Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 9 février 2015

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1 Comité des Fêtes de Remilly-sur-Tille Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille 4 rue de l église Remilly-sur-Tille Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 9 février 2015 Le 9 février 2015, à 20 heures, le Conseil d Administration de l'association Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille s est réuni sur convocation du président. Le Conseil d'administration était présidé par Pierre-Yves Cousin, en qualité de président de l'association. Il était assisté d une secrétaire de séance, Maryline Boulla, secrétaire de l'association. Plus de 75 % des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l article du règlement intérieur. Étaient présentes les personnes suivantes : Eric BAUCHET EBT Pascal BEGUE PBE Olivier BERNARD OBD Maryline BOULLA MBA Sandrine CHAMBAUD SCD Pierre-Yves COUSIN PYC Mickaël GOUBAUX MGX Claude GUICHET CGT Frédérique GUICHET FGT Alexandre LUMINET ALT Florence MIELLE FME François MILLOT FMT Véronique MILLOT VMT Christiane ROCHETTE CRE Maxime ROCHETTE MRE Françoise THOMAS FTS Était excusée : Valérie BENOIT (pouvoir donné à Frédérique GUICHET).

2 Ordre du jour Développement Qui ORGANISATION DE L ASSOCIATION Parution au J.O. Déclaration à la préfecture de la Côte d'or. Annonce 330 parue le 24/01/2015 sous le numéro de parution Identification R.N.A. : W Point sur les adhésions à l association Délégations de signature pour adhésions futures Recueil de nouvelles adhésions. 37 adhésions sont enregistrées à ce jour. Rappel : Une délégation de signature peut être établie par le Président ou le Vice-président au bénéfice d'un membre de l'association pour faciliter l'accomplissement de certains actes de gestion. Contrat d assurance Banque Subventions Tampon Une délégation de signature a été accordée en prévision de futures adhésions à Sandrine CHAMBAUD (cartes N 071 à 080) et à Pascal BEGUE (Cartes N 061 à N 070). Ces cartes seront transmises par François MILLOT avec des bulletins d'adhésion, ainsi qu'à Pierre-Yves COUSIN (cartes N 081 à 090). Pas de nouvelles informations : le choix de la compagnie d assurance est reporté à la prochaine réunion. Trois banques ont été mises en concurrence pour l'ouverture d'un compte pour l'association : La Banque Postale, le Crédit Mutuel et le Crédit Agricole. Le choix se porte sur le Crédit Agricole en raison des frais bancaires. Crédit Mutuel o coût 39 /an, 6 premiers mois gratuits (non négociable) Crédit Agricole o coût gratuit, (0,69 de frais postaux d'envoi de chéquier) La Banque Postale o coût 48 /an L'intitulé du compte : CDF Remilly-sur-Tille. Pierre-Yves et François ont rendez-vous samedi 14 février au Crédit Agricole de Chevigny-Saint-Sauveur pour l'ouverture de compte de l'association. Deux dossiers de subvention sont en cours d'élaboration : l'un pour la mairie, l'autre pour le conseil général (FAVA) La fabrication du tampon est offerte gracieusement par Philippe Chatillon, Cordonnerie multi services au centre Leclerc à Marsannay-la-Côte. Le choix s'est porté sur un format rectangulaire avec les mentions : Comité des fêtes + adresse + Loi et le lien Internet lorsque le nom de domaine sera FMT PYC + EBT PYC + FMT PYC + EBT EBT

3 URL du site Internet Adresse de messagerie précisé. Modèle à proposer à la prochaine réunion La page Web de l association est actuellement adossée au site de la mairie de Remilly-sur-Tille. Maxime ROCHETTE se renseigne auprès de "e-bourgogne" sur le tarif pour déposer un nom de domaine. Le nom souhaité serait comité-des-fêtes-remilly-sur-tille L'adresse souhaitée serait [email protected] MRE MBA ORGANISATION DE LA SOIREE INAUGURALE DU COMITE DES FETES Formation des commissions en vue de l organisation des prochaines manifestations. Aménagement de la salle Fiches réflexes Musique - Florence MIELLE se positionne sur la commission "Mise en place de la salle Décoration Vaisselle Rangement salle Nettoyage salle (balai et sanitaires)" avec Olivier BERNARD + Sandrine CHAMBAUD + Claude GUICHET + Frédérique GUICHET - Alexandre LUMINET se positionne sur la Commission "Sécurité Pompiers Contacts Gendarmerie (déclaration de manifestation, demande de passage d une ronde, ) Service d ordre - Contacts Mairie (réservation de la salle, autorisation débit de boisson occasionnel" avec Éric BAUCHET + Pascal BEGUE + Olivier BERNARD + Pierre-Yves COUSIN - La gestion des plans de table relève des commissions Billetterie et Mise en place de la salle. Les membres des deux commissions prévoient de se retrouver une semaine avant la soirée du 18/4. Olivier Bernard a effectué la réservation de la salle avec la Mairie. Suite aux essais de disposition des tables, il est possible d'accueillir 132 personnes, afin de conserver un espace pour la piste de danse. Il est fortement conseillé d'établir des fiches réflexes afin de faciliter l'organisation de nos prochaines manifestations. Par exemple :liste des actions menées, statistiques des consommations, fiches mémo avec noms et adresses des fournisseurs et tarifs pratiqués. - Un acompte de 30 % a été versé au DJ Jean-Marc Cognet (Jmanim). Com. billetterie et mise en place de la salle PYC Traiteur - Plusieurs traiteurs ont été consultés. Le choix s'est porté sur le traiteur Traiteur finesse de Bourgogne à Talant (Patrick MILLERON). - La proposition de prix pour les adultes (13,50 euros) : Salade tomates féta et olives noires / Couscous (semoule, légumes, agneau, poulet, merguez, boulette de bœuf) / Munster et brie avec salade verte / Tarte aux fruits (pommes, abricots,

4 et cerises) Le pain et le café sont compris et la location de la vaisselle (rendue sale) est offerte (1 verre apéritif de 12cl ; 2 grandes assiettes ;1 assiette fromage et assiette dessert ; couverts ;1 verre à eau ; 1verre à vin et flûte à champagne ; brau) - La proposition de prix pour les enfants jusqu'à 12 ans (6 euros) : Jambon blanc et rosette / Émincé de volaille à la crème pommes dauphine / glace - Le traiteur offre la possibilité de livrer en liaison chaude et met en place les plats. L'entrée sera servie dans des plats pour 6 (=1 table) et nous ferons le service pour le couscous (avec possibilité de "rab" sur les tables dans un second temps). Boisson - Buvette - Le caviste retenu est VINOPHILE à Bretigny. Il livre les boissons et revient chercher le surplus le lendemain, repris sans frais. Règlement le jour J. Il offre 4 bouteilles (éventuellement pour une tombola?). - Au vu de notre menu, le caviste propose : * boisson sans alcool sous forme de canette 33cl : ice tea, coca, jus d'ananas Granini. Prix coûtant entre 0,50 et 0,80 => vendu 1,50 * kir Lejay Lagoutte. Prix coûtant 0,50 les 12cl (19,80 les 5 litres) =>vendu 1,50 * Bière JENLAIN. Prix coûtant 0,64 => 1,50 * Vin blanc, Macon Bussières. Prix coûtant 7,30 => 10 * Vin rosé, Côte de Provence Roubertas. Prix coûtant 4,95 => 8 * Vin rouge, Côte du Rhône Prieuré Saint Julien. Prix coûtant 5,05 => 8 * Crémant brut. Prix coûtant 8,85 => 12 * Cidre Bio 7 C. Prix coûtant 3,65 => 6 * Eau cristalline 1,5L. Prix coûtant 0,28 => 1 * Eau badoit 0,50L. Prix coûtant 0,86 => 1 - Système de tickets pour l achat des boissons. Tickets à éditer sur des planches A4 ; puis voir pour la mise à disposition du massicot à la mairie MBA OBD - A noter : apéro offert par le Comité des fêtes (boisson non alcoolisée ou kir ou bière), le ticket sera remis à

5 l'entrée lors de l'arrivée des convives. - Tableau de gestion de la buvette. Le tableau sera transmis prochainement afin que tous les membres puissent le compléter. MBA Détermination des prix - Le tarif adhérent est fixé à 21 euros. - Le tarif non adhérent est fixé à 23 euros. - Un tarif unique enfant (jusqu'à 12 ans) : 10 euros. - Reste à déterminer le tarif adolescent (+ de 12 ans). Communication - Flyer - L'annonce de la soirée est consultable sur le site de la mairie dans l'onglet «Comité des fêtes» et une préannonce sur le bulletin municipal a été distribuée. - Le plan de distribution du flyer est validé par tous les membres. Les flyers devront être distribués dans la 1ère quinzaine de mars. - Contenu du flyer : * L'idéal serait, dans la mesure du possible, en format A5 en noir et blanc. * Les mentions minimales à faire figurer: date et lieu de la soirée ; organisateur ; le menu ; les tarifs ; le nom du DJ ; ainsi qu'un coupon-réponse avec nom ; prénom ; adresse ; téléphone ; nombre adultes, enfants, adolescents ; les montants ; souhait de placement. Commissi on communic ation Indiquer également les mentions : * Nombre limité de places, pensez à réserver rapidement ; * Pensez à regrouper vos réservations si vous souhaitez être placés à côté ; * Déposez votre bulletin accompagné de votre règlement par chèque à l'ordre de "CDF Remilly-sur-Tille" à l'adresse : Chez François Millot, 22 rue de la forêt à Remilly-sur-Tille avant le 7 avril 2015 ; * la carte d'adhérent à l'association, de 5 euros, permet de bénéficier de réduction pour les manifestations. - Une proposition de flyer, émise par la commission communication, est à transmettre par mail aux membres Divers - Nappage, serviettes, décoration tables, papier hygiénique, produits d'entretien à prévoir Com. salle La prochaine réunion du Conseil d'administration est fixée au lundi 16 mars 2015 à 20 heures.

6 La séance est levée à 22h45. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et la secrétaire de séance. À Remilly-sur-Tille, le 11 février 2015 Le Président de séance Pierre-Yves COUSIN La secrétaire de séance Maryline BOULLA