Différents types de marchés

FONDATION RURALE DE L AFRIQUE DE L OUEST (FRAO) INTERNATIONAL CONSULTANT FOR PROCURMENT (ICP) Procédures de passation des marchés communautaires 1 Plan de présentation Introduction Définitions Principes directeurs Préalables Différents types de marchés 2 1

Introduction Les politiques gouvernementales en matière de décentralisation doublées de la stratégie de lutte contre la pauvreté, vise essentiellement le développement à la base. C est pourquoi, de nombreux projets de développement appuyés par la communauté des bailleurs de fonds, s exécutent au niveau local. 3 La mise en œuvre des projets/programmes de développement nécessite l intervention de plusieurs acteurs et l utilisation des documents et termes standards liés à la procédure de passation des marchés au niveau local. C estencelaquenousverrontenexemple, le cas du Programme d Appui aux Communautés Villageoises (PACV) de la République de Guinée qui est directement impliqué dans la vie des Communautés Rurales de Développement(CRD) du pays. 4 2

Le Programme d Appui aux Communautés Villageoises (PACV) a entre autres, comme objectif la mise en place au niveau des CRD d un cadre opérationnel de concertation, de prisededécision,desuivietévaluationetde transparence associant l ensemble des acteurs de développement rural à la base. C est pour toutes ces raisons que le PACV depuisfin2002a misenplaceunmanuelde procédures de passation de marchés communautaires qui trouve aujourd hui toute sa justification et sa pertinence. 5 Quelques définitions Agent de Développement Communautaire (ADC): c est un agent qui est recruté pour appuyer la CRD dans les travaux d animation et de participation à la mise en œuvre des actions du développement au niveau local. Animateur Villageois(AV): c est un agent choisi par la communauté (district) à titre bénévole pour l animation et la mise en œuvre des activités de développement de la localité. Secrétaire Général de la CRD (SGC): c est un agent de l Administration publique affecté auprès de la collectivité pour un appui dans le cadre du développement communautaire. 6 3

Comité du Fonds d Investissement Villageois (FIV) : c est un organe d exécution mis en place par le Conseil Communautaire (CC) dans le cadre du fonctionnement du PACV. Il gère les fonds d investissement villageois (FIV) définis dans les Plans Annuels d Investissements (PAI) issus des Plans de Développement Local(PDL) Commission de Passation des Marchés (CPM) : c est une commission (ad hoc) mise en place par le Conseil Communautaire pour effectuer les opérations de passation des marchés au niveaudelacrd. 7 Comité Communautaire de Conciliation et d Arbitrage : c est le comité qui est chargé du règlement des différends ou litiges nés de la passation et/ou de l exécution des marchés de la CRD. Comité de Suivi et d Entretien (CSE) : c est le Comité de suivi quotidien des chantiers pendant toute l exécution des travaux. Il participe à la réception et à l entretien des infrastructures. Ce Comité est composé des Animateurs Villageois (AV), de l ADC, de l Ingénieur Conseil et des structures ou associations d entretien existantes. 8 4

Comité de Transparence (CT) : c est l organe de suivi et de contrôle à posteriori de la régularité des opérations effectuées par les différents Comités de gestion mis en place au niveau de la CRD. Il est composé du Sous- Préfet, d un Représentant par District bénéficiaire, de l ADC, et d un représentant par service technique déconcentré concerné 9 Opérateurdeterrain: ONGou Cabinetrecrutéparle PACV pour appuyer la CRD dans la planification (Diagnostic Participatif Communautaire, élaboration du Plan de Développement Local). L opérateur aide également la CRD a mettre en place certaines de ses structures internes telles que le Comité de Suivi et d Entretien. Petite et Moyenne Entreprise(PME) ou Entrepreneur: désigne la personne physique ou morale de droit privé qui passe le contrat avec l Administration ou les Collectivités c est à dire avec le Maître d Ouvrage. Ce prestataire est recruté par la CRD pour la mise en œuvre des actions prévues dans le Plan d investissement de la CRD en matière de construction d infrastructures socio-économiques (école, poste de santé, piste, puits améliorés, forage etc.) 10 5

Équipes Mobiles Pluridisciplinaires (EMP) : c est l équipe composé des diplômés de l enseignement supérieur et technique et les cadres des services techniques déconcentrés Communauté Rurale de Développement(CRD): c est l entité territoriale décentralisée correspondant à la Sous-préfecture. Elle comprend un Conseil Communautaire présidé parleprésidentdelacrd. 11 Conseil Communautaire (CC) : c est l organe délibérant de la CRD qui est composé de membres élus au scrutin à la proportionnelle par les partis politiques. Il a la responsabilité de la mise en œuvre du Plan de Développement Local (PDL) et de tous les problèmes liés à la communauté. Comité de gestion : c est le représentant de l État et de la population dans la Communauté Rurale de Développement afin d exercer pleinement le rôle qui lui est dévolu par les textes législatifs et réglementaires. 12 6

Dossier d Appel d Offres (DAO): ensemble de documents graphiques et écrits (administratifs, techniques et financiers) permettant à un candidat (Entrepreneur ou Fournisseur) de répondre à un Appel d Offres en élaborant ses prix pour la réalisation par exemple d un Micro-projet. 13 On distingue: i. Le DAO des marchés de fournitures (par exemple achat motopompe, tables bancs, petits outillages agricoles ) ii. Le DAO des marchés de travaux (par exemple construction d un Poste de Santé, d un dalot, d une école ) 14 7

Demande de Propositions (DP): ensemble de documents et informations permettant d inviter des bureaux études (cabinets de consultants) à participer à la compétition pour des marchés de prestations de service (par exemple recrutement d un institut de formation, d une ONG etc.) Demande de CV: c est la lettre accompagnée des TDR qui est adressé à un consultant individuel (par exemple recrutement d un ingénieur conseil). 15 Manifestation d Intérêt : c est la réponse faite par des candidats intéressés suite à la publication de l avis général de passation des marchés ou par suite d avis spécifiques. Maître d œuvre: ou Ingénieur Conseil est la personne physique ou morale possédant des compétences techniques pour effectuer au nom de la CRD, des études, établir les Dossiers d Appel d Offres, assister au dépouillement des offres, assurer le suivi quotidien des travaux jusqu à la réception provisoire et définitive. Maître d Ouvrage: ou encore autorité contractante désigne la personne morale de droit public qui signe le marché de travaux. 16 8

Marché: c est un contrat écrit passé entre l État, les Collectivités Décentralisées (CRD) ou autres communautés bénéficiaires, les établissements publics et les Entreprises, fournisseurs ou consultants en vue de la réalisation de travaux, de la livraison des fournitures ou équipements ou de la prestation de service(ingénieur-conseil). Offre: ensemble des éléments constituant la réponse d un candidat à un appel d offres. Soumission: désigne l acte écrit par lequel un candidat à un appel d offres fait connaître son prix et s engage à respecter toutes les conditions d exécution du marché. 17 Principes directeurs Un nombre de facteurs de base sont pris en compte lors de l élaboration des procédures et mécanismes de passation et de décaissement des marchés Communautaires. Ces procédures et mécanismes s articulent autour des principes ci-après: 18 9

1. La participation Le développement au niveau local ne peut avoir lieu que si les communautés bénéficiaires (CRD, villages ou groupements villageois) sont responsables de leur propre développement, le gouvernement ne jouant qu un rôle de facilitation. Cette approche nécessite l implication des bénéficiaires à toutes les phases de leurs programmes de développement. 19 Les communautés doivent notamment: 1. être impliquées dans la prise de décisions concernant le choix des entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de service intervenant dans leur mise en œuvre. 2. assurer la supervision et le contrôle de l exécution de leurs micro-projets (notamment veiller à ce que les entrepreneurs ou fournisseurs sélectionnés remplissent les termes des contrats). 20 10

3. posséder leurs propres comptes bancaires pour payer les entrepreneurs, fournisseurs; et prestataires de service. Pour ce faire, la CRD ouvre un compte dans la Banque Commerciale la plus proche pour loger les fonds en provenance du PACV. 21 2. La simplicité Ce principe découle du précédent. Afin que la participation puisse être garantie, les procédures doivent être assez simples mais suffisamment détaillées pour être comprises et utilisées par les communautés locales bénéficiaires. Par ailleurs, ces procédures doivent utiliser une documentation simple et standardisée 22 11

Les autorités du PACV ont la responsabilité de fournir la documentation standardisée aux représentants de la communauté, et d assurer la formation nécessaire (directement ou par l intermédiaire d opérateurs de terrain ou autres agents de développement) afin qu ils s acquittent de leurs responsabilités d une manière acceptable au Gouvernement et aux bailleurs de fonds. 23 3. La transparence La passation des marchés au niveau communautaire doit être simple mais doit être en même temps transparente pour permettre une saine concurrence et faciliter un contrôle de la sélection des entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services et de l utilisation des fonds. Lecontrôleàprioridoitsefairedanslestrictrespect desdélaisdéfinisdanslemanuelàsavoir: 24 12

huit (8) jours pour donner son avis sur le projet de DAO ; huit (8) jours pour donner son avis sur le rapport de dépouillement et d attribution de marchés. Si dans les huit (8) l avis n est pas donné, il est supposé acquis. 25 4. L équité L attribution du marché au soumissionnaire dont l offre est conforme et évaluée la moins disante Le marché doit être attribué au soumissionnaire éligible ayant présenté l offre conforme évaluée la moins disante et qui aura démontré sa capacité à exécuter le contrat sur la base de critères prédéfinis dans les documents organisant la compétition 26 13

Préalables Un certain nombre de préalables sont indispensables avant que les communautés (CRD ; Villages ou groupements villageois) ne puissent passer des marchés : 1) Publicité de la convention de Financement 2) Publication de l Avis Général de Passation des Marchés 3) Désignation des membres de la Commission de Passation des Marchés (CPM) 4) Formation des membres de la CPM 27 Différents types de marchés Il existe trois types de marchés dans le cadre delamiseenœuvredesmicroprojets: Les marchés de travaux communautaires(écoles, postes de santé, puits, latrines, etc.) Les marchés de fournitures d équipements (moulins, matériel scolaire, médical, pompes hydrauliques, etc.) Les marchés de services (études, confection de plans architecturaux, supervision de travaux, préparation de dossiers d appel d offres, formation etc.). 28 14

Une fois qu un micro-projet a été approuvé, la Communauté bénéficiaire peut opter pour l une des méthodes de passation des marchés suivantes dans les conditions prévues par le manuel de procédures. 29 Marchés de travaux 30 15

1. Marchés sur appel d offre local ETAPE 1 : Élaboration du dossier d'appels d'offres Le dossier d'appel d'offres (DAO) est préparé par la CPM de la CRD avec l'assistance d'un «Ingénieur-conseil» recruté par la CRD et l ADC. 31 LeDAOcomprend: l'avis d'appel d'offres local le modèle de soumission les instructions aux soumissionnaires le devis descriptif technique le bordereau des prix unitaires le devis quantitatif et estimatif lesplans le projet de contrat-type Travaux la liste des matériaux portant sur les contributions locales des bénéficiaires. 32 16

ETAPE 2 : Lancement de l'appel d'offres par la CRD : la CRD publie l'avis d'appel d'offres selon le modèle annexé au DAO (Annexe 5) à travers la Radio Rurale et les affiches au chef-lieu de la CRD, à l ERA et dans les lieux publics. ETAPE 3 : Réception des plis : les offres sous enveloppe fermée doivent être déposées au plus tard avant la date limite de dépôt indiquée dans le DAO. 33 ETAPE 4: Ouverture publique des offres La CPM réunie en séance d ouverture des plis sous la présidence du Président du Conseil Communautaire, procède à l ouverture immédiate des plis après l heure limite de dépôt des offres indiquée au DAO. Séance publique tenue au siège de la CRD en présence des représentants des communautés bénéficiaires et des soumissionnaires qui souhaitent assistés. La cérémonie consiste à l ouverture des plis et à la lecture publique par le Président de la CPM (ou du secrétaire général) du contenu des offres 34 17

ETAPE 5 : Analyse des offres et attribution provisoire: L analyse et l évaluation des offres consiste: àlavérificationdescritèresdeconformité; aurejetdetouteslesoffresnonconformes; à la vérification arithmétique du prix de toutes les offres jugées conformes; 35 àlacorrection des erreursdecalculet lapriseen compte des rabais proposés dans les soumissions afin d'obtenir les prix définitifs de toutes les offres; au classement des offres conformes évaluées, du moinsdisantauplusdisant; à la vérification de la capacité du soumissionnaire ayant présenté l'offre évaluée la moins disante qualifiée. 36 18

ETAPE 6: Attribution définitive du marché: Dès réception du Procès Verbal de la CPM, le Président du Conseil Communautaire convoque dans les 48 heures une session extraordinaire du Conseil communautaire (qui peut être élargi pour la circonstance à d autres Comités ) pour statuer et délibérer sur les résultats. 37 ETAPE 7: Notification Formalisation et Signature du contrat: Dès la notification de l'adjudication du marché, l'entrepreneur, l'ingénieur Conseil et les membres de la CPM se retrouvent pour formaliser le contrat qui doit inclure: la contribution réelle des bénéficiaires (en nature et/ou en espèces), lemontantducontrat; ledélaid exécution; lesconditionsdepaiement; 38 19

les conditions de démarrage des travaux (versement de l'avance de démarrage cautionnée à 100% ou accord de préfinancement des travaux); l établissement de l ordre de service de commencer les travaux par le Président de la CRD; ladatededémarragedestravaux. 39 ETAPE 8. Publicité de l attribution du marché Les autres soumissionnaires ainsi que les partenaires de la communauté doivent être informés par le président de la CRD du nom de l attributaire final et du montant du marché dans les mêmes formes que la publicité de l appel d offres (communiqué à la Radio Rurale et les affiches). 40 20

ETAPE 10: Exécution des travaux Établissement de l ordre de service Versement de l avance de démarrage Suivi des travaux Paiement du premier décompte Absence d avance de démarrage Réception provisoire des travaux et paiement de la troisième tranche de paiement en cas d avance ou deuxième tranche de paiement en l absence d avance Réception définitive et libération de la retenue de garantie(6/12 mois) 41 2. Consultation d entrepreneurs (ou demande de cotations) ETAPE 1: Élaboration dossier sommaire de travaux ETAPE 2: Lancement de la consultation ETAPE 3: Réception/ouverture des plis ETAPE 4 : Validation des Marchés (Conseil communautaire et société civile) ETAPE 5: Adjudication définitive 42 21

3. Marchés Gré à Gré Le Gré à Gré n'est pas recommandé sauf là où la concurrence est impossible ou de peu d'intérêt pour les éventuels soumissionnaires. Le choix de cette méthode est soumis à l obtention d un accord formel de l autorité chargée du contrôle des procédures dérogatoires(préfecture/pacv). 43 Marchés de fournitures ou équipements 44 22

1. Appel d Offres Local (plus de 5.000.000 defg) 2. Consultation fournisseurs (marchés inférieurs à 5.000.000 FG) 3. MarchéGréàGré 45 Prestations intellectuelles 46 23

Les CRD peuvent faire appel à des consultants pour réaliser des services qui portent sur des études, l établissement de plans architecturaux, la supervision de travaux, la préparation de dossiers d appel d offres, et de formation. i. Sélection de consultants individuels (Ingénieurs Conseils) i. Sélection de Bureau d Études i. Utilisation des services de l Administration 47 FIN Je vous remercie 48 24