Notifier un avertissement à un salarié À adresser au salarié à la suite d'un agissement fautif Ob j e t L'avertissement est une sanction disciplinaire prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif : comportement répréhensible ou fautes répétées. L'avertissement est donc une mesure morale destinée à inciter votre salarié à ne pas récidiver. Écrit ou oral Votre avertissement peut être écrit ou oral. Mais, attention, il ne constitue une sanction disciplinaire que s'il est formulé par écrit. L'avertissement oral n'est pas considéré comme une sanction disciplinaire. Co n s e i l S'il n'est pas, en principe, nécessaire de faire apparaître le mot «avertissement» dans la lettre envoyée ou remise au salarié, il est cependant préférable de le faire pour bien distinguer ce courrier d'une simple lettre de mise au point. Pro c é d u r e Rien ne vous oblige à convoquer le salarié à un entretien préalable puisqu'il s'agit d'une sanction mineure (n'ayant aucune incidence ni sur la présence du salarié dans l'entreprise, ni sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération). Adressez donc directement votre avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge. N'oubliez pas de décrire précisément les faits que vous reprochez au salarié. Cette description permettra au juge de former sa conviction en cas de litige. Co n s e i l Conservez dans le dossier du salarié la justification (accusé de réception ou double de la lettre portant signature du salarié) qu'un avertissement lui a bien été notifié. Toutefois, si vous estimez que cet avertissement est la dernière sanction infligée au salarié avant la mise en œuvre d'un licenciement disciplinaire si son comportement ne change pas, il est conseillé de faire précéder la lettre d'avertissement d'une lettre de convocation à un entretien préalable en vue d'une sanction disciplinaire (voir lettre de convocation à un entretien préalable). 22
LETTRE D'AVERTISSEMENT Société Représentée par M. Adresse nom du salarié..................... Adresse du salarié.................. À......... (lieu), le............ (date) OBJET : NOTIFICATION D'AVERTISSEMENT LRAR ou remise en main propre contre décharge Madame ou Monsieur, En date du, nous avons malheureusement été contraints de constater : (description du fait fautif : retard, comportement, tenue, non-respect des consignes de sécurité, etc.). Nous vous rappelons que de nombreuses observations verbales vous ont été adressées par M. votre supérieur hiérarchique. Nous espérions que ces observations auraient été suffisantes pour vous inciter à modifier votre comportement ; mais tel n'a pas été le cas. Nous sommes ainsi dans l'obligation de vous adresser un avertissement, constituant la sanction du premier (ou deuxième) échelon de notre règlement intérieur. Cette sanction doit vous faire changer d'attitude. À défaut, nous serions amenés à prendre à votre encontre des sanctions plus importantes. Veuillez agréer, Madame ou Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées. Le Directeur, M. Signature 23
Convoquer un salarié à un entretien préalable avant de le sanctionner (sauf licenciement disciplinaire) Vous devez convoquer le salarié à un entretien préalable avant de prendre à son encontre une sanction disciplinaire lourde : mise à pied, mutation, rétrogradation Seul l'avertissement échappe à la procédure d'entretien préalable Convocation écrite Adressez votre convocation au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge. Dé l a i Vous ne pouvez sanctionner un salarié plus de deux mois après le jour où vous avez eu connaissance des faits fautifs, à moins que des poursuites pénales n aient été exercées dans ce délai. Ainsi, votre convocation doit être envoyée au salarié dans ce délai de deux mois. En revanche, la loi n'impose pas de délai précis entre l'envoi de la convocation et le jour même de l'entretien. Toutefois, ce délai doit être suffisant pour permettre au salarié de préparer sa défense. Mentions obligatoires Vous devez nécessairement indiquer, dans la lettre de convocation, l'objet de l'entretien préalable (exemple : en vue d une éventuelle sanction disciplinaire). Il n'est pas nécessaire, en revanche, de faire apparaître dans la lettre de convocation les motifs pour lesquels vous envisagez de prendre une sanction. Précisez également la date, l'heure et le lieu de l'entretien, ainsi que la faculté pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Sachez que, le plus souvent, le salarié choisira un représentant du personnel ou un délégué syndical qui peut intervenir dans le cadre de ses heures de délégation. Si l'assistant du salarié est un salarié ordinaire, sans mandat, il est conseillé de lui maintenir sa rémunération pour le temps passé à l'entretien. 24
Déroulement de l'entretien Au cours de l'entretien, informez le salarié des raisons pour lesquelles vous envisagez de le sanctionner et recueillez ses explications. Im p o rta n t La sanction ne peut intervenir que vingt-quatre heures (un jour franc) après le jour fixé pour l entretien et, au plus tard, dans un délai d'un mois. Cette sanction doit être motivée et notifiée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge (voir modèle de lettre d'avertissement ou de mise à pied). 25
CONVOCATION D'UN SALARIÉ À UN ENTRETIEN PRÉALABLE EN VUE D'UNE SANCTION DISCIPLINAIRE MAJEURE (sauf licenciement disciplinaire) Société Représentée par M. Adresse Nom et prénom du salarié............. Adresse.............................. À......... (lieu), le............ (date) OBJET : LETTRE DE CONVOCATION À UN ENTRETIEN PRÉALABLE EN VUE D'UNE ÉVENTUELLE SANCTION DISCIPLINAIRE LRAR Madame ou Monsieur, J'ai le regret de vous informer que nous envisageons de prendre à votre égard une sanction disciplinaire, suite aux faits suivants (rappel facultatif des faits fautifs) constatés le.. Dès lors, conformément aux dispositions de l'article L.1332-2 du Code du travail, je vous invite à vous présenter à un entretien préalable qui se déroulera le.. à heures. Cet entretien, qui aura lieu (précisez le lieu), a pour objet de recueillir vos explications. Durant cet entretien, vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise. Je vous prie de bien vouloir agréer, Madame ou Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Le Directeur, M. Signature 26