Exemple d une Car Policy

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 19 LA CAR POLICY Exemple d une Car Policy Car policy : Convention de mise à disposition d une voiture de société à titre professionnel. Au travers d un exemple pratique de «Car Policy», nous allons analyser les différentes composantes importantes reprises dans ce document. 19

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 20 Entre,....................................................................................................................... Ci-après, dénommé(e) «l employeur». Et M. / Mme.......................................................................................................... Ci-après, dénommé «l utilisateur». Il est convenu ce qui suit : ARTICLE 1 : Voiture de société et utilisateur Pour raisons professionnelles, il a été décidé de mettre a disposition de l utilisateur ci-avant désigné et qui a signé le présent avenant au contrat de travail, un véhicule de société. Ce véhicule pourra, dans le cadre de ce qui aura été convenu avec l employeur, être utilisé pour les déplacements travail/domicile. Il convient de définir préalablement et de manière précise à qui sera attribué le véhicule dont le type, la marque et les autres caractéristiques seront définies dans un avenant. ARTICLE 2 : But du présent avenant Le présent avenant relatif à l utilisation des voitures de société a été élaboré afin de répondre aux questions les plus courantes en ce qui concerne les véhicules de société. Les droits et obligations des utilisateurs y sont clairement définis. ARTICLE 3 : Objet L employeur met à la disposition de l utilisateur pour l exercice de sa fonction à partir du un véhicule de type dont les caractéristiques sont détaillées dans l avenant spécifique annexé au présent contrat. La voiture sera mise à disposition pour une durée de... à compter du... L utilisation de la voiture prendra fin lorsque la période locative sera arrivée à expiration ou lorsque le kilométrage maximum, fixé à... km, sera atteint. Toutefois et pour autant que les fonctions de l utilisateur le justifient, toujours le dit véhicule sera tacitement remplacé par un autre faisant l objet d un nouvel avenant. Il est de la plus grande importance de prévoir de manière précise la durée de l utilisation (liée au contrat d emploi) et la date de mise à disposition, ceci toujours dans un contexte de précision des engagements mutuels, il faut que l utilisateur ait le sentiment que l utilisation du véhicule est régie par un cadre clair qui ne puisse être contesté. ARTICLE 4 : Ayants droit et catégories L utilisateur, son épouse ou la personne avec laquelle il/elle vit ainsi que tout autre employé de la société sont autorisés à conduire le véhicule pour autant qu ils soient en pleine possession 20

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 21 LA CAR POLICY de leurs moyens et détenteurs d un permis de conduire valable. Pour des conducteurs de moins de 23 ans, un accord écrit préalable de l employeur devra être accordé. Sauf cas de force majeure, besoin justifiable ou accord préalable et écrit de la société, aucune personne étrangère à la société ne pourra conduire le véhicule. La définition des personnes habilitées à conduire le véhicule et leur âge sont des données qui ne pourront être omises car elles constituent la base de contestations et conflits ultérieurs notamment en cas d accidents qui ne seraient pas couverts par les assurances en raison du non respect de leur règlement. ARTICLE 5 : Gestionnaire du parc Les membres du personnel de la société... qui peuvent entrer en ligne de compte pour l utilisation d un véhicule de société seront contactés par..., désigné comme gestionnaire du parc. S agissant des procédures à suivre pendant la durée du contrat de location, les utilisateurs devront s adresser au gestionnaire du parc. ARTICLE 6 : Carburant et huile Le membre du personnel de la société... entrant en ligne de compte pour l attribution d un véhicule de société bénéficie d une carte carburant nationale/internationale. La carte d essence ne pourra être utilisée que pour approvisionner la voiture de société (ou la voiture de remplacement) et ne pourrait servir à couvrir des dépenses telles qu achats dans les stations services par exemple. Pour l utilisation de cette carte d essence, l utilisateur sera tenu de respecter les règles de sécurité d application pour toute carte de crédit (le numéro du code secret et la carte ne peuvent être conservés ensemble, ). En cas de perte ou de vol de la carte d essence, l utilisateur sera tenu de le signaler immédiatement à l employeur et / ou au service STOP CARD. Les carburants et l utilisation de cartes essence peuvent être l objet de détournements au profit de l utilisateur ou de ses proches, les éléments repris dans l article 6 devront dès lors faire l objet de contrôles réguliers. L octroi d une carte essence de tel ou tel type peut être fonction du statut de l employé. ARTICLE 7 : Avantage en nature La mise à disposition d une voiture de société par l employeur à un employé qui l utilise à des fins privées est considérée par le législateur comme un avantage en nature. L avantage en nature est égal au nombre de km parcourus à titre privé (y compris le trajet entre le domicile et le lieu de travail) multiplié par l indemnité kilométrique laquelle est fonction de la puissance fiscale du véhicule mis à disposition. L utilisation à titre privée est suivant les 21

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 22 termes de la législature actuelle fixée à un minimum de 5.000 Km par an. Le calcul de l avantage en nature est repris dans un avenant séparé. L employeur se réserve le droit de modifier le montant de l avantage en nature s il apparaît, suite à une remarque/demande du contrôleur fiscal de la société, que cela est indispensable. Voilà encore un article qui mérite une attention particulière afin d éviter par la suite des contestations sachant que tout ce qui touche à la rémunération et aux prélèvements effectués entraîne des réactions épidermiques qui peuvent avoir des conséquences sur la motivation des collaborateurs ou sur l ambiance dans l entreprise. ARTICLE 8 : Droits, obligations et amendes. L utilisateur s engage à respecter toutes les procédures (offres, commande, livraison) et règles d utilisation (entretiens, réparations, pneus, carte de carburants, pannes, accidents, voiture de remplacement, assurances, ) du véhicule et notamment celles prescrites par la société de leasing choisie par l employeur. Il convient de responsabiliser l utilisateur, il doit prendre un engagement ferme en la matière. L utilisateur s engage par le présent règlement à ne pas laisser conduire le véhicule par une personne qui est sous influence de l alcool ou de stupéfiants. L utilisateur s engage également à respecter la législation ayant trait à la possession et à l utilisation d un véhicule et plus particulièrement au code de la route. Toutes les amendes et contraventions découlant de la possession ou de l usage du véhicule sont à charge exclusive de l utilisateur. Il doit se charger lui-même d en effectuer le paiement dans les délais requis. Toute amende impayée transmise à la société sera payée par celle-ci mais le montant de l amende sera directement déduit du prochain salaire net. Ce paragraphe peut faire l objet de différentes interprétations, certaines entreprises considérant le nombre de km parcourus par les utilisateur dans le cadre de leur fonction, les difficulté de circulation ou de parking dans les grandes agglomérations,la pression exercée sur lesdits utilisateurs, peuvent faire preuve d une certaine clémence en matière d amendes et en prendre un certain nombre à leur charge, encore faut-il alors qu il existe en la matière des règles bien définies, appliquées et comprises par tous. Le retrait du permis de conduire a pour effet que l utilisateur ne peut plus conduire le véhicule et doit le restituer chez l employeur. L utilisateur s engage à ne pas prêter le véhicule, à ne pas le sous-louer, à ne pas le mettre en gage ni en garantie, de quelque manière que ce soit. Il est interdit à l utilisateur de transporter des biens et/ou des personnes contre rémunération. L utilisateur s engage à ne pas participer avec son véhicule à des manifestations sportives, à des courses de vitesse et/ou de régularité ou à toute autre manifestation de ce type. L utilisateur s engage à ne pas faire transformer le véhicule, à ne pas y faire ajouter des accessoires et à ne pas y apporter d autres signes distinctifs (de quelque nature que ce soit) sans y avoir été au préalable autorisé par l employeur. Il en va bien entendu de l image de l entreprise. 22

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 23 LA CAR POLICY L utilisateur s engage à utiliser son véhicule en bon père de famille, à le maintenir dans un bon état et à prévoir un nettoyage régulier tant extérieur qu intérieur. Ce nettoyage pourra être pris en charge par l employeur à concurrence de... nettoyage par mois. Cette notion assez vague de «bon père de famille» s utilise ici uniquement dans un contexte d entretien général du véhicule. L utilisateur est tenu de contrôler régulièrement le niveau d huile et les autres niveaux de liquide, et de les maintenir à niveau. Il devra aussi vérifier la pression des pneus. Si le compteur kilométrique est en panne, le travailleur devra immédiatement en informer son employeur. Il est très important que l utilisateur soit conscient de ses responsabilités, notamment en matière d aggravation du dommage, lorsqu un témoin s allume, il convient par exemple d immobiliser le véhicule immédiatement afin de grever le «TCO». L utilisateur est responsable de la voiture mise par l employeur à sa disposition. Il veillera à son entretien (rentrer la voiture au garage aux moments prévus pour les entretiens, ). L utilisateur est tenu de rentrer la voiture au garage désigné par l employeur. Il n en va autrement qu en cas de réparations urgentes ou encore en cas de force majeure. (En cas d immobilisation de la voiture pour entretien d une durée supérieure à 24 heures, l employeur mettra à disposition de l utilisateur une voiture de remplacement. En cas d immobilisation l utilisateur ne pourra considérer que la mise à disposition d un véhicule de niveau inférieur constitue une faute imputable à l employeur ou encore un acte équipollent à rupture. Eléments importants surtout dans le cadre d un contrat avec une société de leasing qui pourra éventuellement se retourner contre l entreprise si ce type d obligation n est pas respectée par l utilisateur. L utilisateur s engage à ne pas quitter le territoire de la Communauté Européenne (en ce compris la Suisse) avec son véhicule sans avoir au préalable obtenu l accord de l employeur et demandé et obtenu si cela se justifie une extension de la couverture d assurance. Tout séjour du véhicule à l étranger est limité à la durée normale du voyage d affaire ou des vacances. Certains pays étant reconnus comme «à risque» tant en matière d assurances que lors d interventions techniques éventuelles. En cas de vol, l utilisateur s engage à obtenir un procès-verbal auprès de la Police Fédérale et à le remettre endéans les 48 heures (A l étranger, procès-verbal de la police locale). La voiture de société doit toujours être verrouillée à clef. Son système d alarme et son dispositif de sécurité doivent toujours être activés. L utilisateur veillera à ne jamais laisser dans la voiture les clefs de contact. De même, il ne laissera pas non plus visiblement dans la voiture tout autre objet de valeur (GSM, ordinateur portable,.). (En cas de vol de la voiture de société, l employeur veillera à mettre à disposition de l utilisateur une voiture de remplacement. L utilisateur ne pourra considérer que la mise à disposition d un véhicule de niveau inférieur constitue une faute imputable à la société ou encore un acte équipollent à rupture). Toute effraction à la voiture de société ou vandalisme doit également faire l objet d une déclaration immédiate à la police. Une copie du procès-verbal doit être remise à l employeur dans les 48 heures. La procédure de déclaration de sinistre en cas d accident doit être suivie. 23

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 24 ARTICLE 9 : Assurances Le chapitre relatif aux assurances est un chapitre qui devra retenir toute l attention car les conséquences en cas d accident grave peuvent être énormes. A cet égard, il conviendra également d aider ou de protéger l utilisateur au travers de la «Car Policy» mais aussi en étant attentif aux types de polices souscrites notamment au travers des sociétés de leasing. Par exemple, il convient de veiller à ce que la «défense en justice» soit souscrite dans une autre compagnie que celle qui couvre la flotte en R. C. ou dégâts matériels. 1. Contenu L assurance couvre : R.C. : assurance qui couvre la responsabilité civile encourue par l assuré à la suite d un sinistre causé par le véhicule désigné. Assurance conducteur: L assuré : le conducteur autorisé du véhicule désigné. Le bénéficiaire des indemnités : - en cas de blessures : le conducteur ; - en cas de décès : les ayants droit du conducteur. 24

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 25 LA CAR POLICY Assurance passager. Couverture Omnium : Prend en charge : les dégâts matériels ; l incendie ; le vol ; le vandalisme ; le bris de glace ; les dégâts occasionnés par la force de la nature. Toutes ces couvertures sont sans franchise, sauf : les dégâts matériels ; le vandalisme, pour autant qu il n y ait pas de plainte déposée auprès de la Police Fédérale. (Voir conditions générales société de leasing). Défense en justice : couverture pour la défense civile et pénale, ainsi que le recours civil. R.C. de la remorque ou de la caravane : pour autant que celle-ci soit attachée au véhicule de société. Si le poids autorisé de la remorque ou de la caravane n excède pas 500 kg, aucune demande spéciale ne doit être demandée. Si par contre il excède 500 kg, une extension de l assurance doit être demandée auprès de la Compagnie d assurances pour établir un contrat spécifique entre l assureur et l utilisateur. Ne sont pas couverts : Important : clauses reprises dans conditions générales loueur ou assureur. Les accessoires placés par l utilisateur après la mise en circulation du véhicule. Les dégâts consécutifs à l utilisation du véhicule lors de la participation, ou l entraînement pour la participation à des courses de vitesse ou de régularité. Un pari, un défi ou un acte manifestement téméraire. Un sinistre survenu alors que le conducteur se trouve en état d intoxication alcoolique ou d ivresse ou un état analogue résultant de l utilisation de produits autres que des boissons alcoolisées, pour autant qu il existe une relation causale entre l état du conducteur et la survenance du sinistre. Un suicide ou une tentative de suicide. Lorsque le conducteur ne répond pas aux conditions légales et règlementaires locales pour pouvoir conduire, ou est sur le coup d une déchéance du droit de conduire en Belgique. Les dégâts causés à des objets et/ou marchandises transportés, vêtements, ordinateurs. Les dégâts causés lors du chargement et/ou déchargement de matières ou objets inflammables ou explosifs. Le vol commis par l utilisateur ou détenteur du véhicule autorisé par l utilisateur. Le vol survenu alors que le véhicule avait été laissé avec une porte, une vitre ou le toit ouvert, ou lorsque toutes les clés ne peuvent être restituées à l employeur. 25

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 26 2.Indemnité contractuelle (franchise) En cas d accident engageant sa responsabilité (ou celle de la personne à laquelle il aurait confié le véhicule), que celui-ci survienne à l occasion d un usage privé ou professionnel du véhicule, l utilisateur interviendra dans les frais générés par cet accident de la manière suivante : Premier accident : coût total à charge de l employeur. Deuxième accident dans la même année : - si les dégâts matériels sont couverts, l utilisateur prendra en charge la franchise à concurrence de 500. - si les dégâts matériels ne sont pas couverts, l utilisateur interviendra à concurrence de maximum 1.000. Accident supplémentaire dans les deux ans : franchise et augmentation des primes seront portées en compte à l utilisateur. Pour autant que de besoin l utilisateur autorise l employeur à prélever les sommes dues à ce titre sur toute somme dont elle lui serait redevable. La franchise est à charge de la société lorsque la partie adverse s est rendue coupable d un délit de fuite pour autant que l utilisateur ait fait le nécessaire auprès de la Police Fédérale. D une manière générale, l utilisateur est tenu responsable pour tous les frais résultant de sinistres non couverts. 3. Réparations Lorsqu un véhicule est endommagé des suites d un accident (au sens le plus large du terme), l employeur exige que le véhicule soit réparé aussi vite et aussi bien que possible. A cet effet, il sera fait appel à un réseau de carrossiers reconnus et agréés par la société de leasing. En cas d immobilisation de la voiture pour réparation d une durée supérieure à 24 heures, la société de leasing ou le carrossier mettra à disposition de l utilisateur une voiture de remplacement. L utilisateur ne pourra considérer que la mise à disposition d un véhicule de niveau inférieur constitue une faute imputable à la société ou encore un acte équipollent à rupture. Il est important que l utilisateur respecte scrupuleusement les obligations fixées en la matière par l assureur ou la société de leasing et que tout recours à des carrossiers non agrées soit proscrit. ARTICLE 10 : Déclaration d accident En cas d accident, une déclaration doit être remplie immédiatement sur place.l utilisateur est tenu de remplir toutes les formalités et d avertir l employeur dans les 48 heures qui fera le nécessaire auprès de la société de leasing. Tous les coûts liés à des accidents qui n ont pas été signalés à temps par l introduction d une déclaration de sinistre tardive ou encourus à la suite de la restitution tardive des déclarations de sinistre, seront à charge de l employé. 26

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 27 LA CAR POLICY La déclaration mal remplie peu entraîner pas mal de déboires,il peut y avoir intérêt à prévoir une procédure de contrôle ou une aide,éventuellement via la société de leasing, afin d éviter qu une déclaration mal remplie ne se retourne contre l utilisateur même si il était en droit. ARTICLE 11 : Droit d utilisation. L utilisateur conserve son véhicule jusqu à la date contractuelle de remplacement et cela même en cas de promotion. L employeur se réserve le droit de récupérer le véhicule de société et de le remplacer par un autre véhicule suivant les critères d attribution. L utilisateur n acquiert aucun droit de propriété sur le véhicule qui lui est remis et s engage à le remettre à disposition de ce dernier ; et cela, dans un parfait état de marche, muni de tous les accessoires et documents fournis par l employeur. Lorsque la date contractuelle est atteinte ou lorsque le kilométrage prévu a été atteint, le véhicule doit en principe être restitué à l employeur. Les voitures doivent être restituées à l endroit indiqué par le gestionnaire du parc. Les véhicules doivent être propres, aussi bien à l extérieur qu a l intérieur et tous les documents de bord doivent être présents. De même toutes les clés en ce compris les clés de réserve doivent être restituées, de même que toutes les commandes à distance d alarmes. Toutes les options et/ou accessoires doivent être présents, à l exception de ceux qui auraient été payées par l utilisateur et qui peuvent être retirés sans dégâts apparents. A la fin du contrat, un état des lieux sera établi. Tous les dégâts non communiqués sont toujours à charge de l utilisateur. Dans le cas où l utilisateur quitte la société, le véhicule doit être restitué sans qu il soit nécessaire de le réclamer. En cas de refus de restitution de la voiture de société, l utilisateur se rend coupable d une détention illégale d un bien d autrui. En conséquence, il sera d office tenu responsable des dégâts qui pourraient être occasionnés à la voiture et supportera la charge financière des réparations qui en résulteraient. Il sera également tenu responsable de tous les frais de leasing encourus pendant toute la période. Chapitre important car de nombreux pièges peuvent être évités,par exemple l utilisateur qui bénéficie d une promotion mais qui doit aller au bout de son contrat actuel avant de pouvoir bénéficier d un véhicule correspondant à son nouveau statut ou les remises en état de fin de contrat ou l aide du gestionnaire de parc ou d un spécialiste peut permettre d éviter de mauvaises surprises à l employeur. ARTICLE 12 : Droit de révision L employeur se réserve le droit de reprendre le droit d utiliser un véhicule en cas de modification de fonction. L employeur se réserve le droit de reprendre le droit accordé d utiliser un véhicule de société sans autre contrepartie lorsque l utilisateur ne respecte pas le présent avenant. L employeur se réserve le droit de suspendre le droit accordé d utiliser un véhicule de société sans autre contrepartie à partir du troisième accident consécutif en tort, au cas ou ces derniers interviendraient dans une période de deux ans, fréquence jugée anormale par l employeur. 27

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 28 L employeur se réserve le droit de reprendre le droit accordé d utiliser un véhicule de société en cas d invalidité prolongée de l utilisateur. L employeur se réserve le droit de reprendre la voiture de société en cas de suspension du contrat de travail, si la suspension résulte d une incapacité de travail, à partir du 31ème jour d incapacité de travail (fin du paiement du salaire garanti). Une telle reprise ne pourra être considérée par le travailleur comme une faute imputable à la société ou comme un acte équipollent à rupture. Egalement un chapitre sensible car il n est pas évident de reprendre un véhicule a quelqu un qui subi une maladie de longue durée si toutes les modalités relatives à son cas n ont pas été bien spécifiées et comprises. La présente convention annule et remplace toutes celles qui lui seraient antérieures et ayant le même objet. Fait à, le, en deux exemplaires. 28

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 29 LA CAR POLICY Avenant à la Car policy faisant partie du contrat d emploi (Conditions particulières) Entre................................................................................................................... Et........................................................................................................................ L employeur met à la disposition de l employé le véhicule dont les caractéristiques sont les suivantes : Marque et type : Prix catalogue : Couleur extérieure : Couleur intérieure : CV fiscaux : Type carburant : Options : Kms annuels prévus : Niveau bonus malus du conducteur : Nombre de mois d utilisation prévus : Société de leasing : Date de livraison : Concessionnaire choisi pour la livraison : Carte carburant Nr. : Catégories de véhicules: (à déterminer). Type I A choisir parmi les segments (M1, M2, M3,.). Type II Idem. 29

YFG106 part1 FR c 11/12/07 11:01 Page 30 Type III Idem. Avenant relatif au calcul de l avantage en nature réalisé par........................................... Véhicule : Caractéristiques fiscales : Kms annuels : Kms privés (y compris Kms lieu de travail domicile) : Avantage en nature : 30