DIRECTION GENERALE DU PERSONNEL ET DE L'ADMINISTRATION DIRECTION DE L'ADMINISTRATION UNITE "TRANSPORTS"

DIRECTION GENERALE DU PERSONNEL ET DE L'ADMINISTRATION DIRECTION DE L'ADMINISTRATION UNITE "TRANSPORTS" MODALITES D APPLICATION DE LA DECISION DE LA COMMISSION DU 29 JUILLET 1996 RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DU PARC AUTOMOBILE DE LA COMMISSION COMMISSION EUROPEENNE 10.12.1996 1

PREAMBULE Le présent document comporte une formulation de l'ensemble des règles relatives à l'utilisation des véhicules de service de la Commission et à la gestion quotidienne des chauffeurs. Il tient compte, en particulier, des modifications introduites par la décision de la Commission du 29 juillet 1996 qui a adapté la décision de 1973 relative au fonctionnement de son parc automobile afin de permettre à la Direction Générale du Personnel et de l Administration de mettre à la disposition de chaque Membre de la Commission un ou deux chauffeurs, selon leur choix, pour la durée de leur mandat. La Commission a chargé le Membre responsable du Personnel et de l 'Administration d'élaborer les dispositions internes suivantes qui prendront effet au 1er janvier 1997. Les objectifs de l'existence d'un parc automobile sont les suivants: a- assurer aux Membres de la Commission les services d une voiture (deux pour le Président) et d un ou de deux chauffeurs ; b- assurer une voiture de fonction avec ou sans chauffeur aux Directeurs Généraux; c- disposer d'un pool de chauffeurs et de véhicules appelés à assurer, dans le strict intérêt du service, un éventail de services au personnel. Dans ce contexte, il peut être fait recours à une société de taxi choisie après appel à la concurrence au cas de manque de disponibilité de voitures de service; d- transporter, en fonction du charroi disponible, du matériel (destiné à l'organisation de réunions, expositions, etc.) et des documents entre les différents bâtiments de la Commission à Bruxelles et entre Bruxelles et les sites des autres Institutions communautaires. Ce document comporte 2 annexes : Annexe I : Extrait du guide des missions relatif au transport du chargé de mission. Annexe II : Gamme des véhicules destinés aux Directeurs Généraux. Pour des raisons de sécurité dûment justifiées, un Membre de la Commission peut également disposer d une deuxième voiture équipée à cet effet. 2

I REGLES RELATIVES AUX CHAUFFEURS ET AUX VOITURES DE FONCTION A- REGLES COMMUNES AUX CHAUFFEURS DE LA COMMISSION 1. REGLES GENERALES Le chauffeur est tenu de : a. s'assurer avant de partir que la voiture est en ordre de marche et comporte les accessoires réglementaires (extincteur, boîte de premiers secours, triangle de signalisation, documents légaux, etc.); b. rouler en toutes circonstances à une allure compatible avec la sécurité; c. se conformer aux règles du code de la route du pays dans lequel il se trouve; d. ne pas céder son volant, sauf en cas de force majeure; e. emprunter les itinéraires les plus appropriés; f. ne pas transporter des personnes non autorisées; g. signaler immédiatement à sa hiérarchie les anomalies de toute nature constatées dans le fonctionnement de la voiture et de présenter la voiture à l'entretien conformément au point B 2 p.6; h. à l exception des chauffeurs autres que ceux mis à la disposition d un Membre de la Commission, de rentrer la voiture chaque soir au garage situé dans le bâtiment occupé par l'unité "Transports", sauf les devoirs de permanence à domicile ou autorisation au cas par cas du Chef de l'unité motivée par l'intérêt du service. 2. PRESTATIONS 2.1. Dispositions statutaires a) Article 56 du Statut «Le fonctionnaire ne peut être tenu d accomplir des heures supplémentaires que dans les cas d urgence ou de surcroît exceptionnel de travail ; le travail de nuit, ainsi que le travail du dimanche ou des jours fériés, ne peut être autorisé que selon la procédure arrêtée par l autorité investie du pouvoir de nomination. Le total des heures supplémentaires demandées à un fonctionnaire ne peut excéder 150 heures effectuées par période de six mois. ( ) 3

Dans les conditions fixées à l annexe VI, les heures supplémentaires effectuées par les fonctionnaires des catégories C et D donnent droit à l octroi d un repos compensateur ou, si les nécessités du service ne permettent pas la compensation dans le mois qui suit celui au cours duquel les heures supplémentaires ont été effectuées, à l octroi d une rémunération.» b) Article 1 er Annexe VI «Dans les limites fixées à l article 56 du Statut, les heures supplémentaires effectuées par les fonctionnaires des catégories C et D donnent droit à compensation ou à rémunération dans les conditions prévues ci-après : «Chaque heure supplémentaire donne droit à compensation par l octroi d une heure et demie de temps libre ; si toutefois l heure supplémentaire est effectuée entre 22 heures et 7 heures ou un dimanche ou un jour férié, elle est compensée par l octroi de deux heures de temps libre ; le repos de compensation est accordé compte tenu des nécessités du service et des préférences de l intéressé.» c) Article 3 Annexe VI «Par dérogation aux dispositions précédentes de la présente annexe, les heures supplémentaires effectuées par certains groupes de fonctionnaires des catégories C et D travaillant dans des conditions particulières, peuvent être rémunérées sous forme d une indemnité forfaitaire dont le montant et les modalités d attribution sont fixés par l autorité investie du pouvoir de nomination, après avis de la commission paritaire». 2.2. Régime particulier applicable aux chauffeurs 1 Les chauffeurs perçoivent, conformément à l article 3 de l Annexe VI, une indemnité forfaitaire pour heures supplémentaires correspondant à une moyenne mensuelle théorique de 25 heures de travail. Dans l éventualité où l accomplissement des tâches impliquerait le dépassement du seuil maximal autorisé (150 h. par semestre), une récupération conforme aux dispositions statutaires sera d obligation et prise au plut tôt, en fonction des disponibilités de service. 1 Le chauffeur est tenu de récupérer les heures supplémentaires pendant les missions et/ou congés du Membre de la Commission. 4

3. CONGES La demande de congés réglementaire est signée, pour ce qui concerne les chauffeurs mis à disposition d'un Membre de la Commission, par le Chef de Cabinet puis adressée à l'unité "Transports" et pour les autres chauffeurs par le Chef de l'unité "Transports". 4. MISSION Les formulaires relatifs à l'ordre de mission et au décompte de frais de mission sont à remplir par l'intéressé et à signer, soit par le Chef de Cabinet pour les chauffeurs mis à disposition, soit par le Chef de l'unité "Transports" pour les autres chauffeurs. Il est à cet effet rappelé que : conformément au point 4 de la décision de la Commission du 29 juillet 1996 "dans l'hypothèse où un chauffeur du pool serait appelé à remplacer le chauffeur d'un Membre de la Commission, notamment lorsque celui-ci dispose d'un seul chauffeur, les frais de mission en résultant seraient également imputés sur la dotation du Cabinet". Dans cette hypothèse tant l'ordre de mission que le décompte de frais de mission seront signés par le Chef de l'unité "Transports", portant la mention "pour imputation sur la dotation du Cabinet du Membre de la Commission concerné". conformément à l'article 14 de la décision de la Commission du 14 septembre 1979, "une voiture de fonction est en permanence à la disposition du Membre de la Commission. Il n'est pas fait appel aux services du chauffeur pour un usage privé lorsque cela conduit à des heures supplémentaires ou à des frais de mission pour le chauffeur, sauf si des motifs de sécurité le justifient". Hors lesdits motifs, ou s'il le souhaite, le Membre de la Commission peut assurer lui-même la conduite de son véhicule de fonction, notamment les jours non ouvrables. pour des impératifs de sécurité, les missions doivent être organisées de façon à laisser le temps réel pour la conduite dans le respect du code de la route et en particulier des limitations de vitesse imposées à tout conducteur, et être compatibles avec un horaire correct du chauffeur. Le maximum d heures prestées pour des missions ne devrait normalement pas dépasser : 10 heures de conduite par jour et 18 heures pour deux jours consécutifs (avec pause d une heure après 4 heures de conduite ininterrompue), 14 heures de travail (début de la tâche jusqu à la fin). 5

5. CHAUFFEUR(S) MIS A LA DISPOSITION DES MEMBRES DE LA COMMISSION Pour tous les aspects relatifs à la carrière, à la notation, à la mobilité, le/les chauffeur(s) relèvent de la compétence de la Direction Général du Personnel et de l Administration. B- REGLES RELATIVES AUX VOITURES DE FONCTION 1. FEUILLE DE BORD Pour les voitures de fonction mises à la disposition des Membres de la Commission, ce document est visé mensuellement par le Chef de Cabinet. Pour les autres voitures de fonction avec chauffeur, par le Directeur Général concerné. Pour les voitures du pool, par le Chef du secteur concerné. Ce document comporte une partie relative à l'état du véhicule à adresser à l'unité "Transports" de la Direction Générale du Personnel et de l'administration en cas de nécessité d'interventions périodiques, ponctuelles ou d'urgence. 2. ENTRETIEN Il appartient au(x) chauffeur(s) de respecter les dispositions du carnet d'entretien du véhicule. Les relations avec les garages ou les sociétés de leasing relèvent de l'unité "Transports" de la Direction Générale du Personnel et de l'administration. 3. ASSISTANCE/VEHICULES DE REMPLACEMENT Chaque véhicule bénéficie d'une couverture en cas d'avaries et incidents souscrite auprès d'europe ASSISTANCE ou d'un organisme équivalent. Il revient au chauffeur concerné de prendre les contacts appropriés avec cette société et d'en informer aussitôt l'unité "Transports". Tout problème avec une voiture de location nécessitant son remplacement relève de la compétence exclusive de l'unité "Transports", immédiatement saisie par le chauffeur concerné (le cas échéant via la permanence IX.C.6). 4. ASSURANCES SINISTRES Les voitures de service sont garanties par une couverture de type "OMNIUM" sans franchise. Il appartient au(x) chauffeur(s) de veiller à respecter les conditions du contrat d'assurance (dont il dispose d'une copie) notamment en matière de déclaration de sinistre à faire dans les 24 heures auprès de l'unité "Transports" de la Direction Générale du Personnel et de l'administration, seule compétence en la matière. 6

5. CHOIX ET REMPLACEMENT DES VEHICULES Les Membres de la Commission et les Directeurs Généraux 2 peuvent choisir le modèle de leur voiture de fonction en respectant les plafonds respectivement fixés par décision de la Commission. Ces plafonds sont adaptés périodiquement par le Membre de la Commission chargé du Personnel et de l Administration, sur proposition du Directeur Général du Personnel et de l Administration. Le cahier des charges joint aux contrats-cadre communs avec les sociétés/concessionnaires attributaires du marché fixe de manière exhaustive la liste des options décidées par la Commission. Toute autre option souhaitée est à leur charge. Le remplacement des véhicules dont la Commission est propriétaire a lieu lorsque le véhicule compte 100.000 km ou une ancienneté de 5 années, sauf lorsque la sécurité l exige ou lorsque le coût des réparations et d entretien sont supérieurs à 50 % de la valeur résiduelle. Le remplacement des véhicules loués pour les Membres de la Commission a, en règle générale, lieu lorsque le véhicule compte 120.000 km ou une ancienneté de 3 ans ou lorsque la sécurité l exige. Une période plus courte pourra être envisagée si elle s avère économiquement plus avantageuse en fonction du kilométrage qu il est prévu de parcourir sur une période d une année. Le contrat conclu pour une période de 3 ans pourra également porter sur un kilométrage inférieur à 120.000 km. Il appartiendra à l'unité "Transports" de la Direction Générale du Personnel et de l'administration de proposer la solution économiquement la plus avantageuse en fonction des besoins spécifiques des Membres de la Commission ou des Directeurs Généraux, y compris la prolongation des contrats de location en cours. II UTILISATION DES VEHICULES DE SERVICE PAR LES DIRECTEURS GENERAUX A - Les Directeurs Généraux peuvent choisir entre deux possibilités : - la mise à disposition d'une voiture de service avec chauffeur - la mise à disposition d'une voiture sans chauffeur 1. La mise à disposition d'une voiture de service avec chauffeur (a) Le chauffeur et le véhicule, qu il est seul à pouvoir conduire, sont mis à la disposition du Directeur Général pour les besoins exclusifs du service ; 2 Pour les Directeurs Généraux, l annexe II fournit la gamme maximum des véhicules qu ils peuvent choisir. Cette annexe sera périodiquement adaptée par le Directeur Général du Personnel et de l Administration. 7

(b) Le chauffeur mis à disposition ne peut en aucun cas dépasser 150 heures supplémentaires sur une période de six mois (cfr. point I, A, 2) ; (c) En cas de dépassement de ce plafond, le chauffeur ne pourra plus effectuer d heures supplémentaires 3. Cette situation ne donnera pas lieu, en principe, à remplacement ; (d) Un rapport mensuel des heures effectuées par le chauffeur sera établi par l Unité «Transports» et adressé à chaque Directeur Général aux fins de visa de sa part. Il revient aux Directeurs Généraux de contrôler l inscription des heures supplémentaires dans la feuille de bord du véhicule. 2. La mise à disposition d'une voiture de service sans chauffeur Tous les frais de cette voiture sont à la charge de la Commission jusqu'à concurrence de 30.000 km par an. Les distances parcourues lors de missions effectuées par les Directeurs Généraux au volant de cette voiture sont ajoutées à ce kilométrage forfaitaire sur base des décomptes de frais de mission. Les kilomètres parcourus au-delà de cette limite sont à charge de l'utilisateur sur base du prix de revient moyen du kilomètre des voitures de service affectées aux Directeurs Généraux. Les utilisateurs de cette formule assument la responsabilité du véhicule ainsi mis à leur disposition. Ils sont tenus d'observer les clauses de l'assurance omnium souscrite par la Commission, de gérer ce matériel en "bon père de famille", de respecter les dispositions du carnet d'entretien de la voiture et, le cas échéant, les obligations découlant du contrat de location. B - Au cas de difficultés particulières strictement liées à l exercice de leurs fonctions et/ou à leurs obligations de représentation, les Directeurs Généraux peuvent ponctuellement obtenir d être conduits par un chauffeur du pool de l Unité «Transports» sur base d une demande spécifique, et ce en fonction des disponibilités existantes. Au cas où, pour des missions spécifiques en dehors du siège, il est fait appel à un chauffeur, la voiture de fonction du Directeur Général est, en règle générale, utilisée à cet effet. Les Directeurs Généraux supportent les frais d'essence et autres frais tels les péages non directement liés à l'exercice de leurs fonctions et à leurs obligations de représentation. 3 Le chauffeur est tenu de récupérer les heures supplémentaires pendant les missions et/ou congés du Directeur Général. 8

C - Conformément à la décision de la Commission du 7 mars 1973, le Membre de la Commission responsable de Personnel et de l'administration, peut accorder sur proposition du Directeur Général du Personnel et de l'administration, l'autorisation spéciale d'affecter temporairement une voiture et un chauffeur à certains fonctionnaires ou certains services de la Commission. III UTILISATION DES VEHICULES DE SERVICE PAR LE PERSONNEL DES SERVICES DE LA COMMISSION 1. Champ d'application Des véhicules de service peuvent être mis à la disposition des fonctionnaires pour leurs déplacements à des fins de service, sauf pour les bénéficiaires d une indemnité forfaitaire de déplacement ou d une allocation de carburant détaxé à titre onéreux, pour leur transport à l intérieur du périmètre de Bruxelles. Il est à préciser que les véhicules du pool ne peuvent être utilisés : pour les déplacements du domicile du fonctionnaire ou de l'agent vers le bureau et vice versa (sauf cas exceptionnels dûment motivés, telles des raisons médicales, ); sauf si l utilisation du véhicule de service s avère plus rationnelle et plus économique : pour des destinations desservies par des transports en commun adaptés et directs (métro) ou rapides (type Thalys, TGV ), pour les déplacements vers des villes d'etats Membres limitrophes à la Belgique, lorsque le nombre de passagers est inférieur à trois, à l'exception des fonctionnaires et agents de grade A2 ayant présentés une demande spécifique; en dehors des heures de service sauf cas d'urgence; pour les départs et retours de missions 4. Dans la limite stricte des disponibilités de l'unité "Transports", une voiture de service du pool pourra être mise à la disposition du fonctionnaire pour des obligations clairement définies de représentation à haut niveau, attestées par le Directeur Général ou le Chef de Cabinet compétent. Il ne pourra être fait appel aux services de taxi. 4 Cfr. extrait du guide des missions figurant en Annexe I. 9

2. Demandes de voitures de service a. Déplacement à Bruxelles et environs : Les demandes seront à faire par téléphone auprès du "dispatching" ou par fax (53640) ou Route 400 via un formulaire ad hoc. Si le pool automobile ne peut faire face à toutes les demandes de voitures, il sera fait appel à un service de taxis. Il est à préciser que les demandes de taxis ne peuvent être introduites que par l'unité "Transports" auprès de la compagnie bénéficiant d'un contrat avec la Commission. Toute saisine des services d'un taxi par un fonctionnaire ou agent sera à la charge de celui-ci. b. Missions hors de Bruxelles : Le formulaire ad hoc est à adresser au minimum deux jours avant le départ à l'unité "Transports", accompagné de la copie de l'ordre de mission. Il doit obligatoirement être visé par l'assistant de la Direction Générale d'affectation du fonctionnaire/agent concerné. Il sera précisé la ou les raisons pour lesquelles l'utilisation des transports en commun s'avère impossible ou moins économique. x x x La mise en œuvre des dispositions pratiques de ces modalités relève de la compétence du Directeur Général du Personnel et de l Administration. Erkki LIIKANEN Membre de la Commission 10

ANNEXE I EXTRAIT DU «GUIDE DES MISSIONS» (11 OCTOBRE 1995) L indemnité journalière de mission couvre forfaitairement l ensemble des dépenses du chargé de mission. Les frais de taxi ne sont donc en principe pas remboursables. Toutefois, si un taxi tient lieu de transport public et est en mesure de raccourcir la durée de la mission et donc d en déduire le coût, le remboursement peut être accordé sur demande motivée contresignée par l ordonnateur et sur présentation du reçu. Sont autorisés sans dérogation les frais de taxi suivants : dans les pays hors Europe : de et vers l aéroport lorsque les transports publics sont inexistants ; à Bruxelles et à Luxembourg : - départ de l avion avant 09h00 et retour à partir de 22h00 jusqu à concurrence de 700 FB ; - départ du train avant 08h00 et retour à partir de 23h00 jusqu à concurrence de 250 FB ; sur le lieu de mission : - départ de l avion avant 08h00 et arrivée à partir de 21h00 ; - départ du train avant 08h00 et arrivée à partir de 22h00. Les pièces justificatives doivent être jointes au décompte de frais de mission. 11

ANNEXE II GAMME MAXIMUM DES VOITURES DE SERVICE DESTINEES AUX DIRECTEURS GENERAUX ALFA ROMEO 164 3.O LS AUDI A6 2.6 ou 2.8 BMW 523i ou 528i CITROEN XM V6 VSX FORD Scorpio 2.9i Ghia LANCIA K 2.4 LX ou 3.0 LS MERCEDES BENZ E 230 ou E 280 OPEL Ómega CD 2.5 V6 ou MV6 PEUGEOT 605 SV 3.0 RENAULT Safrane V6 RXE ROVER 825 Si SAAB 9000 CDE 2.3 ECO VOLVO 850 2.5 20V 12