IPAG Business School Rapport de stage de gestion 2 ème année de formation 06 Janvier 14 Mars 2014 LALLEMAND Thibault Groupe : 2S81 Stage de formation au recrutement et au placement de personnel Adecco Hôtellerie-Restauration de Montigny-le-Bretonneux (78180) Maitre de stage : Mr COURCAULT Stéphane Directeur d agence Page 1
Remerciements Avant de débuter la rédaction de ce rapport de stage, il est important de remercier les personnes qui m ont permis de réaliser cette expérience. Premièrement, je tiens à remercier mon Ecole de formation, l IPAG Business School, et tout particulièrement Magali Barkatz, notre professeur coordinateur, qui s est donné la peine de veiller à ce que ma recherche soit active, et qui à su m apporter les conseils nécessaires par rapport à mes attentes de stage. Je tiens, dans un deuxième temps, à remercier mon maitre de stage, Mr Courcault Stéphane, directeur de l agence, qui à prit beaucoup de temps à me faire découvrir son corps de métier, et qui a su me faire évoluer dans ce dernier. Pour finir, je remercie toute l équipe de l agence de Montigny-le-Bretonneux, qui m a acceuillie avec beaucoup de plaisir, et qui a pu répondre à mes interrogations avec gentillesse. Page 2
Sommaire I / Introduction II / Descriptif de stage III / Analyse de l expérience IV/ Conclusion V/ Annexes Page 3
Introduction Dans cette partie introductive, je vais vous expliquer la raison de mon choix de stage ainsi que mes attentes par rapport à ce dernier. Etant donné que ce stage a pour but de découvrir «l envers du décors» qui représente la partie gestion d une entreprise, je me suis intéressé au domaine des ressources humaines. En effet, ce secteur est professionnellement très formateur car j ai pu avoir une vision du recrutement différente, puisque pendant ces deux mois, je me suis positionné du côté du recruteur. Mon intention initiale était de découvrir ce milieu, qui m était inconnu, et d acquérir un maximum de choses pour assurer mes futurs entretiens. De plus, de nature sociable, et appréciant réellement le contact avec les gens, j ai pensé que ce secteur pouvait tout à fait me correspondre, ce qui fut effectivement le cas. Page 4
Descriptif du stage 1. Présentation de l entreprise Adecco, née en 1996, est une entreprise spécialisée dans le travail temporaire et dans l intérim. Elle est représentée à l échelle mondiale en tant que leader sur son marché. Son siège social se trouve à Lausanne, en Suisse. Elle fait donc partie du domaine d activité des ressources humaines. La particularité de cette entreprise est qu elle est repartie sectoriellement par domaine d activité. En effet, chaque agence est spécialisée dans un secteur particulier, ce dans un intérêt d effectuer les meilleurs placements de personnel ainsi que les meilleures délégations possibles. Il existe dans la région Ile-de-France, 10 agences spécialisées dans le secteur dans lequel j ai effectué mon stage à savoir celui de l hôtellerie-restauration. L agence de Montigny-le-Bretonneux, dans laquelle j ai passé ces deux mois et demi, génère un chiffre d affaires de 600 000 par mois, et est la 4 ème agence sur la région Ile-de-France en termes de poids de chiffre d affaires. Un graphique présentant la structure hiérarchique de l agence est visible en première annexe. Concernant ce secteur en particulier, on peut dire que le domaine d activité majoritaire est la restauration. En effet, on constate que la partie hôtellerie ne représente que 10% du chiffre d affaires total de ce secteur. Ce secteur est très reconnu pour le travail en intérim, et donc pour la délégation temporaire. En effet, j ai pu remarquer que énormément de personnes s adressait à nous en agence pour une demande de travail temporaire, seulement très peu étaient au courant que nous pouvions proposer des contrats moins précaires comme le CDD, ou même le CDI. L objectif du directeur de cette agence est de développer cela, surtout dans la communication pour que ce secteur de l hôtellerie-restauration soit autant reconnu pour la délégation que pour la placement de personnel. Il faut alors se reposer sur l argument que ces agences sont expertes dans ce domaine puisqu elles ne traitent que celui-là. Page 5
2. La mission Arrivé dans cette agence, je me suis positionné comme «Assistant de gestion» puisque les principales missions qui m ont été attribuées relatent du domaine de la gestion. Plus précisément, j ai eu pour mission d aider à la saisie des relevés d heures. En effet, lorsqu un intérimaire fini sa mission dans une entreprise, il doit rapporter son relevé indiquant le nombre d heures effectuées. Ainsi, pour le payer, nous devons le saisir à l aide d un logiciel de type comptable. En parallèle, la mission importante qui m a été confiée consistait à mettre en place un nouveau système concernant ces relevés d heures pour que les collaborateurs de l agence ne soient plus dans l attente de ces tryptiques sous forme papier, pour ainsi gagner du temps et de l argent. J ai alors, à l aide de mon tuteur, pensé à créer une trame, qui n est autre qu une grille «Excel». Le client, en possession de cette trame, gagne alors du temps puisqu il peut saisir les heures de plusieurs intérimaires à la fois et s en occupe plus qu une fois dans la semaine. Du côté d Adecco, grâce à cette nouvelle méthode, l agence a gagné 10 jours de délais mensuels concernant la saisie des relevés d heures. D autre part, j ai eu pour mission également de présélectionner les candidats potentiels pour une embauche, souvent par biais téléphonique mais aussi par entretien, avant de rapporter la synthèse aux responsables recrutement. Pendant ces deux mois et demi, j ai aussi été amené à effectuer certaines tâches dites de «front-office» puisque j ai aidé l équipe au planning, en réceptionnant des appels entrants pour des demandes de personnel. J étais donc à ce moment en contact direct avec les clients et les intérimaires pour pouvoir déléguer. Finalement, j ai participé pendant une journée à une opération commerciale, préparée par le directeur de zone appelée : «opération coup de poing». Chaque semaine pendant deux mois, le directeur de zone, a décidé d organiser une journée de «prospection sauvage» dans une agence différente à chaque fois pour développer le vivier de clients de la zone. Le but était aussi de créer plus de liens entre les équipes de la même zone. J ai donc participé à la journée concernant l agence dans laquelle j étais affecté, et ce fut une très bonne expérience car j étais avec le directeur de mon agence qui m a appris beaucoup de choses sur le contact commercial. Ce fut une très bonne valeur ajoutée à cette expérience. Page 6
3. La formation reçue La formation qui m a été donnée s expose autour de quatre valeurs qui sont évidemment celles du groupe Adecco, et qui sont décelables dans le quotidien de l agence dans laquelle j ai effectué mon stage. La première valeur est celle de la responsabilité. Effectivement, cette valeur est très importante chez Adecco. Lorsque je suis arrivé en agence, tout de suite, on m a expliqué qu ils attendaient de moi que je sois honnête et responsable de mes actes, quels qu ils soient puisque l erreur est humaine et qu ils pouvaient tout à fait le comprendre. Ceci ne m a pas été inculqué de manière ferme, puisque comme ils me l ont expliqué, ceci étant dans un but que je suis satisfait professionnellement et humainement de mon expérience chez Adecco. Pour que cet épanouissement puisse avoir lieu, la deuxième valeur est elle aussi très importante puisque c est celle du sens du service. C est une valeur que je peux tout à fait confirmer grâce à mon expérience puisque à n importe quel moment de la journée, je pouvais me renseigner auprès de tous les collaborateurs de l agence en étant sûr qu ils allaient prendre le temps de m expliquer ce que je voulais et sans aucun jugement. C est très agréable dans un contexte professionnel de pouvoir compter sur les autres lorsque l on ne comprend pas une chose. Cela favorise pour moi la notion d équipe et cela donne aussi envie d être serviable auprès des autres. La troisième valeur est liée à la deuxième puisque c est celle du partage. Les équipes d Adecco travaillent en totale collaboration avec des comportements guidés par la confiance et le respect mutuel. Cela rejoint ce qui a été précédemment évoqué concernant la facilité à me confier des tâches et à me faire confiance sur celles-ci. En effet, la délégation et la confiance sont des actes récurrents, ce qui est une très bonne chose pour la pérennité de l agence. Finalement, la dernière valeur que j ai pu remarquer chez Adecco au travers de cette agence, est l esprit entrepreneurial. Il est clair que j ai été poussé à développer mon esprit entrepreneurial puisque à chaque projet dont j ai pu participer, l équipe d Adecco attendait de moi que j apporte des idées novatrices, qui fassent avancer le projet. C était très enrichissant pour moi, car j ai pu tout à fait oublier que j avais le statut de «stagiaire», et au contraire l équité dans l apport de nouvelles idées a fait que je me suis investi dans ces projets. Page 7
Analyse de l expérience Intégration dans l entreprise Dès lors de mon arrivée dans cette agence, j ai pu constater une première chose : la disposition bureautique. En effet, cette dernière est loin d être anodine. Au «rez-de-chaussé» de l agence, est disposé une table prévue pour les recrutements ainsi que plusieurs chaises pour que les intérimaires puissent attendre confortablement. Face à cet espace est disposé deux bureaux, qui sont ceux des Responsables de Recrutement, qui sont alors les premières personnes qui les personnes interrogent. Derrière ces bureaux, existe un troisième bureau, qui n est autre que celui de la personne stagiaire en recrutement. On comprend tout de suite qu elle est en soutien de ces collègues d après cette disposition. A l étage, sont placés les bureaux des personnes qui travaillent en «back-office» à savoir la gestionnaire-comptable, celui de la commerciale qui travaille essentiellement par téléphone, ainsi que celui du directeur d agence. Quant au management, on peut dire que dans cette agence, il est de type «paternaliste». Le directeur applique une politique de délégation, basée sur la confiance entre collaborateurs, ce qui m a permis de m intégrer plus rapidement dans l équipe. Le contact a été très bon entre les collaborateurs de cette agence et moi-même. J ai mis en avant mon esprit volontaire et sérieux, ce qui a été apprécié. Réciproquement, j ai apprécié leur implication pour que mon stage soit formateur et agréable sur toute sa période. En revanche, j ai rencontré quelques difficultés. La première est de type matérielle puisque je n avais pas de poste informatique. J ai alors perdu du temps et fait en fonction des disponibilités ce qui m a rendu, quelques fois, la tâche difficile. La deuxième difficulté que j ai pu connaître est celle des vacances scolaires. L agence de Saint Quentin en Yvelines travaille majoritairement avec des restaurants de collectivité, ce qui signifie que pendant les périodes de vacances scolaires, leurs clients n ont pratiquement pas de besoin supplémentaire en terme de personnel. De ce fait, ce fut une période creuse dans le travail effectué. Page 8
L expérience reçue du «back-office» Cette expérience dans le «back-office» m a permis de comprendre qu il existait deux facteurs essentiels dans une entreprise : le commercial et la gestion financière. Lorsque l on sait vendre ses produits ou services et que l on sait gérer financièrement son entreprise, elle année, j ai compris toute l importance du deuxième élément. Articulation des missions dans l organisation de l entreprise Comme expliqué précédemment, l une de mes principales missions effectuées au cours de ce stage a été de transformer les relevés d heures individuels en relevés d heures collectifs. En réalisant cela, Adecco raccourcit leur délai de facturation, ce qui conduit à un gain de temps. Qui dit gain de temps, dit aussi gain d argent. En effet, cette mission a rapporté à l agence de Montigny, un gain d environ 10 000 par mois, puisque désormais, ils prennent deux fois moins de temps pour facturer leur client (de 20 à 10 jours) et donc à percevoir leur bénéfices pour les délégations du mois. Pour ce qui est des autres missions telles que la présélection téléphonique de candidats ou encore l aide au planning, la valeur que j ai ajoutée à l organisation générale de l agence est le temps ainsi que le confort de travail. En effet, lorsque j ai effectué ces tâches, mes collègues ont pu se détacher de ces dernières et prendre le temps de faire autre choses, ce qui les a beaucoup aidés. Page 9
Conclusion Ces deux mois et demi d immersion professionnelle fut une très bonne expérience professionnelle et humaine car j ai pu rencontrer des gens formidables, qui sont attachés à leur métier et qui ont gout à le transmettre. Je recommande vivement le secteur des ressources humaines si l on veut avoir une connaissance un peu plus précise du recrutement, et si l on veut connaitre l importance du «back-office». Ce que propose l IPAG Business School dans l organisation de nos stages est très intéressant. En effet, la finalité de la formation que l on reçoit grâce à nos stages correspond tout à fait à l enseignement acquis pendant l année. Si j annonce cela, c est pour exprimer le fait que j ai pu mettre en application mes compétences acquises cette année en termes de management, en termes de comptabilité et autres dans cette expérience. Cela a donné réellement un sens à ce que j étais en train d expérimenter au quotidien. Page 10
Annexe 1 : Résumé du stage Le rapport que j ai produit est un descriptif détaillé de mon intégration dans l agence, ainsi que ma production au sein de cette dernière. Afin de réaliser un résumé de cette expérience qui soit différemment expliqué et qui ne soit pas redondant, je vais présenter une «journée type» que j exerçais chez Adecco. L agence, étant ouverte de 7h à 18h, présente une organisation du personnel précise. Deux personnes étaient responsables de l ouverture, et avaient fini leur journée à 16h, tandis que deux le reste de l agence embauchait à 9h et assure la fermeture. Ceci à un intérêt dans le sens où je faisais partie de «l équipe de fermeture», et lorsque j arrivais à 9h, on faisait une réunion avec toute l équipe pour faire un point sur les éventuels soucis de la fermeture de la veille et de l ouverture de la journée. Ensuite, je faisais un point sur l avancé de mes projets avec mon tuteur, le directeur d agence, et sur les tâches qui étaient encore à effectuer. Ceci étant fait, je m entretenais rapidement avec ma collègue comptable, pour savoir l organisation de la journée. Je commençais très souvent par faire de la saisie des relevés d heures individuels à l aide du logiciel comptable qui permet d enregistrer informatiquement les prestations réalisés par les intérimaires, et par la suite de les payer. Parallèlement je prenais aussi rapidement contact avec les clients pour mettre en place le relevé d heures collectif, qui était l une de mes missions principales. Dans un esprit convivial, on déjeunait régulièrement ensemble, et à l agence. Cela fait partie de la politique d Adecco dans le sens ou les valeurs reposent sur le partage et la convivialité. L après-midi était souvent plus forte dans l intensité de travail puisque les intérimaires finissent leurs prestations aux alentours de 15h et viennent presque directement à l agence pour obtenir une mission pour le lendemain. De ce fait, soit j étais amené à aider mes collègues au planning, si besoin était, soit je remplaçais ma collègue comptable pour qu elle puisse aider les responsables recrutement au planning. Quelques après-midi étaient exceptionnelles dans l organisation puisque nous sommes allés rendre visite à des clients pendant deux après-midi, et puis la troisième journée, nous avons réalisés une journée de prospection sauvage dans la zone de notre agence. La fin de journée était plus calme dans l intensité de travail, ce qui nous permettais de plus communiquer entre nous, et de faire des tâches qu on ne pouvait réaliser en pleine journée à savoir de l archivage, du nettoyage dans le logiciel, des mises à jours clients, du phoning.. Cette organisation, même dans la plus forte intensité, était toujours menée par la bonne humeur, la collaboration, la responsabilité de chacun, et la confiance dans le travail de tous, ce qui fut une agréable et très enrichissante expérience. Page 11
Annexe 2 Structure hiérarchique de l agence Page 12