Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Sage X3 Entreprise
Sommaire Témoignages 01dB-Metravib p.4 A2C p.6 AFT-IFTIM p.8 Altrad p.10 Altran p.12 Aqualux p.14 Asica p.16 Bleu Blanc p.18 BnF p.20 César p.22 CESI p.24 EDF Trading Logistics p.26 Etablissements Pichon p.28 Gaillon p.30 Groupe FMP p.32 IUT Paris Descartes p.34 Legal p.36 Loupot p.38 Savéol p.40 SBM p.42 SLAT Power supplies p.44 Tour du monde des entreprises équipées de Sage X3 Entreprise... p.47 2 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Edito L'internationalisation des marchés, l'évolution de la réglementation, la nécessité de gérer plus d'informations, d'être plus réactif... Pour réussir et aller plus vite que vos concurrents, vous devez pouvoir vous appuyer sur un système d'information intégré, performant et flexible, capable de suivre vos évolutions et de s'aligner sur votre stratégie d'entreprise. Dans ce guide, je vous invite à découvrir des témoignages d'entreprises équipées de l'erp Sage X3 Entreprise. Au fil de votre lecture, vous comprendrez leurs démarches, leurs besoins et les bénéfices qu'elles retirent de ce progiciel de gestion intégré. Moderniser leur système d'information, améliorer la performance de l'entreprise, optimiser leur gestion de production, former des étudiants, opter pour un ERP complet... Leurs problématiques sont nombreuses! Grâce à l'écoute quotidienne de nos 2 000 clients équipés de Sage X3 Entreprise en France et dans le monde, nous avons développé une solution de gestion intégrée et des services associés qui répondent aux besoins des moyennes et grandes entreprises. Je vous souhaite une excellente lecture. Christophe Letellier Directeur Général Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage Sage X3 Entreprise / 3
Mme Catherine BACCONIER DSI et Chef de projet Sage X3 Entreprise Société Activité : Mesure des vibrations et des nuisances sonores Chiffre d affaires : 32 millions d'euros Effectif : 360 personnes Localisation : 8 sites en France Filiales et distributeurs dans 40 pays Projet Problématique : Harmoniser les procédures Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : GFI Infogen 200 chemin des Ormeaux 69578 Limonest Cedex Internet : www.01db-metravib.com Filiale du groupe Areva, 01dB-Metravib produit et commercialise des logiciels et des appareils qui mesurent les bruits et vibrations. Experte des techniques vibro-acoustiques, 01db-Metravib opère principalement dans les domaines de l'environnement, l'industrie, la défense et la sécurité. Issue du regroupement de plusieurs entreprises, cette société souhaitait harmoniser ses procédures à l'aide d'un progiciel de gestion intégré. Sur les conseils de GFI Infogen, elle a choisi Sage X3 Entreprise et son module Services. En 2003, la société se trouve confrontée à un certain nombre d enjeux stratégiques et décide d acquérir un nouvel outil de gestion pour y faire face. «01dB-Metravib est le résultat de la fusion de plusieurs petites entreprises qui utilisaient chacune des logiciels différents» explique Catherine Bacconnier, DSI et chef de projet Sage X3 Entreprise. "Il était vital de mettre en place des procédures internes communes grâce à un système intégré unique. Ce progiciel devait être capable de gérer la comptabilité et la production, mais aussi de suivre nos affaires et nos projets. C est en effet un aspect particulièrement complexe de notre activité." Un système d information intégré pour harmoniser les procédures Après étude et analyse des différentes solutions disponibles, 01dB-metravib opte pour l ERP Sage X3 Entreprise. «Ce progiciel, spécialement conçu et dimensionné pour les entreprises de taille moyenne, nous a semblé répondre en standard à nos besoins fonctionnels. En outre, l intégrateur GFI Infogen, avec lequel nous avons signé, proposait un module «Services», complémentaire à Sage X3 Entreprise et parfaitement intégré au système, pour gérer nos affaires. C est exactement ce que nous recherchions, et nous n avons pas trouvé sur le marché d offre concurrente aussi complète et cohérente.» Une équipe projet est constituée en interne avec des utilisateurs pilotes. Cette équipe travaille avec les consultants de GFI Infogen pour déterminer, domaine par domaine, les paramétrages de l ERP. Pour ce qui est de la GPAO, de la comptabilité, des achats, des ventes et des stocks, les fonctionnalités proposées en standard par Sage X3 Entreprise suffisent à couvrir tous les besoins. «Sans remettre en cause fondamentalement nos méthodes de travail, nous avons réussi, grâce à Sage X3 Entreprise, à harmoniser nos procédures et à imposer un langage commun.» La gestion des contrats de maintenance facilitée «Lorsque nous vendons des appareils, nous établissons en même temps des contrats de maintenance (700 par an environ) qui donnent lieu à des facturations périodiques. Auparavant, nous devions enregistrer pour chaque commande autant de lignes qu il y avait de factures de maintenance à prévoir, et nous les déclenchions manuellement à chaque date échue. Avec la gestion des contrats proposée par l application Location & 4 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP 01dB-Metravib est plus réactive grâce à Sage X3 Entreprise Maintenance du module Services développé par GFI Infogen dans Sage X3 Entreprise, toutes ces factures sont générées automatiquement. C est plus simple, plus fiable et plus rapide.» Un suivi des affaires de bout en bout Avec ses principaux clients, pour lesquels il arrive que les projets s étalent sur plusieurs années, 01dB-Metravib travaille à l affaire. Et l application Gestion de Projets/Affaires du module Services développé par GFI Infogen dans Sage X3 Entreprise s est révélé, là aussi, un allié indispensable. «Sur chaque affaire en cours (nous en avons une centaine), différents types de collaborateurs sont amenés à intervenir : responsables, gestionnaires, ingénieurs, techniciens, etc. Chacune de ces personnes fait le décompte quotidien du temps passé par dossier. Nous obtenons ainsi, à la fin de chaque mois, un compte de résultat analytique affaire par affaire. Nous comparons alors ces données réelles aux prévisions établies et, si cela s impose, nous réajustons les dépenses prévisionnelles pour les mois suivants. Grâce à l application Gestion de Projets/Affaires du module Services de GFI Infogen, nous pouvons également définir pour chaque projet s il sera géré à l avancement ou à l achèvement. Tout dépend du moment où l on constate le chiffre d affaires (au fur et à mesure ou à la toute fin des opérations) et du rythme de facturation déterminé en accord avec le client. Cette application sait parfaitement prendre en charge l un ou l autre mode de calcul. De plus, il nous permet de suivre avec précision l état d avancement de chacune de nos affaires, de connaître les dépenses réellement engagées et celles qui restent à venir. Un tel outil de suivi est indispensable pour une activité comme la nôtre.» Plus efficaces et plus réactifs avec Sage X3 Entreprise Le module Services développé par GFI Infogen est totalement intégré à Sage X3 Entreprise, notamment à la comptabilité, et génère un certain nombre d écritures automatiques, ce qui fait gagner à chacun un temps considérable et permet aux contrôleurs de gestion et aux commissaires aux comptes de travailler sur des données réelles fiables. L entreprise commence par ailleurs à utiliser la partie SAV du module, pour gérer le planning des visites prévues dans le cadre des contrats de maintenance et de surveillance, et pour suivre les demandes formulées par les clients. Le module CRM a également été mis en œuvre récemment. «Le système global que nous avons mis en place avec GFI Infogen nous donne entière satisfaction" conclut Catherine Bacconnier. Il nous donne des résultats plus fiables, plus rapides et plus transparents, grâce auxquels nous sommes plus productifs et plus réactifs en cas d anomalie. Surtout, il permet à chaque responsable de dossier d avoir une meilleure connaissance des affaires en cours, en accédant eux-mêmes aux données qui les intéressent, sans passer par le contrôle de gestion. Ils sont ainsi plus autonomes.» Sage X3 Entreprise / 5
Mme Anne MAURICE Responsable du Système d Informatique Société Activité : Commercialisation et gestion des 1 100 emplacements commerciaux dans les gares SNCF (hors automates et machines de distribution automatique) Chiffre d affaires : 5 millions d'euros Effectif : 45 salariés Localisation : France Projet Problématiques : - Diminuer les temps de traitement des données comptables et commerciales - Améliorer la qualité d'informations Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : Absys Cyborg Comment diminuer les temps de traitement des données comptables et commerciales tout en améliorant leur visibilité et leur qualité? A2C a trouvé la solution : Sage X3 Entreprise. Accompagnée par Absys Cyborg, l entreprise a mis en place un véritable ERP en quelques mois et ne regrette pas son choix. Un grand nettoyage de printemps : voilà ce qu a entamé en 2005 la société A2C pour son système de gestion. «Outre son obsolescence, notre outil de gestion comptable (développement spécifique sous DOS, ndlr) n était absolument pas convivial et présentait de nombreuses limites en termes de fonctionnalités», explique Anne Maurice, Responsable du Système d Information d A2C, filiale de la SNCF en charge de la commercialisation et de la gestion de plus de 1 100 emplacements commerciaux situés dans les gares (hors automates et machines de distribution). «Nous avions de surcroît acquis au fil des années de nombreux outils annexes et nous étions confrontés à un système hétérogène ne permettant pas ou peu d intégration entre les logiciels, notamment avec notre application de gestion locative Even.» Conséquences : beaucoup de traitements manuels, perte de temps importante, risque d erreur élevé et visibilité très limitée. Tout ceci d autant plus handicapant qu A2C gère également la comptabilité de la filiale Parvis, en charge de l assistance à maîtrise d ouvrage pour l aménagement des espaces. prestataire Absys Cyborg et la solution Sage X3 Entreprise retiennent toute l attention de la RSI et des utilisateurs impliqués très tôt dans le projet. «Les équipes d'absys Cyborg sont tout de suite entrées dans le vif du sujet en nous proposant une démonstration orientée utilisateurs. Nous avons été convaincus tant par les fonctionnalités du produit que par son interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcroît eu un excellent contact avec le prestataire Absys Cyborg». Le projet débute dès janvier 2006 et des réunions régulières sont organisées avec le prestataire. Au menu : paramétrage de la solution, récupération des données depuis l ancien système et formation des utilisateurs. «Toutes les étapes se sont déroulées sans encombre et nous avons été très bien accompagnés par les équipes d'absys Cyborg, toujours disponibles et de très bon conseil.» L occasion également de remettre à jour le plan comptable et de «faire du ménage» dans les données La solution est en production dès mai 2006! Un gain de temps de 20 à 30 % 63 rue Saint Anne 75 002 Paris Internet : www.a2cfrance.fr Un projet mené en moins de quatre mois Après étude, A2C lance donc en octobre 2005 un appel d offres. Seul impératif technique : la possibilité de créer un pont entre le nouvel outil et le logiciel Even. Parmi les réponses, le Comptabilité, gestion budgétaire et gestion commerciale : aujourd hui tout est piloté depuis Sage X3 Entreprise et interfacé avec Even grâce aux fonctionnalités d import. «Nous gérons dans le nouvel outil notre propre comptabilité ainsi que celle de la filiale 6 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP 20 à 30 % de temps gagné grâce à Sage X3 Entreprise Parvis, et ce de manière tout à fait cloisonnée grâce aux fonctionnalités de gestion multisociétés.» Rapprochements bancaires et virements sont par ailleurs automatisés grâce à une interface intégrée, en remplacement de traitements manuels longs et fastidieux. «Et nous avons enfin la possibilité de faire de la comptabilité analytique.» À la clé : une gestion budgétaire beaucoup plus précise et la création de tableaux de bord complets offrant une grande visibilité. Pour répondre aux besoins précis de reporting de la SNCF, sa filiale a également mis en place une fonctionnalité de tableaux de bord au paramétrage avancé. Grâce à cette souplesse de paramétrage, les décideurs qui pilotent l activité obtiennent des états de restitution générés automatiquement, que ce soit en état classique ou en état d'export. «Nous sommes aujourd hui à même de fournir à la direction générale, ainsi qu à la direction administrative et financière, des états de reporting à la hauteur de leurs exigences.» Module web Un lot 2 qui devrait être livré bientôt concernera en effet la gestion des notes de frais directement via un portail web Sage X3 Entreprise. Grâce à un accès sécurisé par login/mot de passe, chaque salarié (de A2C et de Parvis) pourra très bientôt saisir lui-même ses demandes de remboursement où qu il se trouve, délestant ainsi les équipes comptables. «Le workflow des validations sera intégré dans la solution grâce à un système d alertes auprès des managers. Une fois la note de frais validée, les données passeront directement en comptabilité. Sur cet aspect du projet, la solution Sage X3 Entreprise offre des possibilités dont nous n avions même pas rêvé» se réjouit Anne Maurice qui assure qu elle a rarement vu un projet se dérouler aussi bien. En matière de facturation, la satisfaction est également au rendez-vous. «Avant, le traitement des factures prenait à l équipe comptable environ deux jours Aujourd hui, il ne leur faut pas plus de quinze minutes». Globalement le gain de temps est estimé entre 20 et 30 % sur l ensemble des traitements comptables, budgétaires et commerciaux. «Le gain de temps considérable a permis aux équipes de se recentrer sur leur cœur de métier et notamment sur la vérification comptable. Pour nous, le retour sur investissement est assuré et ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives.» Sage X3 Entreprise / 7
Mr Didier LE CAM DAF Adjoint Société Activité : Leader européen de la formation aux métiers du transport et de la logistique Chiffre d affaires : 150 millions d'euros Effectif : 2 000 salariés permanents Localisation : 70 sites en France Projet Problématiques : - Moderniser le système d'information - Disposer d'un ERP évolutif, avec une architecture client web Solution Sage : Sage X3 Entreprise 46 avenue de Villiers 75 017 Paris Internet : www.aft-iftim.com Leader européen de la formation aux métiers du transport et de la logistique, le groupe AFT-IFTIM regroupe 24 000 entreprises adhérentes et il est mandaté ou partenaire de 32 organisations professionnelles. En liaison avec les ministères et les conseils régionaux, il joue un rôle institutionnel de première importance dans ce secteur, comme organisme collecteur de taxe d'apprentissage et organisme de formation continue spécialisé en logistique. Afin de moderniser son système d'information, l'aft-iftim choisit un ERP 100% web : Sage X3 Entreprise. Un projet global de modernisation du système d information En 1998, l AFT-IFTIM s équipait du progiciel Adonix Entreprise V3 afin de disposer d une solution comptable moderne. Quelques années plus tard, le groupe décide de se lancer dans un projet global de modernisation de son système d information. Dans ce contexte, la direction informatique préconise un certain nombre de choix technologiques, et en particulier le choix d'une architecture client web, afin d alléger les opérations de mise en œuvre et de maintenance. C est ainsi que débute la recherche d un nouveau système comptable. «Nous allions profiter du changement, explique Didier Le Cam, DAF adjoint et responsable du projet sur la partie formation continue, pour élargir le périmètre fonctionnel de notre gestion financière, en mettant notamment en place une gestion des achats et des notes de frais. Nous recherchions un produit qui corresponde aux critères techniques et fonctionnels que nous avions fixés. Ce produit ne devait pas être surdimensionné et rester gérable sur le plan humain, sans mobiliser de ressources trop importantes lors de sa mise en œuvre. En outre, nous voulions de préférence un produit en début de vie, susceptible d évoluer et de nous accompagner sur le long terme. Il est rapidement apparu que l ERP Sage X3 Entreprise répondait à toutes ces exigences. Nous l avons choisi d autant plus facilement que nous étions satisfaits d Adonix Entreprise, une solution fiable et déjà très performante sur le plan fonctionnel.» Une mise en exploitation très rapide Le contrat est signé pour un démarrage effectif de Sage X3 Entreprise 8 mois plus tard. La totalité des écritures comptables passées durant l année a été reprise dans Sage X3 Entreprise. La migration vers le nouveau produit a pu se faire très simplement, sans problème particulier. «Les délais, assez courts pour ce type de projet, ont été tenus grâce à la compétence des consultants impliqués d une part, et d autre part au fait que nous avions mis en place un comité de pilotage restreint, avec une forte capacité décisionnelle. Pour gagner du temps et faciliter la prise en main du nouveau produit, nous avons rédigé l ensemble des procédures liées à Sage X3 Entreprise. En dehors des notes de frais, nous avons pu rester dans le cadre du standard sans remettre en cause notre organisation. Nous avions déjà procédé à quelques adaptations mineures lorsque nous 8 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP L'AFT-IFTIM fait le choix d'un ERP 100% web avec Sage X3 Entreprise avons installé Adonix Entreprise. Il n a pas été nécessaire d en faire plus, Sage X3 Entreprise étant basé sur la même logique de fonctionnement qu Adonix Entreprise V3. Pour ce qui est de la gestion des notes de frais nous employons plus de 1000 formateurs, ce qui représente près de 100 000 euros de frais à rembourser chaque semaine, nous avons repris et amélioré le spécifique qui avait été développé dans Adonix Entreprise V3, en tenant compte des critiques émises par les utilisateurs, démarche qui a été très bien perçue en interne. J ai été surpris de la rapidité à laquelle Sage X3 Entreprise a atteint sa maturité. En quatre mois à peine, 98 % des fonctions étaient pleinement opérationnelles, et les utilisateurs pleinement satisfaits. Nous avons eu des réponses très rapides de Sage chaque fois qu un problème se présentait et nous sommes rendus disponibles en interne au cours des premières semaines d exploitation du produit, ce qui a accéléré les choses. A posteriori, une des grandes qualités de Sage X3 Entreprise, c est son niveau de pré formatage en standard, ainsi que sa souplesse, qui sont des atouts majeurs par rapport à la plupart des ERP du marché, lesquels requièrent généralement de gros efforts de paramétrage.» Un déploiement 100% web qui change la vie principaux centres de formation. A été prévu par ailleurs un accès commercial sur chacun des 70 sites de l entreprise : les commerciaux peuvent ainsi aisément consulter l état du compte d un client si besoin. «Nous avons déployé une architecture 100% web, explique Didier Le Cam. C est léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut technologique et nous nous rendons compte après coup que cela nous change la vie. Nous pouvons par exemple éditer tous nos documents au format Acrobat (pdf) et les envoyer par e-mail à ceux qui en ont besoin. C est très apprécié des utilisateurs qui peuvent en quelque sorte se créer leur propre workflow.» Si la comptabilité Sage X3 Entreprise est utilisée de la même manière dans toutes les entités du groupe AFT-IFTIM, il n en va pas tout à fait de même pour les autres modules de l ERP. Ils ont tous été installés avec un paramétrage minimum. Libre à chacun ensuite de s en servir ou non. L outil est disponible, sans contrainte a priori, ce qui laisse aux utilisateurs un véritable espace de liberté. L inter région du Nord a par exemple décidé de mettre en œuvre le module achats et s en trouve très satisfaite. La direction nationale du groupe en a pris acte et réfléchit actuellement à un éventuel déploiement coordonné du module sur l ensemble des sites. Le groupe AFT-IFTIM équipe 140 utilisateurs avec Sage X3 Entreprise. 80 personnes utilisent le progiciel au quotidien pour des opérations de comptabilité générale ou de comptabilité tiers. 25 sont au siège de l entreprise, les autres sont répartis dans les dix Sage X3 Entreprise / 9
Mr Bruno GUIRAUD Responsable Informatique Société Activité : Numéro un mondial de la bétonnière, leader européen de l'échafaudage et leader français des services aux collectivités Chiffre d affaires : 300 millions d'euros Effectif : 3 000 salariés permanents Localisation : 60 pays Projet Problématiques : - Moderniser le système d'information - S'appuyer sur une solution intégrant en standard les principes fondamentaux de ses métiers Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : Arcanes 16 avenue de la Gardie 34 510 Florensac Internet : www.altrad.com Confronté aux limites d'un système hétérogène difficile à maintenir, le groupe Altrad a choisi de miser sur les performances de Sage X3 Entreprise. En plus de la fiabilité et de la visibilité apportées par l'erp, Sage X3 Entreprise constitue aujourd'hui la clé de la modernisation de la production au sein de l'entreprise. «La maintenance de nos applications maison étant devenue très difficile, nous n avions plus le choix : il fallait tout réécrire ou opter pour un progiciel du marché», lance Bruno Guiraud, responsable informatique d Altrad sur le site de Florensac. Ce groupe, constitué de plus de 30 sociétés, occupe une place majeure sur les marchés mondiaux des bétonnières, des échafaudages et des matériels pour collectivités (barrières de circulation, panneaux électoraux,...). La solution de tout réécrire s avère peu séduisante, compte tenu des ressources qu il faudrait affecter à la maintenance et surtout de la nécessité de mettre à jour les données très régulièrement. «Nous avons rapidement décidé de nous équiper d un ERP standard et avons entamé la réalisation d un cahier des charges.» Avec une spécificité structurelle : le groupe est constitué de multiples sociétés qui exercent différents métiers... et le mouvement y est perpétuel puisque les achats de nouvelles entités sont récurrents. «Après avoir étudié les produits du marché, nous avons choisi Sage X3 Entreprise. De conception récente, cet ERP offre l avantage de n être pas monobloc et donc simple à déployer. Le produit est de surcroît très ouvert et permet le développement de ponts avec d autres applications.» Un ERP standard ET adapté aux spécificités de l entreprise Prestataire informatique d Altrad depuis six ans, la société Arcanes est naturellement consultée. «Les équipes d Arcanes ont organisé des démonstrations auprès des différentes personnes du groupe qui ne connaissaient pas l outil, notamment auprès des directions. De ce fait, les utilisateurs ont pu prendre en main la solution très rapidement et être très réactifs.» Première étape du projet : l audit. «Notre prestataire a interrogé les utilisateurs afin de déterminer précisément leurs besoins présents et futurs. Nous avons, à l issue de cet audit, constitué un dossier détaillant toutes les données, types d états, écrans... de l ancien système avec comme premier objectif un projet isofonctionnel.» Une maquette a ensuite été établie pour le site de Florensac, soit un site de production et six sites de vente représentant trois sociétés commerciales. «Les calculs de coûts et systèmes de vente diffèrent entre ces sociétés (VPC, vente à des revendeurs, vente de marques différentes). Pour autant, nous avons opté avec Sage X3 Entreprise pour une gestion monosociété mais cloisonnée, et tout est très bien pris en compte.» Une migration en un jour À l issue de cette phase de paramétrage et de maquettage, la bascule de l intégralité des 10 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Altrad : un projet ERP réussi données a eu lieu en une journée et sans encombre. Des sessions de formations ont ensuite été organisées, pour les utilisateurs et le responsable, qui reconnaît que seule la pratique permet de s approprier véritablement les outils. Fiabilité, visibilité, réactivité Aujourd hui, 20 personnes de l équipe commerciale et 15 personnes de la production utilisent Sage X3 Entreprise au quotidien. «Les habitudes de travail n ont globalement pas été modifiées pour les utilisateurs. Ce qui a changé, c est qu ils ont aujourd hui davantage de possibilités de sortir leurs listes et états en toute autonomie (là où avant les utilisateurs faisaient appel au responsable informatique, ndlr).» Outre cette extension des possibilités fonctionnelles pour les utilisateurs finaux, la solution Sage X3 Entreprise a permis de fiabiliser les données stratégiques de l entreprise, tout en accroissant la visibilité et la réactivité. «Avant, la production n obtenait les données sur les commandes que le soir grâce à un traitement en batch. Aujourd hui tout est accessible en temps réel, les processus ont ainsi été nettement améliorés, d autant que nous avons équipé l atelier de douchettes pour lecture de codes à barres, directement interfacées avec le système.» Les saisies manuelles ont ainsi été éliminées en même temps que le risque d erreur, et la traçabilité est optimale. «Nous sommes aujourd hui capables de mesurer la productivité en temps réel.» À l heure où le site Altrad de Florensac entame une réflexion sur son suivi de production et envisage une nouvelle organisation, l ERP constitue un véritable atout. «Notre réflexion est plus sereine car nous bénéficions de beaucoup de possibilités dans le progiciel Sage X3 Entreprise. Notre ERP est véritablement au service de la future organisation.» De nombreux projets en cours Les fondations sont là : Altrad bénéficie d un ERP standard à isofonctionnalité avec son ancien système. «Désormais, nous allons exploiter toutes les nouvelles possibilités offertes par l outil. Nous sommes d ores et déjà en train de mettre en place un module CRM pour notre plate-forme de télévente, qui permettra l historisation des événements clients tout en offrant des possibilités statistiques très intéressantes.» Ce n est pas tout. Encore à l étude : un projet de mobilité et de connexion à distance dédié aux forces de vente, l internalisation de la facturation de la société de transport du groupe ou encore la mise en place d un module qualité. Le déploiement de la solution Sage X3 Entreprise au sein du groupe n est pas terminé. «Notre objectif est d harmoniser les systèmes en France et certains sites à l étranger, comme l Angleterre par exemple. In fine nous visons un meilleur service et une communication facilitée entre les sites (grâce à des VPN) notamment pour interroger les gammes, suivre les commandes et les stocks.» Sage X3 Entreprise / 11
Mr Xavier de Saint Albin Responsable des applications ERP Société Activité : Société de services et de conseil constituée de plus de 100 entités distinctes Chiffre d affaires : 1 495,6 millions d euros Effectif : Plus de 17 000 personnes Localisation : 20 pays Projet Problématiques : - Respecter l indépendance de chaque filiale et ses besoins spécifiques tout en organisant une centralisation progressive de la gestion des données dans le cadre d une restructuration autour de trois pôles, impliquant la fusion des entités existantes - Trouver une solution qui intègre comptabilité, administration des ventes et gestion des ressources humaines (gestion du personnel et de la rémunération) Solution Sage : Sage X3 Entreprise Concilier la gestion autonome de ses 100 filiales et une centralisation progressive par pôle, tel est le défi que le groupe de conseil en innovation Altran a relevé grâce à la souplesse et à la sophistication de Sage X3 Entreprise. Société de services et de conseil regroupant une centaine d entités distinctes et employant plus de 17 000 personnes, Altran a décidé de se structurer autour de trois pôles. Passer d un patchwork à un network est alors le mot d ordre. Premier secteur à se regrouper : le pôle TI (conseil en technologie et innovation), avec la fusion de 26 sociétés en une seule. En 2002, le groupe cherche trois solutions (paie, facturation et comptabilité) capables de s adapter aussi bien à une gestion éclatée que centralisée. «Suite à une étude de marché basée sur des critères technologiques essentiellement, nous avons listé près de 300 éditeurs et shortlisté une vingtaine, se souvient Xavier de Saint Albin, responsable des applications ERP (Enterprise Resource Planning) en France. Nous avons ensuite adopté une démarche plus fonctionnelle et retenu trois éditeurs. Au terme de la réflexion, Sage s est imposé sur les métiers de la facturation et de la comptabilité avec son ERP Sage X3 Entreprise, en raison de la facilité d administration de l application et de sa capacité à gérer chaque entité de manière indépendante avec des fonctionnalités à la carte : quatre ans après, certaines entités ont conservé l application telle quelle tandis que d autres ont été très loin dans la customisation, avec des écrans sur mesure.» Un déploiement fonctionnel sophistiqué dans le respect des délais Le périmètre fonctionnel retenu par Altran comprend la comptabilité et l administration des ventes, interfacé à Axys, logiciel déjà en place pour gérer le personnel et la paie. La rédaction du cahier des charges, puis le paramétrage et le développement suivent. «Nous avons démarré la préproduction neuf mois après avoir choisi l éditeur et effectué les développements spécifiques sur les requêtes (statistiques sur les ventes et la production, suivi de la facturation ) dans la foulée. L intégration s est effectuée en interne car nous disposons des compétences requises mais l éditeur nous a épaulés tout au long de la mise en œuvre.» Faciliter l imputation temps client des consultants et voir les projets dans leur globalité Un expert produit est formé en interne et une équipe de cinq personnes prend en charge l intégration. Un an après la rédaction du cahier des charges, 20 sociétés des pôles TI et CIS ont déjà migré et Altran se consacre dès lors à l intégration de nouveaux modules spécifiques pour gérer l affacturage, les factures à émettre, les flux avec l application 2 rue Paul Vaillant-Couturier 92300 Levallois-Perret Internet : www.altran.com 12 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Altran gère ses filiales à la carte avec Sage X3 Entreprise de paie, l interaction avec la trésorerie pour le rapprochement bancaire, l adaptation aux normes IAS et la synchronisation commune sur le dossier intermédiaire - qui intègre notamment le plan de compte, référentiel commun aux 20 sociétés. «Nous avons installé un module de compterendu d activité des consultants qui nous a permis de gagner beaucoup en temps et en précision dans l imputation de leur quantité de travail en mission chez nos clients et de limiter les erreurs en facturation. Il s agit d une étape primordiale dans notre métier qui consiste à mettre à disposition des moyens humains, et nous sommes devenus autonomes sur ce point.» Un module de gestion des ressources humaines est également développé, afin d intégrer toutes les personnes qui interviennent pour Altran, en dehors des seuls consultants. «Ce module Employé gère désormais aussi bien les administratifs et les managers que les consultants, avec pour chaque personne une fiche complète (données de rémunération, état civil, historique, évaluation, absences, missions d affectation ). Le module projet, quant à lui, s avère très utile pour le suivi d affaires, notamment lorsqu il y a de longs projets composés de missions successives. Nous pouvons les identifier dans leur globalité, sans se limiter aux contrats successifs. Nous pouvons désormais répondre directement aux demandes des managers, calculer le taux de staffing de leurs consultants et l utilisation de l outil d édition Crystal Report intégré à Sage X3 Entreprise, couplé aux possibilités de workflow (transmissions autom tisées de documents) et d envoi par mail de rapports numériques est surprenante.» Développer du spécifique, à la carte, sans affecter le standard «Un atout très précieux de Sage X3 Entreprise est son fonctionnement du bas vers le haut, en partant du terrain. Ainsi, le système interroge d abord au niveau de l interaction utilisateur (son entité) puis d Altran, puis de Sage X3 Entreprise, pour détecter les éventuelles fonctionnalités sur mesure. Cet organigramme permet de développer du spécifique, propre ou commun entre les différentes entités, sans polluer le standard! Les filiales peuvent par exemple partager ou non leurs tables clients. Et pour l administrateur, les environnements de travail sont identiques et peuvent être exploités de manière centralisée!» Pour Altran, la prochaine étape est déjà en ligne de mire. Ravi du succès du module comptable de l application en particulier, le groupe a en effet décidé de migrer l ensemble des filiales françaises sur Sage X3 Entreprise. En parallèle, les développements spécifiques continuent pour une gestion toujours plus fluide des informations. Comme le conclut Xavier de Saint Albin : «Il s agit désormais de dématérialiser des flux actuellement sur papier ou fichier Excel pour les intégrer directement dans Sage X3 Entreprise et gagner ainsi en efficacité et temps de traitement.» Les témoignages Sage / 13
Mr Jean-François BRUNA ROSSO Directeur Informatique Société Activité : Négociant et fabricant de piscines et accessoires de piscine Chiffre d affaires : 50 millions d euros Effectif : 250 personnes (en pleine saison) Localisation : 80 pays Projet Problématiques : - Renforcer la gestion de la production pour accompagner la croissance. - Assurer une continuité dans la prise en main. Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : Prog'Info ZI Massane 13210 Saint Remy De Provence Internet : www.aqualux.com Pour accompagner sa croissance, le négociant et fabricant de piscines Aqualux décide de s'équiper d'un progiciel de gestion intégrée couvrant l'ensemble de la chaîne de gestion, de la production à la comptabilité. Son choix s'est porté sur l'erp Sage X3 Entreprise et sur l'intégrateur Prog'Info. Aqualux assure la commercialisation de tous les accessoires nécessaires pour construire et entretenir une piscine. L entreprise, qui ne manque aucune opportunité de renforcer son développement, décide d'intégrer la production de piscines en propre, une activité qui représente aujourd'hui plus de la moitié de son chiffre d'affaires. Le système d'information d'aqualux doit donc s'aligner sur cette nouvelle stratégie. «Nous devions renforcer la sûreté de la production, la gestion des coûts et la logistique. La solution en place ne le permettait pas. Nous avons donc décidé de tout remettre à plat en juin 2004», commente Jean-François Bruna Rosso, directeur informatique de l'entreprise. Concilier qualité, coûts et délais Plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP) sont alors étudiés, dont SAP et Generix. «Nous cherchions une solution robuste, avec des fonctionnalités enrichies, et qui nous assure une continuité dans la prise en main». En outre, une contrainte s'impose pour Aqualux : le nouveau dispositif doit impérativement être en place à Noël, afin que la solution soit parfaitement opérationnelle pour attaquer la haute saison. En effet, 80 % des recettes sont réalisées entre fin mars et mi-août, et il n'est pas question de risquer un loupé dans l'optimisation de la production et de la logistique en plein boom des commandes. Une solution émerge : Sage X3 Entreprise. «L'application répondait à nos attentes en termes de spécificité et d'évolutivité. Elle nous a également convaincus avec ses modules de GPAO et de calcul des besoins». Un devis comparatif avec un autre éditeur achève de convaincre Aqualux. Une prise en main rapide et en douceur «Nous avons géré nous-mêmes la migration des données et participé au paramétrage.» La formation utilisateurs a démarré dès début décembre. Un processus bien rodé qui consiste à expliquer la solution à 20 utilisateurs chargés ensuite de former leurs équipes. In fine, ce sont 120 collaborateurs, de l'administration des ventes aux pièces détachées en passant par l'export, le SAV et la production, qui utilisent quotidiennement Sage X3 Entreprise. «Le 17 décembre nous réalisions la migration des données, ce qui coïncidait avec la date des inventaires, pour repartir sur un nouvel exercice. Nous avons commencé par les parties production, achats, stocks et logistique. En deux mois, la solution était opérationnelle! La comptabilité et la gestion commerciale ont été intégrées un an plus tard, afin de jouer la sécurité.» 14 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Aqualux révolutionne son informatique de gestion sans faire de vagues Résultats : gain en temps, rigueur et précision La nouvelle solution démontre d'emblée ses avancées. «Lorsqu'un client appelle, l'accès à l'information est désormais immédiat et toutes les parties prenantes accèdent à la base de données. La gestion de production a également été optimisée grâce à la mise en place de nomenclatures ; la comptabilité analytique s'est sophistiquée grâce au module de GPAO. Au niveau logistique, l'outil nous permet de mieux gérer la forte saisonnalité en permettant de traiter jusqu'à 500 commandes jour.» Concrètement, les caristes sont équipés de terminaux (Symbol) avec douchette et pistolet intégrés. Ils préparent 15 à 20 commandes en même temps, qu'ils apportent ensuite à un préparateur en charge de les répartir individuellement. Après chaque opération, le cariste décharge les informations concernant les mouvements de stock sur Sage X3 Entreprise et la mise à jour se fait en temps réel. «Une optimisation qui n'était pas possible avant et qui nous fait gagner beaucoup de temps!» le recouvrement des créances avec des fonctionnalités très poussées.» Prochains défis : la mise en œuvre de l'extranet, qui sera bien sûr interfacé avec Sage X3 Entreprise, et la déclinaison sur de nouveaux sites physiques. L'entreprise a en effet décidé d'ouvrir des agences pour se rapprocher de ses clients professionnels. Sans oublier l'intégration d'une nouvelle ligne de spa... Beaucoup de remous en perspective, à gérer par Sage X3 Entreprise. Des interfaces transparentes Au-delà des fonctionnalités enrichies de Sage X3 Entreprise, c'est aussi son interopérabilité avec des applications très spécifiques que les utilisateurs apprécient. «Par exemple, les informations de la base de données sont exportées chaque nuit sur Cognos et c'est cette application, dédiée à l'analyse de données et au marketing, qui traite les données. De même, la solution est interfacée avec Coveris (application de crédit management, ndlr) afin de gérer Sage X3 Entreprise / 15
Mr Pascal PRENVEILLE DSI Société Activité : Electronique professionnelle Chiffre d affaires : 10 millions d'euros Effectif : 100 employés Localisation : Saint-Malo Projet Problématiques : - Réduire les stocks et optimiser la planification de la production - Améliorer la planification de la production - Améliorer la performance générale de l'entreprise et s'ouvrir à de nouveaux marchés Solution Sage : Sage X3 Entreprise 55, rue du Grand Jardin ZAC de la Moinerie 35416 Saint Malo Cedex France Internet : www.asica.com Installée à Saint-Malo, Asica est une entreprise industrielle française spécialisée dans l'électronique professionnelle. Depuis plus de 20 ans, elle conçoit, développe, fabrique, industrialise, teste, intègre et maintient des sous-ensembles et des ensembles électroniques, aussi bien pour des grands groupes (Air Liquide, Otis, Kodak, Schneider...), que pour des PME-PMI. Afin d'être plus flexible et plus réactive, la société Asica s'équipe de l'erp Sage X3 Entreprise. Améliorer la planification pour mieux répondre à la demande des clients Asica était équipée d'un logiciel de gestion de production plutôt basique, interfacé à un outil de comptabilité générale. «C'était vraiment le minimum vital, commente Pascal Prenveille, DSI d'asica. En 1999, la direction d'asica décide de faire évoluer son système d'information et se met en quête de l'erp le plus adapté. «Nous voulions améliorer la planification de notre production pour être plus flexibles et réactifs et savoir ainsi mieux répondre aux demandes de nos clients. Un ERP nous permettrait en outre d'intégrer toutes nos données dans une base unique et cohérente. Echaudés par notre précédente expérience, nous voulions choisir un éditeur pérenne. Nous souhaitions également que le produit sélectionné soit capable de gérer toutes nos activités, qu'il s'appuie sur les technologies standards du marché et qu'il utilise les termes courants de la logistique et de la gestion de production, afin que chacun s'y retrouve et parle le même langage. Il était important pour nous enfin que l'outil que nous allions mettre en place ne soit pas doté d'une base de données propriétaire. Avec Sage, le choix de l'expérience et de la notoriété Muni de ces critères exigeants, Asica pré-sélectionne deux produits, dont Sage X3 Entreprise, qui est choisi après démonstration. «Toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin étaient présentes dans le produit. En outre, nous étions rassurés par le fait que Sage X3 Entreprise était issu de l'expérience et du savoir-faire de Sage, qui bénéficie d'une très bonne notoriété. Gérer la problématique des équivalences «Nous avions prévu dès le début de réaliser une intégration progressive du produit, sans big bang. Nous souhaitions adapter doucement notre nouvel outil aux méthodes de travail de l'entreprise.» C'est d'abord la gestion des ventes qui est installée, puis la gestion de production, la comptabilité générale et tiers et, enfin, la gestion des nomenclatures, des achats et des stocks. «La grande spécificité de notre métier, explique Pascal Prenveille, c'est la nécessité de gérer des équivalences : à une référence donnée, correspondent plusieurs produits équivalents acceptés par le client. Avec Sage X3 Entreprise, nous avons pu développer très facilement un programme spécifique. 16 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Asica devient plus performante grâce à Sage X3 Entreprise Dès que nous avons posé les premiers jalons de notre nouvelle GPAO, nous avons nettement amélioré la planification de notre production.» Réduire le niveau des stocks et affiner la traçabilité des lots : l'enjeu du métier Sage X3 Entreprise fonctionne parfaitement à la grande satisfaction des utilisateurs et de la direction de l'entreprise. «C'est le jour et la nuit par rapport à notre ancien système, s'enthousiasme Pascal Prenveille. Et encore, nous n'exploitons pas toutes les possibilités du produit! Nos gains sont évidents, à plusieurs niveaux. Nous avons d'abord réussi à baisser de façon conséquente le niveau moyen de nos stocks, sans jamais être en rupture. C'est un point crucial puisque dans les produits que nous vendons, la matière première représente 80% du coût de revient! Cela dit, nous pouvons faire encore mieux - et Sage X3 Entreprise nous y aidera - en limitant au maximum les «doublons» en stock (toujours cette problématique des équivalents). Concernant la gestion des stocks, la traçabilité est une exigence forte de certains de nos clients (issus du secteur médical notamment). Si un problème est identifié sur un composant, nous pouvons grâce à Sage X3 Entreprise retrouver d'où vient ce composant et où il a été utilisé. Pour verrouiller le suivi de la traçabilité, nous avons mis en place une gestion des lots par codes barres, ce qui nous permet de faire facilement des inventaires et oblige nos employés à se servir au bon endroit!» Améliorer la performance générale de l'entreprise et s'ouvrir à de nouveaux marchés Les mérites de Sage X3 Entreprise ne s'arrêtent pas là. «Totalement intégré, avec une circulation très fluide de l'information d'un service à l'autre, Sage X3 Entreprise nous a permis de mettre en place de nombreux automatismes grâce auxquels nous traitons beaucoup plus rapidement les tâches administratives quotidiennes. Enfin, la mise en place d'une planification optimisée de la production nous a permis de signer des contrats avec de nouveaux clients qui auparavant n'auraient pas travaillé avec nous car nous étions organisés de manière trop artisanale. Il faut savoir que les grands comptes auditent leurs fournisseurs. Ils ne testent pas seulement la qualité de vos produits, ils regardent comment vous êtes organisé service par service, ils vérifient que vous êtes réactif, que vous savez tenir les délais... Ils vous accordent une note de qualité produit et une note de performance. Et le fait que nous ayons installé Sage X3 Entreprise joue largement en notre faveur, cela rassure nos clients.» Sage X3 Entreprise / 17
Mr Xavier LAINÉ Directeur Administratif et Financier Société Activité : Location-vente de matériel de travaux publics Chiffre d affaires : 18 millions d euros Effectif : 90 personnes Localisation : Changé-lès-Laval (53) et 18 agences en France Projet Problématique : Optimiser la gestion multisite de la société et assurer un contrôle optimal de l'activité Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : ACL Bleu Blanc Z.A. Les Bozées Rue de Bruxelles 53000 Laval www.bleublanc.fr Loueur et vendeur de matériel de travaux publics, Bleu Blanc compte 18 agences, chacune responsable de la gestion de son stock et de ses commandes. Afin d'optimiser et de mieux contrôler l'activité de ses agences, l'entreprise décide de s'équiper d'une solution de gestion fiable, plus riche en fonctionnalités, capable de produire des statistiques en temps réel et d'assurer la traçabilité de ses opérations. Son choix s'est porté sur l'erp Sage X3 Entreprise, épaulé par l'intégrateur ACL. Assurer la traçabilité de l'activité dans ses agences, enrichir les statistiques d'activité afin d'affiner la stratégie marketing et commerciale, automatiser les procédures, stimuler les synergies entre les différentes entités Depuis qu'elle utilise Sage X3 Entreprise, l'entreprise Bleu Blanc optimise sans cesse son activité. «Au départ, notre objectif était simplement de migrer vers une application plus moderne, nous disposions alors d'une solution développée sur mesure sous Unix par notre intégrateur ACL, et souhaitions anticiper son obsolescence. Très vite, cette mise à niveau a été l'occasion de repenser nos procédures en s'appuyant sur un progiciel de gestion intégré, aux fonctionnalités enrichies.» explique Xavier Lainé, DAF de Bleu Blanc. Bleu Blanc étudie alors les différentes solutions du marché dont Mistral, leader sur le secteur de la location et vente de matériel de travaux publics. Au terme de cette évaluation, c'est Sage X3 Entreprise qui fait la différence. Éditée par Sage, un groupe dont l'envergure garantit la pérennité et l'évolutivité, cette application constitue un véritable ERP adapté à la taille de l'entreprise. En outre, son architecture centralisée, reposant sur du client web, permet de suivre et de contrôler en temps réel l'activité de chaque agence. Bleu Blanc s'équipe de tous les modules de Sage X3 Entreprise : comptabilité, gestion financière, facturation, stocks, gestion industrielle, statistiques des parcs, vente, location L'architecture centralisée repose sur un seul serveur associé à un système de sauvegarde automatique sur disque. Intégrateur Sage et déjà prestataire de l'entreprise, ACL est naturellement désigné pour conduire le projet. La direction administrative et financière choisit de prendre son temps pour déployer l'erp, afin de pouvoir procéder par étape. «Nous avons dans les agences des utilisateurs hétérogènes qui, pour la plupart, ne connaissent pas l'informatique. Nous souhaitions donc avancer doucement et que chaque module soit bien compris avant de passer au suivant.» Car contrairement au système précédent, qui invitait seulement à valider les étapes, Sage X3 Entreprise demande plus de précisions, afin d'établir des statistiques plus riches et de mieux suivre l'activité. Une migration en douceur et dans le respect des délais Le déploiement de l'ensemble des fonctionnalités est étalé sur 8 mois. Pour chaque module, la formation des chefs d'agence s'effectue en un jour et demi, et celle des 18 / Les témoignages Sage
Les TÉMOIGNAGES Sage ERP Gestion d'agences : Bleu Blanc voit la vie en rose comptables se déroule sur un mois complet. Ayant participé à la migration de la comptabilité, ces derniers sont rapidement opérationnels et assistent les autres utilisateurs. Ainsi installée et prise en main en douceur, la solution s'avère parfaitement opérationnelle dès la fin de l'exercice! «Nous avons pu démarrer dès le 1er octobre sur une solution 100 % fiable. La formation des utilisateurs s'est très bien passée, y compris pour les plus novices.» La collaboration avec ACL a contribué à cette sérénité. «Nous travaillons avec eux depuis 10 ans. Lorsqu'il y a un souci, il suffit d'envoyer un mail, nous avons une réponse dans la journée.», reconnaît Xavier Lainé. Enfin des comptes d'exploitation par machine! Les résultats concrets sont d'abord dans les chiffres. «Grâce à Sage X3 Entreprise ; nous disposons au siège de statistiques bien plus fines sur les stocks et les ventes. Nous pouvons par exemple établir des comptes d'exploitation par machine, très précieux pour déterminer si les matériels sont rentables. Ceci nous permet de gérer nos stocks plus efficacement et de décider d'actions commerciales ciblées.» conditions d'une agence à l'autre. À terme, des informations plus complètes sur les clients et leurs transactions nous permettront de proposer des services et des offres appropriées.» Et pour les mauvais payeurs, le système contrôle désormais le risque client en temps réel. «Dès qu'un encours arrive à son maximum, aucune agence ne peut saisir de nouvelles commandes pour ce compte client, seule la comptabilité peut débloquer une fois le chèque sur le bureau!», se félicite Xavier Lainé. En interne, les règlements intersociétés ont été grandement simplifiés grâce au système de facturation directe automatique tandis que la gestion des statistiques en temps réel enrichit les reportings. «Sage X3 Entreprise permet également d'optimiser le parc matériel en fonction des besoins des agences et assure la transparence sur l'ensemble des transactions. À partir du moment où le bon de location ou de vente a été saisi, toute suppression ou manipulation du bon remonte en effet à la comptabilité centrale et génère un message d'alerte. Ceci permet d'éviter le vol, le travail au noir ou toute autre récompense en liquide. In fine, l'outil a apporté bien plus que de la gestion de l'information, il constitue un véritable moteur de changement des comportements!» conclut Xavier Lainé. Relation client approfondie «La relation avec nos clients a ensuite gagné en cohérence, d'une agence à l'autre. La centralisation des données permet aux clients de bénéficier automatiquement des mêmes Sage X3 Entreprise / 19
Mr Paul FIEVRE Expert Fonctionnel Société Activité : Conservation du patrimoine national imprimé Chiffre d affaires : 1 280 millions d'euros Effectif : 2 800-3 000 agents, dont 120 au département de la reproduction Localisation : 8 sites en France Projet Problématiques : - Gérer l'ensemble du workflow lié à l'activité du département de la reproduction - Intégrer facilement une solution standard dans l'infrastructure en place Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire revendeur : GFI Infogen Quai François Mauriac 75 013 Paris Internet : www.bnf.fr Au sein de la BnF, le département de la reproduction, qui constitue un département à part, avait besoin d'une solution de gestion à la fois stable et performante. Exigences satisfaites depuis plus d'un an grâce à Sage X3 Entreprise et à l'accompagnement de l'intégrateur GFI Infogen. Témoignage de Paul Fièvre, expert fonctionnel au sein du service Études et Développement du département des systèmes d'information de la Bibliothèque nationale de France. «Le département de la reproduction de la BnF est une PME à lui tout seul!» 120 personnes sont en effet chargées de répondre aux demandes de reproductions concernant toute oeuvre libre de droit conservée à la bibliothèque : ouvrages imprimés, enluminures, pièces de monnaies «Le site de Tolbiac est doté depuis le début d un super système d information principalement constitué de développements spécifiques. Mais certaines missions de la BnF n étaient pas couvertes, dont celles du département de la reproduction.» Une application spécifique qu il faut alors renouveler. C est ainsi que le cabinet Atos Origin est mandaté pour effectuer une étude qui durera deux mois. La recommandation est claire : la solution la plus adaptée pour répondre aux besoins du département de la reproduction est un progiciel de gestion intégré. «La solution devait pouvoir recueillir les demandes des clients, qu ils soient internes ou externes, permettre la réalisation des devis, le suivi de la production et de la comptabilité. Nous avons invité quelques intégrateurs à venir faire une présentation de leurs produits : cette étape nous a permis de découvrir les forces et faiblesses des principaux progiciels, tout en prenant connaissance de la démarche des intégrateurs. C est à partir de ce premier travail prospectif que nous avons rédigé un cahier des charges complet.» Le marché public européen est lancé et la BnF obtient trois réponses, dont celle de GFI Infogen incluant la solution Sage X3 Entreprise qui sera finalement choisie. «La solution était très adaptée sur le plan fonctionnel, avec la possibilité de gérer de bout en bout le workflow lié à l activité du département, des devis à la livraison. Sur le plan technique également, puisque cet ERP pouvait s intégrer sans problème à notre environnement. Enfin, l intégrateur en avait une très grande expérience.» Un déploiement serein grâce à l'adaptabilité de Sage X3 Entreprise Le projet démarre avec la constitution d une équipe projet étendue et la désignation d un chef de projet dédié chez GFI Infogen. Première étape : relecture de la réponse afin d en dégager les enjeux et les impacts, établissement d un planning et affectation des ressources nécessaires. «Nous avons constitué une équipe pour chaque grand domaine fonctionnel, à savoir les ventes, la comptabilité et la GPAO. Chacune de ces équipes comprenait une personne de notre service informatique, un utilisateur appartenant à l équipe d encadrement et un utilisateur expert fonctionnel.» Vient ensuite une série d ateliers avec les équipes de l intégrateur, afin de définir précisément les paramétrages et développements spécifi- 20 / Les témoignages Sage