COMITÉ DU SIÈGE. Réunion extraordinaire. (15 octobre 2012)

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport PARIS, le 15 octobre 2012 Original anglais COMITÉ DU SIÈGE Réunion extraordinaire (15 octobre 2012) 1. Le Comité du Siège a tenu une réunion extraordinaire au Siège de l'unesco, le 15 octobre 2012, sous la présidence de S. E. Mme Sol de Pool, Ambassadrice et déléguée permanente d El Salvador auprès de l UNESCO. I. Participation 2. Les personnalités suivantes ont participé à cette réunion : 2.1 Représentants des États membres : Pays Nom Titre Albanie S. E. Mme B. Kadare Ambassadrice, Déléguée permanente Chili M. A. Jara Délégué permanent adjoint Côte d Ivoire M. L. Kouadio Premier conseiller République démocratique du Congo M. M. Kizabi Délégué permanent adjoint Égypte Mme G. F. Omar Déléguée permanente adjointe El Salvador S. E. Mme Sol de Pool Ambassadrice, Déléguée permanente France M. P. Trimbach Délégué permanent adjoint Gambie Mme A. Sock Déléguée permanente adjointe Inde M. N. K. Pal Deuxième secrétaire Japon M. T. Koizumi Délégué permanent adjoint Nigéria M. Y. M. O. Nwafor Conseiller Philippines Mme R. S. Prospero Déléguée permanente adjointe Portugal Mme T. Salado Attachée

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport page 2 Saint-Vincent-et-les Grenadines Mme C. Le Marant de Kerdaniel Conseillère Espagne M. S. de la Torre Délégué permanent adjoint Thaïlande Mme O. Suebsith Déléguée permanente adjointe Royaume-Uni de Grande- Bretagne et d'irlande du Nord Venezuela (République bolivarienne du) M. M. Sudders Ambassadeur, Délégué permanent S. E. Mme L. R. Sánchez Bello Ambassadrice, Déléguée permanente 2.2 Observateurs : Mexique Mme B. Hernandez Narvaez Deuxième secrétaire M. D. Fernandez Délégué, Ministre des affaires étrangères 2.3 Représentants du Secrétariat : Mme K. Zammouri Ribes, Sous-Directrice générale pour la gestion des services de soutien (ADG/MSS), M. A. Egoshkin, Directeur de la Division des services communs (DIR/MSS/DCS), Mme T. Mc Ginnis, Secrétaire du Comité du Siège, Assistante exécutive, Bureau du Directeur de la Division des services communs (MSS/DCS/DIR), Mme M. Blanco-Borra, Chef de la Section des bâtiments, Division des services communs (MSS/DCS/B), Mme J. Van Zalen, Section de la rénovation, Division des services communs (MSS/DCS/B), M. J. Duflos, Section des bâtiments (MSS/DCS/B), M. A. Gourski, Section des bâtiments (MSS/DCS/B), M. F. Delécolle, Chef de la Section de la sécurité, de la sûreté et des transports (MSS/DCS/SEC), Mme M. Moné, Adjoint au Chef de la sécurité, de la sûreté et des transports (MSS/DCS/SEC), Mme M. Vicien-Milburn, Conseillère juridique, Directrice de l Office des normes internationales et des affaires juridiques (DIR/LA), M. J.W. Donaldson (LA/GEN), M. J.-C. Badaroux-Mendieta (LA/GEN), M. F. Menendez, Chef du Bureau exécutif du Secteur de la gestion des services de soutien (EO/MSS), Mme O. Dibra Soria (AO/MSS p.i.), Mme T. Sopraseuth (MSS/AO), Mme J. Pearson, Directrice de la Division des conférences, des langues et des documents (DIR/MSS/CLD), M. E. Sarr, Comptable principal (BFM/FAS/FRA), M. N. Sharma (BFM/FAS/FRA), Mme A. Arrou (ERI/DPI/SPE), M. L. Salamanques (GBS/SCG), Mme H. Assefa (DDG/SEC), M. V. Vaurette et M. E. Matias, Syndicat du personnel de l'unesco (STU) et Mme E. Lundquist, Stagiaire (ERI/MSO). II. Compte rendu des travaux 3. La Présidente ouvre la séance en expliquant que la réunion a été convoquée afin de répondre aux préoccupations formulées par des membres du Comité en raison d une incohérence entre la teneur des discussions et de la décision du Comité à sa 180 e session, en juin 2012, et le contenu du paragraphe 8 du document 190 EX/33 Partie I. Il règne une certaine confusion, due semble-t-il à une erreur d interprétation lors de la session, sur la question de savoir à quel(s) bâtiment(s) du complexe Bonvin le Comité a autorisé que s applique le projet d optimisation de l espace. En répondant aux demandes d éclaircissements, le Secrétariat a fait savoir que Bonvin fait référence à un complexe composé de trois bâtiments, à savoir les bâtiments VI, VII et VI bis. Le Comité a maintenant besoin d un complément d information sur les plans de remise en état et sur la manière dont le budget de 1,2 million d euros va être dépensé. L objet de la réunion extraordinaire n est pas de revoir cette décision mais de dissiper les doutes qui pourraient subsister et de s assurer que tous les membres sont correctement informés.

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport page 3 4. Le représentant du Secrétariat, confirmant qu une confusion a eu lieu en raison d une erreur d interprétation à la 180 e session, appelle l attention sur le fait que le Secrétariat a préparé une présentation indiquant clairement les divers bâtiments du complexe Bonvin. 5. La représentante de la Directrice générale déclare que le Secrétariat est disposé à répondre aux questions et à donner des informations pour clarifier les zones d ombre et corriger les malentendus concernant les plans du projet d optimisation de l espace. 6. La représentante du Secrétariat fait une brève présentation en indiquant tour à tour chacun des bâtiments du complexe Bonvin, à l aide de photos et de schémas, et en fournissant les précisions requises sur le plan de travail du projet d optimisation de l espace. Le plan sera mis en œuvre en quatre phases sur une période de 12 mois : première phase, optimisation de l espace à Fontenoy ; deuxième phase, transfert dans les bureaux libérés de deux secteurs du bâtiment Bonvin (bâtiment VI) ; troisième phase, compression de services dans le bâtiment VI, afin de libérer un maximum de bureaux tout en se conformant aux normes d attribution de l espace en vue de la phase finale : le transfert de services du bâtiment VII au bâtiment VI pour répondre aux demandes de bureaux à louer. Les cases marquées «travaux» sur le plan représentent la remise en état des bureaux libérés au cours de chaque phase. Les travaux seront relativement peu importants lors de la phase 1 étant donné la rénovation récente du site Fontenoy, mais ceux nécessaires lors de la phase 3 seront plus importants, surtout pour le bâtiment VI où les ascenseurs ont besoin d être remplacés et où d autres améliorations pourraient être apportées, par exemple au système de sécurité-incendie, qui est basique bien qu il réponde aux normes. Une rénovation est hors de question, car elle dépasserait le budget de 1,2 million d euros prévu pour l ensemble de l opération. Le projet se limite à n épargner aucun effort pour veiller à ce que les bureaux libérés dans le bâtiment soient propres, sûrs et adaptés aux besoins des nouveaux occupants. 7. Le représentant du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d Irlande du Nord demande qui sont les occupants actuels du bâtiment VI ; si les améliorations à apporter aux bâtiments sont nécessaires pour faire venir de nouveaux locataires ; et où sont actuellement installées les organisations non gouvernementales (ONG) qui ne versent pas de loyer. 8. Le représentant du Secrétariat répond que le bâtiment VII est occupé par un certain nombre de délégations permanentes, une association du personnel, un certain nombre d ONG qui versent un loyer, le bureau français d un organisme des Nations Unies, les services de publication du Secteur des relations extérieures et de l information du public (ERI), les archives du Bureau de la gestion des connaissances et des systèmes d information (BKI) et la branche Bonvin du service du courrier. Il s y trouve également une ONG ne payant pas de loyer, qui occupe un espace d une valeur locative d environ 15 000 euros par an, et qui n a pas encore été transférée au bâtiment VI bis, où sont désormais installées, à titre de contribution en nature, les autres ONG n acquittant pas de loyer. 9. Le représentant du Chili demande s il y a un délai pour louer les bureaux libérés dans le bâtiment VII et quels revenus cela pourrait rapporter ; il est important de connaître les modalités et conditions de location avant de prendre une décision sur la question. Il aimerait aussi savoir combien d étages seront libérés à des fins locatives lorsque les secteurs auront déménagé et si le bâtiment sera progressivement moins utilisé au cours des deux prochaines années. 10. Le représentant du Secrétariat, répondant à la question sur les revenus potentiels, appelle l attention sur l estimation faite au paragraphe 8 du document 190 EX/33 Partie I (180 COM/SIÈGE/3), selon laquelle la libération et la location de bureaux dans le bâtiment VII pourrait rapporter un loyer annuel compris entre 700 000 euros et 1 million d euros. En ce qui concerne le volume libéré, l opération d optimisation de l espace mettra davantage d espace de bureau à disposition puisque les normes d attribution des bureaux seront appliquées non seulement à Fontenoy mais également à Bonvin où la compression des services et des secteurs restant sur ce dernier site devrait libérer un nombre considérable de bureaux. Certains

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport page 4 conserveront les mêmes occupants qu actuellement, les délégations permanentes se trouvant présentement dans le bâtiment VII, et d autres pourraient être proposés à ceux qui ont présenté des demandes d espace de bureau supplémentaire. Tous les services du Secrétariat dont il n est pas possible de réduire la taille, comme les archives et le stockage des publications, seront transférés ailleurs. L objectif est de mettre à disposition 150 bureaux afin de les louer à des délégations, à d autres organismes des Nations Unies et à des organisations internationales. 11. Il est plus difficile de répondre à la question des délais étant donné les retards pris dans la mise en œuvre des projets et la prise des décisions au sein de l Organisation et parmi les locataires potentiels. Un grand organisme des Nations Unies ayant un bail à long terme dans de coûteux locaux au centre de Paris a exprimé à plusieurs reprises le souhait de louer des bureaux dans le bâtiment VII, mais l UNESCO n a pas pu lui conseiller d entamer les procédures juridiques nécessaires pour qu il puisse mettre fin à son bail ni satisfaire les demandes d espace supplémentaire formulées par des délégations et autres, tant qu elle n a pas pris de décision finale. Si le Comité confirme sa décision et autorise la Directrice générale à investir dans le projet d optimisation de l espace des ressources provenant de la réserve du Fonds d utilisation des locaux du Siège, de nouveaux locataires pourraient s installer dans les bâtiments d ici un an, voire moins. 12. La Présidente réaffirme que l objet de la réunion n est pas de revoir ou de reconfirmer une décision du Comité mais de dissiper les doutes et de répondre aux questions sur le contenu de la proposition. La décision est bonne et ne saurait être infirmée. 13. Le représentant de la France déclare que des copies électroniques de la présentation du Secrétariat devraient être mises à disposition car cela éviterait toute nouvelle confusion quant aux bâtiments concernés. En attendant, la question est de savoir si les demandes estimées émanant des délégations permanentes et de l organisme des Nations Unies suffiront à remplir tous les bureaux libérés. 14. Le représentant du Secrétariat fait savoir que la présentation sera mise à disposition en ligne immédiatement après la réunion. Il est persuadé que l UNESCO est en mesure de remplir tous les bureaux libérés car elle pratique un tarif non commercial peu élevé et offre de nombreux autres avantages, comme la sécurité, un service de courrier et un service de restauration, ce qui a justement attiré l organisme des Nations Unies précédemment mentionné. Par ailleurs, un certain nombre de délégations permanentes attendent l occasion d obtenir l espace supplémentaire qui leur a été refusé depuis l an 2000, après l accord passé avec le Comité du Siège, en vertu duquel les délégations occupant déjà 100 m² ne peuvent pas avoir davantage tant que toutes les autres demandes n ont pas été satisfaites. Le contrat de bail de l UNESCO avec le pays hôte lui permet de louer des bureaux à des délégations, des organisations internationales et toutes autres organisations avec lesquelles elle coopère étroitement dans ses domaines de compétence. Le prix des locations n est pas fixé par le Secrétariat mais par le Comité du Siège et le Conseil exécutif et les revenus ainsi générés couvrent les dépenses, 5 à 7 % étant utilisés aux fins de la maintenance/conservation depuis la création de la réserve du Fonds l utilisation des locaux du Siège. Ce mécanisme permet de lancer des initiatives comme le projet d optimisation de l espace. 15. La représentante de la Directrice générale déclare que le Comité s efforcera d officialiser les demandes des autres organisations souhaitant louer des bureaux dans le bâtiment VII, y compris l Agence internationale de l énergie. Les locaux sont demandés et seront par conséquent remplis. 16. La représentante du Portugal demande si le fait d avoir d autres organismes des Nations Unies à Bonvin aura une incidence sur les dispositions de sécurité sur ce site. 17. Le représentant du Secrétariat affirme que le risque sécuritaire pour les autres organismes des Nations Unies et organisations internationales ne sera pas supérieur à celui auquel l UNESCO est exposée. Un certain nombre de postes de sécurité vacants a été gelé, fait qui, aggravé par la

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport page 5 situation financière actuelle, a compromis la mise en œuvre du plan de sécurité à moyen terme ; par ailleurs, il n y a pas, dans un proche avenir, de plan de renforcement de la sécurité prévu. Cependant, lorsque la réserve du Fonds d utilisation des locaux du Siège aura été reconstituée grâce aux recettes provenant du projet d optimisation de l espace, une occasion de l utiliser à cette fin pourrait se présenter, soulageant ainsi le budget ordinaire d une partie du fardeau que représentent les dépenses de sécurité. 18. La représentante de la République bolivarienne du Venezuela demande ce que va devenir le bâtiment VI lorsque le Secteur de la culture et celui de la communication et de l information auront été transférés et s enquiert du montant estimatif des coûts qu impliqueraient des modifications en matière de sécurité à Bonvin. Le représentant du Secrétariat répond qu au moment où des changements seront nécessaires, les bureaux libérés dans le bâtiment VII produiront de nouvelles recettes qui pourront être utilisées pour soulager le budget ordinaire d une partie des dépenses. 19. Le représentant du Chili demande si la somme de 1,2 million d euros provenant de la réserve du Fonds d utilisation des locaux du Siège sera suffisante pour couvrir tous les travaux prévus dans le bâtiment VII et prévient qu il ne faudrait pas laisser cette pratique se généraliser, sans planification, directives, ni délais précis. Le représentant du Secrétariat répond que cette somme couvrira l intégralité de l opération d optimisation de l espace. Au fil du temps, il faudra envisager des dépenses d entretien courant et de nouvelles dépenses de remise en état, mais elles seront couvertes par les recettes dégagées par le paiement de loyers par les occupants et non par des ressources provenant de la réserve du Fonds d utilisation des locaux du Siège. 20. La représentante de Saint-Vincent-et-les Grenadines appelle l attention sur le fait que les plans du projet d optimisation de l espace ne prévoyait pas de calendrier précis pour le transfert de deux secteurs à Fontenoy. Le personnel s inquiète du déménagement et se demande pendant combien de temps cela va perturber son travail, ce qui pourrait avoir une incidence sur la préparation du programme et la rédaction des prochains documents C/4 et C/5. Un tel calendrier apaiserait ses craintes en assurant que l opération sera bien planifiée et exécutée. Le représentant du Secrétariat signale que trois séries de plans de travail et de calendriers ont été élaborés mais que le projet a été retardé. Lorsqu il a appris que le Comité avait des doutes et n était pas parvenu à prendre de décision définitive, par exemple, il a retiré les propositions soumises au Comité des marchés qui émanaient des sociétés de déménagement sélectionnées après avoir soumissionné en réponse à un appel d offres. Le Secrétariat a suivi à la lettre les instructions des États membres et pas un cent du budget de 1,2 million d euros ne sera dépensé tant que le dernier doute n aura pas été dissipé et que la décision n aura pas été prise. Alors seulement il soumettra ses plans et calendriers. Quant aux préoccupations des secteurs relatives aux perturbations de leur travail, il ressort de l expérience à beaucoup plus grande échelle du programme de rénovation de Fontenoy que le personnel peut s installer en une demi-journée dans de nouveaux bureaux, équipés de systèmes d information et de communication parfaitement connectés et pleinement opérationnels. Cette expérience a également aidé à l acquisition du savoir-faire nécessaire pour fournir aux contractants des spécifications techniques précises et complètes, ainsi que des compétences nécessaires pour que le travail soit effectué à la satisfaction de tous. 21. Le représentant du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d Irlande du Nord a demandé que l ordre du jour de la prochaine session du Comité du Siège comprenne un point sur l utilisation du bâtiment VI bis. L intégralité du bâtiment est occupée par des résidents non-payant dans une ville dotée d un bon marché de la location de bureaux ; le Comité doit examiner la question et prendre une décision à ce sujet même si cela suppose d informer le Conseil exécutif du montant des revenus potentiels ainsi perdus. 22. La représentante du Mexique, prenant la parole à l invitation de la Présidente, suggère que le Secrétariat remette au Comité du Siège, à sa prochaine session, une liste des délégations permanentes installées dans le bâtiment VII et qui attendent de disposer de davantage d espace

EXTRA/COM/SIÈGE/Rapport page 6 de bureau, ainsi que des autres organisations internationales qui ont manifesté leur intérêt. Cela devrait aider à décider de la meilleure façon de répartir l espace libéré. Le Comité pourrait aussi envisager d appliquer une échelle mobile selon laquelle les autres organisations verseraient un loyer légèrement supérieur à celui des délégations. Le représentant du Secrétariat répond que la dernière fois que le Comité a examiné la question, un groupe de travail sur les loyers de location de bureaux et de salles de conférence a été créé pour discuter d éventuels nouveaux tarifs. Cependant, le Secrétariat ne peut pas agir sans l autorisation des organes directeurs. La question doit être décidée d emblée, car il serait difficile de renégocier les termes d un bail avec un nouveau locataire après la signature du contrat. 23. La Présidente déclare que les points soulevés par la représentante du Mexique seront examinés et prononce la clôture de la séance.