Rapport d'étude sur le site internet gouvernemental «www.etudiant.gouv.fr» Analyse, critiques et propositions MASTER 2 DROIT DU NUMERIQUE - ADMINISTRATION - ENTREPRISE PROMOTION 2012/2013 Andrea DEOLIVEIRA GONCALVES Barbara DJENGUE Mélanie HEDHLI Thomas HONNET Laëtitia TAZIAUX
Résumé Il est aujourd hui essentiel que l information passe par Internet surtout lorsque l on souhaite viser les jeunes générations qui baignent plus que les autres dans l univers du multimédia., crée en 2006 par le ministère de l enseignement supérieur et de la recherche, répond à cette nécessité. Ce site regroupe toutes les informations utiles à la vie étudiante telles que le logement ou les aides financière par exemple. Cependant, bien que très complet ce site reste méconnu par les étudiants. A l ère du numérique, la simple création d un site internet ne suffit plus. Ce projet a pour but d analyser les failles et de proposer des améliorations permettant d accroitre la visibilité et de rendre le site plus attractif du site. Deux axes seront abordés dans cette étude : l amélioration de la communication du site via le numérique et la création de projets interactifs. La création d un e-portefolio, la présence du site sur les réseaux sociaux ou encore la mise en place d un simulateur de coûts sont autant de solutions qui permettraient aux étudiants d être mieux informés, de faciliter leurs démarches administratives et de désengorger les administrations universitaires. Summary It is essential that information should be accessible over the Internet, especially when the younger generation, who has grown up surrounded multimedia technology more than any other generation before, is targeted at. The portail étudiant.gouv.fr was created by the Ministry of Higher Education and Research in 2006 to answer this need as the website offers all the information relevant to students life. Although it is very comprehensive the site is unknown to students. In the digital age, designing a website is not enough. This project aims at analyzing the flaws and proposing improvements in order to increase website s. Two themes will be studied in this project: the improving communication and the creating interactive projects. Creating an portfolio, advertising the site on social networks, moreover, establishing a cost simulator are solutions that would enable students to be better informed would make administrative procedures easier and thus reduce the strain on university services.
Sommaire Introduction I UNE AMELIORATION DE LA COMMUNICATION VIA LE NUMERIQUE A/ L Etat des lieux de la communication du portail étudiant Le constat : un portail méconnu des jeunes Une communication insuffisante B Proposition d'amélioration de la communication du portail étudiant via les nouvelles technologies La publicité sur internet Le QR Code Les réseaux sociaux II LES PROJETS INTERACTIFS A/ La création des simulateurs «Connais tes coûts» «Connais tes droits» B/ L adaptation de programmes existants L e-portofolio L application Univmobile ANNEXE
1 La révolution numérique, qui a emporté une refonte de la planète en seulement quelques années, contrairement aux révolutions industrielles s'étalant sur plusieurs décennies, a conduit à la mise en exergue de nouveaux besoins. En effet, le progrès technologique, symbole de notre jeune société de l'information, a bouleversé les habitudes et les mœurs. La création en 2006 de la première version du «Portail étudiant» (www.etudiant.gouv.fr) est un symbole de ces nouveaux besoins, mettant en ligne toutes les informations nécessaires ou utiles aux étudiants, du logement à la mobilité internationale, du choix d'une formation aux soirées étudiantes. Une réactualisation du site initiée par le Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche eut lieu à la rentrée 2008. Selon Le Petit Robert 2013, un portail est un site d'accès au réseau internet dont la page d'accueil (contenant l'ensemble des informations apparaissant sur toute la surface de l'écran d'un terminal) propose une gamme de services et permet d'accéder à d'autres sites. À noter que c'est un portail d'information, qui est à distinguer du portail interactif, caractérisé par des échanges et interactions électroniques. Le décret n 2012-777 du 24 mai 2012 relatif aux attributions du Ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche dispose, dans son article premier, que ce dernier participe à la promotion et à la diffusion des nouvelles technologies. De plus, il participe, conjointement avec les autres ministres intéressés, à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique du Gouvernement en faveur de l'utilisation et de la diffusion des nouvelles technologies de l'information et de la communication. C'est donc à travers ces attributions, réaffirmées il y a quelques mois par ce décret, que ledit ministère gère le site «www.etudiant.gouv.fr». est donc un outil d'orientation, recensant près de 22.000 formations en France en 2008 lors de sa réactualisation, et indique pour chaque diplôme le nombre de diplômés ainsi que le taux de diplômés ayant trouvé un emploi. Il est possible naviguer par mot-clé, par ville, par discipline, par cursus, ou par académie. Il dispose également de six grands chapitres concernant la vie étudiante (logement, santé, restauration...), les aides financières (bourses, aides au logement...), l'accompagnement des étudiants (étudiants handicapés, tutorat...), l'insertion professionnelle (stages, emplois étudiants...), la formation (formation générale, en alternance, à distance...), et enfin la mobilité internationale. Selon les chiffres du gouvernement 1, le portail étudiant a connu une hausse de son trafic de plus de 154% en janvier 2012, due à l ouverture des pré-inscriptions pour les futurs étudiants. Malgré cela, le site ne figurait pas dans les vingt-cinq sites gouvernementaux les plus visités. Même constat en mars 2012, où malgré une hausse de 108% du trafic due à la campagne «il y a l université pour ça», le portail n était toujours pas classé. A noter que le 19 mars 2012, le site a connu un «pic» de 1 Dispositif Stat@gouv
2 trafic 2 à hauteur de 20.000 visites uniques, ce qui représentait 15% de l audience mensuelle du site. Chiffre qui paraît relativement faible en comparaison des résultats d un site comme letudiant.fr qui réunit onze millions de pages visités et deux millions de visiteurs uniques en janvier 2009. Résultat parmi tant d'autres du progrès technologique, de la modernisation de l État et de la révision générale des politiques publiques lancée en 2007, soit un an avant le lancement du Portail Étudiant, ce dernier est donc un symbole de ces évolutions. Néanmoins, et comme il est coutume de dire que la critique constructive est un levier du progrès, il semble que ledit portail souffre de carences diverses, tant au niveau du fond que de la forme, alors que plusieurs améliorations semblent être en mesure d'y remédier. Deux axes seront abordés dans cette étude : l'amélioration de la communication via le numérique (I) et la création de projets interactifs (II). I. L'amélioration de la communication via le numérique Pour améliorer la communication, le portail étudiant doit considérer ses lacunes (A) afin de pouvoir asseoir visibilité et s'imposer comme un site majeur (B). A. L état des lieux de la communication du portail étudiant Si le «Portail étudiant» réunit la plupart des caractéristiques d un site informatif destiné aux étudiants, il n en demeure pas moins que son existence reste méconnue de ces derniers. Selon un sondage opéré sur un échantillon de 144 personnes âgés de 15 à 25 ans 3, seuls 17% des interrogés connaissent le site étudiant.gouv.fr. En revanche, 87 d entre eux estiment que le portail étudiant devrait être plus connu. Cette étude se vérifie également avec le référencement du site. En effet, lorsque l on inscrit le terme «étudiant» sur le moteur de recherche Google, le portail arrive en cinquième position, soit bien après le site «letudiant.fr» qui se place quant à lui à la première position. Une ignorance qui, sans nul doute, découle d un manque de communication considérable. Cette communication apparaît, au-delà de toute considération conceptuelle, liée à une remodernisation du site comme clé de voûte de l accès à l information des étudiants. En effet, sans 2 dispositif Stat@gouv 3 Annexe 1
3 communication, pas d information, et vice versa. Nous pouvons à ce propos souligner les carences réelles des étudiants au contact de l administration puisqu ils n ont jamais été amenés à la côtoyer et, très souvent, se trouvent perdus face à elle. En ce sens, l idée est réellement d accompagner l étudiant, ce qui ne peut se faire que par le biais d une communication renforcée. Le site informatif sera un guide mais encore faut-il que l étudiant en ait connaissance. La communication du portail étudiant repose aujourd hui essentiellement sur la distribution de prospectus, l affichage de panneaux publicitaires et la publicité radio. Or, aujourd hui à l ère du numérique, la communication passe obligatoirement par une utilisation massive des nouvelles technologies. Ce principe est renforcé lorsque l on souhaite viser les jeunes générations qui sont au contact de l univers du multimédia. Une communication qui, pour ainsi dire, se corrobore également avec une amélioration conceptuelle. De fait, quelques points seraient à étudier comme la possibilité de choisir la langue du site web (anglais, espagnol par exemple) afin de faciliter l'accès aux informations à des étudiants étrangers. Sur cette lignée, éventuellement ajouter un dossier sur les séjours étudiants en France (quels programmes et quelles démarches) mais aussi des informations sur les visas. Par ailleurs, l'association CEP entraide étudiants pour la recherche de logement et la responsabilité civile sont à déplorer sur le site. Enfin, l'idée d'un portail d'accueil affichant les dernières informations sur la vie étudiante serait à étudier. Mais ces améliorations conceptuelles et informationnelles s'inscrivent indubitablement dans une ère nouvelle, une ère numérique à travers laquelle la communication ne peut échapper sans quoi, elle apparaitrait dépassée. B. Propositions d'amélioration de la communication du portail étudiant via les nouvelles technologies Il s agit ici de présenter quelques propositions afin d améliorer la communication du site etudiant.gouv.fr via les nouvelles technologies, ces propositions ne sont en aucun cas une liste exhaustive. Tout d abord, il pourrait être intéressant d envisager une publicité via internet directement, par le biais de bannières sur des sites consacrés aux étudiants tels que la lmde.fr, la smerep.fr, le crous.fr etc. Cette évolution peut aussi passer par l amélioration des méta-tags. Les métadonnées sont des informations situées au sein d'un document afin de le décrire. Elles sont ainsi utilisées par les moteurs de recherche lors du référencement de la page web. Grâce à ces balises non affichées il est ainsi possible de renseigner des informations relatives à la page où au site afin de mieux en décrire le contenu. Placé dans le code source HTML de la page web, elle donne des
4 informations invisibles par les internautes qui peuvent être lues par les moteurs de recherche qui en tiennent compte dans le référencement et le positionnement qu'ils proposent. Pour améliorer la visibilité sur un moteur de recherche, il faudrait insérer dans les méta-tags du portail des mots-clés tel que : étudiant, procédure, information. Ensuite, le QR Code permettrait de rendre plus accessible le site. Ce petit code barre se retrouve de plus en plus souvent sur des affiches publicitaires, prospectus, et même sur certaines cartes de visite. Simple, créatif et ludique, il permet l accès à un site web, une vidéo ou des photos via un Smartphone. Dans le cadre du portail étudiant il pourrait se placer sur les prospectus distribués au cours des inscriptions universitaires donnant accès directement au site «etudiant.gouv.fr». Cependant, ce processus n a de sens que si la version du portail étudiant est optimisée pour les Smartphones. Une autre piste à développer est celle des réseaux sociaux. La présence des sites gouvernementaux sur les réseaux sociaux et en particulier sur Twitter est de plus en plus fréquente tels que les comptes du ministère de l intérieur, du développement durable ou encore du ministère de la défense. A l heure où les jeunes sont plus que jamais connectés sur les réseaux sociaux, pourquoi ne pas envisager de créer un compte Twitter du portail étudiant? Cela permettrait d accroître la visibilité du portail, de lui donner un côté plus moderne et d avoir des mises à jours plus fréquentes sans pour autant demander beaucoup de moyens. Cette pratique est par exemple également utilisée par le site «letudiant.paris.fr» de la mairie de Paris. Nous n avons pas eu la possibilité d effectuer une étude de marché afin d évaluer le coût d une telle opération de communication, en revanche une communication orientée 2.0 présenterait des avantages indéniables tels qu une meilleure visibilité du site internet. Par ailleurs, une meilleure information des étudiants leur offre un gain de temps pour les étudiants et un désengorgement des locaux administratifs (Crous, Universités, Cnous etc). II. Les projets interactifs Pour rendre le site plus attractif, il serait pertinent d'instaurer davantage d'interactivité entre le site et les internautes. Au préalable, il faut préciser qu'il semble plus opportun d'écarter de l'étude la mise en place d'un forum : les coûts générés par son instauration, notamment celui de la nécessité d'un modérateur pour animer et réguler le forum ne semblent pas pertinents répétition notamment au regard de la qualité de la Foire aux questions proposées par le site. Ainsi, il nous semble pertinent
d'apporter une véritable plus-value par la création d'outils (A) mais aussi par le partenariat du site avec d'autres outils (B). 5 A. Création de simulateurs D'une part, il faut essayer d'apporter une meilleure visibilité quant aux aides financières des étudiants en proposant deux simulateurs entre les différentes entités étudiantes (CROUS, CAF, LMDE, SMEREP) intégrant toutes les données pour les aides. Deux simulateurs pourraient être proposés en parallèle : «connais tes coûts» et «connais tes droits». Le premier permettrait d'évaluer le coût moyen d une année de la vie étudiante. Seraient mises en ligne une série de questions prenant en compte des éléments tels que le coût de l année à indiquer ou à estimer selon le type de formation choisie (université, grandes écoles, classes préparatoires), de la ville où sera suivie cette formation, du type de logement choisi, des modalités de la formation (alternance, stage obligatoire dans l année) et des coûts liés à la sécurité sociale. En miroir de ce premier simulateur qui vise à estimer les coûts pour l'année à venir, un second serait présent qui aurait pour objectif de faire connaître à l étudiant les aides auxquelles il peut prétendre. Pour faciliter son usage, les informations données dans le premier simulateur seraient intégrées dans celui-ci. D autres questions y seraient insérées pour connaître l éventualité de bourses. Pour la bourse, l étudiant pourrait s il le connaît introduire son échelon. A défaut, il pourrait remplir les questions nécessaires pour l évaluer tel que la distance domicile-établissement, le nombre de frères et sœurs à charge ou encore le revenu global brut du foyer, savoir si il est possible d obtenir une aide de la CAF. De plus, seraient mentionnées les possibilités de bourses parfois moins connues telle que la bourse au mérite. D autre part, il semble approprié de créer une application Smartphone pour le portail. Ce nouveau support numérique permet une diffusion plus large mais aussi une utilisation plus fréquente de ce site. Une application mobile peut être définie comme «un logiciel téléchargeable et exécutable sur les «téléphones intelligents» (Smartphones, tablettes électroniques). C'est un mode de publicité non invasif puisqu il part d'une démarche volontaire. Nouveau canal de communication, le fait d'avoir sur son téléphone les informations permet d'avoir un plus grand rayonnement. De plus, au vu de la population visée par le site (lycéens et étudiants), particulièrement consommatrice des applications, le déploiement visé semble privilégié. Une fois l'application pérenne, un partenariat avec le projet «e-portfolio» permettrait de se créer un dossier personnel où se trouvent les acquis de formation, l'expérience, les travaux, les compétences. Ce projet a pour ambition de mettre cet ensemble de documents dans un environnement numérique unique. Aussi, permettrait-il de créer un espace personnel pour chaque étudiant, ou toutes ses données concernant le milieu scolaire et universitaire seraient réunies (diplômes, relevés de notes, travaux réalisés, stages, documents du
6 CNOUS, de la CAF...). B. L'adaptation de programmes existants Deux programmes peuvent être couplés avec le site portail étudiant pour le rendre plus attractif : le projet eportfolio et l'application Univmobile. D'une part, un Portfolio est un dossier personnel dans lequel on trouve les acquis de formation, l'expérience, les travaux, les compétences, la carrière d'une personne qui vont être mis en avant en vue d'une reconnaissance pour un établissement d'enseignement ou un employeur (différence avec le CV). Pourquoi ne pas le lier avec le site etudiant.gouv.fr? Il pourrait créer un espace personnel pour chaque étudiant, où toutes ses données concernant le milieu scolaire et universitaire sont réunies (ses diplômes, relevées de notes, travaux réalisés, stages, documents du CNOUS, de la CAF...). Un peu à la manière du site mon.service-public.fr, mais pour les étudiants. D'autre part, l'application Univmobile, créée en 2010, relie quatre universités d Île-de-France. Elle permet un accès, par une seule et même application, au portail de son université (en rentrant son identifiant d'université : emploi du temps, catalogue de la bibliothèque, actualités...). Elle a pour but d'être disponible pour 80% des universités (aujourd'hui : une trentaine en Île-de-France, Bretagne, et Limousin/Poitou-Charentes). Mais nous nous retrouvons face à un problème récurrent : l'application est très peu connue. C'est donc une application unique qui concerne plusieurs universités, pourquoi ne pas la jumeler avec une application tirée du site etudiant.gouv.fr? A travers une même application, il y aurait trois éléments : son portfolio et son CV en ligne dans un espace personnalisé, toutes les informations concernant le CNOUS, la CAF etc. (tout le contenu du site etudiant.gouv.fr) et un accès à son ENT personnel selon notre université. Un des principaux défauts est le fait que les informations se trouvent éclatées, il faut avoir plusieurs comptes un peu partout pour accéder à ses informations alors qu'un «guichet unique électronique» serait bien plus utile. Et cela tend aussi au passage d'un portail d'information à un portail interactif, en ajoutant des espaces personnels, des simulateurs...
ANNEXE 1 Dans le cadre du dossier analysant «le portail étudiant», nous avons été amenés à réaliser un sondage permettant d obtenir «des chiffres» concrets sur lesquels il aurait été judicieux et intéressant de se fonder. Néanmoins, le sondage n ayant recueilli que 144 réponses, il apparaît relativement délicat de se baser sur cette enquête bien qu elle soit une première indication sur le sujet. De fait, les difficultés d obtenir davantage de sondés ont été réelles, malgré la diffusion du sondage à travers l UFR 01, les réseaux sociaux et l entourage personnel. Cela étant, cette enquête reflète à faible échelle une réalité systémique quant à la connaissance et à l utilisation de ce portail, bien souvent oublié face au géant «letudiant.fr». Dès lors, à travers Google documents, nous avons tenté de cibler les personnes sondées d où une délimitation préalable quant au sexe et à l âge des votants. Les chiffres qui sortiront de cette enquête ne sont évidemment en rien significatifs mais peuvent, à titre d ébauche préliminaire, constituer une initiative à peaufiner afin d obtenir une meilleure représentativité.