Les Témoignages Sage ERP X3

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1 Les Témoignages Sage ERP X3

2 Sommaire INDUSTRIE Altrad p.4 Ammann p.6 Aqualux p.8 Arcelor Mittal p.10 Asica p.12 Blanchon p.14 César p.16 Etablissements Pichon p.18 Gaillon p.20 La Fournée Dorée p.22 Loupot p.24 SBM p.26 SFERE BM p.28 SLAT Power supplies p.30 Visotec Arlux p.32 World Minerals p.34 Références internationales Arento p.36 ARestant p.36 Bossia Cocinas p.37 East Coast Olive Oil p.37 Escudero p.38 Ganong Bros. Ltd p.38 Golden Artist Colors p.39 Hammond Manufacturing p.39 Holmberg p.40 Martinez y Canto p.40 New England Natural Bakers p.41 Onsrud Cutter IP p.41 Palau p.42 Saint-Gobain p.42 Saint-Gobain Semiconductor p.43 Satellite Industries p.43 Sonnax p.44 UreSil p.44 DISTRIBUTION / NÉGOCE A2C p.46 Bleu Blanc p.48 Cofigam p.50 Depac p.52 Hedis p.54 Legal p.56 Medishop p.58 Rubion p.60 Références internationales Aceto Corporation p.62 Airis p.62 CRP Industries p.63 Grupo AGB p.63 Russell Sigler p.64 Winter Aircraft Products p.64 SERVICES 01dB-Metravib p.66 AFT-IFTIM p.68 Altran p.70 BnF p.72 CESI p.74 EDF Trading Logistics p.76 Fininfo p.78 Groupe FMP p.80 OPAC du Rhône p.82 Université Paris Descartes p.84 Références internationales CateringPor p.86 FCCN p.86 Naturener p.87 Neinver p.87 2 LES TÉMOIGNAGES

3 L internationalisation des marchés, la nécessité de réduire les coûts et les délais, d améliorer votre service client, de renforcer l interopérabilité entre les sites et les établissements... Pour réussir et aller plus vite que vos concurrents, vous devez pouvoir vous appuyer sur un système d information intégré, performant et flexible, capable de suivre vos évolutions et de s aligner sur votre stratégie d entreprise. Dans ce guide, je vous invite à découvrir des témoignages d entreprises équipées de Sage ERP X3. Nous avons classé ces témoignages en 3 grands secteurs : Industrie Distribution/Négoce Services Au fil de votre lecture, vous comprendrez leurs démarches, leurs besoins et les bénéfices qu elles retirent de ce progiciel de gestion intégré. Moderniser leur système d information, améliorer la performance de l entreprise, optimiser leur gestion de production, former des étudiants, opter pour un ERP complet... Leurs problématiques sont nombreuses! Grâce à l écoute quotidienne de nos clients équipés de Sage ERP X3 en France et dans le monde, nous avons développé une solution de gestion intégrée et des services associés qui répondent aux besoins des moyennes et grandes entreprises. Je vous souhaite une excellente lecture. Christophe Letellier Directeur Général Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage Sage ERP X3 3

4 Fiabilité, visibilité et réactivité Confronté aux limites d un système hétérogène difficile à maintenir, le groupe Altrad a choisi de miser sur les performances de Sage ERP X3. En plus de la fiabilité et de la visibilité apportées par Sage ERP X3 constitue aujourd hui la clé de la modernisation de la production au sein de l entreprise. Société : Altrad Activité : Numéro un mondial de la bétonnière, leader européen de l échafaudage et leader français des services aux collectivités Chiffre d affaires : 300 millions d euros Effectif : salariés permanents Localisation : 60 pays Projet Problématiques : Moderniser le système d information S appuyer sur une solution intégrant en standard les principes fondamentaux de ses métiers Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Arcanes «La maintenance de nos applications maison étant devenue très difficile, nous n avions plus le choix : il fallait tout réécrire ou opter pour un progiciel du marché», lance Bruno Guiraud, responsable informatique d Altrad sur le site de Florensac. Ce groupe, constitué de plus de 30 sociétés, occupe une place majeure sur les marchés mondiaux des bétonnières, des échafaudages et des matériels pour collectivités (barrières de circulation, panneaux électoraux...). La solution de tout réécrire s avère peu séduisante, compte tenu des ressources qu il faudrait affecter à la maintenance et surtout de la nécessité de mettre à jour les données très régulièrement. «Nous avons rapidement décidé de nous équiper d un ERP standard et avons entamé la réalisation d un cahier des charges.» Avec une spécificité structurelle : le groupe est constitué de multiples sociétés qui exercent différents métiers... et le mouvement y est perpétuel puisque les achats de nouvelles entités sont récurrents. «Après avoir étudié les produits du marché, nous avons choisi Sage ERP X3. De conception récente, cet ERP offre l avantage de n être pas monobloc et donc simple à déployer. Le produit est de surcroît très ouvert et permet le développement de ponts avec d autres applications.» Un ERP standard et adapté aux spécificités de l entreprise Prestataire informatique d Altrad depuis six ans, la société Arcanes est naturellement consultée. «Les équipes d Arcanes ont organisé des démonstrations auprès des différentes personnes du groupe qui ne connaissaient pas l outil, notamment auprès des directions. De ce fait, les utilisateurs ont pu prendre en main la solution très rapidement et être très réactifs.» Première étape du projet : l audit. «Notre prestataire a interrogé les utilisateurs afin de déterminer précisément leurs besoins présents et futurs. Nous avons, à l issue de cet audit, constitué un dossier détaillant toutes les données, types d états, écrans... de l ancien système avec comme premier objectif un projet isofonctionnel.» Une maquette a ensuite été établie pour le site de Florensac, soit un site de production et six sites de vente représentant trois sociétés commerciales. «Les calculs de coûts et systèmes de vente diffèrent entre ces sociétés (VPC, vente à des revendeurs, vente de marques différentes). Pour autant, nous avons opté avec Sage ERP X3 pour une gestion monosociété mais cloisonnée, et tout est très bien pris en compte.» 4 LES TÉMOIGNAGES

5 Industrie Une migration en un jour À l issue de cette phase de paramétrage et de maquettage, la bascule de l intégralité des données a eu lieu en une journée et sans encombre. Des sessions de formations ont ensuite été organisées, pour les utilisateurs et le responsable, qui reconnaît que seule la pratique permet de s approprier véritablement les outils. Fiabilité, visibilité, réactivité Aujourd hui, 20 personnes de l équipe commerciale et 15 personnes de la production utilisent Sage ERP X3 au quotidien. «Les habitudes de travail n ont globalement pas été modifiées pour les utilisateurs. Ce qui a changé, c est qu ils ont aujourd hui davantage de possibilités de sortir leurs listes et états en toute autonomie (là où avant les utilisateurs faisaient appel au responsable informatique, ndlr).» Outre cette extension des possibilités fonctionnelles pour les utilisateurs finaux, la solution Sage ERP X3 a permis de fiabiliser les données stratégiques de l entreprise, tout en accroissant la visibilité et la réactivité. «Avant, la production n obtenait les données sur les commandes que le soir grâce à un traitement en batch. Aujourd hui tout est accessible en temps réel, les processus ont ainsi été nettement améliorés, d autant que nous avons équipé l atelier de douchettes pour lecture de codes à barres, directement interfacées avec le système.» Les saisies manuelles ont ainsi été éliminées en même temps que le risque d erreur, et la traçabilité est optimale. «Nous sommes aujourd hui capables de mesurer la productivité en temps réel.» À l heure où le site Altrad de Florensac entame une réflexion sur son suivi de production et envisage une nouvelle organisation, l ERP constitue un véritable atout. «Notre réflexion est plus sereine car nous bénéficions de beaucoup de possibilités dans le progiciel Sage ERP X3. Notre ERP est véritablement au service de la future organisation.» De nombreux projets en cours Les fondations sont là : Altrad bénéficie d un ERP standard à isofonctionnalité avec son ancien système. «Désormais, nous allons exploiter toutes les nouvelles possibilités offertes par l outil. Nous sommes d ores et déjà en train de mettre en place un module CRM pour notre plate-forme de télévente, qui permettra l historisation des événements clients tout en offrant des possibilités statistiques très intéressantes.» Ce n est pas tout. Encore à l étude : un projet de mobilité et de connexion à distance dédié aux forces de vente, l internalisation de la facturation de la société de transport du groupe ou encore la mise en place d un module qualité. Le déploiement de la solution Sage ERP X3 au sein du groupe n est pas terminé. «Notre objectif est d harmoniser les systèmes en France et certains sites à l étranger, comme l Angleterre par exemple. In fine nous visons un meilleur service et une communication facilitée entre les sites (grâce à des VPN) notamment pour interroger les gammes, suivre les commandes et les stocks.» M. Bruno GUIRAUD Responsable Informatique Sage ERP X3 5

6 AMMANN Accompagner le passage d une activité de négoce à une activité de fabrication Société : Ammann Activité : Construit et distribue de machines de travaux publics Chiffre d affaires : 170 millions d euros Effectif : NC Localisation : Région champenoise Projet Problématiques : Accompagner sa croissance Favoriser le développement d une activité de production Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Basée en région champenoise, Ammann-Yanmar construit et distribue des machines de travaux publics. Fruit d une joint-venture entre les sociétés Ammann (Suisse) et Yanmar (Japon), Ammann-Yanmar a été fondée en En 18 ans, Ammann-Yanmar s est imposée comme l un des leaders européens sur le marché de la mini-pelle grâce à une politique commerciale et industrielle audacieuse. La société a bénéficié à ses débuts d une partie du réseau de distribution de Ammann en Europe et des compétences technologiques de Yanmar. Ces deux atouts ont permis à Ammann-Yanmar de croître de manière spectaculaire. En un peu plus de 18 ans : le chiffre d affaires a été multiplié par plus de cinq, dix modèles différents sont sortis de la ligne d assemblage en 2007, contre deux seulement en 1990, les ventes de machines ont été multipliées par quatre. Pour accompagner sa croissance et favoriser le développement d une activité de production, l entreprise a choisi Sage ERP X3. Au cours des 18 années passées, Ammann-Yanmar est passée d une activité de négoce (achat/revente) à une activité de fabrication et de personnalisation des mini-pelles «configurées à la commande» nécessitant une gestion des configurations ainsi qu une gestion de la production et de la traçabilité. Le choix de la continuité avec Sage et GFI Infogen La société fait depuis longtemps confiance à Sage et à son partenaire intégrateur GFI Infogen. Après avoir choisi Sage dès 1993, c est tout naturellement qu elle a évolué vers Sage ERP X3, la couverture fonctionnelle étendue de cet ERP apportant une réponse immédiate aux nouveaux besoins et enjeux métiers de l entreprise, en matière de gestion de production notamment. Ce choix a été largement favorisé par la relation de confiance durable établie entre les équipes de Ammann-Yanmar et celles de GFI Infogen Systems, qui ont acquis une bonne connaissance des besoins, des processus et du fonctionnement de l entreprise Ammann-Yanmar. 6 LES TÉMOIGNAGES

7 Industrie Un déploiement sur un large périmètre fonctionnel La quasi-totalité des modules de l ERP sont déployés pour 67 utilisateurs : comptabilité et finance, paie et gestion des temps, approvisionnement, achats, vente, stock, production, assurance qualité, X3 services (SAV, garantie), solution code-barre. La solution Sage ERP X3, désormais opérationnelle, a permis de simplifier l organisation de l entreprise en intégrant 4 dossiers (1 par activité) en un seul. La solution code-barre permet en outre aux équipes de Ammann-Yanmar de bénéficier d une meilleure traçabilité et d une réactivité accrue, essentielle au métier de production «personnalisée à la commande» dans un contexte international. De l avis général, la solution Sage ERP X3 est «qualitative et bien adaptée aux projets des moyennes entreprises industrielles». Une relation de partenariat durable Aujourd hui, la relation entre Ammann-Yanmar et GFI Infogen Systems dépasse la simple relation client-fournisseur pour devenir une véritable relation clientpartenaire. GFI Infogen Systems apporte ainsi sa dimension de conseil dans les choix et évolutions de l entreprise et démarre actuellement un projet de sécurisation de l architecture basé sur la mise en place d une seconde salle machines. L accompagnement se fait aussi par une réflexion sur une phase d optimisation de l usage de Sage ERP X3 liée aux possibilités des nouvelles versions du progiciel et aux évolutions des processus opérationnels de Ammann-Yanmar. Sage ERP X3 7

8 Aqualux révolutionne son informatique de gestion sans faire de vagues Société : Aqualux Activité : Négociant et fabricant de piscines et accessoires de piscine Chiffre d affaires : 50 millions d euros Effectif : 250 personnes (en pleine saison) Localisation : 80 pays Projet Problématiques : Renforcer la gestion de la production pour accompagner la croissance Assurer une continuité dans la prise en main Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Prog Info Pour accompagner sa croissance, le négociant et fabricant de piscines Aqualux décide de s équiper d un progiciel de gestion intégrée couvrant l ensemble de la chaîne de gestion, de la production à la comptabilité. Son choix s est porté sur Sage ERP X3 et sur l intégrateur Prog Info. Aqualux assure la commercialisation de tous les accessoires nécessaires pour construire et entretenir une piscine. L entreprise, qui ne manque aucune opportunité de renforcer son développement, décide d intégrer la production de piscines en propre, une activité qui représente aujourd hui plus de la moitié de son chiffre d affaires. Le système d information d Aqualux doit donc s aligner sur cette nouvelle stratégie. «Nous devions renforcer la sûreté de la production, la gestion des coûts et la logistique. La solution en place ne le permettait pas. Nous avons donc décidé de tout remettre à plat», commente Jean-François Bruna Rosso, directeur informatique de l entreprise. Concilier qualité, coûts et délais Plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP) sont alors étudiés, dont SAP et Generix. «Nous cherchions une solution robuste, avec des fonctionnalités enrichies, et qui nous assure une continuité dans la prise en main». En outre, une contrainte s impose pour Aqualux : le nouveau dispositif doit impérativement être en place à Noël, afin que la solution soit parfaitement opérationnelle pour attaquer la haute saison. En effet, 80 % des recettes sont réalisées entre fin mars et mi-août, et il n est pas question de risquer un loupé dans l optimisation de la production et de la logistique en plein boom des commandes. Une solution émerge : Sage ERP X3 «L application répondait à nos attentes en termes de spécificité et d évolutivité. Elle nous a également convaincus avec ses modules de GPAO et de calcul des besoins». Un devis comparatif avec un autre éditeur achève de convaincre Aqualux. 8 LES TÉMOIGNAGES

9 Industrie Une prise en main rapide et en douceur «Nous avons géré nous-mêmes la migration des données et participé au paramétrage.» La formation utilisateurs a démarré dès début décembre. Un processus bien rodé qui consiste à expliquer la solution à 20 utilisateurs chargés ensuite de former leurs équipes. In fine, ce sont 120 collaborateurs, de l administration des ventes aux pièces détachées en passant par l export, le SAV et la production, qui utilisent quotidiennement Sage ERP X3. «Le 17 décembre nous réalisions la migration des données, ce qui coïncidait avec la date des inventaires, pour repartir sur un nouvel exercice. Nous avons commencé par les parties production, achats, stocks et logistique. En deux mois, la solution était opérationnelle! La comptabilité et la gestion commerciale ont été intégrées un an plus tard, afin de jouer la sécurité.» Résultats : gain en temps, rigueur et précision La nouvelle solution démontre d emblée ses avancées. «Lorsqu un client appelle, l accès à l information est désormais immédiat et toutes les parties prenantes accèdent à la base de données. La gestion de production a également été optimisée grâce à la mise en place de nomenclatures ; la comptabilité analytique s est sophistiquée grâce au module de GPAO. Au niveau logistique, l outil nous permet de mieux gérer la forte saisonnalité en permettant de traiter jusqu à 500 commandes jour.» Concrètement, les caristes sont équipés de terminaux (Symbol) avec douchette et pistolet intégrés. Ils préparent 15 à 20 commandes en même temps, qu ils apportent ensuite à un préparateur en charge de les répartir individuellement. Après chaque opération, le cariste décharge les informations concernant les mouvements de stock sur Sage ERP X3 et la mise à jour se fait en temps réel. «Une optimisation qui n était pas possible avant et qui nous fait gagner beaucoup de temps!» Des interfaces transparentes Au-delà des fonctionnalités enrichies de Sage ERP X3, c est aussi son interopérabilité avec des applications très spécifiques que les utilisateurs apprécient. «Par exemple, les informations de la base de données sont exportées chaque nuit sur Cognos et c est cette application, dédiée à l analyse de données et au marketing, qui traite les données. De même, la solution est interfacée avec Coveris (application de crédit management, ndlr) afin de gérer le recouvrement des créances avec des fonctionnalités très poussées.» Prochains défis : la mise en œuvre de l extranet, qui sera bien sûr interfacé avec Sage ERP X3, et la déclinaison sur de nouveaux sites physiques. L entreprise a en effet décidé d ouvrir des agences pour se rapprocher de ses clients professionnels. Sans oublier l intégration d une nouvelle ligne de spa... Beaucoup de remous en perspective, à gérer par Sage ERP X3. M. Jean-François BRUNA ROSSO Directeur Informatique Sage ERP X3 9

10 Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components se modernise Société : Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Activité : Spécialiste de la découpe de précision et du traitement thermique. Fabrication de pièces magnétiques pour les marchés de la sécurité électrique et de l aéronautique Chiffre d affaires : 20 millions d euros Effectif : 120 personnes Localisation : International (dont 1 unité de production en Chine) Projet Problématiques : Améliorer l efficacité générale des services Accompagner une démarche Lean Manufacturing Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : FlowLine Quarante années d expérience et de savoir-faire dans la maîtrise de la découpe et des traitements thermiques d alliages ont permis à Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components de se développer sur des marchés de haute technologie tels que la Sécurité Electrique et l Aéronautique. Le choix Sage ERP X3 pour accompagner la réorganisation de l entreprise Dans le but d améliorer l efficacité générale des services, la société se lance dans une refonte totale de son organisation. L adoption d un progiciel intégré, avec une base de données unique, capable de prendre en charge tous les aspects de la gestion de l entreprise (comptabilité, achats, ventes, stocks, production) est l une des conditions de la réussite du projet. La société était équipée de la solution Prodstar d Adonix pour sa gestion de production, qui lui donnait toute satisfaction. La direction arrête donc son choix sur Sage ERP X3. Les principales fonctionnalités du progiciel sont déployées, pour une vingtaine d utilisateurs. Mettre en place le projet «Satisfaction Délais Clients» et optimiser Sage ERP X3 Fabien Weissenbacher rejoint Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components en tant que Supply Chain Manager et responsable du Management des Systèmes d Information, une de ses missions consiste à mettre en place dans l entreprise le projet - Satisfaction Délais Clients - visant notamment à améliorer le taux de service. Dans ce cadre, il procède à un état des lieux général et analyse en particulier les applications en place. «Je me suis rendu compte, explique-t-il, que l utilisation de Sage ERP X3 dans l entreprise pouvait être optimisée. Cela exigeait de réorganiser au préalable certains services, et notamment le service informatique.» Dans le même temps, l entreprise se tourne vers un intégrateur possédant une forte expertise dans le domaine de la gestion de production, FlowLine. «Les modules comptabilité, ventes et achats de 10 LES TÉMOIGNAGES

11 Distribution/Négoce Industrie Sage ERP X3 fonctionnaient correctement chez nous. En revanche, la partie production pouvait être grandement améliorée, certains modules incontournables n étant pas encore déployés. Nous avons tout d abord procédé en interne à une mise à jour approfondie de nos données de production. Puis nous avons personnalisé les droits et les devoirs sur chaque champ avec FlowLine. Ceci nous a permis de fiabiliser les données du système en définissant les responsabilités de chacun et en instaurant un système de contrôle.» Adopter une démarche Lean Manufacturing Parallèlement, Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components accélère sa modernisation et consolide sa stratégie d entreprise, en mettant en place la démarche du «Lean Manufacturing». «Il s agit de faire la «chasse aux aléas» en analysant sur l ensemble des flux, tant physiques que d information, les endroits où l on crée de la «non valeur ajoutée» afin de mener des actions très ciblées pour éliminer toutes les sources de gaspillage» explique Fabien Weissenbacher. «Le cœur du Lean Manufacturing est «l Animation à Intervalles Courts» qui consiste à suivre en temps réel l activité des différents postes de travail. Cela nous permet de remonter très vite aux vraies causes de dysfonctionnement pour y remédier. Cette logique, nouvelle pour nous, est très pointue sur le plan de la gestion de production, notamment en ce qui concerne la construction des gammes, la saisie des temps ou la remontée des informations. Nous voulions absolument que Sage ERP X3 accompagne cette démarche et nous avons pu le faire, à partir des fonctionnalités standards de l ERP. La restructuration de nos modes de production nous a assuré des gains importants de productivité nécessaires pour rester compétitif sur nos marchés. La démarche Lean Manufacturing possède en outre le grand avantage de recentrer toute l entreprise sur la production, qui reste la base de la création de valeur. Mais cela a été une véritable révolution culturelle au sein de l entreprise, obligeant à chacun d être sur le terrain.» Sage ERP X3 étant le cœur du système d information de l entreprise, le rôle de l intégrateur a été décisif. «FlowLine nous a aidés à exploiter au mieux toutes les possibilités de notre ERP.» Un contrat de Tierce Maintenance Applicative avec FlowLine Dernière étape en date, très récente : la signature avec FlowLine d un contrat de Tierce Maintenance Applicative pour trois ans. «Grâce à ce partenariat, nous confions la totalité de l administration de notre application à notre intégrateur. Ce qui nous permet de réduire les ressources internes dédiées à l informatique et d externaliser auprès de véritables experts ce qui ne relève pas de notre métier proprement dit. Dans le cadre de ce contrat de TMA, FlowLine met à notre disposition un outil Extranet très performant qui permet à nos utilisateurs d exprimer leurs besoins et d avoir une réponse en direct et en toute transparence ils savent par exemple ce que leur demande va coûter à l entreprise. Cela facilite grandement le pilotage des projets. FlowLine, nous propose un accompagnement global : Hotline, prestations de tierce maintenance, outils d infogérance avec une excellente réactivité.» M. Fabien Weissenbacher Supply Chain Manager et responsable du Management des Systèmes d Information Sage ERP X3 11

12 Asica devient plus performante Société : Asica Activité : Electronique professionnelle Chiffre d affaires : 10 millions d euros Effectif : 100 employés Localisation : Saint-Malo Projet Problématiques : Réduire les stocks et optimiser la planification de la production Améliorer la planification de la production Améliorer la performance générale de l entreprise et s ouvrir à de nouveaux marchés Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Installée à Saint-Malo, Asica est une entreprise industrielle française spécialisée dans l électronique professionnelle. Depuis plus de 20 ans, elle conçoit, développe, fabrique, industrialise, teste, intègre et maintient des sous-ensembles et des ensembles électroniques, aussi bien pour des grands groupes (Air Liquide, Otis, Kodak, Schneider...), que pour des PME-PMI. Afin d être plus flexible et plus réactive, la société Asica s équipe de Sage ERP X3. Améliorer la planification pour mieux répondre à la demande des clients Asica était équipée d un logiciel de gestion de production plutôt basique, interfacé à un outil de comptabilité générale. «C était vraiment le minimum vital» commente Pascal Prenveille, DSI d Asica. La direction d Asica décide donc de faire évoluer son système d information et se met en quête de l ERP le plus adapté. «Nous voulions améliorer la planification de notre production pour être plus flexibles et réactifs et savoir ainsi mieux répondre aux demandes de nos clients. Un ERP nous permettrait en outre d intégrer toutes nos données dans une base unique et cohérente. Echaudés par notre précédente expérience, nous voulions choisir un éditeur pérenne. Nous souhaitions également que le produit sélectionné soit capable de gérer toutes nos activités, qu il s appuie sur les technologies standards du marché et qu il utilise les termes courants de la logistique et de la gestion de production, afin que chacun s y retrouve et parle le même langage. Il était important pour nous enfin que l outil que nous allions mettre en place ne soit pas doté d une base de données propriétaire.» Avec Sage, le choix de l expérience et de la notoriété Muni de ces critères exigeants, Asica pré-sélectionne deux produits, dont Sage ERP X3, qui est choisi après démonstration. «Toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin étaient présentes dans le produit. En outre, nous étions rassurés par le fait que Sage ERP X3 était issu de l expérience et du savoirfaire de Sage, qui bénéficie d une très bonne notoriété.» 12 LES TÉMOIGNAGES

13 Industrie Gérer la problématique des équivalences «Nous avions prévu dès le début de réaliser une intégration progressive du produit, sans big bang. Nous souhaitions adapter doucement notre nouvel outil aux méthodes de travail de l entreprise.» C est d abord la gestion des ventes qui est installée, puis la gestion de production, la comptabilité générale et tiers et, enfin, la gestion des nomenclatures, des achats et des stocks. «La grande spécificité de notre métier, explique Pascal Prenveille, c est la nécessité de gérer des équivalences : à une référence donnée, correspondent plusieurs produits équivalents acceptés par le client. Avec Sage ERP X3, nous avons pu développer très facilement un programme spécifique. Dès que nous avons posé les premiers jalons de notre nouvelle GPAO, nous avons nettement amélioré la planification de notre production.» Réduire le niveau des stocks et affiner la traçabilité des lots : l enjeu du métier Sage ERP X3 fonctionne parfaitement à la grande satisfaction des utilisateurs et de la direction de l entreprise. «C est le jour et la nuit par rapport à notre ancien système, s enthousiasme Pascal Prenveille. Et encore, nous n exploitons pas toutes les possibilités du produit! Nos gains sont évidents, à plusieurs niveaux. Nous avons d abord réussi à baisser de façon conséquente le niveau moyen de nos stocks, sans jamais être en rupture. C est un point crucial puisque dans les produits que nous vendons, la matière première représente 80% du coût de revient! Cela dit, nous pouvons faire encore mieux - et Sage ERP X3 nous y aidera - en limitant au maximum les «doublons» en stock (toujours cette problématique des équivalents). Concernant la gestion des stocks, la traçabilité est une exigence forte de certains de nos clients (issus du secteur médical notamment). Si un problème est identifié sur un composant, nous pouvons grâce à Sage ERP X3 retrouver d où vient ce composant et où il a été utilisé. Pour verrouiller le suivi de la traçabilité, nous avons mis en place une gestion des lots par codes barres, ce qui nous permet de faire facilement des inventaires et oblige nos employés à se servir au bon endroit!» Améliorer la performance générale de l entreprise et s ouvrir à de nouveaux marchés Les mérites de Sage ERP X3 ne s arrêtent pas là. «Totalement intégré, avec une circulation très fluide de l information d un service à l autre, Sage ERP X3 nous a permis de mettre en place de nombreux automatismes grâce auxquels nous traitons beaucoup plus rapidement les tâches administratives quotidiennes. Enfin, la mise en place d une planification optimisée de la production nous a permis de signer des contrats avec de nouveaux clients qui auparavant n auraient pas travaillé avec nous car nous étions organisés de manière trop artisanale. Il faut savoir que les grands comptes auditent leurs fournisseurs. Ils ne testent pas seulement la qualité de vos produits, ils regardent comment vous êtes organisé service par service, ils vérifient que vous êtes réactif, que vous savez tenir les délais... Ils vous accordent une note de qualité produit et une note de performance. Et le fait que nous ayons installé Sage ERP X3 joue largement en notre faveur, cela rassure nos clients.» M. Pascal PRENVEILLE DSI Sage ERP X3 13

14 Société : Blanchon Activité : Fabrication et commercialisation de vernis et peintures pour le bois Chiffre d affaires : NC Effectif : 450 personnes Localisation : Siège à Lyon, deux usines et une plateforme logistique en Savoie, un entrepôt sur la région Parisienne, filiales en Allemagne, Italie et Pologne Projet BLANCHON Problématiques : Gérer la croissance Travailler en temps réel Uniformiser le langage et les pratiques sur tous les sites Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : FlowLine Travailler en temps réel pour améliorer la satisfaction des clients et optimiser la productivité de l entreprise La société Blanchon-Syntilor développe, fabrique et commercialise des vernis et peintures destinés à protéger le bois. Ces produits sont diffusés dans les grandes surfaces de bricolage sous la marque Syntilor, et auprès des professionnels sous la marque Blanchon. En 2000, la société a souhaité mettre en place une solution ERP pour pouvoir travailler en temps réel, améliorer le niveau de satisfaction des clients et optimiser la communication entre les différents services de l entreprise. Elle a choisi Sage ERP X3, comme l explique Vincent Peteau, responsable informatique. Blanchon-Syntilor utilisait pour la gestion commerciale, la gestion des stocks et de la production une solution Cegid sous Dos. «Le gros inconvénient, explique Vincent Peteau, c est qu il n y avait pas de connexion possible entre nos différents sites. Nous avions à l époque plusieurs dépôts et ne savions jamais quels étaient nos stocks réels. Pour renseigner les clients, nous procédions par fax ou téléphone et c était parfois très long.» Evoluer vers une solution ERP pour une meilleure réactivité Vincent Peteau rejoint l entreprise avec une mission prioritaire : faire évoluer le système d information. «Nous connaissons une croissance de plus de 10% par an, il était indispensable que notre outil de gestion puisse accompagner voire accélérer cette forte progression de notre activité en nous donnant les moyens de réagir en temps réel. L ERP était évidemment la bonne réponse.» Un cahier des charges impliquant tous les responsables de service est rédigé puis soumis à plusieurs éditeurs. «Nous avons rapidement opté pour Sage ERP X3. Les autres solutions nous semblaient soit trop lourdes, soit incapables de traiter nos spécificités. Sage ERP X3, au contraire, pouvait gérer en standard 90% de nos besoins et s adapter par développements spécifiques pour les 10% restant. Nous avons apprécié la puissance fonctionnelle du produit, sa facilité d appropriation et ses possibilités de développement étendues. Sage ERP X3 est très accessible et nous pouvons facilement créer les écrans et les états dont nous avons besoin.» 14 LES TÉMOIGNAGES

15 Industrie La transition vers le nouveau système en quelques clics Le projet est minutieusement préparé en amont avec l aide des consultants nous fournissant maquettes et jeux de tests. «Le 1 er décembre à 10h, nous arrêtions tous traitements sur l ancien système et récupérions les commandes non traitées. A 13h, les premières commandes arrivaient par EDI sur Sage ERP X3 automatiquement. L après-midi, 60 personnes commençaient à travailler sur le nouveau système. Tout s est passé très vite, la transition s est quasiment faite en un clic.» Adapter la solution au métier de l entreprise Sage ERP X3 prend en charge la gestion comptable, la gestion commerciale et la gestion de production et de stock de l entreprise. «Notre comptabilité ne présente pas de difficulté particulière et les modules standards de Sage ERP X3 nous convenaient parfaitement. Nous avons fait en revanche quelques développements spécifiques pour la partie commerciale et la gestion de production. Nous avons créé une interface avec le logiciel de gestion d entrepôt déjà en place avec l ancien système. Nous avons également développé un module EDI qui gère la réception des commandes et l émission des factures pour nos plus grands clients, dont Leroy Merlin et Castorama. Nous avons aussi mis en place une liaison EDI avec nos transporteurs, ce qui nous permet de suivre au plus près l expédition des commandes et de renseigner précisément les clients. Sage ERP X3 peut prendre en compte les spécificités de nos modes de production (formulation, lot de fabrication à la cuve) et sait gérer des ordres de fabrication multi-niveaux.» Sage ERP X3 accompagne le développement de l entreprise modules de Sage ERP X3 en fonction de nos besoins. Nous avons changé de partenaire en cours de route mais nous avons gardé les mêmes consultants, qui ont rejoint une nouvelle structure, FlowLine. Nos interlocuteurs connaissent donc parfaitement notre dossier et répondent efficacement à toutes nos questions.» Le moteur du changement L arrivée de Sage ERP X3 a été un facteur clé dans le développement de l entreprise et a beaucoup contribué à faire évoluer les pratiques et les processus de chacun. «Sage ERP X3 a été le moteur du changement, en forçant les gens et les services à communiquer. Il y a eu des impacts bénéfiques à tous les niveaux de l entreprise. L unicité de la base de données nous permet de parler tous le même langage et de travailler en temps réel en accédant aux mêmes données. Nous répondons rapidement aux besoins et aux demandes des clients. Avec Sage ERP X3 nous gérons au plus juste les plannings de fabrication ainsi que les stocks. La productivité de l entreprise s en est trouvée nettement renforcée, et nous savons toujours exactement ce que les usines ont fabriqué, quand, en quelles quantités, et où sont les stocks.» Très satisfaite de son ERP et de ses relations avec FlowLine, l entreprise s apprête à évoluer vers la nouvelle version de Sage ERP X3 en toute confiance. M. Vincent Peteau Responsable Informatique Sage ERP X3 accompagne l évolution de l entreprise, s adaptant facilement à tous ses changements structurels et organisationnels. «Nous avons construit il y a deux ans une nouvelle plateforme logistique, moderne et fortement automatisée, située juste en face de l une de nos usines. Ce choix rationnel nous a permis d absorber sans peine l augmentation de notre volume d activité nous traitons environ 4500 commandes par mois, certaines comprenant 300 à 400 lignes. Sage ERP X3 s est adapté très facilement à cette nouvelle configuration. D une manière générale, nous avons toujours pu faire évoluer les Sage ERP X3 15

16 Société : César SA Activité : Production et négoce de déguisements et articles de fête Chiffre d affaires : 135 millions d euros Effectif : salariés Localisation : France, Espagne, Chine-Hong-Kong, Angleterre, US, Italie, Allemagne Projet Problématique : Mettre en œuvre un ERP commun dans toutes les filiales du groupe pour rationaliser les process et les échanges Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Il est simple de parler le même langage dans tous les pays Coté au second marché à la Bourse de Paris, César SA est leader mondial dans le domaine des déguisements et articles de fête. Si la société César fabrique des masques depuis le 19e siècle, le groupe a été constitué dans les années 90, principalement par croissance externe. Suite à une volonté de la Direction de créer une nouvelle dynamique en France et à l international, César SA s équipe de Sage ERP X3. Travaillant sur un marché fortement saisonnier rythmé par les trois événements que sont Halloween, Noël et le Carnaval, le groupe César est soumis à la nécessité de s adapter aux contextes locaux : en Italie et en Espagne, les déguisements pour les petites filles doivent avoir des manches longues ; en Allemagne, les déguisements pour le Carnaval sont pour l essentiel vendus à des adultes, etc. Avec un renouvellement de 80% de ses gammes d articles tous les deux ans, le groupe réalise un chiffre d affaire annuel de 135 millions d euros. Une nouvelle direction a souhaité créer une dynamique de groupe. Il est devenu nécessaire de mettre en place un ERP commun à toutes les sociétés du groupe : c est Sage ERP X3 qui a été choisi. «Jusqu alors, explique Bertrand Bouniol, directeur des systèmes d information, le groupe César était un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process propres et utilisant des systèmes de codification différents. Le fait d appartenir à un même ensemble n apportait aucun bénéfice, bien au contraire. Un exemple : lorsqu un produit demandé était manquant en France, nous ne pouvions pas savoir ou alors au prix d une enquête fastidieuse s il restait du stock en Allemagne parce que les codes produits n étaient pas les mêmes d un pays à l autre. Un nouveau schéma directeur a donc été adopté, prévoyant la mise en place d un ERP commun. C était en quelque sorte l épine dorsale du projet.» La nécessité de travailler avec un éditeur présent à l international Un cahier des charges est défini. «Nous avons déterminé plusieurs critères de choix, explique Bertrand Bouniol. Il fallait naturellement que la solution retenue couvre la totalité des fonctionnalités dont nous avons besoin (production, ventes, achats, stocks, comptabilité) et sache travailler avec un ensemble de PME comme le nôtre. En outre, il était essentiel à nos yeux que l éditeur soit présent dans tous les pays où nous avons des filiales : Europe, Etats-Unis, Chine et Hong Kong.» La plupart des ERP disponibles sur le marché sont consultés. «Nous avons également regardé de près les solutions déjà en place dans nos différentes filiales. Mais notre souhait impératif de travailler avec un éditeur présent à l international nous a fait éliminer rapidement la plupart de ces produits. 16 LES TÉMOIGNAGES

17 Industrie Trois solutions sont restées en short list. Si nous avons finalement opté pour Sage ERP X3, c est en raison de sa forte implantation internationale et de sa bonne connaissance des moyennes entreprises. En outre, nous avons été rassurés par la compétence et l écoute de nos interlocuteurs.» Un déploiement progressif avec l appui des filiales Sage locales Il est prévu dès le départ de déployer le progiciel filiale par filiale, en tirant profit de l expérience accumulée à chaque étape. «Nous avons choisi de commencer par notre filiale espagnole, qui est très représentative de l ensemble de nos activités, avec une taille relativement importante et une équipe sur place capable d accompagner le projet.» Parallèlement, au siège en France, une réflexion approfondie est menée sur la structure des données communes et l organisation des process groupe. «Nous avons fait de nombreux allers-retours avec l Espagne, validant sur le terrain nos hypothèses au fur et à mesure, avec la volonté forte de nous écarter le moins possible du standard. Nous avons ainsi créé une codification unique qui convient à la fois à la production, à la création et à la vente.» L activité de César étant très saisonnière, le travail sur la mise en œuvre de l ERP se fait pendant les périodes de creux. Chaque filiale avance ainsi au gré des saisons, des phases d accélération alternant avec des périodes de mise en sommeil planifiées. «Notre filiale espagnole a démarré. Avant cela, nous avions lancé le projet en Angleterre. C était plus simple car il n y a pas de production et l organisation de la filiale ne pose pas de problèmes particuliers. Aux Etats-Unis, nous avons fait réaliser plusieurs développements spécifiques : notre filiale américaine, déjà très informatisée, voulait conserver toute la méthodologie qu elle avait mise au point, avec succès d ailleurs. Depuis, nous déployons le projet dans notre filiale chinoise. Pour réussir l implémentation dans tous ces pays, il était essentiel d avoir un correspondant local capable à la fois de comprendre les procédures de notre groupe et de connaître les particularités locales. Dans chaque pays, nous nous sommes beaucoup appuyés sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie, nous commençons à peine le travail d analyse et sommes en relation avec un intégrateur Sage qui devrait nous aider pour la mise en œuvre.» Des projets locaux autonomes et des procédures communes L ensemble de ces déploiements à l international est piloté par le siège parisien du groupe. Il garde un œil sur l avancée de chaque filiale, s assure que les règles communes définies sont bien respectées et fait en sorte que les expériences et les acquis des uns profitent aux autres. «Nous voulions dès le départ développer des projets locaux autonomes utilisant un langage commun, précise-bertrand Bouniol DSI Groupe. Les données dont nous disposons sont plus fiables, plus complètes, plus faciles à trouver et à comparer. Grâce à Sage ERP X3, nous rationalisons la production et la gestion des stocks au niveau groupe. Chaque filiale travaille mieux et peut plus facilement échanger avec les autres. Grâce aux règles standards que nous avons établies et que nous renforçons à chaque projet, nous obtenons des informations homogènes d un pays à l autre. Cela va être le cas par exemple pour le calcul des royalties, assez complexe, et qui était auparavant traité de manière différente dans chaque filiale. Nous pouvons plus facilement extraire du système toutes les informations dont nous avons besoin pour établir les comptes consolidés du groupe. Il nous reste maintenant à réfléchir aux procédures de communication entre filiales : c est notre prochain chantier...» M. Bertrand BOUNIOL DSI Sage ERP X3 17

18 ETABLISSEMENTS PICHON Société : Etablissements Pichon Activité : Fabrication de machines agricoles Chiffre d affaires : 13,8 millions d euros Effectif : 95 salariés Localisation : Guipavas (29) Projet Problématiques : Moderniser son système d information Améliorer les performances en matière de gestion de production Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : SBI Brest Les Etablissements Pichon modernisent leur système d information et gagnent en productivité Société familiale créée en 1970 par l actuel PDG Michel Pichon, les établissements Pichon construisent des machines agricoles ainsi que divers matériels destinés au travail du sol. Les clients sont pour l essentiel des revendeurs, des concessionnaires et des coopératives. Installée à Guipavas, près de Brest (29), la société choisit Sage ERP X3 pour moderniser son SI. Les limites d un système de gestion propriétaire La société utilisait un système propriétaire sous AS400 qui gérait la comptabilité, les ventes, les achats, les stocks, ainsi que certains aspects de la production. «Ce système avait atteint ses limites, explique Hugues Priol, responsable informatique de Pichon. Dès que l on voulait quelque chose de nouveau, il fallait faire un développement spécifique, ce qui était assez lourd. Les différentes fonctions n étaient pas toujours très bien intégrées. En outre, la gestion de production était un peu basique. Par exemple, quand on passait un ordre de fabrication, on ne savait pas calculer les dates réelles des besoins, et cela faisait gonfler les stocks d une manière importante.» La direction décide qu il est temps de changer de système d information et charge le cabinet de conseil KPMG de bâtir un cahier des charges. «Mais, explique Hugues Priol, nous venions à l époque de lancer un nouveau produit, et KPMG a tablé sur une très forte croissance de notre activité dans les cinq ans. Cela n a malheureusement pas été le cas, et il nous a fallu reprendre en interne le cahier des charges en l allégeant considérablement, afin de définir une demande qui corresponde à nos besoins réels.» Sage / SBI : un binôme gagnant Pichon se met donc sérieusement en quête d un ERP pour remplacer son ancien système. Plusieurs éditeurs reçoivent le nouveau cahier des charges, des démonstrations sont organisées. Elles aboutissent à une short list de quatre produits, dont Sage ERP X3. «Nous avons choisi Sage ERP X3 dont les fonctionnalités correspondaient à nos besoins et qui nous semblait d un bon rapport qualité/prix. Nous connaissions déjà par ailleurs la GPAO Prodstar, très performante, et nous avons apprécié le fait que le produit intègre une fonction CRM. En outre, la proximité de l intégrateur SBI, avec lequel nous travaillions déjà, a été un facteur décisif. Il est en effet essentiel pour une PME comme la nôtre d avoir affaire à des interlocuteurs proches, susceptibles d intervenir rapidement.» 18 LES TÉMOIGNAGES

19 Industrie La décision est prise pour un démarrage en deux temps. «Nous avons tout d abord mis en route la comptabilité, la facturation et la gestion des commandes. Puis nous avons lancé la gestion des stocks et de la production, avec la mise en place d un configurateur. Nous avons fait quelques développements spécifiques minimes, notamment sur le plan de l ergonomie, mais globalement - et c était une volonté forte de la direction - nous avons pu nous adapter à 95% au standard de Sage ERP X3, dont les fonctionnalités sont suffisamment riches et ouvertes pour le permettre. Cela a naturellement supposé quelques modifications dans la définition de certains postes, et il a fallu un peu de temps pour que les utilisateurs - 40 aujourd hui, soit près de la moitié de l effectif de l entreprise - s habituent à la nouvelle organisation. Nous avons une seule déception, qui n est pas liée à Sage mais à France Télécom : nous avons souhaité que nos commerciaux itinérants puissent se connecter au système central via Citrix. Mais comme ils se déplacent beaucoup en zones rurales, la qualité des liaisons n est pas toujours optimale et il y a parfois des temps d attente. Cela devrait s améliorer d ici peu.» Une gestion de production plus riche et plus performante Depuis la mise en production de Sage ERP X3, un logiciel de suivi des temps de production a pu être interfacé à l ERP. «L installation de Sage ERP X3 a changé du tout au tout notre gestion de production, qui est aujourd hui beaucoup plus performante. Sage ERP X3 sait gérer les temps et les plannings, il dit à l acheteur ce qu il doit acheter à la bonne date, il offre de grandes facilités de recherche et de consultation. Avec Sage ERP X3, nos gains de productivité pour le bureau des méthodes sont compris entre 10 et 20%. Nous avons d ailleurs amélioré notre productivité à tous les niveaux, mais ce n est pas toujours quantifiable aussi facilement.» L item «gain de temps» a recueilli 19 réponses positives sur 26 ; l item «richesse d information» en a recueilli 22 ; et l item «facilité d utilisation» 17. Ces résultats, très favorables malgré les inévitables réticences au changement observées au début, ont conforté la direction dans son choix de Sage ERP X3. Ce que confirme Fabrice Rovere, directeur financier de l entreprise : «Sage ERP X3 est un outil moderne, grâce auquel nous accédons rapidement et facilement (en quelques clics) à l information qui nous intéresse. En outre, on passe aisément d une page à l autre, pour suivre la trajectoire d une donnée par exemple. Le fait de travailler avec une base commune nous permet d éviter les informations redondantes qui nous pénalisaient auparavant. La mise en place d un ERP tel que Sage ERP X3 nous oblige à mieux communiquer et nous aide à structurer les circuits d information et de validation. En outre, nous gagnons beaucoup de temps dans nos tâches administratives quotidiennes. Il nous reste plusieurs chantiers à mener à bien - optimiser la gestion des stocks, mettre en place une comptabilité analytique et le contrôle de gestion - mais nous savons que nous sommes sur la bonne voie. Si c était à refaire, nous choisirions à nouveau Sage ERP X3.» M. Hugues PRIOL Responsable Informatique Une enquête de satisfaction positive Il y a quelque temps, la direction de Pichon a mené un sondage auprès des utilisateurs de Sage ERP X3 pour mesurer leur degré de satisfaction. Interrogés sur les qualités du produit, les employés devaient répondre par oui ou par non selon qu il estimaient que ces qualités étaient réelles ou non. Sage ERP X3 19

20 La gestion fine des circuits matières plastiques : un atout décisif Société : Gaillon Activité : Leader français de l extrusion de plaques thermoplastiques standards ou techniques Chiffre d affaires : 60 millions d euros Effectif : 260 salariés Localisation : Saint Georges de Reneins (69) Projet Problématiques : Mettre en œuvre une gestion de production intégrant les spécificités métiers de la plasturgie Répondre aux exigences de reporting d un nouvel actionnaire Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Kardol Leader français de l extrusion de plaques thermoplastiques standards ou techniques, et filiale du 1 er groupe européen, le groupe Gaillon est constitué de 3 sociétés. Pour répondre à de nouveaux enjeux liés à la gestion des circuits matières, ainsi qu à l obligation de fournir des reportings plus précis à son nouvel actionnaire, le groupe Gaillon décide de changer de système d information... et choisit Sage ERP X3 avec le module Plasturgie développé par l intégrateur Kardol. «Nous voulions affiner notre gestion de production et mieux utiliser les possibilités de l informatique au sein de nos ateliers, explique Régis Béroujon, directeur du département extrusion et chef de projet. Notre ancien outil (Prodstar) nous satisfaisait mais il était vieillissant et trop limité sur le plan fonctionnel. En outre, notre nouvel actionnaire avait besoin d éléments financiers plus détaillés.» La solution Sage ERP X3 s est imposée assez naturellement pour prendre la succession de Prodstar. «L intégrateur Kardol, qui possède une expertise reconnue dans le monde industriel, a mis au point un module très performant de gestion des circuits matières en complément de Sage ERP X3. Cela a vraiment fait la différence» explique Régis Béroujon. Gérer les différents états de la matière plastique La gestion des matières premières est en effet un facteur clé pour l activité plasturgie. D abord parce que celles-ci représentent 50 à 60% du coût de revient du produit fini. Ensuite parce qu un matériau initial peut être utilisé sous trois états différents - la matière vierge, la matière broyée et la matière régénérée - que le système d information doit impérativement savoir distinguer. «Le module Plasturgie développé par Kardol est capable de gérer tous ces changements d états.» Prendre en compte les spécificités des métiers de la plasturgie dans un système intégré L expertise de Kardol a permis de prendre en charge toutes les particularités liées au métier du groupe Gaillon. «En plus de la gestion des matières broyées, le nouveau système assure une parfaite traçabilité des flux, en amont et en aval, repérant tous les incidents de production. Autre point fort : notre outil intègre toutes les spécifications clients ; par exemple, un même type de plaque peut être livré chez plusieurs 20 LES TÉMOIGNAGES

21 Industrie clients exigeant chacun des spécifications différentes (sens de l extrusion, caractéristiques de l emballage, etc). Nous gagnons beaucoup de temps dans les ateliers du fait que cet aspect est traité automatiquement. Nous avons par ailleurs demandé à Kardol un développement spécifique pour la gestion des formats de plaques : nous devons en effet pouvoir convertir instantanément, en fonction de la densité de la matière, un nombre de plaques en mètres carrés, en mètres linéaires ou en kilos...» Le système totalement intégré mis en place dans le groupe Gaillon colle parfaitement aux besoins de l entreprise, grâce notamment au module plasturgie proposé par Kardol. «Nous avions en face de nous des techniciens qui s intéressent à notre métier. Ils ont pris le temps de visiter nos ateliers pour en comprendre le fonctionnement. Ils ont fait preuve de bout en bout d une méthodologie parfaitement maîtrisée, travaillant à partir de modèles éprouvés, avec un chef de projet compétent et polyvalent. Ils ont très bien balisé le terrain en amont et après deux mois de paramétrage, leur première livraison était quasiment sans faute.» Un déploiement progressif et un démarrage facile nous pouvons maintenant connaître avec précision le coût réel de nos productions, qui dépend du cours très fluctuant des matières premières. Comme nous consommons dans chacune de nos usines 45 tonnes de matière plastique par jour, c est une information indispensable. D autre part, grâce aux données fournies par Sage ERP X3, nous pouvons mener à bien sans problème la consolidation des comptes de nos trois entités et alimenter les modèles de reporting imposés par nos actionnaires» conclut Régis Béroujon. M. Régis BEROUJON Directeur du département extrusion et chef de projet Sage ERP X3 est déployé successivement sur les trois sociétés du groupe. «Nous avons d abord installé Gaillon, en collaboration étroite avec Kardol. Puis nous avons nous-mêmes déployé le modèle pour les deux autres sociétés. Tous les modules de Sage ERP X3 ont été mis en place, sauf le CRM, prévu dans les prochains mois. Nous souhaitons également aller plus loin dans le suivi informatique du travail des ateliers : gestion des temps, quantités de matières consommées, quantités restantes, etc.» Le démarrage des différents sites s est fait facilement et les utilisateurs se sont adaptés sans mal à un outil qui reprenait, en l améliorant, la logique de fonctionnement du précédent. Réduire les stocks de manière significative «Le nouveau système est très consulté parce qu il apporte beaucoup d informations utiles, notamment sur la partie logistique. Grâce à Sage ERP X3, nous avons pu améliorer la gestion de nos stocks et en réduire le niveau de manière significative - de l ordre de 12%. Autre bénéfice appréciable : Sage ERP X3 21

22 Société : La Fournée Dorée Activité : Fabrication de viennoiseries et pâtisseries à destination de la grande distribution Chiffre d affaires : 90 millions d euros Effectif : 400 personnes Localisation : Vendée et Lorraine Projet LA FOURNÉE DORÉE Problématiques : Opter pour un logiciel capable d accompagner une croissance rapide et de s adapter au déploiement sur plusieurs sites et aux relations avec la grande distribution Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : e-themis La Fournée Dorée travaille en flux tendus grâce à Sage ERP X3 Implantée en Vendée et en Lorraine, la Fournée Dorée est spécialisée dans la fabrication de viennoiserie et de pâtisserie industrielles à destination de la grande distribution. Tout a commencé en septembre 1997, avec le rachat d une boulangerie traditionnelle dans l Est de la France. En octobre 1999, une deuxième unité de production est ouverte, dans l Ouest. Depuis, l entreprise connaît une croissance forte et régulière, passant en dix ans de 17 à 90 millions d euros de chiffre d affaires, avec un effectif de 400 personnes. Pour accompagner et organiser cette croissance, la Fournée Dorée avait besoin d un progiciel intégré capable de prendre en charge tous les flux de l entreprise. Pari gagné avec Sage ERP X3, comme l expliquent Patrick Moriceau, Directeur Général, et Serge Tesson, Responsable Informatique. Une phase de réflexion nécessaire Pour parer au plus pressé et rendre possible le démarrage de l activité sur le site de l Est, un petit outil bureautique de gestion commerciale est rapidement installé. Cette solution ne pouvait être que transitoire et, rapidement, une réflexion s engage pour trouver un logiciel capable d accompagner une croissance rapide et le déploiement de l activité sur plusieurs sites. «Nous recherchions un progiciel intégré, adaptable à notre environnement spécifique : l activité sur plusieurs sites et les relations avec la grande distribution. J ai travaillé plusieurs années comme Directeur Financier dans un grand groupe, et je connais bien les outils informatiques habituellement utilisés dans notre profession. Ces outils, trop spécialisés, ne me semblaient pas satisfaisants, je les ai donc éliminés d emblée. Je ne souhaitais pas non plus travailler sur une base AS 400 : difficile à mettre en œuvre pour des utilisateurs polyvalents et requérant trop de compétences en interne. Nous voulions un produit intégré sur Windows, qui ne soit pas surdimensionné par rapport à nos besoins. On m a alors parlé de Sage ERP X3. Les possibilités de ce nouveau produit m ont paru très intéressantes!» raconte Patrick Moriceau. Sage ERP X3 : une réponse globale pertinente Rapidement, le petit logiciel de gestion installé sur le site de l Est commence à montrer ses limites et menace d exploser à tout moment. Le deuxième site doit ouvrir au mois d octobre. Il est temps de mettre en place un système informatique digne de ce nom! «J ai repris contact avec e-themis, explique Patrick Moriceau. Sage ERP X3 a toutes les qualités fonctionnelles dont nous avions besoin, sans être ni trop lourd 22 LES TÉMOIGNAGES

23 Industrie ni trop cher. Nous avons signé pendant l été, avec une condition impérative : il fallait que le démarrage sur notre nouveau site de production soit mis en œuvre en octobre, pour commencer à constituer très rapidement nos bases articles et clients.» Sage ERP X3 est livré sur le site vendéen dans les délais impartis. Tout se passe très rapidement. Le paramétrage a lieu en même temps que l étude d adéquation, les quelques cas particuliers qui se présentent sont réglés immédiatement. Les premières factures sont éditées mi-novembre. En parallèle, sortent les premières écritures comptables. «La gestion commerciale et la gestion financière sont opérationnelles en novembre sur le site vendéen. La solution a été déployée sur le site de l Est un mois plus tard. Une ligne transfix assure la liaison entre les deux sites», précise Patrick Moriceau. Accélérer les cycles de production Dans un deuxième temps, les modules de gestion des stocks, des achats et de la production sont déployés. «Pour les achats, la production et les nomenclatures, explique Serge Tesson, nous nous appuyons sur les fonctionnalités standards de Sage ERP X3 qui sont assez riches pour répondre à la quasi totalité de nos besoins. Nous avons fait développer un petit module spécifique pour gérer le lancement des fabrications. C est une des particularités de notre activité (qui assure notre réussite) : nous travaillons en flux tendu et planifions les commandes la veille pour le lendemain, avec des process très rapides (6 heures pour lancer une fabrication). La souplesse de Sage ERP X3 nous a permis d accélérer très sensiblement nos cycles de production. Avant, nous gérions les lancements de fabrication à la main, c était plus lent et moins fiable.» Intégrer la préparation de commandes e-themis pour gagner en souplesse l agro-alimentaire et nous a semblé tout à fait susceptible de répondre à notre besoin. Auparavant, la préparation de commande était externalisée chez un prestataire. Nous voulions la réintégrer pour diminuer les coûts de production, gagner en réactivité tout en raccourcissant la chaîne logistique. Le vertical logistique d e-themis a une fonction vocale : les employés qui travaillent au stock sont équipés de casques avec des micros ; une voix synthétique les guide pour qu ils puissent trouver facilement les produits aux bons emplacements. Ce faisant, ils gardent les mains libres pour construire les palettes sans perdre de temps. Grâce à ce système très performant, nous avons gagné en souplesse. Nous pouvons préparer 5000 colis un jour et le lendemain. Quel que soit le flux, nous savons le gérer.» Booster les fonctions commerciales grâce au module Distriflow développé par e-themis e-themis a développé un module destiné aux fournisseurs de la grande distribution ainsi qu aux marchés de produits de grande consommation permettant de traiter avec plus de précisions certaines des fonctions commerciales. Afin d optimiser la gestion des filières clients, des marges arrières ou bien encore des contrats de coopérations, La Fournée Dorée a choisi d adopter plusieurs briques de ce module. M. Patrick MORICEAU Responsable Informatique La gestion des stocks de Sage ERP X3 a, elle aussi, permis à la Fournée Dorée d améliorer substantiellement sa productivité. «Pour la gestion des matières premières, nous utilisons le progiciel en standard, dit Serge Tesson. En ce qui concerne la gestion des produits finis, nous avons mis en place un module de préparation des commandes développé par e-themis. Ce module vertical équipe déjà de nombreuses entreprises dans le domaine de la pharmacie et de Sage ERP X3 23

24 Loupot opte pour la gestion intégrée Société : Loupot Activité : Développement de connecteurs, de connexions, de circuits et de produits techniques découpés ou emboutis Chiffre d affaires : 11 millions d euros Effectif : 80 salariés Localisation : France, Lettonie, Hongrie, Chine, Mexique Projet Problématique : Opter pour un ERP complet édité par une société pérenne Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : SBI Brest Basée à Quimper, filiale du groupe Axon, la société Loupot est spécialisée dans l interconnectique et les procédés d assemblage : découpe de connexions, surmoulage plastique, fabrication d outils de découpe, construction de machines d insertion et de préformage de composants. Afin d accompagner sa croissance, Loupot décide de changer d ERP. Son choix se porte sur Sage ERP X3, en raison de sa richesse fonctionnelle et de la pérennité de l éditeur. La société travaillait avec un petit ERP qui prenait en charge toute l activité de l entreprise. L éditeur de ce progiciel ayant fait l objet d une liquidation judiciaire, le produit a été repris par un autre éditeur, mais celui-ci n assurait ni l évolution, ni la maintenance du module de comptabilité. En outre, le progiciel ne passant pas l euro, il fallait nécessairement changer de système. «La SSII repreneuse nous proposant son progiciel de GPAO dans des conditions très avantageuses, explique Marc Rosello, responsable administratif et financier de Loupot, nous avons tenté de l intégrer. Malheureusement, le produit s est rapidement avéré insuffisant pour satisfaire nos besoins.» Objectif : un progiciel intégré, sous Windows, édité par une société pérenne Une recherche sérieuse et exhaustive est alors menée par Marc Rosello, en charge de ce projet ERP. «Nous nous sommes référés au catalogue «Logiciels Industrie» qui présente quasiment tous les produits disponibles sur le marché. Nous avions quelques critères de base qui nous ont aidés à faire un premier tri. Tout d abord, nous recherchions un produit intégré, sous environnement Windows, capable de gérer toute notre activité, depuis l établissement des devis jusqu à la comptabilité, en passant par toutes les phases intermédiaires, gestion commerciale, gestion des stocks, facturation, encaissements, etc. Ensuite, nous voulions que le produit soit édité par une société solide et pérenne afin d éviter une nouvelle expérience malheureuse. Enfin, nous avons naturellement éliminé les progiciels manifestement conçus pour les très grands comptes, qui ne sont adaptés ni à notre taille ni à notre organisation.» Deux produits sont restés finalement en lice, dont Sage ERP X3. 24 LES TÉMOIGNAGES

25 Industrie Sage l emporte Sage ERP X3 est présenté par la société SBI, l un des partenaires intégrateurs du réseau Sage. «Les éléments qui ont fait pencher la balance en faveur de ce progiciel ont été les suivants : tout d abord, la nature de l approche commerciale de SBI, qui apportait des réponses techniques et travaillées à nos questions au lieu des arguments habituels du style «pas de problème, notre produit sait tout faire» ; ensuite, la taille et la proximité géographique de SBI ; enfin, la possibilité de ne nous engager définitivement qu après la formation du groupe de projet.» Un groupe de projet comprenant cinq personnes et piloté par Marc Rosello est constitué et formé sur le produit «A ce stade-là, nous nous étions réservé la possibilité de revenir sur notre choix. Si, après étude approfondie des différentes fonctionnalités de Sage ERP X3, il était apparu que le produit ne pouvait pas s adapter aux spécificités de notre activité, nous aurions renoncé. Mais tel n a pas été le cas. Aidés par les consultants de SBI, nous avons fait une étude d adéquation. Nous avons examiné point par point toute la liste de nos besoins, et examiné la façon dont le produit pouvait y répondre en standard. Cela impliquait parfois de changer quelque peu nos méthodes de travail, mais nous évitait de recourir à des développements spécifiques coûteux. Sage ERP X3 étant très paramétrable, nous pouvons l utiliser presque à 100% en standard.» Nous utilisons quasiment toutes ses fonctionnalités, depuis l établissement des devis jusqu à la tenue de la comptabilité, en passant par la gestion des stocks, des ventes, des achats, et de la production. Quelques chantiers sont encore ouverts : la liasse fiscale, les immobilisations, les calculs de coûts. Toutes les fonctions de l entreprise seront donc à moyen terme pilotées par un outil unique, ce qui était l un de nos objectifs principaux. Avec Sage ERP X3, nous avons fait le bon choix.» M. Marc ROSELLO Responsable Administratif et Financier Un progiciel vraiment intégré et solide sur le fond Les utilisateurs finaux - 30 au total - sont formés. Le démarrage effectif a lieu dans les temps. «Nous avons un peu souffert au début, avoue Marc Rosello, parce qu il y avait quelques dysfonctionnements liés à la nouvelle version du progiciel. Et puis tous nos interlocuteurs étaient accaparés par le passage à l euro! Cela va beaucoup mieux aujourd hui. Sage ERP X3 est un produit solide sur le fond, remarquablement conçu, extrêmement bien pensé en amont. Avec ce produit, on a de quoi travailler sérieusement! Sage ERP X3 25

26 SBM apprécie la flexibilité de Sage ERP X3 Société : SBM Activité : Chimie Effectif : 200 salariés Localisation : Sud de la France Projet Problématiques : Intégrer toute la gestion des sociétés du groupe sur une base de données unique Gérer en standard les problématiques spécifiques liées à l activité chimique Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Kardol Implanté dans le sud de la France, le groupe SBM regroupe trois entités issues de grands groupes industriels comme Rhône-Poulenc. Deux sociétés ont une activité purement industrielle : SBM Formulation, qui fait de la formulation et du conditionnement à façon, et Iris Solupack, spécialisée dans le petit conditionnement. Une entité a, quant à elle, une activité strictement commerciale : Capiscol, qui vend des produits pour le jardin, sous sa marque ou des marques de distributeurs. Le groupe compte un effectif total de 200 personnes. Soucieux d harmoniser la gestion de ses différentes entités et de trouver un outil capable de prendre en charge de manière simple toutes les spécificités de son activité chimique, le groupe SBM a trouvé la bonne formule avec la solution Sage ERP X3 et le module Chimie de Kardol. La direction du groupe décide d adopter pour l ensemble de ses sociétés l ERP Sage ERP X3 avec le module Chimie développé par l intégrateur Kardol. «Nous avions depuis dix ans un produit intégré qui ne correspondait plus tout à fait à nos besoins, explique Michel Pujol, responsable informatique et chef de projet. Nous avions connu une forte croissance et racheté plusieurs usines, développant au fil de l eau de nombreux spécifiques et créant à chaque fois de nouvelles bases de plus en plus difficiles à consolider. Il était nécessaire de remettre à plat notre système et de basculer tout le monde sur une base unique.» Un ERP pour toutes les sociétés du groupe Si le choix se porte assez vite sur Sage ERP X3, «la couverture fonctionnelle du produit est tout à fait adaptée à notre besoin et à la taille de l entreprise, nous avons en outre apprécié sa flexibilité et ses possibilités de paramétrage» moins évident en revanche est le choix de l intégrateur. «Nous avons hésité entre plusieurs sociétés, dit Michel Pujol, jusqu à ce que nous rencontrions Kardol sur un salon spécialisé à Lyon. Kardol y présentait entre autres son module Chimie, et nous avons alors jugé que c était la meilleure solution pour nous.» 26 LES TÉMOIGNAGES

27 Industrie Pour toutes les sociétés du groupe, deux dossiers sont regroupés sur un même serveur un dossier pour toute l activité industrielle, un autre pour l activité commerciale. Une base de données unique est créée pour les clients, les fournisseurs et les articles. Les modules achats, ventes, comptabilité, stocks et production sont déployés, quasiment en standard. «La conduite du projet s est déroulée conformément au budget et aux délais prédéfinis. Kardol est une société bien structurée, avec une bonne méthodologie. Les collaborateurs de l entreprise, qui avaient déjà une certaine culture ERP, se sont fortement mobilisés sur le dossier. Dans l ensemble, Sage ERP X3 a su s adapter à nos modes de fonctionnement et nous n avons fait que très peu de développements spécifiques Kardol a dû tout de même écrire quelques adaptations pour s adapter à notre particularité de revente de certains produits sur la base du prix moyen pondéré des matières premières.» En octobre 2004, conformément aux prévisions, le nouvel outil de gestion est opérationnel en iso-fonctionnel. Formulation, sécurité et qualité : trois aspects clés de la production gérés par le module Chimie Formulant des produits chimiques à partir de matières dont certaines peuvent être classées, nous sommes soumis à des règles très strictes, pour la manipulation, le stockage et le transport des marchandises. Nous devons par exemple être capables de qualifier à tout moment la dangerosité de nos produits en fonction de critères stricts. Sage ERP X3 module Chimie nous permet d avoir des données fiables et homogènes. Dernier point : le suivi de la qualité, c est-à-dire la gestion des données analytiques. Nous sommes soumis aux mêmes types de contraintes quoique moins sévères que l industrie pharmaceutique, et devons pouvoir analyser la composition des produits en cours de fabrication, assurer une traçabilité complète des matières entrant dans leur composition, valider les produits finis, émettre si besoin des certificats de conformité. Nous avons choisi de ne pas intégrer ces fonctions au démarrage initial, mais nous travaillons avec Kardol à leur prochaine intégration.» M. Michel PUJOL Responsable Informatique et chef de projet Le module Chimie, développé par Kardol pour les entreprises du secteur de la chimie, est la clé de voûte du nouveau système. «Le fait que ce module fonctionne comme un module standard totalement intégré à Sage ERP X3 a été déterminant pour nous. Il nous permettait de prendre en compte certaines caractéristiques très particulières de notre activité sans avoir pour autant à souffrir des inconvénients liés aux développements spécifiques nous avons été largement échaudés sur ce terrain-là par le passé.» Trois aspects sont principalement gérés par ce module : la formulation, la sécurité et la qualité. «La formulation est la base de notre métier, explique Michel Pujol. En fonction du titre des matières actives, le logiciel calcule la quantité d excipients à ajouter pour obtenir dans le produit final la teneur exigée par la recette, et il répercute cette information à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement et de production. Cette fonction, essentielle, a pu être mise en œuvre immédiatement. Deuxième aspect : la sécurité. Sage ERP X3 27

28 Sage ERP X3 séduit SFERE BM Société : SFERE BM Activité : Conception, fabrication, adaptation et location de machines d emballage secondaire Chiffre d affaires : 10 millions d euros Effectif : Localisation : Toulouse et Paris Projet Problématique : Centraliser et traiter les informations issues de plusieurs sites et sociétés Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition L entreprise s en remet à Sage ERP X3 Standard Edition pour homogénéiser son système d information et l accompagner dans le développement de son activité. Spécialisée dans la conception, la fabrication, l adaptation et la location de machines d emballage secondaire via sa filiale RENT Packaging, la société toulousaine BM Emballage a peu à peu développé son activité pour répondre au mieux aux besoins de ses clients. Une stratégie qui a conduit l entreprise à se rapprocher de SFERE EMBALLAGE. «Au-delà de l élargissement de notre gamme, cette fusion nous permettait également de disposer d un site sur Paris, étape géographique essentielle au développement de la société» explique Stéphane Delon, Directeur Général de BM Emballage. Désormais, la nouvelle structure réalise un chiffre d affaires consolidé de 10 millions d euros, emploie 50 salariés, se compose de 2 sociétés (SFERE BM et RENT Packaging) et de 3 enseignes (BM Emballage, SFERE Emballage et RENT Packaging). «La rentabilité et le bien fondé de cette opération impliquait de créer une véritable synergie entre les différentes équipes et de réaliser des économies d échelles, notamment en fusionnant les activités administratives et les systèmes d informations. Une homogénéisation également nécessaire pour améliorer la lisibilité et l accessibilité des données gérées par ce système», ajoute Stéphane Delon. La nouvelle structure ainsi composée s est mise en quête d une solution de gestion intégrée permettant de centraliser et de traiter les informations issues de ses différents sites et sociétés. Un ERP à taille humaine L entreprise cherche alors un ERP adapté à sa nouvelle taille, répondant à ses problématiques métiers, qui soit pré-paramétré et capable de gérer une structure multi-sociétés et multi-sites. «Ces différents éléments sont essentiels pour une mise en œuvre rapide et pour la maîtrise de notre budget, ajoute Stéphane Delon. Or, les ERP que nous avons consultés sur le marché sont surdimensionnés ou sous-dimensionnés par rapport à nos besoins. Seul Sage ERP X3 Standard Edition, arrivé à point nommé, répond à l ensemble de nos attentes en termes de fonctionnalités, de coûts, de simplicité de mise en œuvre et d évolutivité.» 28 LES TÉMOIGNAGES

29 Industrie Richesse technologique et fonctionnelle «Développé à partir de la plateforme technologique SAFE X3, Sage ERP X3 Standard Edition bénéficie d une performance technologique déjà éprouvée sur le marché et nous offre la garantie d un support opérationnel expérimenté. Son architecture technique full web répond parfaitement aux contraintes de mobilité de nos collaborateurs itinérants. Parallèlement, intelligent et paramétrable, cet ERP permet la mise en œuvre de systèmes d alertes conceptuels et saura nous accompagner dans le développement de notre activité.» conclut Stéphane Delon M. Stéphane Delon Directeur Général de BM Emballage Sage ERP X3 29

30 SLAT triple sa capacité de production en interfaçant Sage ERP X3 avec un outil de PLM Société : SLAT Power Supplies Activité : Conversion d énergie, fabrication d alimentations électriques Chiffre d affaires : 11,3 millions d euros Effectif : 60 personnes Localisation : Champagne au Mont d Or (69) Projet Problématiques : Optimiser la gestion des opérations de production pour accompagner la croissance Remplacer plusieurs applications spécifiques par une solution globale, tout-en-un, qui simplifie l architecture Interfacer l ERP avec une solution de PLM Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Prog info Fabricant de systèmes d alimentation électrique et de transformation du courant, SLAT s est appuyé sur Sage ERP X3 interfacé à un progiciel de PLM pour accompagner sa croissance au niveau de la conception et de la production. Le déploiement simultané des deux progiciels a constitué un double défi relevé avec brio et dans les temps. Transformer le courant et assurer l autonomie en cas de coupure d électricité, telle est l activité de SLAT, concepteur d alimentations électriques de sécurité pour les installations et systèmes. Cette filiale de 3M dispose d un bureau d étude en interne pour concevoir les produits les mieux adaptés aux exigences de ses clients. La production est ensuite effectuée sur place ou en soustraitance. La logistique, elle, reste entièrement gérée en interne. Le challenge : interfacer ERP et PLM Afin d optimiser le circuit de ses produits et leur traçabilité, de la conception à la distribution en passant par le contrôle qualité, SLAT a décidé de migrer sa gestion de production sur une application plus sophistiquée. «Nous étions encore sous AS 400 avec un ERP, Silver Prod, qui ne permettait pas d assurer efficacement les prévisions de lancement de production. Nous souhaitions en outre développer l aspect CRM. Concrètement, nous voulions accompagner notre croissance avec, à terme, le triplement de notre production, tout en développant notre réactivité. Nous recherchions également une solution entièrement intégrée afin de mieux stocker et sécuriser l information.» Pour composer l application idéale, SLAT décide d interfacer l ERP à un outil de PLM (Product Life Management). «Un double challenge qui a mobilisé l ensemble des équipes autour d un projet ambitieux, où l interaction entre les deux applications est très fort aussi bien en montée qu en descente!» Les créations d articles composées par le bureau d étude transitent en effet du PLM à Sage ERP X3 tandis que l ERP renvoie les données relatives à la rotation des stocks, au prix de revient LES TÉMOIGNAGES

31 Industrie Un défi relevé dans les temps Plusieurs solutions sont étudiées, notamment la nouvelle version de Silver Prod et Sage ERP X3. «Nous avons choisi Sage ERP X3 car la solution est très ouverte et plus conviviale avec notamment un module CRM. L intégrateur, Prog info, a déterminé notre choix lors de sa démonstration en mettant en avant le paramétrage avancé de l application. De même, il venait d ouvrir une filiale à Lyon et leur proximité nous a rassurés.» Le périmètre applicatif va du calcul des besoins en achats en passant par les stocks, la production, ainsi que la relation avec les clients et les sous-traitants. Pour le PLM, c est Cyllène qui est retenue. Il s agit ensuite de préparer les maquettes dans les temps. «Nous avions prévu de migrer pour le 15 août, date la plus propice en raison du congé des sous-traitants, et souhaitions absolument tenir nos délais. De fait, la bascule était terminée le 14 août au soir!», se réjouit André Guinet. Entre temps, les échanges avec l intégrateur sont nombreux. «J avais prévu une solution alternative à l interfaçage PLM-ERP au cas où le projet ne se déroulerait pas comme prévu. Heureusement, cela n a pas été nécessaire.» L intégration complète des informations, autrefois répartie dans différents logiciels, constitue également un progrès, en termes de sécurité des données - que l on peut aisément recouper - d automatisation des procédures et d accès aux informations par tous. Surtout, l objectif n 1, accompagner la croissance, a été atteint. Comme le conclut le dirigeant de la PME : «La solution nous a permis d augmenter notre production pour doubler à terme notre chiffre d affaires, tout en conservant le même effectif sur les fonctions support. Et nous avons augmenté de 25 % notre productivité sur l élaboration des produits grâce à l automatisation des tâches. Enfin, cette migration très complète - seules la comptabilité et la paie n ont pas été concernées - a permis de dynamiser l ensemble de l entreprise avec des outils plus performants et adaptés aux défis d aujourd hui.» M. André Guinet Directeur général Production triplée et plus de 25 % de productivité «Les fonctionnalités ont été à la hauteur de nos attentes et nous avons même eu de bonnes surprises. Nous ne soupçonnions pas la richesse de cet interfaçage. La relation entre les informations clients et la conception produit permet par exemple de suggérer des offres plus sophistiquées, sur mesure, et d enrichir nos propositions de vues en 3D. Les clients peuvent ainsi visualiser ce qu ils vont payer!» Sage ERP X3 31

32 Visotec Arlux rénove son système d information Société : Visotec Arlux Activité : Conception, fabrication et pose d enseignes lumineuses Chiffre d affaires : 40 millions d euros Effectif : 300 collaborateurs Localisation : Europe Projet Problématiques : Refondre le système d information et l étendre aux filiales à l international Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen La société Visotec Arlux conçoit, fabrique et pose des enseignes lumineuses pour des clients implantés en réseau (concessionnaires automobiles, banques, stations services etc), pour lesquels il faut équiper dans les meilleurs délais un grand nombre de sites. La principale unité de production se trouve près de Nantes, secondée par une autre en Pologne. Le groupe, qui travaille dans toute l Europe, a des filiales en Allemagne et en Espagne. Avec un chiffre d affaires de plus de 40 millions d euros et 300 collaborateurs, Visotec Arlux est un acteur européen majeur, leader en France. Pour gérer une forte croissance et accompagner le développement de l entreprise, Visotec Arlux décide de refondre son système d information et de l étendre à l ensemble de ses filiales. Elle opte pour Sage ERP X3. Rencontre avec Thomas Scherrer, Responsable des Services Informatiques. «Nous avons utilisé pendant dix ans une solution dont les fonctionnalités répondaient à peu près à nos besoins initiaux, explique Thomas Scherrer. Mais cette solution était vieillissante. Peu ergonomique et faiblement évolutive, elle était incapable de prendre en charge la croissance de la société, l augmentation de notre portefeuille clients, la complexité croissante de nos produits, les exigences de nos clients en matière de qualité, la nécessité de travailler à l international. Nous devions faire évoluer nos process et nos outils de travail. Et pour que cela soit possible, il nous fallait changer notre système d information.» Accompagner le développement de l entreprise Visotec Arlux rédige un cahier des charges complet qui est transmis à différents prestataires informatiques. «La solution en place présentait des lacunes fonctionnelles et techniques qui constituaient un frein au développement de la société. Il n y avait pas, ou peu, de possibilité de vision transverse des clients et des projets. Nous n arrivions pas toujours à obtenir les informations qui nous intéressaient et n avions que des visions parcellaires. Il nous fallait faire beaucoup de requêtes à l aide d outils d extraction car la solution n était guère ergonomique. Nous perdions du temps à faire des ressaisies, ce qui générait des risques d erreur non négligeables. Le produit n était pas adaptable et manquait de souplesse (il ne proposait pas d alerte par , ni de workflow). Il nous fallait au contraire une solution de gestion couvrant l ensemble de nos activités (achat, vente finance et production) de façon totalement intégrée, souple et évolutive.» 32 LES TÉMOIGNAGES

33 Industrie Le choix d une solution pertinente et d un intégrateur compétent Après analyse approfondie des différentes solutions proposées et étude des jeux d essai, Visotec Arlux retient la solution Sage ERP X3 présentée par l intégrateur GFI Infogen. «Nous avons opté pour un binôme solution/prestataire, explique Thomas Scherrer. Sage ERP X3 répondait tout à fait à nos besoins. Ce produit totalement intégré possède une bonne ergonomie et une couverture fonctionnelle complète. Il concilie richesse et profondeur et a l avantage de pouvoir être pris en main rapidement par les utilisateurs. En outre, Sage ERP X3 offre des garanties d évolution pour un coût abordable. Par ailleurs, nous avons été convaincus par le sérieux de GFI Infogen. Cet intégrateur possède une expertise et un savoir-faire reconnus, une vraie connaissance de nos métiers et une excellente maîtrise des solutions qu il préconise. Les consultants de GFI Infogen ont assuré tout le suivi de notre projet - l installation des serveurs, le paramétrage, les développements spécifiques, le transfert des compétences et la formation et continuent de prendre en charge la maintenance évolutive et corrective ainsi que l optimisation du système.» Une solution déployée à l international et un bilan positif C est dans un premier temps la société Visotec Arlux, basée en France, qui a été équipée, puis la filiale assurant pose et maintenance, Visotec Services. Sage ERP X3 a ensuite été déployé avec succès en Espagne, puis en Allemagne. «Nous allons mettre en place prochainement la nouvelle solution en Pologne, conclut Thomas Scherrer. Nous sommes très satisfaits et le bilan est tout à fait positif.» M. Thomas Scherrer Responsable des Services Informatiques Sage ERP X3 33

34 Société : World Minerals Europe Activité : Extraction et transformation de minerais Chiffre d affaires : 80 millions d euros Effectif : 200 personnes Localisation : France, Espagne, Italie, Turquie Projet WORLD MINERALS EUROPE Problématique : Mettre en œuvre un système de gestion unique et intégré dans les différents sites européens du groupe Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition 34 LES TÉMOIGNAGES World Minerals Europe harmonise ses applications de gestion et uniformise ses pratiques World Minerals Europe travaillait avec des logiciels de gestion spécialisés par grands domaines fonctionnels ne communiquant pas entre eux. «Nous avions beaucoup de mal à consolider les informations provenant de nos différentes usines. Les fonctions de vente et de comptabilité n étaient pas intégrées, ce qui occasionnait de nombreuses ressaisies et d importantes pertes de temps. En outre, nos outils arrivaient en fin de vie et n étaient plus maintenus. Décision a été prise d évoluer vers un ERP.» Entretien croisé avec Estelle Jacq-Leteurtrois, Responsable Fonctionnel des Systèmes d Information, et Louis Thoa, Supply Chain Manager. Un ERP de référence adapté aux moyennes et grandes entreprises Un cahier des charges est rédigé en interne, suivi par un appel d offre. Plusieurs éditeurs sont consultés, y compris ceux qui destinent prioritairement leurs produits aux grands comptes. «Mais nous nous sommes rapidement orientés vers les éditeurs spécialisés sur le mid-market, dont le positionnement correspondait mieux à nos attentes. Nous avons assisté à plusieurs démonstrations. Sage nous a proposé d aller plus loin en faisant une étude préalable sur un site représentatif. Cette analyse nous a permis de nous assurer que la méthodologie proposée pour la mise en œuvre du projet d implémentation de Sage ERP X3 Premium Edition était bien en adéquation avec nos besoins et répondait à nos attentes. La rencontre de responsables d entreprises utilisant déjà cet ERP a achevé de nous convaincre.» Un déploiement progressif dans sept sites en Europe Sage ERP X3 est définitivement sélectionné et le déploiement commence aussitôt. «Nous souhaitions mettre en œuvre tous les modules du produit administration des ventes, gestion financière et gestion de la production en nous focalisant dans un premier temps sur les fonctions de base. En procédant ainsi, nous voulions acquérir une bonne maîtrise de nos flux basiques et nous familiariser avec le nouvel outil. Avant de passer à une phase de développements plus complexes, il était important d uniformiser au maximum les pratiques de nos différents sites.» Louis Thoa précise le calendrier : «Nous avons signé le contrat avec Sage au cours de l été. Le deuxième semestre de l année a été consacré au paramétrage du progiciel avec trois consultants fonctionnels Sage. En un an, tous les sites étaient équipés, avec une centaine d utilisateurs au total.» Adapter la solution au métier de l entreprise Des dossiers différents sont créés pour chacun des pays concernés, et les données anciennes sont reprises et injectées dans le nouveau système. «Les opérations de reprise ont été très légères, signale Louis Thoa. Nous n avons pas une volumétrie très importante, ni pour les clients, ni pour les transactions.» Les consultants Sage,

35 Industrie très présents, interviennent tout au long du processus, pour le paramétrage et les développements spécifiques. «Nous avons conçu un programme spécifique pour le transport et la gestion logistique, prenant en compte nos contraintes métiers, dit Estelle Jacq-Leteurtrois. Et nous avons souhaité développer un module qualité pour l une de nos usines. Il s agit, schématiquement, d un système de questions réponses applicable aux échantillons prélevés sur la chaîne de production. En fonction des réponses obtenues, on vérifie si on est bien dans les limites de conformité définies par l usine et on attribue au lot concerné un statut de qualité. Ce statut est matérialisé par un code barre qui se retrouve sur les palettes. Ainsi, à chaque palette est associé le résultat du contrôle qualité. Avec cette procédure, nous répondons à une demande des responsables de l usine et des clients. Nous avons l intention de l adapter et de la mettre en place dans nos autres centres de production. Les consultants Sage ont parfaitement saisi notre problématique et ont su nous apporter les bonnes réponses.» Un produit facile à prendre en main «Avec sa logique très intuitive, Sage ERP X3 est facile à prendre en main. Lorsque nous avons des intérimaires, deux jours de formation suffisent et c est vraiment appréciable», dit Louis Thoa. Estelle Jacq-Leteurtrois complète : «On s approprie aisément le produit, et pas seulement moi, qui en ai la responsabilité. Nombreux sont les utilisateurs qui savent faire des requêtes tout seuls. Certains utilisent Crystal Report sans aide. Pas besoin d interroger l éditeur à chaque nouvelle demande. Des avancées majeures X3 notre production théorique, mais nous ne connaissons pas la consommation réelle, produit par produit, de fuel par exemple. Pour pouvoir le faire, il faut que nous installions des outils de mesure dans les usines, dont les résultats pourront être exploités par l ERP. Nous souhaitons aussi déployer les fonctions de planification de la production. Sage ERP X3 nous aide et nous pousse pour aller de l avant.» Optimiser la gestion avec la nouvelle version Le 1 er janvier 2009, la totalité des utilisateurs de l ERP sont passés à la nouvelle version, dans tous les pays, sur tous les modules. «Ce changement de version programmé coïncide chez nous avec un renouvellement de l équipe de direction. C était le bon moment pour prendre le temps de réfléchir à nos façons de faire et de remettre à plat certaines procédures afin de les optimiser.» Au bout d un mois et demi, Estelle Jacq-Leteurtrois confirme que tout s est bien passé : «Là où nous avions sept dossiers multi-législations différents, nous avons créé un dossier unique pour toute la zone euro. Nous utilisons par ailleurs des flux inter-co standards, alors que jusqu à présents ils étaient développés spécifiquement. Les utilisateurs de l ERP bénéficient également d une nouvelle ergonomie. Les interfaces utilisateurs sont plus esthétiques et les informations plus accessibles.» Mme Estelle JACQ-LETEURTROIS, Responsable Fonctionnel des Systèmes d Information et M. Louis thoa, Supply Chain Manager La rapidité avec laquelle on peut obtenir des données consolidées, grâce à Sage ERP X3, représente une avancée majeure. «Nous appartenons à un groupe international spécialisé dans notre secteur d activité et il est nécessaire de s adapter à la structure budgétaire, de reporting et de consolidation du groupe. Auparavant, nous ne pouvions tout simplement pas répondre à ces attentes. Avec Sage ERP X3, un simple clic suffit pour rapatrier et consolider en temps réel des informations provenant de nos différents sites. Nous gagnons évidemment un temps considérable et la direction dispose d informations pertinentes pour piloter l entreprise.» Uniformiser pratiques et procédures Avec Sage ERP X3, World Minerals Europe a d ores et déjà atteint un premier objectif : remplacer des logiciels disparates par un système de gestion homogène et intégré qui permet d unifier d un pays à l autre les pratiques et les procédures. «Nous n avons pas épuisé, loin s en faut, toutes les possibilités de notre ERP. Nous souhaitons maintenant mieux utiliser la gestion de production. Actuellement, nous suivons avec Sage ERP Sage ERP X3 35

36 Arento Agroalimentario y ganadero Mayor grupo cooperativo agroalimentario de Aragón Cuenta con 112 cooperativas agrarias de primer grado asociadas Pertenecen agricultores y ganaderos de Aragón Facturación aproximada de 120 millones de euros Actualmente comercializa toneladas de cereal al año Reto Automatizar la gestión de sus cooperativas Tener la estructura necesaria para apoyar el crecimiento de la organización Gestionar de manera integral todo el negocio y la información generada por los distintos agentes participados por Arento Solución Sage ERP X3, la herramienta infomática más avanzada en cuanto a funcionalidad y plataforma, y competitiva en precio Implementación de los módulos de gestión financiero-contable, administrativa y de inmovilizados Número de usuarios : 40 Resultados La solución está en marcha en 18 cooperativas Optimización de múltiples procesos, como la gestión de plantas deshidratadoras, semoleras, harineras, estaciones de servicio, reparto de combustibles, secaderos, plantas de transformación, congeladoras, talleres, secciones de crédito y de liquidación con socios, etc Consecución de una trazabilidad total e integrada ARestant Metal y material industrial Compañía española creada en el año 1940 Fabricación de estanterías metálicas y sistemas de almacenamiento industrial Media anual de toneladas de acero procesadas Exportan el 60% de su producción a Europa Reto Tener un soporte más eficiente para la gestión global de la empresa Solventar la difícil integración de los datos de negocio de las áreas económico-financiera, comercial, almacenes y producción Integrar los pedidos vía EDI de más de referencias geográficamente dispersas Solución Sage ERP X3, por su alcance funcional El CRM, específico de la propia aplicación, que permite contar con una ficha de clientes ampliada y profundizar en el detalle de la información Número de usuarios: 40 Resultados Adaptabilidad a las necesidades de Arestant con un mínimo desarrollo La exitosa gestión de más de pedidos en 2006 Control del Riesgo Comercial por cliente Garantía del control de costes, en las fases de fabricación y comercialización de los productos 36 LES TÉMOIGNAGES

37 Industrie Bossia Cocinas Mobiliario de cocina La compañía se creó en 1984 Fabrica al año una media de muebles BOSSIA es una compañía española especializada en el mobiliario de cocina, referente en diseño y calidad Reto Necesidad de una solución de gestión global, capaz de cubrir todas sus áreas funcionales y con un potente configurador para el cruce de datos en producción, para la generación fiable de cualquier modelo de cocina, con los módulos, especificaciones y acabados elegidos por el cliente Solución Sage ERP X3 Cobertura funcional: área financiera, comercial, comprar y proveedores, y logística y producción Nº de usuarios: 16 Resultados Una gestión mucho más exacta de las compras y de la producción, a partir de toda la información que genera el Configurador de Sage Easier compliance with the financial reporting responsibilities placed on publicly-traded companies Información integrada de finanzas, compras y producción, con reducción de los tiempos de stock y los costes en almacén East Coast Olive Oil Food Manufacturing and Distribution Based in Utica, NY 80 employees Manufacturer and importer of olive oil Owns several other companies related to the main business including Utica Plastics (olive oil packaging), Olive Transport (olive oil delivery) and California Olive Oil Corporation Revenues $15M Challenge Using a legacy SBT Accounting system for 15 years As the distribution network grew, the system could not keep pace with increasing demand Wanted to improve planning and scheduling through MRP deployment Needed to handle higher transaction volumes Seeking to integrate raw materials with production orders and scheduling Solution Sage ERP X3 Offered the needed depth of functionality across manufacturing, distribution and accounting System s scalability would help facilitate their business expansion without requiring a change of systems or installation of third-party add-on s Results Entire manufacturing process is fully automated Upgraded from a manually-intensive bar coding procedure to an automated scanning process Sage ERP X3 37

38 Escudero Transformación de materiales plásticos y cartón Empresa fundada en 1960 Se dedica a la fabricación de productos de consumo para la oficina, el colegio y el hogar, mediante la transformación de materiales plásticos y cartón Tiene clientes activos Reto Información dispersa, con errores y duplicidad de datos Herramientas de gestión aisladas para producción, administración y comercial Solución Sage ERP X3 Cobertura funcional : gestión financiera, comercial y de clientes, gestión global de producción y logística Nº de usuarios: 30 Resultados Sistema de gestión TI global e integrado Agilidad y precisión en producción y gestión de precios Mayor rapidez en la tramitación de pedidos Menor coste de almacenaje Mayor capacidad de servicio al cliente Ganong Bros. Ltd Food Manufacturing and Distribution Based in St. Stephen, NB, Canada 400 employees Manufacturer of gift box chocolates, fruit snacks and sugar confectionery Serves mass merchandisers, drug chains and grocery stores Challenge Wanted an improved information management system to enable better, more timely business decisions, particularly in measuring customer and product profitability Needed stronger order fulfillment and promotions management capabilities Solution Sage ERP X3 A phased approach prioritizing core ERP functionality Extended functionality and business enablers such as Finite Capacity Planning, Workflow Management and Web-enablement deferred to phase two Results Improved accuracy and reduced billing errors Improved financial reporting Improved accuracy and timeliness of production recording 38 LES TÉMOIGNAGES

39 Industrie Golden Artist Colors, Inc. Manufacturer of paints for artists $20 M Worldwide US Headquarters innew Berlin, NY Manufacturer of acrylic paints used in the fine arts industry 43 Sage ERP X3 users in USA Challenge Invest in a true ERP solution in order to streamline the flow of information, improve inventory management and enhance customer service levels Find an MRP / MPS engine that meets their needs Solution Sage ERP X3 Process Development of custom programming : freight rates allowances, marketing support dollars for promotions and co-op advertising Results Increased their level of on-time shipments from 70 to 90 percent Inventory turns increased from 5.4 to 5.96 (+ 10 percent) Able to monitor key business aspects such as lead time, supplier on-time performance and purchasing performance Better control over operations Hammond Manufacturing TM Hard Goods Manufacturing Based in Guelph, Ontario, Canada $67M revenue 500 plus employees Manufacturer and distributor of electronic and electrical enclosures 5 manufacturing sites servicing a centralized distribution facility Operations mainly in Canada, U.S. and Europe Challenge A number of separate packages were costly to operate, hindered customer service and provided an obstacle to growth Expanding focus from Canada to the U.S. and international markets: needed to streamline manufacturing processes from facilities in Canada, the United States and Europe Solution Sage ERP X3 Integrated manufacturing, distribution and sales functions Results Growth in : Customer base to 7,700 Stocked items to 20,000 Monthly orders to 5,500 Have grown their user count from 50 to 180 with Sage over the past years Reduced month end period closing cycle to two days Sage ERP X3 39

40 Holmberg Hard Goods Manufacturing Based in Minneapolis, MN Supplier of print-on-demand copier tabs, reinforced loose leaf papers and index tabs Support a growing base of manufacturers, distributors and OEMs Challenge Their legacy business software system supplier discontinued support for the product Company growth was beginning to outpace distribution capability Functional limitations in the marketing, sales, distribution and manufacturing areas affected quality service and inventory levels Wanted real-time reporting and control of all key events and transactions Solution Sage ERP X3 Installed all core enterprise modules - manufacturing, distribution, warehousing/data collection and accounting Deferred functions such as product configuration and CRM until a secondary phase Results Increased inventory accuracy and confidence of customer service reps when committing inventory Improved customer service to percent for on-time shipments Inventory accuracy rate of 99.2 percent Martinez y Canto Envasado de infusiones y condimentos Empresa dedicada al envasado automático de infusiones, condimentos y especias. En 1985 obtuvo la autorización del Ministerio de Sanidad y Consumo como Laboratorio de Plantas Medicinales. Principal envasador de infusiones de Mercadona Reto Integrar todos los módulos y áreas funcionales Seguimiento de cada producto y gestión eficaz del stock Controlar la trazabilidad de los productos: fase de producción, ubicación en el almacén de las materias primas y los productos terminados y en curso, control de lotes, seguimiento de proveedores de materia prima y clientes finale Solución Sage ERP X3, cobertura funcional: Contabilidad, Compras, Ventas, Stock y Producción Resultados Conocer en todo momento la cantidad de producto que hay que pedir a los proveedores, los componentes necesarios en la fabricación y envasado, y la demanda de los clientes El control de trazabilidad permite identificar los lotes defectuosos y facilita su retirada del mercado LES TÉMOIGNAGES

41 Industrie New England Natural Bakers Food Manufacturing and Distribution Based in Greenfield, MA Producer and distributor of quality organic foods Sells to consumers and Natural Foods Retail stores throughout the United States Challenge Expected business to grow at a rate commensurate with the national growth in demand for natural food products Needed a modern solution capable of accommodating increased business volumes, additional product lines, new target markets and varying ways of conducting business Solution Sage ERP X3 The system could best meet current needs, but also handle more sophisticated future requirements without significant changes Confidence that the system s food-specific functionality will continue to evolve with them into the future Results Scheduling and inventory planning benefits from formal MRP runs Capacity Requirements Planning (CRP) effectively complemented MRP and reduced inventory carrying costs with better inventory accuracy Reporting capabilities eliminated need for external resources to generate new reports Onsrud Cutter lp Hard Goods Manufacturing Based in Libertyville, IL 100 employees Manufacturer of high-speed steel, carbide tip, solid carbide and diamond coated router tooling Revenues $18M Support a growing base of manufacturers, distributors and OEMs Challenge Existing application service provider (ASP) discontinued service, leading to the need to find a new source for manufacturing software in a short time Decision to replace the entire enterprise information system Wanted a system that would be quick to install, yet have the scalability and flexibility to support company growth Solution Sage ERP X3 Included reporting capabilities (Crystal Reports) and finite capacity planning Results Produce timely, customized reports to facilitate more-informed business decisions Access to real-time information, particularly for customer service representatives Non-bottleneck work centers are filtered, enabling schedulers to focus on optimizing known problem areas Sage X3 Sage Entreprise ERP X

42 Palau Fabricación de productos de arcilla cocida En 1952 se inició en la fabricación de todo tipo de material cerámico para la construcción Explotan su propia cantera En sus plantas disponen de Laboratorio de Ensayo, Oficina Técnica de I+D y Taller de mantenimiento mecánico y eléctrico Tienen transporte propio con camiones grua para distancias cortas y medias Reto Buscar un ERP verticalizado con el que todas las áreas de gestión de la empresa estén coordinadas bajo una única base de datos que permita tener la información de negocio organizada y controlada Solución Sage ERP X3 Cobertura funcional: gestión económico-financiera, gestión comercial (CRM), gestión de producción (trazabilidad), gestión de compras y ventas (administrativa), gestión de calidad y gestión logística y de sotcks Nº de usuarios : Resultados Sage ERP X3 verticalizado y parametrizado Cobertura funcional global que garantiza la trazabilidad e la producción Control y seguimiento de todos los procesos operativos que influyen en la producción y comercialización de los producto cerámicos Saint Gobain Vidrio, plásticos y materiales de construcción Empresa francesa que llega a España a principios del siglo XX Compañía en continuo crecimiento hasta constituir su estructura actual, Organización conocida como Grupo Saint Gobain Cristalería Reto Permitir tener simultáneamente una visión integrada de todas las actividades financieras, comerciales de la empresa Centralizar el ERP a nivel de cada uno de los sectores de negocio del Grupo : financiera, comercial y compras Solución Sage ERP X3 Process Customization of Sage ERP X3 existing quality module to meet country-specific regulatory demands, by the Adonix services team Software add-on providing an effective way to track its products in transit, developed by Sage for the U.S. market Resultados Business processes are streamlined and automated Easier compliance with the financial reporting responsibilities placed on publicly-traded companies Better management of its inventory, track foreign exchange costs and control credit and order approvals 42 LES TÉMOIGNAGES

43 Industrie Saint-Gobain Semiconductor Hard Goods Manufacturing A Saint Gobain Branch based in San Jose, CA Manufactures metal components and integrates chip manufacturing systems for the semiconductor industry A subsidiary of the $30 billion Saint-Gobain company headquartered in Paris, France Five manufacturing plants across California and Texas Challenge A merger of two companies formed SGSE, which resulted in the unenviable challenge of trying to reconcile two separate business information systems Redundancies and confusion reigned Solution Sage ERP X3 Provided everything SGSE needed in a single enterprise-wide suite: manufacturing, scheduling, sales, inventory, procurement, receivables and payables Offered the ability to interface with SAP s General Ledger software at the parent company Results New confidence in inventory and availability information Know the exact status of all customer orders Consistency of business processes at the different sites Satellite Industries Hard Goods Manufacturing and Distribution Based in Minneapolis, MN 150 employees Manufacturer of portable restrooms, sinks, deodorizers and service trucks Revenues $10M Sales offices located throughout the U.S. with overseas offices in Brussels, France, Hong Kong and the United Kingdom Challenge Using a homegrown software system for 17 years Needed to integrate their sales and marketing processes, streamline operations and provide timely access to information Wanted a system that would enable effective collaboration with suppliers and provide complete supply chain visibility and control Established business objective of servicing customers better Solution Sage ERP X3 Met many of their supply chain, customer management and multi-national requirements CRM module became the cornerstone of their implementation prior to installing manufacturing, distribution and accounting functions Results The company brought its business partners into their processing environment from day one, giving them full and immediate visibility into orders and the ability to plan workloads accordingly Achieved an 87 percent order fulfillment rate on day one of go-live; 95 percent by the end of week one Sage ERP X3 43

44 Sonnax Hard Goods Manufacturing Based in Bellows Falls, VT 200 employees Designs, produces, and supplies components to the automatic transmission aftermarket Revenues $16M Challenge A decade old legacy system strained to keep up with growth and provide for a fast turnaround of over 40,000 shipments per year Anticipated increased demand for aftermarket parts in the next decade Wanted quick turnaround for customer inquiries Needed scalability and ease of customization Wanted to enhance customer service Solution Sage ERP X3 Met the requirements for tight integration, ease of customization, and advanced functionality Results Responds to customer queries more quickly and more accurately Has a competitive edge with the system s advanced pricing functionality Business processes are streamlined and automated Order cycle time is decreasing UreSil, LLC Manufacturer of medical devices US Headquarters in Skokie, IL Manufacturer of products for interventional radiology and vascular surgery 20 Sage ERP X3 users in USA Challenge Has been operating on an MRP system that would soon become unsupportable (too many customizations) Need to comply with FDA regulations and maintain the required documentation Find a simple, economic and flexible solution, based on modern technology Solution Sage ERP X3 Process Results Easier to comply with FDA regulations Tracking systems have been streamlined and paperwork is more manageable Operates in a just-in-time planning philosophy, minimizing inventory and warehouse space Finished goods lead time reduced by 50 percent 44 LES TÉMOIGNAGES

45 Industrie Sage ERP X3 45

46 20 à 30 % de temps gagné Comment diminuer les temps de traitement des données comptables et commerciales tout en améliorant leur visibilité et leur qualité? A2C a trouvé la solution : Sage ERP X3. Accompagnée par Absys Cyborg, l entreprise a mis en place un véritable ERP en quelques mois et ne regrette pas son choix. Société : A2C Activité : Commercialisation et gestion des emplacements commerciaux dans les gares SNCF (hors automates et machines de distribution automatique) Chiffre d affaires : 5 millions d euros Effectif : 45 salariés Localisation : France Projet Problématiques : Diminuer les temps de traitement des données comptables et commerciales Améliorer la qualité d informations Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Absys Cyborg Un grand nettoyage de printemps : voilà ce qu a entamé la société A2C pour son système de gestion. «Outre son obsolescence, notre outil de gestion comptable (développement spécifique sous DOS, ndlr) n était absolument pas convivial et présentait de nombreuses limites en termes de fonctionnalités», explique Anne Maurice, Responsable du Système d Information d A2C, filiale de la SNCF en charge de la commercialisation et de la gestion de plus de emplacements commerciaux situés dans les gares (hors automates et machines de distribution). «Nous avions de surcroît acquis au fil des années de nombreux outils annexes et nous étions confrontés à un système hétérogène ne permettant pas ou peu d intégration entre les logiciels, notamment avec notre application de gestion locative Even.» Conséquences : beaucoup de traitements manuels, perte de temps importante, risque d erreur élevé et visibilité très limitée. Tout ceci d autant plus handicapant qu A2C gère également la comptabilité de la filiale Parvis, en charge de l assistance à maîtrise d ouvrage pour l aménagement des espaces. Un projet mené en moins de quatre mois Après étude, A2C lance donc un appel d offres. Seul impératif technique : la possibilité de créer un pont entre le nouvel outil et le logiciel Even. Parmi les réponses, le prestataire Absys Cyborg et la solution Sage ERP X3 retiennent toute l attention de la RSI et des utilisateurs impliqués très tôt dans le projet. «Les équipes d Absys Cyborg sont tout de suite entrées dans le vif du sujet en nous proposant une démonstration orientée utilisateurs. Nous avons été convaincus tant par les fonctionnalités du produit que par son interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcroît eu un excellent contact avec le prestataire Absys Cyborg». Des réunions régulières sont organisées avec le prestataire. Au menu : paramétrage de la solution, récupération des données depuis l ancien système et formation des utilisateurs. «Toutes les étapes se sont déroulées sans encombre et nous avons été très bien accompagnés par les équipes d Absys Cyborg, toujours disponibles et de très bon conseil.» L occasion également de remettre à jour le plan comptable et de «faire du ménage» dans les données La solution est en production 5 mois après le début du projet! 46 LES TÉMOIGNAGES

47 Distribution/ N égoce Un gain de temps de 20 à 30 % Comptabilité, gestion budgétaire et gestion commerciale : aujourd hui tout est piloté depuis Sage ERP X3 et interfacé avec Even grâce aux fonctionnalités d import. «Nous gérons dans le nouvel outil notre propre comptabilité ainsi que celle de la filiale Parvis, et ce de manière tout à fait cloisonnée grâce aux fonctionnalités de gestion multisociétés.» Rapprochements bancaires et virements sont par ailleurs automatisés grâce à une interface intégrée, en remplacement de traitements manuels longs et fastidieux. «Et nous avons enfin la possibilité de faire de la comptabilité analytique.» À la clé : une gestion budgétaire beaucoup plus précise et la création de tableaux de bord complets offrant une grande visibilité. Pour répondre aux besoins précis de reporting de la SNCF, sa filiale a également mis en place une fonctionnalité de tableaux de bord au paramétrage avancé. Grâce à cette souplesse de paramétrage, les décideurs qui pilotent l activité obtiennent des états de restitution générés automatiquement, que ce soit en état classique ou en état d export. «Nous sommes aujourd hui à même de fournir à la direction générale, ainsi qu à la direction administrative et financière, des états de reporting à la hauteur de leurs exigences.» Module web Un lot 2 qui devrait être livré bientôt concernera en effet la gestion des notes de frais directement via un portail web Sage ERP X3. Grâce à un accès sécurisé par login/mot de passe, chaque salarié (de A2C et de Parvis) pourra très bientôt saisir lui-même ses demandes de remboursement où qu il se trouve, délestant ainsi les équipes comptables. «Le workflow des validations sera intégré dans la solution grâce à un système d alertes auprès des managers. Une fois la note de frais validée, les données passeront directement en comptabilité. Sur cet aspect du projet, la solution Sage ERP X3 offre des possibilités dont nous n avions même pas rêvé» se réjouit Anne Maurice qui assure qu elle a rarement vu un projet se dérouler aussi bien. Mme Anne MAURICE Responsable du Système d Informatique En matière de facturation, la satisfaction est également au rendez-vous. «Avant, le traitement des factures prenait à l équipe comptable environ deux jours Aujourd hui, il ne leur faut pas plus de quinze minutes». Globalement le gain de temps est estimé entre 20 et 30 % sur l ensemble des traitements comptables, budgétaires et commerciaux. «Le gain de temps considérable a permis aux équipes de se recentrer sur leur cœur de métier et notamment sur la vérification comptable. Pour nous, le retour sur investissement est assuré et ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives.» Sage ERP X3 47

48 Gestion d agences : Bleu Blanc voit la vie en rose Société : Bleu Blanc Activité : Location-vente de matériel de travaux publics Chiffre d affaires : 18 millions d euros Effectif : 90 personnes Localisation : Changé-lès-Laval (53) et 18 agences en France Projet Problématiques : Optimiser la gestion multisite de la société Assurer un contrôle optimal de l activité Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : ACL Loueur et vendeur de matériel de travaux publics, Bleu Blanc compte 18 agences, chacune responsable de la gestion de son stock et de ses commandes. Afin d optimiser et de mieux contrôler l activité de ses agences, l entreprise décide de s équiper d une solution de gestion fiable, plus riche en fonctionnalités, capable de produire des statistiques en temps réel et d assurer la traçabilité de ses opérations. Son choix s est porté sur Sage ERP X3, épaulé par l intégrateur ACL. Assurer la traçabilité de l activité dans ses agences, enrichir les statistiques d activité afin d affiner la stratégie marketing et commerciale, automatiser les procédures, stimuler les synergies entre les différentes entités Depuis qu elle utilise Sage ERP X3, l entreprise Bleu Blanc optimise sans cesse son activité. «Au départ, notre objectif était simplement de migrer vers une application plus moderne, nous disposions alors d une solution développée sur mesure sous Unix par notre intégrateur ACL, et souhaitions anticiper son obsolescence. Très vite, cette mise à niveau a été l occasion de repenser nos procédures en s appuyant sur un progiciel de gestion intégré, aux fonctionnalités enrichies.» explique Xavier Lainé, DAF de Bleu Blanc. Bleu Blanc étudie alors les différentes solutions du marché dont Mistral, leader sur le secteur de la location et vente de matériel de travaux publics. Au terme de cette évaluation, c est Sage ERP X3 qui fait la différence. Éditée par Sage, un groupe dont l envergure garantit la pérennité et l évolutivité, cette application constitue un véritable ERP adapté à la taille de l entreprise. En outre, son architecture centralisée, reposant sur du client web, permet de suivre et de contrôler en temps réel l activité de chaque agence. Bleu Blanc s équipe de tous les modules de Sage ERP X3 : comptabilité, gestion financière, facturation, stocks, gestion industrielle, statistiques des parcs, vente, location L architecture centralisée repose sur un seul serveur associé à un système de sauvegarde automatique sur disque. Intégrateur Sage et déjà prestataire de l entreprise, ACL est naturellement désigné pour conduire le projet. La direction administrative et financière choisit de prendre son temps pour déployer l ERP, afin de pouvoir procéder par étape. «Nous avons dans les agences des utilisateurs hétérogènes qui, pour la plupart, ne connaissent pas l informatique. Nous souhaitions donc avancer doucement et que chaque module soit bien compris avant de passer au suivant.» Car contrairement au système précédent, qui invitait seulement à valider les étapes, Sage ERP X3 demande plus de précisions, afin d établir des statistiques plus riches et de mieux suivre l activité. 48 LES TÉMOIGNAGES

49 Distribution/ N égoce Une migration en douceur et dans le respect des délais Le déploiement de l ensemble des fonctionnalités est étalé sur 8 mois. Pour chaque module, la formation des chefs d agence s effectue en un jour et demi, et celle des comptables se déroule sur un mois complet. Ayant participé à la migration de la comptabilité, ces derniers sont rapidement opérationnels et assistent les autres utilisateurs. Ainsi installée et prise en main en douceur, la solution s avère parfaitement opérationnelle dès la fin de l exercice! «Nous avons pu démarrer dès le 1er octobre sur une solution 100 % fiable. La formation des utilisateurs s est très bien passée, y compris pour les plus novices.» La collaboration avec ACL a contribué à cette sérénité. «Nous travaillons avec eux depuis 10 ans. Lorsqu il y a un souci, il suffit d envoyer un mail, nous avons une réponse dans la journée.», reconnaît Xavier Lainé. Enfin des comptes d exploitation par machine! des informations plus complètes sur les clients et leurs transactions nous permettront de proposer des services et des offres appropriées.» Et pour les mauvais payeurs, le système contrôle désormais le risque client en temps réel. «Dès qu un encours arrive à son maximum, aucune agence ne peut saisir de nouvelles commandes pour ce compte client, seule la comptabilité peut débloquer une fois le chèque sur le bureau!», se félicite Xavier Lainé. En interne, les règlements intersociétés ont été grandement simplifiés grâce au système de facturation directe automatique tandis que la gestion des statistiques en temps réel enrichit les reportings. «Sage ERP X3 permet également d optimiser le parc matériel en fonction des besoins des agences et assure la transparence sur l ensemble des transactions. À partir du moment où le bon de location ou de vente a été saisi, toute suppression ou manipulation du bon remonte en effet à la comptabilité centrale et génère un message d alerte. Ceci permet d éviter le vol, le travail au noir ou toute autre récompense en liquide. In fine, l outil a apporté bien plus que de la gestion de l information, il constitue un véritable moteur de changement des comportements!» conclut Xavier Lainé. M. Xavier Lainé Directeur Administratif et Financier Les résultats concrets sont d abord dans les chiffres. «Grâce à Sage ERP X3 ; nous disposons au siège de statistiques bien plus fines sur les stocks et les ventes. Nous pouvons par exemple établir des comptes d exploitation par machine, très précieux pour déterminer si les matériels sont rentables. Ceci nous permet de gérer nos stocks plus efficacement et de décider d actions commerciales ciblées.» Relation client approfondie «La relation avec nos clients a ensuite gagné en cohérence, d une agence à l autre. La centralisation des données permet aux clients de bénéficier automatiquement des mêmes conditions d une agence à l autre. À terme, Sage ERP X3 49

50 Société : Cofigam Activité : Commercialise des pièces détachées, de l outillage et des équipements d atelier, pour une clientèle industrielle, en production et en maintenance Chiffre d affaires : 2,6 millions d euros (2002) Effectif : 14 personnes Localisation : Evry (91) Projet COFIGAM Problématiques : Rapatrier en interne le système d information Optimiser les possibilités de l e-business Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen COFIGAM gagne en productivité et s ouvre à l e-business avec Sage ERP X3 La société COFIGAM commercialise des pièces détachées, de l outillage et des équipements d atelier, pour une clientèle industrielle, en production et en maintenance. Basée à Evry (91), elle travaille surtout sur le département de l Essonne. Avec l avantage de la proximité, elle offre des prestations de qualité à ses clients et fonctionne pour eux comme un service achats externalisé. Depuis longtemps, COFIGAM fait confiance à Sage pour toute sa gestion. Entretien avec M. Huvelin, PDG. Le choix Sage, dès le début COFIGAM a été créée à la suite de la cession d un fond de commerce et d une société, les deux basés à Orléans. La gestion comptable et commerciale était hébergée à l extérieur et la direction a décidé de rapatrier en interne tout son système d information. Elle choisit pour cela Sage. «Si nous avons opté pour Sage, c est d abord parce que le produit répondait tout à fait à notre demande. C est aussi parce qu avec GFI Infogen - intégrateur Sage - nous avons eu le sentiment de trouver un partenaire compétent, à l écoute et susceptible de nous accompagner sur le long terme en nous aidant à faire évoluer notre système», explique M. Huvelin. De réels gains de productivité Tous les modules sont déployés : gestion financière, achats, ventes, stocks. «La solution Sage nous a apporté un bénéfice considérable par rapport à notre ancien système, en termes de productivité, dit M. Huvelin. Auparavant, nous utilisions 5 agents pour assurer tout le suivi des commandes. Avec le progiciel Sage, nous pouvions traiter 50% de commandes en plus avec deux agents de moins. C est un gain très important! Le produit a en outre été très bien accepté par toute l équipe.» 50 LES TÉMOIGNAGES

51 Distribution/ N égoce Faire évoluer le système d information de l entreprise «Nous nous devons d avoir un outil qui nous permette d optimiser les possibilités de l e-business. Cet élément a été à la base de notre décision de changer de produit. En plus de cela, deux des fonctionnalités de la solution Sage répondaient imparfaitement à notre besoin : la gestion de la qualité (partant de zéro, nous voulions un produit qui nous permette d avoir une démarche très progressive) et la gestion des stocks (nous devons pouvoir avoir un traitement différencié selon les articles, certains, étant de première nécessité, ne doivent jamais connaître de rupture de stock, tandis que d autres sont traités à la main, au cas par cas). Munis de ce nouveau cahier des charges et toujours très satisfaits de notre partenariat avec GFI Infogen, nous avons opté pour Sage ERP X3, basculant du même coup vers un environnement Windows.» Une transition facile vers Sage ERP X3 «Nous n avons pas rencontré de problème majeur, constate M. Huvelin, mais il nous a fallu tout de même changer d environnement et récupérer toutes les données de l ancienne base. Au total, le basculement a pu se faire assez facilement, sans trop mobiliser de ressources en interne et sans paralyser notre activité au quotidien.» Un bilan très positif Sage ERP X3 offre toute satisfaction aux utilisateurs. «Le nouveau système présente des avantages considérables. La base de données est très riche et n importe qui de n importe quel poste peut obtenir les renseignements les plus complets sur un article : l état du stock, les clients qui l ont commandé, etc. Pour ce qui est de la gestion des stocks et la gestion de la qualité, nous avançons à petits pas, en fonction de nos priorités. De même pour le web : pour l instant, nous utilisons l et nous allons bientôt créer un petit site. Nous envisageons aussi de mettre en ligne les tarifs et les catalogues de nos fournisseurs. Sage ERP X3 est conçu de sorte qu il nous autorise ce genre de démarche progressive : c est précieux pour une PME comme la nôtre! Dernier avantage et non des moindres : il est extrêmement rassurant de savoir que nous sommes dans un environnement Windows, un standard du marché ouvert et optimisé pour le web. Avec Sage ERP X3 et GFI Infogen, nous savons que nous avons fait le bon choix, pour aujourd hui et pour le futur.» M. Huvelin PDG Sage ERP X3 51

52 Société : Depac Activité : Négoce d objets publicitaires Chiffre d affaires : 12 millions d euros Effectif : 45 personnes Localisation : Nantes et des agences en région Projet DEPAC Problématique : Simplifier et optimiser la gestion des flux commerciaux avec un ERP Solution Sage : Sage ERP X3 Standard Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Simplifier, clarifier et optimiser la gestion des flux commerciaux avec un ERP DEPAC est la principale référence française dans le domaine de l objet et du textile publicitaires. Elle se fournit auprès de fournisseurs basés en Asie, en Europe ou aux Etats-Unis et revend ses produits après les avoir marqués à des clients aussi différents que La Poste ou des petites associations locales. Le siège, l entrepôt de stockage et l atelier de marquage sont installés à quelques kilomètres de Nantes. DEPAC travaille également comme centrale d achat pour un réseau de concessionnaires indépendants. La société gère environ références, emploie 45 personnes et prévoit un chiffre d affaires de 12 millions d euros. DEPAC a souhaité mettre en place un ERP pour gérer en temps réel la totalité de ses flux et disposer d un outil de pilotage performant. Elle a choisi Sage ERP X3. Rencontre avec Jean-Charles Chaussepied, DSI et Directeur Administratif de l entreprise. DEPAC utilisait la solution Sage Intégrale pour sa gestion comptable et commerciale. En décembre de la même année, décision est prise de la faire évoluer. «La partie comptabilité du logiciel nous donnait toute satisfaction, explique Jean-Charles Chaussepied, mais nous utilisions mal la gestion commerciale. Nous faisions beaucoup de ressaisies et perdions du temps. Pour établir les devis et nous en faisons énormément nous avions détourné un logiciel de CRM, Sage SalesLogix. Et à chaque fois qu un devis se transformait en commande, il nous fallait l exporter de Sage SalesLogix pour l importer dans Sage Intégrale. Cela générait régulièrement bugs et erreurs, sans parler du fait que nous devions du coup gérer simultanément deux bases articles, avec tous les doublons que cela suppose Bref, tout cela fonctionnait en dépit du bon sens et il était temps de repartir sur de bonnes bases! Comme Sage Intégrale arrivait en fin de vie et cessait d être maintenu, nous nous sommes dit que c était le bon moment pour mettre en place un nouveau système, plus pérenne.» Gérer tout le flux de vente en quelques clics De par ses précédentes expériences professionnelles, Jean-Charles Chaussepied connaît bien le marché des progiciels de gestion. Il choisit rapidement quatre éditeurs dont les solutions lui semblent susceptibles de répondre aux besoins de DEPAC et leur soumet un cahier des charges. «Nous voulions avant tout mettre en place dans l entreprise un ERP, c est-à-dire une solution unique capable de gérer tout notre flux de vente, en le simplifiant, sans avoir ni doublons ni ressaisies. Un outil capable de transformer, en quelques clics, un devis en commande puis une commande en contremarque fournisseur, capable ensuite de suivre 52 LES TÉMOIGNAGES

53 Distribution/ N égoce en temps réel tout le processus d expédition et de livraison. Nous devons pouvoir renseigner nos clients sur l état d avancement de leurs commandes à tout instant et nous ne pouvions pas le faire auparavant. Le nouvel outil devrait aussi savoir intégrer la notion d affaire et nous permettre, par exemple, d imputer précisément les coûts de transport aux commandes concernées, afin de calculer la marge réalisée pour chaque opération. Enfin, nous souhaitions disposer de nouvelles fonctionnalités de reporting telles que les tableaux de bord financiers ou le calcul de la commission des commerciaux.» Sage ERP X3 : le bon profil Les quatre solutions sélectionnées sont analysées et notées. «La première était trop chère, la seconde avait l inconvénient majeur à nos yeux de travailler avec une base propriétaire, la troisième ne nous semblait pas assez évolutive. Nous avons opté pour Sage ERP X3, présenté par l intégrateur GFI Infogen, qui présentait le meilleur profil. L étendue des fonctionnalités de ce progiciel permettait de couvrir la totalité de nos besoins, le rapport qualité/prix était intéressant et, enfin, nous avons senti une réelle implication de la part des équipes de GFI Infogen et de Sage. Nous avons été rassurés de savoir que nous bénéficierions d un accompagnement privilégié tout au long du projet, d autant plus que nous sommes l une des premières entreprises françaises à installer Sage ERP X3 Standard Edition.» Un déploiement très rapide Des gains de temps considérables, une meilleure réactivité, des équipes fédérées Après quelques semaines, le produit a trouvé sa vitesse de croisière. «Grâce à Sage ERP X3, nous pouvons traiter beaucoup plus de devis qu avant nous mettons 4 à 5 fois moins de temps. La gestion des flux est largement optimisée, nous sommes maintenant capables de suivre en temps réel toute la chaîne commerciale. Nous avons une meilleure visibilité sur les commandes en cours et les éventuels problèmes de livraison cette notion de suivi est capitale lorsqu on travaille comme nous le faisons avec de nombreux fournisseurs dont certains sont basés en Chine : nous sommes plus réactifs vis-à-vis de nos clients. D une manière générale, Sage ERP X3 nous permet de garder nos repères métiers, avec des fonctionnalités plus avancées : la gestion logistique est plus performante qu avant et nous bénéficions d un outil comptable très riche (états, rapprochements ) qui nous aide à mieux piloter l entreprise. La mise en œuvre de ce projet, réalisée en cinq mois, a contribué à refondre notre organisation, à fédérer nos équipes et à acquérir une certaine rigueur. Aujourd hui, la solution en place est parfaitement stabilisée et je sais que je peux partir deux semaines en vacances l esprit tranquille!» M. Jean-Charles Chaussepied DSI et Directeur Administratif de l entreprise La recherche commence en décembre 2007, le choix définitif est arrêté en mars 2008 et DEPAC souhaite un démarrage du nouveau système en septembre Le temps est donc très court et les étapes sont franchies rapidement. «Nous avons constitué en interne un comité de pilotage et organisé de nombreuses séances de travail avec les consultants de GFI Infogen. Nous voulions rester au plus près du standard et nous étions prêts pour cela à remettre en cause nos méthodes.» Quelques développements spécifiques sont tout de même nécessaires, les données des anciens logiciels sont récupérées et intégrées dans le nouveau système et tout est opérationnel à la date prévue. «Nous avons formé les chefs de service et étalé le lancement de l ERP sur quinze jours, secteur par secteur, afin d accompagner au mieux les utilisateurs. Malgré l extrême brièveté des délais, tout le monde s est fortement impliqué. Les premières corrections ont pu être faites rapidement et le ressenti général est très positif.» Sage ERP X3 53

54 HEDIS Le groupe HEDIS harmonise son système d information et acquiert une meilleure visibilité Société : Hedis Activité : Négoce de produits d hygiène et d entretien Chiffre d affaires : 103 millions d euros Effectif : 500 salariés Localisation : 8 filiales en France Projet Problématiques : Homogénéiser le système informatique du groupe Centraliser la gestion Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Spécialiste du négoce de produits d hygiène et d entretien de grandes marques, à destination du monde professionnel, le groupe Hedis, qui emploie 500 personnes et réalise un chiffre d affaires annuel de 103 millions d euros, couvre aujourd hui tout le territoire national grâce à ses 8 filiales. Afin d homogénéiser le système d information de l ensemble du groupe, Hedis a décidé de centraliser sa gestion avec Sage ERP X3. Rencontre avec Vincent Perrinet, PDG de Gama29, la plus importante filiale d Hedis et responsable du projet informatique pour le groupe. La nécessité de fédérer le groupe «Issu du rachat de multiples entreprises, le groupe comptait presque autant de systèmes d information que de filiales : une hétérogénéité qui compliquait les consolidations de résultats et nous empêchait d avoir une bonne visibilité sur l ensemble de nos activités», rapporte Vincent Perrinet. Pour homogénéiser ces systèmes et fédérer le groupe, Hedis décide donc de mettre en œuvre un ERP commun et centralisé. La solution Sage ERP X3 en mode SaaS Un cahier des charges est rédigé, à la suite duquel un appel d offres est lancé. «Nous avons étudié plusieurs solutions, dit Vincent Perrinet. Et l offre Sage ERP X3, présentée par GFI INFOGEN, s est rapidement imposée comme étant la meilleure pour nous, compte tenu de nos exigences et de nos contraintes. Sage ERP X3 propose en effet des fonctionnalités qui étaient en parfaite adéquation avec notre cahier des charges, et le service d hébergement permettait de pallier notre manque de ressources informatiques, notamment l absence dans nos murs d un ingénieur système.» 54 LES TÉMOIGNAGES

55 Distribution/ N égoce Un déploiement progressif Opérationnel depuis septembre 2007 au sein de la société pilote Gama29, Sage ERP X3 sera déployé société par société d ici fin Le nouveau système couvre un large périmètre : la gestion des ventes, des achats et des stocks - c est-à-dire le cœur de métier de l entreprise - ainsi que la comptabilité. La bonne réponse «La solution Sage ERP X3 présente de nombreux avantages. Cet ERP nous permet par exemple de mieux répondre aux attentes des clients qui ont euxmêmes une couverture nationale. En outre GFI INFOGEN gère pour nous toute la problématique de montée en puissance liée au déploiement progressif 200 utilisateurs simultanés à terme - et, via un engagement contractuel, tous les aspects relatifs à la sécurité : gestion des sauvegardes, site de secours, plan de reprise d activité, etc. Nos données et applications métiers sont donc parfaitement disponibles, sans mobiliser de ressources informatiques en interne. Et les coûts, connus à l avance, sont bien maîtrisés.» M. Vincent Perrinet PDG de Gama29 (la plus importante filiale d Hedis) et responsable du projet informatique pour le groupe Sage ERP X3 55

56 Legal répond aux exigences de la grande distribution Société : LEGAL Activité : Torréfaction du café Chiffre d affaires : 84 millions d euros Effectif : 230 salariés Localisation : Havre et Paris Projet Problématiques : Répondre aux exigences de la grande distribution Acquérir un ERP avec une couverture fonctionnelle complète, sans avoir besoin de recourir à de trop nombreux développements spécifiques Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Legal est une entreprise familiale spécialisée dans la torréfaction du café. La matière première est importée de différents pays et arrive au port du Havre où sont installés les deux sites de transformation de la société - la direction générale étant basée à Paris. Le café torréfié est ensuite commercialisé en grande distribution, sous la marque Legal (le goût!) ou sous des marques de distributeur. Pour répondre aux exigences de la grande distribution, Legal décide de s équiper d un ERP ouvert et standard : Sage ERP X3. Répondre aux exigences de la grande distribution La gestion comptable et commerciale de Legal était assurée par un outil spécifique développé sous AS 400, avec en complément quelques applications de production. Ce système ne donnait plus satisfaction, pour diverses raisons : «Notre logiciel sous AS 400 finissait par nous revenir très cher, explique Marie-Noëlle Tillon, responsable informatique de Legal. Il nous fallait constamment faire des ajouts techniques ou fonctionnels. L ergonomie n était pas optimale, les fonctionnalités étaient très simples, voire sommaires pour ce qui est de la comptabilité analytique. En outre, nos clients de la grande distribution sont particulièrement exigeants, ils nous demandent sans cesse des états nouveaux ainsi que des données fiables concernant la traçabilité de nos produits. Nous avons alors décidé de changer tout le système d information et nous nous sommes dit : pourquoi pas un ERP? Un ERP aurait en effet l avantage de nous ouvrir un champ d action très large avec une couverture fonctionnelle complète, sans que nous ayons besoin pour cela de recourir à de trop nombreux développements spécifiques.» Sage ERP X3 : le choix de la confiance et de la tranquillité Il se trouve justement que le PDG de Legal possède par ailleurs d autres sociétés dont l une au moins est gérée par Sage. Séduite par cet outil et par l intégrateur Infogen, la direction générale de l entreprise décide sans hésiter de rester fidèle à Sage et d adopter Sage ERP X3. C est un choix sûr qui aura en outre l avantage de faciliter la consolidation des comptes du groupe. 56 LES TÉMOIGNAGES

57 Distribution/ N égoce Marie-Noëlle Tillon s occupe de suivre le projet en interne, elle est accompagnée dans cette mission par un directeur de projet et un chef de projet utilisateur comptable. Dans un premier temps, c est toute la partie finance qui est déployée. «Nous avons mis en place tous les modules comptables de Sage ERP X3, précise Marie-Noëlle Tillon, y compris une comptabilité analytique très détaillée. Nous avons pu récupérer toutes les données de notre ancien système. Les fonctionnalités de Sage ERP X3 sont suffisamment riches et ouvertes pour nous permettre d utiliser ce produit en standard uniquement, par simples paramétrages. Nous avons par ailleurs fait développer par Infogen deux spécifiques liés à notre organisation et à notre mode de gestion financière. La gestion des participations publicitaires nous permet de suivre comptablement toutes les opérations de promotion destinées à mettre particulièrement en valeur nos produits dans les grandes surfaces. Par le biais de ces opérations, nos clients deviennent aussi nos fournisseurs de prestations! La mobilisation de créances dans le cadre de la loi «Dailly» d autre part est un système de cession des créances grâce auquel nous bénéficions d une plus grande souplesse de trésorerie. Ce système très particulier, qui est au cœur du fonctionnement comptable de Legal, n est pas géré par Sage ERP X3 en standard. Mais grâce au L4G de cet ERP, nous avons pu parfaitement adapter le progiciel aux spécificités de notre entreprise et de notre métier.» Près de 18 mois après le démarrage, le bilan est donc très positif. «Le nouveau système est beaucoup plus puissant que le précédent, c est incomparable. Sage ERP X3 nous a permis de repenser, dans le bon sens du terme, notre organisation et notre mode de fonctionnement. Nous avons redistribué les tâches de façon différente au sein de l entreprise, en les enrichissant.» Prochaine étape : la mise en œuvre de la GPAO Sage ERP X3, puis, à plus longue échéance, celle de la gestion commerciale. «Ces deux parties sont actuellement gérées par des spécifiques, explique Marie-Noëlle Tillon. Mais nous avons tout intérêt à les regrouper sous Sage ERP X3 de manière à bénéficier des multiples avantages d un progiciel intégré.» Mme Marie-Noëlle TILLON Responsable Informatique Un excellent partenariat sur le long terme avec l intégrateur INFOGEN Le nouveau système d information est opérationnel quatre mois seulement après la signature du contrat. Habitués depuis longtemps à travailler en contexte «batch» sous AS 400, les utilisateurs ont été un peu déroutés au début par Sage ERP X3 où la gestion est faite en temps réel, ainsi que par une ergonomie différente d accès aux comptes. Mais globalement tout s est bien passé. «Nous avons été très bien suivis et conseillés par GFI Infogen, dit Marie-Noëlle Tillon. C est vraiment un excellent prestataire, à l encontre duquel je n aurais absolument aucun reproche à faire! Nous avons toujours eu les bonnes réponses dans les meilleurs délais.» Sage ERP X3 57

58 Société : Medishop Activité : Import/Export de petit matériel médical Chiffre d affaires : NC Effectif : 20 personnes au siège social Localisation : Asnières (92) Projet MEDISHOP Problématique : Disposer d un ERP multidevises, multi-sociétés, capable d assurer la traçabilité des lots. Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Pour développer facilement son activité à l international, Medishop choisit Sage ERP X3 La société Medishop, propriété du groupe Bourely, est spécialisée dans l import-export de petit matériel médical. Elle travaille avec de nombreux pays, en particulier avec les pays extracommunautaires. Ses clients sont principalement des hôpitaux et des grossistes pharmaceutiques spécialisés dans la distribution du matériel médical. De la seringue jetable à l hôpital clef en main, Medishop propose à ses clients une très large gamme de produits et de services. Le siège social, basé à Asnières (92), compte 20 personnes. Avec Sage ERP X3, Medishop a fait le choix d un ERP multi-devises et multi-sociétés, indispensable pour le développement de l entreprise, comme l explique Thao Nguyen-Trong, DSI de Medishop. Un système d information intégré et ouvert adapté au secteur de la santé Au départ, la société utilisait pour sa gestion une application développée en interne. «Mais, explique Thao Nguyen-Trong, directeur informatique de Medishop, nous nous sommes mis à travailler avec de plus en plus de pays et notre activité est devenue plus complexe à gérer. Nous avons alors décidé de mettre en œuvre un système d information intégré, plus standard et plus ouvert. Critère principal de sélection : il fallait que cet ERP soit multi-devises et multi-sociétés. Nous voulions pouvoir facturer un même client en choisissant la devise à chaque opération, sans avoir pour cela à créer un compte différent par devise. Le produit devait aussi assurer la traçabilité des lots - exigence propre au secteur de la santé.» Le choix d un ERP multi-devises et multi-sociétés : Sage ERP X3 M. Nguyen-Trong fait alors le tour des ERP disponibles sur le marché et pré-sélectionne une dizaine de solutions pour lesquelles il demande des démonstrations. Il choisit finalement Sage ERP X3, présenté par l intégrateur GFI Infogen. «C était le produit qui, fonctionnellement, était en standard le plus proche des besoins que nous avions formulés. «Il est prévu de déployer une gestion commerciale complète, la comptabilité et les immobilisations, pour une vingtaine d utilisateurs. 58 LES TÉMOIGNAGES

59 Distribution/ N égoce «Avant cela, précise M. Nguyen-Trong, nous avons dû mettre au point avec GFI Infogen une adaptation pour le calcul des tarifs, très particuliers à notre activité. Afin de déterminer les prix de vente et d achat de chacun de nos produits, nous avons besoin de prendre en compte de nombreux critères - le client, la zone géographique, la gamme de produits, etc. Nous avons ainsi créé dans Sage ERP X3 une grille de tarification spécifique multicritères qui nous permet de toujours calculer les prix les plus justes, et qui est un véritable outil d aide à la décision pour le vendeur comme pour l acheteur.» Le déploiement d une comptabilité anglo-saxonne pour son partenaire américain Décision est prise en fin 2003 de mettre également en œuvre la version anglosaxonne de Sage ERP X3, à partir d un serveur central. «La problématique est de permettre l adéquation de deux types de comptabilités tout en respectant les législations nationales. Communiquer facilement avec le Web Medishop envisage à présent de passer à une version plus récente de son ERP qui permet d alléger les connexions client-serveur, d enrichir les informations intégrées et surtout offre la possibilité de se connecter via le web, ce qui facilite les consultations ou saisies à distance. J interviens d ores et déjà sur les serveurs et dans Sage ERP X3 depuis mon téléphone portable et nous envisageons d étendre cette pratique aux commerciaux. Le gain de temps et d efficacité sera appréciable», conclut M. Nguyen-Trong. M. Thao Nguyen-Trong DSI Sage ERP X3 59

60 RUBION Mieux servir les clients grâce à Sage ERP X3 Société : Rubion Activité : Négoce de produits métallurgiques et de fournitures industrielles diverses (quincaillerie) Chiffre d affaires : 15 millions d euros Effectif : 80 salariés Localisation : 6 magasins répartis dans le grand ouest Projet Problématique : Mettre en œuvre un système de gestion intégré dans six magasins afin d uniformiser le langage et les procédures pour mieux servir les clients Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Microfirst Spécialisé dans le négoce de produits métallurgiques et de fournitures industrielles, le groupe Rubion compte plus de 80 collaborateurs, 6 magasins répartis dans le Grand Ouest et références produits. Fortement implanté sur sa région depuis plus de 25 ans, il doit sa réussite et sa croissance à la qualité de ses produits mais aussi à des prestations de conseil et de service haut de gamme. Pour assurer son développement et répondre aux exigences de ses clients, le groupe a souhaité mettre en œuvre une solution de gestion intégrée et a choisi Sage ERP X3. Entretien avec Thierry Goven, Directeur Général. Dans le groupe Rubion depuis une vingtaine d années, Thierry Goven en devient Directeur Général en 2004, lors du départ en retraite du fondateur, M. Rubion. «Lorsque j ai pris mes nouvelles fonctions, raconte-t-il, je me suis immédiatement intéressé au système d information de l entreprise. Nous travaillions depuis dix ans avec un logiciel assez basique, qui ne savait pas gérer les stocks et qui arrivait en fin de vie. Pour compliquer encore la situation, certains de nos magasins utilisaient un autre produit. Nous faisions circuler des disquettes d un site à l autre pour faire les mises à jour indispensables, c était très laborieux Si nous voulions continuer à développer l entreprise tout en offrant à nos clients un excellent niveau de service, il était urgent de changer tout ça!» L ERP, la bonne solution pour organiser la croissance de l entreprise La solution ERP s impose d emblée : ce serait une révolution culturelle à laquelle il était impératif de bien se préparer en amont. «Nous avons constitué un comité de pilotage en interne et pris le temps de réfléchir à ce dont nous avions besoin, explique Thierry Goven. Il était essentiel que le nouveau système gère les stocks. Essentiel aussi qu il soit multi-sites, afin que chacun puisse avoir accès, de son magasin, aux informations concernant les autres magasins. Nous souhaitions, en complément, que nos vendeurs sédentaires soient tous équipés de PDA, afin de traiter instantanément et en présence du client les commandes et les facturations. Autre exigence, et non des moindres : il était essentiel que nous nous mettions à parler tous le même langage et, en particulier, que les articles aient le même nom pour tout le monde. Ce n était pas du tout le cas auparavant. Comment voulez-vous mettre en place une gestion des stocks dans ces conditions? 60 LES TÉMOIGNAGES

61 Distribution/ N égoce Une solution qui sait s adapter aux spécificités de l entreprise Le cahier des charges étant réalisé, deux prestataires historiques du groupe sont consultés. Des démonstrations sont organisées, et c est finalement Sage ERP X3, présenté par Microfirst, qui est retenu. Le déploiement commence aussitôt. La partie comptable est opérationnelle dès le mois d octobre. «Nous avons mis en place une comptabilité standard dans chacun de nos magasins sans difficulté et les informations circulent très bien.» La gestion commerciale, quant à elle, est un peu plus longue à mettre en œuvre, car il faut recréer tous les fichiers clients, fournisseurs et articles. Des développements liés aux spécificités de l activité de l entreprise sont nécessaires : «Nous n avons pas les mêmes tarifs si nos clients sont des particuliers ou des professionnels, précise Thierry Goven. Et pour les professionnels, il y a de nombreuses déclinaisons. Mais le point le plus délicat est la question des unités de mesure. Par exemples, nous achetons de l acier à la tonne, mais nous le revendons à nos clients au kilo, au mètre ou à la barre. Le système de gestion doit savoir repérer qu il s agit à chaque fois du même produit et jongler avec des unités qui peuvent varier selon qu il s agit d achat, de vente ou de stockage. Autrefois, nous gérions tout cela manuellement en créant autant d articles qu il y avait d unités utilisées, mais il était du coup impossible d avoir une vision juste des stocks réels. Aujourd hui, c est un régal! Nous avons chez Microfirst un interlocuteur extrêmement compétent qui a toujours amené des solutions très fines et pertinentes. Sage ERP X3 est vraiment pour nous la solution idéale, capable de prendre en charge une très grande quantité de références (39000 au total, dont pour les rayons quincaillerie) tout en gérant des unités de mesure différentes.» Un chiffre d affaires en hausse de 6% dès la première année Vitesse d exécution et gestion en flux tendu «Avec Sage ERP X3, poursuit Thierry Goven, nous avons complètement modifié notre manière de travailler, et nos clients sont très satisfaits. Les vendeurs en magasin disposent tous de terminaux de poche, ils peuvent donc valider les commandes au fur et à mesure, c est un gain de temps considérable. Les réapprovisionnements sont faits d un simple clic après ouverture du compte fournisseur. Les commandes intersites sont rapides et faciles à gérer, les procédures sont automatisées, c est du velours! Nous avons aujourd hui une vraie rigueur de travail et c est tout à notre avantage. Si l on veut progresser dans le monde du négoce, il faut des outils modernes. Faute de quoi on finit par disparaître. Les clients attendent que nous soyons réactifs. Ils ne préparent plus leurs chantiers longtemps à l avance et travaillent en flux tendus. Leur réussite dépend de notre capacité à répondre vite à leurs demandes. Sans Sage ERP X3, nous aurions déjà perdu des marchés. Maintenant, nous accroissons notre vitesse d exécution de manière très sensible. Nous gérons commandes et réapprovisionnements en temps réel. Les clients n ont qu un seul compte chez nous, qui leur donne accès à nos six magasins, sans perte de temps. Ils savent immédiatement si un produit est disponible et où il se trouve.» Avec deux ans de recul, le bilan est extrêmement positif. «Nous sommes une petite structure et nous n avions pas droit à l erreur. Nous avons fait le bon choix. La solution est parfaitement adaptée, le dossier était bien préparé et nous avons été accompagnés par un prestataire compétent tout au long du processus. Nous sommes maintenant parés pour l avenir!» M. Thierry Goven Directeur Général Plus des deux tiers des collaborateurs du groupe sont amenés à utiliser Sage ERP X3. «Certains d entre eux n avaient jamais manié de souris! Nous les avons accompagnés dans la découverte et la prise en main de leur nouvel outil et Microfirst a été très présent du début à la fin. L implantation d un ERP était un projet d entreprise de grande envergure, dans lequel tout le monde s est impliqué. Dès le troisième mois, nous étions à l équilibre et au bout d un an, nous avions progressé de 6% par rapport à l année précédente. Et nous continuons à croître. Pari gagné haut la main, donc.» Sage ERP X3 61

62 Aceto Corporation Specialty chemicals importer and distributor $297 M Worldwide US Headquarters inlake Success, NY International locations : Shanghai, Hamburg, Amsterdam, Singapore, Hong Kong, Mumbai (India) and Paris Chemical importer and distributor; sources 67 percent of its product from Asia 90 Sage ERP X3 users in USA Challenge Had been operating on a legacy system that was antiquated and lacked integration. Implement a new back office system that includes new regulations (MSDS, SOX, CT-PAT ) A solution provider experienced in implementing ERP software systems in chemicals industry Solution Sage ERP X3 Process Customization of Sage ERP X3 existing quality module to meet country-specific regulatory demands, by the Adonix services team Software add-on providing an effective way to track its products in transit, developed by Adonix for the U.S. market Results Business processes are streamlined and automated Easier compliance with the financial reporting responsibilities placed on publicly-traded companies Better management of its inventory, track foreign exchange costs and control credit and order approvals Airis Distribución productos informáticos y electrónicos AIRIS nace de Infinity System en 1998 Más de 500 trabajadores altamente cualificados Entregan ordenadores al año Primera marca en igualar el precio de un portátil al de un sobremesa Reto Gestión de la compañía, lo que contempla todo el proceso estándar de ventas : presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc Gestión estándar de compras: petición de presupuestos a proveedores, aceptación de presupuestos, así como pedidos y albaranes de compra Solución Sage ERP X3 Cobertura funcional: Contabilidad, Ventas, Compras, CRM y Producción Nº de usuarios: 20 Resultados Rapidez de implantación Agiliza la gestión de devoluciones. Agiliza la gestión de CRM Agiliza la contabilidad y analítica Flexibilidad del configurador LES TÉMOIGNAGES

63 Distribution/ N égoce CRP Industries Inc. Wholesale Distribution Based in Carteret, NJ 80 employees Importer and high volume distributor of automotive and industrial products Warehouses in Carteret, Fremont, CA and Puebla, Mexico Revenues $47M Challenge Using a homegrown software system for more than 20 years Wanted to improve inventory fill rates while reducing inventory levels Needed to ship orders faster and with greater accuracy Seeking to reduce costs and streamline operations by automating more processes, particularly in their finished goods warehouses Solution Sage ERP X3 Offered more in both the WMS and assembly areas than the other providers Provided robust order fulfillment capabilities, had built-in warehouse location management features and offered automated data collection capabilities that were readily scalable to CRP s level of light assembly operations Results Improved order cycle times Inventory can be allocated regardless of whether it s against on-hand stock, backorders or receipts coming in from overseas Improved visibility into real-time information enables better exception management and the ability to quickly meet changing customer needs Better visibility into labor costs Grupo AGB Distribuidor de productos médico-quirúrgicos Grupo AGB, compuesto por las sociedades AGB, Cardio AGB, Calor Hospitalario y Laboratorios Cari España Fundada en Febrero de 2000, AGB s.l. nace con el propósito de alcanzar una posición de liderazgo basada en la calidad y fiabilidad de sus productos, así como en la eficacia y profesionalidad de la atención a sus clientes Reto Optimizar los procesos con una herramienta potente, sencilla, flexible y fiable Solución Sage ERP X3 Nº de usuarios: 18 Resultados Conseguir ser más competitivos Cubrir las necesidades de trazabilidad en la producción y en la distribución y toda su normativa de calidad Sage X3 Sage Entreprise ERP X

64 Russell Sigler, Inc. Wholesale Distribution Based in Phoenix, AZ 200 employees in the USA Distributor of heating and air-conditioning equipment and supplies Ships products from 10 warehouses Sells primarily to contractors 170 Sage ERP X3 users Challenge Enhance information flow throughout all the branches, empower employees with Automated Data Collection and Real Time BI Tools Effective forecasting and multi-site inventory replenishment control Out of the box sophisticated order fulfillment and inventory sourcing Solution Sage ERP X3 Provided a solid distribution functional backbone and built-in value added capabilities such as CRM, e-commerce, business intelligence and integrated data collection. Proven expertise in sophisticated distribution business processes. Results Started by shipping Carrier line from a few branches Acquired businesses carrying the Bryant and Payne product lines, bringing the total warehouse distribution network to 10 Have grown their user count from 50 to 170 Winter Aircraft Products Aeronáutica Empresa dedicada desde hace más de quince años a la distribución de repuestos aeronáuticos. Desde sus oficinas centrales en Madrid trabajan con compañías ubicadas en todo el mundo Reto Necesidad de tener una visibilidad completa de los expedientes y de los proyectos que manejamos, desde las solicitudes de ofertas de los clientes hasta las facturas, pasando por las ofertaras, pedidos, proformas, etc, tanto de clientes como de proveedores Solución Sage ERP X3 La compleja problemática de sus negocio les ha llevado a buscar un ERP de gran funcionalidad y flexibilidad Resultados La potencia de las herramientas de desarrollo y la capacidad de adaptación del software a las particularidades de cada cliente LES TÉMOIGNAGES

65 Distribution/ N égoce Sage X3 Sage Entreprise ERP X

66 01dB-Metravib est plus réactive Société : 01dB- Metravib Activité : Mesure des vibrations et des nuisances sonores Chiffre d affaires : 32 millions d euros Effectif : 360 personnes Localisation : 8 sites en France Filiales et distributeurs dans 40 pays Projet Problématique : Harmoniser les procédures Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Filiale du groupe Areva, 01dB-Metravib produit et commercialise des logiciels et des appareils qui mesurent les bruits et vibrations. Experte des techniques vibro-acoustiques, 01db-Metravib opère principalement dans les domaines de l environnement, l industrie, la défense et la sécurité. Issue du regroupement de plusieurs entreprises, cette société souhaitait harmoniser ses procédures à l aide d un progiciel de gestion intégré. Sur les conseils de GFI Infogen, elle a choisi Sage ERP X3 et son module Services. Confrontée à un certain nombre d enjeux stratégiques, la société décide d acquérir un nouvel outil de gestion pour y faire face. «01dB-Metravib est le résultat de la fusion de plusieurs petites entreprises qui utilisaient chacune des logiciels différents, explique Catherine Bacconnier, DSI et chef de projet Sage ERP X3. Il était vital de mettre en place des procédures internes communes grâce à un système intégré unique. Ce progiciel devait être capable de gérer la comptabilité et la production, mais aussi de suivre nos affaires et nos projets. C est en effet un aspect particulièrement complexe de notre activité.» Un système d information intégré pour harmoniser les procédures Après étude et analyse des différentes solutions disponibles, 01dB-metravib opte pour Sage ERP X3. «Ce progiciel, spécialement conçu et dimensionné pour les entreprises de taille moyenne, nous a semblé répondre en standard à nos besoins fonctionnels. En outre, l intégrateur GFI Infogen, avec lequel nous avons signé, proposait un module «Services», complémentaire à Sage ERP X3 et parfaitement intégré au système, pour gérer nos affaires. C est exactement ce que nous recherchions, et nous n avons pas trouvé sur le marché d offre concurrente aussi complète et cohérente.» Une équipe projet est constituée en interne avec des utilisateurs pilotes. Cette équipe travaille avec les consultants de GFI Infogen pour déterminer, domaine par domaine, les paramétrages de l ERP. Pour ce qui est de la GPAO, de la comptabilité, des achats, des ventes et des stocks, les fonctionnalités proposées en standard par Sage ERP X3 suffisent à couvrir tous les besoins. «Sans remettre en cause fondamentalement nos méthodes de travail, nous avons réussi, grâce à Sage ERP X3, à harmoniser nos procédures et à imposer un langage commun.» 66 LES TÉMOIGNAGES

67 Services La gestion des contrats de maintenance facilitée «Lorsque nous vendons des appareils, nous établissons en même temps des contrats de maintenance (700 par an environ) qui donnent lieu à des facturations périodiques. Auparavant, nous devions enregistrer pour chaque commande autant de lignes qu il y avait de factures de maintenance à prévoir, et nous les déclenchions manuellement à chaque date échue. Avec la gestion des contrats proposée par l application Location & Maintenance du module Services développé par GFI Infogen dans Sage ERP X3, toutes ces factures sont générées automatiquement. C est plus simple, plus fiable et plus rapide.» Un suivi des affaires de bout en bout Avec ses principaux clients, pour lesquels il arrive que les projets s étalent sur plusieurs années, 01dB-Metravib travaille à l affaire. Et l application Gestion de Projets/Affaires du module Services développé par GFI Infogen dans Sage ERP X3 s est révélé, là aussi, un allié indispensable. «Sur chaque affaire en cours (nous en avons une centaine), différents types de collaborateurs sont amenés à intervenir : responsables, gestionnaires, ingénieurs, techniciens, etc. Chacune de ces personnes fait le décompte quotidien du temps passé par dossier. Nous obtenons ainsi, à la fin de chaque mois, un compte de résultat analytique affaire par affaire. Nous comparons alors ces données réelles aux prévisions établies et, si cela s impose, nous réajustons les dépenses prévisionnelles pour les mois suivants. Grâce à l application Gestion de Projets/Affaires du module Services de GFI Infogen, nous pouvons également définir pour chaque projet s il sera géré à l avancement ou à l achèvement. Tout dépend du moment où l on constate le chiffre d affaires (au fur et à mesure ou à la toute fin des opérations) et du rythme de facturation déterminé en accord avec le client. Cette application sait parfaitement prendre en charge l un ou l autre mode de calcul. De plus, il nous permet de suivre avec précision l état d avancement de chacune de nos affaires, de connaître les dépenses réellement engagées et celles qui restent à venir. Un tel outil de suivi est indispensable pour une activité comme la nôtre.» Plus efficaces et plus réactifs avec Sage ERP X3 Le module Services développé par GFI Infogen est totalement intégré à Sage ERP X3, notamment à la comptabilité, et génère un certain nombre d écritures automatiques, ce qui fait gagner à chacun un temps considérable et permet aux contrôleurs de gestion et aux commissaires aux comptes de travailler sur des données réelles fiables. L entreprise commence par ailleurs à utiliser la partie SAV du module, pour gérer le planning des visites prévues dans le cadre des contrats de maintenance et de surveillance, et pour suivre les demandes formulées par les clients. Le module CRM a également été mis en œuvre récemment. «Le système global que nous avons mis en place avec GFI Infogen nous donne entière satisfaction» conclut Catherine Bacconnier. Il nous donne des résultats plus fiables, plus rapides et plus transparents, grâce auxquels nous sommes plus productifs et plus réactifs en cas d anomalie. Surtout, il permet à chaque responsable de dossier d avoir une meilleure connaissance des affaires en cours, en accédant eux-mêmes aux données qui les intéressent, sans passer par le contrôle de gestion. Ils sont ainsi plus autonomes.» Mme Catherine BACCONIER DSI et Chef de projet Sage ERP X3 Sage ERP X3 67

68 AFT-IFTIM L AFT-IFTIM fait le choix d un ERP 100% web Société : AFT-IFTIM Activité : Leader européen de la formation aux métiers du transport et de la logistique Chiffre d affaires : 150 millions d euros Effectif : salariés permanents Localisation : 70 sites en France Projet Problématiques : Moderniser le système d information Disposer d un ERP évolutif, avec une architecture client web Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Leader européen de la formation aux métiers du transport et de la logistique, le groupe AFT-IFTIM regroupe entreprises adhérentes et il est mandaté ou partenaire de 32 organisations professionnelles. En liaison avec les ministères et les conseils régionaux, il joue un rôle institutionnel de première importance dans ce secteur, comme organisme collecteur de taxe d apprentissage et organisme de formation continue spécialisé en logistique. Afin de moderniser son système d information, l AFT-IFTIM choisit un ERP 100% web : Sage ERP X3. Un projet global de modernisation du système d information En 1998, l AFT-IFTIM s équipait du progiciel Adonix Entreprise V3 afin de disposer d une solution comptable moderne. Quelques années plus tard, le groupe décide de se lancer dans un projet global de modernisation de son système d information. Dans ce contexte, la direction informatique préconise un certain nombre de choix technologiques, et en particulier le choix d une architecture client web, afin d alléger les opérations de mise en œuvre et de maintenance. C est ainsi que débute la recherche d un nouveau système comptable. «Nous allions profiter du changement, explique Didier Le Cam, DAF adjoint et responsable du projet sur la partie formation continue, pour élargir le périmètre fonctionnel de notre gestion financière, en mettant notamment en place une gestion des achats et des notes de frais. Nous recherchions un produit qui corresponde aux critères techniques et fonctionnels que nous avions fixés. Ce produit ne devait pas être surdimensionné et rester gérable sur le plan humain, sans mobiliser de ressources trop importantes lors de sa mise en œuvre. En outre, nous voulions de préférence un produit en début de vie, susceptible d évoluer et de nous accompagner sur le long terme. Il est rapidement apparu que Sage ERP X3 répondait à toutes ces exigences. Nous l avons choisi d autant plus facilement que nous étions satisfaits d Adonix Entreprise, une solution fiable et déjà très performante sur le plan fonctionnel.» 68 LES TÉMOIGNAGES

69 Services Une mise en exploitation très rapide Le contrat est signé pour un démarrage effectif de Sage ERP X3 8 mois plus tard. La totalité des écritures comptables passées durant l année a été reprise dans Sage ERP X3. La migration vers le nouveau produit a pu se faire très simplement, sans problème particulier. «Les délais, assez courts pour ce type de projet, ont été tenus grâce à la compétence des consultants impliqués d une part, et d autre part au fait que nous avions mis en place un comité de pilotage restreint, avec une forte capacité décisionnelle. Pour gagner du temps et faciliter la prise en main du nouveau produit, nous avons rédigé l ensemble des procédures liées à Sage ERP X3. En dehors des notes de frais, nous avons pu rester dans le cadre du standard sans remettre en cause notre organisation. Nous avions déjà procédé à quelques adaptations mineures lorsque nous avons installé Adonix Entreprise. Il n a pas été nécessaire d en faire plus, Sage ERP X3 étant basé sur la même logique de fonctionnement qu Adonix Entreprise V3. Pour ce qui est de la gestion des notes de frais nous employons plus de 1000 formateurs, ce qui représente près de euros de frais à rembourser chaque semaine, nous avons repris et amélioré le spécifique qui avait été développé dans Adonix Entreprise V3, en tenant compte des critiques émises par les utilisateurs, démarche qui a été très bien perçue en interne. J ai été surpris de la rapidité à laquelle Sage ERP X3 a atteint sa maturité. En quatre mois à peine, 98 % des fonctions étaient pleinement opérationnelles, et les utilisateurs pleinement satisfaits. Nous avons eu des réponses très rapides de Sage chaque fois qu un problème se présentait et nous sommes rendus disponibles en interne au cours des premières semaines d exploitation du produit, ce qui a accéléré les choses. A posteriori, une des grandes qualités de Sage ERP X3, c est son niveau de pré formatage en standard, ainsi que sa souplesse, qui sont des atouts majeurs par rapport à la plupart des ERP du marché, lesquels requièrent généralement de gros efforts de paramétrage.» Un déploiement 100% web qui change la vie «Nous avons déployé une architecture 100% web, explique Didier Le Cam. C est léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut technologique et nous nous rendons compte après coup que cela nous change la vie. Nous pouvons par exemple éditer tous nos documents au format Acrobat (pdf) et les envoyer par à ceux qui en ont besoin. C est très apprécié des utilisateurs qui peuvent en quelque sorte se créer leur propre workflow.» Si la comptabilité Sage ERP X3 est utilisée de la même manière dans toutes les entités du groupe AFT-IFTIM, il n en va pas tout à fait de même pour les autres modules de l ERP. Ils ont tous été installés avec un paramétrage minimum. Libre à chacun ensuite de s en servir ou non. L outil est disponible, sans contrainte a priori, ce qui laisse aux utilisateurs un véritable espace de liberté. L inter région du Nord a par exemple décidé de mettre en œuvre le module achats et s en trouve très satisfaite. La direction nationale du groupe en a pris acte et réfléchit actuellement à un éventuel déploiement coordonné du module sur l ensemble des sites. M. Didier LE CAM DAF Adjoint Le groupe AFT-IFTIM équipe 140 utilisateurs avec Sage ERP X3. 80 personnes utilisent le progiciel au quotidien pour des opérations de comptabilité générale ou de comptabilité tiers. 25 sont au siège de l entreprise, les autres sont répartis dans les dix principaux centres de formation. A été prévu par ailleurs un accès commercial sur chacun des 70 sites de l entreprise : les commerciaux peuvent ainsi aisément consulter l état du compte d un client si besoin. Sage ERP X3 69

70 Altran gère ses filiales à la carte Concilier la gestion autonome de ses 100 filiales et une centralisation progressive par pôle, tel est le défi que le groupe de conseil en innovation Altran a relevé grâce à la souplesse et à la sophistication de Sage ERP X3. Société : Altran Activité : Société de services et de conseil constituée de plus de 100 entités distinctes Chiffre d affaires : 1 495,6 millions d euros Effectif : Plus de personnes Localisation : 20 pays Projet Problématiques : Respecter l indépendance de chaque filiale et ses besoins spécifiques tout en organisant une centralisation progressive de la gestion des données dans le cadre d une restructuration autour de trois pôles, impliquant la fusion des entités existantes Trouver une solution qui intègre comptabilité, administration des ventes et gestion des ressources humaines (gestion du personnel et de la rémunération) Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Société de services et de conseil regroupant une centaine d entités distinctes et employant plus de personnes, Altran a décidé de se structurer autour de trois pôles. Passer d un patchwork à un network est alors le mot d ordre. Premier secteur à se regrouper : le pôle TI (conseil en technologie et innovation), avec la fusion de 26 sociétés en une seule. Le groupe cherche trois solutions (paie, facturation et comptabilité) capables de s adapter aussi bien à une gestion éclatée que centralisée. «Suite à une étude de marché basée sur des critères technologiques essentiellement, nous avons listé près de 300 éditeurs et shortlisté une vingtaine, se souvient Xavier de Saint Albin, responsable des applications ERP (Enterprise Resource Planning) en France. Nous avons ensuite adopté une démarche plus fonctionnelle et retenu trois éditeurs. Au terme de la réflexion, Sage s est imposé sur les métiers de la facturation et de la comptabilité avec Sage ERP X3, en raison de la facilité d administration de l application et de sa capacité à gérer chaque entité de manière indépendante avec des fonctionnalités à la carte : quatre ans après, certaines entités ont conservé l application telle quelle tandis que d autres ont été très loin dans la customisation, avec des écrans sur mesure.» Un déploiement fonctionnel sophistiqué dans le respect des délais Le périmètre fonctionnel retenu par Altran comprend la comptabilité et l administration des ventes, interfacé à Axys, logiciel déjà en place pour gérer le personnel et la paie. La rédaction du cahier des charges, puis le paramétrage et le développement suivent. «Nous avons démarré la préproduction neuf mois après avoir choisi l éditeur et effectué les développements spécifiques sur les requêtes (statistiques sur les ventes et la production, suivi de la facturation ) dans la foulée. L intégration s est effectuée en interne car nous disposons des compétences requises mais l éditeur nous a épaulés tout au long de la mise en œuvre.» 70 LES TÉMOIGNAGES

71 Services Faciliter l imputation temps client des consultants et voir les projets dans leur globalité Un expert produit est formé en interne et une équipe de cinq personnes prend en charge l intégration. Un an après la rédaction du cahier des charges, 20 sociétés des pôles TI et CIS ont déjà migré et Altran se consacre dès lors à l intégration de nouveaux modules spécifiques pour gérer l affacturage, les factures à émettre, les flux avec l application de paie, l interaction avec la trésorerie pour le rapprochement bancaire, l adaptation aux normes IAS et la synchronisation commune sur le dossier intermédiaire - qui intègre notamment le plan de compte, référentiel commun aux 20 sociétés. «Nous avons installé un module de compte-rendu d activité des consultants qui nous a permis de gagner beaucoup en temps et en précision dans l imputation de leur quantité de travail en mission chez nos clients et de limiter les erreurs en facturation. Il s agit d une étape primordiale dans notre métier qui consiste à mettre à disposition des moyens humains, et nous sommes devenus autonomes sur ce point.» Un module de gestion des ressources humaines est également développé, afin d intégrer toutes les personnes qui interviennent pour Altran, en dehors des seuls consultants. «Ce module Employé gère désormais aussi bien les administratifs et les managers que les consultants, avec pour chaque personne une fiche complète (données de rémunération, état civil, historique, évaluation, absences, missions d affectation ). Le module projet, quant à lui, s avère très utile pour le suivi d affaires, notamment lorsqu il y a de longs projets composés de missions successives. Nous pouvons les identifier dans leur globalité, sans se limiter aux contrats successifs. Nous pouvons désormais répondre directement aux demandes des managers, calculer le taux de staffing de leurs consultants et l utilisation de l outil d édition Crystal Report intégré à Sage ERP X3, couplé aux possibilités de workflow (transmissions autom tisées de documents) et d envoi par mail de rapports numériques est surprenante.» Développer du spécifique, à la carte, sans affecter le standard «Un atout très précieux de Sage ERP X3 est son fonctionnement du bas vers le haut, en partant du terrain. Ainsi, le système interroge d abord au niveau de l interaction utilisateur (son entité) puis d Altran, puis de Sage ERP X3, pour détecter les éventuelles fonctionnalités sur mesure. Cet organigramme permet de développer du spécifique, propre ou commun entre les différentes entités, sans polluer le standard! Les filiales peuvent par exemple partager ou non leurs tables clients. Et pour l administrateur, les environnements de travail sont identiques et peuvent être exploités de manière centralisée!» Pour Altran, la prochaine étape est déjà en ligne de mire. Ravi du succès du module comptable de l application en particulier, le groupe a en effet décidé de migrer l ensemble des filiales françaises sur Sage ERP X3. En parallèle, les développements spécifiques continuent pour une gestion toujours plus fluide des informations. Comme le conclut Xavier de Saint Albin : «Il s agit désormais de dématérialiser des flux actuellement sur papier ou fichier Excel pour les intégrer directement dans Sage ERP X3 et gagner ainsi en efficacité et temps de traitement.» M. Xavier de Saint Albin Responsable des applications ERP Sage ERP X3 71

72 La BnF révolutionne son département de la reproduction Société : BnF Activité : Conservation du patrimoine national imprimé Chiffre d affaires : millions d euros Effectif : agents, dont 120 au département de la reproduction Localisation : 8 sites en France Projet Problématiques : Gérer l ensemble du workflow lié à l activité du département de la reproduction Intégrer facilement une solution standard dans l infrastructure en place Solution Sage : Sage X3 Entreprise Partenaire intégrateur : GFI Infogen Au sein de la BnF, le département de la reproduction, qui constitue un département à part, avait besoin d une solution de gestion à la fois stable et performante. Exigences satisfaites depuis plus d un an grâce à Sage ERP X3 et à l accompagnement de l intégrateur GFI Infogen. Témoignage de Paul Fièvre, expert fonctionnel au sein du service Études et Développement du département des systèmes d information de la Bibliothèque nationale de France. «Le département de la reproduction de la BnF est une PME à lui tout seul!» 120 personnes sont en effet chargées de répondre aux demandes de reproductions concernant toute oeuvre libre de droit conservée à la bibliothèque : ouvrages imprimés, enluminures, pièces de monnaies «Le site de Tolbiac est doté depuis le début d un super système d information principalement constitué de développements spécifiques. Mais certaines missions de la BnF n étaient pas couvertes, dont celles du département de la reproduction.» Une application spécifique qu il faut alors renouveler. C est ainsi que le cabinet Atos Origin est mandaté pour effectuer une étude qui durera deux mois. La recommandation est claire : la solution la plus adaptée pour répondre aux besoins du département de la reproduction est un progiciel de gestion intégré. «La solution devait pouvoir recueillir les demandes des clients, qu ils soient internes ou externes, permettre la réalisation des devis, le suivi de la production et de la comptabilité. Nous avons invité quelques intégrateurs à venir faire une présentation de leurs produits : cette étape nous a permis de découvrir les forces et faiblesses des principaux progiciels, tout en prenant connaissance de la démarche des intégrateurs. C est à partir de ce premier travail prospectif que nous avons rédigé un cahier des charges complet.» Le marché public européen est lancé et la BnF obtient trois réponses, dont celle de GFI Infogen incluant la solution Sage ERP X3 qui sera finalement choisie. «La solution était très adaptée sur le plan fonctionnel, avec la possibilité de gérer de bout en bout le workflow lié à l activité du département, des devis à la livraison. Sur le plan technique également, puisque cet ERP pouvait s intégrer sans problème à notre environnement. Enfin, l intégrateur en avait une très grande expérience.» Un déploiement serein grâce à l adaptabilité de Sage ERP X3 Le projet démarre avec la constitution d une équipe projet étendue et la désignation d un chef de projet dédié chez GFI Infogen. Première étape : relecture de la réponse afin d en dégager les enjeux et les impacts, établissement d un planning et affectation des ressources nécessaires. «Nous avons constitué une équipe 72 LES TÉMOIGNAGES

73 Services pour chaque grand domaine fonctionnel, à savoir les ventes, la comptabilité et la GPAO. Chacune de ces équipes comprenait une personne de notre service informatique, un utilisateur appartenant à l équipe d encadrement et un utilisateur expert fonctionnel.» Vient ensuite une série d ateliers avec les équipes de l intégrateur, afin de définir précisément les paramétrages et développements spécifiques nécessaires. Il est également décidé qu il n y aura pas de migration des données. «Le département de la reproduction a fait le choix de solder les commandes en cours et de saisir les nouvelles commandes dans le nouveau système, au fil de l eau. C était l occasion pour nous de nettoyer et de remettre à plat nos données.» Une première version est livrée sur une plateforme de test dédiée et hébergée à la BnF. «L infrastructure en place étant à la fois lourde et complexe, et nos contraintes bien spécifiques, j avais quelques craintes quant à l intégration technique de la solution dans notre système d information. Elles ont été rapidement dissipées grâce au travail des techniciens et à l adaptabilité de Sage ERP X3.» Les mois qui suivent sont consacrés à effectuer les corrections liées aux remarques des équipes projet. «L ERP était en production un an après la signature du contrat, ce qui représente un délai très satisfaisant. Tout le monde était conscient tout au long du projet que le chronomètre était un ennemi et qu un tempo était nécessaire.» La formation a été assurée par GFI Infogen, tout en impliquant les équipes du département dans la construction du support. Un service client grandement amélioré Le suivi de production est ensuite effectué par les équipes de l atelier (entre 60 et 70 utilisateurs de Sage ERP X3) qui créent une déclaration de production une fois la reproduction réalisée. Un bon de livraison et des étiquettes autocollantes sont dès lors automatiquement produits, ainsi qu une facture. «Une clôture de régie de recette est effectuée chaque mois et la direction comptable reçoit des états précis.» Sage ERP X3 est finalement un véritable outil d administration du travail du département de la reproduction. Un système de requêtes permet un suivi extrêmement précis de la production et les équipes reçoivent des alertes en cas de fléchissement de la production ou de commandes mises en attente. Par conséquent, le service clients a été grandement amélioré et le département peut les avertir à tout moment de l état de leur commande. «Globalement, nous sommes très satisfaits de la stabilité et de l étendue fonctionnelle de Sage ERP X3. La structure même de l application, nous permet de tout voir, de tout savoir Pour nous, informaticiens, c est le rêve! Nous apprécions également beaucoup les points d entrée permis dans le code standard, afin d inclure de petits développements spécifiques qui seront maintenus dans le cadre d un changement de version.» Mme Paul FIEVRE Expert Fonctionnel Aujourd hui, l ensemble du workflow lié à l activité du département de la reproduction est pris en compte dans Sage ERP X3, de la commande à la facturation. Plusieurs canaux de réception de commande coexistent : le site Internet de la BnF, les s, le courrier et les demandes directement à l accueil sur le site de la bibliothèque. «Pour l instant, nous avons fait le choix de tout saisir manuellement dans l application, mais nous envisageons de l interfacer avec le site web, grâce à la gestion des Web Services prévue dans Sage ERP X3.» Ainsi, tous les devis sont réalisés dans l ERP. Une fois validés, ils se transforment automatiquement en commandes, ce qui donne lieu à un ordre de fabrication. «Toutes nos typologies clients (six environ, ndlr) sont très bien gérées dans l outil, y compris pour les différences de TVA, notamment avec nos clients étrangers.» Sage ERP X3 73

74 Le CESI s équipe pour former ses étudiants à l ERP Société : CESI Activité : Education Effectif : 540 salariés dont 200 formateurs consultants Localisation : 24 sites en France, 2 filiales en Algérie et en Espagne Projet Problématique : Former les stagiaires du mastère spécialisé «chef de projet ERP» Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Le CESI a été créé en 1958 par cinq entreprises industrielles, dont Renault, Télémécanique et la SNECMA, pour pallier la pénurie d ingénieurs et permettre à leurs techniciens et agents de maîtrise d accéder à cette fonction. Depuis 45 ans, le CESI est spécialisé dans la formation des ingénieurs, des cadres, des techniciens et des agents de maîtrise diplômes, titres, certifications sont délivrés chaque année. Le Groupe CESI comprend aujourd hui deux entités : L école d ingénieurs du CESI qui forme chaque année plus de 650 ingénieurs, moitié par la formation continue, moitié par l apprentissage. Cette école a par ailleurs délivré 163 mastères en CESI SAS qui propose des stages inter et intra-entreprises, ainsi que des cycles qualifiants pour salariés. Le CESI est la deuxième école en France derrière le CNAM pour ce qui est du nombre d ingénieurs formés. Le CESI Nord-Normandie, qui comprend les sites de Rouen Rive Droite, Rouen Rive Gauche, Caen, Ménilles et Arras, a été à l initiative d un nouveau mastère spécialisé intitulé «Chef de projet ERP» ; rapidement décliné dans d autres établissements (Bagneux, Nancy, Strasbourg, Toulouse et Saint-Nazaire). Ce mastère accueille au plan national une centaine de personnes chaque année, dont une quinzaine à Rouen. Il recrute à bac +5 (ou bac+4 avec 3 ans minimum d expérience professionnelle) des candidats dont les domaines de compétence, très variés, vont du technique au fonctionnel. Il a pour vocation de former des consultants et des chefs de projets spécialisés dans le domaine des ERP par une filière originale, tirant tout le parti possible de l alternance entreprise/cesi et de l expérience antérieure des candidats. Il prépare à des métiers tels que consultants fonctionnels ou techniques, chefs de projet ERP, assistants à maîtrise d ouvrage. Les stagiaires du mastère spécialisé «Chef de projet ERP» doivent acquérir des compétences produits : Le mastère spécialisé «Chef de projet ERP» forme sur 4 types de compétences : Des compétences fonctionnelles, c est-à-dire la connaissance précise d une ou plusieurs fonction(s) de l entreprise et des processus qui s y rattachent. 74 LES TÉMOIGNAGES

75 Services Des compétences informatiques : les projets ERP s appuient sur la gestion de réseaux informatiques, de bases de données et d éventuels développements d interfaces. Le consultant ou le chef de projet, sans être obligatoirement un spécialiste de ces questions, doit être capable de dialoguer avec les experts. Des compétences en gestion de projet, management, communication, gestion du changement, travail en équipe, et formation des utilisateurs. Des compétences produit (ERP). Pour ce dernier point, le CESI de Rouen a souhaité dès le début mettre en place un partenariat avec quelques éditeurs d ERP. «Nous avons initialement choisi Prodstar pour la GPAO, explique Laurence Hanotel, responsable pédagogique du mastère au CESI de Rouen, en grande partie parce que je connaissais déjà ce produit. Conçu pour les PME-PMI, il répondait à l attente de nos entreprises régionales.» Le CESI travaille avec Prodstar (Adonix) deux années consécutives puis, se tourne naturellement vers Sage ERP X3. «Sage ERP X3 est un progiciel plus ouvert et plus moderne, intégrant en outre des fonctions complémentaires, nous n avons pas hésité à poursuivre le partenariat avec Adonix, racheté ensuite par Sage, poursuit Laurence Hanotel. Nous en étions satisfaits.» Un partenariat gagnant/gagnant Le projet terminé, il est rédigé et donne lieu à une soutenance devant un jury de professionnels. «Les stagiaires apprennent aussi cet aspect de leur futur métier : ils doivent savoir vendre un projet au client.» Le partenariat avec Sage s est accompagné d un véritable transfert de compétences vers le CESI. Formée sur le produit, Laurence Hanotel intervient ellemême dans le cadre d autres formations - par exemple le mastère «management de projet informatique en milieu industriel», les formations d ingénieurs - pour présenter Sage ERP X3. Le bilan après cinq ans est très positif. «Nous apprécions beaucoup le fait d avoir chez Sage un interlocuteur motivé, disponible et capable de s impliquer. C est pour nous fondamental. Ses compétences, les idées et les voies d amélioration qu il nous propose, le travail que nous réalisons en commun nous encouragent à poursuivre dans cette voie. Ceci nous conduit à inciter les centres régionaux du CESI à utiliser Sage ERP X3 dans le cadre des formations qu ils dispensent.» Mme Laurence HANOTEL Responsable pédagogique Les stagiaires du mastère doivent mener de bout en bout un projet de paramétrage avec Sage ERP X3. «Pascal Boursier, qui est en charge du programme éducation chez Sage, s est très fortement impliqué dans ce programme. Il donne chaque année quelques journées de cours pour montrer comment fonctionne Sage ERP X3. Puis nous passons à la pratique, considérant que la meilleure façon d apprendre, c est de faire... Nous définissons en concertation un certain nombre de sujets, les stagiaires s appuyant notamment sur leur expérience passée en entreprise et sur les besoins qu ils ont pu identifier. Ils se répartissent ensuite en couples d équipes : l une joue le rôle du client et rédige un cahier des charges détaillé ; l autre joue le rôle de l intégrateur et répond au cahier des charges en proposant les paramétrages adéquats. Les stagiaires ont tous accès à Sage ERP X3 sur un serveur dédié. Ils s approprient ainsi l outil. Notre interlocuteur chez Sage est là pour répondre à leurs questions.» Sage ERP X3 75

76 EDF Trading Logistics gagne en rationalité et en productivité Société : EDF Trading Logistics Activité : Acheminement de charbon et de fuel en France Chiffre d affaires : 138 millions d euros Effectif : 25 salariés Localisation : Saint-Denis (région parisienne) Projet Problématique : Regrouper toute la gestion de l entreprise dans un ERP capable de gérer les spécificités de l activité Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Pour prendre en charge la totalité de sa gestion, y compris ses aspects les plus spécifiques, la société EDF Trading Logistics a opté pour Sage ERP X3. Jean-Michel Le Gallo, DSI de l entreprise, témoigne de sa satisfaction. La société EDF Trading Logistics, Capcol à l époque, utilisait une série d applications propriétaires développées par EDF. «Ces applications n étaient pas vraiment adaptées à nos besoins, explique Jean-Miche Le Gallo, DSI. Nous sommes une PME de 25 personnes au sein d un grand groupe, avec une activité très spécifique et de gros volumes d activité. Quand nous avons été filialisés, nous avons entamé un processus de réflexion afin de choisir et mettre en place un système d information autonome par rapport à EDF et qui correspondrait mieux à nos besoins métier.» Un progiciel standard, pour une activité bien spécifique L activité d EDF Trading Logistics est en effet très spécifique. Son rôle consiste à réceptionner dans les grands ports français le charbon acheté par sa maison mère EDF Trading, pour ensuite suivre le déchargement des navires, gérer les stocks sur place et acheminer la marchandise par voie fluviale ou par train vers les sites où le charbon va être brûlé. EDF Trading Logistics possède pour ce faire un parc de 450 wagons de chemin de fer. L entreprise intervient également dans le domaine du pétrole, avec un circuit plus simple : elle s approvisionne en fuel auprès des grandes raffineries françaises et fournit ensuite exclusivement les centrales EDF. «Notre métier n est comparable à aucun autre, remarque Jean-Michel Le Gallo. Pour autant, il nous semblait préférable d éviter de choisir un logiciel développé spécifiquement pour nous. Nous voulions au contraire un outil standard du marché, adapté à la taille de notre entreprise et capable de prendre en charge dans une même application tous les aspects de notre gestion.» 76 LES TÉMOIGNAGES

77 Services Le choix d un éditeur pérenne et d une solution ouverte Un cahier des charges est rédigé en ce sens et, à l issue du processus de sélection, l entreprise opte pour Sage ERP X3, présenté par l intégrateur GFI Infogen. «Sage ERP X3 répond à toutes nos exigences. D abord parce que nous avons été rassurés sur la pérennité de l éditeur - Sage -, critère primordial pour nous puisque nous souhaitions nous engager sur le long terme. Ensuite parce que la solution couvre en standard nos besoins en comptabilité et en gestion commerciale, tout en offrant de larges possibilités de personnalisation. Sa qualité et sa rapidité de déploiement nous ont convaincus. Enfin, l existence du module PSA intégré à la solution standard a clairement fait pencher la balance du côté de Sage ERP X3 au moment du choix.» Les données anciennes sont facilement récupérées à partir des anciennes applications et les consultants de GFI Infogen se chargent de mener à bien les quelques développements spécifiques indispensables. «Nous nous sommes souvent contentés d affiner ou de personnaliser des fonctionnalités déjà présentes dans le logiciel.» Les modules sont mis en place progressivement. «Nous avons pris le temps de réfléchir précisément à ce que nous voulions. Tout a été bien pensé en amont, les fonctionnalités déployées étaient donc immédiatement opérationnelles, sans qu il y ait besoin de revenir dessus. Nous avons la chance d être accompagnés depuis le début par le même consultant chez GFI Infogen. Il connaît très bien notre métier et maîtrise toutes les parties spécifiques du progiciel.» L indispensable module PSA, pour la gestion des services utilisons également le module PSA pour le suivi de la qualité des combustibles que nous livrons. Nous faisons analyser par des laboratoires toutes les matières transportées par nos soins. Nous conservons le résultat de ces analyses sous forme de demandes de services et nous pouvons ainsi les rattacher aux livraisons. En cas de litige, nous sommes capables de reconstituer tout l historique.» Des gains de productivité considérables Sur les 25 collaborateurs d EDF Trading Logistics, une quinzaine utilisent Sage ERP X3 au quotidien. «Sage ERP X3 est vraiment devenu l outil central de l entreprise et nous l utilisons à 100% de ses capacités. Chacun s en sert dans son métier en n exploitant que certaines fonctions, mais tous partagent le même outil, avec un même langage, une même interface, un même environnement. Sage ERP X3 a permis à chacun de mieux appréhender le métier des autres. La mise en œuvre de ce progiciel intégré nous a obligés à repenser toute notre organisation et nous a aidés à l améliorer. Nos gains en temps, en productivité et en fiabilité sont considérables», conclut Jean-Michel Le Gallo. M. Jean-Michel Le Gallo DSI L utilisation de Sage ERP X3 et du module PSA est optimisée. «Nous devons suivre la maintenance de nos 450 wagons, explique Jean-Michel Le Gallo, et pouvons le faire avec le module PSA. Il nous permet de retracer l historique des révisions et réparations, wagon par wagon, ce qui nous est très utile. Nous Sage ERP X3 77

78 Sage ERP X3 accompagne la croissance de Fininfo Société : Fininfo Activité : Information financière, renseignement commercial et recouvrement de créances Chiffre d affaires : NC Effectif : NC Localisation : Paris Projet Problématique : Accompagner la croissance de l entreprise et le lancement du projet SIF Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Le groupe Fininfo a été créé en 1982 par son actuel PDG, Gérard Jeulin. Le groupe connaît une croissance interne et externe régulière et développe son activité dans trois grands domaines : l information financière, l internet financier et le renseignement commercial. Il propose également des enquêtes commerciales approfondies, évalue le risque de solvabilité financière et assure le recouvrement des créances. Fininfo lance un ambitieux projet SIF (système d information financière) et choisit dans ce cadre Sage ERP X3. Entretien avec André Renaison, Chef de projet. Un projet très ambitieux La Direction de Fininfo décide de se doter d un nouvel outil de gestion car la solution en place ne répond plus aux besoins des utilisateurs (absence de contrôle de gestion, manque d intégration des modules achats, stocks, immobilisations et comptabilité) et ne parvient plus à accompagner la croissance. Le projet SIF (Système d Information Financière) concerne dans un premier temps les sociétés liées aux activités financière et internet, hors international, et devra ensuite être déployé sur l ensemble du groupe. Un comité de projet est mis en place, sous la supervision du directeur financier de Fininfo. Il réunit un chef de projet, un chef de projet informatique, des consultants de la société de conseil MSC et Associés, auquel s associera plus tard un consultant de la société GFI Infogen. Le comité de projet a pour mission d accompagner les utilisateurs dans leur analyse des besoins et de s assurer du bon déroulement du projet. Un comité de pilotage rassemblant le comité de projet et la direction générale de Fininfo choisit et valide les options proposées par le comité de projet. Une analyse poussée des besoins «Nous avons tout d abord entamé une démarche cartésienne d analyse des besoins auprès des différents acteurs de l entreprise, explique André Renaison. Il s agissait de recenser tout ce qui pourrait être traité dans le cadre du nouveau système d information. Ensuite, nous avons réalisé un modèle d activité, ce qui nous a permis de rédiger un cahier des charges. Nous avons listé un certain nombre d exigences minimales : couverture fonctionnelle, environnement Oracle, possibilité de travailler en mode web, workflow, adaptation du standard à l essentiel de nos besoins...» 78 LES TÉMOIGNAGES

79 Services Un processus de sélection rigoureux et le choix de Sage ERP X3 Une vaste consultation est lancée auprès de nombreux éditeurs. «Nous avons noté chacune des solutions qui nous étaient proposées. Nous avons également analysé les prestations des sociétés de services et la compétence de nos interlocuteurs.» C est finalement Sage ERP X3, présenté par la société GFI Infogen, qui est choisi. «La réponse fonctionnelle du produit, notamment sur la partie stocks et immobilisations, ainsi que sa souplesse et sa réactivité nous convenaient bien. Nous pourrons satisfaire toutes nos exigences avec un minimum de développements spécifiques. La mise à disposition prochaine d une version web a également beaucoup compté dans notre décision. Nous avons apprécié l ergonomie du progiciel et sa relative facilité de prise en main. La qualité de nos interlocuteurs chez GFI Infogen a été décisive. En outre, Sage ERP X3 avait l avantage de rester dans l enveloppe budgétaire initialement prévue pour ce projet.» Un déploiement progressif pour une centaine d utilisateurs Les clés du succès En conclusion, André Renaison insiste sur les conditions favorisant la réussite d un tel déploiement informatique. «Il faut affecter des ressources propres au projet, si possible dédiées à plein temps. Le soutien des futurs utilisateurs est indispensable, ce sont les mieux à même de valider les options qui sont retenues. Il est important que les personnes en charge de la mise en œuvre aient une vision globale de l entreprise, la collaboration de consultants extérieurs est inestimable. Il est essentiel également que la direction soit animée d une volonté forte, avec une réelle capacité de décision et de validation. Enfin, la méthode utilisée pour suivre le développement du projet - comptes-rendus utiles, diffusion de l information en interne - doit avoir été bien pensée au préalable. Avec Sage ERP X3 et GFI Infogen, nous avions dès le départ de bonnes cartes en main, et la mise en œuvre définitive devrait s effectuer dans des conditions satisfaisantes!» M. André Renaison Chef de projet L analyse peut démarrer. «Nous avons déterminé les grandes options qui serviront par la suite à paramétrer l ERP : définition du plan comptable, schémas de workflow, principales procédures, besoins en développements spécifiques, chiffrage de ces besoins...» La mise en place technique des serveurs Windows NT et des logiciels, le paramétrage et la formation des utilisateurs sont faits dans la foulée. 26 connexions simultanées à Sage ERP X3 sont prévues dans un premier temps, ce qui représente une centaine d utilisateurs au total. Fininfo a par ailleurs récemment décidé d adopter Sage ERP X3 pour sa filiale BIL. Sage ERP X3 79

80 Groupe FMP La Fédération Mutualiste Parisienne fait confiance à Sage ERP X3 Société : Groupe FMP- Mutualité Francilienne Activité : Services - Association à but non lucratif Effectif : salariés Localisation : Ile de France Projet Problématiques : Remplacer la solution en place par un ERP moderne et complet Mieux comprendre le comportement financier de la société Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Le Groupe FMP-Mutualité Francilienne est le premier organisme social du secteur privé en Ile de France. Cette société, à but non lucratif, a pour vocation de mettre à disposition de 450 mutuelles santé un ensemble de services et d œuvres sociales. Ainsi, le Groupe FMP-Mutualité Francilienne gère 3 centres médicaux, 11 centres de santé dentaire, 18 centres d optique, 6 centres d acoustique, 2 résidences de retraite médicalisée, 1 service d aide à domicile, 1 centre d assurance maladie des professions indépendantes (CAMPI), 1 service de tourisme, 1 organisation funéraire... Il assure également la gestion comptable de 7 unions départementales. Afin de mieux comprendre son comportement financier, le Groupe FMP-Mutualité Francilienne s appuie sur les performances de Sage ERP X3. Pour sa gestion financière, le Groupe FMP - Mutualité Francilienne était équipé depuis plusieurs années du progiciel Sigagip Finances, mais ce produit arrivait en bout de course. D une part, parce qu il n offrait pas certaines fonctionnalités avancées nécessaires pour le Groupe FMP - Mutualité Francilienne ; d autre part, parce que la gestion des achats et des immobilisations n était pas intégrée. Sage : le choix de la confiance Décision est alors prise de changer de solution : Sage ERP X3 s impose rapidement. «Nous avons longtemps été très satisfaits de la solution Sigagip Finances de Sage, explique Jean-Luc Isaac, chef de projet technique. Avec les équipes de l éditeur, nous avons passé le cap de l an 2000, puis celui de l euro, sans aucun problème. Nous savions que nous partions avec des interlocuteurs de confiance. Sage ERP X3 répondait parfaitement à nos besoins, tant techniques (nous avions fait le choix de la base SQL Server sous Windows NT) que fonctionnels. En outre, la migration de nos données vers Sage ERP X3 a été entièrement prise en charge par leurs équipes. Nous nous trouvions en terrain connu.» Le contrat avec Sage est signé et un groupe projet est aussitôt constitué à la FMP. Il comprend une douzaine de personnes, dont deux informaticiens et dix responsables comptables issus des cinq entités concernées par le nouveau système. Tous les membres du groupe projet sont formés sur Sage ERP X3. «Mieux connaître le produit allait nous aider à mieux cerner nos besoins», précise Jean-Luc Isaac. En parallèle, les consultants de Sage mènent une étude de cadrage. «Nous leur avons expliqué ce que nous faisions auparavant avec Sigagip Finances et ce que nous attendions de Sage ERP X3. Ils sont allés voir nos services un par un.» 80 LES TÉMOIGNAGES

81 Services Une forte contrainte de temps et de nombreux interfaces à réaliser L étude ayant été validée fin septembre, la mise en œuvre proprement dite peut démarrer. «Nous avions une forte contrainte de temps, note Laurent Desbouvry, adjoint au directeur financier et chef de projet fonctionnel, puisque nous voulions que le nouveau système soit opérationnel en janvier. Nous souhaitions reprendre toute l année comptable passée et commencer la nouvelle avec Sage ERP X3.» En trois mois, toutes les fonctionnalités de la comptabilité - générale, tiers, analytique et budgétaire - sont déployées, et les données de l ancien système sont reprises. «La reprise des données s est déroulée sans difficultés majeures, dit Jean-Luc Isaac, malgré le fait que nous avons dû, en même temps, passer du plan comptable général au plan comptable des assurances.» Quelques développements spécifiques sont réalisés pour adapter le progiciel à certaines particularités de la société, des états et une balance analytique sur les dates d événement notamment. Autre défi : interfacer Sage ERP X3 aux applications métiers déjà en place - une trentaine! «Pour y répondre, l automatisation de Sage ERP X3 a été poussée, pour contrôler et intégrer au fil de l eau les fichiers issus d interfaces en provenance de notre plateforme «métiers» tout en assurant leur traçabilité. Des remontées de données ont également été définies pour exporter notamment des référentiels de Sage ERP X3. De plus, avec l assistance technique de Sage, nous avons conservé des éditions sur notre système central. Nous avons pu lancer l exploitation du nouveau système fin janvier, ce qui est un véritable exploit compte tenu des délais impartis, du changement de plan comptable, de la nécessité d installer un nouvel environnement technologique et du nombre d interfaces à ajuster! Mais tout s est très bien passé, grâce notamment à l implication des équipes de Sage. Nous avons eu affaire aux mêmes interlocuteurs d un bout à l autre du projet : ils connaissaient donc très bien notre organisation et nous proposaient toujours de bonnes réponses.» En janvier, une fois que tout est mis en place, les utilisateurs finaux sont formés à leur tour par Sage. «Chacun d entre eux a été formé sur les aspects du progiciel qui le concernent directement dans son travail quotidien. Les utilisateurs ont ainsi pu être opérationnels immédiatement.» Mieux connaître le comportement financier de la société pour prendre les bonnes décisions Sage ERP X3 gère 8 dossiers et 33 sociétés, ce qui représente un million de lignes par an. 12 postes client-serveur ont été installés, ainsi que 61 postes web, ce qui allège considérablement l infrastructure technique du système. «Nous avons d abord mis en œuvre les fonctions comptables de Sage ERP X3, conclut Laurent Desbouvry, puis nous avons élargi le champ. Nous avons déployé le module immobilisations, et ce sera bientôt le tour des achats. Avec ce nouveau système, nous obtenons très rapidement des données pertinentes. Nous pouvons à tout moment consulter des tableaux de bord que nous pouvons communiquer sans délai à la direction. Sage ERP X3 nous permet d avoir une meilleure connaissance du comportement financier de notre structure. En outre, les gains de temps obtenus sont loin d être négligeables, en particulier lorsqu il s agit de rechercher une facture. Le choix d une solution intégrée nous permet d enrichir nos processus et nous oblige à réfléchir. L arrivée de Sage ERP X3 nous a donné l occasion de faire une analyse complète de l ensemble de nos procédures comptables afin de les rationaliser au mieux. L expérience et les conseils de Sage ont été déterminants.» M. Jean-Luc ISAAC et M. Laurent DESBOUVRY Cadre Comptable et Chef de projet Sage ERP X3 81

82 Un ERP standard pour une entreprise soumise au code des marchés publics Société : OPAC du Rhône Activité : L Office Public de l Habitat du Rhône est l un des principaux OPAC de France. Travaillant avec 200 communes partenaires, il gère logements, résidences tous publics et 100 résidences spécialisées, ce qui représente au total occupants Chiffre d affaires : 180 millions d euros Budget d investissement : 130 millions d euros Effectif : 950 professionnels (le tiers de cet effectif étant les gardiens d immeuble, les autres sont répartis entre le siège lyonnais et vingt agences) Pour ses achats et sa gestion financière, l OPAC (Office Public de l Habitat) du Rhône, premier bailleur de la région, a choisi Sage ERP X3. Complexité des problématiques fonctionnelles et forte intégration à un environnement technologique préexistant, telles sont les principales caractéristiques de ce projet d envergure mené tambour battant, comme l explique Dominique Englebert, DSI. Les priorités du schéma directeur du système d information En 2003, l OPAC du Rhône lance un vaste projet d entreprise, visant à améliorer la qualité de l offre et des prestations associées, pour combler les attentes des élus et des locataires en gérant plus efficacement les ressources. Dans ce contexte, une nouvelle organisation générale, plus décentralisée, est mise en place dès 2005 : elle valide rapidement un schéma directeur du système d information (SDSI) dont l objectif est de mettre en adéquation le système d information avec les objectifs stratégiques de l entreprise. «Nous avons créé des groupes de travail, organisé de nombreuses réunions et pris le temps d analyser en profondeur l ensemble des métiers et des processus impliqués dans l entreprise, explique Dominique Englebert, DSI de l OPAC du Rhône. Trois priorités à court terme sont clairement ressorties. Nous utilisions depuis 1990 un logiciel comptable dont nous étions obligés d assurer nous-mêmes la maintenance pour cause de défaillance de l éditeur. Il devenait urgent de remplacer ce produit obsolète par une solution financière conforme aux nouvelles normes comptables et fiscales, développée par un éditeur fiable et pérenne. Nous avons souhaité par ailleurs informatiser les approvisionnements, afin de mieux maîtriser les flux d achats et d engagements grâce à des informations plus riches, dans le respect du code des marchés publics auquel nous sommes assujettis. En parallèle c était notre troisième priorité nous voulions mettre en place un système de workflow et de gestion électronique des documents (GED) qui réduirait, voire ferait disparaître, le papier dans l entreprise tout en facilitant la circulation des documents et leur accessibilité.» 82 LES TÉMOIGNAGES

83 Services Sage ERP X3, un ERP adaptable, capable de s intégrer à un environnement complexe Le projet est mis sur les rails en Comme il s agit d un marché public, un appel d offre est lancé dans les règles. Les candidats sont agréés et les solutions proposées sont analysées dans le détail, à partir d une grille d évaluation multicritères. Sont examinés la valeur technique des offres, leur capacité d intégration, leur ergonomie, la facilité de mise en œuvre et d utilisation, les modalités de mise en œuvre et le prix. C est Sage ERP X3 qui est finalement retenu. «L offre Sage était de loin la mieux placée, précise Dominique Englebert. Cet ERP répond parfaitement à nos besoins. Il est capable de s adapter facilement aux spécificités de notre profession, qui sont essentiellement liées au code des marchés publics : nous devons respecter des procédures très strictes pour les appels d offre, lesquelles changent en fonction du montant des commandes, avec des seuils à ne pas dépasser. Sage ERP X3 peut aussi s interfacer à un produit de workflow et de gestion électronique des documents, en s intégrant dans un environnement technologique relativement complexe, ce qui était pour nous un critère primordial. Enfin, grâce à son atelier de génie logiciel, Sage ERP X3 peut évoluer d une version à l autre, sans qu il soit nécessaire de redévelopper les parties spécifiques : c est très rassurant pour nous. Sage s est d ailleurs engagé formellement à prendre totalement en charge les impacts que pourrait avoir sur les développements spécifiques tout changement de version dans le futur.» Un déploiement rapide, dans le respect des délais Des équipes Sage très mobilisées pour accompagner le projet Si le projet a pu être mise en œuvre aussi rapidement et de manière si satisfaisante, c est aussi grâce aux équipes mobilisées. «A l OPAC du Rhône, nous avons constitué trois équipes projets et impliqué une trentaine d acteurs opérationnels. Et nous sommes très bien accompagnés par les consultants Sage. Ils ont toujours été très réactifs, avec des réponses pertinentes, adaptées à nos contraintes et à nos exigences. Leur capacité à comprendre et à traiter les problèmes, même les plus spécifiques, nous a vraiment impressionnés. Nous avons ressenti chez nos interlocuteurs une volonté très forte de réussir ce projet avec nous, sans laquelle nous n aurions certainement pas tenu les délais. Nous avons travaillé dans un esprit d équipe, de confiance et de partenariat. C est tout notre intérêt d ailleurs : nous avons souhaité participer au maximum à l élaboration des parties spécifiques liées à la gestion des entreprises soumises au code des marchés publics. Nous espérons qu à terme, Sage pourra «progicialiser» ces fonctions et, pourquoi pas, les intégrer dans le standard!» Mme Dominique ENGLEBERT DSI de l OPAC du Rhône La mise en œuvre du projet ERP dans l entreprise a une autre caractéristique : l exigence d un déploiement rapide. «Nous avons définitivement arrêté notre choix en mars 2006, et nous voulions démarrer début 2007, pour le nouvel exercice comptable. Les délais étaient donc très tendus, mais ils ont été tenus. Une première version était opérationnelle le 2 janvier 2007, et nous avons pu commencer la reprise des données anciennes dès le mois d octobre Nous avons mis à profit les six mois suivants pour consolider le nouveau système, déployer les fonctionnalités qui n étaient pas indispensables au moment du démarrage et conduire le changement au sein de l entreprise. 400 utilisateurs au total utilisent le produit à des degrés divers, mais il y a un noyau dur d une centaine de personnes : les chargés de site, qui passent des commandes sur le terrain, la direction des achats et la direction financière.» Sage ERP X3 83

84 Formation au paramétrage d ERP Première année réussie pour le partenariat Sage / Paris Descartes! Société : Université Paris Descartes Activité : Avec ses 10 Unités de Formation et de Recherche (UFR), l université René Descartes Paris Descartes couvre l ensemble des connaissances en sciences de l homme et de la santé Chiffre d affaires : 117 millions d euros Effectif : étudiants, enseignants, personnels IATOS Localisation : Paris Projet Problématique : Créer un parcours «paramétreur d ERP» au sein de la licence professionnelle Génie Logiciel, Système d Information, en partenariat avec un éditeur Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Le partenariat entre Sage et l Université Paris Descartes a commencé en 2001, suite à une étude de marché menée par des étudiants de DUT visant à doter leur établissement d un ERP : c est Sage ERP X3 qui a été choisi. Depuis, plusieurs enseignants ont été formés sur le produit qui est utilisé à des fins pédagogiques dans plusieurs cours de DUT, licence et Miage. En 2005, un pas supplémentaire a été franchi avec la création d un parcours «paramétreur d ERP», au sein de la licence professionnelle Génie Logiciel Système d Information en partenariat avec l IUT de Villetaneuse. Répondre à une demande des entreprises Ce parcours est né d un double constat. Tout d abord, dans le référentiel des emplois-métiers de l informatique et des télécommunications publié par le CIGREF en 2000, un nouveau métier de développeur est apparu, dénommé «paramétreur d ERP». «Aucune école n assurait de formation correspondant à ce type de métier pour les bac+2 ou bac+3, explique Dominique Gascon, directrice de l IUT Paris Descartes. Deuxième constat : de nombreuses entreprises qui accueillent chaque année nos étudiants en stage nous ont fait part de leur besoin d informaticiens sachant paramétrer des ERP. Nous avons entendu cette demande et pris acte de cette réalité du marché.» Des modules élaborés en partenariat avec Sage Sage étant partenaire de Paris Descartes depuis plusieurs années, c est bien entendu en étroite collaboration qu est bâti le contenu de cette formation. «Nos enseignants ont travaillé avec les consultants Sage, qu ils connaissent bien, et ont construit - au sein de la licence - un parcours intitulé «paramétreur d ERP» comportant quatre modules de 25 heures chacun. Le premier, «ERP et système d information», propose 84 LES TÉMOIGNAGES

85 Services une approche du sujet assez généraliste et conceptuelle. Le deuxième, «Mise en œuvre d un ERP», est axé sur l exemple de Sage ERP X3. Le troisième, «Processus de gestion», vise à expliquer aux étudiants le maniement concret d un ERP : compréhension des besoins de l entreprise, élaboration d un cahier des charges, préparation et paramétrage de l outil. Le quatrième module est un projet réalisé par les étudiants divisés en petits groupes et travaillant sur un cas pratique : ils traitent par exemple un problème de suivi de commande, avec préparation, gestion des stocks, colisage, livraison, administration des ventes et facturation. Ils réalisent dans ce cadre l analyse des besoins, le cahier des charges et le paramétrage de l ERP.» Un parcours plébiscité par les étudiants à déboucher sans délais sur une insertion dans la vie active. Et les stages de fin d année ne sont souvent rien d autre que des pré-embauches. Notre formation «paramétreur d ERP» - première en France dans son genre - répond bel et bien à une demande des entreprises. L année prochaine, après ce test réussi, nous l ouvrons aux étudiants en apprentissage. Nous aurons alors deux groupes et l effectif total sera probablement doublé.» Mme Dominique GASCON Directrice de l IUT Paris Descartes Le nouveau parcours «Paramétreur d ERP» a été proposé pour la première fois à la rentrée 2005 aux étudiants en formation initiale classique. «16 étudiants ont choisi ce parcours, soit plus de la moitié de la promotion, précise Dominique Gascon. C est le signe que nous avons touché juste. Autre élément encourageant : depuis que nous avons créé ce parcours, plusieurs entreprises se sont manifestées et ont souhaité être partenaires en prenant des stagiaires ou en proposant des projets tutorés.» Cette première année scolaire s est bien passée. Les enseignements étaient assurés par les professeurs de Paris Descartes et Paris 13, appuyés par des consultants Sage, qui intervenaient plus particulièrement lors des cours consacrés à Sage ERP X3 et pour l encadrement des projets. «La collaboration avec Sage est toujours très efficace. Nous avons les mêmes interlocuteurs depuis plusieurs années et sommes parfaitement en phase.» Passeport pour la vie active En juin, à l issue du cursus de formation initiale, les étudiants sont tous partis en stage pour 4 mois. «Ces stages sont souvent en lien direct avec le paramétrage d ERP - l un de nos étudiants est même entré chez Sage! Notre objectif est atteint, puisqu une licence professionnelle, habilitée par le ministère, a vocation Sage ERP X3 85

86 CateringPor Food preparation and supply of meals Empresa de Catering do grupo TAP Lisboa Portugal A CateringPor pertence à maior rede de catering mundia l; a LSG Sky Chef Network e tem a capacidade de produzir refeições diárias Presta serviços de catering a 20, das principais companhias de aviação que operam em Lisboa 400 trabalhadores 22 utilizadores Sage ERP X3 Desafio Aumentar a competividade, através da organização e controlo automatizado da informação Integração de todos os fluxos de informação, entre os diversos departamentos Melhorar a capacidade de gestão dos processos operacionais Solução Sage ERP X3 Implementação faseada das funcionalidades do ERP Utilização das ferramentas de ajuda à decisão Integração total e em tempo real da informação Controlo de existências com rastreabilidade a montante e jusante Resultados Simplificação dos processos operacionais, permitindo um elevado grau de análise e controlo Facilidade de utilização e exploração Rastreabilidade sobre toda a cadeia de valor Integração total da informação de todos os diferentes departamentos da Empresa FCCN Government : Public organization Instituição privada sem fins lucrativos Lisboa Portugal A FCCN tem o planeamento, gestão e operação da Rede Ciência, Tecnologia e Sociedade(RCTS). É também a entidade competente para a gestão do serviço de registo de domínios.pt Participação internacional; RIPE (Local Internet Registry), DANTE (Delivery of Advanced Network Technology to Europe) 20 utilizadores Sage ERP X3 Desafio Acompanhamento rigoroso e eficaz das suas actividades, serviços e projectos, nomeadamente o controlo de processos e mecanismos de reporting Assegurar uma boa integração dos fluxos de informação, entre as várias unidades orgânicas Capacidade de adaptação à mudança Solução Sage ERP X3 Implementação faseada das funcionalidades do ERP Exploração da framework Sage X3, para complementar especificações Escalabilidade do sistema permite a evolução constante da actividade da fundação Potencialidades da contabilidade Orçamental e Analítica Resultados Dinamização dos processos operacionais, garantindo um rigor elevado Flexibilização das análises multi-dimensionais da informação orçamental e analítica Melhoria dos mecanismos de reporting, quer das fontes de financiamento quer dos suportes à gestão e decisão 86 LES TÉMOIGNAGES

87 Services Naturener Energías renovables Empresa española dedicada a las energías renovables, abastece a Endesa e Iberdrola En su cartera cuenta con centrales hidráulicas, plantas solares y parques eólicos Reto Gestionar el área financiera de la compañía Solución Sage ERP X3, con contabilidad IAS y Activos Fijos Nº de usuarios : 6 Resultados Incorporar y controlar las legislaciones de USA y Canadá, además de la española Neinver Fondo inmobiliario Compañía inmobiliaria europea de capital español Con más de 37 años de experiencia en los mercados nacionales e internacionales Pionera en el desarrollo de centros outlet en España y distintos países de la Unión Europea Reto Cubrir las necesidades financiera, analíticas y presupuestarias de sus sociedades de España, Italia, Portugal y Polonia Solución Sage ERP X3 Gestión de los Activos Fijos, la facturación patrimonial, las compras y las ventas, la gestión de personal y RR.HH. Nº de usuarios : 20 Resultados Gestionar la consolidación de todas las empresas de Neiver Sage ERP X3 87

88 Sage 10, rue Fructidor Paris Cedex 17 Internet : APPELEZ-NOUS AU (n INDIGO : 0,15 e TTC/min) Vous souhaitez présenter votre cahier des charges et échanger avec l un de nos consultants? Vous souhaitez une présentation générale de notre offre Sage ERP X3? Vous souhaitez avoir plus d informations sur l intégration d une offre Sage ERP X3? Sage Tous droits réservés - Sage - SAS au capital de euros - Siège social : 10 rue Fructidor Paris RCS Paris La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, Euratec et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l objet de modifications sans notification préalable. Les logos, noms de produits ou de sociétés n appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif - Crédits photos : Tristan Paviot - Jupiter Images - DIV000PL263 - PAO Sage S021_MGE 11/09 Informations commerciales Fax : Informations Export Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0)