Club de l'amitié de Mundolsheim Animation formation informatique Créer un modèle de courrier avec Date de création : 29 août 2011 Mise à jour : 28 mars 2012 Mots clés : Word Word est un des logiciels contenu dans le pack Microsoft Office. C'est un logiciel très puissant qui nécessiterait plusieurs jours complets pour le maîtriser, et encore! Le présent cours (sur Word 2003) consistera en la création d'un modèle de courrier. Un modèle est destiné à faciliter la rédaction régulière d'un courrier, sans avoir besoin de ré-écrire des constantes telle les coordonnées de l'expéditeur, ni à devoir refaire le formatage du courrier. Afin de positionner les constantes du courrier, nous allons utiliser un tableau pour les coordonnées de l'expéditeur et de celles du destinataire, de la date et de l'objet du courrier. - dans le menu "Tableau" et à partir de la ligne "Insérer" cliquer sur la ligne "Tableau...", - dans la boîte qui s'ouvre, indiquer "2" pour "Nombre de colonnes :" et "6" pour "Nombre de lignes :" et faire "OK", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 1
- le tableau apparaît sur la feuille, et pour l'exemple, nous allons placer son coin haut et gauche à 1 cm des bords de la feuille, - dans le menu "Fichier" cliquer sur la ligne "Mise en page...", - dans les cases "Haut :" et "Gauche :" indiquer "1 cm" et faire "OK", - dans les trois ou quatre premières lignes, écrire les coordonnées de l'expéditeur, - dans la colonne de droite, réserver l'emplacement des coordonnées du destinataire (pour l'exemple nous mettrons des "D" majuscules, - sélectionner ces cellules et les mettre en "Gras", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 2
- on s'aperçoit à ce stade qu'il manque trois lignes à notre tableau, - sélectionner les trois dernières cellules dans la colonne de gauche puis passer la commande comme dans l'image ci-dessous, - remplir ensuite le tableau comme ci-dessous (date et objet), - cliquer sur le mot "Objet :", - dans le menu "Format", cliquer sur la ligne "Paragraphe...", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 3
- dans la case "Gauche :" de la zone "Retrait", noter "1,5 cm" puis faire "OK", - à ce stade on voit que la colonne de droite est trop à gauche, - cliquer n'importe où dans le tableau, poser le curseur de la souris sur la règle horizontale sur le carré de la bordure du milieu du tableau, et quand la bulle "Déplacer les colonnes" du tableau apparaît, tirer vers la droite jusqu'au chiffre "10", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 4
- faire un "Aperçu avant impression" pour visualiser le projet tel qu'il sera sur papier en cliquant sur le bouton - on s'aperçoit que les bordures du tableau sont visibles, refermer l'aperçu, - faire un clic droit n'importe où dans le tableau et cliquer sur la ligne "Bordure et trame...", - sélectionner "Aucun" et faire "OK", - faire un "Aperçu avant impression" pour constater l'invisibilité des bordures à l'impression, Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 5
L'espace réservé aux constantes d'un courrier est maintenant terminé. Bien sûr, il n'y a là aucune prétention à dire que ceci représente la seule solution. En fait, les solutions sont multiples et dépendent essentiellement des envies et idées de chacun. La solution du tableau a été retenue pour montrer la réalisation d'un tableau sur Word. À partir de là, nous abordons l'espace courrier en lui-même. - Positionner le curseur de la souris sur la ligne en dessous du tableau et faire un clic droit dessus, - cliquer sur la ligne "Paragraphe...", - dans la case "Alignement" de la zone "Général" choisir "Justifié", - dans la case "Gauche :" de la zone "Retrait", noter "1,5 cm", - dans la case "Avant :" de la zone "Espacement" noter "50 pt", - dans la case "De :" de la zone "Interligne :" noter "1,2" et faire "OK", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 6
- taper "M," sur cette ligne où il suffira de compléter le genre de la personne à qui on s'adressera, - faire "Entrée" pour créer une ligne, - cette ligne est celle sur laquelle commence effectivement le courrier et il faut la formater, - aller dans le formatage du paragraphe (clic droit sur cette ligne puis "Paragraphe..."), - dans la case "Avant :" de la zone "Espacement" changer le "50 pt" en "16 pt" puis faire "OK", - faire "Entrée" pour créer une ligne, - sur cette ligne sera écrite la signature de l'expéditeur et il faut la situer sur la lettre, - aller dans le formatage du paragraphe (clic droit sur cette ligne puis "Paragraphe...), - remplir les paramètres comme dans la figure ci-dessous, Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 7
- écrire le prénom et le nom du signataire du courrier, - et voilà tel qu'apparaît le modèle de courrier, Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 8
Il n'y a plus qu'à remplir les "cases vides", et au fur et à mesure qu'il sera créé des lignes dans le corps du courrier, la signature descendra de même. Comment utiliser ce modèle? Il faut d'abord enregistrer ce fichier (si vous ne l'aviez pas fait avant), et pour l'exercice on l'enregistre sur le bureau, - faire menu "Fichier" puis "Enregistrer sous...", - dans la boîte de dialogue qui s'ouvre donner comme nom de fichier "Modèle courrier", - dans la case "Type de fichier", chercher la ligne "Modèle de document (*.dot)", - cliquer sur l'icône "Bureau" puis cliquer sur le bouton "Enregistrer", Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 9
- fermer le fichier. Pour utiliser ce modèle, il suffit de double cliquer sur le fichier (situé sur le bureau) et Word en ouvre une copie sur laquelle il suffit d'écrire. Ne pas oublier d'enregistrer le courrier rédigé. Si l'on veut modifier le modèle, faire un clic droit dessus, Word l'ouvre, procéder aux modifications voulues, l'enregistrer et le fermer. Le modèle modifié est utilisable en double cliquant dessus. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Copyright 2011-2012 - Club de l'amitié, tous droits réservés 10