Livre blanc Archivage d'entreprise: au-delà de l'e-mail Par Jason Buffington, analyste senior ; et Monya Keane, analyste de recherche Mai 2014 Ce livre blanc ESG est parrainé par Symantec et distribué sous licence ESG.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 2 Table des matières Introduction : L'archivage d'entreprise ne concerne pas simplement les e-mails... 3 Intérêt de l'archivage pour les entreprises... 3 Optimisation des performances... 3 Optimisation de l'empreinte... 4 Quand peut-on véritablement parler l'archivage?... 5 Changements anticipés pour les processus d'archivage... 6 Conformité réglementaire, conformité informatique... 6 Investigation informatique (e-discovery)... 7 Suppression... 8 Valeur métier de l'archivage... 9 Exploiter le «potentiel positif de l'archivage» pour trouver des financements... 11 Symantec Enterprise Vault... 11 Enfin, toute la vérité... 12 Toutes les marques citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Les informations figurant dans cette publication proviennent de sources qu'esg (Enterprise Strategy Group) considère comme fiables, mais ESG n'offre aucune garantie quant à leur exactitude. Cette publication peut comporter des informations relatant les opinions propres à ESG et susceptibles de changer occasionnellement. Enterprise Strategy Group, Inc. détient les droits de cette publication. Toute reproduction ou diffusion intégrale ou partielle, que cela soit sur copie papier ou au format électronique ou autre, destinée à une personne non autorisée à la recevoir, sans l'accord expresse d'enterprise Strategy Group, Inc., est une violation de la loi américaine relative au copyright, qui est passible de poursuites pouvant entraîner des dommages-intérêts et, le cas échéant, une condamnation pénale. Si vous avez des questions, contactez le service de relations clientèle d'esg (ESG Client Relations) au numéro suivant : +1 508 482 0188.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 3 Introduction : L'archivage d'entreprise ne concerne pas simplement les e-mails Pour un certain nombre de professionnels de l'informatique, l'archivage concerne essentiellement les e-mails et sert principalement à assurer la conformité réglementaire. Rien ne saurait être plus éloigné de la vérité. En tant que processus de gestion des données, l'archivage présente un large éventail d'avantages opérationnels, allant bien audelà des seuls impératifs de conformité réglementaire. Ajoutons que d'autres types de données (fichiers et enregistrements de base de données, en particulier) peuvent bénéficier autant, sinon plus, que les e-mails de la mise en place d'un processus d'archivage robuste. Intérêt de l'archivage pour les entreprises Le terme «archives» revêt aujourd'hui au moins trois définitions pour les informaticiens (ces différentes définitions reflétant des considérations qui pourront être d'ordre tactique ou stratégique), à savoir : «Archivage = stockage sur bande.» Les professionnels de la sauvegarde de données auront vraisemblablement déjà entendu la formule «on sauvegarde sur disque, et l'on archive sur bande» En d'autres termes, le disque serait un support de récupération rapide et granulaire, tandis que la bande permettrait la conservation des données à long terme. Cette définition est sans doute correcte sur un plan strictement technique, mais elle n'est plus tout aussi valide aujourd'hui qu'elle ne pouvait l'être il y a quelques encore années. «Archivage = nettoyage/migration.» Les informaticiens associent également la notion d'archivage à la tâche consistant à extraire les données anciennes ou devenues inutiles, qui seront ensuite transférées depuis les baies de production coûteuses vers des supports de stockage dont l'exploitation revient moins chère. Cette activité permet de réduire le fardeau exercé par ces données stagnantes sur le stockage primaire, de manière à libérer ces capacités pour accommoder des données plus récentes ayant un impact métier plus important. La suppression des données anciennes et inutilisées de l'infrastructure de stockage primaire permettra en outre d'améliorer les performances des serveurs de production sur le plan de la mise en cache. Cela permet également d'améliorer l'environnement de sauvegarde, dans la mesure où il n'est plus nécessaire de sauvegarder en permanence des données qui n'évoluent plus. Le nettoyage des données est assurément une tâche importante, mais il ne saurait justifier à lui le déploiement d'un système d'archivage dans une entreprise. «Archivage = conservation des données.» Nous touchons ici à une définition plus exacte : l'archivage consiste en effet à assurer la conservation des données (au lieu de simplement les nettoyer et pour les transférer vers un autre emplacement). Notons que cette définition n'exclut pas nécessairement les deux premières : elle présente simplement l'avantage de souligner plus clairement la véritable valeur de l'archivage pour l'entreprise. La bande a un rôle à jouer dans la conservation à long terme. Le nettoyage et la migration sont des pratiques importantes en matière d'archivage. Mais ces deux points ne permettent pas d'expliquer, en eux-mêmes, pourquoi l'archivage est indispensable. Optimisation des performances L'INTÉRÊT DE L'ARCHIVAGE dépasse le simple cadre de la conformité. Et les organisations IT doivent étendre leurs pratiques d'archivage au-delà de leurs messageries e-mail. D'une façon ou d'une autre, la performance de la structure de stockage sous-jacente aura nécessairement une incidence sur la plupart des applications. Une performance de stockage médiocre exercera une contrainte, tandis qu'une stratégie d'archivage adéquate permettra presque certainement d'améliorer la performance du stockage primaire. et, par ricochet, celle des applications. Pour certaines applications, les améliorations de performance sont même substantielles, dans la mesure où les données qu'elles génèrent/utilisent sont nettoyées de façon plus régulière, tandis que les données stagnantes sont
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 4 supprimées. Ajoutons, bien entendu, que si les données stagnantes ne sont plus conservées sur l'infrastructure de stockage de production, elles finiront par être également retirées du stockage secondaire (dédié à la sauvegarde), dont la performance se trouvera par conséquent également améliorée. La copie des données est une tâche de «préservation», tandis que le déplacement des données est une tâche de «nettoyage». La figure 1 illustre la prévalence des pratiques de copie de données par rapport à la migration, et laisse apparaître une diversité quelque peu déroutante des approches et pratiques. Plus de la moitié des informaticiens sondés par ESG (63 %) indiquent qu'ils déplacent leurs données. 1 Figure 1. Quel type d'archivage votre entreprise pratique-t-elle? Parmi les énoncés suivants, lequel reflète le mieux le processus généralement employé par votre entreprise pour le stockage à long terme de ses informations? (pourcentage de répondants, N = 353) Ne sait pas 1% Nous faisons simplement une copie des données, puis nous les conservons à long terme 36% Nous transférons les données des systèmes primaires/de production vers les systèmes secondaires/tertiaires 63% Source: Enterprise Strategy Group, 2014. Par ailleurs, lorsque ESG demande à des informaticiens comment ils optimisent l'empreinte globale de leurs infrastructures de stockage primaires/secondaires/tertiaires, les trois réponses les plus fréquemment citées révèlent que le nettoyage du stockage n'estpas la méthode d'optimisation la plus courante. Les résultats de l'enquête indiquent en effet que 61 % des répondants ont recours à la compression de données sur le stockage primaire ; 53 % au nettoyage des données : et 50 % à la hiérarchisation des données au sein de l'environnement. Si de telles mesures sont tout à fait acceptables sur le plan opérationnel, elles restent toutefois insuffisamment complètes si l'on se place dans la stricte perspective de l'archivage. Optimisation de l'empreinte La hiérarchisation des données consiste essentiellement à transférer les informations les plus anciennes de la baie de disques vers une architecture de stockage moins coûteuse. Il n'est pas nécessaire de disposer de produits entièrement distincts ou de mettre en place des politiques spécifiques pour effectuer une telle opération. On peut en fait considérer que la hiérarchisation est une méthode «paresseuse» pour réduire l'empreinte informatique. Une telle approche revient tout simplement à améliorer l'organisation du stockage dans les baies de disque. À terme, pourtant, même les structures de stockage les moins chères finiront par se remplir. La plus grande lacune de 1 Source : ESG Research Report, Backup and Archiving Convergence Trends, avril 2014. Tous les graphiques et statistiques présentés dans ce livre blanc sont issus de ce rapport de recherche ESG.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 5 cette approche reste toutefois le fait qu'elle ne permet pas d'atteindre un objectif essentiel du nettoyage : la préservation. Les recherches conduites par ESG montrent que les entreprises qui nettoient leurs données sont celles qui parviennent à optimiser de façon notable leur empreinte : 26 % des répondants indiquent qu'ils constatent une amélioration des performances de leur stockage primaire et de leurs applications, et 23 % rapportent une réduction de la consommation des capacités de stockage primaire (les plus onéreuses). Les autres avantages cités par les entreprises qui transfèrent leurs données à des fins de conservation/référence à long terme incluent notamment l'amélioration de l'environnement de sauvegarde (12 %), la réduction des capacités de sauvegarde (11 %), et même la réduction de la consommation d'électricité et de ressources de refroidissement par les systèmes de stockage primaire (5 %). Les bénéfices de cette approche pour l'infrastructure de stockage primaire ont eux-mêmes un impact positif sur les applications. Les bénéfices pour le stockage primaire sont également liés au fait que les données qui y sont détenues sont nettoyées de façon plus régulière. Quand peut-on véritablement parler l'archivage? Ainsi que nous l'avons précédemment mentionné, bon nombre d'informaticiens tendent à restreindre l'archivage au stockage sur bande et aux activités liées à la migration (soit, dans ce cas, le nettoyage visant à purger les données anciennes ou inutilisées). Pourtant, si l'on veut expliquer de la façon la plus utile et la plus précise en quoi consiste une «véritable structure archivage», on doit aborder la création et l'utilisation d'une structure de rétention. On ne peut en effet véritablement parler d'archivage que lorsqu'une entreprise stocke ses données en fonction de leur contenu ou de leurs attributs (en se basant par exemple sur l'intérêt d'un fichier pour un processus métier ou sur la classification d'un e-mail du point de vue réglementaire), plutôt que sur des critères arbitraires tels que la date de création ou le dernier accès. On ne peut véritablement parler d'archivage que lorsque les données sont gérées de manière rationnelle, selon des modalités similaires à celles qui sont appliquées pour le traitement des documents papier destinées à être conservés à long terme. Ainsi par exemple, les entreprises préservaient des copies papier de leurs documents financiers les plus importants en respectant des normes de qualité beaucoup plus rigoureuses que pour la conservation des factures courantes, des vieux menus de la cafétéria ou d'autres documents pareillement éphémères. À l'inverse d'une telle approche, les pratiques de sauvegarde informatique sont souvent restreintes à la copie ou au transfert des données sur la base d'une politique de conservation essentiellement fondée sur les dates. Les considérations qualitatives concernant la nature des informations sont alors presque totalement écartées, hormis peut-être le volume de stockage ou le chemin du répertoire. L'archivage consiste essentiellement à stocker un sous-ensemble de données en utilisant comme critère un aspect des données elles-mêmes, cela pouvant être un processus opérationnel, une condition réglementaire, un mandat interne, etc. L'archivage ne saurait se résumer à dire : «Je stocke ces données parce que j'en fais une copie, qui expirera dans sept ans.» Un véritable archivage sera plutôt LES MEILLEURES PRATIQUES D'ARCHIVAGE ne considèrent plus les données comme une matière informe, que l'on peut traiter de façon globale dans le cadre d'un processus de hiérarchisation étant uniquement fondé sur la date ou sur d'autres critères tout aussi simplistes : elles consistent au contraire à assurer la préservation des informations en adoptant une approche qui tient compte de la valeur des données. résumé par l'approche suivante : «Je stocke ces données car elles sont importantes pour l'entreprise ou parce que cela nous permet d'assurer notre conformité opérationnelle ou légale.» Les meilleures pratiques d'archivage ne considèrent plus les données comme une matière informe, que l'on peut traiter de façon globale dans le cadre d'un processus de hiérarchisation étant uniquement fondé sur la date ou sur d'autres critères tout aussi simplistes : elles consistent au contraire à assurer la préservation des informations en adoptant une approche qui tient compte de la valeur des données.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 6 Changements anticipés pour les processus d'archivage Les messages e-mail, les données de fichiers et les bases de données sont tous pris en compte par les pratiques d'archivage actuelles, quoique avec des degrés d'attention divers. Selon les recherches menées par ESG (cf. figure 2), ce sont les fichiers de données qui sont actuellement archivés le plus fréquemment (plus souvent que les e-mails). Selon les prévisions d'esg, on devrait cependant assister, au cours des mois et années à venir, à un nivellement des fréquences d'archivage pour ces trois types de contenu. Figure 2. Processus formels déployés pour le stockage des données à long terme, par type de contenu Parmi les types de contenu suivants (fichier, e-mail, base de données), lesquels sont couverts, dans votre entreprise, par des processus formels et des technologies spécifiques dans une optique de conservation de l'information à long terme? (pourcentage Oui, nous utilisons actuellement des processus et des technologies dédiés pour assurer le stockage de ce type de contenu à long termes Non, mais nous prévoyons de mettre en œuvre, au cours des 6 prochains mois, des processus et des technologies dédiés pour assurer le stockage de ce type de contenu à long terme Non, mais nous prévoyons de mettre en œuvre, au cours des 6 prochains mois, des processus et des technologies dédiés pour assurer le stockage de ce type de contenu à long terme Fichiers 94% 4% 1% Base de données 83% 13% 3% E-mail 78% 17% 3% 2% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Conformité réglementaire, conformité informatique Source : Enterprise Strategy Group, 2014. Dans la plupart des cas, la mission des responsables de la conformité est essentiellement liée à la nécessité de conserver des copies des documents de l'entreprise. En d'autres termes, la conformité ne procède pas d'une exigence technologique, mais tout simplement de considérations de bon sens. Une entreprise conserve des copies de ses données pour les mêmes raisons que les particuliers conservent des copies de chèques annulés ou de leurs déclarations fiscales : cela est tout simplement prudent. La conformité réglementaire est une exigence légale, qui rend obligatoire des comportements qui seraient de toute façon adoptés par toute personne responsable. La raison pour laquelle de telles exigences sont généralement imposées est, au moins en partie, que certaines personnes ont fait preuve d'irresponsabilité en n'ont pas pris les mesures qui s'imposaient. Cela étant dit, dans un environnement d'entreprise, la conformité est liée au respect d'uneobligation réglementaire ou d'une exigence liée à une politique informatique interne à l'entreprise. La conformité réglementaire est liée à des exigences externes, qu'il s'agisse des lois nationales ou des réglementations imposées pour une instance de régulation sectorielle. La conformité aux politiques IT internes sera, pour sa part, généralement liée aux exigences imposées par le directeur financier ou le directeur de l'exploitation concernant les modalités de conservation des données. Il existe en général des chevauchements entre ces deux domaines de conformité, mais cela n'est pas toujours le cas.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 7 Dans de nombreux cas, la justification principale de la conservation des données (autre que la nécessité de passer les inspections d'audit) est d'assurer la préparation de l entreprise en cas d'investigation informatique (e- Discovery). Dans le cadre d'une procédure de contentieux, l'entreprise pourra en effet être tenue de produire ou divulguer certaines informations électroniques. Investigation informatique (e-discovery) L'investigation informatique (e-discovery) pourrait n'être qu'un simple thème de débats entre juristes, si elle n'était pas devenue une capacité informatique aussi critique au sein des entreprises. Au total, 78% des informaticiens sondés par ESG indiquent que leur entreprise a dû mobiliser ses capacités d'e-discovery internes au cours des deux dernières années dans le cadre d'un problème juridique ou de conformité (cf. figure 3). On voit donc que les capacités d'e-discovery sont aujourd'hui une nécessité. Figure 3. Procédures de justice/inspections réglementaires ayant nécessité une recherche/récupération de documents électroniques D'après de ce que vous savez, votre entreprise a-t-elle fait l'objet d'une procédure de justice ou d'une inspection réglementaire ayant nécessité une recherche et/ou la récupération de documents électroniques au cours des 24 derniers mois? (pourcentage d Non 20% Ne sait pas 3% Oui, mais je n'étais pas directement concerné par ces situations 15% Oui, et j'étais directement concerné par ces situations 62% Source : Enterprise Strategy Group, 2014. Il est en fait possible que la généralisation de solutions d'e-discovery ait engendré, par elle-même, une extension de ces pratiques, en encourageant les instances de réglementation et les juristes à exiger des demandes d'information, exerçant ce faisant d'autant plus de pression sur les environnements d'archivage. Près de la moitié des entreprises sondées dans le cadre de l'enquête ESG indiquent qu'elles ont eu à traiter au moins 50 requêtes d'investigation informatique en 2013, soit au moins une fois toutes les deux semaines (cf. figure 4).
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 8 Figure 4. Nombre de requêtes/affaires juridiques et réglementaires traitées en 2013 D'après ce que vous savez, combien de requêtes/affaires juridiques et réglementaires votre entreprise a-t-elle eu à traiter en 2013? (pourcentage de répondants, N = 221) 35% 30% 27% 29% 25% 22% 20% 15% 13% 10% 5% 0% 8% 3% 0% De 1 à 25 De 26 à 50 De 51 à 100 De 101 à 200 De 201 à 300 Plus de 300 Ne sait pas Ces requêtes ne portaient pas uniquement sur des messages e- mail. Les informations les plus fréquemment sollicitées sont en fait les enregistrements de base de données et les états financiers (cités par 57 % des personnes interrogées), suivis de près par les e-mails et pièces jointes (56 %). Un grand nombre de requêtes portent sur les factures et autres informations contenues dans les dossiers client (49 %), les documents relatifs au fonctionnement général des bureaux (48 %), les images numériques (42 %), les enregistrements d'appels téléphoniques et autres fichiers audio (39 %), les messages instantanés (35 %), et les fichiers vidéo (34 %). Source : Enterprise Strategy Group, 2014. Certaines de ces requêtes d'investigation informatique porteront vraisemblablement sur les bases de données (les informations n'ont pas été correctement financières étant souvent structurées au sein de bases de données). conservées). Ajoutons que ces requêtes portent un large éventail de données de fichiers non structurées, soulignant une nouvelle fois à quel point l'archivage ne concerne pas simplement les e- mails. Si une entreprise ne dispose pas d'une solution e-discovery adéquate, elle risque d'être incapable de localiser une grande partie des informations dont elle pourrait avoir besoin (ou de compliquer inutilement la recherche des informations qui n'ont pas été correctement conservées). Suppression L'ARCHIVAGE NE CONCERNE PAS SIMPLEMENT LES E-MAILS Si une entreprise ne dispose pas d'une solution e-discovery adéquate, elle risque d'être incapable de localiser une grande partie des informations dont elle pourrait avoir besoin (ou de compliquer inutilement la recherche des informations qui Si le nettoyage des données dans l'infrastructure de stockage primaire et la conservation des données à long terme sont indiscutablement des tâches importantes, la suppression des données ne saurait pas être négligée dans la mise en place d'une approche robuste en matière d'archivage. Une organisation informatique doit savoir précisément combien de temps ses données doivent être conservées et établir clairement quand et comment celles-ci doivent être supprimées. Sans quoi les données seront tout simplement stockées indéfiniment... jusqu'à ce que l'entreprise décide tout simplement d'en supprimer au moins une partie. Pourtant, même à ce stade, la détermination des données à
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 9 supprimer peut s'avérer complexe, en raison notamment des exigences (parfois) contradictoires imposées par les différentes instances de réglementation eu égard à la conservation des informations. Si certains documents doivent indiscutablement être conservés éternellement, la plupart des données voient leur valeur décliner avec le temps et sont soumises à des obligations légales de conservation ne dépassant pas quelques années. En mobilisant des bonnes pratiques dans les domaines à la fois du nettoyage du stockage et de la conformité juridique, une organisation informatique peut mettre en place une politique juridiquement défendable, qui permettra d'aligner les exigences de conservation sur les caractéristiques des données. La mise en place d'un programme ou d'une politique juridiquement défendable pour la suppression des données est importante dans la mesure où : La réduction des volumes de stockage permet d'abaisser à la fois les dépenses d'exploitation et les dépenses d'investissement. Si elles sont opérées régulièrement et dans un cadre juridiquement conforme, les opérations de suppression -même limitées- peuvent faciliter la gestion de l'archivage et permettre aux responsables IT de reporter les investissements envisagés dans des structures de stockage supplémentaires. Tout élément détenu par l'entreprise, bien qu'elle ne soit pas juridiquement tenue de le faire, représente un risque potentiel du point de vue en cas d'investigation informatique. Toute donnée inutilement conservée pourrait en effet être utilisée à votre encontre dans le cadre d'une procédure de justice ou d'un contrôle réglementaire. La politique de suppression des données doit être claire, cohérente et parfaitement documentée. Toute suppression qui ne serait pas clairement liée à une politique formelle de l'entreprise pourrait en effet être interprétée comme une tentative délibéré par l'entreprise d'éliminer des informations compromettantes. Il n'en reste pas moins qu'en minimisant les volumes d'informations conservés, une entreprise réduit également la probabilité que quelqu'un finisse par trouver un élément justifiant une quelconque procédure de justice. Une politique de suppression juridiquement défendable permet de réduire les risques et est, à ce titre, parfaitement justifiée sur le plan économique. Plus de la moitié des entreprises sondées par ESG (55 %) disposent d'une politique formelle pour la suppression des données. Si l'on peut se réjouir d'un tel résultat, l'enquête montre pourtant également que 36 % des entreprises sondées éliminent leurs données sur une base ponctuelle uniquement, et que 9 % d'entre elles ne suppriment jamais leurs données. Valeur métier de l'archivage L'archivage n'est pas une solution ponctuelle : c'est au contraire une fonction d'entreprise qui doit être fondée sur des bonnes pratiques, des règles appropriées et une technologie adaptée. Arrêtons-nous un instant sur la remarque suivante : si votre objectif métier/technique était une récupération rapide des données, vous utiliseriez une solution de copie instantanée (snapshotting). Si votre objectif était de conserver vos données pendant une période déterminée, vous utiliseriez une solution de sauvegarde/réplication. Quel que soit votre objectif en matière de protection des données, vous aurez presque toujours un choix de produits adaptés à vos besoins : il vous suffit de définir précisément votre objectif, d'identifier la catégorie de logiciel/matériel la plus appropriée, et de choisir vos solutions parmi les offres des différents fournisseurs. Les technologies d'archivage présentent une multiplicité d'avantages métier, et c'est paradoxalement la raison pour laquelle elles sont parfois négligées : chacun, au sein de l'entreprise, espère que quelqu'un d'autre s'en chargera. Les entreprises doivent au contraire reconnaître le fait que les initiatives d'archivage bénéficient à un grand nombre de leurs services ; et si la responsabilité de leur déploiement doit sans doute effectivement être confiée au département IT, il est toutefois important qu'elles soient également soutenues (voire cofinancées) par d'autres services. La recherche de la solution la plus adaptée aux besoins sera forcément payante. Les justifications de l'archivage sont innombrables. Une solution d'archivage à long terme présente un large éventail de bénéfices pour l'entreprise.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 10 Selon les personnes sondées dans le cadre de l'enquête ESG, les principaux avantages du stockage d'informations à long terme incluent notamment : La mise en conformité avec les réglementations en matière de conservation des documents. L'amélioration des conditions d'accès à l'information par les utilisateurs finaux (facilitation de la gestion des connaissances et renforcement de la business intelligence). Le soutien assurée aux activités de contentieux (renforcement des capacités de l'entreprise à fournir les informations électroniques demandées dans le cadre d'une procédure légale). La réduction des coûts et délais associés à la restauration des données en cas de désastre ou panne. Le respect des politiques internes en matière de gestion documentaire. Rappelons ici que, par définition, une structure d'archivage de qualité doit être capable, à un certain niveau, de comprendre les caractéristiques des données qu'elle contient. Il ne s'agit pas d'un simple «conteneur» que l'on remplirait de bits et octets de façon aléatoire. Les meilleures archives bénéficient d'une grande richesse fonctionnelle en termes de catalogage, d'indexation et de recherche de contenu, si puissantes qu'elles permettent en général de trouver un fichier stocké dans une archive à long terme plus rapidement qu'un élément détenu dans un simple système de fichiers ou une messagerie Exchange. Les efforts d'archivage produisent des avantages tangibles : les entreprises qui ont déjà déployé une solution d'archivage rapportent aujourd'hui des bénéfices dans de nombreux domaines (cf. figure 5). Figure 5. Avancées permises par la mise en place d'une solution de stockage à long terme Parmi les avantages suivants, lesquels votre entreprise a-t-elle réalisés suite à la mise en place d'une solution de stockage à long terme? (Pourcentage des répondants, N = 353, réponses multiples acceptées) Amélioration de la conformité aux réglementations en matière de conservation de documents Amélioration de la gestion des ressources de stockage Amélioration de la performance des systèmes primaires Amélioration des conditions d'accès à l'information pour les utilisateurs Amélioration de la performance de sauvegarde grâce à la réduction des quantités de données à sauvegarder Capacité à préserver des informations en réponse à des obligations légales/à des procédures de Amélioration de la capacité à conserver, puis à purger, les données conformément à nos politiques de Réduction des coûts et délais associés à la restauration des données en cas de désastre ou panne. Capacité à soumettre des informations électroniques plus rapidement et avec plus de précision en réponse La mise en place de notre structure de stockage à long terme n'a produit aucun bénéfice 0.01 0.47 0.46 0.45 0.43 0.42 0.41 0.4 0.36 0.35 0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 Source : Enterprise Strategy Group, 2014.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 11 Exploiter le «potentiel positif de l'archivage» pour trouver des financements Comme le montre l'enquête ESG, il existe une multitude de bonnes raisons de mettre en place une solution d'archivage efficace. Les impacts positifs seront ressentis dans de nombreux domaines au sein de l'entreprise. Considérons les choses de la façon suivante : lorsqu'une organisation IT veut améliorer son environnement en déployant une nouvelle solution de sauvegarde, la décision d'achat qu'il faut opérer est, en fin de compte, essentiellement de nature tactique. Il suffira en général au responsable IT chargé du projet de contacter un ou deux interlocuteurs internes pour obtenir les budgets nécessaires à l'acquisition des logiciels ou équipements de sauvegarde souhaités. Il en ira de même pour le stockage, les applications, etc. On peut le regretter, mais c'est la réalité. L'archivage, en revanche, est une plateforme de gestion de données qui présente des avantages métier multiples, qui profiteront à un large éventail d'initiatives et de départements au sein de l'entreprise. L'archivage se caractérise par la grande diversité à la fois de ses justifications préalables et de ses impacts positifs une fois mis en place. Il pourra donc être judicieux, pour les responsables IT qui cherchent à acquérir une solution d'archivage, de chercher à élargir la promotion de leur initiative (recherche de financements et de soutiens et parrainages au sein de l'entreprise) auprès d'un plus grand nombre d'entités et de responsables qu'ils ne le feraient sans doute pour une solution de sauvegarde traditionnelle. Compte tenu de l'importance de l'archivage pour la gestion des risques et de la conformité, une telle solution pourrait même susciter une attention particulière de la part de la haute direction. Symantec Enterprise Vault Symantec est probablement l'entreprise de logiciels la plus réputée au monde dans le domaine de la protection des données, avec une offre très vaste comprenant notamment un portefeuille de produits de sécurité, deux grands logiciels de sauvegarde, et ce que bon nombre de spécialistes considèrent comme la solution ultime en matière d'archivage, Enterprise Vault (dont les capacités d'archivage sont également proposées en service cloud avec Enterprise Vault.cloud, et intégrées à ses solutions de sauvegarde). Enterprise Vault est depuis longtemps réputée pour sa compréhension approfondie des réalités de l'archivage, et sa capacité à répondre à l'évolution constante des utilisateurs, avec par exemple : Extension de l'accès des appareils Mac et mobiles à sa fonctionnalité IMAP Mail Connect. Élargissement de la prise en charge des services de messagerie, incluant notamment Microsoft Office 365, Gmail, et Zimbra. Renforcement constant du support sur les grandes plateformes Microsoft, notamment SQL Server, Exchange, SharePoint, Windows Server (fichiers), etc. Support avancé sur les workflows administratifs pour les migrations PST ou NSF, permettant de veiller à ce que l'intégralité des données de l'entreprise soient couvertes par les champs de compétence administrative des équipes informatiques et de conformité. Améliorations apportées à la fonctionnalité Enterprise Vault Search, qui intègre aujourd'hui des capacités de recherche par navigateur. Facilité d'administration améliorée grâce au cadre Microsoft System Center. Possibilité de compresser et de dédupliquer les données en transférant les données moins fréquemment utilisées des structures de stockage primaire vers d'autres formes de stockage moins onéreuses (cela incluant notamment le stockage sur le cloud). Fonctions intégrée d'e-discovery et de recherche, avec gestion des droits d'accès en fonction des rôles, permettant aux utilisateurs de rechercher, préserver, examiner et exporter électroniquement les informations stockées.
Livre blanc : Archivage d'entreprise : au-delà de l'e-mail 12 Classification des données en temps réel au fil des opérations d'archivage, avec signalement des informations spécifiques contenues dans les e-mails, et fonctions d'indexation pour accélérer les tâches de recherche et de récupération. Extensions permettant aux partenaires du Programme STEP (Symantec Technology Enabled Program) de développer des solutions visant à archiver les contenus qui ne sont pas gérés nativement par Enterprise Vault (messagerie instantanée, voix, médias sociaux, etc.). Enfin, toute la vérité L'archivage n'est pas une solution que l'on mobilise dans les situations d'urgence, en cas de contentieux ou de procédure pénale. En d'autres termes, sa mise en œuvre ne doit pas être exclusivement fondée sur les impératifs de conformité réglementaire. L'archivage permet également aux utilisateurs de travailler plus efficacement (en les aidant à trouver plus facilement les données dont ils ont besoin), facilite le nettoyage du stockage de production de façon à optimiser l'exploitation des ressources disponibles, renforce les performances des structures de stockage et, bien évidemment, assure la conformité aux exigences sectorielles et opérationnelles en renforçant l'agilité des capacités d'e-discovery. On remarquera au passage que pas un seul de ces bénéfices opérationnels ne concerne spécifiquement les e-mails. Aucun de ces avantages ne concerne plus les messageries e-mail que les données non structurées ou les bases de données. L'archivage ne concerne exclusivement ni la conformité réglementaire, ni les messageries e-mail. L'archivage est une affaire de bonnes pratiques en matière de gestion de données. Les données gérées par les entreprises peuvent prendre d'innombrables formes, dont la quasi-totalité bénéficiera d'une amélioration de la solution d'archivage. L'archivage concerne un large éventail d'objectifs d'amélioration au sein d'une entreprise ; et le déploiement d'une plateforme d'archivage unifiée et robuste contribuera nécessairement à leur réalisation. La mise en œuvre d'une solution d'archivage complète, allant bien au-delà des messageries e-mail, bénéficiera à un grand nombre de parties prenantes au sein de l'entreprise.
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