STAGE DE FORMATION ET DE RECYCLAGE SUR LES TECHNIQUES DOCUMENTAIRES ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS. Organisé par

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1 NOM DE VOTRE INSTITUTION (Logo de l institution) STAGE DE FORMATION ET DE RECYCLAGE SUR LES TECHNIQUES DOCUMENTAIRES ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS Organisé par L Association Francophone des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents (AFPROGED) Zone Afrique et Moyen Orient Lomé, du 02 au 13 avril 2012 (HOTEL St MANICK à Lomé-Togo) RAPPORT DU STAGE Présenté par :

2 INTRODUCTION Du 02 au 13 avril 2012, s est tenu à Lomé (TOGO) un stage de formation et de recyclage sur les techniques documentaires et la gestion électronique des documents. Le stage a eu lieu à HOTEL St MANICK. Nous avons eu l opportunité de participer à ce stage grâce à la volonté des responsables de notre structure à qui j adresse ici mes sincères remerciements. Ce stage m a permis de renforcer mes capacités et d améliorer mes compétences en matière d organisation, de gestion des documents et archives administratifs ainsi que la tenue et la gestion du courrier. J ai également appris comment créer et gérer un service d archives et de documentation. Le présent rapport rend compte du déroulement du stage, des nouvelles connaissances acquises et des perspectives que je souhaite mettre en œuvre pour améliorer mes prestations et pour rendre efficaces mes prestations au sein de notre structure. I- ORGANISATION DU STAGE 1.1. Organisation du stage Le stage est organisé par l Association Francophone des Professionnels de la Gestion Electronique des Documents (AFPROGED) Zone Afrique et Moyen Orient. Créée en 2006, l AFPROGED est l association professionnelle du numérique (dématérialisation, gestion de contenu et de document, archivage, capture, éditique, workflow,...). Elle regroupe une centaine d adhérents représentant l ensemble des acteurs professionnels (éditeurs, constructeurs, distributeurs, intégrateurs, prestataires de services, sociétés de conseil, tiers

3 archiveurs, gestionnaires de documents ) de ce Secteur en plein développement. Au cœur de la réflexion sur le document numérique, la gestion de l'information non structurée (ECM) et l économie de l immatériel, l AFPROGED joue un rôle déterminant en matière d information, d étude, de formation, mais aussi de normalisation. L association s est ouverte sur l Europe et à l international. C est pourquoi, dans le souci de décentraliser ses structures il a crée en 2009, la Section Afrique et Moyen Orient. L AFPROGED s'est donnée pour mission d'accompagner le passage de l'économie des supports le plus souvent "papier" à une économie des flux d'informations multimédia et numérique. Cette mutation est à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, culture et usages Les objectifs du stage La gestion efficace des documents et archives administratives reste toujours le souci majeur des institutions et entreprises administratives. Elle mobilise des ressources financières énormes sans toutefois donner des satisfactions recherchées. - Comment valoriser les archives et maîtriser les flux de documents dans l entreprise? - Comment rationaliser les processus de traitement des documents? - Comment préserver les documents pour les conserver à long terme et les retrouver sans difficulté? - Permettre aux professionnels et aux Secrétaires de se doter d outils indispensables pour une meilleure gestion des documents et archives ainsi que les dossiers dans les services. Telles sont les préoccupations auxquelles s est atteler le stage. Le stage s adresse aux Responsables des services d archives et de documentation, Archivistes, Documentalistes, Secrétaires de direction et toutes les personnes ayant à charge la gestion des archives et documentation dans l administration de leur entreprise.

4 1.3. L encadrement du stage Le stage est encadré par des professionnels en Gestion documentaire, Communication, Gestion Electronique des Documents et en informatique de 10 à 30 ans d expérience venus d Afrique et d Europe. ASSIGBE Koami Consultant Spécialiste en documentation et TIC 30 ans d expérience Président Mme Yasmine MOUCKTAR Spécialiste en documentation 18 ans d expérience Joseph Y. AMEKOTOU Consultant Expert en Informatique et Gestion Electronique des Documents (GED) Holonou K. Junior DANKLOU Consultant Expert en Communication, Marketing et gestion documentaire Spécialiste de la GED 15 ans d expérience Jean GARROS Spécialiste en Informatique documentaire 20 ans d expérience

5 II- DEROULEMENT DU STAGE 2.1. Programme du stage Le programme suivant a été établi Jour 1 9 H00 à 13 H00 (Pause café de 11 H00 à 11 H 30) - Présentation des participants et des formateurs - Discussion sur les conditions de logement et de travail - Remise des documents de travail aux stagiaires - Présentation des modules de cours - Présentation du calendrier de la formation - Exposé et attentes des stagiaires Jour 2 à Jour 9 9 H00 à 14 H30 (Pause café de 11H30 à 12 H 30) - Cours par module Jour H00 à 14 H00 - Plénière : Synthèse des cours - Evaluation des cours par rapport aux attentes des stagiaires - Echange d expériences - Remise des attestations de stage - Rafraichissement. Fin du stage

6 2.2. Déroulement des cours Les cours se sont déroulés en quatre modules correspondant aux domaines de spécialité des gestionnaires de l information documentaire et des Secrétaires de direction conformément au calendrier ci- après.

7 LES MODULES DES COURS Module I : La gestion des archives dans une entreprise -Gestion, Traitement et classement des archives courantes dans les bureaux -Gestion des documents semi-actifs ou archives intermédiaires -Traitement des archives définitives ou historiques -Elaboration du plan de classement -Le Calendrier de conservation -Les bordereaux de versement et d élimination des archives -Gestion du courrier et classement des dossiers au secrétariat Module II : La gestion d un service de Documentation et de Bibliothèque -Les objectifs d un service de documentation, d information ou d une bibliothèque -Typologie des bibliothèques et centres de documentation -La constitution du fonds documentaire -La chaîne documentaire -Le traitement des ouvrages et brochures -Le traitement et le dépouillement des périodiques -La diffusion de l information Module III : La Gestion Electronique des Documents (GED) Le Concept de la GED 01-Les techniques de la GED 02-Les outils de la GED 03-Les Solutions GED 04- La mise en place d un projet de GED 05- La veille technologique 06- Pratique Utilisation d un logiciel de GED

8 Module IV : L informatique documentaire Cas pratique : Le CDS/ISIS de l UNESCO - Acquisition du logiciel - Installation du logiciel - Création de bases de données - Utilisation de la base de données - Recherche dans la base de données 2.3. Connaissances acquises 2.4. Mes impressions sur le stage

9 III- PERSPECTIVES D UTILISATION DES CONNAISSANCES ACQUISES 3.1. Etat actuel des activités dans mon service 3.2. Amélioration à apporter IV- MES SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS 4.1. Mise en place d un système efficace des gestion ( du courrier, des archives, de la documentation).. Nous proposons l appui d un spécialiste (consultant) en vue de nous aider à Ce consultant peut être recruté auprès de l AFPROGED.

10 4.2. Acquisition de matériel adéquat 4.3. Utilisation d un guide de gestion (du courrier, des archives, de la documentation) 4.4.

11 CONCLUSION Ce stage m a permis de renforcer mes compétences en matière de et d apprendre de nouvelles méthodes de travail. J espère donc à l issue de ce stage améliorer mes prestations et accroitre ainsi l efficacité administrative de notre entreprise. J espère que mes suggestions et recommandations en vue d améliorer les services trouveront un intérêt favorable auprès de mes responsables hiérarchiques pour asseoir un système efficace en matière de la gestion de ( du courrier, des archives, de la documentation) Fait à.le, Signature