Rectorat CAFA LA NOTE ADMINISTRATIVE METHODOLOGIE (document élaboré par les formateurs CAFA année scolaire 2003 2004) La nature des épreuves inscrites au concours interne de recrutement des Secrétaires d administration scolaire et universitaire de classe normale est définie par le décret du 28 juillet 1995 (publié au Journal Officiel du 1 er août 1995) C est une des deux épreuves écrites pour l admissibilité. Elle consiste en «la rédaction d une note administrative, à partir d un dossier à caractère technique pouvant comporter des éléments chiffrés (données statistiques, comptables, financières, commerciales et administratives simplifiées) et permettant de vérifier les qualités d analyse et de synthèse du candidat.» Durée : 3heures, coefficient : 3 Pour réaliser cet exercice nous allons nous poser deux questions : Que faut-il faire? : définition et présentation matérielle de l épreuve Comment faire? : la méthode
PREMIERE PARTIE : QUE FAUT-IL FAIRE? Il faut rédiger un document synthétique en temps limité à partir d un dossier I NATURE DE L EPREUVE Rédiger une note administrative c est : Répondre à une commande plus ou moins précise formulée dans le sujet à l attention le plus souvent d un supérieur hiérarchique qui doit rapidement cerner l essentiel d un sujet donné. Cette commande peut-être destinée : Au supérieur hiérarchique lui-même pour lui permettre de prendre une décision A un service ou un ensemble de services pour transmettre des instructions Au usagers du service public Synthétiser des informations contenues dans un dossier en dégageant les éléments essentiels pour le comprendre. Rédiger une note administrative ce n est pas : Une épreuve de connaissances ou de culture générale. Le devoir doit s appuyer exclusivement sur les pièces du dossier sans aucun apport qui ne soit expressément sollicité. Un résumé qui reprend le texte en le réduisant ou en le résumant Un lieu de commentaire personnel. Le candidat doit rester neutre. C est un exercice destiné à apprécier les qualités d analyse et de synthèse du candidat II CONTRAINTES MATERIELLES DE L EPREUVE Deux contraintes fondamentales vous sont imposées : exploiter en temps limité un dossier relativement important. Cela suppose de maîtriser la gestion de son temps pour ne pas être dépassé et de s organiser matériellement pour ne pas être débordé. A la gestion matérielle du temps. Il faut découper le temps imparti en séquences et s y tenir La rédaction d une note administrative se répartit en trois phases : Phase 1 : le travail préliminaire d analyse Phase 2 : le travail d élaboration du plan et de rédaction de l introduction Phase 3 : le travail de rédaction définitive
Phase 1 analyse du sujet et survol du dossier prise de notes sur le dossier 10 mn 70 mn Phase 2 Phase 3 élaboration du plan rédaction de l'introduction rédaction au propre de la note relecture TOTAL 25 mn 5 mn 60 mn 10 mn 3 heures Il est possible de moduler à l intérieur des étapes mais pas entre les étapes. Il ne faut pas courir après le temps. Il vaut mieux une note incomplète qu inachevée. B à partir d un dossier Prévoir un minimum de matériel : crayons, gomme, surligneur, règle, blanco, trombones etc. Organiser sa table de travail. Il faut toujours garder en vue le sujet, le planning horaire et la montre. Ordonner ses documents, les repérer. Rien ne ressemble plus à une page de journal officiel qu une autre page de journal officiel DEUXIEME PARTIE COMMENT FAIRE? : LA METHODE Il faut diviser le travail en trois phases successives I PHASE 1 TRAVAIL PRELIMINAIRE D ANALYSE A - analyse du sujet Conseil méthodologique : bien lire le sujet, voire le recopier pour bien s en imprégner. Le poser en évidence sur la table de travail pour l avoir constamment sous les yeux. Entourer les mots et groupes de mots principaux pour bien les repérer Bien identifier Le rédacteur et le destinataire de la note : il faut se poser la question ; qui me demande de rédiger la note, à qui est-elle destinée?
La commande : il faut se poser la question : que me demande-t-on? Souvent la question posée peut suggérer un plan ou les axes qui vont permettre des regrouper les notes lors de la lecture du dossier. B - le survol du dossier Ne jamais se laisser impressionner ou décourager par l aspect ou le volume du dossier Prendre connaissance de la liste des documents et les répertorier selon : Leur nature : textes juridiques (se reporter à l annexe 1), articles de presse, tableaux etc Leur date Les survoler pour déterminer leur contenu et leur importance et les classer selon cette importance. Ce classement permet de déterminer l ordre de lecture des pièces. Il ne faut éviter de lire les textes dans l ordre où ils sont présentés. Le texte le plus important ou le plus synthétique est peut être le dernier, si vous avez épuisé tout votre temps de lecture c est dommage. Repérer les titres et les chapeaux C - lecture du dossier et prise de notes Ne jamais lire un texte sans prendre de notes, vous n avez pas le temps nécessaire pour revenir plusieurs fois sur un document. Ordonner et classer les informations relevées par thèmes au fur et à mesure dans des colonnes ou sur différentes pages Réfléchir en même temps au plan possible Eviter de surligner, au bout d un certain temps cela ne sert plus à rien car tout peut paraître important. Prendre plutôt des notes en mettant en référence le texte et la page si vous avez besoin de vous y reporter. Ne pas recopier le texte, il vaut mieux reformuler les idées avec ses propres mots, cela évite la paraphrase. Cela n interdit pas de reprendre une formulation particulièrement adaptée, mais il ne faut pas en abuser. L idéal est de ne pas revenir aux textes une fois qu ils ont été exploités. La lecture rapide est une question d entraînement. Il faut arriver à repérer rapidement ce qui est important. En général dans un texte bien rédigé, chaque paragraphe correspond à une idée. II PHASE 2 TRAVAIL D ELABORATION A élaboration du plan Pourquoi un plan? Parce qu on ne vous demande pas d élaborer un catalogue sur un sujet donné mais de présenter une réflexion synthétique sur le sujet. Il faut élaborer ce que l on appelle une problématique : Caractéristique d un plan Le plan doit être pertinent c est à dire répondre au sujet et bien s adapter au dossier. Il doit être équilibré, non seulement dans la longueur mais aussi dans l intérêt.
Il doit être cohérent, ne pas reprendre dans une partie ce qui a été dit dans une autre Il doit être articulé, pas de juxtaposition de paragraphes sans lien entre eux. Il doit être simple et logique ; le plan en deux parties est à retenir, c est le plus simple et le mieux adapté à la note. Le plan type problèmes /solutions ou bilan/perspectives est souvent suffisant. S il est induit dans le sujet, il n est pas nécessaire d aller chercher plus loin Il doit être très précis, plus le canevas sera détaillé, plus la rédaction sera facile. L idéal est d arriver à ne plus avoir recours aux documents pour la rédaction. Il faut impérativement respecter le plan annoncé, sinon le correcteur jugera que vous avez fait un exercice de style qui ne correspond à rien. B rédaction de l introduction C est un élément fondamental, qui va donner le ton du devoir et séduire le correcteur. Elle doit impérativement Présenter brièvement le sujet, il faut que le lecteur comprenne rapidement de quoi il s agit Exposer la problématique et en souligner l intérêt Annoncer le plan De façon très synthétique il faut se poser trois questions De quoi vais-je parler? Pourquoi j en parle? Comment vais-je en parler? Il faut rédiger l introduction au brouillon. III PHASE 3 REDACTION DE LA NOTE Se servir du plan détaillé, ne jamais rédiger complètement au brouillon, vous n avez pas le temps. A -La présentation se reporter à l annexe 2 B -Consignes de rédaction L écriture doit être le plus soignée possible.il faut éviter le relâchement, les caractères trop petits ou trop gros. Mettre les points et les accents. Respecter la ponctuation Il faut être lisible et ne pas décourager le correcteur Aérer au maximum la présentation, mais attention au remplissage et à la «décoration»
Attention au «blanco»et aux ratures, ils trahissent une mauvaise utilisation du temps ou un plan pas assez précis. Ne pas faire de renvoi avec des flèches. Faire des phrases ce qui suppose au minimum un sujet un verbe et un complément. Alléger au maximum le style. Eviter les subordonnées, avoir plutôt recours aux connecteurs logiques. Il faut que l éducation nationale entreprenne la réforme du collège qui ne pourra se faire sans une réflexion sur la redéfinition du métier d enseignant. L éducation nationale doit réformer le collège et redéfinir le métier d enseignant Ou L éducation nationale doit réformer le collège ; elle doit redéfinir le métier d enseignant Expliciter les sigles au moins une fois. Attention à la syntaxe notamment aux verbes transitifs ou intransitifs On pallie quelque chose et non à quelque chose (ex un manque) par contre on remédie à un dysfonctionnement. Attention aux anglicismes et au langage trop moderne Mail : courrier électronique Surbooké : occupé Si vous hésitez sur une orthographe, tournez la difficulté en employant un autre mot ou une autre tournure grammaticale. Les règles qui ont été édictées (reprises) Il est prouvé que la loi n est pas respectée Des preuves confirment que la loi n est pas respectée N employez pas de termes impropres ou incorrects Une note est rédigée à l attention de et non à l intention de. On fixe son attention et pas son intention. La note doit être impersonnelle, pas de je ni de nous, même dans l introduction, l expression doit toujours être nuancée, pas de termes péremptoires. Le style doit être clair, rendre le texte agréable à lire et facile à comprendre. Employer des mots simples dont on connaît le sens exact et l orthographe. Faire des phrases courtes n empêche pas d écrire un texte lié. Evitez le style télégraphique et la multiplication des tirets et retours à la ligne. Utiliser la place qu il vous faut, possibilité de disposer de plusieurs intercalaires Attention aux titres apparents, à manier avec précaution, s il y a un A il faut un B etc. L idéal est de faire une présentation invisible, l annonce des différentes parties du plan devant se retrouver habilement dans les articulations. Eviter les formules bateau, le catalogue, les incantations. Conclusion Elle est facultative et ne s impose pas toujours. Il est quand même toujours agréable pour un correcteur d en trouver une. En tout cas elle ne doit pas relancer le débat ni introduire d éléments nouveaux.
EXEMPLE DE PRESENTATION DE NOTE ADMINISTRATIVE RECTORAT DE X Division de Adresse XX/XY/N 2002/0001 05-55- - - (fax et/ou mail) Dossier suivi par. Thème précis et concis du document Timbre identifie le service émetteur A X (ville), le / /. Objet : Référence : document auquel on répond Note à l attention de.. Destinataire impersonnel! (pas de formule d appel, ni de politesse) Introduction Développement Conclusion (facultative) Le Directeur Signature Qualité du signataire En concours, ne jamais signer! XY Pièces jointes : ou annexes (éventuellement) Elles peuvent être annoncées dans la lettre, dans ce cas on n y fait pas une deuxième référence