CAHIER DES CHARGES RELATIF A L AUTORISATION D EXPLOITATION DES SERVICES DU COURRIER POSTAL

AUTORITE DE REGLEMENTATION REPUBLIQUE TOGOLAISE DES SECTEURS DE POSTES ET DE Travail Liberté Patrie TELECOMMUNICATIONS ----------- --------------------- CAHIER DES CHARGES RELATIF A L AUTORISATION D EXPLOITATION DES SERVICES DU COURRIER POSTAL CHAPITRE 1: OBJET ET DEFINITIONS Article 1 er : Objet Le présent cahier des charges fait partie intégrante de l'autorisation attribuée à.. Il détermine et fixe les droits et obligations régissant les activités des opérateurs du secteur postal. L opérateur a pour mission d'exploiter commercialement le service du courrier postal, au niveau national et international, dans le respect des dispositions de la réglementation et des conditions définies au présent cahier des charges. Les activités de l'opérateur doivent répondre aux besoins des utilisateurs dans les meilleures conditions économiques et sociales pour la collectivité. Elles doivent concourir à assurer un service postal universel, à garantir les intérêts des utilisateurs et le respect du secret des correspondances, à créer les conditions d'une concurrence effective du marché des services postaux et à maintenir les intérêts de la sécurité publique. Article 2 : Définitions Les termes employés dans le présent cahier des charges ont la signification ci-après : L Administration : le Ministre chargé des postes et l'autorité de Réglementation selon les attributions qui leurs sont accordées par la loi. L'Autorisation : l'autorisation n accordée au titulaire par arrêté n./memept/cab en date du. La loi : il s'agit de la loi n 99-004 du 15 mars 1999 sur les services postaux, modifiée par la loi n 2002-023 du 12 septembre2002 et ses textes d application. Le service : le service du courrier postal. Adopté le 19 février 2003

Le service postal universel : une offre au public, sur l'ensemble du territoire national, d'un service postal minimum, d'une qualité spécifiée, à un prix abordable et ce, dans le respect des principes d'égalité, de continuité et d'universalité. Lettre : tout message écrit et adressé à une tierce personne par voie postale. Le Titulaire : tout opérateur à qui la licence est attribuée. La boîte aux lettres : boîte logée dans un bureau de poste ou à tout autre endroit, destinée à recevoir les lettres que le client expédie par voie postale. La boîte postale : boîte logée dans un bureau de poste par laquelle le destinataire reçoit ses envois. U. P. U : Union Postale Universelle. CHAPITRE 2 SERVICE DU COURRIER Article 3 : Services visés Sous réserve des exceptions prévues par la loi, le Titulaire a, au Togo, le droit d'exploiter commercialement le transport de : - lettres dont le poids n'excède pas deux (2) kilogrammes ; - paquets dont le poids n excède pas trois (3) kilogrammes ; - colis postaux d un poids maximum de vingt (20) kilogrammes. Le Titulaire définit la gamme de ses services en fonction des besoins des utilisateurs et met en œuvre les moyens de nature à satisfaire les objectifs de qualité de service et les obligations de service postal universel, le cas échéant. Le paiement par l'expéditeur des frais de transport des objets de correspondance confiés au Titulaire peut être effectué au moyen de timbres-poste, tel que défini par la loi, ou par tout autre moyen défini contractuellement entre elle et l usager. Article 4: Services postaux obligatoires Pour des raisons d'intérêt général, le Ministre chargé des postes peut, par arrêté, rendre obligatoire, après avis de l'autorité de Réglementation, la fourniture par le Titulaire, de prestations nouvelles. Cet arrêté fixe les conditions d'exécution de ces services, ainsi que les compensations financières fournies par l'état afin de permettre au Titulaire d assurer l'équilibre économique de ces services. Article 5 : Services ouverts à la concurrence Sauf en ce qui concerne les prestations de service postal universel et les services postaux obligatoires prévus à l'article 6 ci-dessus, le Titulaire définit librement l'étendue et les modalités d'offre des services qu'il propose, quand ceux-ci relèvent d'un domaine ouvert à la concurrence. Adopté le 19 février 2003 2

Tout nouveau service offert au public est porté à la connaissance de l'autorité de Réglementation dans un délai d'un mois avant sa mise en service. Le Titulaire offre ces services dans le respect des règles nationales et internationales applicables. Les modalités de répartition de charges entre les différentes catégories de services fournis par le Titulaire ne doivent pas porter atteinte aux règles de la libre concurrence. Article 6 : Interruption de services Lorsqu'en raison de circonstances exceptionnelles échappant au contrôle du Titulaire, les services publics sont interrompus ou perturbés, celui-ci prend les dispositions nécessaires en vue de rétablir le service dans les meilleurs délais. Dans ce cas, il peut temporairement limiter l'accès à certains services. Il communique au Ministre chargé des postes et à l'autorité de Réglementation les mesures prises à cet effet et les informe de leur mise en œuvre. Article 7 : Emission de timbres-poste La conception, la fabrication et l'émission de timbres-poste relève de la compétence exclusive de l' État. En conséquence, cette activité ne peut s'exercer que sur convention avec l 'État. CHAPITRE 3 : INTERCONNEXION ET CO-UTILISATION DE BOITES POSTALES Article 8 : Position dominante La Société des Postes du Togo ( SPT) est l'opérateur historique public des services postaux. Elle jouit d'une position dominante sur le marché conformément à la loi. La SPT, à ce titre, est tenue de conclure avec le Titulaire autorisé à exploiter les services postaux, et qui en fait la demande, un accord d'interconnexion et de co-utilisation de boîtes postales. Ces accords définissent et fixent les conditions générales, techniques et tarifaires de façon non discriminatoire, auxquelles la SPT s'engage à acheminer le trafic postal en provenance et à destination des réseaux d'autres exploitants autorisés, nationaux et étrangers. Article 9 : Obligation d'interconnexion Dans le cadre des accords d'interconnexion, le Titulaire est tenu d'offrir, dans des conditions non discriminatoires, des segments de ses services postaux en vue de l'interconnexion de réseaux postaux dans les conditions suivantes : - si un autre opérateur de services postaux en fait la demande et ne se trouve pas dans une position dominante sur le marché ; - si le refus de ces services entrave considérablement le jeu de la concurrence. Adopté le 19 février 2003 3

Cependant, le Titulaire peut refuser la prestation d'un service partiel s'il ne peut garantir les exigences essentielles, le fonctionnement normal de ses équipements, ou s il n'a plus de capacités disponibles. Article 10 : Co-utilisation de boîtes postales Dans le cadre des accords de co-utilisation de boîtes postales, le Titulaire est tenu, dans des conditions non discriminatoires, de permettre à d'autres sociétés de services postaux, sur leur demande, l'utilisation de ses boîtes postales. Le Titulaire ne peut refuser la demande de co-utilisation si elle est raisonnable au regard, d'une part, des besoins du demandeur, d'autre part, de ses capacités à les satisfaire. Article 11 : Publication Le Titulaire publie un catalogue décrivant une offre technique et tarifaire d interconnexion et de co-utilisation des boîtes postales soumis à l approbation de l Autorité de Réglementation. Article 12 : Information Les co-contractants soumettent les accords d'interconnexion et de co-utilisation de boîtes postales qu'ils concluent à l approbation de l Autorité de Réglementation. CHAPITRE 4 : CONFIDENTIALITE Article 13 : Principe Le Titulaire est tenu de veiller au respect du secret des correspondances. Il lui est interdit, sauf dans les cas prévus par la loi : - d'ouvrir un objet de correspondance et, - d'en révéler le contenu. Article 14 : Contrôle douanier Le Titulaire soumet au contrôle douanier, dans les conditions prévues par les Actes de l'union Postale Universelle, les envois frappés de prohibition à l'importation, passibles de droits ou taxes perçus par le service des douanes ou soumis à des restrictions ou formalités à l'entrée. Il soumet également au contrôle douanier les envois frappés de prohibition à l'exportation, passibles de droits ou taxes perçus par le service des douanes ou soumis à des restrictions ou formalités à la sortie. Les fonctionnaires des douanes ont accès aux centres de tri pour y rechercher, en présence des agents des postes, les envois, clos ou non, d'origine intérieure ou extérieure, à l'exception des envois en transit, renfermant ou paraissant renfermer des objets de la nature de ceux visés au présent article. Il ne peut, en aucun cas, être porté atteinte au secret des correspondances sauf dans les cas prévus par la loi. Adopté le 19 février 2003 4

Article 15: Responsabilités 1- Lettres et paquets ordinaires Le Titulaire n'est tenu à aucune indemnité pour perte de lettres et de paquets ordinaires. 2- Colis postaux, et envois recommandés La perte, la détérioration et la spoliation de colis postaux et envois recommandés donne droit au profit de l'expéditeur à une indemnisation proportionnelle au poids et dont les montants sont ceux fixés par les Actes de l' UPU. Le Titulaire est valablement libéré de cette responsabilité par la remise contre décharge des colis et envois recommandés à leurs destinataires ou à leurs fondés de pouvoir et des autres objets recommandés par leur remise contre décharge, soit au destinataire, soit à une personne attachée à son service ou demeurant avec lui. 3- Envois avec valeur déclarée Le Titulaire est responsable, jusqu'à concurrence d'une somme fixée par les Actes de l' UPU, sauf le cas de perte par force majeure, des valeurs insérées dans les lettres et colis postaux et régulièrement déclarées. Il est valablement libéré de cette responsabilité par la remise contre décharge des envois avec valeur déclarée au destinataire ou à son fondé de pouvoir. Article 16 : Subrogation du Titulaire Le Titulaire, lorsqu'il a remboursé le montant des valeurs déclarées non parvenues à destination, est subrogé dans tous les droits du propriétaire. Celui-ci est tenu de faire connaître au Titulaire, au moment où il effectue le remboursement, la nature des valeurs, ainsi que toutes les circonstances qui peuvent faciliter l'exercice utile de ces droits. Article 17 : Prescription Les réclamations concernant les objets de correspondance et colis postaux de toute nature ne sont recevables, quels qu'en soient l'objet et le motif, que dans le délai d'un an à compter du lendemain du jour de dépôt de l'envoi. Au delà de ce délai, aucune réclamation n'est recevable. CHAPITRE 5 : RELATIONS INTERNATIONALES Article 18: Services postaux internationaux Le Titulaire assure, dans les meilleures conditions de coût et d'efficacité, l'exploitation des services du courrier postal, dans les relations internationales, et l'exécution sur le territoire national de services de courrier au profit des services postaux étrangers ou des autres opérateurs avec lesquels il a conclu des accords. Adopté le 19 février 2003 5

Il est autorisé à conclure directement tout accord nécessaire à l'exploitation de ces services. Il négocie directement avec ses partenaires l'ouverture de nouvelles liaisons ou services, leurs conditions d'exploitation et les principes de leur comptabilisation. Il tient l'autorité de Réglementation informée des accords qu'il conclut et des dispositions qu'il prend en ces domaines. Dans les relations avec les autres services postaux, le Titulaire respecte les règles définies par les Actes de l' UPU. Article 19 : Coopération internationale Pour l'établissement ou l'exploitation de ses services, le Titulaire peut prendre toutes participations financières dans les organismes partenaires ou créer des filiales dans les conditions prévues à l'article 18 du présent cahier des charges. Article 20 : Suspension des relations Dans les échanges internationaux, lorsqu'un pays n'assure pas régulièrement le transfert des fonds nécessaires pour solder les transactions, le Titulaire est en droit d'interrompre, après accord du Ministre chargé des postes, les services correspondants, selon les règles applicables à ces échanges. Le Ministre chargé des postes notifie par arrêté motivé tout refus des propositions du Titulaire. CHAPITRE 6 : REGLES COMPTABLES ET TARIFICATION Article 21: Comptabilité générale Le Titulaire tient une comptabilité selon les principes comptables applicables au Togo. Article 22 : Comptabilité analytique Le Titulaire tient, dans sa comptabilité interne, des comptes séparés pour chacun des services autorisés. Les comptes relatifs aux services libres établissent une nette distinction entre ceux qui font partie du service postal universel et ceux qui n'en font pas partie. Cette comptabilité interne se fonde sur l'application cohérente des principes de comptabilité analytique qui peuvent être objectivement justifiés. Elle doit permettre de procéder à des analyses de coûts afin d'apprécier, par zone géographique desservie par le Titulaire, la contribution aux résultats des différents produits ou services ainsi que d'évaluer les coûts d'interconnexion et de co-utilisation de boîtes postales. Adopté le 19 février 2003 6

Article 23 : Services internationaux Le Titulaire assure la maîtrise et la responsabilité des opérations de comptabilité liées à l'exploitation des services internationaux, de même que celles relatives aux compensations des créances réciproques et aux règlements des soldes des comptes correspondants. Article 24 : Tarifs des services nationaux ouverts à la concurrence Le Titulaire fixe librement les tarifs des services, des produits et de toutes prestations ouverts à la concurrence. Il veille à l'équilibre économique et à la rentabilité de son offre de services et à l'absence de toute subvention croisée issue du secteur réservé qui fausserait la concurrence. Ces tarifs sont communiqués à l'autorité de Réglementation avant leur mise en application. L Autorité de Réglementation peut, sur justifications, demander leur réaménagement. CHAPITRE 7 : PRESENCE POSTALE Article 25 : Implantation du réseau Le Titulaire constitue, développe et exploite sur l'ensemble du territoire, un réseau d'installations et de dessertes destiné à fournir l'ensemble des services pour lesquels la présente Autorisation lui a été donnée. Le réseau est constitué : - de bureaux de poste et autres points de vente ou de distribution où les utilisateurs de services de courrier postal opèrent librement.; - d' équipements en libre-service ; - de services à domicile. Le Titulaire détermine les formes de sa présence sur le territoire en tenant compte notamment des évolutions démographiques, sociales et économiques, des besoins des utilisateurs et des projets d'aménagement envisagés, de ses obligations au titre du service postal universel et de prestations de services postaux. Article 26: Conditions d'accès Dans ses points de vente, le Titulaire prend toute mesure facilitant et organisant les conditions d'accès à ses différentes prestations. Il met notamment à la disposition du public, de manière précise et accessible, toutes les informations relatives à la localisation, à l'utilisation et au développement de ses services. Il met à la disposition de ses utilisateurs, en fonction de leurs besoins et de ses possibilités d'exploitation, les moyens et équipements permettant d'utiliser les services qu'il offre. Adopté le 19 février 2003 7

Article 27 : Ouverture du réseau Dans le but d'offrir aux utilisateurs un large éventail de prestations annexes à ses prestations propres, d'assurer la polyvalence de son réseau et d'en garantir le développement, le Titulaire peut, soit dans son domaine d'activité, soit hors de ce domaine : - ouvrir l'accès de son réseau à ses filiales. Cette mise à disposition se réalise dans le cadre de conventions qui précisent notamment les conditions de rémunération du Titulaire ; - conclure avec d'autres partenaires des accords de distribution ou de prestations de services. CHAPITRE 8 : RELATIONS AVEC LES UTILISATEURS Article 28 : Qualité de service Le Titulaire veille à assurer la meilleure qualité de service, conformément à la réglementation en vigueur. Cette qualité de service fait l'objet de contrôles périodiques par l'autorité. Le Titulaire fixe les horaires d'ouverture au public, l'implantation des points de vente et définit les conditions de fourniture de ses produits et services, en tenant compte notamment des besoins des utilisateurs. Il veille à ce que le développement des nouvelles technologies dans les domaines d'activités couverts par lui favorise l'exercice de la liberté de communication, tout en préservant les garanties essentielles concernant la vie privée des utilisateurs. En particulier, il prend toute mesure pour assurer ou faire assurer par ses agents le secret des correspondances et la protection de la vie privée. Dans le cas où le Titulaire serait amené à proposer un de ses services par l'intermédiaire d'un autre réseau de distribution que le sien, la convention qu'il conclut avec le gestionnaire de ce réseau précise les conditions dans lesquelles sont assurées les relations avec la clientèle. Article 29 : Délai d'acheminement Les normes de qualité prévues à l'article 28 du présent cahier des charges visent en particulier les délais d'acheminement ainsi que la régularité et la fiabilité des services postaux. Les délais d'acheminement sont calculés de bout en bout selon la formule "j+n", j représentant la date de dépôt et n, le nombre de jours ouvrables qui s'écoulent entre cette date et la remise au destinataire de l'objet qui lui est destiné. Les normes de service à atteindre par le Titulaire sont les suivantes : Courrier ordinaire - local : J+1 - régional : J+2 - national : J+3 La norme de fiabilité est fixée à 90 %. Adopté le 19 février 2003 8

Courrier express - local : J+0 - régional : J+1 - national : J+2 La norme de fiabilité est fixée à 95%. Article 30 : Informations aux utilisateurs Le Titulaire met à la disposition des utilisateurs, de manière précise et accessible, toutes les informations utiles sur les prestations offertes, notamment les conditions générales de vente ou de fourniture des produits et services ainsi que leur mode d'accès, les tarifs et les plans d acheminement du courrier. Il prend toute mesure en vue d'une large diffusion de ces informations, notamment par affichage dans les bureaux de poste et les points de vente. S agissant des services de courrier express, le Titulaire est tenu de fournir aux clients les informations relatives à la distribution de leurs envois. Toute modification apportée aux conditions d'offre des produits et services doit être portée à la connaissance de l'autorité de Réglementation pour approbation avant l entrée en vigueur de la modification. Article 31 : Restriction des services Lorsque, pour des raisons techniques, le Titulaire est contraint de restreindre de façon durable, ou de suspendre les services habituellement offerts, il en informe le plus rapidement possible le Ministre chargé des postes, l'autorité de Réglementation, les autorités locales et les utilisateurs. Article 32 : Règlement des différends entre les utilisateurs et le Titulaire En cas de différend entre un utilisateur et le Titulaire, le litige est porté devant l'autorité de Réglementation pour conciliation. En cas d'échec de la conciliation, les parties peuvent saisir les juridictions nationales compétentes. Article 33 : Règlement des différends entre opérateurs En cas de différend entre le Titulaire et un autre opérateur de services postaux, le litige est porté devant l'autorité de Réglementation pour arbitrage. La décision s'impose aux parties qui peuvent interjeter appel auprès de la chambre administrative de la Cour d'appel. Article 34 : Concertation Le Titulaire développe une concertation active avec les organisations représentant les utilisateurs dans le cadre de structures nationales, régionales et locales. Il organise des consultations régulières en vue de recueillir l'avis des utilisateurs sur l'évolution des besoins et la meilleure façon de les satisfaire. Adopté le 19 février 2003 9

CHAPITRE 9 : DISPOSITIONS COMMUNES Article 35: Défense nationale et sécurité publique Le Titulaire prend, conformément aux directives du Ministre chargé des postes, toute mesure rendue nécessaire par des exigences de défense nationale et de sécurité publique. A ce titre, il : - effectue toute opération considérée comme indispensable à la continuité de l'action gouvernementale; - assure la sécurité des envois qui lui sont confiés; - protège ses installations contre toute agression lorsque ces envois se trouvent encore dans ses locaux. D'une manière générale, il exécute toute mission nécessaire au maintien des activités essentielles de la nation. A cet effet, il met en œuvre les moyens demandés par les autorités gouvernementales et leurs représentants territoriaux dans le cadre des plans de secours. Article 36 : Exigences particulières En cas de nécessité liée à la défense nationale et à la sécurité publique, le service peut être interrompu sur ordre de l Administration dans les conditions fixées par la législation en vigueur. Article 37 : Recherche et développement Le Titulaire élabore et conduit des programmes de recherche destinés à faire bénéficier les utilisateurs des progrès techniques et à assurer la compétitivité de ses activités. Ces études, recherches et développement couvrent, en particulier, les domaines de la manipulation et du traitement des objets, de la reconnaissance des formes, du traitement des images, du courrier électronique, de la monnaie électronique et, plus généralement, des techniques de communication. CHAPITRE 10 : RELATIONS DU TITULAIRE AVEC L'ADMINISTRATION Article 38 : Organisation générale Le Titulaire est seul responsable vis-à-vis de l'administration du bon fonctionnement de son réseau et du respect des obligations liées à l'autorisation dont il bénéficie. Article 39: Obligation d'information vis-à-vis de l'autorité de Réglementation Le Titulaire se conforme à son obligation d'information à l'égard de l'autorité de Réglementation, conformément à la loi et au présent cahier des charges. Il fournit à Adopté le 19 février 2003 10

l Autorité de Réglementation, à tout moment et sur sa demande, tout document jugé utile pour les besoins des activités de l Autorité de Réglementation. En outre, il est tenu de communiquer notamment : - les renseignements statistiques du trafic du courrier à la fin de chaque trimestre ; - les états financiers certifiés de sa société, quatre mois après la clôture de l exercice, soit le 30 avril au plus tard; - la grille tarifaire ainsi que les plans d acheminement en cas de modification. Article 40: Contrôle Le Titulaire doit coopérer avec les représentants autorisés de l'autorité de Réglementation dans leurs activités d'enquête et de contrôle du respect de la loi et des dispositions du présent cahier des charges. Ainsi, aux fins de l exercice de ses fonctions en vertu de la loi et sous réserve des dispositions de celle- ci, l Autorité de Réglementation, ou toute personne ayant son mandat, peut, sans préavis, avoir accès aux locaux, points de vente, installations, livres comptables et autres documents du Titulaire durant les heures normales d ouverture des bureaux. Article 41: Modification et amendement Le présent cahier des charges peut faire l'objet d'une modification ou d'un amendement avant le terme de l'autorisation, soit d un commun accord entre les parties, soit unilatéralement par le Ministre pour des raisons d intérêt général. Article 42: Durée et renouvellement de l'autorisation La durée de l'autorisation est de 5 ans renouvelable. Lors du renouvellement, des modifications, y compris la durée de l'autorisation, pourront être apportées au présent cahier des charges. Toutefois, ces modifications éventuelles doivent être décidées d'un commun accord entre l'administration et le Titulaire. Article 43 : Sanctions En cas d'inobservation des dispositions du présent cahier des charges, le Titulaire sera soumis aux sanctions prévues par la loi et ses textes d'application. Fait à Lomé le Pour le Titulaire Le Directeur Général Pour l'autorité de Réglementation Le Directeur Général Adopté le 19 février 2003 11