La visioconférence en pratique Sommaire Intérêts/difficultés de mise en oeuvre de la visioconférence... 2 Agencement de la salle de visioconférence... 2 Matériel de visioconférence... 3 Disposition des différents éléments techniques... 3 Manipulation de la caméra... 3 Manipulation du micro... 3 Place des intervenants et des participants dans la salle... 4 Pour les visioconférences de type Magistral... 4 Pour les visioconférences de type Réunion multi sites... 5 Animation des séances : les différents rôles... 5 Les modérateurs... 5 L orateur (visioconférence de type magistral ) ou l intervenant (visioconférence de type Réunion multi sites)... 5 Les participants... 6 Le technicien ou responsable technique... 6 Diffusion des documents... 6 Les étapes pour organiser une visioconférence... 6 1
La visioconférence permet la transmission d images et de sons entre deux ou plusieurs sites à travers les réseaux informatiques (IP = Protocole Internet) et/ou par l intermédiaire de lignes téléphoniques numériques (RNIS = Réseau Numérique à Intégration de Service). En Franche-Comté, la connexion entre les centres hospitaliers s établie au travers du réseau informatique E-Belin. La connexion avec les sites hors région nécessite l utilisation de lignes RNIS. Intérêts/difficultés de mise en oeuvre de la visioconférence La visioconférence permet d entendre et voir des interlocuteurs situés à distance et dans des lieux différents sans avoir à se déplacer (gain de temps, réduction des coûts de déplacement, ). Elle permet également de diffuser des documents numériques ou manuscrits (diagrammes, graphiques, vidéos, photos, radiographies ). Les difficultés de mise en oeuvre sont liées à : la disponibilité des diverses salles et matériels : les salles équipées de matériel de visioconférence ne sont pas souvent réservées exclusivement à cet usage, ce qui entraîne des problèmes de disponibilité et de réservation des salles, de branchement du matériel, la possibilité d avoir recours à un technicien en cas de problèmes ou éventuellement pour connecter l ensemble des éléments techniques (caméra, micro, visual concert, vidéoprojecteur, ). la disponibilité des systèmes de connexion : comme les lignes téléphoniques ou le réseau GSM, il peut arriver que le réseau informatique ou le réseau numérique, support de la transmission, soit encombré ou momentanément indisponible (surcharge, travaux,...). En cas d échec de la connexion, il suffit le plus souvent de la réinitialiser. le temps de latence entre l émission et la réception du flux vidéo et audio d une part, et le son parfois décalé par rapport aux images d autre part. Le fonctionnement de la visioconférence est basé sur la mise en oeuvre de codecs (acronyme pour «compression», «décompression»). Leur fonction est de comprimer les signaux vidéo et sonores en données numériques. Ces dernières sont ensuite transmises au(x) site(s) distant(s). A la réception de ces signaux, le travail inverse est réalisé et les signaux vidéo et sonores sont rétablis et diffusés sur l écran des sites participants. Cette compression/décompression ne se réalise pas de manière instantanée, elle prend entre cinq dixièmes de secondes et une seconde, ce qui explique ce petit temps de latence entre l émission et la réception, ou entre le son et l image. Agencement de la salle de visioconférence Les salles destinées à la visioconférence doivent respectées le plus fidèlement possible l ensemble des recommandations qui suivent afin de travailler dans les meilleurs conditions qui soient. Votre salle ne doit ni être trop grande (pour éviter résonance du son) ni trop petite (la vidéo devient saccadée du fait d une grande quantité d informations à traiter par les codecs). Eviter, pour cette même raison, de trop rapprocher les participants de la caméra. Ne pas surcharger les murs de posters ou d affiches. Eviter les peintures brillantes et de couleurs criardes. Installer des rideaux unis si vous trouvez que le son résonne. De même, privilégier un sol avec de la moquette ou du lino plutôt qu un sol carrelé (réflexion du son sur les différentes surfaces). Préférer des dessus de tables mats de couleur claire, afin d une part d éviter des réfléchissements de lumière et d autre part d éclaircir davantage le visage des participants. Coller des tampons sous les pieds des chaises et des tables afin de limiter les bruits parasites. 2
Privilégier un éclairage face aux participants et éviter les contre-jours dirigés vers la caméra (fenêtres face à la caméra, spot, ). Eviter également d utiliser une salle trop sombre. Eviter toute source sonore près du micro telle que ventilateur, vidéo projecteur Faire installer un plafond coustique si vous jugez l acoustique de votre salle trop caverneuse. Matériel de visioconférence Disposition des différents éléments techniques Lorsque l image et le son proviennent de la même direction, il est plus facile de se concentrer, il est donc conseillé de regrouper écran, caméra et enceintes dans une même zone et d écarter le microphone, ce dernier sera idéalement à proximité des participants ou au centre de la salle. L écran doit se trouver à hauteur des yeux : essayer de centrer verticalement l image par rapport aux yeux. Idéalement, la caméra doit se trouver au dessus de l écran pour donner l impression aux participants distants qui reçoivent l image, que la personne filmée les regarde. Eloigner tant que possible le micro des enceintes afin d éviter les échos ou l effet larsen. Manipulation de la caméra La caméra peut être commandée avec une très grande précision grâce à sa télécommande, que ce soit l axe de l objectif (horizontalement et verticalement), ou que ce soit le zoom. Cependant, vous vous rendrez vite compte que ces manipulations sont aussi très lentes, il est donc indispensable lorsque vous préparez votre réunion de préréglez des positions pour la caméra. Ainsi, si l on reprend la disposition vue dans les schémas qui suivent, vous pouvez enregistrer deux positions (l une filmant l orateur, l autre le public) et les touches numérotées de votre télécommande vous permettent de passer d une position à l autre en moins d une seconde : cela apporte un grand confort et évite de déconcentrer les participants distants. Manipulation du micro Il s agit d un micro de table qui est le plus souvent disposé au centre du cercle des discussions et à proximité du modérateur. Sa portée est de 3 à 4 mètres. Les recommandations sont les suivantes : Eviter de déplacer le micro (chaque déplacement est source de bruit sonore) Ne pas s en servir comme d un micro baladeur (inutile de le porter à proximité de son visage). Désactiver le micro après chaque intervention orale (le bouton situé au dessus et au centre du micro permet de l activer ou de le désactiver) 3
Place des intervenants et des participants dans la salle Schématiquement, on peut distinguer deux types de visioconférences : Les visioconférences de type Magistral : présentation d un thème par un orateur principal dans le site organisateur Les visioconférences de type Réunion multi-sites Pour les visioconférences de type Magistral Comme lors d une conférence traditionnelle, l orateur doit s efforcer de regarder l ensemble de l auditoire. Il doit éviter de tourner le dos, que ce soit aux personnes présentes dans la salle ou aux personnes suivant la présentation par visioconférence. La dispositionla plus adéquate est de placer ces trois groupes (orateur, caméra, personnes présentes physiquement) en triangle (cf. schémas ci-dessous). Ceux qui participent à cette visioconférence depuis un site distant voient aussi bien celui qui s exprime que les participants locaux puisque la caméra, mieux que l œil humain, peut pivoter sur 180. Les participants présents physiquement voient non seulement l orateur mais également les participants des sites distants. L orateur s adresse à la fois à la caméra (participants distants) et aux personnes présentes dans la salle. 4
Pour les visioconférences de type Réunion multi sites Dans ce cas, il n y a pas d orateur principal. Chaque participant est amené à prendre la parole. Les participants doivent pouvoir voir et être vus. Dans ce cas l assemblée pourra se placer face à l écran et la caméra. Animation des séances : les différents rôles Les modérateurs Remarque : pour chaque type de visioconférence, on définit le «site pilote» qui est le plus souvent le site initiateur de la visioconférence et le(s) sites participant(s). Dans chaque site, on nomme un modérateur (chef d orchestre) en début de séance. Il s agit de préférence de personnes ayant déjà eu une expérience en visioconférence. Le modérateur du site pilote est le modérateur principal. Le rôle des modérateurs consiste à : demander la parole au site pilote en précisant à chaque fois le nom du site pour lequel il est modérateur donner la parole aux participants de la salle, après que ceux-ci en aient fait la demande en levant la main demander aux participants de se présenter lors de leur première intervention activer le micro lorsqu un participant prend la parole, puis l éteindre en fin d intervention orienter la caméra sur la personne qui prend la parole Le modérateur principal distribue la parole aux différents sites. L orateur (visioconférence de type magistral ) ou l intervenant (visioconférence de type Réunion multi sites) Il doit : toujours garder à l esprit qu il est filmé, et doit éviter tourner le dos à la caméra tenir compte d éventuels décalages pouvant intervenir entre la vidéo et l audio (quelques secondes maximum) lors de commentaire sur un PowerPoint par exemple s efforcer d articuler et de parler fort (selon sa distance au micro) éviter de trop gesticuler afin de réduire le travail des codecs et de rendre plus fluide la vidéo avertir clairement ses interlocuteurs quand il y a un problème, quel qu il soit. Rien n est plus désagréable que de ne pas savoir ce qu il se passe demander de manière explicite, à chaque site, d intervenir si besoin 5
Les participants Les participants doivent : se présenter lors de leur première intervention éviter au maximum les bruits parasites : bavardage avec le voisin, bruits de crayons sur les tables, feuilletage de dossiers, bruit de chaises, téléphone portable, bip... prendre la parole uniquement après invitation du modérateur (évite la confusion sonore, assure que le micro est bien allumé) ou demandent la parole en levant la main. prendre la peine de se procurer, si possible à l'avance, les documents qui sont diffusés lors de la visioconférence (permet d'avoir un support en cas de problème technique) Le technicien ou responsable technique Son rôle consiste à : connecter l ensemble des sites qui souhaitent participer jouer éventuellement le rôle de modérateur Diffusion de documents Il est conseillé de préparer et diffuser ses supports d intervention à l avance (par email) aux participants des sites connectés en cas d éventuels problèmes techniques de dernière minute (caméra défectueuse, réseau ou ligne RNIS coupé ou encombré, bug de l ordinateur ). Les présentations seront réalisées avec une police d écriture assez grosse (Times New Roman ou Arial en taille minimale 18-20), évitez les animations, et utilisez des photos ni trop claires ni trop sombres. Les étapes pour organiser une visioconférence L organisation d une visioconférence nécessite au niveau de chaque site la collaboration d un correspondant médical et d un technicien. Si vous décidez d organiser une visioconférence, vous devez : Prévenir le technicien de votre établissement en charge de la visioconférence Etablir une liste de dates possibles en fonction des disponibilités de la salle et du technicien Choisir la date qui convient au plus grand nombre des sites concernés et susceptibles de se connecter Communiquer cette date aux correspondants médicaux ET techniciens des différents sites qui la diffuseront localement. Définir une date de tests (quelques jours avant la date de visioconférence) et les effectuer dans des conditions identiques (utilisation du Visual Concert, essai avec les documents qui seront présentés afin de s assurer de leur lisibilité). Le jour de la visioconférence, établir les connexions 30 minutes à l avance afin de s assurer que tout fonctionne correctement (les connexions peuvent restées établies ou être relancées 5minutes avant la réunion). 6