Direction générale de l'administration Direction des technologies de l'information Strasbourg, le 20 septembre 2012 Tableau de gestion Comité du Personnel 1. Activités Le Comité du Personnel (CdP) est l'organe statutaire chargé de représenter les intérêts généraux des agents en activité et des pensionnés dans les relations avec la direction de l', en particulier le Secrétaire Général, la Secrétaire Générale Adjointe et le Comité des Ministres. Il veille également à ce que les principes et idéaux prônés à l'extérieur par le Conseil de l'europe soient appliqués de la même façon à son personnel. Le Règlement intérieur du CDP est établi selon l'article 2, paragraphe 6, de l'annexe I au Statut des Agents et de la Résolution de l'assemblée générale du personnel. Le secrétariat du CDP est chargé de mener à bien les travaux du CDP. 2. Notes explicatives Concernant l accès à l information, les documents d une valeur permanente peuvent être déclassifiés après 30 ans, à l exception de ceux qui portent des données à caractère personnel telles que les noms des personnes. Ces documents peuvent être rendus publics uniquement par consentement explicite de la personne concernée ou après traitement adéquate visant à supprimer ces données personnelles. 3. Signatures Nom Signature Date Président du CDP Correspondant archives Chef de la Division de la gestion de l'information G. Palmieri V. Jeannin E. Sodomova
2 / Conduire l'assemblée générale du personnel / Conducting the General Meeting of Staff Dossiers de l'assemblée générale du personnel - Convocations - Rapport d'activité du CDP - Rapport d'activité de l'amicale - Projets de résolutions - Rapport de réunion - Candidatures des agents à la Présidence Word, PDF ou e-mail 30 ans Destruction Interne Par année, 10 ans réunion Résolutions adoptées par l'assemblée générale du personnel Permanent Conservation Restreint Par année, 10 ans réunion Records transitoires relatifs à la conduite de l'assemblée générale du personnel Echange sur la préparation des réunions Word, PDF ou e-mail A garder jusqu à la prochaine réunion Destruction Confidentiel Chronolog. Conduire le Comité du personnel / Conducting the Staff Committee Dossiers des réunions plénières du CDP - Rapport de réunion plénière (version détaillée ou officielle) 10 ans Sélection Confidentiel Réunion hebdomadaire Par réunion OJ des réunions plénières du CDP 10 ans Destruction Interne Par réunion
3 Rapports des réunions plénières du CDP Version officielle des rapports Dossiers des réunions du Bureau - Rapport de réunion Dossiers des réunions des Groupes de travail (GT) - Rapport de la réunion Dossiers des réunions avec l'administration et/ou l'exécutif - Rapports de réunion Dossiers relations CDP / agents Echanges et autres documents concernant les relations avec des agents, des anciens agents et des groups d'agents (syndicats) Records transitoires relatifs à la conduite du CDP - Echange sur la préparation des / Word, PDF ou e-mail Permanent Conservation Interne Par réunion 10 ans Sélection d'information utile Sélection 10 ans Sélection E-mail Sélection (Mailbox CDP) A garder jusqu'à fin du traitement Interne Interne Interne Confidentiel Les GT sont établis à chaque nouveau Mandat. Certains sont reconduits. Par réunion Par Groupe de travail / thème, puis par année ou réunion Par type de réunion, puis par réunion Par thème Destruction Confidentiel Par réunion
4 / réunions - Versions non finalisées des documents Représenter le personnel au sein des organismes du CdE / Representing staff in CoE bodies 1. Travaux du CDP / CDP work Commentaires CDP sur la règlementation concernant le personnel Consultation statutaire sur la réglementation concernant le personnel par la DGA. - Memo de la DGA avec le brouillon - Réponse du CdP - Echange subséquent - Information sur le texte final Commentaires CdP sur les avis de vacances Validés par le Président CdP et envoyés à la Commission des nominations Echanges avec la Commission contre le harcèlement Echanges relatifs à la désignation des représentants du CDP Echanges COS - Mémos au COS (demande d'inscription d'un point à l'oj) - Consultations entre les membres du COS Word, e-mail (PF) Word ou e-mail 10 ans après la publication du texte 10 ans après la publication du texte Destruction Restreint Par demande Destruction 20 ans Destruction Interne Par catégorie (A, B, C, L), puis chronol. Word 10 ans Destruction Confidentiel Par année Word, e-mail Sélection Confidentiel Un mémo peut devenir un document COS Par année référence
5 / - Echanges techniques avec la DRH Liste des représentants au Conseil de discipline - Liste des représentants désignés par le SG - Liste des représentants désignés par le CDP Word, PDF ou e-mail 10 ans Destruction Confidentiel Par année, 10 ans réunion Records transitoires relatifs à la représentation du personnel au sein des organismes du CdE - Echange CDP / DRH - Echange avec les représentants possibles désignés par le CDP relatif au Conseil de discipline - Projets d avis de vacances et Commentaires membres CdP - Echange CDP / Commission des nominations E-mail (Mailbox du CDP) A garder jusqu'à la fin du traitement Destruction Confidentiel Par Comité, année 2. Dossiers relatifs aux organismes du CdE dans lesquels le CDP représente le personnel / Files pertaining to CoE bodies in which the CDP represents staff Dossiers des organismes dans lesquels le CDP représente le personnel Concernent des commissions et comités, tels que COS, CHS, Commission des nominations, Commission d appréciation, Commission contre le harcèlement, Commission pour l égalité des chances, etc. Ces dossiers peuvent inclure : Word, PDF ou e-mail / 10 ans Révision de la Confidentiel Dossiers incomplets ne comprenant pas les documents secrets. DRH ou DLOG : détenteurs des records. Dès que ces organismes avec les dossiers master seront dans le RMS, l accès Par organisme, année, puis par réunion
6 / - Convocation - Rapport de réunion devrait être donné au CdP et ces s détruites. Représenter le personnel à la Coordination / Representing staff at the Co-ordination system 1 Dossiers des réunions du CRP - Rapport de la réunion du CRP 30 ans Destruction Restreint Par année 5ans Destruction Dossiers des réunions conjointes CRSG-CRP, CCR-CRP, CCR- CRP-CRSG Une sélection 10 ans Destruction Restreint Par collège, année Destruction Par année, collège Rapports des réunions conjointes CRSG-CRP, CCR-CRP, CCR- CRP-CRSG 30 ans Destruction Restreint Par collège, année 5ans Destruction Par année, collège Rapports CCR La série CCR/R inclut : - Rapports du Président du CCR - Rapports CCR avec recommandations et papier Destruction Restreint Le doit être conservé indéfiniment par le détenteur du Record du CdE. Par type de rapport puis par année 1 La plupart de documents de la Coordination, ainsi que de la SCAP, sont disponibles en format PDF sur le site SIRP/ISRP (dans la partie "Coordination").
7 - Autres rapports CCR sans les recommandations Dossiers de consultation SCAP - Propositions de la SCAP - Avis du CRP - Echange SCAP / CRP Dossiers des réunions des Groupes de travail tripartites Concerne le travail préparatoire (documents techniques) en vue de l élaboration de recommandations pour le CCR Records transitoires relatifs aux réunions de la Coordination - Calendrier des réunions - Discours des représentants du CdE au CRP / e-mail, Word ou PDF Le CM intègre les rapports CCR dans leurs documents. 10 ans Destruction Restreint Chronolog. Destruction Restreint Les Groupes de travails sont numérotés au fur et à mesure de leur création (TWG1, TWG2 ) Tenir à jour n/a Restreint Transmis par le secrétariat du CCR Tenir à jour Par thème, puis chronolog. Word Destruction Restreint Chronolog. n/a Collaboration avec des réseaux professionnels et des associations / Collaborating in professional networks and associations Dossiers CAPOI - Actes ou rapport de la réunion - Contributions du CDP du CdE 10 ans Destruction Public Documents officiels disponibles sur le site de la CAPOI Par conférence Records transitoires relatifs aux conférences du CAPOI - Préparation des invitations E-mail ou Word (Mailbox du CDP) A garder jusqu à la fin de la conférence Destruction Interne Chronolog.
8 Abréviations utilisées: - CAPOI : Conférence des associations du personnel des organisations internationales / CSAIO: Conference of Staff Associations of International Organizations - CCR : Comité de Coordination sur les Rémunérations - CHS : Comité d'hygiène et de sécurité - COS : Comité de surveillance en matière de protection médicale et sociale - CRP : Comité des Représentants du Personnel des s - CRSG : Comité des Représentants des Secrétaires/Directeurs généraux - SCAP : Section commune des Administrations des pensions - SIRP : Service International des Rémunérations et des Pensions / ISRP : International Service for Remunerations and Pensions Activités administratives/de support / Note / justification Gestion des finances / Finance management Dossiers financiers des missions - Ordre de mission - Confirmation de paiement par les Finances (extraction FIMs) - Factures relatives aux missions - Esterel (détail du voyage) Echanges avec le CRP pour les remboursements Dossiers des contributions Ex : prise en charge d'un repas lors d'un 'événement - Facture - Demande de PO (extraction FIMs) Dossiers du contrôle financier - Délégation de la responsabilité et (en attente réponse des Finances) E-mail (en attente réponse des Finances) Destruction Confidentiel Par année Destruction Confidentiel Par année 10 ans Destruction Confidentiel Chronolog. 10 ans Destruction Confidentiel Chronolog.
9 / Note / justification de l'autorité financière - Tableau des signatures Gestion du programme et du budget / Programme and budget management Echanges avec la DPFL E-mail (mailbox du CdP) Documents sur le suivi du budget - Suivi du budget mission - Autre budget 2 ans Destruction Confidentiel Destruction Confidentiel Chronolog. Gestion des ressources humaines / Human resources management Dossiers des recrutements - Echange avec la DRH Dossiers des stagiaires - Echange avec la DRH - Lettre de recommandation E-mail (Inbox du Président) 2 ans Destruction Confidentiel Destruction Confidentiel Chronolog. Tableaux des absences Excel Tenir à jour Destruction Confidentiel Chronolog. Fournir des services d'information / Provision of information services 1 an (le tableau de l'année précédente) Demandes et réponses Concernent demandes externes, par ex. demandes de la CAPOI e-mail Sélection Confidentiel Par thème Communication interne / Internal communication Fichiers Intranet (dont présentation du CDP) Share du serveur web Tenir à jour Restreint
10 Dossiers "correspondant Archives" Dossiers des réunions internes - Résumé des décisions prises / Note / justification E-mail 1 an Confidentiel Chronolog. Word 1 an Confidentiel Par année Gestion des documents / Documents management Correspondance - Chrono Confidentiel Par courrier entrant ou sortant, puis chronolog. Rapports de mission Excepté les rapports de mission de la Coordination (conservés dans le dossier Coordination) Word ou e-mail Confidentiel Par année Records transitoires relatif à la gestion des documents / Transitory records related to documents management Document templates - Logo du CDP et de l'ag - Document avec logo et en-tête Electronique Tenir à jour Interne