supprimer tout. 6.6 Imposer la saisie d un type de données dans un tableau Derrière le menu Données/Validation se cache la possibilité de forcer la personne qui alimentera le tableau à soit choisir dans une liste déroulante, soit un format de nombre particulier (date, monnaie etc.). En fonction des options, si la saisie ne concorde pas avec ce qui est attendu, il sera possible d émettre un message d erreur que vous aurez vous-même conçu et soit d arrêter tant que la personne n a pas saisi ce qu il fallait, soit simplement de passer outre après le message d erreur. Pour imposer le choix dans une liste, vous devez commencer par saisir la liste dans la feuille (vous pourrez ensuite la masquer, Format/Colonne/Masquer). Ensuite, Données/Validation, choisissez Liste, retournez sur le tableau pour sélectionner la liste à prendre en compte, entrez, si vous le désirez les messages d aide et d erreur. Terminez en cliquant sur Ok.

Au moment de la saisie, lorsque la cellule affectée par cette validation est active, Excel affiche le message d aide que vous avez saisi : 24 En cas de mauvaise saisie, votre message d erreur apparaît :

7 Index A Affichage... 4 Ajustement du tableau à la page... 17 Annulation... 11 B Barre d état... 6 Barre de formule... 6, 9 Barres de défilement... 5 C Cellule... 5, 6, 9 Cellule active... 6 Centrer sur plusieurs colonnes... 15 Classeur... 4 Coller avec liaison... 21 Copier-coller... 10 D Diagramme... 4 Données... 4 E Édition... 4 Enregistrer... 11 Entête... 4, 18 F Fenêtre... 4 Feuille de calcul... 4 Fichier... 4 Filtres... 4, 22 Fonction... 4, 10 Format... 4 Format des nombres... 4, 13 G Graphique... 4, 20 Gras... 5 I Impression... 4, 5 Insertion... 4 Italique... 5 L Ligne de titre... 21 Ligne, colonne à répéter... 18 Lignes et colonnes insertion, suppression... 15 M Macros... 4 Marges... 17 Mise en forme... 5, 13, 14 Mise en page... 17 O Opérations additions, soustractions, multiplications, divisions... 9 Outils... 4 P Pied de page... 4, 18 Police... 14 Presse-papier... 4, 7, 8 Protéger... Voir Verrouiller P Recopie incrémentée... 10 Référence absolue... 10 Références relatives... 10 S Somme automatique... 9 Sous-totaux... 23 T Tri... 4 V Validation... 23 Verrouiller... 4 Volet Office... 3, 7, 9 Z Zone d impression... 4, 18 25