Groupe Ripaille Réunion du 27/10/2016 [ A n i m a t i o n d e r u e ] [ C é r é m o n i e s ] [ C o n c e r t s ] Les Enfants de Vertaizon Maire 2, place de la Mairie 63910 Vertaizon
TABLE DES MATIERES CONVOQUES :... 2 PRES ENTS :... 2 ORDRE DU JOUR :... 2 WEEK-END DE TRAVAIL (10 ET 11 DECEMBRE 2016)... 3 INFOS: PROGRAMME DU WEEK-END :... 3 NOUS AVONS EN CHARGE LA PREPARATION ET L ORGANISATION DE :... 4 WEEK-END DE STE CECILE... 5 INFO : PROGRAMME DU STE CECILE :... 5 JOURNEE DU SAMEDI... 5 Accueil des musiciens.... 5 Pot d accueil Charlieu.... 6 Pause repas... 6 Concert.... 7 vin d honneur (120 Pers.)... 7 Réveillon... 7 JOURNEE DU DIMANCHE... 9 Visite de la ville de Billom... 9 Pot de départ... 9 CONCOURS PHOTOS «LES HEROS DE DESS IN ANIME ET MOI!!»... 9 OHEV Page 1
Convoqués : Meggy Lachenal Claire Bisson Hélène Gatignol Sandrine Madéore Alain Madéore Cécile Danancher George Alric - Emilie Mollimard Léo Madéore Présents : Hélène Gatignol Sandrine Madéore George Alric - Emilie Mollimard Léo Madéore - Alain Madéore Meggy Lachenal Claire Bisson : Excusées Ordre du jour : Week-end de travail (10 et 11 décembre 2016) Week-end de Ste Cécile Questions diverses OHEV Page 2
Week-end de travail (10 et 11 décembre 2016) Infos: Programme du week-end : Samedi : sachant qu'il faut compter environ 1 h de route, il faut prévoir un rendez-vous à la salle de la musique aux alentours de 13h pour un départ à 13h15 et une arriver à Bertignat vers 14h30. le groupe logistique s'occupera du transport des percussions et des pupitres avant midi et mangera à Bertignat leur repas sera à leur charge. De 15h à 18h répétition avec une pause-café. Apéritif Repas Ateliers en vue de la conception des costumes et des décors pour le spectacle. Dimanche : petit déjeuner 9h30 à 11h30 répétition 11h30 apéritif 12h repas Après-midi : A définir OHEV Page 3
Nous avons en charge la préparation et l organisation de : Répartition des chambres. o Alain - Emilie l encas de 17h. o Sandrine : Quatre quart the Tablettes de chocolats Brioches Sucre Touillettes o Alain Demander s il est possible que le centre nous prépare le café pour la pause du samedi après-midi. l Apéro du samedi soir et du dimanche midi. o Alain Définir avec le centre si l on peut apporter l apéro Kir o Yot Vin blanc Cubit Blanc 10 Litres 1 B de Pastis 1 B de Whisky La boisson pour les repas Sandrine Cassis (Sandrine état des lieux) Cacahuètes et autre Jus d orange 5L OHEV Page 4
Week-end de Ste Cécile Info : Programme du Ste Cécile : samedi : o accueil de l harmonie de Charlieu et de l orchestre junior o répétition avec les enfants de l orchestre junior avec Charlieu o pause casse-croute o concert o vin d honneur o repas sous la forme d un buffet o animation de la soirée dimanche : o visite de Billom o pot de départ Journée du samedi Accueil des musiciens. o ORCHESTRE JUNIOR HEURE D ARRIVEE : A DEFINIR. REFERANT : EMILIE MOLLIMARD LOGE A PREVOIR AU-DESSUS DE LA MAIRIE. o CHARLIEU HEURE D ARRIVE : 14H30 MISE EN PLACE D UN RESPONSABLE IL EST SOUHAITABLE QUE LA PERSONNE EN CHARGE DE L ACCUEIL ET DE L ACCOMPAGNEMENT DES MUSICIENS DE CHARLIEU SOIT UNE PERSONNE QUI NE JOUE PAS. ELLE SERA EN CHARGE DE LEUR ACCUEIL MAIS AUSSI DE LES GUIDER TOUT AU LONG DE LA SOIREE (OUVERTURE ET FERMETURE DES LOGES ) LOGE A PREVOIR AU-DESSUS DE LA MAIRIE. MEGGY : FAIRE UN MAIL AFIN DES TROUVER UN REFERANT. OHEV Page 5
Pot d accueil Charlieu. o REFERANT : YOT o HORAIRE : 14:30 15:15 o NOMBRE DE PERSONNES : 60 PERSONNES o LIEU : SALLE DE REPETITION o MISE EN PLACE DE LA SALLE LE MATIN APRES LES COURS DE PERCUSSION. SALLE DISPONIBLE A PARTIR DE 11H30 o PREVOIR : BOITES DE GATEAUX CAFE OASIS o COMBIEN DE TEMPS DURE LEUR REPETITION : 30 MIN Pause repas o REFERANT : HELENE o LIEU DU REPAS : SALLE DE REPETITION o CETTE PAUSE SE FERA SOUS LA FORME D UNE PETITE COLLATION o HEURE DU REPAS : 18:45 o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE AFIN DE PREPARER LES SANDWICHS LE SAMEDI MATIN (4 A 6 PERSONNES) o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE AFIN D INSTALLER LA SALLE ENTRE LA FIN DU POT D ARRIVEE ET LA FIN DE LA REPETITION. (3 PERSONNES) o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE EN CHARGE DE DISTRIBUER LES REPAS o LE REPAS : 70 PERSONNES APERO KIR YOT JUS DE FRUIT SANDRINE CACAHUETES SANDRINE ET AUTRE. COLLATION SANDWICH SANDRINE FRUIT SANDRINE VIN ROUGE YOT EAU SANDRINE o PREPARATION DES PLATEAUX SANDWICH LE MATIN PAR LES MUSICIENS ACHAT DU PAIN HELENE JAMBON SANDRINE BEURRE SANDRINE FRUIT SANDRINE OHEV Page 6
EAU SANDRINE o MEGGY : FAIRE UN MAIL AFIN DE TROUVER : L EQUIPE EN CHARGE : DE LA PREPARATION DES KITS SANDWICH DE LA MISE EN PLACE DE LA SALLE DU SERVICE LA LISTE DES PARTICIPANTS AU REPAS MUSICIENS ET ACCOMPAGNANTS Concert. o Achat d un bouquet pour la chef de Charlieu Meggy o Cadeau pour l harmonie Lave émaillée / panier garnie à voir avec le C.A. vin d honneur (120 Pers.) o REFERANT : CECILE DANANCHER o LIEU : SALLE DE REPETITION o KIR YOT o BOITE DE GATEAUX o OASIS SANDRINE SANDRINE o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE EN CHARGE DE LA MISE EN PLACE DE LA SALLE A L ISSUE DE LA PAUSE CASSE-CROUTE o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE POUR LE SERVICE Réveillon o MISE EN PLACE D UN R REFERANT : ALAIN o MISE EN PLACE D UNE EQUIPE POUR L INSTALLATION DE LA SALLE APRES LE CONCERT EN PARTENARIAT AVEC L EQUIPE LOGISTIQUE. o UN PETIT APERO «KIR DE L AMITIE» SERA SERVI SUR UNE TABLE DISPOSEE AU MILIEU DE LA SALLE EN TOUT DEBUT DU REPAS AVANT QUE LA MUSIQUE NE COMMENCE KIR JUS D ORANGE o CE REPAS SERA SERVI SOUS LA FORME D UN BUFFET OU CHACUN SE SERVIRA. DANS LA SALLE DES TABLES SERONT INSTALLEES AFIN DE PERMETTRE AUX PERSONNES DE MANGER ASSIS. o UNE ANIMATION SERA DE LA SOIREE SERA EFFECTUE PAR UN DJ MEGGY : INTERMEDIAIRE AVEC LE DJ o BOISSONS POUR LE REPAS : ROUGE 2 VERRE / PERS OHEV Page 7
EAU CANETTE DE BIERE o MEGGY FAIRE UN MAIL : MISE EN PLACE D UNE EQUIPE D INSTALLATION. INSCRIPTION DES MUSICIEN AUX LUNCH AINSI QUE LES ACCOMPAGNANTS. OHEV Page 8
Journée du dimanche Visite de la ville de Billom o Mise en place d un référant : Meggy o La visite de Billom sera faite en partenariat avec le syndicat d initiative de la ville de Billom (4 / Pers.) o Personne à contacter : Anne Cogny numero perso. : 06 07 86 43 78 o Prévoir un mail pour l inscription des musiciens ainsi que les accompagnants Pot de départ o Mise en place d un référant : Claire o Café o Brioche o Prévoir une équipe en charge de la mise en place de la salle et du pot CONCOURS PHOTOS «LES HEROS DE DESSIN ANIME ET MOI!!» o Ce concours a pour but de faire participer les musiciens de Vertaizon à un jeu où chacun pourra se grimer ou effectuer un montage photos en vue de ressembler à un héros de dessin animé. o les photos seront par la suite imprimées pour la déco de la salle lors du concert de Saint Cécile o Emilie Alain : Mail de lancement du Grand concours. o Impression des Photos :???? OHEV Page 9