DOSSIER DE SPONSORING 2017
Table des matières Préambule Préambule... 3 Qu est-ce que c est?... 4 Pourquoi nous soutenir?... 5 Organisation... 6 Calendrier... 7 Championnats Universitaires Lausannois (CHULs)... 8 Disciplines... 9 Budget... 10 Comment nous soutenir?... 11 Packages proposés... 14 One-shots... 17 One-shots goodies... 18 Nous contacter... 19 Mesdames, Messieurs, nous souhaiterions, grâce à ces quelques pages, vous proposer différents moyens de soutenir les PolySports - édition 2017, jeune événement sportif qui rassemble les étudiants de l École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) en invitant d autres universités. Dans ce dossier, vous trouverez une rapide présentation du tournoi, de ses objectifs, ainsi que les raisons qui pourraient motiver votre présence. En espérant pouvoir construire ce chemin avec vous, nous vous remercions d ores et déjà de l intérêt que vous nous portez. Benoit Truc Responsable Sport AGEPoly et Foucauld Tabourin Responsable PolySports 2 3
Qu est-ce que c est? Pourquoi nous soutenir? Les PolySports (anciennement Polylympiques) sont plusieurs compétitions sportives confrontant, à l origine, les sections de l EPFL. Depuis maintenant quelques éditions, cet événement accueille en plus les facultés des universités de Lausanne et Genève. Ces tournois sont organisés par le département sport de l AGEPoly, l Association Générale des Étudiants de l EPFL (8 000 membres). À travers plus de 20 disciplines, les sections s affrontent dans une ambiance compétitive, de camaraderie et de fair-play, le but final étant de décrocher la coupe qui est remise en jeu chaque année. Les principaux objectifs de ces jeux sont de proposer un moyen sain d évacuer le stress, stimuler l esprit d équipe et créer des liens entre sections et écoles. Les PolySports sont en pleine croissance et deviennent un événement majeur dans la vie universitaire de la région lausannoise et bientôt romande. En effet, cette édition sera la 5ème et attirera plus de 2 000 personnes. Depuis sa création, le nombre de participants ne cesse d augmenter chaque année. A titre d exemple la première édition avait réuni 400 sportifs. Ces joutes sportives sont uniques en Suisse et permettent à de futurs scientifiques, économistes, médecins, juristes et autres étudiants de vivre une expérience unique dans un cadre sportif et festif. Cet événement vous offre une visibilité importante auprès des participants et de leurs supporters, à travers divers moyens publicitaires. Nous sommes, bien entendu, à votre écoute pour discuter de vos éventuelles requêtes ou envies. 4 5
Organisation Calendrier 2017 L évènement commence par la cérémonie d ouverture au sein même de l EPFL. Les sports d hiver débutent à Grimentz, en partenariat avec le GiantXTour (cf. Calendrier, page suivante). Les autres sports ont lieu durant 4 week-ends répartis sur mars et avril, et se déroulent principalement au Centre Sportif UNIL/EPFL. Un week-end de compétition commence par la confirmation d inscription des joueurs de chaque équipe. Ces derniers reçoivent un start pack dans lequel se trouve notamment le fascicule de l édition. Les participants et supporters peuvent se retrouver au village sportif où nourriture et boissons leurs sont proposées. Les festivités se termineront le week-end des finales et la remise des prix aura lieu lors de la cérémonie de clôture qui se déroulera cette année à Vivapoly ; une célèbre soirée de l EPFL où tous les collaborateurs et leur famille sont conviés, sans oublier bien sûr les 10 000 étudiants de l EPFL. 23 MARS Cérémonie d ouverture EPFL 25 MARS Sports d hiver Grimentz 8-9 AVRIL 29-30 AVRIL 6-7 MAI Sports d été Centre Sportif UNIL/EPFL 14 MAI 18 MAI Finales Centre Sportif UNIL/EPFL Remise des prix et cérémonie de clôture Vivapoly - Rolex Learning Center 6 7
Championnats Universitaires Lausannois (CHULs) Disciplines Les PolySports organisent de plus, avec le Centre Sportif Universitaire de Dorigny, les Championnats Universitaires Lausannois (CHULs). En effet, certaines épreuves des CHULs feront partie des PolySports et seront donc considérées comme des épreuves de la compétition. Les vainqueurs de ces tournois cumuleront donc les titres de Champions Universitaires Lausannois et de vainqueurs PolySports de la discipline. A DISCIPLINES DES CHULS Volley Football Basketball Tennis Beach Volley Handball Unihockey B AU CENTRE SPORTIF UNIL/EPFL Athlétisme Badminton Course d Orientation Pétanque Rugby Tchoukball Tennis de table Ultimate Frisbee Voile C HORS DU CENTRE SPORTIF UNIL/EPFL Boardercross Skicross Lasergame Natation 8 9
Budget Comment nous soutenir? Charges Recettes Dons en nature 7 % 10 % 30% 19 % 30% 15 % 35 % 25 % 25 % BON LOTS Les vainqueurs de chaque compétition sont récompensés par divers lots délivrés lors de la remise des prix. Un don de matériel sportif, vêtements, bons d achats ou autre seraient donc le bienvenu! De plus, il vous placerait au cœur de cette cérémonie. Certains goodies seraient également envisageable en vue du start pack distribués à chaque sportif. Frais de réservations Logistique Infrastructure CHF 12 000.- 12 000.- 8 000.- Inscriptions Associations Sponsoring CHF 14 000.- 10 000.- 10 000.- NOURRITURE ET BOISSONS La nutrition et l hydratation sont essentielles pour maintenir en forme les athlètes. Vous pourriez par exemple distribuer vos produits grâce à un stand dont vous auriez la responsabilité. Animation Transport Divers 4 000.- 3 000.- 1 000.- Subventions 6 000.- MATÉRIEL Lors de nos épreuves sportives, nous utilisons du matériel spécifique à chaque discipline (balles, raquettes, chasubles, etc.). Votre participation serait appréciée dans l achat ou le renouvellement de celui-ci. Total 40 000.- Total 40 000.- 11
Espace publicitaire FASCICULE DE L ÉDITION Chaque participant reçoit un fascicule dans le start pack. Le guide rassemble notamment toutes les informations pratiques. Il est possible de présenter de différentes manières votre publicité. N hésitez pas à demander le fascicule de l édition 2016. FLYERS, AFFICHES ET VIDÉOS Pour promouvoir les PolySports, nous distribuons et placardons environ 3 000 affiches en incluant les logos des sponsors. Des vidéos officielles sont également diffusées, où il est tout à fait possible de faire figurer votre nom. BANDEROLES PUBLICITAIRES Vos banderoles sont installées au village, centre de l événement (cf. page 7), ainsi que dans les différentes salles omnisports. Votre publicité sera également vue par le public universitaire, qu il soit participant ou non. BAPTÊME D UNE ÉPREUVE Attribuez votre nom à celui d une discipline, par exemple «VotreNom Rugby Cup», ou encore «VotreNom Sailing Trophy». SITE WEB En devenant sponsor ou partenaire de l évènement, votre logo figurera alors sur notre site internet (www.polysports.agepoly.ch). TEXTILE Chaque participant reçoit, à son inscription, un T-shirt sur lequel vous pouvez placer votre logo. De plus, certaines prestations (cf. pages suivantes) vous permettent de placer votre logo sur les T-shirts vainqueurs, les T-shirts arbitres et staffs, ainsi que les pulls du comité. 12 13
Packages proposés BRONZE (1 000.-) 3 prestations au choix ci-dessous votre logo sur le site web votre nom cité dans a liste des sponsors lors des séances d infomations publicité sur une demi-page du fascicule de l édition (format A5) banderole sur l emplacement d une épreuve de la catégorie B (cf. page 9) SILVER (3 000.-) 3 prestations au choix de la catégorie Bronze et 3 prestations au choix ci-dessous publicité sur une page entière du fascicule de l édition (format A5) votre logo sur les flyers des cérémonies d ouverture et de clôtures de l édition cadeau publicitaire dans les start packs attribution de votre nom à une épreuve de la catégorie B ou C (cf. page 9, sauf épreuves d hiver) votre nom sur le T-shirt vainqueur PolySports d une épreuve de catégorie B et C (sous réserve d une épreuve déjà nommée, 3 noms max par T-shirts) GOLD (5 000.-) 3 prestations de chaque catégorie Bronze et Silver et 4 prestations au choix ci-dessous banderole durant épreuves catégorie A (cf. page 9) votre logo sur les T-shirts distribués à chaque participant présence de votre stand avec distribution de vos produits votre logo dans le générique de fin des films votre logo sur les maillots des staffs votre nom sur le T-shirt vainqueur PolySports de deux épreuves de la catégorie A attribution de votre nom à une épreuve de la catégorie A PLATINIUM (8 000.-) 3 prestations de chaque catégorie Bronze, Silver et Gold et 4 prestations au choix ci-dessous votre logo sur la couverture du guide discours lors de la cérémonie d ouverture ou de clôture présence sur les réseaux sociaux attribution de votre nom à un lieu d épreuve votre logo dans l introduction des films possibilité d utiliser notre page Facebook pour diffuser un message publicitaire jusqu à trois fois durant l édition sac de sport (cf. page 18) avec votre logo pour tous les vainqueurs stylo (cf. page 18) 14 15
MAIN SPONSOR (À DISCUTER) À définir votre rôle de Main Sponsor mentionné comme tel dans toutes nos communications votre nom inclus dans le nom de l édition votre logo sur les vêtements du comité ainsi que ceux des staffs votre nom dans le journal des étudiants EPFL/UNIL (21 000 exemplaires par édition) sac de sport (cf. page 18) avec votre logo pour tous le podiums One shots Vous préférez choisir une option qui vous tient à coeur? Vous en avez la possibilité, les one-shots peuvent par exemple vous permettre de compléter votre package. 2 000.- 500.- publicité sur une demi-page du fascicule de l édition banderole publicitaire sur le lieu d une épreuve de la catérgorie B (cf. page 9) publicité sur une page entière du fascicule de l édition cadeau publicitaire dans les start-packs (cf. page 6) 1 000.- votre logo sur les T-shirts des participants attribution de votre nom à une épreuve de la catégorie B (cf. page 9) 16 17
One shots goodies Nous contacter Les one-shots goodies donnent la possibilité qu une partie de l argent que vous donnez soit distribuée sous forme d objets à caractère promotionnels. Ces objets sont donc personnalisés avec votre logo. Stylos dans les start-packs pour tous les participants Préservatifs Durex (la pochette est personnalisable) 2 000 unités 2 000.- 2 000.- 2 000.- Sacs de sport pour tous les vainqueurs d épreuves OU pour tous les participants des podiums PolySports - AGEPoly CP 16, CH-1015 Lausanne http://sport.agepoly.ch sport@agepoly.ch Vice Présidente Communication : Elodie Rodrigues elodie_rodrigues_a@hotmail.fr +4179 426 36 96 Responsable Sponsoring : Ella Charlaix ella.charlaix@epfl.ch +336 42 80 86 83 Responsable Sponsoring : Nicolas Lesimple nicolas.lesimple@epfl.ch +336 10 01 85 57 18 19