Étude «analyse, reporting et budget» Niveau d équipement et attentes des PME françaises.

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1 Étude «analyse, reporting et budget» Niveau d équipement et attentes des PME françaises. Mai 2009

2 Préface Les PME ont aujourd hui accès aux technologies déjà déployées dans les grandes entreprises. En effet, après la mise en place de solutions ERP PME : SAP, SAGE, CEGID, Microsoft, les PME déploient maintenant des solutions de reporting telles que Cognos, Hyperion, BO, Microsoft, Coaptis a souhaité interroger les directions financières et informatiques des PME/PMI françaises afin de mieux connaitre leur niveau d équipement actuel et leurs nouvelles attentes en termes de fonctionnalités et de solutions. Cette étude - réalisée auprès d une centaine de PME françaises - démontre clairement que le marché de la Business Intelligence est en constante évolution depuis 2005 : en 4 ans, une entreprise sur deux a acquis un premier niveau d équipement dans ce domaine. Face aux équipements implémentés, souvent trop partiels, les utilisateurs restent néanmoins peu satisfaits et déclarent l automatisation ainsi que la réduction du délai de clôture comme étant des priorités non totalement couvertes. Ces attentes traduisent des perspectives de projets pour les mois et années à venir. Emmanuel Lalau Coaptis 2 Étude «analyse, reporting et budget»

3 Table des matières Méthodologie de l enquête... 4 Un reporting automatisé, une priorité... 5 Une PME sur deux a investi dans une solution de reporting L automatisation et la réduction du délai de clôture, leviers de projets décisionnels pour la fonction finance Un processus budgétaire peu outillé... 7 De l élaboration au contrôle budgétaire, un processus complexe La complexité du processus budgétaire, principale raison du faible taux d équipement De nombreux projets de pilotage en perspective... 9 L équipement partiel, source de projets de refonte Les limites d Excel motivent les acquisitions d outils de pilotage Enjeux Étude «analyse, reporting et budget»

4 Méthodologie de l enquête Les résultats présentés dans cette étude sont issus d une enquête pilotée et organisée par Coaptis entre mars et mai Une dizaine d entretiens qualitatifs approfondis ont été menés avec les représentants des directions financières, de contrôle de gestion et des systèmes d information des PME françaises. Nous avons intégré dans notre panel uniquement les PME dotées d un service de contrôle de gestion et d un service informatique. Les entreprises n ayant pas de ressource dédiée à ces deux fonctions n ont en général pas atteint la taille critique pour investir sur une solution de reporting. Un questionnaire a ensuite été administré auprès des membres d une centaine d entreprises françaises représentatives en termes de revenus, de secteurs d activité et de taille. Trois modes d administration ont été utilisés : le face à face, l entretien téléphonique et le formulaire électronique. Répartition de l échantillon par fonctions, par effectifs et secteurs d activité CDG 33% % DG 3% > % % DSI 5% DAF 28% Dir. Fin. 31% <100 30% % Les résultats ainsi obtenus sont donc commentés et enrichis de points de vue de praticiens spécialistes pour aboutir au présent rapport d étude. service 33% industrie 47% distribution 20% 4 Étude «analyse, reporting et budget»

5 PREMIER CONSTAT: Un Reporting automatisé, une priorité En 2005/2006, nous avions tendance à identifier les PME comme étant une niche peu explorée par les professionnels de l informatique : leur taux d équipement en termes d ERP et d outils décisionnels n excédait pas les 16%. Cependant, ces 4 dernières années ont été riches en projets informatiques et les PME affichent à présent un taux d équipement qui avoisine les 50% dans le domaine des solutions de reporting et les 80% en ce qui concerne les ERP. Nous nous sommes intéressés dans un premier chef à l équipement informatique des PME françaises en termes de solutions de pilotage, à leurs besoins ainsi qu aux perspectives de projets dans ce domaine. >> Une PME sur deux a investi dans une solution de reporting Un premier niveau d équipement en forte progression depuis 4 ans Le principal outil d analyse des PME françaises dans les années 2005/2006 était Excel. Aujourd hui, 53% des PME interrogées ont d ores et déjà investi dans un outil de reporting du marché. Néanmoins, cet outil n a en aucune manière totalement remplacé Excel, qui reste massivement utilisé en complément de la solution de reporting Cognos, Microsoft, BO ou encore Hypérion. Un reporting à la fois financier et opérationnel Contrairement à certains grands-comptes dans lesquels l information est fortement cloisonnée, l étude fait apparaître que les PME/PMI souhaitent disposer d un reporting à la fois financier et opérationnel, avec un niveau de détail très fin. Cette attente constitue une des motivations importantes de la mise en place d une solution de reporting automatisée s appuyant sur l ERP. Possédez vous un outil de reporting automatisé? pas équipés 47% équipés 53% Hypérion 38% Quels sont les outils utilsés par le panel? BO 8% Microsoft 4% Cognos 50% 53% des entreprises sont équipées d un outil reporting 5 Étude «analyse, reporting et budget»

6 Cognos, leader sur le marché des solutions de pilotage orientées PME En termes de produits, on note parmi les PME interrogées, que près d une entreprise sur deux utilise Cognos, leader du marché de la Business Intelligence orientée PME, derrière Oracle/Hyperion, BO et Microsoft. >> L automatisation et la réduction du délai de clôture, principaux leviers des projets décisionnels pour la fonction finance L automatisation du reporting est la première fonctionnalité souhaitée (33% des attentes). En deuxième position, on trouve la réduction du délai de clôture. 53% des entreprises ont un délai de clôture supérieur à 7 jours ouvrés. Les autres attentes recouvrent une analyse plus opérationnelle, une ergonomie plus fonctionnelle ou encore une plus grande intégration de l outil décisionnel au SI existant. Quel est votre délais de clôture*? *sans les analyses complémentaires NSP 3% >14 jours 22% <7 jours 44% Plus de 50% des entreprises ont un délai de clôture > 7 jours entre 8 j et 14j 31% Des projets de reporting en perspective Ces différentes fonctionnalités qui sont tant vitales que souhaitées par les utilisateurs sont sources de projets. En effet, il est apparu que 60% des PME françaises s inscrivent dans une dynamique «projet» : 28% souhaitent mettre en œuvre un projet orienté reporting, 22% sont en réflexion et enfin 11% sont actuellement en transition. Avez vous pour projet la refonte de votre reporting? Transition 11% Oui 28% 60% des PME s inscrivent dans une dynamique «projet» Peut-être 22% Non 39% 6 Étude «analyse, reporting et budget»

7 DEUXIÈME CONSTAT: Un processus budgétaire peu outillé Seules 40% des PME sont équipées d un outil d élaboration budgétaire. Nous pouvons donc nous interroger sur les raisons de cette constatation. >> De l élaboration au contrôle budgétaire, un processus complexe Deux entreprises sur trois ont un processus budgétaire à la fois montant et descendant Cette étude montre que deux tiers des entreprises élaborent leurs budgets en tenant compte à la fois des directives ainsi que des remontées d informations des services opérationnels. Votre reporting est-il principalement? montant 33% 61% des PME ont un processus budgétaire montant et descendant les 2 61% Une vision très détaillée des agrégats budgétaires Afin d éviter les écarts avec la réalité, la majorité des PME françaises ont un niveau de détail de leurs agrégats budgétaires très fin. Ce phénomène s est fortement renforcé avec le contexte économique actuel. Quel est le niveau de détail de vos agrégats budgétaires? macro 14% les 2 22% descendant 6% micro 64% 64% des PME ont une vision micro de leurs agrégats budgétaires 7 Étude «analyse, reporting et budget»

8 >> La complexité du processus budgétaire, principale raison du faible taux d équipement Le niveau de détail et le workflow budgétaires des PME engendrent une complexité significative pour la mise en œuvre des projets d élaboration budgétaire. On peut donc supposer que le retour sur investissement de ce type de projets n a pas encore convaincu les directions financières et les directions générales. Ces dernières n ont également peut-être pas encore trouvé les limites d Excel sur ce domaine. Contrairement aux projets reporting, les perspectives de projets concernant le processus budgétaire sont moins nombreuses. Une entreprise sur deux est dans une dynamique «projet» (projet, transition ou réflexion) alors que le taux est de 60% pour le reporting. Êtes vous équipé d'une solution budgétaire automatisée? Avez vous pour projet la refonte de votre processus budgétaire? Un processus budgétaire peu outillé équipés 42% Peut-être 17% Transition 8% Oui 25% pas équipés 58% Non 50% 8 Étude «analyse, reporting et budget»

9 TROISIEME CONSTAT: De nombreux projets de pilotage en perspective Qu est ce qu une entreprise dite «équipée»? Dans cette étude, nous avons qualifié d équipée, toute entreprise ayant un outil décisionnel, quelque soit son degrés d implémentation. Cette troisième et dernière partie est consacrée aux perspectives de projets d une part pour les entreprises équipées et d autre part pour celles qui ne le sont pas. De nombreuses difficultés résiduelles Que les entreprises soient équipées ou non, elles rencontrent encore de nombreuses difficultés qui entravent le quotidien. D un point de vue qualitatif, il semble intéressant de dresser une typologie des difficultés rencontrées. Technologie : Délai de clôture trop long Pas de système d alertes Outil peu flexible Manque de fiabilité Limites d Excel : fichiers trop lourds, nombre d utilisateurs trop important (pas de partage possible) Mauvaise ergonomie Difficulté à obtenir une vision à la fois globale et détaillée Analyse trop financière et pas assez opérationnelle Ressource : Manque de fiabilité des données saisies Problème de maitrise de l outil Processus : Qualité des données Instabilité des processus Manque d optimisation des processus >> L équipement partiel, source de projets de refonte Seul un quart des entreprises équipées se déclare pleinement satisfaites de leur outil Une grande majorité des entreprises ne sont équipées que partiellement et l utilisation d Excel reste donc prédominante. C est la raison pour laquelle, la majorité des entreprises interrogées, soit plus de 3 entreprises sur quatre, déclare ne pas être pleinement satisfaite de leur outil de pilotage actuel. En ce qui concerne la couverture de 9 Étude «analyse, reporting et budget» Quelle proportion de vos besoins sont couverts pas votre solution de pilotage?

10 leurs besoins, seule une entreprise sur trois semble avoir des besoins couverts à plus de 75% par son outil de pilotage existant. Êtes vous satisfait de votre équipement? Seules 1/4 des entreprises semblent satisfaites de leur outil Insuffisament 23% Parfaitement 27% Moyennement 50% Malgré leur premier équipement, de nombreux projets sont encore en perspective Le caractère incomplet de la première mise en œuvre et le manque de satisfaction des utilisateurs sont sources de projets de refonte. Nous constatons qu une entreprise sur trois déclare vouloir mettre en œuvre un projet de refonte de leur outil de pilotage. A cela, s ajoutent les 6% qui semblent être en réflexion pour la mise en place d un projet de refonte à long terme. 1/3 des entreprises interrogées envisage un projet Avez vous des projets de refonte de votre reporting et/ou de refonte de leur de votre processus budgétaire? outil de pilotage Peut-être 6% Transition 18% Oui 35% Non 41% 10 Étude «analyse, reporting et budget»

11 >> Les limites d Excel motivent les acquisitions d outils de pilotage L usage unique d Excel comme solution de reporting ne suffit plus à partir du seuil de 250 salariés L analyse entre le taux de satisfaction envers Excel et l effectif des entreprises interrogées, nous renvoie que 250 salariés est le seuil critique. En effet, les entreprises qui se situent au dessus de ce seuil sont globalement insatisfaites d Excel, outil qui ne répond plus à leurs besoins. De la même manière, on constate que 36% des entreprises ont répondu avoir moins de la moitié de leurs besoins couverts par Excel. Cela explique, en majeure partie, l insatisfaction des entreprises avec un effectif supérieur à 250 salariés. Excel, un outil obsolète pour les PME de plus de 250 Excel couvre t-il vos besoins? Êtes vous satisfait d'excel? salariés 75%-100% 14% 50%-75% 50% 0%-25% 14% 25%-50% 22% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Insuffisament Moyennement Parfaitement De nombreux projets d acquisition pour les entreprises non- équipées Les perspectives d acquisition d un outil de pilotage pour les entreprises n utilisant aujourd hui qu Excel sont importantes. En d autres termes, il apparait que plus de 70% des PME s inscrivent dans une dynamique «projet»: 10% sont en transition, 32% ont pour projet d acquérir un outil de pilotage et enfin 32% sont en réflexion. Ce dynamisme est principalement expliqué par le fait qu Excel ne répond plus aux besoins des PME ayant atteint le seuil de 250 salariés. Avez vous pour projet l'acquisition d'un outil de pilotage? Peut-être 32% Transition 10% Oui 32% 70% des PME s inscrivent dans une dynamique «projet» Non 26% 11 Étude «analyse, reporting et budget»

12 ENJEUX En conclusion de cette étude, il nous semble intéressant de préciser deux points clés : le caractère itératif des projets de pilotage et la difficile percée des solutions d élaboration budgétaire dans les PME/PMI. Les projets de pilotage sont des projets «itératifs». Il est erroné de les concevoir comme un projet d informatique de gestion classique. En effet, les projets d informatique de gestion s appuient sur des processus de gestion métier qui, souvent, ont une forte pérennité. Les solutions de pilotage sont, par nature, particulièrement évolutives. Chaque changement d organisation, de processus ou des technologies ont un impact sur les solutions de reporting, qui doivent évoluer en conséquence. Les projets d élaboration budgétaire avec une maille d information très fine et un workflow complexe représentent un investissement important qui n a pas encore fait ses preuves dans les PME/PMI. Ces dernières se suffisent aujourd hui de la souplesse d Excel. D une manière générale, nous pouvons également nous demander si les outils de pilotage continueront à gagner en flexibilité avec des offres qui s adaptent à la taille, aux besoins parfois spécifiques et aux budgets de l ensemble des petites et moyennes entreprises françaises. 12 Étude «analyse, reporting et budget»

13 A propos de COAPTIS Cabinet de conseil, assistance à maîtrise d ouvrage en contrôle de gestion et système d information : création / 2007 : développement de l activité d assistance à maîtrise d ouvrage : mise à disposition de ressources, expertise SI et conseil. contact@coaptis.fr 11, rue Caumartin, Paris Tél : +33 (0) Fax +33 (0)