Mobility Tool + : mode d emploi

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1 Mobility Tool + : mode d emploi 1. Qu est ce que le Mobility Tool + (MT+)? Il s agit d une plateforme en ligne dédiée à la gestion et au «reporting» des projets soutenus dans le cadre d Erasmus+. Une fois connecté, vous trouverez dans le Mobility Tool, une partie des informations relatives à votre projet, vous devrez alors utiliser la plate-forme pour : - encoder les informations relatives aux participants du projet et ce, dès que vous disposez de ces informations ; - mettre à jour les informations budgétaires si nécessaire ; - ET soumettre votre rapport final - Cet outil permettra de générer le(s) rapport(s) du/des participant(s) et le rapport du bénéficiaire. L accès au Mobility Tool vous sera donné via un en provenance de la Commission européenne. Cet est envoyé lorsque l Agence nationale a confirmé un certain nombre d étapes du cycle de vie des projets dans son outil de gestion en ligne (sélection, signature de la convention ). Dans le MT +, vous trouverez des informations sur votre projet déjà complétées et d autres à compléter. Si vous effectuez un changement dans le budget ou lié aux organisations participantes, veuillez nous avertir directement par . Vont utiliser cet outil : Les organisations bénéficiaires Les participants Les agences nationales La Commission européenne 2. Accès au site internet Aller sur le site internet : Une fois sur ce site, cliquez sur «External». Pour se connecter, il vous faut un compte ECAS et être enregistré sur la plateforme du «Mobility Tool». Entrer votre «Username» (ou adresse ) et votre «Password».

2 Vous pouvez modifier la langue du site. Elle sera par défaut en anglais, mais il est possible de la changer dans le coin supérieur droit de votre page d accueil. Il suffit de cliquer sur «BE04 French (FR)». 3. Projets Une fois connecté, vous arriverez sur la page d accueil du «Mobility Tool». Vous y trouverez différentes informations dont le numéro de référence de votre projet (ex : PL01-KA ) se trouvant dans un encadré intitulé «Eramsus+» ou dans un encadré intitulé «Lifelong Learning Programme». Cliquez sur ce numéro de référence pour accéder à voter projet. Vous arriverez sur une nouvelle page reprenant les détails de votre projet. En haut de la page vous trouverez une barre reprenant différents intitulés : Home Project List Organisations Contacts Mobilities Budget Reports

3 4. Organisations Dans cette partie, vous trouverez la liste des organisations participant à votre projet. Dans le cadre du SVE, les organisations seront déjà encodées. Modifier une organisation Vous pouvez également modifier la liste d organisations en cliquant sur le crayon (edit). Vous arriverez sur une nouvelle page ou vous pourrez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur sauvegarder (save). Ajouter une organisation Vous pouvez ajouter une organisation. Pour y arriver, cliquez sur organisations et «create a new organisation». Une nouvelle fenêtre s affichera. Vous devrez alors compléter les informations demandées. Soit l organisation possède un PIC (PIC number) dans la liste et donc il faut le chercher dans la liste se trouvant dans «check PIC» ; soit il n existe pas de PIC. Il faut alors cliquer sur «non-pic Organisation». A la fin de l opération, n oubliez pas de sauvegarder en appuyant sur «save». Supprimer des organisations Pour supprimer une organisation de la liste, vous devez cliquer sur «List Organisations», sélectionner l organisation en cochant la case de gauche, puis cliquer sur la croix rouge. Vous ne pourrez pas supprimer des organisations se trouvant déjà encodées. 5. Contacts Dans cette partie, vous trouverez la liste des contacts pour chaque organisation participante à votre projet en cliquant sur contact et sur «list contact». Vous y trouverez les informations suivantes : nom, prénom, département, le poste occupé au sein de l organisation, le numéro de téléphone, le contact mail, le numéro PIC de l organisation, le nom légal de l organisation. Ajouter un nouveau contact Cliquez sur «contacts» puis sur «Create a new contact». Une nouvelle fenêtre s ouvrira. Complétez alors les informations requises. Vous pouvez sélectionner la case «Preferred Contact» pour devenir le contact principal pour votre organisation. Vous pouvez également sélectionner la

4 case «Same as organisation» si les détails concernant la personne de contact sont les mêmes que ceux de l organisation. Important : si l organisation sélectionnée est l organisation bénéficiaire (beneficiary organisation), une option supplémentaire apparaitra sur la fenêtre : «Access to Project». En sélectionnant cette option, le contact de l organisation bénéficiaire ajouté aura accès au site du «Mobility Tool» et pourra gérer les informations sur le site. Pour se faire, cette personne aura besoin d un compte ECAS. Il faut toutefois noter que seules les personnes de l organisation bénéficiaire (beneficiary organisation) peuvent avoir accès aux projets du «Mobility Tool». La nouvelle personne de contact recevra un mail lui indiquant qu il aura accès au site et pourra y apporter les modifications souhaitées. Appuyez enfin sur sauvegarder (save). Modifier les détails d un contact Vous pouvez également modifier les détails d un contact en cliquant sur le crayon (edit). Vous arriverez sur une nouvelle page ou vous devrez à nouveau appuyer sur «edit». Vous pourrez ensuite apporter les modifications souhaitées. Cliquez enfin sur sauvegarder (save).

5 Supprimer des contacts Pour supprimer un contact de la liste, vous devez cliquer sur «List contacts», sélectionner le contact en cochant la case de gauche, puis cliquer sur la croix rouge. Vous ne pourrez pas supprimer vos propres données. 6. Mobilités Ajouter un nouveau participant au projet de mobilité Cliquez sur «Mobilities» puis sur «List Mobilities». Vous verrez un tableau apparaitre. Pour ajouter une personne à la liste des «Mobilities», vous devez appuyer sur la croix verte. Une fenêtre s ouvrira et vous devrez compléter les informations demandées. La première partie concerne les informations générales sur le participant. La deuxième partie concerne le cadre budgétaire qui lui est spécifique. La troisième partie concerne les certifications et les langues. Pour les trois parties, suivez les indications. Une fois les informations remplies, appuyer sur sauvegarder (save). Pour calculer les distances, vous pouvez vous rendre sur le site suivant : Pour le calcul du budget, une fois la date de début et de fin de l activité encodées, le budget se calcule automatiquement. Il est important de cliquer sur le bouton «calculate» pour valider les données avant de sauvegarder.

6 Changer les détails concernant le participant (participant mobilities) Pour modifier les détails concernant les «participants mobilities», cliquez sur «Mobilities» puis sur «List Mobilities». Appuyez ensuite sur le crayon, puis sur «Edit». Supprimer un participant au projet de mobilité Pour supprimer les détails concernant les «participants mobilities», cliquez sur «Mobilities» puis sur «List Mobilities». Sélectionner le ou les participant(s) et appuyer sur la croix rouge, puis «OK». «Online Linguistic Support» Dans certains projets, un support linguistique en ligne peut être demandé. Plus d informations sur 7. Rapports des participants Rapports des participants Chaque participant au projet recevra un automatique après la fin de la période de mobilité lui demandant de remplir un formulaire en ligne via un lien tel que celui-ci : Il est également possible d envoyer un rappel manuellement. Les organisations bénéficiaires (beneficiary organisation) peuvent le faire en allant dans l onglet «Mobilities», «List Mobilities».

7 Il faut ensuite aller dans éditer les détails de mobilités et appuyer sur le bouton «Re-Send» dans la section «Participant Report». Comment vérifier le statut du rapport des participants? Il y a trois types de statuts possibles : None : il n y a pas encore eu d invitation envoyée ; Requested : l invitation à compléter le rapport a été envoyée ; Submitted : le participant a rempli son rapport. Dans l onglet «list mobilities» : Ces statuts changent automatiquement. Comment voir les résultats des rapports des participants? Dans cette partie, il est possible de télécharger le document une fois rempli en appuyant sur «Download PDF».

8 8. Budget Il est possible de visualiser le budget de son projet en cliquant sur «Budget» dans le menu principal. Une page reprenant l inventaire des dépenses apparaitra. Comment changer le projet de budget? Cliquez sur «Budget» dans le menu principal. Il est possible d ajouter des montants dans les espaces blancs prévus à cet effet. Cliquez ensuite sur sauvegarder (save). Prévenez-nous une fois cette opération éffectuée. 9. Rapports Cette dernière section concerne le rapport final à soumettre pour obtenir le dernier versement du budget octroyé pour votre projet. Cliquez sur la rubrique «Reports» du menu principal. Une nouvelle page s affichera avec une fenêtre comportant «Generate Benficiary Report». Cliquez dessus. Il vous sera demandé de choisir une langue pour le rapport. Sélectionnez BE04 French (FR). Cliquez sur Yes pour continuer.

9 Un document PDF sera généré. Cliquez ensuite sur «Download Beneficiary Report» pour télécharger ce document PDF. Complétez les espaces vides dans le rapport. Certaines parties du rapport seront complétées automatiquement grâce aux données complétées dans les autres sections du «Mobility Tool». Pour le soumettre, cliquez sur le bouton «Submit» du document PDF. Faites attention à ne pas faire de modification dans le «Mobility Tool» durant la réalisation du rapport final. Une fois le rapport final soumis, vous n aurez plus accès au «Mobility Tool».Vous pourrez lire les informations mais plus les modifier. Contactez-nous directement pour nous avertir que votre rapport a été soumis!