PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION 2006 2009 ORIENTATIONS ET ACTIONS Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 1
Table des matières Comité directeur Daniel Jean, technicien informatique (CCL) Michel Thériault, adjoint à la Direction (CCT) Sylvain Lefebvre, enseignant, Design intérieur (CCL) Jacques McCready, analyse informatique (CRL) Louis Lavoie, directeur des ressources informationnelles (CRL) Lucie Corriveau, aide pédagogique individuelle (CCJ) Liza Tremblay, conseillère pédagogique (CCL) Gilles Meunier, adjoint à la Direction (CCL) Claude Lacombe, enseignant, Informatique (CCT) Martin Rainville, technicien informatique (CCJ) Denis Gallant, conseiller pédagogique (FC) David Descent, conseiller pédagogique (CCT) Lexique CCT CCL CCJ CA CRL FC Collège constituant de Terrebonne Collège constituant de L Assomption Collège constituant de Joliette Centre administratif Cégep régional de Lanaudière Formation continue Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 2
Introduction Il faut se rendre à l évidence, les technologies de l information (TI) sont désormais incontournables pour des organisations comme la nôtre. Les possibilités technologiques évoluent constamment et à un rythme qui ne cesse de s accélérer. Une organisation qui souhaite maintenir son dynamisme doit non seulement se tourner de plus en plus vers les TI mais s assurer de conserver une qualité constante de ses infrastructures afférentes et des outils qu elle met à la disposition des usagers. Il importe de se doter d un plan de développement des TI tenant compte de plusieurs éléments qui sont en évolution à l heure actuelle. Grâce à notre participation à la SRIC, nous nous tournons de plus en plus vers des solutions de télé-transactions qui sont appréciées autant des étudiants que des enseignants. Nous commençons à saisir les possibilités que les TI peuvent nous offrir afin de mieux servir les uns et les autres dans le contexte où la distance et l éloignement sont des éléments qui caractérisent notre région. Un exemple parmi tant d autres, l affichage des absences sur le site Web du cégep est une utilisation des TI fort appréciée par notre clientèle étudiante. L accès à distance à certaines applications informatiques liées à des fonctions de travail poursuit son développement. L accès à distance à l application Outlook ou à la remise des résultats scolaires est un exemple d un phénomène qui croîtra avec le temps. Par conséquent, il est important que le Cégep régional de Lanaudière se dote d un plan de développement des TI afin que les investissements en ce domaine soient cohérents avec une vision partagée par l ensemble de la communauté collégiale et dans le respect des orientations dégagées par son Plan stratégique 2004 2007. Le plan de développement des TI abordera donc les secteurs habituels qui composent l activité informatique dans une organisation soit : Les infrastructures réseau Le parc informatique Le parc téléphonique Les systèmes de gestion L environnement logiciel L enseignement, l audiovisuel et les TIC La formation et le personnel Les équipes techniques Le support et soutien Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 3
PRINCIPES DIRECTEURS En concordance avec le Plan stratégique de développement 2004 2007 lequel affirme que «Le Cégep régional s engage à déployer les ressources ( ) technologiques efficientes nécessaires à un environnement éducatif et un milieu de vie de qualité.» (I-E), le Plan de développement des TI favorise des investissements au profit de la pédagogie. Le Plan de développement des TI s articule autour du fait que les collèges partagent la vision de rechercher des solutions communes au développement informatique sans toutefois prôner une uniformisation absolue des moyens. Les collèges dans la foulée du Plan stratégique de développement sont particulièrement sensibles aux éléments encourageant l innovation pédagogique (I-D) tout comme la collaboration et la concertation (III-E) au sein du Cégep régional. Le Plan de développement tient également en ligne de compte le souhait des collèges de favoriser une plus grande utilisation des outils déjà existants, tant au chapitre de la pédagogie que de la gestion. De façon concrète, le plan vise un développement cohérent des TI afin de permettre la réalisation des objectifs suivants : Doter l étudiant d outils informatiques favorisant son apprentissage Supporter les professeurs dans des projets d innovation pédagogique Favoriser l utilisation des TI dans les salles de cours. Les collèges conviennent également des réflexions à tenir sur la gestion des contenus destinés aux étudiants et à la communauté collégiale en lien avec les outils disponibles. Le déploiement de moyens informatiques doit se faire dans une perspective de cohésion et de cohérence. À l instar du Plan stratégique de développement (II-C), le Plan de développement des TI est sensible au développement des connaissances du personnel à l égard des applications informatiques en lien avec les fonctions de travail. En devenant un actionnaire de la SRIC depuis plusieurs années, le Cégep régional privilégie l utilisation des systèmes de gestion développés par cette société. Dans cet esprit, le Cégep n entend pas favoriser le développement et le maintien de systèmes «maison» interfaçant difficilement avec les outils de gestion actuels et à venir. Le Cégep choisit plutôt de s investir de façon importante au sein des comités utilisateurs de la SRIC pour influencer le développement des applications selon les besoins de notre organisation. Finalement, le Plan de développement des TI s article autour du principe de responsabilités partagées entre le Cégep régional et les collèges dans l une ou l autre des sphères d activités. Si le Cégep régional a des responsabilités accrues en matière du réseau principal et de services informatiques communs aux collèges, ces derniers assument un rôle premier quant à l informatique liée à la pédagogie. Malgré cette apparence de tri de responsabilités, il n en reste pas moins qu aucun volet de l informatique ne peut être associé uniquement qu à l un ou à l autre. La concertation est alors une qualité à rechercher à tout prix pour le bon fonctionnement des services informatiques offerts aux étudiants et à l ensemble du personnel. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 4
A. Les infrastructures réseau Les collèges constituants et le centre administratif sont reliés entre eux par une fibre propre au Cégep régional («fibre noire») avec une vitesse de transfert de 1gbs. Dans chacun des bâtiments, le réseau et ses équipements sont neufs et offrent une vitesse de transfert de 100 mgbs avec la possibilité d accroître la vitesse à 1gbs. Le Cégep régional loue une bande passante pour les transmissions sur Internet. En 2004 2005, celle-ci a été haussée à 4 mgbs comparativement 1,5 mgbs au cours des années précédentes. Au chapitre des responsabilités, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : Le lien réseau entre les collèges en collaboration avec les équipes techniques de chacun des collèges Les relations avec le RISQ Les serveurs courriel et Web Le coupe-feu («firewall») Le serveur pour les listes de distribution Le serveur administratif pour le centre administratif et la sécurité des données Les serveurs propres à la téléphonie, la reconnaissance vocale et la messagerie vocale Le réseau local propre au centre administratif Les périphériques au réseau (imprimantes) Les serveurs pour les cartes à puces et la gestion des cartes à puces en collaboration avec les équipes techniques dans chacun des collèges La création et la gestion des usagers à Repentigny Au chapitre des responsabilités, les collèges assument la gestion des éléments suivants : Les serveurs administratifs et pédagogiques et la sécurité des données Le réseau local propre à chaque collège La création et la gestion de leurs usagers Les périphériques au réseau (imprimantes) Les cartes à puces Compte tenu de la décentralisation de certaines responsabilités en matière de gestion de réseau, il est à noter que la nature des réseaux varie d un établissement à un autre. Ainsi, on retrouve un réseau Novell à Joliette et à L Assomption alors qu un réseau NT est privilégié au centre administratif et à Terrebonne. Cet état de situation n a pas une réelle incidence sur la fonctionnalité optimale des réseaux du Cégep régional. Au chapitre de la sécurité des données, les collèges font des copies de sécurité sur ruban («tape backup»). Toutefois, le centre administratif et le collège constituant de Terrebonne ont mis en place une procédure permettant un hébergement de copies de sécurité des données du centre administratif à Terrebonne. Le recours et les expérimentations en cours quant à l implantation d un réseau virtuel à partir des technologies CITRIX ou encore TERMINAL SERVER viennent bouleverser les pratiques actuelles. Ces nouvelles technologies permettent un accès à distance aux usagers à leurs applications ainsi qu à leurs données. Le réseau ne se limite plus exclusivement au parc présent à l intérieur des murs d un collège. En permettant des connexions externes au réseau du collège, la technologie CITRIX ou TERMINAL SERVER a pour effet d augmenter le nombre d ordinateurs pouvant se connecter au réseau de façon physique ou virtuelle. Ainsi, dans le cas du personnel enseignant ou encore des étudiants à Terrebonne, un usager bénéficiera du même environnement informatique (logiciels, système d exploitation ou données), qu il accède au réseau directement à partir du collège ou de chez lui. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 5
Analyse : À l heure actuelle, le réseau n offre pas des conditions optimales de sécurité. Il n est pas segmenté de façon à circonscrire des anomalies (virus, intrusion) à un seul secteur. Cette situation s applique autant aux réseaux locaux (collège) qu au réseau régional. L amélioration de la sécurité du réseau est importante si l on souhaite par la suite donner une plus grande accessibilité. Finalement, la fiabilité du réseau quoique bonne à l heure actuelle et reposant sur des équipements contemporains doit être renforcée afin de minimiser les inconvénients pour notre organisation en cas de panne. Cette fiabilité est fragilisée à l heure actuelle en raison de l absence de pièces de rechange rapidement accessibles pour du matériel dispendieux. Force est de constater qu il n y a pas de plan d entretien préventif et de plan d urgence advenant une panne réseau. Indéniablement, le phénomène des accès à distance ou encore le branchement «sans fil» (WI-FI) aux réseaux locaux prendra de plus en plus d ampleur. Ces pratiques sont plus à risque pour la sécurité des réseaux parce qu à l interne et commandent des investissements en conséquence de même qu une responsabilisation des usagers. Finalement, le cégep a une dépendance importante à l égard du Réseau informatique scolaire du Québec (RISQ) comme fournisseur de réseau national et de bande passante Internet. Il faut, par conséquent, exercer une vigilance à l égard de la fiabilité et de la capacité de cet organisme comme fournisseur de services. Enjeux particuliers : La formation des gestionnaires réseau sur ces nouvelles plateformes virtuelles de réseau La gestion de groupes importants d usagers sur les réseaux avec des univers propres à chacun (images de laboratoires réels ou virtuels) L accès à distance pour des usagers à leurs données et leurs applications Orientations : Améliorer la sécurité des réseaux locaux et du réseau régional selon les moyens dont le Cégep dispose en y consacrant les investissements requis et en prenant des mesures de resserrement de sécurité. Améliorer la fiabilité des réseaux locaux et du réseau régional en y consacrant les investissements requis selon les moyens dont le Cégep dispose. Augmenter l accessibilité aux réseaux par le biais de mesures tantôt conventionnelles, tantôt innovatrices ce qui veut dire l évolution vers un réseau ouvert permettant un accès large, efficace et sécuritaire: o À distance via le branchement par internet d ordinateurs personnels des étudiants et des professeurs o À l intérieur des collèges (initialement via branchement avec évolution vers le sansfil o o Accès aux applications (conformément au respect des droits de licence) Accès aux répertoires mémoires (en tenant compte des possibilités de DECLIC), périphériques et autres ressources du réseau Améliorer la sécurité des données en y consacrant les investissements requis selon les moyens dont le Cégep dispose et en améliorant les processus. Exercer une vigie continue quant à la suffisance de la bande passante pour répondre aux besoins pédagogiques des collèges. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 6
Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Migration CITRIX - Administration Migration CITRIX LaboratoireA-286 Migration CITRIX LaboratoireA-234 Accès sans fil (WI-FI) analyse Rehaussement «switch 1gb» - réseau 2007 2008 2008-2009 CCJ CCL CRL Rehaussement des panneaux d interconnexion du réseau Rehaussement des serveurs réseau Terminal server déploiement Terminal server analyse de solution Terminal server déploiement Augmentation capacité d hébergement des données Amélioration - gestion et accès aux applications Zenworks analyse Rehaussement à Novell 7.0 Serveur backup CLAREP implantation Accès sans fil (WI-FI) analyse Gestionnaire de licences logiciels analyse et implantation Outil de monitoring réseau Remplacement VG-200 (Joliette) Serveur Web remplacement 2 switchs Catalyst 3550 additionnelles Serveur Linux GBIC LX/ZX (têtes de ponts entre bâtiments) Audit de sécurité analyse B. Parc informatique Le Cégep régional de Lanaudière compte un parc informatique de 1 526 appareils répartis selon le tableau suivant à l hiver 2004 : Nature des postes informatiques CCT CCL CCJ Centre FC (Repentigny Nombre total ) Pédagogique 147(incluant 284 461 106 998 40 terminaux) Enseignants 15 87 155 4 261 Administratif 21 37 55 39 8 160 Autres 15 (café 23 (non attribués encore) 8 internet) Connexions (Citrix ou Terminal Server) 60 60 Formation continue (péd. + adm dans 24 3 47 74 les collèges) Total 215 (14%) (excluant les connexions CITRIX) 411 (27%) 718 (47,5%) 39 (2,5%) 133 (9%) 1 516 Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 7
Ratio enseignants/postes informatiques CCT CCL CCJ Postes informatiques 15*** 87 155 Enseignants temps complet * 26 70 142 Enseignants temps partiel ** 27 34 69 Total enseignants 53 104 211 Ratio 3,5 enseignants/poste 1,2 enseignant/poste 1,4 enseignant/poste *enseignant permanent temps complet, enseignant non permanent temps complet, remplaçant à temps complet à l automne 2004 **enseignants temps partiel excluant les chargés de cours et les chargés de cours hors convention à l automne 2004 ***ne comprend pas les soixante connexions CITRIX disponibles pour un accès à distance et permettant à un usager enseignant ou étudiant de bénéficier du même environnement logiciel et informatique que s il était au collège. Ratio étudiants/postes informatiques Postes informatiques 147(incluant 40 terminaux) CCT CCL CCJ 284 461 Étudiants temps complet * 587 1406 1970 Étudiants temps partiel ** 31 25 70 Total étudiants 618 1431 2040 Ratio 5 étudiants/poste 5 étudiants/poste *étudiants permanent temps complet en date du 1 er novembre 2004 **étudiants partiel en date du 1 er novembre 2004 5 étudiants/poste Dans une étude menée en 2004-2005 par la Vitrine APO auprès des cégeps membres de la Vitrine, le ratio moyen était de 4,7 étudiants par poste. L étude de la Vitrine APO apporte toutefois des nuances intéressantes à cette donnée en nous rappelant qu à l occasion certains laboratoires sont dédiés exclusivement à certaines disciplines ce qui a pour conséquent que dans certains établissements, «le véritable rapport est de 1 ordinateur pour 10 étudiants». L âge des laboratoires, des appareils et la nature de ces appareils varient passablement. L inventaire de certains laboratoires a pu être rajeuni grâce à des budgets accompagnant la révision de programmes. Dans certains cas, de nouveaux laboratoires ont été montés grâce à ces budgets extraordinaires. Toutefois, il est important de noter que les collèges ne bénéficieront pas toujours de budgets MAOB additionnels et le rajeunissement des laboratoires exercera une pression budgétaire croissante. Au chapitre des responsabilités, les collèges assument la gestion des éléments suivants : L entretien des appareils de leur parc informatique y compris de la formation continue Les choix budgétaires et les décisions d achat Le nombre de ressources allouées à l entretien de leurs parcs informatiques L élaboration et la réalisation d un plan de rajeunissement de leurs parcs informatiques Au chapitre des responsabilités, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : L entretien des appareils de son parc informatique Les choix budgétaires et les décisions d achat pour son parc informatique Le nombre de ressources allouées à l entretien de son parc informatique (y compris le parc de la Formation continue à Repentigny) L élaboration et la réalisation d un plan de rajeunissement de son parc informatique Fait connaître et conseille les collèges sur des offres particulières du marché Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 8
L analyse : L enjeu de l accès physique aux laboratoires informatiques est crucial et se pose déjà comme problématique dans les collèges tout comme la capacité physique et financière des collèges à élargir le parc informatique actuel. Bien que la vague de renouvellement de programmes avec de nouvelles compétences informatiques tire à sa fin, certains programmes renouvelés ou encore de nouveaux programmes pourraient exiger d autres ressources informatiques. Des investissements doivent être consentis pour rajeunir le parc selon les priorités dégagées par le plan de rajeunissement propre à chaque collège plan de rajeunissement devant tenir compte des besoins propres à des catégories de personnel et à des fonctions de travail. Il faut bien sûr mettre au premier plan de nos préoccupations le fait que toute utilisation accrue des TIC à des fins d enseignement amplifiera les besoins en ressources informatiques autant chez les étudiants que les enseignants. De nouvelles technologies, éprouvées par surcroît, se déploient de plus en plus et permettent d augmenter la vie utile des appareils. Les collèges devront considérer ces avenues tout comme des branchements WI-FI lorsque les réseaux auront été suffisamment sécurisés pour ce faire. Enjeux particuliers : L âge du parc informatique et les coûts afférents au remplacement des appareils L orientation du développement des applications de gestion et son impact sur le parc informatique L orientation vers un réseau virtuel et son impact sur le parc informatique L équilibre à trouver entre les nouveaux besoins des programmes d enseignement quant à l informatique et les ressources humaines et financières L impact des TIC sur le parc informatique du personnel enseignant La disponibilité de laboratoire en nombres suffisants pour les besoins d enseignement Orientations : Améliorer l accessibilité des étudiants et des enseignants aux ressources informatiques en y consacrant les investissements requis selon les moyens dont le Cégep dispose et en prenant des mesures appropriées. Faire les investissements nécessaires conformément au plan de rajeunissement des équipements propre à chaque collège afin de maintenir les laboratoires informatiques à un niveau de performance optimale. Explorer et adopter différentes mesures permettant de prolonger le cycle de vie des appareils tant administratif que pédagogique. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 9
Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Ajout de postes informatiques dans les locaux d enseignants Analyse des disponibilités des postes étudiants Remplacement équipements Administration Remplacement équipements A-286 Remplacement équipements A-234 Remplacement portable technicien informatique Remplacement portable adjoints pédagogiques Remplacement portable direction 2007 2008 2008-2009 CCJ CCL CA Remplacement équipements C245/C207 Remplacement équipements RA334/RA335 Remplacement équipements BO429/BO429/BE513 Ajout d équipements C007 (5 postes) Nouveau laboratoire langues Rehaussement d équipements postes enseignants PII à PIII Remplacement équipements BE234/BE316 Administration passage à «Terminal Server» (année à déterminer) 2 nouveaux laboratoires centres hospitaliers Rehaussement lab physique/chimie Rehaussement parc administratif Rehaussement lab design intérieur Rehaussement lab sciences humaines/design Rehaussement parc départements Relocalisation et nouvelle ergonomie des laboratoires Remplacement portable cadre Remplacement 2 portables technicien - cadre Remplacement portable cadre Rehaussement écrans (6) Rehaussement postes informatiques (3) C. Parc téléphonique Le Cégep régional de Lanaudière est assez unique dans le réseau collégial puisqu il a adopté un système de téléphonie en mode IP c est-à-dire selon le protocole de transmission sur Internet. Ce faisant, les appareils téléphoniques des membres du personnel deviennent le prolongement de leur poste informatique d où l affiliation à faire dans le cadre du plan de développement des TI. Le tableau suivant indique l étendue du parc téléphonique à l automne 2004 : Postes téléphoniques Terrebonne L'Assomption Joliette Centre Total 73 109 227 36 445 Formation continue 4 4 7 8 23 Total 77 (16,4%) 113 (24%) 234 (50%) 44 (9,4%) 468 (99,8%) * Postes dans l ensemble du Cégep régional pour la Formation continue Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 10
Au chapitre des responsabilités, les collèges assument la gestion des éléments suivants : L entretien des appareils téléphoniques et ceux de la Formation continue Les choix budgétaires, les décisions d achat et l allocation des appareils Le nombre de ressources allouées à l entretien du parc téléphonique La création et la gestion de leurs usagers Au chapitre des responsabilités, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : L entretien des appareils téléphoniques du centre y compris la Formation continue à Repentigny Les choix budgétaires, les décisions d achat et l allocation des appareils Le nombre de ressources allouées à l entretien de son parc téléphonique et du système téléphonique Informe et conseille les collèges sur des offres particulières du marché Les serveurs propres à la téléphonie, la reconnaissance vocale et la messagerie vocale La création et la gestion des usagers propres au centre administratif et à la formation continue à Repentigny Analyse : Le système téléphonique est stable, les équipements passablement récents et toute amélioration de la performance du réseau sera profitable pour notre système téléphonique. Aucune action significative n est à envisager au cours des trois prochaines années. Enjeux particuliers : L identification dans les années à venir de budgets à même le MAOB de chaque collège et du centre administratif pour renouveler ou ajouter certains équipements Orientation : Maintenir le niveau actuel de service tout en étant vigilant aux nouveaux besoins des usagers. D. Systèmes de gestion Depuis la fin des années 1990, le Cégep régional de Lanaudière est membre de la Société du réseau informatique des collèges (SRIC). Cette société a le mandat de développer les systèmes de gestion nécessaires à la gestion des affaires courantes du cégep. À ce titre, voici les différents systèmes développés par la SRIC : Gestion des affaires pédagogiques (GAP) Gestion des ressources humaines et paye Gestion des ressources financières et matérielles Gestion de l inventaire Gestion des approvisionnements Gestion des locaux Gestion des comptes clients Portail Bleumanitou SPR La SRIC a également réalisé des partenariats d affaires permettant aux cégeps d acheter et de déployer des modules transactionnels sur le WEB pour le bénéfice des étudiants et des enseignants. Voici quelques-uns des modules de télétransactions dont dispose le Cégep régional à l heure actuelle et qui sont déployés selon les intérêts propres à chacun des collèges: Choix de cours interactif Grille de cheminement scolaire personnalisé Remise des horaires Saisie des résultats scolaires et transmission Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 11
Le Cégep régional joue un rôle de plus en plus présent au sein de la SRIC. À titre d exemple, voici un état de nos participations au sein de la SRIC à l automne 2005. Le directeur général et le directeur des ressources informationnelles sont membres de l assemblée des actionnaires. Le dg est membre du conseil d administration et du comité exécutif. Un adjoint pédagogique de L Assomption a été élu sur le comité des usagers pour GAP, le directeur des ressources humaines sur le comité des usagers du système «ressources humaines et paye», le directeur des ressources informationnelles fait parti du comité technologique, la directrice des ressources financières fait partie du comité des usagers pour le système «finances» et le coordonnateur à l approvisionnement celui du module du même nom. Le Cégep joue de plus en plus un rôle de collège-expérimentateur pour certaines applications. Il est notamment site-pilote pour les modules «Gestion des invalidités» et «Tâches» du système de gestion des ressources humaines. Au chapitre des responsabilités, les collèges assument la gestion des éléments suivants : La détermination des employés du personnel en lien avec des applications de gestion spécifiques Les budgets afférents à la formation de leurs employés Au chapitre des responsabilités, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : La détermination du personnel en lien avec des applications de gestion spécifiques Les budgets afférents à la formation de ses employés La création et la gestion des usagers (occasionnel) Le lien entre les collèges et la SRIC Le dépannage des usagers L hébergement de la base de données et la sécurité des données Signalons que la SRIC a amorcé un ambitieux plan de migration sur dix ans de ses applications vers une nouvelle architecture, privilégiant une approche d applications sur le WEB plutôt qu en mode client. Les déboursés du Cégep régional de Lanaudière afférents à ce plan de migration sont significatifs et militent en faveur d une utilisation optimale de nos systèmes de gestion et par conséquent d une formation plus adéquate des utilisateurs. Analyse : La responsabilité des directions à l égard de leur système de gestion gagnerait à être plus affinée. Peu de formations ont été offertes et sauf erreur le Cégep régional n a pas créé de groupes d usagers propres à chacun des systèmes permettant une certaine émulation entre les pairs ou encore l identification de certains «power users». Les prochaines années seront sous le signe du changement et de la révision des processus en lien avec la nouvelle mouture des systèmes SRIC. Cette nouvelle mouture s appuie sur d importants changements technologiques qui pourraient amener une plus grande dépendance à l égard du fournisseur et dans une certaine mesure une perte de contrôle sur les applications et la gestion des données. Enjeux particuliers : Le Cégep doit continuer de s investir dans la SRIC afin d influencer le développement et les priorités de développement des applications La formation sur les applications de gestion n a pas été optimale depuis leur déploiement. Les rôles et responsabilités à l égard des formations sont flous. Les prochaines années seront sous le signe du changement et de la révision des processus en lien avec les systèmes SRIC Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 12
Orientations : Élaborer et réaliser le plan de formation sur les systèmes SRIC en lien avec le déploiement de la nouvelle version de chacun de ces systèmes. Assumer un meilleur leadership chez les directions concernées en ce qui a trait à l utilisation des systèmes appropriés ou encore des modules de Bleumanitou. Maintenir une présence importante au sein de la SRIC afin d influencer et mieux intégrer les changements à venir dans nos organisations en regard aux applications informatiques. Poursuivre l évolution de nos systèmes en privilégiant l aspect transactionnel permettant l implantation de nouveaux processus en ligne. E. Environnement logiciel L environnement logiciel comprend les systèmes d exploitation déployés sur les postes informatiques, les logiciels compris dans la suite bureautique (Office), des logiciels utilitaires ainsi que des logiciels en lien avec la pédagogique. Au niveau de l environnement logiciel, les collèges et le centre administratif doivent défrayer à même leur budget de fonctionnement le coût des licences pour les logiciels ou encore assumer ces dépenses à même leur budget MAOB lorsqu il s agit d un achat de logiciel. Au chapitre des responsabilités à l égard de l environnement logiciel, les collèges assument la gestion des éléments suivants : Les choix des logiciels en lien avec la pédagogie Les choix budgétaires, les décisions d achat et l allocation des logiciels Le nombre de ressources allouées à l entretien de l environnement logiciel Le support aux usagers des collèges pour les logiciels Le déploiement des logiciels retenus par la formation continue dans les laboratoires dans les collèges Au chapitre des responsabilités, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : Le lien avec la Vitrine APO pour connaître les programmes particuliers d achat de certains logiciels La gestion de la licence CAMPUS pour les applications Microsoft La gestion de la licence avec McAfee pour les antivirus Le déploiement des logiciels retenus par la formation continue pour les laboratoires à Repentigny Le support aux usagers à Repentigny Les choix budgétaires, les décisions d achat et l allocation des logiciels Le nombre de ressources allouées à l entretien de l environnement logiciel L achat des logiciels pédagogiques communs On observe plusieurs phénomènes de concertation en vue de rechercher des économies dans le processus d achat de logiciels. Dans les pratiques actuelles, on constate qu il y a peu de support pour des logiciels en provenance du Centre collégial de développement du matériel didactique. Le cégep n est pas en reste quant au phénomène du logiciel libre de droits (Linux, logiciels de serveur et logiciels bureautiques). À l instar de sa voisine, la Commission scolaire des Affluents qui participe au projet MILLE, certaines applications au niveau des serveurs sont des logiciels libres de droits (Firewall, antipourriel). Toutefois, le cégep n a pas encore déployé des logiciels bureautiques libres de droits ni le système d exploitation Linux. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 13
Analyse : Tout le volet de l environnement logiciel soulève la dimension de la contemporanéité des logiciels mis à la disposition des enseignants et étudiants, du nombre suffisant de licences pour des fins d enseignement, de la capacité de répondre à l ensemble des besoins pédagogiques, la formation des enseignants sur ces logiciels ainsi que le support bureautique. En premier lieu, et dans la foulée des visées du plan stratégique où nous préconisons un environnement pédagogique de qualité, il est souhaitable à notre avis de rechercher à déployer des versions contemporaines de logiciels qui sont ou seront des standards en milieu universitaire ou sur le marché du travail. Une réserve doit toutefois s appliquer en matière de système d exploitation puisqu il est préférable dans ce cas précis d attendre une stabilité et une fiabilité reconnue avant de déployer un nouveau système d exploitation à large échelle. Il est nécessaire d appliquer dans ce secteur le principe de «l utilisateur responsabilisé» puisque le contexte actuel démontre la difficulté de notre organisation à apporter un quelconque support bureautique aux usagers. L implantation de nouveaux logiciels à des fins pédagogiques demandés par des enseignants pourrait comporter l obligation pour ces derniers de suivre la formation afférente. En matière de logiciel libre de droit, il est important de rester éveillé à l égard de cette tendance. Les expérimentations dans le secteur de l éducation et dans le milieu gouvernemental démontrent que l implantation d applications libres de droit ou encore de logiciels du même genre ne sont pas toujours aussi économiques qu on pourrait le penser. Le choix du logiciel libre doit être envisagé en tenant en ligne de compte en premier chef des besoins pédagogiques, des exigences du marché du travail, la nécessaire compatibilité avec d autres organisations et doit, au préalable, être analysé et approuvé par les services informatiques du collège et du Cégep régional en conformité avec le Règlement sur l informatique et la téléinformatique. Enjeux particuliers : Les montants budgétaires dans les collèges consacrés au renouvellement des licences ou à l achat de nouvelles versions de logiciels Le support bureautique ou logiciel aux usagers L émergence du phénomène du logiciel libre et ses impacts positifs éventuels sur notre organisation Orientations : Déployer des logiciels contemporains en lien avec les besoins pédagogiques et les exigences du milieu de travail et faire les investissements requis selon les moyens dont le Cégep dispose. Rechercher des économies d achat de logiciel en faisant certains investissements. Maintenir à jour les systèmes d exploitation après que leur stabilité et leur fiabilité aient été éprouvées. Déployer des logiciels libres de droits (pour des applications serveurs ou sur le plan bureautique) dans la mesure où ceux-ci permettent des économies réelles et répondent aux besoins pédagogiques, aux exigences du marché du travail et à des critères de compatibilité avec les autres organisations. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 14
Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Dreamweaver 36 licences Ébénisterie deux logiciels 2007 2008 2008-2009 CCJ CCL Photoshop achat 30 licences Autocad achat 25 licences Lotus Notes (bureautique) analyse Illustrator - analyse After Effet/Premiere analyse Maintien du budget annuel de location ou acquisition de logiciel F. L enseignement, l audiovisuel et les TIC Depuis plusieurs années, l enseignement a pu profiter de possibilités technologiques offertes initialement par l audiovisuel puis plus récemment encore, par les technologies de l information et des communications (TIC). Plusieurs enseignants utilisent aujourd hui couramment le WEB, des applications logicielles dont Powerpoint avec l aide de projecteurs numériques et ce pour leur enseignement. Les liens technologiques entre l audiovisuel et l informatique sont devenus évidents au fil des années. Le projecteur numérique est aujourd hui considéré comme un périphérique à un ordinateur, portable ou non. Afin de favoriser l utilisation des TIC à des fins d enseignement, les collèges et le Cégep régional ont réalisé un certain nombre d opérations. Il faut noter notamment : La répartition d ordinateurs selon des ratios locaux dans les bureaux d enseignants L acquisition d un certain nombre de projecteurs numériques et d ordinateurs portables Des activités de formation dans le cadre de PERFORMA ou autre portant sur les TIC et l enseignement Le déploiement d un site WEB avec un moteur d édition conviviale permettant la diffusion de contenus d enseignement L expérimentation de la plateforme pédagogique et virtuelle DECclic L allocation de laboratoires informatiques Le déploiement d outils de gestion de laboratoires informatiques L allocation d espaces virtuels sur les serveurs pédagogiques pour les enseignants Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 15
AUDIOVISUEL TERREBONNE L'ASSOMPTION JOLIETTE CENTRE FC (REP) Projecteurs 8 disponibles canon 6 14 + 1 FC 1 3 Caméras numériques 3 12 3 2 1 Caméras vidéo 3 6 4 + 7 (cinéma seulement) Tables 2 (cinéma audionumériques 2 3 seulement) Portables 3 (biblio) 2 gérés par le 5 service de la Vie 1 (Ébén.) pédagogique. 1 (Arts - Lettres) Disponibles 13 uniquement (sciences pour l'ensemble nature) des membres du personnel. traceur - 2 vieux P1 ébénisterie 4 ordi - Autres MOCN Total Au chapitre des responsabilités à l égard de l environnement audiovisuel et TIC, les collèges assument la gestion des éléments suivants : Les choix des appareils et des applications en lien avec la pédagogie Les choix budgétaires, les décisions d achat La maintenance des appareils Le prêt, la formation et le support aux usagers Analyse : Plusieurs facteurs nous mènent vers un mouvement important en matière d utilisation des TIC dans nos collèges. L embauche est de plus en plus accentuée de jeunes enseignants ayant été exposés au cours de leurs études à l utilisation des TIC et qui ont déjà apprivoisé ces outils. Les étudiants ont une certaine familiarité avec des outils axés sur le Web, mais certaines compétences doivent être raffinées. La plateforme pédagogique DECclic fait dorénavant partie du coffre à outils que nous pouvons mettre à la disposition des enseignants intéressés. Il faut toutefois être conscient que le recours de plus en plus étendu à la plateforme pédagogique virtuelle ajoutera aux besoins de disponibilité du parc informatique pour les étudiants. D autres outils sont déjà disponibles nous amenant ainsi à proposer que les prochaines années soient consacrées à augmenter l utilisation des outils déjà existants tout en étant à l écoute de nouveaux besoins pouvant être exprimés par des utilisateurs plus avancés. L information, la formation en matière de TIC et l accessibilité aux outils sont les clefs d un plus large déploiement des TIC dans les collèges. En matière d audio-visuel, les pratiques sont un peu floues. Les collèges ont investi des sommes pour des équipements, mais le support et l entretien pour ces appareils est de niveau différent d un collège à l autre. En matière de formation sur ces équipements, le Cégep régional n a pas encore pleinement adhéré au principe de «l utilisateur responsabilisé». Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 16
Enjeux particuliers : Les montants budgétaires dans les collèges pour l achat des équipements Les ressources liées au support aux usagers et plus particulièrement en matière de formation La disponibilité et l accessibilité des appareils Orientations : Déployer un ensemble de moyens afin de susciter une plus grande utilisation chez les enseignants des nombreuses ressources TIC disponibles. Adopter des mesures et des moyens privilégiant une philosophie de «l utilisateur responsabilisé» en matière d utilisation des équipements audio-visuels. Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Salle de conférence multimédia (projet Bell) 2 nouvelles classes multimédia (projet Bell) Ajout multimédia Local A-280 Ajout multimédia Local A-268 Ajout multimédia Local A-288 Renouvellement projecteurs mobiles CCJ Unités mobiles multimédia achat 10 unités Nouvelles classes multimédia projet sous analyse Nomination d un animateur TIC avec élaboration d un plan de développement des TIC local 2007 2008 2008-2009 CCL Classes multimédia finalisation d implantation Gestionnaire de contrôle des impressions implantation G. Le personnel et la formation La formation du personnel au chapitre de l informatique excluant le personnel spécialisé en informatique a été plutôt mince au cours des dernières années. Certaines initiatives ont quand même eu lieu, tantôt de façon collective, tantôt plus ciblée pour quelques personnes. Parmi ces initiatives, on peut signaler : Formation pour l ensemble du personnel du Cégep régional sur Outlook (formation de base, formation intermédiaire) Formation sur SPR, une application sur la réussite des étudiants, pour du personnel ciblé Formation sur des modules de Bleumanitou pour le personnel enseignant Formation sur des modules de Bleumanitou pour le personnel administratif Formation sur de nouveaux modules SRIC pour du personnel ciblé Formation pour du personnel ciblé sur l édition de contenus sur le nouveau site Web du Cégep régional Formation pour du personnel enseignant sur la plateforme pédagogique DECclic Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 17
Certaines formations pour du personnel enseignant dans le cadre de PERFORMA Formations sur de nouvelles technologies pour les enseignants dans le cadre d ateliers lors de la journée pédagogique commune Formation sur les outils de recherche disponibles à la bibliothèque N empêche que plusieurs conviendront que les connaissances du personnel autant administratif qu enseignant au chapitre de l informatique ne sont pas optimales. Au chapitre des responsabilités à l égard de la formation, les collèges assument la gestion des éléments suivants de concert avec la Direction des ressources humaines : L allocation budgétaire hors des montants normatifs prévus dans les conventions en lien avec les besoins identifiés L identification des besoins de formation La libération aux fins de la formation Analyse : Le perfectionnement et la formation du personnel sont des éléments essentiels de notre organisation comme l affirme d ailleurs notre plan stratégique (II-C). En matière informatique, plusieurs conviendront que les investissements au cours des premières années d implantation du Cégep régional ont été canalisés vers des infrastructures informatiques nécessaires pour les besoins de la pédagogie et de l administration. La formation n aura pas été au premier plan des préoccupations. Une recension des besoins de formation a été réalisée par la Direction des ressources humaines, mais aucun plan précis de formation n a encore résulté de ce travail. Pour les uns, une formation fondamentale en informatique presse, pour les autres, des formations spécifiques apparaissent davantage pertinentes. Devant des besoins aussi disparates, les normes budgétaires standards et conventionnées apparaissent insuffisantes. Il importe de rappeler que la responsabilité première en matière de formation repose sur l employé et son supérieur immédiat. L un et l autre doivent identifier et convenir des éléments de formation en lien avec les fonctions de travail et nécessaires au développement de l employé. Enjeux particuliers : Analyse des besoins de formation Les disponibilités budgétaires pour des projets de formation La responsabilité de la formation Orientations : Préciser formellement les responsabilités de formation en matière informatique, TIC, bureautique et systèmes de gestion au sein du Cégep régional. Élaborer annuellement un calendrier de formations privilégiant les besoins informatiques d abord à vocation pédagogique et ensuite administrative. Dégager les ressources financières nécessaires pour réaliser l ensemble du calendrier des formations. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 18
Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Inventaire des besoins de formation du personnel enseignant et élaboration d un plan en conséquence Inventaire des besoins de formation du personnel administratif et élaboration d un plan en conséquence Réalisation du plan de formation 2007 2008 2008-2009 CCJ CCL CA Inventaire des besoins de formation du personnel enseignant et élaboration d un plan en conséquence Inventaire des besoins de formation du personnel administratif et élaboration d un plan en conséquence Réalisation du plan de formation Inventaire des besoins de formation du personnel enseignant et élaboration d un plan en conséquence Inventaire des besoins de formation du personnel administratif et élaboration d un plan en conséquence Réalisation du plan de formation Inventaire des besoins de formation du personnel administratif et élaboration d un plan en conséquence Réalisation du plan de formation H. Les équipes techniques Plusieurs équipes techniques sont déployées afin de répondre aux besoins en TI et en audiovisuel du Cégep régional. Personnel pour l année 2004 2005* Personnel (ETC) Terrebonne L'Assomption Joliette Centre Technicien informatique 1 2 2,6 2 Professionnel 0 0 1 Technicien/magasinier audio-visuel 0 1 0 Total 1 3,6 3 *La Formation continue défraye des imputations pour du support informatique dans les collèges et au centre administratif. Le domaine de l informatique étant ce qu il est, la plupart des employés ont des responsabilités et des champs d expertise très spécifiques. Ainsi, une technicienne au centre administratif a la responsabilité de la gestion de la base de données Oracle, des applications de la SRIC et du support aux usagers. Dans chaque collège, un technicien aura une responsabilité particulière quant à la gestion du réseau. Les projets de développement en informatique sont habituellement analysés et opérationnalisés par le professionnel. Certains techniciens ont une responsabilité spécifique à l égard de l entretien du parc informatique. Signalons que les techniciens sont appelés à offrir un peu de formation auprès des employés, notamment par exemple à Joliette par le biais d ateliers pratiques. Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 19
La Direction informatique recherche une certaine cohésion dans les opérations informatiques tout en étant à l affût de certaines opportunités qui pourraient être bénéfiques pour les collèges. Ainsi, un comité régional informatique est opérationnel depuis deux ans et permet aux techniciens des collèges de se rencontrer et d échanger sur des problèmes communs ou encore des pratiques à développer. Au chapitre des responsabilités à l égard des équipes techniques, les collèges assument la gestion des éléments suivants : L identification des besoins de formation des techniciens du collège La libération aux fins de la formation L allocation budgétaire hors des montants normatifs prévus dans les conventions en lien avec les besoins identifiés La gestion quotidienne des opérations informatiques au collège Le développement de certaines applications Au chapitre des responsabilités à l égard de son équipe technique, le centre administratif assume la gestion des éléments suivants : L allocation budgétaire hors des montants normatifs prévus dans les conventions en lien avec les besoins identifiés L identification des besoins de formation des employés informatiques au centre La libération aux fins de la formation spécialisée La gestion quotidienne des opérations informatiques au centre La création d outils permettant de faciliter les opérations entre des serveurs régionaux et la création de comptes d usager dans les collèges Le support technique aux équipes techniques des collèges pour des opérations centralisées Le développement de certaines applications Certains enjeux particuliers se dégagent pour les prochaines années soit : Les disponibilités budgétaires pour des projets de formation L absence de redondance d expertise dans les équipes L absence d une réelle coordination régionale La régionalisation des ressources informatiques Le transfert d expertise Orientations : Élaborer et réaliser un plan de formation spécialisée pour les techniciens informatiques ainsi que le professionnel Permettre des formations particulières de certains techniciens pour supporter l implantation de technologies innovatrices Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 20
Voies d action : COLLÈGE MOYENS RETENUS : 2006 2007 CCT Formation Windows 2003 Formation CITRIX avancé Formation Windows Longhorn 2007 2008 2008-2009 CCJ CCL CA Formation Terminal Server Remplacement temporaire d une technicienne Formation Zenworks Terminal Server Formation Novell Autres formations Formation Windows 2003/Linux Formation Sécurité des réseaux Formation accès sans fil I. Le support et soutien Nous avons déjà fait valoir dans les pages précédentes le fait que le support aux usagers était à l heure actuelle déficient dans plusieurs secteurs : support en matière de bureautique, support en matière d initiation au maniement des appareils audiovisuels, support aux étudiants à l amorce de leurs études collégiales. De façon générale, bien que les collèges aient de façon plus ou moins prononcée selon les cas établi des balises et communiqué celles-ci à leur personnel, on ne peut pas clairement affirmer que le Cégep régional et ses collèges ont établi une entente de support et de soutien avec les usagers («Service level agreement»). S il existe des ententes de service avec la SRIC et les modules transactionnels de Bleumanitou, le RISQ ou encore DECclic, les paramètres de celles-ci ne sont pas connus des usagers. Ainsi, une panne de bande passante du RISQ seraitelle rétablie à l intérieur de 4 heures? 12 heures? 24 heures? La même question peut se poser pour une panne venant affecter un laboratoire pédagogique, le réseau d un collège ou un accès à distance. Parallèlement, il faut se questionner sur le niveau de support qu on entend accorder selon les différents services informatiques qui sont offerts. S il est fondamental que le réseau informatique d un collège soit pleinement fonctionnel entre 7 h 30 et 22 h, sa fonctionnalité est-elle aussi cruciale entre 23 h et 7 h du matin? Au cours du week-end? Une panne des services Internet (serveur de courriel, serveur Web) est-elle inacceptable durant les week-ends? L accès VPN doit-il être fonctionnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Selon les réponses souhaitées à chacune de ces situations, le phénomène des ressources (humaines ou technologiques) à y consacrer est directement interpellé. L informatique est une composante essentielle du fonctionnement de nos organisations. L ampleur de la croissance des produits informatiques à entretenir, à supporter ainsi que les exigences des usagers font que les services informatiques doivent être à l heure actuelle constamment en éveil. Cette situation ne tend pas à se résorber puisque le déploiement de nouvelles fonctionnalités pour l accès à distance et des modules transactionnels ajoutent encore à la responsabilité. Certains enjeux particuliers se dégagent pour les prochaines années soit : Une entente de services entre les usagers et les services informatiques Une adéquation entre le niveau de support requis ou souhaité et les ressources (technologiques ou humaines) déployées La recherche de partenariats au chapitre des ressources informatiques Adopté par le conseil d administration 6 février 2006 21