ANNÉE UNIVERSITAIRE 2004-2005 PETIT GUIDE DE L ÉTUDIANT DE PARIS X SOCRATES - ERASMUS SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES 200, Avenue de la République 92001 NANTERRE CEDEX FRANCE Mail : socrates-erasmus@u-paris10.fr
PROGRAMME D ÉCHANGE SOCRATES-ERASMUS Vous avez été sélectionné(e) pour partir étudier un semestre ou une année dans le cadre du programme Socrates- Erasmus. Il vous faut maintenant remplir ce dossier composé de 6 formulaires avant de le remettre au Service des Relations Internationales aux dates indiquées. SOMMAIRE Remarques préliminaires Page 3 Formulaires Erasmus Page 5 Formalités de séjour Page 6
REMARQUES PRÉLIMINAIRES CONDITIONS D INSCRIPTION Avant de partir à l étranger, il vous faut être impérativement inscrit à l Université Paris X. Il convient donc : de procéder (ou faire procéder) à l inscription administrative, afin d être dispensé de régler les droits d inscription dans l université d accueil. de procéder (ou faire procéder) aux inscriptions pédagogiques qui permettront la prise en compte des notes obtenues dans l université d accueil. Pour partir en programme d échanges Erasmus, il faut avoir la nationalité d un des États suivants : - États membre de l Union Européenne (UE). - États (Hors UE) de l Espace Économique Européen (EEE) : Islande, Liechtenstein et Norvège. - États de l Europe Centrale et Orientale (PECO) : Bulgarie, Hongrie, Estonie, Lettonie, Lituanie, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et République Tchèque. - Chypre et Malte Ou posséder le statut de réfugié ou d apatride, ou être reconnu comme résident permanent (Carte de Résident valable pour 10 ans). La carte de séjour d un an n est pas acceptée. DOSSIER : UNIVERSITÉ PARIS X En raison du nombre de feuilles de ce document, ce dossier devra impérativement être rendu dans une pochette plastique transparente - avant le 16 juillet 2004 pour les départs annuels et du premier semestre - du 11 octobre au 17 décembre 2004 pour les départs du 2 e semestre. Il est absolument indispensable que vous remettiez personnellement ce dossier au Service des Relations Internationales (bâtiment A, bureau 108) : lors de ce dépôt, nous vous remettrons un document à compléter que vous devrez signer et dater et qui validera votre statut Erasmus. DOSSIER : UNIVERSITÉ D ACCUEIL Le candidat devra en outre se procurer, compléter et retourner le dossier d inscription de l université partenaire (Application form). Dans certains cas, un «Learning Agreement» doublant le contrat d études de Paris X pourra aussi être exigé. N.B. : Il est impossible de partir une seconde fois avec le programme Erasmus si l étudiant est déjà parti dans ce cadre. 3
À votre arrivée dans l université d accueil : Une fois sur place, signalez impérativement au bureau Socrates-Erasmus de Paris X tout changement intervenu dans votre situation personnelle (retour anticipé ou prolongation du séjour, changement de coordonnées en France... ). Communiquer votre programme de cours ou de recherche à votre (vos) enseignant(s) le plus tôt possible s il n a pu être déterminé avant votre départ. En cas de désistement : En cas de désistement pour motif valable, il est impératif d avertir immédiatement non seulement l enseignant responsable du programme mais également le Service des Relations Internationales. Si l université d accueil avait déjà établi un contact avec le candidat, il revient à ce dernier de la prévenir du désistement. CONDITIONS D ATTRIBUTION D UNE ALLOCATION ERASMUS Les étudiants partants ne bénéficient pas de manière systématique de cette allocation. L Union Européenne recommande aux établissements d attribuer des bourses d un montant plus élevé à un nombre plus réduit d étudiants partants. De ce fait, chaque année, environ 60 % des étudiants Erasmus partants bénéficient d une allocation Erasmus. Des critères à la fois pédagogiques, géographiques (pays de destination), ou sociaux entreront en compte pour l attribution de ces allocations. Pour nous aider à prévoir cette répartition, nous vous demandons de nous signaler, au retour de ce dossier, si cette allocation détermine votre départ ou si vous seriez prêt(e) à partir même si vous n en bénéficiez pas. Que vous soyez déclaré(e) «allocataire» (bénéficiaire d une allocation) ou non, vous devez tous remplir, l ensemble des documents joints. Dans la liste des pièces à fournir avec votre dossier Erasmus-Socrates, la photocopie de l avis d imposition de vos parents vous est demandée si vous postulez pour l allocation Erasmus. Dans le cas où vous avez déclaré vos propres revenus, nous vous demandons de fournir votre propre avis d imposition ainsi que celui de vos parents. Par ailleurs, nous vous rappelons que c est l avis d imposition sur les revenus 2003 qui est demandé. Ce document étant envoyé aux contribuables au cours de l été 2004, nous vous demandons donc de bien veiller à nous en faire parvenir une copie dès la rentrée 2004. L allocation ERASMUS est seulement cumulable avec la Bourse Nationale, mais n est pas cumulable avec la bourse Franco-Allemande, la bourse du Conseil Régional et la bourse de mobilité du ministère de l Éducation Nationale. N. B. : Les étudiants Boursiers Nationaux, tout en conservant le bénéfice de leur Bourse Nationale, obtiennent systématiquement une aide du service des Relations Internationales : l allocation Erasmus, la bourse de mobilité de l Éducation Nationale ou la bourse du Conseil Régional. 4
FORMULAIRES ERASMUS Les 6 formulaires Erasmus suivants devront être préalablement signés par l enseignant responsable de l échange et tamponnés par votre UFR. FORMULAIRE D INSCRIPTION (FORMULAIRE A) Le formulaire d inscription doit être complété avec les pièces demandées : - un RIB ou RIP d un établissement bancaire français libellé à votre nom et adresse (et non pas au nom des parents, du conjoint ). Votre compte en banque devra rester ouvert jusqu au versement du reliquat d allocation. - la photocopie du dernier avis d imposition des parents ainsi que tout justificatif de situation sociale (familles nombreuses, situation de précarité, bourses d études sur critères sociaux). Dans le cas où l étudiant a son propre avis d imposition, il lui est demandé d en fournir une copie ainsi qu une copie de celui des parents. Attention : ne pas rogner les chiffres de la partie droite de cet avis lors de la photocopie (l avis d imposition est d un format plus large que le format A4). - une enveloppe timbrée libellée à vos nom et adresse. - une photocopie de la carte de résident (10 ans minimum pour les étudiant(e)s qui ne relèvent pas des conditions de nationalité précisées ci-dessus). CONTRAT D ÉTUDES (FORMULAIRES B1/ B2) Le Contrat d études devra être retourné à l enseignant responsable de l échange, complété, signé et tamponné par le coordonnateur pédagogique de Paris X ainsi que par l Université d accueil. Nous vous invitons à le remplir et à le faire signer avant votre départ par l enseignant de Paris X et à lui retourner après l avoir également fait valider par l université d accueil. Dans le cas où ce contrat d études ne pourrait être complété avant le départ, l étudiant s engage à remplir ce document à son arrivée dans l Université d accueil, à le faire signer par les instances de cette Université et à le retourner au plus vite au professeur responsable à l université ou à son UFR de rattachement pour approbation et validation. CERTIFICAT DE PRÉSENCE ERASMUS (FORMULAIRE C) Le certificat de présence Erasmus doit nous être retourné dès votre arrivée dans l Université d accueil. Il vous suffit pour cela de le remplir et de le faire viser par le bureau Erasmus ou des Relations Internationales de l Université d accueil. Tant que nous ne l aurons pas reçu, l allocation (pour ceux qui en bénéficient) ne pourra être versée. L envoi de ce certificat permet également de valider l inscription pédagogique à Paris X. N. B. : Les étudiants Boursiers Nationaux doivent impérativement envoyer une photocopie de ce certificat au Service des Bourses de Paris X, bâtiment A bureau 109. 5
ATTESTATION ERASMUS (FORMULAIRE D) L attestation Erasmus en deux exemplaires devra être signée par l enseignant responsable de l échange puis visée par le Service des Relations Internationales de Paris X. Ce document vous permettra d être identifié comme étudiant Erasmus à votre arrivée dans l Université d accueil. L un des deux exemplaires sera conservé par le Bureau Erasmus de Paris X. ANNUAIRE ERASMUS ET PARRAINAGE (FORMULAIRES E ET F) En fin de dossier vous trouverez également une feuille d inscription à l annuaire des étudiants Erasmus ainsi qu une fiche de parrainage. FORMALITÉS DE SÉJOUR SE LOGER SUR PLACE Les établissements partenaires ne sont pas tenus de loger les étudiants ERASMUS mais, dans l ensemble, les aident dans leurs recherches de logement. Les possibilités de logement offertes diffèrent beaucoup d une université à l autre. L enseignant responsable de l échange et la documentation disponible en salle A 108 peut renseigner à ce sujet ou indiquer la personne ou l administration à contacter sur place. Les sites Web des Universités partenaires donnent également de précieuses informations. C est pourquoi les étudiants candidats sont invités à contacter très rapidement l université désirée afin de se procurer au plus vite les dossiers d inscription (Application Forms) et les dossiers de logement (Accommodation Forms). Chaque année, des étudiants attendent leurs résultats de juin voire de septembre pour entamer les démarches relatives à l inscription ou le logement, et, de ce fait ne trouvent pas de chambre. Il est essentiel de vous préoccuper de votre logement dès que vous avez posé votre candidature. Très souvent également, des étudiants envoient leur formulaire de demande de logement à l Université d accueil et estiment la démarche réglée. Il faut absolument prendre en compte le fait que très souvent, les Universités reçoivent plus de demandes que le nombre de chambres qu elles offrent. De ce fait certaines candidatures peuvent être refusées. Il appartient donc aux étudiants de bien suivre leur dossier en contactant l Université peu de temps après l envoi de leur candidature. Dans l absolu, le problème de logement devra être résolu avant les vacances d été. L ASSURANCE DE LA COUVERTURE MALADIE Quelle que soit la situation en France du candidat au départ, l assurance dans le cadre de la Sécurité Sociale est obligatoire. Afin de bénéficier de la couverture correspondante dans le pays d accueil, il faut se procurer avant le départ, auprès du Centre de Sécurité Sociale dont le candidat au départ relève, l imprimé européen E 128. 6