Faire face aux défis de la Business Intelligence

SAP Thought Leadership Paper Business Intelligence Faire face aux défis de la Business Intelligence dans les petites entreprises

Table des matières 4 Intérêts de la Business Intelligence pour les petites entreprises 5 Présentation de la Business Intelligence 6 Défis de la BI dans les petites entreprises 11 Présentation des solutions SAP Crystal 12 Résumé 2 / 12

Certaines petites entreprises peuvent être intimidées à l idée de développer une stratégie de Business Intelligence, car elles s imaginent bien souvent qu il s agit d un proces sus complexe qui monopolise beaucoup de ressources et demande un haut niveau d expertise informatique. En outre, elles sont tenues d obtenir des résultats rapides tout en faisant les bons choix pour favoriser croissance et flexibilité. Ce document offre aux petites entreprises un cadre leur permettant d évaluer et de sélectionner la solution de BI la mieux adaptée pour répondre à leurs besoins actuels et futurs. 3 / 12

Intérêts de la Business Intelligence pour les petites entreprises En tant que cadre d une petite entreprise, vous êtes confronté à des défis propres aux activités de votre société. Votre réponse peut faire toute la différence entre une réussite éclatante et la simple lutte pour la survie. Défis que vous êtes susceptible de rencontrer : Assurer la croissance Dans une petite entreprise, il est primordial de conjuguer croissance et rentabilité. Faute de répondre à cette double équation, votre société risque d être mise hors course par des concurrents plus rapides ou d être absorbée par une plus grande entreprise. Pour garantir une croissance rentable, vous devez actionner les bons leviers à tout moment et avoir une vision claire de votre activité. Par exemple, vous devez savoir quels sont les produits, les segments et les clients les plus rentables pour leur affecter davantage de ressources. Vous devez en outre vous assurer que vos investissements se traduisent effectivement par une hausse des ventes et du chiffre d affaires. Agir avec rapidité Une petite entreprise peut rapidement tirer parti de nouveaux débouchés. En revanche, elle a souvent des ressources limitées. Vous devez repérer les produits les plus rentables pour les exploiter rapidement, mais aussi ceux qui n atteignent pas les résultats escomptés afin d y remédier. Si vous connaissez le chiffre d affaires, les coûts et les dépenses correspondant aux produits lancés récemment, vous pouvez identifier plus facilement ceux dont les ventes sont décevantes et les abandonner rapidement. Sans cette visibilité, vous risquez de continuer à miser sur des produits peu rentables, voire de prendre de mauvaises décisions du fait de données erronées. Rester concentré À la différence des grandes sociétés, les petites entreprises commercialisent une gamme restreinte de produits et de services, avec des ressources généralement limitées. Pour assurer une réussite pérenne, tous les membres de l équipe doivent être sur la même longueur d onde et partir de postulats fondés sur une seule et même version des faits. Ainsi, si vos services informatique, commercial, financier et marketing s appuient sur la même analyse du pipeline, du chiffre d affaires et des marges bénéficiaires, il est fort probable qu ils parviendront aux mêmes conclusions et partageront les mêmes priorités. La BI vous aide à convertir les données financières, opérationnelles et commerciales en informations stratégiques. 4 / 12

Présentation de la Business Intelligence L intégration de la Business Intelligence (BI) au reporting, aux tableaux de bord et à l exploration des données en libre-service vous permet de mieux comprendre, d analyser, voire d anticiper ce qui se passe dans votre entreprise. La BI vous aide à convertir vos données financières, opérationnelles et commerciales en informations stratégiques que vous pouvez partager avec les bonnes personnes en temps utile, afin que chaque responsable puisse prendre des décisions opportunes en toute connaissance de cause. La BI facilite la réactivité en révélant succinctement ce qui fonctionne bien ou mal. Elle montre les répercussions de l évolution du contexte sur votre activité, vous permettant de hiérarchiser correctement vos priorités, et de réagir rapidement. Elle vous permet également de vous concentrer sur l essentiel, en donnant à chaque responsable de votre entreprise la même version des faits. Vous avez ainsi l assurance que la stratégie concorde avec les opérations, sans aucune discontinuité. Enfin, la Business Intelligence favorise croissance et rentabilité en vous apportant, à vous et vos responsables, une analyse approfondie de votre activité. Chacun peut accéder à un suivi détaillé de l activité et prendre des décisions reposant sur des faits concrets plutôt que sur des impressions. Selon une étude d Oxford Economics, les PME voient dans cette analyse un moyen d améliorer le rapport coût-efficacité, ainsi que le développement des produits et des services. Cette étude indique également que les petites entreprises les plus rentables considèrent la BI et l analyse comme des atouts essentiels pour renforcer leur compétitivité. 1 Grâce à la Business Intelligence, les rapports sont un moyen courant de distribuer l information. Les tableaux de bord, qui représentent l étape suivante, apportent une synthèse aux décideurs. Vos utilisateurs peuvent rechercher en libre-service des informations précises grâce aux fonctions de recherche, d exploration et de représentation visuelle intuitives des données. L exploration des données offre un accès en libre-service au moyen de fonctions intuitives de recherche, d exploration et de représentation visuelle. 1. Oxford Economics, étude réalisée au 2e trimestre 2013 auprès de 2 100 cadres de PME dans divers secteurs d activité et dans 21 pays. 5 / 12

Défis de la BI dans les petites entreprises Les PME disposent de ressources et de budgets informatiques limités. Toute initiative exigeant une expertise ou un budget important dans ce domaine est quasiment impossible à financer et difficile à concrétiser. Selon l étude réalisée par Gartner sur les PME, «Leur principale difficulté réside dans la prestation des services informatiques requis avec un personnel et des compétences informatiques limités, qui n évoluent pas au rythme des besoins de l entreprise. [...] De nombreuses PME se sont détournées de la BI et des solutions d analyse en raison de la complexité et du coût élevé associés à leur déploiement et à leur gestion. Pourtant, elles les aideraient à identifier leurs clients les plus rentables, à accélérer l innovation dans les produits, à optimiser les prix et à découvrir les facteurs qui déterminent leurs performances financières.» 2 En outre, dans les petites entreprises, comme les cadres assument souvent plusieurs fonctions, il est difficile de lancer et de gérer simultanément différents projets. C est pourquoi les solutions de BI pour les PME sont adaptées : elles sont moins coûteuses à déployer et ne nécessitent que des ressources informatiques minimes. 2. Étude Gartner, «Agenda Overview for Small and Midsize Business Marketplace, 2013» (Ordre du jour des PME) publiée le 7 janvier 2013 ; analyste(s) : Robert P. Anderson. 3. Oxford Economics, étude réalisée au 2e trimestre 2013 auprès de 2 100 cadres de PME dans divers secteurs d activité et dans 21 pays. 4. Étude Gartner, «Predicts 2013: Now Is the Turning Point for Midsize Enterprises», (Prévisions 2013 : les entreprises de taille moyenne sont à un tournant décisif), publiée le 29 novembre 2012 ; analyste(s) : James A. Browning, Susan Galberaith, Mike Cisek. Les solutions de BI sont largement adoptées par les PME du monde entier. L étude réalisée par Oxford Economics souligne que les technologies les plus déployées aujourd hui par les PME sont des solutions de gestion d entreprise (48 %), mobiles (46 %) et de BI et d analyse (44 %). Les petites entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions d analyse : plus de la moitié des entreprises avec un chiffre d affaires inférieur à 100 000 $ utiliseront ces outils d ici trois ans, soit une augmentation de 43 %. 3 Gartner incite les entreprises de taille moyenne à adopter ces solutions, affirmant que «les entreprises de taille moyenne sont arrivées à un tournant décisif. Elles doivent impérativement intégrer les solutions de BI et d analyse à leur portefeuille applicatif sous peine de perdre des parts de marché au profit de celles qui ont déjà franchi le cap.» 4 Il est important que les solutions de BI destinées aux petites entreprises obéissent aux principes suivants. Plus précisément, elles doivent : Modéliser une approche de type «ramper, marcher, courir». «Se fondre» dans un environnement informatique limité. Offrir la richesse fonctionnelle des solutions de BI des grandes entreprises pour un coût de possession abordable. 6 / 12

Modéliser une approche de type «ramper, marcher, courir» : feuille de route SAP considère que les petites entreprises devraient mettre en œuvre la BI par palier, en commençant par une implémentation modeste et en capitalisant sur la réussite de chaque phase. Cette approche permet d apprendre, par l erreur s il le faut, à moindre coût. Elle aide également à tirer les leçons du déploiement initial de la solution de BI en vue d établir une feuille de route définissant les priorités pour étendre la mise en œuvre à tous les niveaux de l entreprise. Comme le montre la figure ci-dessous, les trois phases du déploiement de la BI se présentent comme suit : 1. Ramper Il s agit d abord de se familiariser avec la technologie de BI en privilégiant le déploiement des aspects susceptibles d améliorer de suite la prise de décisions au quotidien et de faciliter l adoption des fonctionnalités à tous les niveaux de l entreprise : tableaux de bord synthétiques et rapports opérationnels simples, par exemple. 2. Marcher L objectif est de consolider les premiers succès pour élargir le champ d application de la BI, afin que l entreprise se familiarise avec la visibilité fondée sur les faits et les données que confère le système de BI pour faciliter la prise de décisions. Les rapports et les tableaux de bord d exploitation, ainsi que les requêtes et les analyses ad hoc, en sont de bons exemples. 3. Courir Cette phase vise à généraliser l utilisation de la BI, de sorte que toutes les décisions soient prises sur la base de faits concrets plutôt que des intuitions. Les sociétés parvenues à ce stade étendent la BI aux terminaux mobiles, et déploient des fonctions d analyse ad hoc et de représentation visuelle des données, pour les analystes de tous les services. Figure : phases du déploiement de la Business Intelligence (BI) Phase 1 (Ramper) : Se familiariser avec la BI Tableaux de bord synthétiques Reporting simple Phase 2 (Marcher) : Obtenir une vue intégrée des opérations Tableaux de bord opérationnels Rapports d exploitation Requête orientée recherche Introduction à l analyse ad hoc Phase 3 (Courir) : Généraliser l utilisation de la BI Analyse ad hoc à tous les niveaux BI mobile 7 / 12

Mise en œuvre d une approche de type «ramper, marcher, courir» Pour implémenter une approche de ce type, votre solution doit réunir les caractéristiques suivantes : Une solution unique qui évolue à votre rythme Un seul produit de BI doit être en mesure de vous accompagner tout au long de ces trois phases, de sorte que tous les composants s imbriquent parfaitement et que vous n ayez pas à acheter d autres produits pour répondre aux différents besoins. Si vous sélectionnez une solution n offrant que des rapports ou des tableaux de bord lors de votre implémentation initiale de BI, vous serez par la suite contraint d acheter différents produits et de développer les compétences adaptées : un choix coûteux pour une petite société. Le produit approprié doit offrir une couche sémantique commune, permettant de créer une même représentation des données et d y accéder à partir de tableaux de bord, de rapports et d outils de requête. Vous réduisez ainsi à la fois la charge de travail administrative et le coût de possession. Des fonctions BI associées Lors de l évaluation des solutions de BI, il est également important de prendre en compte la stratégie de croissance de votre société et l évolution de ses besoins. Pour répondre au développement de vos activités, vous chercherez des solutions de BI connexes afin d améliorer la prise de décisions axées sur les données ou la productivité des utilisateurs au moyen de solutions de traitement de données telles que la planification des activités et la budgétisation. Non seulement ces solutions tirent parti du cœur même de la BI, mais elles sont souvent exploitées par ceux qui l utilisent en premier lieu. Familiarisés avec l interface utilisateur et les rouages de leur application de BI, les utilisateurs adoptent plus facilement les nouvelles solutions de budgétisation et de planification. Adoption rapide et facilité d utilisation Auparavant, les outils de BI étaient principale ment utilisés par des techniciens spécialisés Ce n est plus le cas aujourd hui : les suites de produits de BI présentent une interface homo gène dans tous les composants et modèles intégrés et permettent aux analystes métier d accéder aux données directement, sans formation ni aide du département informatique. L utilisation de la BI s est démocratisée et la convivialité des outils a également joué un rôle prépondérant dans l accélération de son adoption. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises d implémenter une approche de type «ramper, marcher, courir» plus efficacement. 8 / 12

Permettre à la BI de «se fondre» dans un environnement informatique limité Les budgets et les ressources informatiques des PME sont limités. Par conséquent, les utilisateurs doivent pouvoir accéder à des données fiables sans alourdir la charge de travail du département informatique ou des consultants extérieurs. Pour réduire encore les coûts, cette solution doit également tirer parti de la virtualisation. Ainsi, votre solution de BI doit offrir les avantages suivants : Libre-service pour les utilisateurs Pour réduire le coût de possession, une solution de BI bien conçue doit permettre aux utilisateurs de trouver les informations requises au moyen d outils intuitifs en libre-service. Cependant, de nombreuses solutions de BI exigent de maîtriser les requêtes avancées, de suivre une formation introductive, voire de demander l aide d un informaticien pour trouver les sources de données et les rendre accessibles. La solution idéale doit donc offrir un moyen simple et intuitif de trouver et d explorer facilement le contenu BI et les données interactives suivant des termes métier cohérents. Distribution et contrôle Les petites entreprises doivent être en mesure d utiliser leur système de BI pour créer et exécuter des rapports de production, notamment ceux présentant les ventes et les commissions mensuelles par commercial et par client. La distribution des rapports doit être contrôlée de manière à ce que chaque responsable des ventes ou de la production ne voie que les données qui l intéressent, telles que la force de vente, les produits ou les emplacements dans l entrepôt. Les rapports peuvent alors être envoyés par e-mail ou affichés de manière interactive dans un navigateur Web ou sur un terminal mobile. Environnements virtualisés De nombreux éditeurs de logiciels ont mis au point leurs modèles de tarification et de licence avant l apparition de la virtualisation, technologie économique permettant à plusieurs serveurs «virtuels» de s exécuter sur un même serveur physique. En conséquence, ils appliquent souvent des règles complexes aux licences, stipulant ce qu il est possible de faire ou non dans un environnement virtualisé, ce qui ne joue pas en faveur de la virtualisation et en réduit la valeur. Par exemple, l ajout de processeurs à des serveurs virtuels peut nécessiter l achat de licences supplémentaires. Il en va de même pour le déploiement du reporting sur les extranets. Aussi la solution de BI retenue doit-elle permettre une prise en charge économique de la virtualisation et des extranets. Forrester relève que «les spécialistes de l information auront beaucoup à gagner d une nouvelle génération de solutions de BI en libre-service, souples et optimisées, répondant à la plupart de leurs besoins en matière d information tout en ne nécessitant qu une assistance minime de la part du service informatique.» 5 5. «Self-Service: An Essential Capability Of BI», (Libre-service : une fonction essentielle de la BI) article de Forrester Consulting sur le leadership éclairé, réalisé pour le compte de SAP AG, avril 2011. 9 / 12

Déploiement d une grande richesse fonctionnelle dans l entreprise pour un coût de possession réduit Les solutions de BI développées pour les grandes entreprises bénéficient souvent d une richesse fonctionnelle dont les versions pour PME sont dépourvues. Cela dit, ces fonctions intéressent tout autant les petites entreprises et devraient être incluses dans l offre de base d une solution destinée aux PME. Ces fonctionnalités sont les suivantes : Intégration rapide à un large éventail de sources Les informations sont également disséminées hors du système central, dans des feuilles de calcul, des systèmes de messagerie ou d autres bases de données. Si les PME peuvent analyser individuellement ces systèmes pour obtenir un premier aperçu, elles auront un jour ou l autre besoin des données issues d autres sources telles que réseaux sociaux et cloud pour avoir une vision globale. Ainsi, la solution de BI doit permettre aux petites entreprises d incorporer les données provenant de sources multiples dans leurs rapports, tout en masquant la complexité de l accès à ces informations. De plus, la sécurité et le contrôle faisant partie intégrante de l environnement de BI, tous les employés ne doivent pas être autorisés à accéder à tous les rapports ou sources de données. Contenu et interface compatibles avec la mobilité La solution de BI doit permettre l affichage de rapports et de tableaux de bord sur des smartphones et des tablettes, le contenu étant présenté dans un format compatible avec la mise en forme et les fonctionnalités de ces terminaux. Elle doit offrir des fonctionnalités mobiles conviviales pour que les utilisateurs puissent, en mode tactile, obtenir une synthèse et approfondir le détail des résultats. Performances ne nécessitant pas un matériel coûteux (via un environnement transactionnel et de reporting séparé) Dans l idéal, pour optimiser les performances et l évolutivité, il doit être possible d exécuter des tâches de base de données sur un serveur dédié et de générer des rapports sur des serveurs distincts. Cependant, nombre de solutions de reporting nécessitent, dans ce cas, l achat de licences supplémentaires. Votre solution de BI doit vous permettre d implémenter le reporting sur un serveur séparé sans devoir acquérir une licence supplémentaire. Cette fonctionnalité améliore à la fois les performances et l évolutivité de la base de données et de la solution de reporting. 10 / 12

Présentation des solutions SAP Crystal Les solutions SAP Crystal réunissent les fonctions essentielles du reporting, des tableaux de bord, de la découverte et de la représentation visuelle des données. Leurs points forts sont : Un modèle de données unique présentant une vue homogène des données en termes métier pour les rapports, les tableaux de bord, la visualisation et l exploration des données avec SAP Crystal Server ; vous bénéficiez ainsi d une administration et d un coût de possession réduits, tout en apportant aux utilisateurs l assurance que leurs données sont exactes. Découverte des données avec prise en charge native des terminaux mobiles par la solution SAP BusinessObjects Explorer, offrant à vos utilisateurs des réponses immédiates aux questions métier ad hoc ; SAP BusinessObjects Explorer allie la simplicité des recherches à la puissance de la Business Intelligence, permettant à tout utilisateur d accéder en mode tactile à toutes les données qui l intéressent. Reporting de production avec SAP Crystal Reports pour générer des rapports interactifs reflétant fidèlement la réalité. Tableaux de bord permettant l exploration en profondeur afin de suivre les performances avec SAP Crystal Dashboard Design Représentation visuelle et analyse des données avec SAP Lumira ; SAP Lumira offre aux analystes la puissance requise pour combiner, transformer et analyser les données de manière visuelle et interactive. Fonctionnalités homogènes dans tous les navigateurs pris en charge. Licences flexibles pour les déploiements de virtualisation et d extranets. Interfaces de programmation d applications (API) pour.net et Java, facilitant l intégration dans les applications personnalisées. Reporting exécuté sur un serveur séparé. Intégration dans l environnement auquel les utilisateurs sont habitués comprenant : Un kit d intégration de portail SharePoint SAP BusinessObjects Live Office pour l intégration du reporting et des tableaux de bord dans les documents Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint Une prise en charge de Microsoft Windows Server et Microsoft SQL Server Une prise en charge pour l authentification unique via Microsoft Active Directory En outre, les solutions SAP Crystal exploitent la même technologie que la plate-forme BI SAP BusinessObjects et la solution SAP BusinessObjects BI, Edge Edition. Vous pouvez ainsi faire migrer le contenu créé avec les solutions SAP Crystal vers ces plates-formes pour étendre les fonctionnalités tout en pérennisant vos investissements en matière de BI. Les petites sociétés se tournent de plus en plus vers les solutions d analyse : plus de la moitié des entreprises avec un chiffre d affaires inférieur à 100 000 $ utiliseront ces outils d ici trois ans, soit une augmentation de 43 %. Oxford Economics 11 / 12

Résumé Un déploiement bien exécuté de la Business Intelligence offre aux PME un avantage décisif sur la concurrence. La BI les aide à identifier leurs clients les plus rentables, à accélérer l innovation dans les produits, à optimiser les prix et à découvrir les facteurs déterminant la performance financière. Pour les PME disposant de ressources et de budgets informatiques limités, toute initiative exigeant une expertise approfondie ou un budget important est quasiment impossible à financer et à concrétiser. Toutefois, armées d une solution de BI spécialement conçue pour les petites entreprises, toutes les possibilités s offrent à elles. Une solution de BI idéale doit modéliser une approche de type «ramper, marcher, courir», se fondre dans un environnement informatique limité, et offrir la richesse fonctionnelle d un déploiement de BI pour grande entreprise, le tout pour un coût de possession réduit. Les solutions SAP Crystal - solutions de BI pour petites entreprises incluant des fonctionnalités de reporting, tableaux de bord, découverte et représentation visuelle des données - sont conçues pour répondre à tous ces besoins. «Les spécialistes de l information auront beaucoup à gagner d une nouvelle génération de solutions de BI en libre-service, souples et optimisées, répondant à la plupart de leurs besoins en matière d information tout en ne nécessitant qu une assistance minime de la part du service informatique.» Forrester Consulting Pour en savoir plus Pour découvrir comment relever les défis liés au reporting et à la création de tableaux de bord, consultez les ressources suivantes : Solutions SAP Crystal (page d accueil et de téléchargement de la version d évaluation) Site de la communauté SAP Crystal Server (Centre de connaissances et ressources SAP Community Network) 12 / 12 CMP24023 frfr (13/10)

Toute reproduction ou communication de la présente publication, même partielle, par quelque procédé et à quelque fin que ce soit, est interdite sans l autorisation expresse et préalable de SAP AG. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées par SAP AG sans préavis. Certains logiciels commercialisés par SAP AG et ses distributeurs contiennent des composants logiciels qui sont la propriété d éditeurs tiers. Les spécifications des produits peuvent varier d un pays à l autre. Elles sont fournies par SAP AG et ses filiales («Groupe SAP») uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie d aucune sorte. Le Groupe SAP ne pourra en aucun cas être tenu responsable des erreurs ou omissions relatives à ces informations. Les seules garanties fournies pour les produits et les services du Groupe SAP sont celles énoncées expressément à titre de garantie accompagnant, le cas échéant, lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire. SAP et tous les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP AG en Allemagne ainsi que dans d autres pays. Pour plus d informations sur les marques déposées, voir http://www.sap.com/france/about-sap/legal /copyright.epx.