MEMENTO «ORGANISER un SANDBALL»
Ce mémento recense les différentes demandes à formaliser afin d organiser votre tournoi ou manifestation de Sandball. Compte tenu de la spécificité de chaque site et des contextes différents de chaque organisation, ce document reste général et non exhaustif.
Les textes législatifs L organisation d une compétition sportive fait l objet d attentions particulières de la part des pouvoirs publics. Ainsi tout organisateur de manifestation sportive est tenu de respecter certaines obligations de portée générale dont les principales figurent au sein des textes suivants : Loi n 84-610 du 16 juillet 1984 relative à l organisation et à la promotion des activités physiques et sportives (articles 16, 17, 18, 37, 42-1, 42-6) - version consolidée du 16 décembre 2004. Loi n 95-73 du 21 janvier 1995 (art. 23) : dispositions relatives à certaines interventions de la police ou de la gendarmerie. Loi n 99-223 du 23 mars 1999 relative à la protection de la santé des sportifs et à la lutte contre le dopage. Arrêté du 25 juin 2003 fixant les conditions d organisation de manifestations sportives par les personnes physiques ou morales autres que les fédérations sportives agréées.
Responsabilité en matière de Santé et assurance Déclarez votre manifestation Pour votre manifestation Sandball : Dans un premier temps tout tournoi doit faire l objet d une déclaration préalable auprès de votre ligue d appartenance (sans quoi l assurance fédérale ne pourra être sollicitée en cas d incident) Renseignez vous auprès de votre ligue
Responsabilité en matière de Santé et Assurance les participants et la licence sportive Sur le plan général et réglementaire : Tout participant à une manifestation sportive est tenu de présenter une licence sportive portant attestation de délivrance d'un certificat médical mentionnant l'absence de contre indication à la pratique sportive de compétition, ou, pour les non- licenciés auxquels ces compétitions sont ouvertes, un certificat ou sa copie certifiée conforme, qui doit dater de moins d'un an. (ordonnance n 2000-548 du 15 juin 2000 relative au Code de la santé publique, partie législative, art. L.3622-2).
Responsabilité en matière de Santé et Assurance pour les non licenciés: la licence événementielle Pour les non licenciés participants à une manifestation organisée avec l accord de la FFHB, un formulaire de licence événementielle est à remplir avant le déroulement de la manifestation : licence événementielle Par ailleurs, une saisie dans Gest hand, bien que non obligatoire, est indispensable pour valoriser vos actions de développement (notamment au sein des dossiers CNDS et auprès des différentes instances publiques). Afin que cette procédure soit moins contraignante, il est possible de saisir une adresse unique par fiche (comportant 14 participants). Seuls les noms, prénoms et dates de naissance sont alors à renseigner.
Responsabilité en matière de Sécurité et Assurance Contacter l assurance de votre association pour savoir si les clauses générales intègrent la prise en compte de l organisation de manifestations sportives dans une enceinte différente de celle du lieu de pratique habituel. Sur le plan général et réglementaire : Quelles que soient les caractéristiques de la manifestation sportive, l organisateur doit, en vertu de l'article 37 de la loi du 16 juillet 1984 modifiée, souscrire des garanties d'assurance de responsabilité civile. Cette obligation pèse sur les groupements sportifs mais aussi sur toutes les personnes physiques ou morales de droit privé n appartenant pas au mouvement sportif traditionnel, qui organisent des manifestations sportives ouvertes aux licenciés des fédérations sportives agréées. Ces garanties doivent couvrir la responsabilité civile de l'organisateur, de ses préposés et des participants.
Responsabilité en matière de Sécurité et Assurance Effectuer une déclaration préalable auprès de votre préfecture. Informer systématiquement, les communes, les services de la Police, de la Gendarmerie et du SDIS (Service Départemental d Incendie et de Secours) de votre manifestation. Sur le plan général et réglementaire : Enfin une manifestation non compétitive n est pas soumise à un régime d autorisation préfectorale mais à une procédure de déclaration préalable. Le dossier de déclaration doit être retiré, puis déposé à la préfecture (ou à la sous préfecture) du lieu de déroulement de la manifestation un mois avant la date prévue de son déroulement. Au vu des éléments du dossier, le Préfet (ou le sous-préfet) délivre un récépissé de déclaration à l organisateur, en lui imposant, le cas échéant, toute modification que justifieraient les conditions de circulation ou les exigences de sécurité. Si la manifestation est organisée sur le domaine public une autorisation doit être demandée à la commune qui doit prendre un arrêté d occupation spécifique.
Responsabilité en matière de Sécurité et Assurance Pour les sites temporaires utiliser uniquement les buts de sandball gonflables qui garantissent la sécurité des pratiquants Effectuer une «inspection» systématique de l aire de jeux afin de vérifier que le sable ne contient pas d objets dangereux Respecter scrupuleusement les régles du Sandball Sur le plan général et réglementaire : Les équipements sportifs (buts), doivent faire l objet d une homologation délivrée par le représentant de l Etat après avis de la commission de sécurité compétente. S il s agit d installations provisoires aménagées dans une enceinte sportive, c est auprès du Maire de la commune qu il faut obtenir l autorisation. par ailleurs, l organisateur a l obligation de se conformer aux règles techniques édictées par la Fédération qui a reçu délégation du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative pour la gestion de l activité concernée (voir mémento «Jouer au sandball)
Autorisation de diffusion de musique ( SACEM ) Un fond musical étant incontournable pour la réussite de votre tournoi, nous vous conseillons d effectuer la démarche auprès de la SACEM afin de bénéficier de la forfaitisation. A titre d information la FFHB ne dispose pas de protocole d accord spécifique avec la SACEM Sur le plan général et réglementaire : Vous souhaitez diffuser de la musique au cours de la manifestation que vous organisez, vous devez obtenir l'autorisation préalable des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique, et leur verser une rémunération. Pour établir un devis et obtenir l'autorisation de la Sacem, il faut remplir en ligne la déclaration simplifiée : A titre d information et en fonction de votre manifestation le montant forfaitaire le tarif est de 54,13 TTC (valable jusqu'au 31/12/2011) Attention, si vous ne déclarez pas votre manifestation préalablement, ou si vous n'adressez pas votre règlement avant sa tenue, c'est une tarification majorée qui est appliquée. Renseignements complémentaires : www.sacem.fr ou en contactant votre agence départementale
Autorisation sur les débits de boisson La propagande et la publicité directe ou indirecte en faveur des boissons alcoolisées et le tabac sont interdites dans tous les lieux sportifs. En tant qu organisateur et compte tenu de l ambiance festive régnant sur ces tournois intersaisons, il est important de tout mettre en œuvre afin que la réglementation soit appliquée Sur le plan général et réglementaire : L ouverture d un débit de boisson est régie par les articles L.3334-1 et L.3334-2 du code de la santé publique ainsi que la loi Evin N 91-32. Dans le cadre d organisation d événements sur des lieux sportifs une demande temporaire d ouverture de débit de boisson doit être établie auprès de la Mairie de la commune concernée (au moins 15 jours avant la date de la manifestation). Cette autorisation temporaire, limitée à 10 par an et par organisateur, ne peut excéder 48 h et ne concerne que les boissons des 3 premiers groupes ( boissons sans alcool, Boissons fermentées non distillées, Vins doux naturels
L éco-responsabilité Les tournois de Sandball se déroulant majoritairement au sein de lieux naturels remarquables, une touche écologique est à intégrer, dans la mesure du possible dans l organisation et plus particulièrement : La gestion des déchets (utilisation de verres recyclables, mise en place de tri etc ) La gestion des déplacements (co-voiturage transport en commun) La gestion des énergies. Différentes instances publiques (Conseil Généraux, Conseil Régionaux) proposent des aides logistiques et supports de communication pour la mise en place de ces démarches éco-responsables. Sur le plan général et réglementaire : On entend souvent dire que le développement durable est l affaire de tous. Les associations sont également concernées. En effet, celles-ci consomment des ressources naturelles et leur fonctionnement produit des effets sur l'environnement. L'enjeu de l'éco-responsabilité, pour une association, est de concilier tous les aspects du développement durable sans que son activité n'en soit gênée ou restreinte, mais plutôt favorisée et renforcée. Atteindre cet objectif est possible, en avançant par étapes et avec les bons outils. Une démarche éco-responsable revient à mener une réflexion de bon sens qui prenne en compte la globalité des actions. C est, finalement, une autre façon de disposer les pièces du puzzle de la gestion quotidienne. Source : Ministère de la Jeunesse et des sports.
Récapitulatif des démarches à effectuer Ligue : Formulaire d organisation de manifestation (au moins 1 mois avant son déroulement) Assurance : Contacter sa compagnie d Assurance pour connaître les modalités de couverture pour la manifestation prévue. Préfecture : Dossier de déclaration de la manifestation (En fonction du lieu, de l ampleur de l événement à envoyer un mois avant son déroulement) Mairie : Demande d utilisation de l équipement sportif ou du lieu ou se déroulera la manifestation. Autorisation de débit de boisson temporaire (au moins 15 jours avant) Pompiers (SDIS), Gendarmerie, Police : Informer par courrier ces différents représentants des dates, lieux et horaires de la manifestation (au moins 1 mois avant) SACEM : Etablir une déclaration simplifiée auprès de votre délégation départementale (au moins 15 jours avant)
En conclusion Nous vous engageons à bien respecter ces procédures afin d organiser un tournoi de qualité et de vous prémunir des toutes contrariétés pouvant engager votre responsabilité. Merci de votre investissement et de votre contribution au développement du SANDBALL Groupe SANDBALL FFHB