1
TPE, PME : découvrez Héo.Négoce, un progiciel de gestion intégré spécialement conçu pour vous Héonium accompagne les TPE et PME dans l intégration de leur logiciel de gestion, leur permettant de développer leur compétitivité et leur productivité. Sommaire Vue d ensemble 4 Flexibilité 5 Simplicité 6 Pilotage 7 CRM 8 Ventes 10 SAV 11 TPV 12 Achats 13 Assemblage 14 Stocks 15 Comptabilité 16 Ressources humaines 17 Autres fonctions 18 Nos compléments fonctionnels 19 2
Pilotez votre entreprise avec Héo.Négoce Héo.Négoce est une solution métier et intégrée destinée aux TPE et PME à forte connotation commerciale. Héo.Négoce est construite à partir de la solution de gestion open source OpenERP à laquelle nous avons ajouté les fonctions clefs nécessaires pour répondre aux besoins quotidiens de votre activité. Héo.Négoce traite toutes les fonctions de votre entreprise : CRM, Ventes, Achats, Stocks, Assemblage, Sous-traitance, Comptabilité, Analytique, Statistiques. Héo.Négoce ne nécessite aucune connaissance informatique particulière et est livrée totalement paramétrée pour une mise en exploitation rapide. Héo.Négoce est une solution open source sans coût de licence. Héo.Négoce pour répondre à vos enjeux : Tenir vos délais pour augmenter votre CA Connaître vos prix de revient réels pour vendre au juste prix Optimiser vos achats et vos stocks pour diminuer votre BFR Maîtriser tous vos coûts pour augmenter votre rentabilité Donner des informations fiables pour faciliter vos prises de décisions 3
Vue d ensemble S'appuyant sur le progiciel Open Source OpenERP, Héo.Négoce a été conçue pour donner aux entreprises du négoce l'opportunité de s'équiper d'une véritable solution de gestion intégrée. Les besoins de votre entreprise sont uniques, qu'ils soient simples ou élaborés, Héo.Négoce apporte une réponse adaptée. Les avantages d une solution de gestion intégrée (PGI) ne sont plus à démontrer : maîtrise des données clefs de l'entreprise, base de données unique, fiable et précise, efficacité du personnel : moins de redondance de tâches, maîtrise des stocks et des marges, capacité d'anticipation, capacité à piloter l'entreprise. Prenant pleinement en compte les besoins et les contraintes des TPE et PME, Héonium vous propose une application de gestion : économique : 0 euro de licence, flexible : une mise en œuvre des fonctions au fur et à mesure de vos besoins, sans contrainte : utilisation sur votre serveur ou en mode hébergé, performante : une solution totalement intégrée, fiable, précise et en temps réel, rapide à mettre en œuvre : quelques jours de formation suffisent. 100 % open source La pérennité du vaste réseau de partenaires intégrateurs de OpenERP 4
Flexibilité Héo.Négoce : une solution ultra flexible Comme les grandes entreprises, avec Héo.Négoce, les TPE et PME bénéficient de l avantage d une solution intégrée fonctionnant en temps réel, tout en conservant leur souplesse et leur réactivité. Avec Héo.Négoce, vous choisissez, en fonction de vos priorités, le périmètre fonctionnel que vous souhaitez installer. Vous avancez à votre rythme, selon vos besoins, selon vos priorités, selon votre budget. CRM Pistes, opportunités, appels téléphoniques Réseau social Discussions, Mailing List, News, Mail Facturation et règlements Facturation et suivi des règlements TPV Interface tactile pour boutiques Notes Notes repositionnables, collaboratif, mémos Comptabilité et finance Générale et analytique Ventes Devis, commande, Kit commercial, facturation Stocks Emplacements, N de lot, inventaire, valorisation Assemblage Propositions, OF, nomenclature, gamme, Achats Demandes, Achats, Réceptions, Contrôle facture Employés Postes, compétences, départements, suivi Gestion des dépenses Validation des dépenses, facturation Vous souhaitez mettre en œuvre uniquement les processus de ventes et d achats : avec quelques modules et une légère formation vous êtes opérationnel. Vos besoins évoluent? Vous complétez votre application au moment opportun. Vos besoins sont plus étendus : rien n est plus simple. Avec Héo.Négoce, vous déployez les modules et les fonctions qui vous sont nécessaires, en une seule fois ou par lot. 5
Simplicité Héo.Négoce : une prise en main intuitive La réussite d un projet ne s arrête pas aux fonctions de la solution, il faut l adhésion des utilisateurs qui sont très sensibles à une utilisation simple et efficace. S'appuyant sur la version 7 d OpenERP, Héo.Négoce hérite d'un environnement véritablement conçu pour le confort et la productivité de l'utilisateur. En quelques heures de formation, vos collaborateurs seront en situation de profiter pleinement du potentiel de l'application. Héo.Négoce, est full web : un ordinateur, une tablette, une connexion internet, en toute sécurité vous accédez aux données clefs de votre entreprise. Des écrans simples et très visuels, des recherches multicritères Des vues «Kanbans» 6
Pilotage Héo.Négoce : le pilotage de votre entreprise La capacité à anticiper est une des données clefs de la pérennité des TPE et des PME. Héo.Négoce vous apporte les fonctions pour suivre, analyser, projeter et prendre les décisions nécessaires. Dans chacun des registres fonctionnels de Héo.Négoce, vous organisez votre reporting. Des tableaux de bord en temps réel, compréhensibles et simples à réaliser 7
Pilotage Avec l outil de B.I. (Business Intelligence) fourni avec Héo.Négoce, vous croisez vos données pour avoir l information la plus pertinente. En mode graphique En mode données Avec Héo.Négoce vous exportez le résultat de vos analyses dans Excel. 8
CRM Héo.Négoce : le CRM Vous désirez mieux suivre vos relations avec vos prospects, saisir vos opportunités d affaires et les pondérer, gérer vos tâches, vos appels, vos rendez-vous, faire des campagnes marketing. Héo.Négoce possède les fonctions qui vous permettront d augmenter l efficacité de vos commerciaux. Avec Héo.Négoce, vous gérez vos contacts, vos rendez-vous, vos opportunités, vos campagnes marketing. Vous suivez les échanges avec vos contacts et analysez l activité commerciale. Planning de rendez-vous Les demandes de vos prospects sont directement converties en pistes d affaires. A tout moment vous visualisez votre portefeuille d opportunités en CA brut et en CA pondéré Analyse des opportunités Chaque échange avec un contact est tracé dans Héo.Négoce. Tous les courriers émis, les actions commerciales, appels téléphoniques, rendez-vous sont consultables. 9
Ventes Héo.Négoce : les ventes Du devis à la facturation, Héo.Négoce assure toute la traçabilité de votre chaîne de vente. Vous désirez mieux suivre vos relations avec vos prospects, saisir vos opportunités d affaires et les Héo.Négoce permet aussi d intégrer directement vos commandes clients à partir de votre site de e- commerce. Fonctions associées : devis, commandes, date de validité, date d'engagement... tarification avancée, gestion des délais, adresses de livraison, facturation, contrôle de disponibilité des articles (stock physique, réservé, disponible), remises ligne, remise pied, contrôle de la marge (théorique vs réelle), kits commerciaux, facturation (FAE), éditons, mail, CGV, attachement de documents. La tarification peut être simple (prix catalogue, prix par article) et également plus élaborée (par client, famille de clients, article, famille articles, par quantité, par calcul automatique, ) Pour chaque devis / commande, Héo.Négoce vous donne son statut d avancement (devis, commande, expédiée, facturée). Les devises, taux de change, limite de crédit, DEB,, font parties intégrantes de Héo.Négoce. 10
SAV Héo.Négoce : le SAV Gérez les réclamations de vos clients au sein de Héo.Négoce et ne perdez plus aucune information. Organisez et tracez toutes vos interventions 11
TPV Héo.Négoce : le TPV Pour toutes vos boutiques, le module TPV permet d effectuer les opérations classiques de caisse et communique avec le back office. Le module TPV présente une interface d utilisation simple et efficace. Il fonctionne en mode synchro et désynchro avec le back office. L intégration est assurée avec la gestion des stocks de l'entreprise et la comptabilité. Vous bénéficiez des statistiques en temps réel avec toutes vos boutiques. 12
Achats Héo.Négoce : les achats De l appel d offre au contrôle facture, Héo.Négoce assure toute la traçabilité de votre chaîne d achat. Héo.Négoce gère les différents flux d'approvisionnement : achats sur stock, achats à la contremarque / à la demande, livraisons directes. Le système est en capacité d'analyser vos besoins, de vous alerter, de vous assister. Fonctions associées : demande de prix, commande, commande de sous-traitance attachée à l OF, appels d'offre, tarification avancée, gestion des délais, adresses de réception, remises lignes, remise pied, contrôle facture (FAR) éditons, mail, attachement de documents. Héo.Négoce permet également de gérer les catalogues fournisseurs : tarifs, importation, mise-à-jour. Le contrôle de la facture du fournisseur va mettre à jour le PMP à date de l article. Héo.Négoce permet également de saisir des factures de frais annexes, tels que le transport et la douane, qui peuvent venir imputer le PMP de l article en fonction de règles de répartition que vous définissez. Le prix de revient de votre article est alors le prix réel (achat + transport + douane) qui permet de calculer la marge réelle pour chacune de vos commandes clients. 13
Assemblage Héo.Négoce : l assemblage Vous devez effectuer des opérations internes ou externes pour réapprovisionner vos stocks ou pour répondre à une demande ponctuelle pour un de vos clients. Héo.Négoce gère les OF sur stock (WTS) et à la commande (WTO). Pour chaque OF, Héo.Négoce réserve les composants nécessaires et alloue des heures de travail pour chaque poste (machine / MO). Le suivi de production peut s effectuer par saisie sur écran et / ou par codes barres. Fonctions associées : nomenclatures, postes et centre de charge, gammes, OF, réception partielle d OF, commande de sous-traitance attachée à l OF, post-consommation. 14
Stocks Héo.Négoce : les stocks La maîtrise des stocks est prioritaire, c est sur celle-ci que s appuie Héo.Négoce pour suggérer tous les approvisionnements d assemblage et d achats. Héo.Négoce permet la gestion d un simple magasin mono emplacement comme le multi-entrepôt (sous-traitant, stocks avancés, quarantaine, prêt, ) multi-emplacements. Fonctions associées : gestion des n de lot / série / date de péremption, conditionnements multiples, gestion des bons livraisons, bons de réception, mouvement internes, retours, partiels gestion de flux poussés, gestion des inventaires sans arrêt des réceptions et des expéditions, règles d'approvisionnement : calcul dynamique des points de commande tenant compte de la saisonnalité de vos produits, proposition de transfert de stock chez les sous-traitants, valorisation au PMP avec intégration des frais annexes, traçabilité complète, calcul des frais de port vente,... 15
Comptabilité Héo.Négoce : la comptabilité Héo.Négoce offre un environnement comptable complet. Comptabilité auxiliaire Héo.Négoce vous propose de multiples possibilités dans l organisation de votre comptabilité. Par exemple, vous pouvez facturer vos clients à la commande, à la livraison ou bien encore vous encaissez le règlement avant livraison. Quelque soient vos choix, vous éliminez les ressaisies inutiles et vos collaborateurs gagnent en productivité. Contenu : auxiliaire client : facturation, règlements, relances, lettrage, FAE, auxiliaire fournisseur : comptabilisation factures, paiements, lettrage, FAR, auxiliaire banque : RIB, IBAN, règlements, paiements (dont SEPA), rapprochement bancaire. Comptabilité générale Contenu : générale : OD, modèles écritures, abonnements, brouillons, immobilisations, périodique : TVA, clôture, DEB, DES, éditions : journaux, grands livres, balances, tableaux d'analyses. Vous souhaitez exporter votre comptabilité pour votre expert-comptable, rien de plus simple pour Héo.Négoce : un module répond à cette attente. Comptabilité budgétaire, analytique Héo.Négoce permet de suivre vos budgets et d analyser votre rentabilité avec son analytique puissante et transversale à toute la solution. 16
Ressources humaines Héo.Négoce : la RH De nombreuses fonctionnalités sont présentes dans Héo.Négoce. Gérez vos collaborateurs Affectez les notes de frais à vos centres de coût D autres fonctions sont présentes telles que le pointage, la gestion des congés, les évaluations, 17
Autres fonctions Héo.Négoce : la GED Tous les enregistrements de l application peuvent être documentés. Héo.Négoce : Portail client Héo.Négoce permet de renforcer la communication avec vos clients. Contenu : messagerie, devis, commandes et factures : en ligne pour vos clients, réclamations. 18
Nos compléments fonctionnels Héo.Négoce : la verticalisation d OpenERP pour les sociétés de commerce Pour répondre aux besoins des sociétés commerciales, nous avons développé et intégré les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins quotidiens des TPE et PME. Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités que nous avons développées pour Héo.Négoce. Cette liste n est pas exhaustive et continue de croître en fonction des besoins de nos clients. Données partenaires (contacts, clients, fournisseurs) Ajout de données complémentaires Intégrité des données Les fiches partenaires sont enrichies de données importantes pour votre activité : Siret, Siren, RCS, capital social, code NACE, référence société chez le fournisseur... Pour la fiabilité, l intégrité de vos données et de vos analyses, Héo.Négoce possède un contrôle d unicité de vos partenaires. Processus ventes Gestion des dates Plusieurs dates ont été ajoutées : date de validité de vos devis avec alerte pour vos relances, date de livraison demandée par le client, date d expédition prévue par ligne de commande, date d engagement de livraison. Remises Héo.Négoce permet : des remises en cascade par ligne de commande, des remises en montant ou en % en pied de commande. Tarifs Contrôle de la marge Annulation des commandes CGV Kit commercial Suivi Héo.Négoce accroît les possibilités de tarification. A la prise de commande, Héo.Négoce vous donne 2 informations importantes : la marge théorique basée sur le prix de revient théorique des articles au moment de la saisie de commande, la marge réelle calculée au regard de l évolution du prix de revient. Le processus d annulation a été simplifié avec un seul clic. Héo.Négoce vous permet de paramétrer et d éditer vos CGV directement avec vos bons de commande et factures. Vous créez vos nomenclatures commerciales et définissez vos règles tarifaires : somme des prix de vente de chaque article, prix de vente pour le kit. Vous visualisez simplement et efficacement l avancement des livraisons, de la facturation et des règlements. 19
Incoterms Editions Ce module permet le traitement des Incoterms en commande de ventes. Les éditions (Devis, bon de commande, ARC, facture) ont été redéfinies pour une utilisation immédiate. Processus achats Remises Héo.Négoce permet : des remises en cascade par ligne de commande, des remises en montant ou en % en pied de commande. Tarifs Annulation des commandes Contremarque Incoterms Catalogue fournisseurs Editions Héo.Négoce accroît les possibilités de tarification. Le processus d annulation a été simplifié avec un seul clic. En un seul clic, vous générez la commande d achat automatiquement à partir de la commande de vente en reprenant les descriptions spécifiques que vous avez saisies. Ce module permet le traitement des Incoterms en commande d achats. Importez vos catalogues fournisseurs sans «polluer» votre base articles. Consultez, créez le ou les article (s) automatiquement avec leur désignation, leur tarif au moment où vous en avez besoin. Les éditions (appel d offres, bon de commande) ont été redéfinies pour une utilisation immédiate. Processus stocks Intégrité des données Valorisation PMP Frais annexes Disponibilité article Inventaires Pour la fiabilité, l intégrité de vos données et de vos analyses, Héo.Négoce possède un contrôle d unicité de vos articles. Héo.Négoce apporte un renforcement majeur dans le calcul du prix moyen pondéré qui s effectue à date et de façon rétro active lors de la réception des factures de vos fournisseurs. Héo.Négoce permet de saisir vos factures de transport, de douane et autres et de répartir celles-ci sur le prix d achat de vos articles en fonction de règles paramétrées. Vous avez le prix de revient réel de vos produits (prix d achat + transport + douane + autres). La notion de stock disponible à la vente a été ajoutée, Un paramétrage permet d indiquer les stocks à ne pas prendre en compte dans le calcul du disponible (quarantaine, stock avancé, ). Héo.Négoce permet la saisie des inventaires sans arrêter les réceptions et les expéditions. 20
Mouvements internes Point de commande Calcul des besoins Stocks négatifs Retours Prélèvements Cette fonction apporte une grande facilité de saisie pour les mouvements de stocks internes (transfert emplacement, dépôt) et pour les articles gérés par lot / N de série avec contrôle instantané. Saisissez vos prévisions de ventes / consommations, une saisonnalité s il y a lieu, la couverture de stock que vous désirez et Héo.Négoce calcule automatiquement le point de commande de vos articles mois par mois. Ce module permet de diminuer vos ruptures de stocks et minimise votre BFR. Des optimisations ont été apportées pour générer des propositions de réapprovisionnement au plus juste. Un paramètre a été ajouté pour les sociétés qui n acceptent pas les stocks négatifs. Ce module fournit une identification précise pour tous les mouvements de retour client et fournisseur. Cette fonction permet d effectuer des vagues de prélèvement de marchandises en fonction du transporteur. Processus assemblage Prix de revient des OF Héo.Négoce calcule le prix de revient de vos OF. Sous-traitance Héo.Négoce gère toute la chaîne de sous-traitance : transfert de stock chez le sous-traitant, réception avec post-consommation des composants, mise à jour de l OF de sous-traitance, valorisation de la sous-traitance. OF partiel Ce module permet de saisir les réceptions d un OF en stock au fur et à mesure de la production tout en contrôlant la cohérence avec les quantités de composants sortis. Processus comptabilité Acompte client Export des écritures comptables Groupement des écritures comptables Ce module améliore le traitement standard, et afin de ne pas fausser la marge par commande, les acomptes sont appliqués en pied de document. Vous désirez conserver votre logiciel de comptabilité ou celle-ci est gérée par une société tierce, Héo.Négoce possède une interface qui permet d exporter en toute simplicité vos écritures comptables. Ce module améliore le regroupement des écritures comptables depuis les factures. 21
Paiements avancés Ce module permet de gérer très précisément les différentes étapes de paiement. Sa conception permet aussi de traiter des volumes importants. Le traitement de vos virements et prélèvements SEPA est intégré. Processus reporting Héo.BI Héo.BI est composé d un DataWarehouse, de cubes OLAP et d un outil d analyse. Ceci permet à chacun d analyser et de croiser ses données en fonction de ses besoins. Modules partenaires (nous avons intégré dans Héo.Négoce des modules provenant d intégrateurs d OpenERP) Déclaration d échanges de biens et de services Editions comptables Permet d effectuer vos déclarations DEB et DES. Héo.Négoce possède des éditions localisées pour la comptabilité française. A l étude Reprise de données Editions Développement du FEC (Fichier des Ecritures Comptables) Migration du module document.csv pour l intégration de vos données. Mise en œuvre de Jasper Report dans Héo.Négoce. A compter du 1er janvier 2014, toutes les entreprises ayant une comptabilité informatisée et sujettes à un contrôle fiscal devront obligatoirement transmettre à l administration une comptabilité détaillée sous le format électronique. 22
Héo.Négoce, notre réponse pour vos enjeux : Tenir vos délais pour augmenter votre CA Connaître vos prix de revient réels pour vendre au juste prix Optimiser vos achats et vos stocks pour diminuer votre BFR Maîtriser tous vos coûts pour augmenter votre rentabilité Donner des informations fiables pour faciliter vos prises de décisions 23
www.heonium.com 24 31, Parc du Golf CS 90519 13593 AIX EN PROVENCE CEDEX Tél : 09 74 76 78 21