LE CONTRAT DE LOCATION DE SALLE Les Salles de Musiques Actuelles sont exploitées par des structures culturelles (associations ou sociétés commerciales ou régies) dans des locaux et avec des équipements mis à disposition par des collectivités, soit gratuitement, soit dans le cadre de contrat de location. Il peut aussi s agir de locaux loués par un bailleur privé. Il arrive à ces structures de louer lesdites salles à d autres personnes physiques ou morales, (associations ou entreprises privées) pour une durée déterminée en vue d une répétition, d un spectacle ou d une manifestation spécifique. Le contrat qui encadre cette mise à disposition est un contrat de location de salle au sens des articles 1709 et suivants du code civil. Selon l article 1709 du code civil : «le contrat de louage de chose est un contrat par lequel l une des parties s engage à faire jouir l autre d une chose pendant un certain temps, et moyennant un certain prix que celle-ci s oblige à lui payer». En contractant de la sorte avec un tiers, ces salles perdent le contrôle sur les locaux et équipements qui leur ont été confiés par les collectivités ou par leur bailleur privé et ne sont pas à l abri de voir leur responsabilité recherchée en cas de dommages. Elles ont donc intérêt à encadrer la relation en soignant la rédaction du contrat. Avant cette rédaction, le futur loueur de salle doit relire scrupuleusement la convention de mise à disposition de la salle faite par la collectivité ou le bail signé avec un loueur privé, ainsi que le règlement annexé à cette convention, s il en existe un, pour s assurer que le contrat qu il se prépare à rédiger ne contrevient pas à ses propres engagements. Il doit vérifier que rien ne lui interdit de faire cette location, dans quelles conditions et selon quelles formalités elle est possible (autorisation, information du propriétaire de la salle, etc.). Dans tous les cas, le contrat de location doit contenir les clauses permettant de caractériser l accord entre des parties sur un objet, sur un prix et pendant une période précise. 1
1/ Les mentions indispensables du contrat de location 1.1/ L identité des parties Le contrat doit préciser l identité des parties, l adresse ou le siège, et pour les personnes morales, leur forme, le numéro d immatriculation, la personne qui les représente et qui est dûment habilitée à contracter. Il faut s assurer de la capacité juridique du signataire du contrat à contracter. 1.2/ L objet du contrat L objet du contrat est la mise à disposition de locaux et d équipements en contrepartie du paiement d un prix. Le contrat doit préciser quels sont les locaux et équipements mis à disposition, définir ceux qui sont exclus du contrat ou dont l accès est interdit, comme par exemple les locaux techniques. Il faut préciser dans le contrat qu il n est pas possible d implanter et de modifier du matériel dans la salle sans autorisation ; en effet toute modification peut entrainer des soucis de sécurité, et doit donc avoir un aval de la salle. Il est très important de prévoir un état des lieux d entrée et de sortie. Mais, il doit également indiquer la destination de cette mise à disposition, c'est-à-dire préciser l évènement ou le spectacle, qui motive cette location. Il s agit de s assurer que l utilisation de la salle soit conforme à la destination de celle-ci. Enfin, il est important de définir l étendue de l engagement du loueur. Le contrat doit donc indiquer si la mise à disposition de matériels techniques supplémentaires, de techniciens, de régisseurs, de personnel de ménage, constitue des «prestations complémentaires» et est facturée en sus du prix de la location proprement dite, ou si ces prestations sont comprises dans le prix de la location. Il est important de préciser que la responsabilité de prévoir des agents de sécurité repose sur l exploitant de la salle (voir infra la sécurité). 1.3/ La durée de la location de la salle La durée de la location doit être précisée. Elle permet de déterminer le début et la fin de la responsabilité du preneur. 2
Il faut dans tous les cas préciser ce qui est compris dans cette durée : la durée de la manifestation proprement dite ou la manifestation, les heures de répétition, de mise en place technique (son, lumière), de montage et de démontage, etc. 1.4/ Le prix Le contrat doit définir le prix, sa décomposition éventuellement s il y a des prestations annexes, les modalités et dates de paiement. Eventuellement, prévoir les sanctions en cas de retard de paiement. 2/ Les autres mentions utiles dans un contrat de location de salle Lorsque la location d une salle est envisagée, il faut prévoir l étendue des engagements des parties et les circonscrire dans le contrat. Il faut, dans tous les cas, anticiper les problèmes et prévoir les clauses du contrat en conséquence. Les risques auxquels peut être confronté un loueur de salle sont très divers, ils concernent notamment, la violation par le preneur de la législation sociale et fiscale, de la réglementation concernant la SACEM, de la réglementation en matière d organisation de spectacles, par exemple l obligation relative à la licence d entrepreneur de spectacle, la question de la sécurité des biens et des personnes accueillies dans la salle pendant la location, la détérioration des locaux et/ou des équipements loués, la violation des obligations sociales et fiscales par le preneur, l annulation. La diversité des situations concrètes rend impossible une énumération exhaustive de toutes clauses utiles dans un contrat de location. 2.1/ Les mentions relatives aux autorisations, droits et impôts Dans la mesure où dans le contrat de location et des prestations annexes, le preneur intervient dans le lieu mis à disposition par le loueur, il est indispensable de prévenir toute confusion qui pourrait conduire à la mise en cause de la responsabilité de celui-ci. Il faut le garantir contre les conséquences qui pourraient en découler. Il peut être utile de préciser dans le contrat les déclarations du preneur concernant le respect de la législation sociale, fiscale, en matière de droit d auteurs, de taxes sur les spectacles. Il est indispensable de s assurer par une clause du contrat que le preneur respecte les obligations en matière d organisation de spectacles. 3
Il est précisé que tout entrepreneur de spectacles, qu'il s'agisse d'une structure associative ou commerciale, qu'elle soit privée ou publique, doit être titulaire de la licence, le fait générateur étant l'emploi d'artistes. Toutefois, peuvent exercer occasionnellement l'activité d'entrepreneur de spectacles, sans être titulaires d'une licence, dans la limite de six représentations par an : toute personne physique ou morale qui n'a pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles ; les groupements d'artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération. Ces représentations doivent faire l'objet d'une déclaration préalable à l'autorité administrative compétente un mois au moins avant la date prévue. Il convient donc de s assurer du respect de ces obligations soit par une déclaration du preneur, soit en annexant au contrat les justificatifs. 2.2/ Les mentions relatives à la sécurité Il est important de prévoir des dispositions concernant la sécurité de l accueil du public. En effet, la législation sur les établissements recevant du public s appliquent aux salles de spectacles. «Constituent des établissements recevant du public tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l'établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel.» Le code de la construction et de l habitation édictent un certain nombre de règles en matière de sécurité, non seulement en ce qui concerne le bâtiment et les équipements, mais également en ce qui concerne la gestion des risques d incendie, le risque de panique en cas d évacuation de la salle. L exploitant est le seul et unique responsable de la sécurité du public vis-à-vis de la réglementation ERP. Il a l obligation légale de : - tenir un registre de sécurité - maintenir et entretenir les installations techniques (effectuer les travaux indiqués dans les comptes-rendus des contrôles des installations) ; - former le personnel (conduite à tenir en cas d incendie, maniement des moyens de secours ) - laisser libre en permanence les dégagements et pouvoir manœuvrer les portes par une manœuvre simple ; - stocker uniquement dans les locaux prévus à cet effet ; - afficher à l entrée de l établissement un plan reprenant le rez-de-chaussée, le sous-sol et un étage courant ; - afficher à proximité du téléphone les consignes de sécurité ; - effectuer les travaux dangereux en l absence de public ; 4
- remplacer des éléments (rideaux, moquettes ) par des éléments de même caractéristiques au feu ou ayant classement au feu plus faible. La structure culturelle exploitant la salle a l obligation de faire respecter les règles de sécurité d établissement recevant du public. Elle doit donc mentionner ces règles de sécurité au contrat en les y intégrant ou les annexant. La jauge de la salle doit être précisée dans les clauses du contrat et il doit être prévu l obligation pour le preneur de respecter cette jauge, et de préciser le nombre de participants. Les règles de sécurité et le nombre d agents de sécurité à prévoir dépend de cette jauge. Il doit être précisé le nombre et la qualification des agents de sécurité, les consignes en matière de circulation, les consignes relatives à la qualité de réaction au feu des aménagements, etc. Le contrat doit prévoir l engagement du preneur à respecter la réglementation de sécurité concernant les ERP et la sécurité incendie. Il peut être utile s il existe un règlement de la salle en matière de sécurité, une fiche technique, de les rendre opposables au preneur en les intégrant au contrat. Si elle n en a pas, le loueur peut insérer dans son contrat les règles de sécurité qui s imposent à lui et qui doivent s imposer au preneur. Ces règles vont concerner notamment : - la présence d agents de sécurité (nombre, qualification) - la circulation dans et autour de la salle (par exemple en ce qui concerne les accès aux issues de secours, la voie d accès au bâtiment par les secours), - la gestion du risque d incendie, - les nuisances sonores à l extérieur de la salle. 2.3/ Les assurances Le preneur doit garantir au loueur qu il a contracté une assurance qui couvre son activité en qualité d organisateur de spectacle ainsi qu une assurance responsabilité civile couvrant les risques liés notamment à l accueil du public, (par exemple, les dommages causés aux tiers par son fait ou par les personnes participant à la manifestation, y compris les spectateurs, les dégradations causés aux biens, installations, matériels, locaux et équipements, les vols, etc.). La solution la plus sûre étant de prévoir dans le contrat la remise d une copie des attestations d assurance. 2.4/ Les obligations en matière sociale et fiscale Il peut être prévu au contrat, par exemple, que le preneur déclare expressément respecter la législation sociale et fiscale, notamment qu il est régulièrement affilié auprès des organismes 5
sociaux et fiscaux, qu il est à jour de ses déclarations et cotisations, qu il dispose de toutes les autorisations administratives nécessaires à la manifestation prévue. Il doit expressément s engager à garantir le loueur des conséquences de toute déclaration erronée. Il s agit pour le loueur de salle d éviter de se retrouver impliqué comme complice ou coauteur d infractions pénales telles que par exemple le travail dissimulé. 2.5/ L annulation Il peut être utile de prévoir comment pourra être gérée l annulation, notamment de dernière minute, ou la résiliation anticipée, situations qui peuvent pénaliser le loueur. En réalité, le contenu du contrat va dépendre des situations particulières, qui varient en fonction de la taille de la salle, de la complexité de l équipement, des manifestations envisagées par le preneur. Il est donc important de se faire assister de façon à avoir un contrat adapté à chaque situation. Note rédigée à destination des adhérents du SMA, juillet 2012. 6