Documents et démarches

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1 Documents et démarches Recommandations : Ne pas changer d adresse électronique au cours de votre séjour sauf en cas de force majeure et dans ce cas prévenir votre coordinateur Erasmus+ ; Bien lire les documents mentionnés ci-dessous ; Archiver le kit Erasmus+ que vous avez reçu. Toutes les pièces mentionnées ci-dessous doivent être données au coordinateur Erasmus+ (ce+) de l Ircom. Avant votre départ en mobilité d études ou de stage Le contrat de mobilité. C est l annexe IV du kit Erasmus+ mobilité d études ou mobilité de stage. Il vous est envoyé pré-rempli par voie électronique. Vous devez le compléter au traitement de texte, l imprimer, le signer et le remettre pour signature à votre ce+ qui vous en donnera une copie. L exemplaire en sa possession doit comporter les signatures originales. Si mobilité d études Le contrat d études (learning agreement). C est l annexe I du kit Erasmus+ mobilité d études. ou Si mobilité de stage Le contrat de formation pour les mobilités de stage (learning agreement for traineeships). C est l annexe I du kit Erasmus+ mobilité de stage. Il vous est envoyé pré-rempli par voie électronique. Vous devez le compléter au traitement de texte.

2 Contrat d études : C est la liste des matières que vous souhaitez choisir. Pour cela, consultez le site de l université ou les documents mis à votre disposition par le département des relations internationales de l établissement d accueil. Vous pouvez insérer ou supprimer des lignes dans le tableau A. Signez et faites signer et tamponner ce contrat par votre coordinateur Erasmus+. Scanné il sera envoyé pour signature au bureau des relations internationales de votre établissement de destination. Les signatures originales n étant pas obligatoires les différents envois peuvent se faire via Internet si les scans sont de bonne qualité et en couleur. Votre ce+ vous enverra un scan de la version finale reçue de l établissement d accueil. Contrat de formation : C est le document présentant le programme de stage, les engagements pris par la structure d accueil et l établissement d envoi. Le circuit des signatures est le même que pour le contrat d études. Le contrat de formation et le contrat de mobilité ne vous dispensent pas d une convention de stage. Ils doivent être complétés à l aide de la structure/l entreprise d accueil. Effectuer le 1 er test linguistique en ligne. Vous allez recevoir un courrier électronique de la plate-forme OLS (Online Linguistic Support soutien linguistique en ligne) pour effectuer un test de niveau dans la langue d enseignement ou de travail de votre pays de destination. Un délai vous est assigné par votre coordinateur Erasmus+ pour vous acquitter de cette obligation. Un identifiant et un mot de passe vous permettront d accéder à la plateforme. Veillez à bien mentionner la durée exacte de votre séjour. Le test évalue vos compétences en compréhension orale et écrite et en expression écrite. Suivant votre niveau un cours en ligne peut vous êtes proposé gratuitement. Afin de mesurer vos progrès vous passerez un second test à l issue de votre période mobilité. Photocopie ou scan de votre Carte Européenne d Assurance Maladie (CEAM) valide pour la totalité de votre séjour (demande à faire dans votre espace personnel sur le site de votre centre payeur de sécurité sociale étudiante). La date d expiration d une CEAM étant le 31 décembre, en cas de séjour semestriel se prolongeant audelà de cette date ou en cas de séjour annuel il faudra demander une nouvelle carte

3 valable à compter du 1 er janvier et en donner une copie ou un scan au coordinateur Erasmus Les modalités de prise en charge de vos soins médicaux ne sont pas uniformes sur le territoire de l UE-EEE. Selon votre pays de séjour : soit vous n avancez pas les frais médicaux ; soit vous les avancez et vous vous faites rembourser sur place par l'organisme de sécurité sociale local ou à votre retour auprès de votre centre payeur, mais sur la base du tarif français. En aucun cas votre mutuelle ne complétera ce remboursement. C est pourquoi vous devez souscrire une assurance voyage qui couvre toutes les dépenses de santé à 100 % des frais réels et qui offre de bonnes garanties d assistance (rapatriement sanitaire ). Les mutuelles étudiantes ont l habitude de ces produits et proposent les meilleures offres du marché. Concernant les garanties d assurance et d assistance de vos cartes bancaires, sachez que les cartes d entrée de gamme ne vous couvrent que pour des séjours d au plus 3 mois. De plus les garanties s appliquent normalement à des voyages de type touristique et non à des séjours d études. Ces assurances peuvent aussi refuser de vous prendre en charge pendant ces 3 mois de couverture en constatant que vous étiez parti pour plus de 3 mois Une attestation d assurance voyage doit être obligatoirement remise à votre ce+. Ce type de police ne comprend en général pas d assurance «invalidité/décès». Vérifiez auprès de vos parents si vous bénéficiez de cette protection lors de vos séjours à l étranger. Pour un stage : fournir une attestation d assurance de responsabilité civile. L assurance de responsabilité civile* à l étranger est en général incluse dans les assurances voyage. Si ce n est pas le cas vous devrez demander une attestation d assurance de responsabilité civile à vos parents. Elle est comprise dans leur

4 assurance habitation. L attestation doit être nominative et s appliquer explicitement à votre période de stage. *couvre les dommages que vous pourriez provoquer sur votre lieu d activité. Les bénéficiaires d une bourse Erasmus+ doivent fournir un Relevé d Identité Bancaire d un compte courant personnel. Résumé : Mobilité d études : contrat de mobilité + contrat d études + test de niveau de langue + CEAM + assurance voyage + RIB si vous êtes allocataire. Mobilité de stage : contrat de mobilité + contrat de formation (en plus de la convention de stage habituelle) + test de niveau de langue + CEAM + assurance voyage + attestation d assurance de responsabilité civile si non incluse dans assurance voyage + RIB si vous êtes allocataire. A votre arrivée Envoyer au ce+ une attestation d arrivée. Un modèle accompagne le kit Erasmus. Ce peut-être une attestation de l université ou de la structure/l entreprise d accueil qui vous accueille. La réception de cette attestation déclenche le versement de 80 % de la bourse Erasmus+. Si mobilité d études Au besoin n oubliez pas d envoyer en PJ dès que possible le tableau C des modifications apportées au contrat d études initial. C est toujours l annexe I du kit Erasmus+ mobilité d études. Il arrive très souvent que le 1 er contrat d études soit modifié une fois sur place (incompatibilité d horaires ). Ce tableau de modifications sera validé par votre signature et celle du ce+ de l établissement d accueil (+ tampon). Vous le transmettrez au ce+ de l Ircom pour signature. Votre ce+ vous enverra ainsi qu au ce+ de l établissement d accueil un scan de la version finale.

5 ou Si mobilité de stage Au besoin n oubliez pas d envoyer en PJ dès que possible les modifications exceptionnelles au contrat de formation initiale. C est toujours l annexe I du Kit Erasmus+ mobilité de stage. Ces modifications seront validées par votre signature et celle du responsable concerné de l établissement/l entreprise d accueil. Vous les transmettrez au ce+ de l Ircom pour signature. Votre ce+ vous enverra ainsi qu au responsable concerné de l établissement/l entreprise d accueil un scan de la version finale. Après la mobilité Le rapport participant (12 rubriques). Vous allez être invité à le remplir en ligne. soit le Participant Report Form Learning Mobility of Individuals Student mobility for studies in higher education (mobilité d études) soit le Participant Report Form Learning Mobility of Individuals Student mobility for traineeships in higher education (mobilité de stage) Vous avez 30 jours pour le faire. Le second test d évaluation linguistique (voir supra). Vous allez être invité à l effectuer en ligne. Relevé de notes / évaluation - attestation Si mobilité d études Dans le relevé de notes que l établissement d accueil vous fournit et transmet au ce+ de l Ircom doivent figurer les dates de début et de fin et de mobilité (il s agit des dates de présence obligatoires dans l établissement). Si ce n est pas le cas une attestation de présence classique avec les dates de début et de fin de mobilité doit être ajoutée au relevé de notes et vous être remise ainsi qu au ce+ de l Ircom. Cette attestation doit être émise sur papier à en-tête et tamponnée. Si mobilité de stage

6 Dans un délai de 5 semaines, la structure d accueil doit vous remettre ainsi qu au ce+ de l Ircom une attestation comprenant les dates de début et de fin de stage (il s agit des dates de présence dans la structure). Un modèle se trouve à l Annexe I du kit Erasmus+ mobilité de stage : «Partie à compléter APRES LA MOBILITE - ATTESTATION DE STAGE». L attestation doit être émise sur papier à en-tête et tamponnée. La structure d accueil doit retourner au ce+ de l Ircom la fiche d évaluation qui lui a été remise au moment de la signature du contrat de formation et de la convention. N.B. : le versement des 20 % du solde de la bourse est conditionné à La soumission en ligne du rapport participant ; La passation du 2 nd test linguistique en ligne sur la plate-forme OLS

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