MESS ADMINISTRATIO N ADMINISTRATION DES MESS

A-AD-262-000/AG-000 MESS ADMINISTRATIO N (BILINGUAL) STOCK REPRlNT: All changes incorporated up to and including change 2 dated 1984-07-12 ADMINISTRATION DES MESS (BILINGUE) RÉIMPRESSION DU STOCK: Tous les modificatifs sont inclus, y compris le 2 modificatif du 1984-07-12 Issued on Authority of the Chief of the Defence Staff Publieé avec I'autorisation du Chef de l'état-major de la Défense OPI: DPERA BPR: DELPC 1982-07-29 Ch/Mod. 2 1984-07-12

A -AD-262-000 /AG-000 LIST OF EFFECTIVE PAGES ÉTAT DES PAGES EN VIGUEUR Insert latest changed pages; dispose of superseded pages in accordance with applicable orders. Insérer les pages le plus récemment modifiées et disposer de celles qu'elles remplacent conformément aux ordonnances applicables. NOTE On a changed page, the portion of the text affected by the latest change is indicated by a vertical line in the margin of the page. Changes to illustrations are indicated by miniature pointing hands or black vertical lines. Total number of pages in this order is 128 consisting of the following: NOTA Dans une page modifiée, Ia partie du texte affectée par le plus récent modificatif est indiquée par une ligne verticale dans Ia marge. Les modifications aux illustrations sont indiquées par des mains miniatures à l'index pointé ou des lignes verticales noires. La présente ordonnance comprend 128 pages réparties de Ia façon suivante: Page No. Change No. Numéro de page Numéro de modificatif Title A, B/C i/ii iii to vii/viii 1-1, 1-2 2-1 to 2-9/2-10 2A-1, 2A-2 2B-1/2B-2 2C-1/2C-2 2D-1/2D-2 2E-1/2E-2 2F-1/2F-2 2G-1/2G-2 2H-1/2H-2 2J-1/2J-2 3-1 to 3-11/3-12 3A-1, 3A-2 3A1-1 to 3A1-3/3A1-4 3B-1 to 3B-6 3B1-1, 3B1-2 3B2-1 to 3B2-3/3B2-4 3B4-1 to 3B4-8 3C-1 to 3C-5/3C-6 3C1-1, 3C1-2 3C2-1, 3C2-2 3C3-1, 3C3-2 4-1 to 4-5/4-6 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Titre A, B/C i/ii iii à vii/viii 1-1, 1-2 2-1 à 2-9/2-10 2A-1, 2A-2 2B-1/2B-2 2C-1/2C-2 2D-1/2D-2 2E-1/2E-2 2F-1/2F-2 2G-1/2G-2 2H-1/2H-2 2J-1/2J-2 3-1 à 3-11/3-12 3A-1, 3A-2 3A1-1 à 3A1-3/3A1-4 3B-1 à 3B-6 3B1-1, 3B1-2 3B2-1 à 3B2-3/3B2-4 3B4-1 à 3B4-8 3C-1 à 3C-5/3C-6 3C1-1, 3C1-2 3C2-1, 3C2-2 3C3-1, 3C3-2 4-1 à 4-5/4-6 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Zero in Change No. Column indicates an original page. Copyright 1982 by DND Canada Zéro dans la colonne des modificatifs indique une page originale. Copyright 1982 par MDN Canada Ch 2 1984-07-12 A Mod. 2 1984-07-12

A-AD-262-000/ AG-000 LIST OF EFFECTIVE PAGES (cont'd) ÉTAT DES PAGES EN VIGUEUR (suite) Page No. Change No. Numéro de page Numéro de modificatif 5-1 to 5-4 5-5 to 5-6A/5-6B 5-7 to 5-10 5A-1, 5A-2 0 5A-3 2 5A-4 2 5A-5 to 5A-7/5A-8 0 5A1-1 to 5A1-4 0 5A2-1 to 5A2-4 0 5B-1, 5B-2 0 6-1 to 6-6 0 7-1 to 7-4 0 7A-1 to 7A-2 0 7A1-1 to 7A1-6 0 0 1 0 5-1 à 5-4 0 5-5 à 5-6A/5-6B 1 5-7 à 5-10 0 5A-1, 5A-2 0 5A-3 2 5A-4 2 5A-5 à 5A-7/5A-8 0 5A1-1 à 5A1-4 0 5A2-1 à 5A2-4 0 5B-1, 5B-2 0 6-1 à 6-6 0 7-1 à 7-4 0 7A-1 à 7A-2 0 7A1-1 à 7A1-6 0 Zero in Change No. Column indicates an original page. Zéro dans lacolonne des modificatifs indique une page originale. The contact offficer for this publication is DPERA 4. La personne responsable de cette publication est DELPC 4. Ch 2 1984-07-12 B/C Mod. 2 1984-07-12

A-AD-262-000 /AG-000 FOREWORD 1. A-AD-262-000/AG-000. Mess Administration, is issued on authority of the Chief of the Defence Staff. 2. A-AD-262-000/AG-000 dated 29 August 1982 is effective on receipt and supersedes CFP 262 Dated 27 October 1975. 3. Suggestions for amendments shall be forwarded through normal channels to National Defence Headquarters, Attention DGPS/DPERA. AVANT-PROPOS 1. L'A-AD-262-000/AG-000, Administration des mess, est publiée avec l'autorisation du Chef de l'état-major de Ia Defense. 2. L'A-AD-262-000/AG-000 datée du 29 août 1982 entre en vigueur dès réception et remplace la PFC 262 du 27 octobre 1975. 3. Toute proposition de modification au présent manuel doit être envoyée par Ia voie réglementaire au Quartier général de la Défense nationale, compétence du Directeur général Services du personnel (DGSP), Direction Éducation physique, loisirs et commodités (DEPLC). i/ ii

A-AD-262-000/ AG-000 TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES PAGE PAGE CHAPTER 1 INTRODUCTION 1-1 CHAPITRE 1 INTRODUCTION 1-1 General Application Terminology 1-1 1-1 1-1 Généralités Applications Terminologie 1-1 1-1 1-1 CHAPTER 2 ORGANIZATION 2-1 CHAPITRE 2 ORGANISATION 2-1 Authority and Responsibility Number and Type of Messes Management of a Mess Functions of a Mess Committee Composition of a Mess Committee Supervising Officer Mess Manager Terms of Reference Personal Interest Mess Administration Mess Organization: General Mess Organization: Specific Mess Membership Public Support of Messes Accounting Procedures Personnel Policy 2-1 2-1 2-1 2-2 2-2 2-3 2-4 2-4 2-5 2-5 2-7 2-8 2-9/2-10 2-9/2-10 2-9/2-10 Autorité et responsabilité Nombre et type de mess Gestion d'un mess Fonctions du conseil d'administration d'un mess Composition du conseil d'administration d'un mess Officier superviseur Régisseur du mess Attributions Avantage personnel Administration du mess Organisation du mess Généralités Description de l'organisation d'un mess Soutien financier public Procédures comptables Politique sur le personnel 2-1 2-1 2-1 2-2 2-2 2-3 2-4 2-4 2-5 2-5 2-7 2-8 2-9/2-10 2-9/2-10 2-9/2-10 ANNEXES ANNEXES A TERMS OF REFERENCE: 2A-1 SUPERVISING OFFICER B MESS COMMITTEE 2B-1/2B-2 RESPONSIBILITIES: PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE C MESS COMMITTEE 2C-1 /2C-2 RESPONSIBILITIES: VICE-PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE D MESS COMMITTEE 2D-1 /2D-2 RESPONSIBILITIES: MESS SECRETARY E MESS COMMITTEE 2E-1/2E-2 RESPONSIBILITIES: FINANCE MEMBER A ATTRIBUTIONS: OFFICIER 2A- 1 SUPERVISEUR B RESPONSABILITÉS DU 2B -1/2B- 2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: PRÉSIDENT DU CONSEIL C RESPONSABILITÉS DU 2C-1/2C-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL D RESPONSABILITÉS DU 2D-1/2D-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: SECRÉTAIRE E RESPONSABILITÉS DU 2E-1 /2E- 2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: TRÉSORIER iii

A-AD-262-000/ AG-000 PAGE F MESS COMMITTEE 2F-1/2F-2 RESPONSIBILITIES: ENTERTAINMENT MEMBER G MESS COMMITTEE 2G-1/2G-2 RESPONSIBILITIES: BAR MEMBER H MESS COMMITTEE 2H-1/2H-2 RESPONSIBILITIES: OTHER COMMITTEE MEMBERS PAGE F RESPONSABILITÉS DU 2F -1/2F-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DES ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES G RESPONSABILITÉS DU 2G- 1/2G-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DU BAR H RESPONSABILITÉS DU 2H-1/2H-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: AUTRES MEMBRES DU CONSEIL CHAPTER 3 ADMINISTRATION 3-1 CHAPITRE 3 ADMINISTRATION 3-1 Constitution and By-laws Mess Meetings Payment into Mess Funds Temporary and Attached Duty Mess Bill Mess Entertainment Base Commander/ Base Chief Warrant Officer Suggestions and Complaints Alcoholic Beverages Discipline Guests Visits to Messes Mess Expenditures Loss or Damage of Non-public Property Write-off Furniture and Equipment Disposal Regular and Reserve Forces Accounts and Audit Retention and Destruction of Institute Document Policy Book Budget Preparation and Submission 3-1 3-1 3-2 3-4 3-4 3-5 3-6 3-6 3-7 3-7 3-8 3-8 3-8 3-9 3-9 3-10 3-10 3-10 3-11/3-12 3-11/3-12 Statuts et règlements Réunions du mess Alimentation des fonds du mess Service provisoire et service détaché Compte de mess Activités récréatives du mess Commandant de la base/adjudant-chef de la base Suggestions et plaintes Boissons alcooliques Discipline Invités Visites au mess Dépenses du mess Perte ou endommagement d'un bien non public Radiation Disposition du mobilier et de l'équipement Comptes et vérification des comptes des forces régulières et de réserve Conservation et destruction des documents des mess Livre des règlements du mess Préparation et dépôt du budget 3-1 3-1 3-2 3-4 3-4 3-5 3-6 3-6 3-7 3-7 3-8 3-8 3-8 3-9 3-9 3-10 3-10 3-10 3-11/3-12 3-11/3-12 ANNEXES ANNEXES A B C SAMPLE MESS CONSTITUTION CONDUCT OF MEETINGS BUDGET PREPARATION AND SUBMISSION 3A -1 A STATUTS TYPES D'UN MESS 3B -1 B DÉROULEMENT DES RÉUNIONS 3C-1 C PRÉPARATION ET DÉPÔT DU BUDGET 3A-1 3B-1 3C-1 iv

A-AD-262-000/ AG-000 CHAPTER 4 SHIPS' MESSES PAGE 4-1 PAGE CHAPITRE 4 MESS SUR LES NAVIRES 4-1 General 4-1 Généralités 4-1 Definition 4-1 Définition 4-1 Designation of Messes: Officers 4-1 Mess des officiers 4-1 Designation of Messes: Other Ranks 4-2 Mess du personnel non officier 4-2 President of the Mess and Mess Président du mess du conseil Committee 4-2 d'administration du mess 4-2 Mess Committee Members 4-2 Membres du conseil d'administration du mess 4-2 Mess Administration 4-2 Administration du mess 4-2 Mess Entrance Fee: Officers 4-3 Droit d'entrée au mess: officiers 4-3 Mess Subscription 4-3 Cotisation 4-3 Mess Funds 4-3 Fonds du mess 4-3 Inventory Verification 4-4 Inventaire 4-4 Audit 4-4 Vérification des comptes 4-4 Settlement of Debts 4-4 Règlements des dettes 4-4 Wine Stocks 4-4 Stocks de vins 4-4 Sale of Wine Stocks 4-5/4-6 Vente de stocks de vins 4-5/4-6 Wine Bills 4-5/4-6 Factures pour le vin 4-5/4-6 CHAPTER 5 SOCIAL FUNCTIONS 5-1 CHAPITRE 5 RÉCEPTIONS 5-1 General 5-1 Généralités 5-1 Cocktail Parties 5-1 Cocktails 5-1 Dances 5-1 Soirées dansantes 5-1 Formal Balls 5-2 Bals de gala 5-2 Teas 5-3 Thés 5-3 Garden Parties 5-3 Garden-parties 5-3 Mess Dinners 5-3 Dîners régimentaires 5-3 Mixed Dinners 5-8 Dîners mixtes 5-8 Dining-in Nights 5-8 Dîners réglementaires 5-8 Official Mess Functions 5-9 Réceptions officielles 5-9 Entertainment of Visitors 5-9 Divertissement des visiteurs 5-9 Use of the Mess for Private Functions 5-9 Utilisation des locaux du mess pour des réceptions privées 5-9 Non-Military Use of Messes 5-10 Utilisation des installations du mess à des fins non militaires 5-10 ANNEXES ANNEXES A DUTIES OF THE MESS 5A-1 A FONCTIONS DU 5A-1 STAFF FOR A MESS PERSONNEL DU MESS À DINNER L'OCCASION D'UN DÎNER- RÉGIMENTAIRE B MESS PRIVATE PARTY 5B-1 B ORGANISATION D'UNE 5B-2 ARRANGEMENTS RÉCEPTION PRIVÉE AU MESS v

A-AD-262-000/AG-000 PAGE PAGE CHAPTER 6 BAR MANAGEMENT 6-1 CHAPITRE 6 GESTION DU BAR 6-1 Section 1 Ordering Merchandise and Section 1 Commande des Supplies 6-1 marchandises et des fournitures 6-1 Normal Stock Levels 6-1 Niveau normal des stocks 6-1 Mess Manager/Bar Supervisor Responsabilités et restrictions Responsibilities and Limitations 6-1 inhérentes à la fonction de régisseur du mess ou de surveillant du bar 6-1 Frequency of Ordering 6-2 Fréquence des commandes 6-2 Classification of Merchandise 6-2 Catégories de denrées 6-2 Section 2 Quantities 6-2 Section 2 Quantités 6-2 General 6-2 Généralités 6-2 Determination of Quantities 6-3 Évaluation des quantités 6-3 Section 3 Ordering 6-4 Section 3 Commandes 6-4 Suppliers 6-4 Fournisseurs 6-4 Placing Orders 6-4 Commandes 6-4 Ordering Verbally 6-5 Commande verbale 6-5 Ordering by Telegram or Letter 6-5 Commande par télégramme ou par lettre 6-5 Types of Order Forms 6-6 Types de formules de commande 6-6 Using the Provincial Order Forms 6-6 Formules de commande des gouvernements provinciaux 6-6 Merchandise Transfers 6-6 Transfert de marchandises 6-6 Other Regulations 6-6 Autres règlements 6-6 CHAPTER 7 PERSONNEL 7-1 CHAPITRE 7 PERSONNEL 7-1 General 7-1 Généralités 7-1 Employee Categories 7-1 Catégories d'employés 7-1 Mess Employees 7-1 Employés du mess 7-1 Terms of Reference 7-2 Attributions 7-2 Mess Manager 7-2 Régisseur du mess 7-2 Duties and Responsibilities of Bar Fonctions et responsabilités du Supervisors 7-4 surveillant du bar 7-4 ANNEX ANNEXE A MESS MANAGER: 7A-1 A RÉGISSEUR DU MESS: 7A-2 STATEMENT OF DUTIES ÉNONCÉ DE FONCTIONS vi

A-AD-262-000/ AG-000 LIST OF FIGURES LISTE DES FIGURES FIGURE TITLE PAGE FIGURE TITRE PAGE 5A1-1 T-Shape Table 5A1-1 5A1-1 Disposition en T 5A1-1 5A1-2 E-Shape Table 5A1-2 5A1-2 Disposition en E 5A1-2 5A1-3 I-Shape Table 5A1-3 5A1-3 Disposition en I 5A1-3 5A1-4 U-Shape Table 5A1-4 5A1-4 Disposition en U 5A1-4 5A2-1 Basic Breakfast Setting with 5A2-1 Couvert de base pour le petit Cup and Saucer 5A2-1 déjeuner, avec tasse et soucoupe 5A2-1 5A2-2 Basic Dinner Setting 5A2-2 5A2-2 Couvert de base pour un dîner 5A2-2 5A2-3 Formal Dinner Setting 5A2-3 5A2-3 Couvert pour un dîner officiel 5A2-3 5A2-4 Formal Table Setting 5A2-4 5A2-4 Table mise pour un repas officiel 5A2-4 vii/ viii

A-AD-262-000 /AG-000 CHAPTER 1 INTRODUCTION CHAPITRE 1 INTRODUCTION GENERAL 1. A-AD-262-000/AG-000 deals with messes in the Canadian Forces (CF) and, in particular, precribes policies and procedures concerning mess administration in the Regular Force and Primary Reserve. 2. This publication is to be used in conjunction with activit y- related publications including: a. CFAO 27-1, Messes; b. A-PS-110-001/AG-001 Policy Governing Operation of Personnel Support Programs in the Canadian Forces ; c. A-FN-105-001/AG-001, Policy and Procedures for Non-Public Fund (NPF) Accounting; and d. Maritime Command NPF Manual Ships. GÉNÉRALITÉS 1. L'A-AD-262-000/AG-000 traite des mess dans les Forces canadiennes (FC) et énonce les politiques et procédures se rapportant à l'administration des mess dans les Forces régulière et les forces de la Première réserve. 2. Cette publication doit être utilisée de concert avec les publications relatives à diverses activités et comprenant: a. I'OAFC 27-1, Les mess; b. l'a-ps-110-001/ag-001, Lignes de conduite relatives au financement des programmes de soutien du personnel dans les Forces canadiennes; c. l'a-fn-105-001/ag-001, Politique et procédures pour la comptabilisation des fonds non publics; et d. le Maritime Command NPF Manual Ships. APPLICATION 3. This publication applies at all levels and in all environments of the CF unless otherwise stated. 4. Consistent application of the principles outlined will result in the most effective use of available resources and ensure the maximum contribution to the overall effectiveness of the CF. 5. The policies and procedures contained herein are designed to serve all levels of management and are to be consistently implemented throughout the CF. TERMINOLOGY 6. For the purpose of this publication, a 'mess' means, as appropriate, an officers' mess, an officer cadets' mess, a warrant officers' and sergeants' mess, junior ranks' mess/club or any combination thereof, and may include a wardroom or dining room, bar or ante-room, lounge, games room, and other common rooms which, when provided, are APPLICATION 3. La présente publication s'applique à tous les niveaux et à tous les éléments des FC, sauf avis contraire. 4. L'application uniforme des principes énoncés permettra de faire le meilleur usage possible des ressources disponibles et de maximiser Ia contribution à l'efficacité globale des Forces canadiennes. 5. Les principes et procédures contenus dans le présent manuel sont destinés à tous les niveaux de gestion et doivent être appliqués uniformément dans toutes les Forces canadiennes. TERMINOLOGIE 6. Pour les besoins de Ia présente publication, le terme "mess" veut dire, selon le cas, un mess d'officiers, un mess d'élèves-officiers, un mess de sergents et d'adjudants, un mess ou un club de soldats et caporaux ou toute autre combinaison, et comprend le carré des officiers ou la salle à manger, le bar ou le foyer, le salon, la salle de jeux et 1-1

A-AD-262-000 /AG-000 operated and administered to provide services to its members. 7. In this publication, the term 'CF base' or base means Canadian Forces base, station, ship, or unit unless otherwise stated. The term base commander (B Comd) means, as appropriate, the commander of a base, station or HMC ship. The term Base Services Officer (B Svcs 0) means, as appropriate, the appointment responsible for the technical direction of the working levels of mess staff. 8. Unless the contrary intention appears, words in the singular include the plural, and words in the plural include the singular. 9. In this publication: a. 'may' shall be construed as being permissive and 'shall' as being imperative; b. 'should' shall be construed as being information only; c. 'practicable' shall be construed as 'physically possible'; and d. 'practical' shall be construed as reasonable in the circumstance. 10. Unless the context otherwise requires, words importing male persons include female persons, and words importing female persons include male persons. d'autres pièces d'usage commun qui, lorsqu'elles sont disponibles, sont administrées dans le but de fournir des services à leurs membres. 7. Dans Ia présente publication, le terme "base des FC" ou "base" veut dire, sauf avis contraire, une base, une station, un navire ou une unité des Forces canadiennes. Le terme "commandant de la base" (Cmdt B) veut dire, selon le cas, le commandant d'une base, d'une station ou d'un navire de Ia MRC. Le terme "officier des services de la base" veut dire, selon le cas, la personne responsable de Ia direction technique des différents niveaux de travail entre lesquels se répartit le personnel du mess. 8. Sauf exception, les termes mis au singulier contiennent une idée de pluriel et ceux au pluriel, une idée de singulier. 9. Dans la présente publication: a. "peut" ou "peuvent" expriment l'idée de permission et "doit" ou "doivent" l'idée d'un ordre auquel on doit obéir; b. "doit en principe" a valeur d'information; c. "faisable" doit être compris comme matériellement possible "; et d. "logique" doit être compris comme raisonnable dans les circonstances données. 10. À moins que le contexte n'exige une interprétation différente, le masculin comprend aussi le féminim et vice versa. 1-2

A-AD-262-000 /AG-000 CHAPTER 2 ORGANIZATION AUTHORITY AND RESPONSIBILITY 1. Messes are established as prescribed in 27.1 and CFAO 27-1. CHAPITRE 2 ORGANISATION AUTORITÉ ET RESPONSABILIT É 1. Les mess sont établis conformément aux dispositions contenues dans l'article 27.1 des ORFC et l'oafc 27-1. 2. The responsibility for messes at any location is detailed in the appropriate Canadian Forces Organization Order (CF00). The B Comd of the unit assigned this responsibility is the commanding officer (CO) referred to in subsequent sections of this publication unless otherwise stated. NUMBER AND TYPE OF MESSES 3. The type of messes that may be established and the approving authority required is contained in CFAO 27-1. 4. While CFAO 27-1 provides that, 'when physical plant or geography so dictate, additional messes may be established', careful consideration should be given to establishing branches of a mess rather than an additional mess organization. The support provided to messes as outlined in A-PS- 110-001/ AG-001 is based on the concept of one mess of each type per base and staff. Size of facilities and equipment provided will not be increased by establishing another mess. In addition, one mess organization generally results in greater efficiency, more economical operation, and greater flexibility in facility use and programs. MANAGEMENT OF A MESS 5. Each mess shall be administered by a mess committee responsible to the B Comd. 6. The mess committee should be responsible for all aspects of the administration of a mess except for duties assigned to the base food services officer (B Food Svcs O) as detailed in CFAO 65-1. 2. Les responsabilités relatives aux mess, quel que soit I'endroit de leur établissement, sont décrites dans l'ordonnance d'organisation des Forces canadiennes (OOFC) qui a trait à cette question. Sauf avis contraire, l'officier commandant dont il est question dans les articles suivants est le commandant de la base, dont une unité a reçu les responsabilités mentionnées ci-dessus. NOMBRE ET TYPE DE MESS 3. L'OAFC 27-1 définit le type de mess que l'on peut établir, ainsi que l'autorité compétente requise. 4. L'OAFC 27-1 précise que "si la disposition physique ou les caractéristiques des lieux l'exigent, d'autres mess peuvent être établis". Cependant, il serait bon d'envisager sérieusement de prolonger un mess existant, plutôt que d'en créer un doté d'une administration indépendante. Telles qu'elles sont énoncées dans l'a-ps-110-001/ AG-001, les dispositions portant sur l'aide aux mess sont fondées sur le principe de la création d'un mess de chaque type par base et par catégorie de grade. On n'augmentera pas les installations et l' équipement fournis en créant un autre mess. De plus, l'exploitation d'un seul mess donne de meilleurs résultats, est plus économique et permet une plus grande souplesse dans l'utilisation des installations et des programmes. GESTION D' UN MESS 5. Chaque mess est géré par un conseil d'administration comptable au commandant de la base. 6. Le conseil d'administration du mess est en principe responsable de tous les aspects de la gestion du mess, sauf en ce qui concerne les tâches assignées au chef des services d'alimentation de la base (C Serv Alim), définies dans l'oafc 65-1. 2-1

A-AD-262-000 /AG-000 FUNCTIONS OF A MESS COMMITTEE 7. The mess committee: a. is responsible for ensuring compliance with regulations, orders, and directives pertaining to messes; b. provides for the organizational, administrative and logistical action necessary to carry out the members' decisions on mess matters; c. reflects, to the B Comd both in writing and/ or orally, the wishes of the members regarding their mess; d. reflects, to the members, the B Comd's policy direction and reason therefore as required; and e. provides the necessary expertise so that the mess is managed in accordance with current regulations on a day to day basis. COMPOSITION OF A MESS COMMITTEE 8. The composition and organization of any mess will vary according to the size, role, and circu mstances of the base on which it is established. 9. The mess committee shall consist of not less than three members as follows: a. a president of the mess committee (PMC), who shall be, in the case of wardroom in a ship, the executive officer; b. a vice-president of the mess committee (VPMC); and c. a secretary/finance member. NOTE: Additional members may be added to the mess committee as deemed necessary to ensure efficient management of the mess. 10. PMCs, VPMCs, and secretaries/ finance members may be elected at a general mess meet- FONCTIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'UN MESS 7. Le conseil d'administration d'un mess: a. est chargé de l'application des réglements, ordonnances et directives se rapportant aux mess; b. veille à ce que soient prises les mesures d'ordre organisationnel, administratif et logistique nécessaires à l'exécution des décisions des membres sur les questions relatives au mess; c. se fait l'interprète auprès du commandant de Ia base, par écrit ou oralement, des voeux des membres concernant leur mess; d. communique aux membres Ia politique, les directives et les motifs du commandant de la base; et e. fournit les compétences nécessaires pour que Ia gestion quotidienne du mess soit conforme aux règlements en vigueur. COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'UN MESS 8. La composition et l'organisation d'un mess varient selon la taille, les functions et les conditions propres à la base où il est établi. 9. Le conseil d'administration du mess ne doit pas comprendre moins de trois membres qui sont: a. Ie président du conseil d'administration du mess (PCAM) qui sera, dans le cas du carré d'un navire, le commandant en second; b. le vice-président du conseil d'administration du mess (VPCAM); et c. le secrétaire ou Ie trésorier. NOTA: D'autres membres peuvent faire partie du conseil d'administration si on juge que c'est nécessaire à la bonne gestion du mess. 10. Les présidents des conseils d'administration, les vice-présidents et les secrétaires ou trésoriers 2-2

A-AD-262-000 /AG-000 ing or appointed at the B Comd's discretion. In making a decision as to the means to be utilized in bringing a committee to office, the need for effective and responsible leadership in these key positions should be carefully considered. This factor is particularly relevant in junior ranks' messes with their large memberships, where the PMC does not have the advantage of rank differential to aid him in the conduct of mess administration and in carrying out demanding responsibilities with possible limited experience. In such circumstances, the need for high calibre executive members is manifest and may not always be assured by general voting procedures. The point to be made is an important one as the proper functioning of a mess is in large measure dependent on the skill and integrity of the executive committee. Evidence of small groups or cliques rotating through various positions, either by vote, or through acclamation of those volunteering for positions should be viewed with suspicion and the practice discouraged. 11. Where a combined mess or a junior ranks' mess is established, the B Comd shall ensure that there is a reasonable representation of all ranks of the membership on the mess committee. 12. Tenure of office is normally not less than six months or more than one year. No more than 50 per cent of the mess committee should be changed at one time. SUPERVISING OFFICER 13. The B Comd shall appoint an officer to act in an advisory capacity to the mess committees of each officer cadet and junior ranks' mess. The supervising officer shall: a. assist and advise the mess committee as required; b. be an ex-officio member of the mess committee; and c. keep the B Comd advised of the affairs of the mess. 14. Specific terms of reference are detailed in Annex A to this chapter. peuvent être élus lors d'une assemblée générale ou être désignés par le commandant de la base. Dans le choix des moyens utilisés pour mettre en place un comité, il faut tenir particulièrement compte du besoin de doter ces postes-clés de dirigeants compétents et fiables. Cet aspect est particulièrement important pour les mess de caporaux et soldats comptant de nombreux membres et où le président ne possède pas I'avantage de l'écart hiérarchique qui pourrait I aider dans l'administration du mess et dans l'exécution de responsabilités assumées avec une expérience peut-être limitée. Dans ces circonstances, on voit tout de suite la nécessité de faire appel à des dirigeants possédant des qualités exceptionnelles, ce qui ne peut pas toujours se faire par Ia voie des élections. On touche ici un point très important, car le bon fonctionnement d'un mess dépend pour une large part de la compétence et de l'intégrité du comité exécutif. La manifestation de petits groupes ou de clans se relayant d'un poste à I'autre, soit par le moyen du vote, soit par acclamation de ceux qui se portent volontaires, doit être regardée avec méfiance et il faut en décourager la pratique. 11. Dans le cas d'un mess commun ou d'un mess pour caporaux et soldats, le commandant de Ia base doit s'assurer que tous les grades sont équitablement représentés au conseil d'administration. 12. Les membres du conseil d'administration restent normalement en fonction pendant au moins six mois ou un an au plus. On ne peut remplacer à la fois plus de la moitié des membres du conseil. OFFICIER SUPERVISEUR 13. Le commandant de la base doit nommer un officier chargé de conseiller les comités de mess d'élèves-officiers ou de caporaux et soldats. Cet officier superviseur doit: a. assister et conseiller le conseil d'administration du mess; b. être membre de droit du conseil d'administration; et c. tenir le commandant de Ia base au courant des affaires du mess. 14. L'annexe A du présent chapitre contient des exemples d'attributions particulières. 2-3

A-AD-262-000 /AG-000 MESS MANAGER 15. Under provisions of A-PS-110-001/AG-001, a mess manager is provided to messes with certain minimum membership. 16. Under the general direction of the mess committee, the mess manager is responsible to the president of the mess committee for the planning, organizing, directing, and controlling of mess activities except for food services. The mess manager responds to technical direction from the B Svcs O. The B Svc O provides this technical direction on behalf of the PMC. 17. The mess manager is an adviser to the mess committee not a member. TERMS OF REFERENCE 18. Terms of reference shall be established and maintained for all positions on the mess committee. 19. Sample terms of reference for some of the mess committee positions are attached at the annexes as listed below. The duties assigned are not exhaustive and certain of them are transferable depending on the circumstances: a. Annex B, President of the Mess Committee (PMC); b. Annex C, Vice President of the Mess Committee (VPMC); c. Annex D, Mess Secretary; d. Annex E, Finance Member; e. Annex F, Entertainment Member; f. Annex G, Bar Member; g. Annex H, Other Committee Members. 20. One copy of the terms of reference shall be given to the member and one copy shall be maintained in the Mess Policy Book, with provisions for certification by current committee members that they have read and understood. RÉGISSEUR DU MESS 15. Conformément aux dispositions de l'a-ps- 110-001/AG-001, les mess qui ont un effectif suffisant bénéficieront des services d'un régisseur. 16. Placé sous Ia direction générale du conseil d'administration, le régisseur du mess est comptable au président du conseil d'administration pour Ia planification, l'organisation, Ia direction et le contrôle des activités du mess, à l'exception des services d'alimentation. Il est soumis à Ia direction technique de l'officier des services de la base qui représente le PCAM. 17. Le régisseur est conseiller auprès du conseil d'administration du mess, mais il n'en est pas membre. ATTRIBUTIONS 18. II faut fixer et consigner les attributions de chaque membre du conseil d'administration. 19. On trouvera dans les annexes qui suivent des exemples de fonctions attribuées à certains membres du conseil. La listen'est pas exhaustive et certaines de ces fonctions peuvent être confiées à d'autres membres, selon les circonstances: a. annexe B, président du conseil d'administration du mess (PCAM); b. annexe C, vice-président du conseil d'administration du mess (VPCAM); c. annexe D, secrétaire; d. annexe E, trésorier; e. annexe F, responsable des activités récréatives; f. annexe G, responsable du bar; et g. annexe H, autres membres du conseil. 20. Chaque membre du conseil recevra une copie de ses attributions et une copie sera conservée dans le livre des règlements du mess; des dispositions prévoient que les membres doivent attester qu'ils ont pris connaissance du document et qu'ils connaissent parfaitement leurs obligations. 2-4

A-AD-262-000 /AG-000 PERSONAL INTEREST 21. A member of a committee or sub-committee shall not have any personal interest in purchases, sales, or profits of a mess or receive any remuneration or advantage by reason of his connection with the management of the mess. 22. Where any direct or indirect profit or advantage may accrue to a member of a committee or sub-committee, by reason of any connection such member may have (other than as a minor shareholder of a corporation) in a firm which makes sales to the mess concerned, or has other business dealings with that mess, he shall disclose the particulars thereof to the B Comd who shall decide whether the member will continue in office. MESS ADMINISTRATION 23. Strict adherence to the following administrative instructions shall be required of personnel in positions of responsibility: a. Minutes of mess committee and general meetings shall be complete, detailed, and forwarded for the B Comd's approval without delay. Motions concerning the expenditure of mess funds shall clearly define individual items of expenditures for goods and/or services and shall be within budgetary limitations. AVANTAGE PERSONNEL 21. Un membre d'un conseil ou d'un sous-conseil ne peut tirer aucun avantage personnel d'achats, de ventes ou de profits faits par un mess, ni recevoir aucune rémunération ou avantage par suite de sa participation à la gestion du mess. 22. Si un membre du conseil ou d'un sous-conseil est susceptible de tirer quelque profit ou avantage direct ou indirect de ses rapports avec une entreprise (autres qu'en tant qu'actionnaire minoriatire) qui fait des affaires avec le mess auquel il appartient, il doit mettre le commandant de la base au courant de la situation sous tous ces aspects et ce dernier décidera si ce membre peut ou non conserver ses fonctions. ADMINISTRATION DU MESS 23. Les membres du personnel qui occupent des postes de responsabilités sont tenus d'observer rigoureusement les directives administratives suivantes: a. Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration du mess et des assemblées générales doivent être complets, détaillés et soumis aussitôt que possible à l'approbation du commandant de la base. Les propositions concernant les dépenses faites à même les fonds du mess doivent définir clairement les articles de dépenses pour les biens et services et elles doivent respecter les limites budgétaires. b. The PMC shall personally examine all proposed budgets submitted by committee members and submit the recommended annual operating budget for the total mess program to the B Comd for approval. The PMC shall monitor the mess budget to ensure revenues and expenditures are in accorda nce with budget plans. c. Disbursement of mess and institute funds shall be in accordance with approved procedures. Requests for payments of services, eg, bands, shall be supported by written contracts or memo agreement, setting out total charges for services rendered. Invoices covering charges for b. Le PCAM doit examiner personnellement tous les budgets proposés par les membres du conseil et il doit soumettre à l'approbation du commandant de la base le budget d'exploitation annuel proposé pour l'ensemble des programmes du mess. II doit aussi contrôler le budget du mess pour s'assurer que les recettes et les dépenses sont conformes aux plans budgétaires. c. Les paiements effectués à même les fonds d'un mess ou d'un établissement doivent être faits conformément aux procédures établies. Les demandes de fonds pour le paiement de services, par exemple des orchestres, doivent être accompagnées d'un contrat écrit ou d'un mémoire portant les termes d'un accord et précisant le 2-5

A-AD-262-000 /AG-000 goods (not for resale), eg, prizes, trophies, decorations, and services, shall be approved for payment by the PMC, when he has confirmed that goods have been received or services rendered in accordance with agreement. d. The PMC shall ensure that statements of duties exist for all members of the mess committee. He shall brief committee members with respect to their individual responsibilities on taking office and ensure that attendant duties are performed efficiently and conscientiously in accordance with written and verbal directives. e. The PMC shall provide written contracts for civilian bartenders, specifying terms of employment, eg, pay, holidays, hours of work, to whom responsible, and duties. He shall include, in the contract, responsibility for bar inventory discrepancies and shortages in accordance with procedures outlined in A-FN-105/ 001/AG-001, Chapter 43. f. The PMC shall ensure that the statements of duty are provided for all military bar stewards, both permanent and part-time. In addition to setting out the duties for which each steward is responsible, the statement shall include hours of work, as applicable, regular and overtime pay for part-time staff, and stipulate responsibility for stock-takings and shortages. A statement of duties shall be signed in duplicate by each steward, the original copy is held by the bar supervisor/mess manager and a second copy is retained by the steward for information and guidance. g. The B Svcs O shall be responsible to the B Comd for the overall monitoring of mess operation at a unit to ensure that coût total des services rendus. Le paiement des factures portant le coût de certains articles (non destinés à être revendus), par exemple les récompenses, les trophées, les décorations et les services, doit être approuvé par le président du conseil d'administration du mess qui doit s'assurer que les articles ont été reçus et les services rendus conformément au contrat passé au préalable. d. Le PCAM doit s'assurer qu'ii existe une liste d'attributions pour chacun des membres du conseil. A leur entrée en fonction, il doit leur donner les directives relatives aux responsabilités qui leur sont propres et il doit s'assurer que les tâches sont exécutées de façon efficace et consciencieuse, conformément aux directives écrites et verbales. e. Le PCAM doit préparer, à l'intention des serveurs civils du bar, un contrat écrit précisant les conditions d'emploi, c'est-à-dire le salaire, les congés, les heures de travail, la personne de qui l'employé relève et ses tâches. II doit faire figurer dans le contrat les clauses de responsabilité en cas d'écart de stocks et de manquants à l'inventaire, conformément à la procédure exposée dans l' A- FN - 105-001/ AG -001, chapitre 43. f. Le PCAM doit veiller à ce que soient précisées les fonctions des préposés au bar militaires, qu'ils soient permanents ou employés à temps partiel. La description de fonctions doit non seulement spécifier les tâches de chaque préposé au bar, mais elle doit préciser leurs heures de travail, la paie au taux normal et celle des heures supplémentaires pour le personnel employé à temps partiel, et définir leur responsabilité en ce qui concerne l'inventaire et les manquants à l'inventaire. Chaque préposé au bar doit signer sa description de fonctions fournie en deux exemplaires; l'original est remis au surveillant du bar ou au régisseur du mess et le préposé au bar en conserve une copie pour l'informer et lui servir de guide. g. L'officier des services de la base est comptable au commandant de la base du contrôle général de l'exploitation du mess 2-6

A-AD-262-000/ AG-000 checks, controls, and operating procedures are maintained in accordance with regulations and established policy contained in A-PS-110-001/AG-001, A-FN- 105/001/AG-001, CFAOs, local orders and other publications, and take corrective measures in concert with the PMC and/or Supervising Officer concerned to rectify any deficiencies. h. The NPF accounting officer (NPFAO) shall provide advice to a PMC on any aspect of a financial nature pertaining to a mess. In addition, the NPFAO shall be an ex-officio member of each mess committee and is responsible for the provision of accounting services in accordance with A-FN-105/ 001/AG-001, Chapter 42. MESS ORGANIZATION: GENERAL 24. A suggested organization chart of a mess is attached as Annex J to this Chapter. 25. The functional control of the mess organization is the responsibility of the PMC from whom there is a direct line of contact with the various working staffs and working levels. 26. Technical direction of the working levels of mess staff is the responsibility of the B Svcs O. 27. Staff positions in the organization are occupied by members of the mess committee. They are responsible directly to the PMC. Their duties are to assist and to advise him on matters pertaining to the office to which they are elected. Except as specifically authorized by the PMC they shall have no authority to issue instructions to the working levels; thus, unity of command is maintained. 28. Functional control is deemed to be where command and control of the organization is exercised in implementing the aims and objectives of the mess. Simply, this means stating 'what is to be done'. d'une unité; il s'assure que les vérifications, les contrôles et les procédés d'exploitation sont conformes aux règlements et à Ia politique établis dans l'a-ps-110-001/ AG-001, l'a-fn-105/ 001/AG-001, les OAFC, les ordonnances locales et d'autres publications et, en accord avec le président du conseil d'administration et (ou) l'officier superviseur, il prend les mesures correctrices requises. h. L'officier comptable des FNP doit servir de conseiller auprès du président du conseil, sur toute question d'ordre financier pouvant se rapporter à un mess. En outre, il doit être membre de droit de chaque conseil d'administration de mess et il est tenu de fournir tous les services de comptabilité conformément à l'a-fn-105-001/ AG-001, chapitre 42. ORGANISATION DU MESS GÉNÉRALITÉS 24. On a joint le plan d'organisation d'un mess à l'annexe J du présent chapitre. 25. Le contrôle du bon fonctionnement et de l'organisation du mess incombe au président du conseil d'administration qui est en contact direct avec les différentes personnes et les divers niveaux professionnels. 26. C'est l'officier des services de Ia base qui est chargé de Ia direction technique des différents niveaux de travail entre lesquels se repartit le personnel du mess. 27. Les postes responsables de l'organisation sont détenus par les membres du conseil d'administration du mess. Ils sont comptables directement au PCAM. Leur tâche consiste à assister ce dernier et à le conseiller sur les sujets se rapportant à la fonction pour laquelle ils ont été élus. À moins d'une autorisation bien précise du PCAM, ils n'ont aucune autorité pour donner des directives aux niveaux de travail; c'est ainsi qu'est sauvegardée l'unité de commandement. 28. Le contrôle du bon fonctionnement est censé se faire là où I'on dirige et tient en main toute l'organisation, dans un effort pour atteindre les buts et les objectifs que se propose le mess. Bref, il s'agit d'organiser le travail. 2-7

A-AD-262-000/AG-000 29. Technical direction is deemed to be where specific direction is issued as to the methods and procedures to be followed so as to ensure adhérence and conformity to regulations in order to support the achievement of the aims and objectives of the mess; simply stated, 'the how-to-do-it'. MESS ORGANIZATION: SPECIFIC 30. The organization of a mess should be considered as consisting of the following four parts: a. The Executive Consists of the PMC and VPMC who exercise functional control of mess staff. b. The Committee (working staff) May consist of the following (1) mess secretary, (2) residents (living in) member, (3) messing member, (4) housing member, (5) bar member, (6) finance member, (7) entertainment member, (8) sports member, and (9) development member / etc. 29. La direction technique est censée s'exercer là où I'on a décidé une certaine orientation quant aux méthodes et procédures à suivre pour faire respecter les règlements, dans le but d'aider à la réalisation des buts et objectifs du mess. II s'agit en fait de veiller à la bonne exécution du travail imposé. DESCRIPTION DE L'ORGANISATION D'UN MESS 30. L'organisation d'un mess doit être considérée comme ayant quatre éléments: a. L'exécutif se compose du PCAM et du VPCAM qui exercent un contrôle pratique sur le personnel du mess. b. Le conseil (groupe de travail) peut se composer des postes suivants (1) secrétaire, (2) représentant des résidents, (3) responsable de l'ordinaire, (4) responsable du logement, (5) responsable du bar, (6) trésorier, (7) responsable des activités récréatives, (8) responsable des sports, et (9) responsable du perfectionnement, etc. NOTES: 1. Committee positions may be combined as dictated by the number of mess members or the magnitude of responsibilities. NOTA: 1. Plusieurs postes peuvent être confiés à un même membre, dépendant du nombre de membres que comprend le mess et de l'importance des responsabilités. 2. Mess Committee members, becasue of frequent change, should not exercise functional control nor technical direction of mess staff. 2. À cause des fréquents changements, il est bon de ne pas confier aux membres du conseil d'administration la responsabilité d'assurer le contrôle du bon fonctionnement du mess et la direction technique du personnel du mess. c. The Membership The membership of a mess consists of ordinary, associate, and c. Les membres Peuvent être "ordinaires", "honoraires " ou "membres 2-8

A-AD-262-000/ AG-000 honorary members. Details of each category are contained in CFAO 27-1 Messes. d. The Mess Staff It may be military or civilian, both public and NPF, and may include the following (1) mess manager, (2) assistant mess manager, (3) NCO in charge of food services, (4) bar supervisor, (5) mess clerk, etc (6) food services staff (kitchen and dining room), (7) bar stewards, and (8) cleaners. PUBLIC SUPPORT OF MESSES 31. Full details on the degree of public support that messes are entitled to are contained in A-PS- 110-001/ AG-001, Policy Governing Operation of Personnel Support Program in the Canadian Forces. ACCOUNTING PROCEDURES 32. Accounting Procedures are contained in A-FN-105/001/ AG-001 Policy and Procedures for Non-Public Fund Accounting with the exception of ships' messes which are contained in NPF Manual Ships. PERSONNEL POLICY 33. Policy and guidelines pertaining to NPF paid employee's are contained in A-PS-110-001/AG- 001, Chapter 10. associés". Chaque catégorie est expliquée en détail dans I'OAFC 27-1, Les mess. d. Le personnel du mess Peut être formé de militaires ou de civils, disposer de fonds publics ou non publics et se composer des postes suivants (1) régisseur du mess, (2) régisseur adjoint du mess, (3) sous-officier chargé des services d'alimentation, (4) surveillant du bar, (5) commis du mess, (6) personnel des services d'alimentation (cuisine et salle à manger), (7) préposés au bar, et (8) préposés au nettoyage. SOUTIEN FINANCIER PUBLIC 31. L'importance du soutien financier public auquel les mess ont droit est expliquée en détail dans l'a-ps-110-001/ag-001, Lignes de conduite régissant le fonctionnement des programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes. PROCÉDURES COMPTABLES 32. Les procédures comptables sont expliquées dans l'a-fn-105/001/ AG-001, Politique et procédures pour la comptabilisation des fonds non publics, à l'exception de celles pour les mess des navires contenues dans le NPF Manual Ships. POLITIQUE SUR LE PERSONNEL 33. La politique et les directives relatives au personnel rémunéré à même les fonds non publics sont contenues dans l'a-ps-110-001/ag-001, chapitre 10. 2-9 / 2-10

ANNEX A, CHAPTER 2 TERMS OF REFERENCE SUPERVISING OFFICER ATTRIBUTIONS A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE A, CHAPITRE 2 OFFICIER SUPERVISEUR Base: CFB Base: BFC Section: Position Title: Base Services Supervising Officer Section: Titre du poste: Services de la base Officier superviseur Rank: Grade: Responsible To: Comptable à: JOB DESCRIPTION DESCRIPTION DE L'EMPLOI FUNCTION To supervise the junior ranks' mess in accordance with Chapter 2, paragraph 13. DUTIES 1. He acts as liaison between the base commander and the mess. 2. He shall be an 'ex-officio' member of the mess committee and shall attend all general, extraordinary, and executive committee meetings. 3. He shall not possess voting privileges. 4. He shall assist the PMC in ensuring mess meetings are conducted in an orderly and proper manner in accordance with existing regulations and proper mess decorum. 5. He shall ensure that all business transacted is in the best interest of the membership. 6. He shall ensure that the mess committee receives support in the effective management of the mess, and shall act, where required, as liaison between the mess committee and branch heads. 7. He shall monitor the financial status of the mess operation, paying particular attention to the following: a. budget preparation; b. budget control, to ensure expenditures are within the budgeted amounts; RÔLE Superviser le mess des caporaux et des soldats conformément au paragraphe 13 du chapitre 2. TÂCHES 1. II assure la liaison entre le commandant de Ia base et le mess. 2. II est membre de droit du conseil d'administration du mess et assiste à toutes les assemblées générales et extraordinaires, ainsi qu'à toutes les réunions du comité exécutif. 3. II ne possède pas le droit de vote. 4. II assiste le PMC et veille à ce que les réunions du mess se déroulent dans l'ordre et le respect du décorum et conformément aux règlements en vigueur. 5. II s'assure que tout est fait au mieux des intérêts des membres. 6. II s'assure que le conseil d'administration du mess reçoit toute l'aide dont il a besoin pour bien gérer le mess et, au besoin, assure Ia liaison entre le conseil d'administration du mess et les chefs des services. 7. II contrôle la situation financière du mess et porte une attention particulière aux points suivants: a. préparation du budget; b. contrôle du budget; s'assure que les dépenses sont faites dans les limites du budget alloué; 2A-1

A-AD-262-000/AG-000 ANNEX A, CHAPTER 2 ANNEXE A, CHAPITRE 2 c. ensuring a proper level of bar merchandise is maintained; d. perusing the Monthly Financial Statements prepared by the NPFAO to ensure the mess is operating in an efficient manner; and e. ensuring that all expenditures are in accordance with the appropriate Forces regulations and as approved by the mess members. c. assure un stock suffisant de produits destinés au bar; d. consulte le bulletin mensuel sur l'état des finances préparé par l'officier comptable des FNP pour s'assurer que le mess est bien géré; et e. s'assure que toutes les dépenses sont faites conformément aux règlements appropriés des Forces canadiennes et telles qu'elles ont été approuvées par les membres du mess. 2A-2

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX B, CHAPTER 2 ANNEXE B, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE 1. The President of the Mess Committee (PMC) is responsible to the B Comd. He shall be responsible for: a. the administration and management of the mess; b. the issuance of a mess constitution and by-laws; c. the control and accuracy of inventories of mess property including (1) furniture, fixtures, and equipment, (both public and non-public), and (2) merchandise and supplies, d. ensuring that statement of duties exists for all members of the mess committee and mess employees; e. calling of mess committee meetings and general mess meetings and presiding at these meetings; and f. scrutiny and reporting of unpaid mess accounts. 2. Where more than one branch of a mess serves the same ranks, a vice-president (VPMC) may be appointed to perform the responsibilities of the PMC for the branch mess. However, the PMC is responsible for coordination of all branch activities. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: PRÉSIDENT DU CONSEIL 1. Le président du conseil d'administration du mess est comptable au commandant de la base. II doit: a. assurer l'administration et la gestion du mess; b. établir les statuts et règlements du mess; c. contrôler les stocks de biens du mess et veiller à ce que l'inventaire soit exact. Ces stocks comprennent entre autres (1) les meubles, I'équipement et les accessoires (propriété publique et non publique), et (2) les marchandises et fournitures; d. s'assurer qu'ii y a une description de fonctions pour chaque membre du conseil et employé du mess; e. convoquer les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales et assurer la présidence de ces réunions; et f. examiner les comptes impayés et en faire état. 2. Lorsque plusieurs mess secondaires desservent des personnes de mêmes grades, on peut nommer un vice-président (VPCAM) pour agir comme président (PCAM) au mess secondaire. Cependant, ii incombe au président de coordonner l'ensemble des activités des mess secondaires. 2B-1 / 2B-2

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX C, CHAPTER 2 ANNEXE C, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: VICE-PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE 1. The Vice-President of the Mess Committee (VPMC) is responsible to the PMC. The duties of the VPMC are: a. to assist the PMC in the performance of his duties; b. to officiate in the absence of the PMC; c. to prepare an entertainment schedule in messes that do not have a chairman or entertainment committee; d. to maintain an up-to-date record of furniture and fixtures; and e. to prepare long and short range mess improvement programs. 2. Where two or more branches of a mess serve the same rank group, a VPMC may be appointed to perform the duties of a PMC for the branch mess. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL 1. Le VPCAM est comptable au président du conseil d'administration. II doit: a. aider le PCAM dans l'exécution de ses fonctions; b. remplacer le PCAM en son absence; c. préparer le calendrier des activités récréatives du mess s'il n'y a pas de directeur ou de comité des loisirs; d. tenir à jour un registre du mobilier et des accessoires; et e. préparer des programmes d'aménagement du mess, à court et à long terme. 2. Lorsque plusieurs mess secondaires desservent des personnes de mêmes grades, un VPCAM peut être nommé pour remplir les fonctions de PCAM du mess secondaire. 2C-1/ 2C-2

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX D, CHAPTER 2 ANNEXE D, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: MESS SECRETARY 1. The mess secretary is responsible to the PMC. The duties of the mess secretary are: a. to prepare agenda for mess committee and general mess meetings; b. to record the minutes of mess committee and general mess meetings; c. to conduct all mess correspondence; d. to prepare and distribute mess accounts, and if applicable accept payments and issue receipts; e. where applicable, to maintain a petty cash fund; and f. to perform such other duties as assigned by the president. 2. A mess manager may be assigned some duties of the secretary. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: SECRÉTAIRE 1. Le secrétaire du mess est comptable au président du conseil d'administration. Voici ses fonctions: a. préparer l'ordre du jour des réunions du conseil d'administration du mess et des assemblées générales; b. dresser le procès-verbal des réunions du conseil d'administration du mess et des assemblées générales; c. s'occuper de toute Ia correspondance du mess; d. préparer et distribuer les relevés de compte du mess, et, le cas échéant, recevoir les paiements et délivrer les reçus; e. gérer, le cas échéant, Ia petite caisse; et f. s'acquitter d'autres tâches assignées par le président. 2. Certaines tâches de secrétariat peuvent être confiées au régisseur du mess. 2D-1 / 2D-2

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX E, CHAPTER 2 ANNEXE E, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: FINANCE MEMBER 1. The finance member of the mess is responsible to the PMC. The duties of the finance member are: a. to assist in the preparation of the yearly budget; b. to monitor financial results in comparison to the budget; c. to interpret financial statements and advise the PMC on the financial condition of the mess; d. to conduct liaison with the NPFAO; e. to ensure that the mess committee is aware of the financial implications of any decision; and f. to perform such other duties as may be assigned by the PMC. 2. In addition, the finance member may be required on occasion, to participate in stocktakings and to assist audit personnel when mess activities and/or records arc being examined. 3. The NPFAO, or a delegated representative shall be an ex-officio member of each mess committee and shall provide financial information consistent with the responsibilities of the NPFAO. An NPFAO, or a delegated representative shall not serve as a regular/ voting member of any mess committee. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: TRÉSORIER 1. Le trésorier est comptable au PCAM. Ses fonctions consistent à: a. participer à Ia préparation du budget annuel; b. comparer les résultats obtenus aux prévisions budgétaires; c. déchiffrer les états financiers et conseiller le PCAM sur Ia situation financière du mess; d. assurer Ia liaison avec I'officier comptable des FNP; e. s'assurer que le conseil d'administration est au courant des conséquences financières des décisions prises; et f. remplir les tâches assignées par le PCAM. 2. Le trésorier peut être appelé à participer à l'inventaire et à aider le personnel de vérification à examiner les activités du mess ou les registres. 3. L'officier comptable des FNP, ou le représentant désigné, doit être membre de droit de chaque conseil d'administration et il doit fournir les renseignements d'ordre financier conformément aux responsabilités de son poste. L'officier comptable des FNP, ou le représentant désigné, ne peut agir comme membre ordinaire ou membre ayant droit de vote au sein d'un conseil d'administration. 2E-1/ 2E-2

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX F, CHAPTER 2 ANNEXE F, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: ENTERTAINMENT MEMBER 1. The entertainment member is responsible to the PMC. The duties of the entertainment member are: a. to plan and organize the entertainment program; b. to prepare the entertainment budget; c. to arrange for the hiring of bands, entertainers, etc; d. to conduct liaison with the B Food Svcs O for foodstuffs required for entertainment functions; e. to ensure the proper control of revenues from entertainment and that funds are turned in promptly; f. to advertise entertainment functions; and g. to perform such other duties as assigned by the PMC. 2. In messes that do not have an entertainment member, these duties normally would be assigned to the VPMC. 3. In messes that employ a mess manager, some of the duties assigned to the entertainment member may be actioned by the mess manager. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DES ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES 1. Le responsable des activités récréatives est comptable au PCAM. Voici en quoi consiste ses fonctions: a. planifier et organiser le programme des activités récréatives; b. dresser lebudget des activités récréatives; c. voir à l'engagement d'orchestres, d'animateurs, etc.; d. assurer Ia liaison avec l'officier des services d'alimentation pour obtenir la nourriture nécessaire aux activités d'ordre récréatif; e. assurer un contrôle adéquat des recettes provenant des activités récréatives et veiller à une rapide rentrée des fonds; f. assurer Ia publicité des activités récréatives; et g. s'acquitter des tâches assignées par le président. 2. Dans les mess où il n'y a pas de responsable aux activités récréatives, c'est le VPCAM qui s'acquitte généralement de ces tâches. 3. Dans les mess qui emploient un régisseur, certaines tâches qui incombent normalement au responsable des activités récréatives peuvent être assurées par le régisseur. 2F-1 / 2F-2

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX G, CHAPTER 2 ANNEXE G, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: BAR MEMBER 1. The bar member is responsible to the PMC. The duties of the bar member are: a. to supervise, train and ensure the efficiency of the bar staff; b. to order merchandise and bar supplies; c. to receive and ensure the safekeeping of merchandise and bar supplies; and d. if applicable, establish administrative and control procedures for honour bar operations; and e. to perform such other duties as assigned by the PMC or outlined in appropriate regulations. 2. In messes that employ a mess manager or bar supervisor, some of the duties assigned to the bar member may be actioned by the mess manager or bar supervisor. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DU BAR 1. Le responsable du bar est comptable au président du conseil d'administration. Ses fonctions sont les suivantes: a. surveiller et former le personnel du bar tout en veillant à assurer le meilleur rendement; b. commander la marchandise et les fournitures destinées au bar; c. recevoiret assurer la mise en lieu sûr de la marchandise et des fournitures; d. le cas échéant, élaborer des procédés administratifs et des méthodes de contrôle pour les bars qui fonctionnent selon le système de l'honneur; et e. s'acquitter d'autres tâches assignées par le PCAM ou précisées dans les règlements appropriés. 2. Dans les mess qui emploient un régisseur ou un surveillant de bar, certaines des taches assignées au responsable du bar peuvent être assurées par le régisseur du mess ou le surveillant du bar. 2G-1/2G-2

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX H, CHAPTER 2 ANNEXE H, CHAPITRE 2 MESS COMMITTEE RESPONSIBILITIES: OTHER COMMITTEE MEMBERS 1. Members of a mess committee, in addition to those designated in preceding annexes, may be elected or appointed, either permanently or for specific projects. Terms of references for their guidance will be given by the PMC. 2. The mess committee shall be financially responsible for activities of sub-committees. RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: AUTRES MEMBRES DU CONSEIL 1. Les membres du conseil d'administration, autres que ceux mentionnés dans les annexes qui précèdent, peuvent être élus ou nommés, à titre permanent ou temporaire. Leurs attributions leur seront communiquées par le PCAM. 2. Le conseil d'administration du mess est financièrement comptable des activités des sousconseils. 2H-1 / 2H-2

A-AD-262-000/AG-000 CHAPTER 3 ADMINISTRATION CONSTITUTION AND BY-LAWS 1. A constitution, as applied to a mess, is a document which enunciates the authorized principles according to which the mess is formed and governed. All details shall be contained in a set of mess rules known as "Constitution and By-laws". A sample constitution and suggested article headings for by-laws is at Annex A. 2. The constitution and by-laws shall be ratified at a general mess meeting and be approved by the B Comd prior to taking force. 3. Immediately on joining a mess, a member shall be given the opportunity to read the constitution and by-laws, a copy of which must be available to members at all times. MESS MEETINGS 4. Mess committee meetings shall be held at least once a month and a general mess meeting shall be held at least once during each six month period for the Regular Force and at least quarterly for Primary Reserve Force, under the chairmanship of the PMC to consider the financial affairs of the mess and other business related to the administration thereof. 5. An extraordinary general meeting may be convened by: a. the B Comd; b. the PMC; c. the supervising officer; or d. on the request in writing of 25 per cent of the ordinary members. 6. A mess meeting "Proposal Book" shall be made available to mess members. Proposals shall be duly recorded and seconded in the proposal book by the members concerned at least four working days prior to the meeting. These proposals together with any matter raised by the mess committee, should be included in the agenda. CHAPITRE 3 ADMINISTRATION STATUTS ET RÈGLEMENTS 1. Les statuts d'un mess sont un document qui énonce les principes autorisés selon lesquels le mess est établi et géré. Tous les détails sont contenus dans un ensemble de règlements connus sous le nom de "statuts et règlements". On trouvera à l'annexe A des statuts types et des titres d'articles proposés pour les règlements. 2. Les statuts et les règlements doivent être ratifiés à une assemblée générale et être approuvés par le commandant de la base avant d'entrer en vigueur. 3. Quiconque devient membre d'un mess doit avoir l'occasion de lire les statuts et les règlements dont un exemplaire doit toujours être à la disposition de tous. RÉUNIONS DU MESS 4. Le conseil d'administration du mess doit se réunir au moins une fois par mois, et une assemblée générale doit être convoquée au moins une fois par semestre pour la Force régulière et au moins une fois par trimestre pour la Première Réserve, sous la présidence du PCAM. Ces réunions ont pour objet d'étudier les questions financières relatives au mess et toute autre affaire se rapportant à l'administration dudit mess. 5. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée: a. par le commandant de Ia base; b. par le PCAM; c. par l'officier superviseur; ou d. à Ia demande écrite d'au moins 25 pour cent des membres ordinaires. 6. Un "livre de propositions" pour les réunions du mess sera mis à Ia disposition des membres. Les propositions doivent être dûment enregistrées et appuyées par les membres intéressés au moins quatre jours ouvrables avant la tenue de la réunion. Ces propositions et tout autre point soulevé par le conseil doivent être inscrits à l'ordre du jour. 3-1

A-AD-262-000 /AG-000 7. The approved agenda for a general mess meeting shall be posted in the mess at least two working days prior to the meeting. 8. A general mess meeting or extraordinary meeting of the mess is not valid or competent to transact any business unless a quorum is present. A quorum shall consist of 50 per cent of the ordinary membership reasonably able to attend. The B Comd may authorize a lesser percentage as constituting a quorum at a particular meeting; the circumstances will be attached to the minutes of that general meeting. 9. General mess meetings shall be conducted in the manner prescribed in Annex B to this chapter and copies of the minutes shall be posted or otherwise made available to all members. All motions or other matters for decision raised at a general mess meeting shall be voted on by the ordinary members present, shall be decided by a majority vote, and are subject to the approval of the B Comd. 10. Personnel attending a course on temporary duty, shall be represented at a general mess meeting by one representative for each twenty, or part thereof, of their number. Such representatives will be permitted to express the views of the students and to vote as if they were ordinary members. Personnel attending a course on posting shall be considered ordinary members. 11. Sample minutes of a general mess meeting and committee are found at Annex B, Appendix 3, to this chapter. PAYMENT INTO MESS FUNDS 12. Each ordinary and associate member shall pay into mess funds such amounts as may be determined by a general mess meeting and approved by the B Comd as follows: a. Mess Subscription This is a monthly assessment corresponding to a membership fee which defrays the general operating expenses of the mess. The amount shall be set for both ordinary members and associate members and shall not be based on pay or rank, except that 7. Une fois approuvé, I'ordre du jour prévu pour une assemblée générale doit être affiché au mess au moins deux jours ouvrables avant la tenue de l'assemblée. 8. Une assemblée générale ou une assemblée extraordinaire du mess n'est pas valide et n'a pouvoir de traiter aucune affaire si le quorum n'est pas atteint. Le quorum est atteint si 50 pour cent des membres ordinaires, logiquement capables d'assister à Ia réunion, sont effectivement présents. Pour une réunion spéciale, le commandant de la base peut valider un quorum n'atteignant pas ce pourcentage; une note précisant les circonstances de cette réunion spéciale accompagnera le procèsverbal. 9. Les assemblées générales doivent se dérouler de la manière indiquée à I'annexe B de ce chapitre et des copies du procès-verbal doivent être affichées ou mises à Ia disposition des membres. Toutes les motions ou autres propositions faites à une assemblée générale doivent être soumises au vote des membres ordinaires présents; elles doivent recevoir Ia sanction d'un vote majoritaire et être approuvées par le commandant de Ia base. 10. Les militaires en service provisoire qui suivent un cours seront représentés aux assemblées générales du mess à raison d'un représentant pour vingt personnes ou panic d'un groupe de vingt. Ces représentants ont le droit d'exprimer les vues des élèves et de voter comme s'ils étaient des membres ordinaires. Les militaires qui suivent un cours et qui ont été affectés à Ia base ou à l'unité seront considérés comme des membres ordinaires. 11. À I'annexe B (appendice 3) de ce chapitre, on trouvera un exemple de procès-verbal d'assemblée générale et de réunion du conseil d'administration. ALIMENTATION DES FONDS DU MESS 12. Chaque membre ordinaire ou membre associé doit verser à la caisse du mess le montant décidé à une assemblée générale et approuvé par le commandant de la base: a. Cotisation II s'agit d'une cotisation mensuelle destinée à couvrir les frais d'exploitation du mess. Le montant en est fixé pour les membres ordinaires et les membres associés; il ne doit pas être fixé selon la solde, sauf que 3-2

A-AD-262-000 /AG-000 (1) Regular Force officer cadets shall not be required to pay more than 2 1/2 per cent of the basic pay for their rank per month. (2) Primary Reserve officer cadets at their unit shall not be required to pay more than 2 1/2 per cent of their pay per month based on 1/12 of the unit man days of training allotted per year. When on course at a Canadian Forces Training School they shall pay as Regular Force officer cadets. (1) on n'exigera pas des élèves-officiers de la Force régulière qu'ils versent plus de 2 1/2 pour cent par mois de leur solde be base. (2) On n'exigera pas des élèves officiers de la Première Réserve qui font partie d'une unité, qu'ils versent plus de 2 1/2 pour cent de leur solde mensuelle que correspond à 1/12 des jours d'instruction à l'unité alloués par homme par an. La cotisation des élèves qui suivent un cours donné dans une école d'instruction des Forces canadiennes doit correspondre à celle des élèves-officiers de Ia Force régulière. b. Extra Messing Assessment This is a monthly assessment to defray extra messing expenses. Such assessment is to be subject to the concurrence of a simple majority of the members on ration strength and only shall be made against members for whom the mess receives a daily ration. The amount shall not exceed 50 cents per day for officers' messes and 30 cents per day for warrant officers' and sergeants' messes. When applicable, officers' and warrant Officers' and sergeants' messes are to establish procedures to collect extra messing from visiting personnel on temporary or attached duty when the duration of the visit exceeds 24 hours. b. Suppléments de frais de table II s'agit d'une contribution mensuelle pour couvrir les dépenses qui s'ajoutent à celles de l'ordinaire. Une telle contribution doit recevoir l'accord de Ia majorité simple des membres rationnaires et ne peut être appliquée qu'aux militaires pour lesquels le mess reçoit une ration quotidienne. Le montant de ce supplément ne doit pas excéder 50 cents par jour pour les mess d'officiers et 30 cents par jour pour les mess d'adjudants et de sergents. Le cas échéant, les responsables des mess d'officiers, d'adjudants et de sergents doivent établir une ligne de conduite suivant laquelle les membres en service provisoire ou détaché pour une période dépassant 24 heures doivent verser une Somme pour couvrir les suppléments de frais de table. c. Special Assessment A monthly assessment, applicable to every ordinary and associate member of the mess, may be levied for such items as entertainment provided that there is no restriction on the member precluding them from partaking of, or attending the entertainment, etc. for which the assessment is made. c. Contribution spéciale Une contribution mensuelle applicable à chaque membre ordinaire ou associé du mess peut être exigée pour couvrir les frais de secteurs tels que celui des activités récréatives pourvu qu'aucune restriction ne soit imposée au membre, aucune restriction empêchant, par exemple, quelqu'un de participer ou d'assister aux activités récréatives pour lesquelles on a établi cette contribution spéciale. 13. Mess subscription and assessments, including extra messing assessments, shall be charged, on a pro rata, on a daily basis for any period of less than a month. 13. La cotisation au mess et les contributions, y compris celle pour les suppléments de frais de table, seront calculées au prorata du nombre de jours, pour toute période inférieure à un mois. 3-3

A-AD-262-000 / AG-000 TEMPORARY AND ATTACHED DUTY 14. See CFAO 27-1. MESS BILL 15. Every member of a mess shall pay his mess bill on or before: a. the 15th of the month following the month in which the bill was incurred; or b. the date he ceases to be a member. 16. Every effort will be made to ensure that a member receives his billing. However, it shall be the member's responsibility to pay his bill on time. The PMC, on the third working day past the 15th day of the month, shall furnish the B Comd with the names of all members who have not paid their bill. 17. When the B Comd receives the lists of names he shall: a. call on the member concerned for an explanation; b. order an administrative deduction against the ordinary member, in accordance with 27.38, if no satisfactory explanation is given and the mess bill remains unpaid by the 22nd day of the month; and c. consider revoking his membership if no satisfactory explanation is given by an associate or honorary member. 18. A mess bill incurred by a transient shall be paid prior to his departure from the unit or other element. If, for any reason, the mess bill is not paid prior to the individual's departure, a bill will be sent to the CO of the parent unit with an explanation where necessary. 19. On posting, the official change of strength (COS) date and the day thereafter shall be the considered membership termination and commencement date in order to maintain continuous mess membership and eligibility for associated entitlements in accordance with CFAO 27-1. However, the determination of equitable payment of mess SERVICE PROVISOIRE ET SERVICE DÉTACHÉ 14. Voir I'OAFC 27-1. COMPTE DE MESS 15. Tout membre d'un mess doit payer son compte de mess au plus tard: a. le 15 e jour du mois qui suit le mois sur lequel porte le compte; ou b. à Ia date où un militaire cesse d'être membre du mess. 16. On fera en sorte que cheque membre reçoive son compte de mess. Cependant, c'est à ce dernier qu'il incombe de régler le compte à temps. Le troisième jour ouvrable suivant le 15 de chaque mois, le PCAM remettra au commandant de Ia base le nom des membres qui n'ont pas réglé leur compte de mess. 17. Sur réception de cette liste de noms, le commandant de la base doit: a. convoquer l'intéressé et lui demander des explications; b. ordonner de procéder à une déduction administrative lorsqu'il s'agit d'un membre ordinaire, en vertu de l'article 27.38 des ORFC, si aucune explication satisfaisante n'est donnée et si le compte de mess reste impayé le 22 e jour du mois; et c. envisager la radiation du mess de tout membre associé ou honoraire qui n'a pas fourni d'explication satisfaisante. 18. Un militaire en transit doit payer son compte avant son départde l'unité ou de tout autre établissement. Si, pour une raison quelconque le compte n'est pas payé au départ de l'intéressé, il sera envoyé au commandant de l'unité d'origine accompagné, au besoin, d'une note explicative. 19. Dans le cas d'une affectation, la date officielle du changement d'effectif et le jour suivant doivent être considérés comme les date de radiation au mess d'appartenance et d'inscription au nouveau mess pour que l'intéressé reste toujours membre d'un mess et ait droit aux avantages connexes, conformément à I'OAFC 27-1. II appartient à l'unité 3-4

A-AD-262-000 / AG-000 dues for the losing and gaining mess is at the discretion of the unit and mess concerned taking into consideration the relevant circumstances of each case, eg the mess established to serve the unit; the requirement to belong to a mess appropriate to the rank; and any negotiated change to the official COS date. MESS ENTERTAINMENT 20. The mess committee shall be responsible for preparing an entertainment schedule for presentation to the members. It shall include the type, cost, and method of payment for each function. The plan will specify whether all classes of members are allowed and whether guests of members are allowed along with the number of guests. Charging a standard rate for a mess function or charging a pro-rated scale according to rank or membership category is left to the discretion of the mess with B Comd approval. Entertainment will fall into the following categories and payment will be in the priority shown: a. public (obligatory) (1) public funds as available, (2) those attending pro-rated, and (3) mess funds normally not exceeding subparagraph (2); b. non-public (obligatory) (1) pro-rated less those excused by B Comd, and (2) mess funds; c. non-public (optional) (1) those attending, and (2) mess funds; and et au mess visés de répartir équitablement le montant de la cotisation entre le mess qui gagne un membre et celui qui en perd un; pour ce faire, ils doivent tenir compte des circonstances propres à chaque cas, par exemple du mess établi pour servir l'unité, de la nécessité d'appartenir à un mess correspondent à son grade et de toute modification apportée à Ia date officielle de changement d'effectif. ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES DU MESS 20. Le conseil d'administration du mess est chargé de préparer et de présenter aux membres du mess un programme d'activités récréatives. Ce programme doit préciser le genre, le coût et le mode de paiement de cheque activité. II doit aussi spécifier si toutes les catégories de membres y sont admises, si les membres peuvent y faire venir des invités et le nombre d'invités auxquels ils ont droit. Si le commandant de Ia base l'y autorise, le mess peut exiger un droit fixe pour une activité quelconque ou il peut fixer le droit à payer selon le grade ou le type de membre. Les activités récréafives entrent dans les catégories qui suivent et les modes de financement sont dans l'ordre suivant: a. fonds publics (réceptions obligatoires) (1) fonds publics, selon leur disponibilité, (2) contribution des participants (au prorata), et (3) fonds du mess, cette dernière contribution ne devant normalement pas excéder celle indiquée au sousparagraphe (2); b. fonds non publics (réceptions obligatoires) (1) contribution au prorate des membres (sauf de ceux qui sont excusés par le commandant de la base), et (2) fonds du mess; c. fonds non publics (réceptions non obligatoires) (1) participants, et (2) fonds du mess; et 3-5

A-AD-262-000/ AG-000 d. private sponsor. 21. Mess funds shall not be used for entertainment where the balance of such funds would fall below the amount required to carry on the normal financial responsibilities of the mess and any additional commitments the mess may have. 22. In extraordinary circumstances, the B Comd may direct mess entertainment and the method of payment subject to paragraph 21 of this article, eg, unexpected visit where a public or non public obligation is involved. 23. Entertainment shall be approved by a general mess meeting and is subject to approval by the B Comd. 24. Mess members shall pay for their personal guests. 25. Private entertainment, for occasions such as marriages, sponsored by a member, may be permitted. B COMD / BCWO 26. Good manners dictate that all personnel stand when the B Comd or any officer of equivalent or senior rank enters a mess. Similarly, members of a warrant officers' and sergeants' mess/ junior ranks' club should stand when the BCWO enters their mess if this is in accordance with mess tradition and the wishes of the BCWO. Even in the closer relationship of the mess, the base commander and, as appropriate, the BCWO should always be addressed as "sir". All officers as appropriate, should also be addressed as "sir". SUGGESTIONS AND COMPLAINTS 27. Any suggestion or complaint regarding the management or operation of the mess shall be made in writing in a suggestion book kept in the mess. Any suggestions or complaints regarding d. fonds privés (initiative privée). 21. On ne pourra pas puiser dans les fonds du mess pour financer les activités récréatives, si cela a pour effet de faire baisser les réserves de fonds à un niveau tel qu'elles ne seraient plus suffisantes pour respecter les engagements financiers normalement prévus et les autres engagements auxquels le mess pourrait avoir à souscrire. 22. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le commandant de la base peut prendre l'initiative d'une réception au mess et décider du mode de règlement des frais en vertu du paragraph 21 du présent article, par exemple, à l'occasion d'une visite imprévue qui comporte des obligations d'ordre public ou non public. 23. Les activités récréatives doivent être approuvées à une assemblée générale du mess et soumises à l'approbation du commandant de la base. 24. Les membres du mess doivent payer pour leurs invités. 25. Les réceptions privées, à l'occasion de mariages par exemple, et dont le programme est pris en charge par un membre du mess, peuvent être autorisées. COMMANDANT DE LA BASE / ADJUDANT-CHEF DE LA BASE 26. La politesse exige que tous les membres du personnel se lèvent à l'arrivée dans les mess du commandant de la base ou de tout autre officier de grade équivalent au supérieur. De même, les membres d'un mess de sergents et d'adjudants ou d'un club de caporaux et de soldats doivent se lever lorsque l'adjudant-chef de la base entre dans leur mess, si cette tradition est de règle dans leur mess et si l'adjudant-chef de la base le désire ainsi. Même dans l'atmosphère intime du mess, il faut toujours s'adresser au commandant de la base ou, le cas échéant, à l'adjudant-chef de la base en leur disant "Monsieur". II faut aussi s'adresser à tous les officiers en leur disant "Monsieur". SUGGESTIONS ET PLAINTES 27. Toute suggestion ou plainte relative à la gestion et au fonctionnement du mess doit être consignée dans le livre de suggestions, lequel est conservé au mess. Toute suggestion ou plainte de 3-6

A-AD-262-000 /AG-000 the mess staff, or of a confidential nature, shall be made personally to the PMC. 28. No mess member except the PMC or a member authorized by him shall censure or give orders to any member of the mess staff in respect to his duties. ALCOHOLIC BEVERAGES 29. The provisions of 19.04 shall be observed. Bar hours shall be established and permanently displayed on a mess notice board. With respect to the serving and consumption of intoxicants, the B Comd shall ensure that: nature confidentielle ou portant sur le personnel du mess, doit être adressée personnellement au PCAM. 28. Aucun membre du mess, à l'exception du PCAM ou d'un membre à qui il en a donne l'autorisation, ne doit critiquer le travail d'un membre du personnel du mess ou lui donner des ordres. BOISSONS ALCOOLIQUES 29. On observera les dispositions contenues dans l'article 19.04 des ORFC. On fixera les heures d'ouverture du bar qui seront affichées en permanence au mess, sur un tableau d'affichage. En ce qui concerne le service et la consommation de boissons alcooliques, le commandant de la base s'assurera que: a. federal, provincial, and municipal laws are observed; b. credit sales are not permitted except where the accounting function is exclusively performed by personnel from non public sources, or in honour bars; c. current selling price lists are posted in a prominent place in the bar. 30. Alcoholic beverages shall not be sold to individuals for consumption outside the mess except where: a. provincial laws permit; b. the base commander expressly approves such sales; and c. conditions of sale and control procedures are clearly established. 31. The B Comd may grant authority to a member to keep the bar open beyond the prescribed hours. It is the responsibility of any member so authorized to ensure that the bar is closed and to arrange for the remuneration of the bar stewards in accordance with existing mess policy. DISCIPLINE 32. In the absence of the PMC or V/PMC, the senior regular member present in the mess is a. les lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux sont respectés; b. exception faite des endroits où Ia comptabilité est assurée exclusivement par du personnel qui ne relève pas des pouvoirs publics ou dans les bars qui fonctionnent selon le système de l'honneur, on ne vend pas à crédit; et c. le prix de vente des boissons est affiché à un endroit bien en vue du public. 30. Aucune boisson alcoolique ne doit être vendue à des particuliers pour consommation hors du mess, à moins que: a. les lois provinciales ne le permettent; b. le commandant de Ia base approuve expressément de telles ventes; et c. les conditions de vente et de contrôle soient clairement établies. 31. Le commandant. de la base peut autoriser l'exploitation du bar au delà des heures prescrites. II incombe à celui qui a reçu cette autorisation de s'assurer de Ia fermeture du bar et de voir à Ia rémunération des préposés au bar conformément à la politique en vigueur au mess. DISCIPLINE 32. En l'absence du PCAM ou du VPCAM, c'est le membre le plus haut gradé présent au mess qui 3-7

A-AD-262-000 /AG-000 responsible for discipline and the observance of mess orders. The PMC may restrict the privileges of any member for misconduct or an infraction of mess orders or instructions, and in each case a report shall be made to the B Comd. 33. A host is responsible at all times for his guest and is subject to disciplinary action for knowingly permitting a minor, as described in the relevant provincial liquor act, to receive or consume intoxicants within the mess. GUESTS 34. Guests will be in one of two categories as follows: a. Mess Guests A mess guest is a person whom the mess, as an entity, has a social or public obligation to entertain and for whom the mess is financially responsible. b. Personal Guests A person whom a member of a mess invites to the mess and for whom the member is responsible. 35. Members will act as good hosts to mess guests and ensure their needs are met. VISIT TO MESSES 36. The policy governing visits of a member of a mess to another mess inappropriate to his rank is contained in CFAO 27-1. MESS EXPENDITURES 37. Mess funds and other assets may be expended only for the operation, social activities, development, and improvement of the mess except that: a. a B Comd may direct that up to a maximum of 7 per cent of bar sales be transferred to the base fund, as detailed in CFAO 27-6; est responsable de la discipline et du respect des règlements du mess. Le PCAM peut, pour raison de mauvaise conduite ou d'infraction aux règlements ou instructions du mess, priver un membre d'une partie de ses privilèges, mais un rapport doit toujours en être fait au commandant de la base. 33. Un membre doit en tout temps répondre de son invité et il est passible d'une mesure disciplinaire si, en toute connaissance de cause, il permet à un mineur, tel que cela est décrit dans la "Loi provinciale sur les boissons alcooliques", de recevoir ou de consommer de I'alcool à l'intérieur du mess. INVITÉS 34. Les invités se répartissent en deux catégories: a. Invités du mess par invité du mess on entend une personne que le mess, en tant que tel, a l'obligation publique ou sociale de recevoir, et dont il supporte les frais de réception. b. Invités personnels il s'agit d'une personne invitée par un membre du mess et dont ce dernier est responsable. 35. Les membres du mess doivent se conduire en hôtes accomplis et faire tout le nécessaire pour satisfaire les besoins de leurs invités. VISITES AU MESS 36. La ligne de conduite régissant les visites d'un membre d'un mess à un autre mess ne correspondent pas à son grade est contenue dans l'oafc 27-1. DÉPENSES DU MESS 37. Les fonds et autres ressources du mess ne peuvent être utilisées que pour l'exploitation, l'expansion et l'amélioration du mess, ainsi que pour les activités sociales, sous réserve de ce qui suit: a. le commandant de la base peut exiger qu'un maximum de 7 pour cent des recettes du bar d'un mess soient versées au fonds de la base, comme il est précisé dans I'OAFC 27-6; 3-8

A-AD-262-000/ AG-000 b. in the Primary Reserve, the Area or equivalent commander or the District Commander with approval of the area commander may direct mess to remit 1/2 of 1 per cent of sales to an area or district fund as detailed in CFAO 27-2; and c. a percentage of bar sales shall be contributed to the Canadian Forces Central Fund (CFCF) and welfare funds as required by the appropriate regulations. 38. Approval authority for all capital or non-recurring expenditures shall be in accordance with CFAO 2-12, Annex A. 39. Approved expenditues involving construction or alterations of works and buildings on DND property shall not be implemented before approval has been obtained in accordance with C-08-005-120/ AG-00. LOSS OR DAMAGE OF NON-PUBLIC PROPERTY 40. Investigation of a loss or damage to nonpublic property shall be in accordance with 21.72 and 26.73 as appropriate. WRITE-OFF 41. For the purpose of this publication, write-off means the approval for deletion of non-public property from NPF control. All requests for writeoff shall be supported by an investigation appropriate to the magnitude of the write-off sought. b. dans Ia Première Réserve, le commandant de secteur ou un commandant équivalent ou le commandant de district, avec l'approbation du commandant de secteur, peut exiger qu'un montant égal à 1/2 de 1 pour cent des ventes soit versé aux fonds du secteur ou du district, comme cela est indiqué dans I'OAFC 27-2; et c. un certain pourcentage des ventes du bar sera versé au fonds central des Forces canadiennes et au fonds de bien-être, conformément aux règlements appropriés. 38. Les dépenses d'immobilisations et les dépenses extraordinaires doivent être approuvées par l'autorité compétente, telle qu'elle est indiquée dans l annexe A de I OAFC 2-12. 39. Les dépenses autorisées portant sur Ia construction ou Ia modification d installations ou de bâtiments sur les terrains du MDN ne doivent pas être engagées avant d avoir été approuvées conformément à la C-08-005-120/AG-000. PERTE OU ENDOMMAGEMENT D UN BIEN NON PUBLIC 40. L'enquête entreprise par suite de la perte ou de l'endommagement d'un bien non public doit se dérouler conformément aux articles 21.72 et 26.73 des OR FC. RADIATION 41. Pour les besoins de la présente publication, le terme "radiation" signifie que I'on peut rayer un bien non public des registres d'inventaire des FNP. Toutes les demandes de radiation doivent être étayées d'une enquête convenant à l'importance de Ia radiation demandée. 42. Write-off authority in any single occurrence is in the amount of: a. Station Commander $500; b. Base Commander $1,000; c. Commander of a Command no limit. 42. La radiation d'un bien non public peut être approuvée par: a. le commandant d'une station, si Ia perte est inférieure à 500 $; b. le commandant d'une base, si Ia perte est inférieure à 1000 $; et c. le chef d'un commandement, dans tous les autres cas. 3-9

A-AD-262-000/ AG-000 43. The amount of loss shall not be divided into lesser amounts so as to avoid submission to a higher authority. 44. Authorization for the write-off of an asset against the mess does not preclude disciplinary or any other action being taken against any persons or subsequent financial recovery from persons responsible for causing the need for write-off. FURNITURE AND EQUIPMENT DISPOSAL 45. Except on a disbandment or reduction to nil strength, in which case CFAO 27-9 applies, nonpublic furniture and equipment that has become obsolete, worn out, or is no longer required, will be disposed of in the manner considered most beneficial to the mess by consideration of the following courses of action: 43. Le montant de Ia perte ne peut être divisé en montants plus petits pour éviter que le cas soit soumis à une autorité supérieure. 44. L'autorisation de radier un bien de I'inventaire d'un mess n'exclut pas la possibilité d'un recours aux mesures disciplinaires ou autres ou d'un remboursement ultérieur exigé de toute personne tenue responsable de la perte. DISPOSITION DU MOBILIER ET DE L'ÉQUIPEMENT 45. Sauf en cas de dissolution ou de réduction des effectifs à zéro, dans lequel cas c'est I'OAFC 27-9 qui s'applique, on disposera du mobilier et de l'équipement non publics qui est devenu désuet, usé ou inutile, de la façon Ia plus avantageuse pour le mess, en considérant I'une des possibilités suivantes: a. trade-in on a new or replacement item; b. sale to another mess; or c. sale to the highest bidder through advertising or auction. 46. Disposal authorities are the same as those prescribed for NPF expenditures at CFAO 2-12 Annex A. 47. Mess non-public furniture and equipment becomes public property when it is repaired at public expense. REGULAR AND RESERVE FORCES ACCOUNTS AND AUDIT 48. The accounts and audit requirements in regard to the operation of messes in the Regular and Reserve Forces are contained in appropriate regulations. RETENTION AND DESTRUCTION OF INSTITUTE DOCUMENT 49. The policy regarding the retention and or destruction of institute documents is contained in A-AD-011-001/ AG-001. a. échange contre un article neuf ou de remplacement; b. revente à un autre mess; ou c. revente au plus offrant, par voie d'annonces ou d'enchères. 46. Les personnes autorisées à disposer du mobilier et de l'équipement sont les mêmes que celles qui autorisent les dépenses des FNP, telles qu'elles sont précisées à l'annexe A de I'OAFC 2-12. 47. Le mobilier et I'équipement non publics du mess deviennent biens publics lorsqu'ils sont réparés aux frais du gouvernement. COMPTES ET VÉRIFICATION DES COMPTES DES FORCES RÉGULIÉRES ET DE RÉSERVE 48. En ce qui concerne l'exploitation des mess des forces régulières et de réserve, les conditions posées pour Ia tenue des comptes et leur vérification sont exposées dans les règlements appropriés. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DOCUMENTS DES MESS 49. L'A-AD-011-00/AG-001 expose Ia politique appliquée en matière de conservation et destruction des documents des mess. 3-10

A-AD-262-000/ AG-000 POLICY BOOK 50. The policy book of a mess portrays the life of the mess and provides a convenient place to record information pertinent to the mess. Policy books should include: a. an index; b. a copy of the constitution and by-laws; c. a copy of the duties of committee members signed to the effect they have been read and understood; d. copies of the minutes of general mess meetings; e. copies of the minutes of committee meetings; f. copies of financial statements; g. copies of entertainment schedules; h. copies of entertainment budgets; j. copies of long range planning budgets; and k. copies of audit reports and resolution thereof. BUDGET PREPARATION AND SUBMISSION 51. Guidance for the preparation and submission of budgets is provided at Chapter 3, Annex C. LIVRE DES RÈGLEMENTS DU MESS 50. Le livre des règlements du mess reflète la vie du mess et il convient d'y inscrire tous les renseignements concernant le mess. On y trouve: a. un index; b. une copie des statuts et règlements; c. une copie des tâches des membres du conseil d'administration, avec leur signature pour prouver qu'ils en ont pris bonne note; d. une copie des procès-verbaux des assemblées générales du mess; e. une copie des procès-verbaux des réunions des comités; f. une copie des états financiers; g. une copie du calendrier des activités récréatives; h. une copie des budgets établis pour les activités récréatives; j. une copie des budgets relatifs à la planification à long terme; et k. une copie des rapports de vérification et de leurs conclusions. PRÉPARATION ET DÉPÔT DU BUDGET 51. Pour de plus amples renseignements sur la façon de préparer et de déposer un budget, voir l'annexe C du chapitre 3. 3-11/3-12

ANNEX A, CHAPTER 3 SAMPLE MESS CONSTITUTION NAME OF MESS CONSTITUTION 1. Name The name of the mess is hereinafter referred to as the mess. 2. Authority for Establishment and Operation The mess is established under authority of 27.01. It shall be operated in accordance with regulations and orders governing the operation of messes in the Canadian Forces and the instructions contained in this constitution. The by-laws will amplify it. 3. Purpose of Operation The mess shall be operated for the purpose of providing services and amenities to members. The mess shall receive and account for all allowances and donations which apply to it. 4. Membership The membership of the mess shall consist of: a. ordinary members (describe); b. associate members (describe); and c. honorary members (describe). 5. Mess Committee The mess shall be administered by a committee appointed by the B Comd or elected by and from the ordinary members at a general mess meeting. 6. The mess committee shall consist of: a. a president (PMC); b. a vice-president(s) (VPMC); c. a secretary; d. a finance member; e. an entertainment member; and f. such other members as required. A-AD-262-000/AG-000 ANNEXE A, CHAPITRE 3 STATUTS TYPES D'UN MESS NOM DU MESS STATUTS 1. Nom Dans les pages qui suivent, la dénomination du mess sera limitée aux simples mots "le mess". 2. Établissement et administration du mess L'article 27.01 des ORFC statue sur I'établissement d'un mess. Celui-ci doit être géré conformément aux règlements et ordonnances régissant la gestion des mess des Forces canadiennes et aux instructions contenues dans les présents statuts dont les règlements ne sont qu'un prolongement. 3. But du mess Le mess doit être géré de façon à servir ses membres et à agrémenter leur vie. II recevra toutes les allocations et donations qui lui sont destinées et en rendre compte. 4. Affiliation Un mess se compose de: a. membres ordinaires (définition); b. membres associés (définition); et c. membres honoraires (définition). 5. Conseil d'administration Chaque mess est administré par un conseil d'administration dont les membres sont nommés par le commandant de la base ou élus par et parmi les membres ordinaires à une assemblée générale. 6. Le conseil d'administration se compose: a. d'un président (PCAM); b. d'un vice-président (VPCAM); c. d'un secrétaire; d. d'un trésorier; e. d'un responsable des activités récréatives; et f. d'autres membres, selon les besoins. 3A-1

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX A, CHAPTER 3 ANNEXE A, CHAPITRE 3 7. The duties and responsibilities of committee members shall be as set out in the by-laws. 8. Meetings Meetings shall be held as follows: a. mess committee meeting once per month; and b. general mess meetings at least once during each six month period. 9. General mess meetings shall be held, at the call of the PMC, to consider: a. financial matters; b. proposed mess activities; c. election of officers; and d. any other business concerning the mess. 10. Committee meetings shall be held, at the call of the PMC, to consider: a. approval of expenditures which come within committee authority; b. approval of financial statements; and c. any other matters concerning the operation of the mess. 7. Les fonctions et les responsabilités des membres du conseil d'administration sont énoncées dans les règlements du mess. 8. Réunions Fréquence: a. une réunion du conseil d'administration une fois par mois; et b. des assemblées générales au moins deux fois l'an. 9. Les assemblées générales sont convoquées par le président et elles ont pour but d'examiner: a. les questions financières; b. les projets d'activités pour le mess; c. l'élection des membres du conseil d'administration; et d. toute autre question touchant le mess. 10. Les réunions du conseil d'administration, convoquées par le président, ont pour objet: a. d'approuver les dépenses qui sont de leur ressort; b. d'approuver les états financiers; et c. de traiter de toute question touchant l'exploitation du mess. 11. Amendments Proposals to amend the mess constitution shall be made in writing but will not be entered in the proposal book. They shall be submitted to the secretary and posted on the notice board. Provided the notice has been posted for seven days or more, the proposal shall be considered at the next general mess meeting. 11. Modificatifs Les propositions de modification des statuts doivent être faites par écrit, mais elles ne sont pas inscrites dans le livre des propositions. Elles doivent être soumises au secrétaire, affichées pendant au moins sept jours, puis étudiées à la prochaine assemblée générale. 3A-2

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 3 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 3 MESS BY-LAWS: SUGGESTED ARTICLES ARTICLES AND POINTS TO CONSIDER 1. By-laws Purpose of by-laws and procedure to be followed for proposals to amend the by-laws. 2. Committee Period of ordinary service on committee. Dates, in detail, of each committee member (may be an Annex to the by-laws). 3. Sub-committees Composition, purpose, and method of appointment of subcommittee, special committees. 4. Employees The various positions for which employees will be required for the mess. Issuance of written instructions to employees on the scope of their duties and responsibilities (shown as an annex to the by-laws). 5. Wages Wage rates to be paid to each category of mess employee for: a. normal time; b. overtime; and c. special bonuses. 6. Membership Qualifications for, and privileges of, ordinary members, associate members, and honorary members. Method of approving associate and honorary membership, and the number of each permitted. 7. Subscriptions The rate of mess subscriptions, special assessments, and extra messing (the rate of assessment must be approved by a simple majority of the members on ration strength). 8. Trading Activity Prices of merchandise, gross profit ratio, hours of operations. Bases of conducting basic operations, ie cash or credit. Cheque cashing privileges. Designation of member having the authority to keep the bar open after normal operating hours. Conditions and procedures governing the sale of alcoholic beverages for consumption outside the mess. RÈGLEMENTS DU MESS: PROPOSITION D'ARTICLES ARTICLES ET POINTS À CONSIDÉRER 1. Règlements But des règlements et marche à suivre pour proposer des modifications aux règlements. 2. Conseil d'administration Durée du service normal dans un conseil d'administration. Dates précises pour cheque membre du conseil (pourrait figurer en annexe aux règlements). 3. Sous-conseils Composition, but et façon de nommer les membres d'un sous-conseil comités spéciaux. 4. Employés Différents postes pour lesquels on aura besoin de personnel au mess. Instructions écrites aux employés concernant l'étendue de leurs tâches et de leurs responsabilités (figurent en annexe aux règlements). 5. Salaires Taux des salaires versés à chaque catégorie d'employés du mess pour: a. heures normales de travail; b. heures supplémentaires; et c. primes spéciales. 6. Affiliation Conditions pour devenir membre et privilèges rattachés au statut du membre ordinaire, membre associé et membre honoraire. Procédure pour approuver les demandes d'acceptation comme membre ordinaire ou membre honoraire et nombre autorisé de membres dans cheque catégorie. 7. Cotisations Montant des cotisations au mess, contributions spéciales et frais de table supplémentaires (le montant des contributions doit être approuvé à la majorité simple des rationnaires). 8. Transactions Prix des marchandises, taux de bénéfice brut, heures d'ouverture, modes de paiement pour les opérations de base, c'est-à-dire comptant ou à crédit. Possibilité de payer par chèque. Désignation du responsable ayant autorité de garder le bar ouvert après les heures normales. Règlements régissant la vente de boissons alcooliques à emporter. 3A1-1

A-AD-262-000/AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 3 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 3 9. Messing Type of meals to be served and hours of service. Rates of casual meals. Time and place governing the service of food outside normal hours. Occasions on which members may invite guests to dine. 10. Mess Entertainment Circumstances under which the total cost of entertainment will be borne by the mess. Type of entertainment activities for which assessments will be levied. 11. Mess Bill Time limit for members to pay accounts. Persons authorized to accept payment. Action to be taken when a member fails to pay his account within the prescribed time. 12. Banking Bank account and banking arrangements. Cheque signing authorities. Physical security of NPF. Cash deposit arrangements. 13. Meetings Time and place of committee meetings and required attendance. Time and place of general meetings and required attendance. Method of notifying members of meetings. Constitution of a quorum. Method of conducting vote. Procedure to be followed in closing a meeting. 14. Method of notifying members of mess activities. 15. Discipline Responsibility for discipline of members of the mess. Responsibility for the good behaviour of members' guests. Procedure for closing the bar and the mess premises. Occasions for extension of closing time and authority required. Notification of areas of the mess which are out of bounds to members and guests. Restrictions regarding games and gambling in the mess. 16. Dress Dress regulations in the institute on formal and informal occasions. Dress considered acceptable for guests. 17. Complaints Manner in which a complaint may be made or submitted to the committee. Personnel authorized to reprove mess employees. 18. Suggestions Manner in which suggestions are made known to the committee. Manner in 9. Ordinaire Types de repas à servir et heures de service. Tarif des repas ordinaires. Heures et endroit où servir à manger en dehors des heures normales. Occasions où les membres peuvent amener des invités pour manger. 10. Activités récréatives Circonstances où le coût total des festivités sera à la charge du mess. Type de festivités pour lesquelles on exigera un droit. 11. Comptes de mess Date limite pour le paiement des comptes de mess. Personnes autorisées à recevoir les paiements. Mesures à prendre en cas de non-règlement des comptes de mess dans les délais prescrits. 12. Opérations bancaires Compte en banque et opérations bancaires. Pouvoir de signer des chèques. Sécurité physique des FNP. Dépôt des fonds. 13. Réunions Lieu et heure des réunions du conseil d'administration et nombre requis de personnes présentes. Lieu et heure des assemblées générales et nombre requis de personnes présentes. Façon d'informer les membres de la tenue des réunions. Constitution d'un quorum. Marche à suivre pour voter et procédure pour clore une réunion. 14. Façon d'informer les membres sur les activités du mess. 15. Discipline Responsabilité de la discipline des membres du mess. Responsabilité de la bonne conduite des invités des membres du mess. Procédure à adopter pour fermer le bar et les locaux du mess. Circonstances justifiant le recul de l'heure de fermeture et l'autorisation requise. Indication des parties du mess qui sont interdites aux membres et à leurs invités. Restrictions concernant certains jeux et paris à l'intérieur du mess. 16. Tenue Règlements touchant la tenue lors de réceptions officielles ou non officielles. Tenue des invités considérée comme acceptable. 17. Plaintes Manière de porter plainte au conseil d'administration. Personnel autorisé à adresser des observations aux employés du mess. 18. Suggestions Manière de faire des suggestions au conseil d'administration. Manière d'in- 3A1-2

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 3 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 3 which members will be kept informed of suggestions made to the committee. 19. Guests Occasions on which guests may be invited to the mess and by whom. Restrictions on the number of guests that a member may invite. Definition or enumeration of official guests. 20. Expenditures Limitations on expenditures imposed on committee members. 21. Tokens Occasions when tokens of sympathy will be offered. Form of such tokens. Price limitation placed on each form of token. 22. Mess Dinner Procedures and Customs Document local customs, traditions, and variations for mess dinners. former les membres du mess des suggestions faites au conseil. 19. Invités Dans quelles circonstances des personnes peuvent être invitées au mess et qui peut les inviter. Nombre d'invités que peut avoir un membre du mess. Définition et liste des invités officiels. 20. Dépenses Limites fixées aux dépenses que peuvent engager les membres du conseil. 21. Témoignages de sympathie Circonstances qui justifient I'offre de témoignages de sympathie. Forme de ces témoignages et prix limite fixé pour chacune de ces formes de témoignage. 22. Dîner régimentaire déroulement prévu et coutumes Étude des coutumes locales, des traditions et des variantes dans Ia manière dont se déroule un dîner régimentaire. NOTE The headings and items included herein are for guidance only and are not to be considered as all-embracing or necessarily in the order in which they must appear in the by-laws. NOTA Les titres et les thèmes du présent document ne sont fournis que pour servir de guide; ils ne doivent pas être considérés comme couvrant toute Ia matière du sujet et ils ne sont pas nécessairement abordés dans l'ordre dans lequel ils doivent figurer dans les règlements. 3A1-3/3A1-4

ANNEX B, CHAPTER 3 INTRODUCTION CONDUCT OF MEETINGS 1. General mess meetings are held in order that members can fully discuss, in a democratic manner, matters relating to the operation of the mess, and arrive at decisions based on the will of the majority of the members. 2. If general mess meetings are to be conducted in a manner which will result in accuracy of business, economy of time, uniformity, and impartiality, they should be conducted in accordance with parliamentary procedure. PURPOSE 3. This annex outlines the responsibilities of the PMC in conducting mess meetings, parliamentary procedure insofar as it applies to such meetings, and the types and methods of dealing with motions. PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE: RESPONSIBILITIES 4. The control of a mess meeting rests with the PMC and the success or failure of the meeting depends to a great extent on his preparation and planning and on his leadership qualities and methods. To carry out his responsibilities at a mess meeting, the PMC should: a. be familiar with mess rules and regulations and the constitution and by-laws of the mess; b. know and follow the order of business for the conduct of the mess meeting; c. conduct the mess meeting in accordance with parliamentary procedure and be familiar with his duties as presiding officer in respect of the validity of motions, or amendments thereto, and the control of debate; d. ensure that each member has an opportunity to express his views but is not allowed to abuse this right by being repetitious; A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE B, CHAPITRE 3 DÉROULEMENT DES RÉUNIONS INTRODUCTION 1. La raison d'être des assemblées générales est de permettre à tous Ies membres de participer librement et de manière démocratique aux débats sur Ies questions relatives au fonctionnement du mess et d'en arriver à des décisions qui reflètent Ia volonté de la majorité des participants. 2. Si l'on veut que les assemblées générales du mess aient pour critères Ia précision dans la façon de traiter les affaires, l'économie de temps, la régularité et l'impartialité, elles doivent être conduites selon la procédure parlementaire. OBJECTIF 3. L'objet de Ia présente annexe est de préciser les responsabilités du PCAM dans le déroulement des assemblées du mess, dans l'application des règles parlementaires, dans la mesure où elles s'appliquent à de telles réunions, dans le choix des propositions et dans la façon de les traiter. RESPONSABILITÉS DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS 4. C'est au PCAM qu'ii incombe de diriger une assemblée générale: le succès ou l'échec de Ia réunion dépend dans une large mesure de la façon dont le PCAM I'a préparée et planifiée, et de ses qualités et méthodes de leadership. Pour mener à bien ses responsabilités lors d'une réunion du mess, le président doit: a. bien connaître les règles, les statuts et règlements du mess; b. connaître I'ordre des délibérations pour Ia conduite de la réunion et s'y conformer; c. conduire Ia réunion du mess conformément à la procédure parlementaire et bien connaître ses fonctions de président de séance quant à la validité ou la modification des propositions et Ia façon de diriger les discussions; d. s'assurer qu'à chaque participant est donnée l'occasion d'exprimer ses idées, mais que personne n'abuse de ce droit en se répétant inutilement; 3B-1

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX B, CHAPTER 3 ANNEXE B, CHAPITRE 3 e. ensure that all remarks are addressed to the chair and not directly discussed by two or more members; and f. ensure that only one speaker has the floor at a time and that the speaker is not interrupted otherwise than permitted by the rules of order. ORDER OF BUSINESS 5. The order of business may be established in the by-laws of the mess, or may be determined by the president. The following is an example of a normal order of business: a. call to order; b. roll call (if considered necessary); c. reading of minutes (minutes of previous meeting may be distributed to all members before the meeting and formal reading dispensed with); d. approval of minutes; e. reports of (1) the PMC, (2) the secretary, and (3) the financial statement; f. reports of sub-committees; g. old business (arising out of minutes of previous meeting); h. new business; and j. adjournment. 6. If a subject of major importance, such as an amendment to the constitution or by-laws or a proposal which requires study, is to be introduced as new business, it is normal to require prior notice to enable the committee to prepare relevant information and for members to formulate opinions and prepare questions they might wish to ask. e. s'assurer que toutes les observations sont adressées à celui qui préside et ne sont pas discutées directement entre deux ou plusieurs participants; et f. s'assurer qu'un seul intervenant à la fois prend la parole et qu'il n'est pas interrompu, sauf dans les cas permis par les règlements prévus pour assurer l'ordre. ORDRE DES DÉLIBÉRATIONS 5. L'ordre des délibérations peut être établi dans les règlements du mess ou être décidé par le président. Voici un exemple de l'ordre normal des délibérations: a. ouverture de la séance; b. appel (si besoin est); c. lecture du procès-verbal (le texte du procès-verbal de l'assemblée précédente peut être distribué à tous les membres avant la réunion, ce qui dispense d'en faire une lecture officielle); d. ratification du procès-verbal; e. rapports (1) du président, (2) du secrétaire, et (3) sur la situation financière; f. rapports des sous-comités; g. affaires pendantes (soulevées dans le procès-verbal de la réunion précédente); h. affaires nouvelles; et j. ajournement. 6. Si un sujet d'importance majeure, tel que la modification d'un statut ou d'un règlement ou une proposition exigeant une étude préalable doit être introduite comme affaire nouvelle, il est normal d'en demander la notification préalable afin de permettre au conseil de rassembler la documentation qui s'y rapporte et aux membres du mess de se faire une opinion et préparer les questions qu'ils aimeraient poser. 3B-2

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX B, CHAPTER 3 ANNEXE B, CHAPITRE 3 MAKING A MOTION 7. A motion is a proposal that the mess take action, or that it expresses itself as holding a certain opinion. A motion may be made by any member of the mess except the PMC. To make a motion, a member first obtains recognition from the PMC by standing and waiting until acknowledged by him. If two or more members rise at approximately the same time, the PMC must use his discretion as to which is to be recognized first. Members must always address the chair. 8. Prior to making a motion, the member should have formulated the correct wording of the proposal he wishes to bring to the attention of the meeting. He says, after being recognized or obtaining the floor, "I move that...." or "I move to....". For the sake of absolute accuracy, a motion may be put in writing, ready by the one who proposes it, and handed to the secretary. Whatever the practice, it is very important that the exact wording of the motion be understood by all. To make this clear the PMC must repeat the motion, inquiring from the proposer if the wording is correct. MOTIONS 7. Une motion est une proposition qui appelle une décision du mess ou qui se présente comme l'expression d'un avis ou d'une opinion. Tout membre est habilité à proposer une motion, sauf le PCAM. Pour proposer une motion il faut d'abord se lever pour attirer l'attention du PCAM et attendre qu'ii vous donne la parole. Si deux ou plusieurs participants se lèvent en même temps, c'est au PCAM de décider qui aura Ia priorité. Les motions doivent toujours être adressées à celui qui préside la séance. 8. Avant de présenter une motion, son auteur doit d'abord préparer la formulation exacte de ce qu'ii veut proposer à l'attention des participants. Après avoir été autorisé à parler, l'intressé dit: "Je propose que..." ou "Je propose...". Pour des raisons de clarté absolue, une motion peut être mise par écrit, lue par celui qui Ia propose et transmise au secrétaire. Quelle que soit la méthode choisie, il est très important que le libellé de la motion soit compris de tous. Pour cette même raison, le PCAM doit répéter la motion et demander à celui qui l'a proposée si le libellé en est bien exact. SECONDING A MOTION 9. A motion must be seconded before it may be considered. In other words, the proposal must interest at least two members of the meeting. If a motion is not seconded, no notice whatever need be taken of it by the PMC but, for the sake of fairness to all, the PMC may say, "It has been moved that so-and-so. Is the motion seconded?" If seconding is not forthcoming, the PMC says, "The motion cannot be considered", and proceeds with business as before. 10. Seconding a motion is expressing approval and interest, at least for purposes of discussion, by one member other than the proposer. It is customary for the proposer to rise, but it is not necessary for the seconder to rise although, in a large group, it may be advisable. LEGALITY OF A MOTION 11. No motion is in order which conflicts with the avowed object or purpose of the mess or concerns a subject over which the mess does not have jurisdication. APPUI DES MOTIONS 9. Une motion doit être appuyée avant d'être examinée. En d'autres termes, la proposition doit intéresser au moins deux membres présents à la réunion. Si une motion n'est pas appuyée, le PCAM peut ne pas Ia prendre en considération mais, pour plus de justice, il peut poser la question suivante: "On vient de proposer telle motion. Y-at'iI quelqu'un pour l'appuyer?" Si aucune réponse n'est donnée, le PCAM déclare: "La motion ne peut être examinée" et les délibérations reprennent Ieur cours. 10. De Ia part d'un membre autre que celui qui propose la motion, I'appui d'une motion revient à manifester son approbation et son intérêt, ne serait-ce que pour le bien de Ia discussion. II est de régle que celui qui propose se lève mais cela n'est pas requis de celui qui appuie, bien qu'il soit indiqué de la faire lorsque l'assistance est nombreuse. VALIDITÉ D'UNE MOTION 11. N'est pas valide Ia motion qui est en contradiction avec les buts déclarés du mess ou qui a trait à un sujet sur lequel le mess n'a pas pouvoir de juridiction. 3B-3

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX B, CHAPTER 3 ANNEXE B, CHAPITRE 3 12. When a motion has been made, the PMC must consider it to determine whether it is in order for presentation for discussion by the meeting. This he may do before, or after, it is seconded. If the PMC considers a motion in order, he will repeat it to the meeting and invite discussion thereon. If the PMC considers a motion not in order, he will rule the motion out of order and advise the members of his reason for doing so. Any member, other than a committee member, may challenge the PMC to prove that his ruling is in accordance with regulations, orders, or rules. If there is still dissatisfaction with the ruling, or if a question of interpretation of rules and regulations arises, the validity or the ruling may go to the vote of the meeting. DEBATING A MOTION 13. Unless ruled out of order by the PMC, a motion made and seconded is stated to the meeting and becomes a subject for discussion and decision. Until that time, it will not be discussed or acted on. When moved, seconded, and stated by the PMC, a motion cannot be withdrawn or ignored, except there the original mover asks for permission from the meeting. No other member can ask to have a motion withdrawn although it can be disposed of in other ways. VOTING 14. All motions are decided by majority vote of the ordinary members present. This is interpreted to mean more than half of the votes cast, ignoring members who do not vote. Because of the interpretation of the meaning of majority, equal votes defeat a motion. The system of voting is decided by local custom, eg, use of ballots, or a show of hands. Members cannot be compelled to vote on a motion; however, they should be encouraged to do so. 15. The PMC may exercise his own vote as a member but as a general rule he refrains from doing so. Except for his vote as an ordinary member, he does not have an extra or casting vote in the event of a tie. TYPES OF MOTIONS 16. There are two kinds of motions; main and secondary. An understanding of this simple but 12. Lorsqu'une motion est proposée, le PCAM doit déterminer si rien ne s'oppose à ce qu'elle soit proposée à la discussion. II peut le faire avant ou après qu'elle a été appuyée. Si le PCAM considère que Ia motion est conforme, il la répète à l'intention des participants et il invite ceux-ci à la débattre. S'il considère que Ia motion n'est pas conforme, il Ia déclare nulle et non avenue et il donne à l'assemblée les raisons de sa décision. Tout membre, autre qu'un membre du conseil peut demander au PCAM de prouver que sa décision est conforme aux règlements, ordres ou règles. Si la décision n'entraîne pas encore l'adhésion de tous ou si l'on soulève un problème d'interprétation des règlements, alors la décision peut être mise au vote. DISCUSSION D'UNE MOTION 13. À moins qu'elle n'ait été retirée des délibérations par le PCAM, une motion proposée et secondée est présentée à l'assemblée et devient l'objet d'un débat et d'une décision. Jusqu'à ce momentlà, on ne discutera pas de l'objet de Ia motion et aucune décision ne sera prise. À partir du moment où une motion a été proposée, appuyée et annoncée par le PCAM, elle ne peut plus être retirée ou passée sous silence, sauf si celui qui I'a proposée en demande l'autorisation à l'assemblée. Nul autre membre ne peut demander le retrait d'une motion, bien que l'on puisse parvenir au même résultat par d'autres voies. VOTE 14. Les motions mises au vote doivent recevoir l'appui de Ia majorité des membres ordinaires présents, c'est-à-dire plus de Ia moité des votants, à l'exclusion de ceux qui ne participent pas au vote. D'après Ia définition de la "majorité", les résultats s'équilibrent, Ia motion est rejetée. Le système de vote se conforme à Ia coutume locale; il peut se faire par bulletins de vote, à main levée, etc. On ne peut forcer un membre à voter sur une motion; néanmoins, chacun devrait être encouragé à voter. 15. À titre de membre, le PCAM peut exercer son propre droit de vote, mais en règle générale il se garde de le faire. Sauf pour son vote en tant que membre ordinaire, le président n'a aucun pouvoir spécial quand les voix sont à égalité. TYPES DE MOTIONS 16. II existe deux sortes de motions: les motions principales et les motions secondaires. II est essen- 3B-4

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX B, CHAPTER 3 ANNEXE B, CHAPITRE 3 sometimes confusing distinction is essential for good parliamentary procedure. MAIN MOTIONS 17. A main motion is one which introduces a subject to the meeting. It is debatable and amendable, ie, the opinions of those present may be expressed in regard to it, not only by their votes, but also by their words. Expression of opinion by members in orderly debate serves the purpose not only of clarifying the issues, but also influencing undecided members. It is quite proper for any member in favour of a motion to present all the arguments he can think of which seem to make the action advisable, and to present those arguments as persuasively as possible. The opponents have the same privilege. Only the PMC must remain absolutely impartial. SECONDARY MOTIONS 18. In most instances, a main motion will be proposed, seconded, discussed, and voted on without any further complications. But, this is not always the case. During discussion, various questions may arise which must be disposed of before the main motion is acted on, or other circumstances may occur which make a vote on the main motion inadvisable. These questions and circumstances are referred to as secondary (subsidiary) motions and may take the form of: a. an amendment to the original motion, or an amendment to an amendment (see Appendix 2 for examples); or b. a motion to (1) defer the subject of original motion temporarily or indefinitely, (2) refer the subject of the original motion for further study, and (3) limit time for debate of a motion. tiel, pour conduire les délibérations selon Ia procédure parlementaire de bien comprendre cette distinction simple et pourtant source, parfois, de confusion. MOTIONS PRINCIPALES 17. Une motion principale est une motion qui introduit un sujet devant l'assemblée. On peut en discuter, l'amender; ceux qui sont présents ont tout loisir de donner leur avis sur Ia motion, non seulement sous forme de bulletin de vote, mais aussi par leur intervention. Dans un débat bien mené, l'expression des opinions des participants ne sert pas seulement à clarifier les problèmes posés, mais aussi à influencer les indécis. II est tout à fait juste que celui qui est en faveur d'une motion fasse valoir tous les arguments qu'il peut imaginer dans le but de faire apparaître la décision comme souhaitable et de les présenter de la manière Ia plus convaincante possible. Ceux qui s'opposent à cette même motion ont exactement le même droit. Seul le PCAM doit rester absolument impartial. MOTIONS SECONDAIRES 18. Dans Ia plupart des cas, une motion principale est proposée, appuyée, discutée et votée sans aucune complication, mais ce n'est pas toujours le cas. Au cours du débat, différents problèmes peuvent être soulevés, qui doivent être résolus avant que l'on puisse s'occuper de la motion principale, ou bien d'autres circonstances peuvent surgir qui déconseillent de mettre aux voix la motion principale. Ces problèmes et ces circonstances sont appelées motions secondaires; elles peuvent prendre l'une des formes suivantes: a. amendement à Ia motion originale ou amendement à un amendement (voir l'appendice 2 pour les exemples); ou b. une motion destinée (1) à différer temporairement ou indéfiniment le contenu de Ia motion originale, (2) à soumettre l'objet de Ia motion originale à un examen plus approfondi, et (3) à limiter le temps consacré au débat d'une motion. 3B-5

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX B, CHAPTER 3 ANNEXE B, CHAPITRE 3 Such motions must be considered and voted on before action can be taken on the main motion. NOMINATIONS 19. Nominations at a mess meeting are normally made from the floor. No seconder is required. In some messes, nominations are proposed by a nominating committee but in such cases, additional nominations can be made from the floor. Before closing nominations, the PMC should inquire if there are any further nominations, and if there is no response, he then declares nominations closed. In some messes, nominations are closedon a motion from the floor but such a motion is not in order until a reasonable time has been given. It is preferable that the PMC declare nominations closed when he is satisfied that there are no further nominations. SAMPLE MINUTES 20. Sample general mess meeting minutes are found in Appendix 3. COMMITTEE MEETINGS 21. See Appendix 3. MINUTES 22. The format for general and committee meeting minutes should be in accordance with the procedures contained in A-AD-121-001/ FP-000, Staff Procedures and Military Writing for the Canadian Forces. 23. A sample layout of general and/or mess committee minutes, including a sign-off page, is contained at Appendices 3 and 4. Ce genre de motion doit être débattu et mis aux voix avant que I'on puisse examiner la motion principale. NOMINATIONS 19. Dans une assemblée de mess, les propositions de nomination sont normalement faites par l'assistance. II n'est besoin de personne pour les appuyer. Dans certains mess, les propositions sont faites par un comité des nominations mais dans ce cas les membres présents peuvent faire également des propositions. Avant de clore le chapitre des nominations, il est bon que le PCAM s'informe si toutes les propositions ont été faites et s'il ne reçoit aucune réponse, il déclare la liste close. Dans certains mess, la procédure s'achève par une motion présentée par l'un des participants, mais une telle motion n'est pas valide avant qu'un certain temps se soit écoulé. II est préférable que le président déclare la liste close quand il est sûr qu'il n'y a plus d'autre nomination proposée. EXEMPLE TYPE DE PROCÈS-VERBAL 20. Un exemple de procès-verbal d'assemblée générale est donné a l'appendice 3. RÉUNIONS DU CONSEIL 21. Voir l'appendice 3. PROCÈS-VERBAUX 22. Les procès-verbaux d'assemblée générale et de réunion du conseil d'administration doivent être conformes aux directives énoncées dans l'a-ad- 121-001/FP-000, Procédures d'état-major et correspondence militaire des Forces canadiennes. 23. On trouvera dans les appendices 3 et 4 un modèle de procès-verbal d'assemblée générale et (ou) de réunion du conseil d'administration, y compris la page des signatures. 3B-6

PARLIAMENTARY PROCEDURE TABLES OF RULES REGARDING MOTIONS A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 1, ANNEX B, CHAPTER 3 Interrupt Class of Motion Second Speaker Debatable Amendable Required To Move Main Motion yes yes yes no Primary Amendment yes yes yes no Secondary Amendment yes no yes no Interrupt Subsidiary Motions Second Speaker Debatable Amendable Required To Move Postpone Indefinitely yes no yes no Postpone to a Definite yes yes yes no time Refer to Committee yes yes yes no Limit Discussion no yes yes no Incidental Motions Debatable Amendable Second Required Interrupt Speaker To Move Withdraw a Motion no no no no Appeal President's yes no yes yes Decision Object to Motion no no no yes Request Information no no no yes Nominations no no no no Close or Reopen no yes yes no Nominations (as to time) Interrupt Privileged Motions Second Speaker Debatable Amendable Required To Move Take a Recess no yes yes no Adjourn no no yes no Fix Time to Adjourn no yes yes no Reconsider a Previous yes no yes yes Motion (Français au verso) 3B1-1

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDICE 1, ANNEXE B, CHAPITRE 3 PROCÉDURE DE TYPE PARLEMENTAIRE TABLEAU DES RÈGLES À SUIVRE POUR LES MOTIONS Interruption de Catégorie de motion Sujette Sujette à Doit être celui qui propose à débat amendement appuyée la motion Motion principale oui oui oui non Amendement principal oui oui oui non Amendement secondaire oui non oui non Interruption de Motions secondaires Sujette Sujette à Doit être celui qui propose à débat amendement appuyée la motion Différer indéfiniment oui non oui non Différer temporairement oui oui oui non Renvoi devant le conseil oui oui oui non Limite de temps de discussion non oui oui non Motions incidentes Sujette à débat Sujette à amendement Doit être appuyée Interruption de celui qui propose Ia motion Retrait d'une motion non non non non Appel contre la décision oui non oui oui du président Objection contre une non non non oui motion Demande d'information non non non oui Nominations non non non non Nominations: clôture ou réouverture des Iistes non oui (en ce qui concerne le délai) oui non Motions privilégiées Sujette à débat Sujette à amendement Doit être appuyée Interruption de celui qui propose Ia motion Demande de suspension non oui oui non Ajournement non non oui non Fixer Ia durée non oui oui non d'ajournement Réexamen d'une motion oui non oui oui (English on reverse) 3B1-2

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 2, ANNEX B, CHAPTER 3 APPENDICE 2, ANNEXE B, CHAPITRE 3 MOTIONS PROCEDURE FOR AMENDMENTS TO MOTIONS 1. A mess member rises and discusses the construction of a new bar in the lounge. He then makes the following motion: "I move that a committee of three be appointed to confer with the engineers concerning the construction of a new bar in the lounge and report at the next meeting". The motion is seconded and is considered to be in order by the PMC, who restates the motion to the meeting and invites discussion. This is a main motion. The following examples of amendments relate thereto. AMENDMENT DEFEATED 2. A member rises and says: "I move that the motion be amended by striking out the words 'and report at the next meeting'." The amendment is seconded. This motion is considered to be in order by the PMC and, as it must be discussed and voted on before the main motion may be considered, he restates the amending motion to the meeting and invites disucssion; this is a primary amendment. 3. After discussion, the PMC again states the amending motion and calls for the vote. The majority of the members are not in favour of the amendment and vote against it. The PMC advises the meeting that the amending motion has been defeated, reiterates the main motion, and invites further discussion. If there are no further amendments proposed, and when no other member wishes to speak, the PMC restates the main motion and calls for the vote on it. AMENDMENT FAVOURED 4. A member rises and says: "I move that the motion be amended by adding the words 'by the PMC after the word' appointed'." The amendment is seconded. This motion is considered to be in order by the PMC and, as it must be discussed and voted upon before the main motion may be considered, he restates the amending motion to the meeting and invites discussion. This is also a primary amendment. MOTIONS PROCÉDURE À SUIVRE POUR AMENDER UNE MOTION 1. Un membre du mess se lève et propose l'aménagement d'un nouveau bar dans le salon. II propose ensuite la motion suivante: "Je propose qu'un comité composé de trois membres soit désigné pour consulter le Génie à propos de l'aménagement d'un nouveau bar dans le salon et présente un rapport à la prochaine réunion". La motion est appuyée et est considérée conforme par le PCAM, lequel répète la motion devant les membres assemblés et déclare Ia discussion ouverte. II s'agit d'une motion principale. Les exemples d'amendement ci-dessous se rapportent à cette motion. AMENDEMENT REJETÉ 2. Un membre du mess se lève et déclare: "Je propose l'amendement suivant à la motion: rayer les mots "et présente un rapport à la prochaine réunion"". Quelqu'un appuie l'amendement. Cette motion est considérée conforme par le PCAM et, comme elle elle doit faire l'objet d'une discussion et d'un vote avant que l'on puisse considérer Ia motion principale, il répète la motion amendée devant les membres présents et ouvre Ia discussion. Tel est ce qu'on appelle un amendement principal. 3. Après Ia discussion, le PCAM relit une nouvelle fois la motion amendée et Ia met aux voix. La majorité des membres n'est pas en faveur de l'amendement et votre contre. Le président annonce à l'assemblée que la motion amendée a été rejetée; il redonne lecture de Ia motion principale et déclare le débat ouvert. Si aucun autre amendement n'est proposé, et quand toutes les interventions ont été faites, le président donne une dernière lecture de Ia motion principale et la met aux voix. AMENDEMENT ACCEPTÉ 4. Un des membres se lève et déclare "Je propose que Ia motion soit amendée par I'ajout des mots "par le président" après le mot "désigné". Quelqu'un appuie l'amendement. Le PCAM considère la motion comme conforme, et comme celleci doit etre débattue et mise aux voix avant que l'on puisse examiner Ia motion principale, il relit Ia motion amendée et déclare Ia discussion ouverte. II s'agit là encore d'un amendement principal. 3B2-1

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 2, ANNEX B, CHAPTER 3 APPENDICE 1, ANNEXE B, CHAPITRE 3 5. When the discussion is ended, the PMC again states the amending motion and calls for the vote. The majority of the members vote in favour of the amendment. The PMC advises the meeting that the amending motion has been passed. He then states the main motion as amended, ie, "It has been moved and seconded that a committee of three be appointed by the PMC to confer with the engineers concerning the construction of a new bar in the lounge and report at the next meeting". He then invites further discussion. If there are no further amendments proposed and when no other member wishes to speak, the PMC restates the original motion, as amended, and calls for the vote on it. FURTHER PRIMARY AMENDMENTS 6. The procedure for handling additional primary amendments to a main motion, as amended, prior to the vote thereon, is similar to that set out in paragraphs 2 to 5 inclusive. Each primary amendment must be disposed of before another primary amendment may be considered. AMENDMENT TO AN AMENDMENT DEFEATED 7. Pre-read paragraph 4. During the discussion on this proposed primary amendment and prior to the vote thereon, a member rises and says: "I move that the amendment be amended by inserting the words 'on the advice of the executive committee', after the word 'PMC'." This motion is seconded. The motion is considered in order by the PMC and, as it has to be disposed of, ie, discussed and voted on, before the primary amendment to the main motion can be considered, he restates the motion to amend the primary amendment and invites discussion. This is a secondary amendment. 8. After discussion, the PMC states the secondary amendment and calls for the vote. The majority of the members are not in favour of the amendment and vote against it. The PMC advises the meeting that the motion has been defeated, reiterates the primary amending motion and invites discussion on it. If there are no other secondary 5. Lorque la discussion est terminée, le PCAM lit la motion amendée et la met aux voix. La majorité des membres présents vote en faveur de l'amendement. Le président avise l'assemblée que Ia motion amendée a été votée. II énonce alors Ia motion principale, après amendement, de la façon suivante: "On a proposé et appuyé la motion demandant qu'un comité de trois membres soit désigné parle président pour rencontrer les responsables du Génie à propos de l'aménagement d'un nouveau bar dans le salon et qu'il présente un rapport à la prochaine réunion". II déclare ensuite Ia discussion ouverte. Si aucun autre amendement n'est proposé et si plus personne ne désire intervenir, le président énonce à nouveau Ia motion originale telle qu'elle a été amendée et la met aux voix. SUCCESSION D'AMENDEMENTS PRINCIPAUX 6. Avant Ia mise aux voix de Ia motion finale, Ia procédure à suivre pour d'autres amendements principaux à la motion principale amendée une première fois est celle qui est exposée aux paragraphes deux à cinq inclusivement. On ne peut passer à un nouvel amendement avant d'en avoir complètement terminé avec le précédent. AMENDEMENT APPORTÉ À UN AMENDEMENT REJETÉ 7. Voir le chapitre 4. Au cours du débat portant sur cet amendement principal et avant qu'il ait été mis aux voix, quelqu'un se lève et déclare: "Je propose que l'amendement soit modifié par l'insertion des mots "sur la recommandation du bureau exécutif" après le mot "président". Une autre personne appuie la motion. Le président Ia juge valide et, comme il faut s'en occuper, c'est-à-dire en débattre et Ia mettre aux voix, avant que l'amendement principal à la motion principale puisse être examiné, le président relit la motion portant amendement à l'amendement principal et déclare la discussion ouverte. II s'agit là d'un amendement secondaire. 8. À Ia fin de Ia discussion, le président relit l'amendement secondaire et le met aux voix. La majorité des membres présents n'est pas en faveur de l'amendement et vote contre. Le président annonce à l'assemblée que la motion a été rejetée, présente à nouveau la motion modifiée par un amendement principal et déclare Ia discussion ouverte. Si aucun autre amendement secondaire 3B2-2

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 2, ANNEX B, CHAPTER 3 APPENDICE 2, ANNEXE B, CHAPITRE 3 amendments proposed and when no other member wishes to speak to the amendment, the PMC restates the primary amending motion and calls for the vote on it. The procedure outlined in paragraph 3 or 5, as applicable, then is followed. AMENDMENT TO AN AMENDMENT FAVOURED 9. If the amendment to the amendment discussed in paragraphs 7 and 8 had been approved, the PMC would advise the meeting that the motion had carried. He would then state the primary amendment, as amended: "It has been moved and seconded that the motion be amended by inserting the words 'by the PMC, on the advice of the executive committee', after the word 'appointed'," and invite discussions thereon. If there are no other secondary amendments proposed and when no other member wishes to speak to the amendment, the PMC restates the primary amendment, as amended, and calls for the vote on it. The procedure outlined in paragraph 3 of 5, as applicable, is then followed. FURTHER SECONDARY AMENDMENTS 10. The procedures for handling additional secondary amendments is similar to that set out in paragraphs 7 to 9. Each secondary amendment must be disposed of before another secondary amendment may be considered. n'est présenté et si personne d'autres ne veut revenir sur l'amendement, le président relit la motion avec amendement principal et la met aux voix. On applique alors la procédure décrite dans les paragraphes 3 ou 5 selon le cas. AMENDEMENT À UN AMENDEMENT ACCEPTÉ 9. Si l'amendement à l'amendement discuté dans les paragraphes 7 et 8 avait été approuvé, le président aurait annoncé à l'assemblée le vote de Ia motion. II lirait maintenant l'amendement principal après amendement: "Une motion vient d'être présentée et appuyée qui demande que les mots "par le président, sur Ia recommandation du bureau exécutif" soient insérés après le mot "désigné", et il déclarerait le débat ouvert sur cette dernière motion. Si personne ne propose de nouvel amendement secondaire et si personne d'autre ne demande Ia parole sur cet amendement, le président redonne lecture de l'amendement principal après amendement et le met aux voix. On applique alors Ia procédure décrite dans les paragraphes 3 ou 5 selon le cas. SUCCESSION D'AMENDEMENTS SECONDAIRES 10. La procédure à suivre pour tout autre amendement secondaire est celle exposée dans lesparagraphes 7 à 9. On ne peut passer à un nouvel amendement secondaire avant d'en avoir terminé avec le précédent. 3B2-3 / 3B2-4

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 3, ANNEX B, CHAPTER 3 APPENDICE 3, ANNEXE B, CHAPITRE 3 SAMPLE LAYOUT OF MINUTES INTRODUCTION Minutes should not only portray the decisions of the mess, but should provide for ready reference of decisions. The suggested format allows for this and is as follows: INTRODUCTION MODÈLE DE DISPOSITION D'UN PROCÈS-VERBAL Le procès-verbal ne doit pas que reproduire les décisions relatives au mess; il doit aussi permettre de se référer facilement à ces décisions. La disposition suggérée ci-après permet cette référence aisée: NAME OF COMMITTEE AND MEETING NUMBER (if applicable) HELD AT (formation, building, or office) (time and date) MEMBERS, DELEGATES or REPRESENTATIVES Listed here are the members of the committee and the number present. IN ATTENDANCE Listed here are any attendees, in addition to members, who have been called upon to attend the meeting to discuss particular items. The item and its number shall appear with the person's name, rank, and appointment. NOM DU CONSEIL ET NUMÉRO DE LA RÉUNION (s'il y a lieu) TENUE À (formation, édifice ou bureau) (date et heure) MEMBRES, DÉLÉGUÉS ou REPRÉSENTANTS Liste des membres du conseil et nombre de personnes présentes. PERSONNES PRÉSENTES Liste de tous ceux qui, outre les membres, ont été convoqués à Ia réunion pour discuter de points particuliers. Le point et son numéro doivent y figurer, de même que le nom, le grade et la fonction de la personne. INTRODUCTORY REMARKS (as applicable) 1. This pragraph should be an introduction describing the purpose of the conference or meeting. REMARQUES D'INTRODUCTION (s'il y a lieu) 1. Le premier paragraphe sert d'introduction et précise I'objet de Ia conférence ou de Ia réunion. Item/Point Discussion Listed here are all items to be discussed at the meeting or conference. This allows the B Comd to comment on each item separately. Where items are turned down, B Comd should give reasons or policy for the refusal./voici la liste de tous les points qui doivent être débattus à la réunion ou à Ia conférence. Cela permet au commandant de la base de commenter chaque point séparément. Si certaines questions sont rejetées, le commandant de la base doit en donner les raisons. ou préciser la politique qui justifie ce rejet. Actioned By/ Exécution DISTRIBUTION LIST La liste ci-dessous est celle des membres qui rece- vront une copie du procès-verbal. Listed here is the list of members who are to receive a copy of the minutes. LISTE DE DIFFUSION 3B3-1/3B3-2

CONDUCT OF COMMITTEE MEETING A-AD-262-000/ AG-000 APPENDIX 4, ANNEX B, CHAPTER 3 MINUTES OF THE MEMBERS, DELEGATES, or REPRESENTATIVES (rank, name, and appointment) HELD ON AT President (PMC)....................................................................... Vice-President (VPMC)....................................................................... Secretary....................................................................... Finance Member....................................................................... Mess Manager....................................................................... IN ATTENDANCE (rank, name, and appointment) (item for which....................................................................... attendee was required to attend) (Français au verso) 3B4-1

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDICE 4, ANNEXE B, CHAPITRE 3 DÉROULEMENT DES RÉUNIONS DE COMITÉ PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION TENUE LE À MEMBRES, DÉLÉGUÉS ou REPRÉSENTANTS (grade, nom et fonction) Président (PCAM)........................................................................ Vice-président (VPCAM)........................................................................ Secrétaire........................................................................ Trésorier........................................................................ Régisseur du mess........................................................................ PERSONNES PRÉSENTES (grade, nom et fonction) (sujet pour lequel........................................................................ l'intéressé a été convoqué) (English on reverse) 3B4-2

INTRODUCTORY REMARKS A-AD-262-000 / AG-000 APPENDIX 4, ANNEX B, CHAPTER 3 1. The purpose of this committee meeting is to................................................... Item Discussion Actioned By I READING OF LAST MINUTES 2. Last committee minutes were reviewed noting B comd's direction (if any). II FINANCIAL STATEMENT (if any) 3. Treasurer submitted financial statement for committee's approval Approval given III APPROVAL OF EXPENDITURES WITHIN COMMITTEE AUTHORITY 4. Committee approved the following bill for payment: ITEM AMOUNT SERVICES a. R. Jones $ 25.00 Wages b. T. Smith $ 30.00 Wages c. R. Jones $ 50.00 Wages d. Tune shop $75.00 Repairs to record player e. Glory Bee $ 125.00 Table lamp f. LCBO $ 2,000.00 Spirits IV RECOMMENDATION TO B COMD FOR APPROVAL OF OTHER EXPENDITURES 5. The following items as shown are recommended for payment : ITEM SERVICE AMOUNT a. chesterfield Simpson's $ 1,500.00 b. F. Wilson TV set 300.00 c. W. Towel Laundry 70.00 Total : (Français au verso) 3B4-3

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDICE 4, ANNEXE B, CHAPITRE 3 REMARQUES D'INTRODUCTION 1. La présente réunion du comité a pour objet de... Point Discussion Exécution I LECTURE DU PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE RÉUNION 2. Le procès-verbal de la dernière réunion a été revu tenant compte des directives du commandant de la base (le cas échéant). II ÉTAT FINANCIER (s'il y a lieu) 3. Le trésorier soumet l'état financier à l'approbation du conseil. Approuvé III APPROBATION DES DÉSPENSES DU RESSORT DU CONSEIL 4. Le conseil approuve le paiement des factures suivantes: ARTICLE MONTANT SERVICES a. R. Jones 25 $ Salaire b. T. Smith 30 $ Salaire c. R. Jones 50 $ Salaire d. "Tune shop" 75 $ Réparation d'un magnétophone e. Glory Bee 125 $ Lampe de table f. Régie des alcools 2000 $ Alcools IV RECOMMANDATION AU COMMANDANT DE LA BASE POUR APPROBATION D'AUTRES DÉPENSES 5. On recommande le paiement des factures suivantes: ARTICLE SERVICE MONTANT a. canapé Simpson's 1500 $ b. F. Wilson Appareil de télévision 300 $ c. W. Towel Nettoyage 70 $ Total: (English on reverse) 3B4-4

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDICE 4, ANNEXE B, CHAPITRE 3 Item Discussion Actioned By V OTHER BUSINESS 6. Mess Cleanliness Mess manager reports ladies' washroom cleanliness problem now solved. 7. Mess Suggestion Book Reviewed a. To Be Institued (1) One copy of WCTU monthly to be purchased. (2) Committee to publish a list of mess accoutrements that departing members could donate to the mess. (3) Investigation for draught beer machine purchase to be made. VI NEW BUSINESS 8. Treasurer reported that financial situation was such that profit statistics for last year indicated a 10 percent cut in gross profits could be made. After much discussion, it was decided to lower bar prices by an appropriate amount. VII ADJOURNMENT 9. Committee meeting adjourned at 1800 hours. (Français au verso) 3B4-5

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDICE 4, ANNEXE B, CHAPITRE 3 Point Discussion Exécution V QUESTIONS PENDANTES 6. Propreté du mess Le régisseur du mess annonce que le problème de la propreté dans les toilettes des dames est maintenant résolu. 7. Revue du livre de suggestions du mess a. À instituer (1) Acheter chaque mois un exemplaire du "WCTU". (2) Faire publier par le comité une liste des articles d'équipement dont les membres pourraient faire don au mess avant leur départ. (3) Faire une enquête sur l'achat éventuel d'une machine à servir la bière à la pression. VI QUESTIONS NOUVELLES 8. Le trésorier déclare que Ia situation financière pour l'année dernière était telle que le bilan des profits indiquait Ia possibilité de réduire de 10 pour cent le profit brut. Après de longs débats, il est décidé d'abaisser d'autant le prix des consommations au bar. VII AJOURNEMENT 9. La séance est levée à 18 heures. (English on reverse) 3B4-6

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 4, ANNEX B, CHAPTER 3 Date J. Smith Capt Secretary Date R. Overload Major PMC B Adm O's Comments B Compt's Comments Approved/ Not Approved D.A. Smile Colonel B Comd DISTRIBUTION LIST PMC B Adm O B Svcs O B Compt Secretary B Notice Board File (Français au verso) 3B4-7

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDICE 4, ANNEXE B, CHAPITRE 3 Date J. Smith Capitaine Secrétaire Date R. Overload Major Président du conseil d 'administration (PCAM) Observations de l'officier d'administration de la base Observations du contrôleur de Ia base Approuvé/ rejeté par D.A. Smile Colonel Commandant de Ia base LISTE DE DIFFUSION PCAM Officier d'administration de la base Officier des services de la base Contrôleur de la base Secrétaire Tableau d'affichage Archives (English on reverse) 3B4-8

ANNEX C, CHAPTER 3 BUDGET PREPARATION AND SUBMISSION GENERAL 1. In accordance with A-FN-105-001/AG-001 Chapter 3, all NPF entities shall prepare and submit capital and annual operating budgets to the B Comd. All NPF activities will be accounted for within the NPF fiscal year and will develop a financial plan or budget covering the trading operation, general administration, major capital expenditures, entertainment, recreation, etc. as appropriate to the activity. Each entity shall prepare a consolidated annual budget for all activities within its jurisdiction covering the NPF fiscal year. PURPOSE 2. The purpose of this instruction is to describe a standard format and procedure for preparing, submitting and adjusting Mess budgets. Fundamentally, the budgeting process is: a. a forecasted financial statement; b. a qualitative expression of a plan of action and an aid to co-ordination and control; and c. a systematic tool for establishing standards of performance, for providing motivation, for gauging results and for helping management meet its objectives. 3. A budget is required to serve the following purposes: a. to determine priorities and establish the most productive and profitable use and/or distribution of resources; b. to assist managers in co-ordinating activities, approving expenditures and making sound financial decisions; and c. to provide all levels of management with a yardstick for measuring actual performance on a regular basis. A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE C, CHAPITRE 3 PRÉPARATION ET DÉPÔT DU BUDGET GÉNÉRALITÉS 1. Conformément au chapitre 3 de l'a-fn-105-001/ag-001, tous les organismes FNP doivent préparer et soumettre au commandant de Ia base un budget d'immobilisations et un budget d'exploitation annuel. Ils doivent rendre compte de toutes les activités FNP entreprises au cours de l'année financière et établir un plan financier ou un budget pour l'exploitation, l'administration générale, les principales dépenses d'immobilisations, les activités récréatives, les loisirs, etc., applicables à chacune des activités. Chaue organisme doit dresser un budget annuel consolidé pour toutes les activités de sa compétence entreprise au cours de l'année financière. BUT 2. Le but de la présente annexe est de décrire Ia façon de procéder pour établir, déposer et rectifier les budgets des mess. Un budget est en fait: a. un exposé prévisionnel des finances; b. l'expression qualitative d'un plan d'action et un moyen de coordination et de contrôle; et c. un moyen systématique de fixer les normes de rendement, de motiver le personnel, d'évaluer les résultats et d'aider les gestionnaires à atteindre leurs objectifs. 3. Un budget doit: a. permettre d'établir les priorités et de déterminer la meilleure façon d'utiliser et (ou) de répartir les ressources; b. aider les gestionnaires à coordonner les activités, à approuver les dépenses et à prendre les bonnes décisions financières; et c. permettre aux gestionnaires à tous les niveaux d'évaluer régulièrement le rendement réel de leur secteur d'activité. 3C-1

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX C, CHAPTER 3 ANNEXE C, CHAPITRE 3 PROCEDURES 4. It would be difficult to design a system of budgeting that would be suitable for all messes, thus any system must be refined to meet individual requirements. The purpose of this instruction is, however, to detail a uniform system of budgeting that will present a clear picture of the mess operation. 5. Budgets should be kept simple, comprehensible and flexible. All levels of management must agree on the scale of operations envisaged for the budget period, bearing in mind past performance and specific knowledge of scheduled changes in future operations. It is also important that the budget be compatible with the NPF accounting system in order that actual results can be compared against budgeted goals. 6. Bases shall use locally produced standard budget forms as shown at Appendices 1 to 3. These forms have been designed to serve the dual purpose of budget preparation and budget reporting, thus reducing the NPF accounting workload yet still provide management with data for comparison of actual versus planned performance. Preferably quarterly and at least semi annually budget performance reports shall be updated by the NPFAO and distributed locally as required. 7. Each PMC with the assistance of the mess committee and mess manager is responsible for the budget preparation for his operation. 8. The budget format to be used for messes operated as self accounting entities is attached. 9. Worksheets to support operating budgets should be prepared and retained. This will assist in the preparation of the budget in the following year. It is suggested that the process of developing the operating budget forecast begin with the more important factors such as sales, wages and major operating expenses. Historical data, adjusted by known factors and trends (such as an increase in the minimum wage) will provide a reasonably accurate estimate of these variables. MARCHE À SUIVRE 4. II serait difficile de concevoir un système de budgétisation convenant à tous les mess. Tout système doit donc être adapté aux besoins de chacun. Le but de cette annexe est de présenter un système de budgétisation uniforme reflétant bien l'activité d'un mess. 5. Les budgets doivent être simples, faciles à comprendre et souples. Les gestionnaires à tous les niveaux doivent s'entendre sur I'ampleur des opérations envisagées pour l'année budgétaire, en tenant compte du rendement antérieur et des modifications prévues aux opérations à venir. II est important aussi que le budget soit compatible avec le système comptable des FNP pour qu'on puisse voir si les objectifs ont été atteints. 6. Pour préparer leur budget, les bases doivent utiliser les formules types produites localement (appendices 1 à 3). Ces formules ont été conçues pour Ia préparation et Ia présentation d'un budget, ce qui permet de réduire la charge de travail comptable des FNP tout en fournissant aux gestionnaires les données nécessaires pour comparer le rendement réel au rendement prévu. L'officier comptable des fonds non publics doit présenter de préférence tous les trois mois, ou au moins tous les six mois, des comptes rendus à jour de la situation budgétaire et les distribuer localement, au fur et à mesure desbesoins. 7. Chaque PCAM doit préparer son budget, avec l'aide du conseil d'administration du mess et du régisseur. 8. On trouvera ci-joint le modèle de budget à utiliser pour les mess qui fonctionnent comme organismes autonomes. 9. II faut préparer et conserver des chiffriers pour étayer les budgets d'exploitation. Ces chiffriers serviront à Ia préparation du budget de l'année suivante. On suggère de commencer l'établissement du budget d'exploitation par les facteurs les plus importants tels que les ventes, les salaires et les principaux frais d'exploitation. Les données sur les précédents, modifiées en fonction des facteurs connus et des nouvelles tendances (par exemple, l'augmentation du salaire minimum), permettront de fournir une évaluation assez juste de ces variables. 3C-2

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX C, CHAPTER 3 ANNEXE C, CHAPITRE 3 10. The yearly budget submission, is completed in duplicate, computing values by the month for each line indicated on the form. Most activities are seasonal so the relative amounts for each item should fluctuate from month to month or at least season to season. Unless the activity is very small, a separate page should be used for revenue and another one for expenses. 11. It will be necessary to prepare a separate operating budget for the bar operation. The bar net revenue will then be shown as the first item of general revenue on the the Mess operating budget. 12. An itemized schedule of all forecasted capital expenditures in excess of $100 will be attached to the budget and the sum of these expenditures will be shown on the "proposed capital expenditure" line (broken down by month of expenditure) but not reflected in the operating budget. Items approved in one fiscal year but not actioned until the following year will be repeated on the following year's budget. Whenever a budget contains a capital expenditure forecast, units are to ensure that the procedures outlined in A-PS- 110-001/AG-001 Chapter 9 and A-FN-105-001/AG- 001 Chapter 19 have been adhered to. 13. The original copy of completed budgets are to be forwarded to the NPFAO who will review them for mathematical errors and compliance with base policy. 14. Once the mess budget has been approved by the general membership of the mess and the B Comd, an approved copy will be returned to the budget manager. 15. Subsequent to receipt of an updated budget performance report from the NPFAO, managers at the operational level will provide the PMC with a written report containing the following: a. an explanation of the variances where those variances exceed a pre-determined, e.g., 15% acceptable level; and b. for each variance explained, provide a statement outlining corrective action taken or planned. 10. Le budget annuel doit être présenté en double. Un total doit être inscrit pour chaque mois, visà-vis chaque ligne de la formule. Comme la plupart des activités sont saisonnières, le montant de chaque poste varie de mois en mois ou, du moins, de saison en saison. Une page distincte doit être utilisée pour les recettes et les dépenses, sauf s'il s'agit d'une activité très réduite. 11. II est nécessaire d'établir un budget d'exploitation distinct pour le bar. Les recettes nettes du bar constitueront le premier poste des recettes générales du budget d'exploitation du mess. 12. II faut joindre au budget Ia liste détaillée de toutes les dépenses d'immobilisations prévues supérieures à 100 $ et inscrire le total de ces dépenses vis-à-vis Ia ligne "Dépenses d'immobilisations proposées" (ventilées par mois). Le budget d'exploitation ne doit toutefois pas en faire mention. Les crédits approuvés pour l'année financière mais utilisés seulement l'année suivante seront reportés sur le budget de l'année suivante. Chaque fois qu'un budget comprend des prévisions de dépenses d'immobilisations, les unités doivent s'assurer qu'on a bien respecté les procédures énoncées au chapitre 9 de l'a-ps-110-001/ag-001 et au chapitre 19 de l'a-fn-105-001/ag-001. 13. L'original de tous les budgets doit être envoyé à l'officier comptable des fonds non publics. Ce dernier s'assurera qu'ils ne contiennent pas d'erreurs mathématiques et qu'ils sont bien conformes à la politique de la base. 14. Une fois le budget approuvé par le commandant de la base et les membres du mess, en assemblée générale, on envoie une copie au gestionnaire du budget. 15. Sur réception du compte rendu à jour de Ia situation budgétaire envoyé par l'officier comptable des fonds non publics, les gestionnaires chargés de l'exploitation envoient au PCAM un rapport écrit contenant les renseignements suivants: a. une explication sur les écarts qui dépassent le pourcentage acceptable de 15 pour cent; et b. les correctifs apportés ou prévus pour chaque écart ainsi relevé. 3C-3

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX C, CHAPTER 3 ANNEXE C, CHAPITRE 3 BUDGET ADJUSTMENTS 16. Budgets are to be reviewed quarterly at base/ station level. Where large deviations exist between predicted and actual performance or if there is a change in plan that requires an increase or decrease to an activities total budget, corrective budget adjustment action must be taken. 17. Budget adjustments are to be prepared in the same format as the original budget but clearly marked "ADJUSTMENT" (colour coded paper is a good idea). Budget adjustments require the same approvals as the original budget. 18. Budgets must be monitored closely at all levels of unit management. The following guidelines are provided to assist managers in obtaining optimum use of their budget: a. each manager should keep a record of his budget allocation, revenues and expenditures; b. each manager will be responsible for ensuring that all purchases are authorized in his budget prior to making such purchases; and c. each manager shall ensure that expenses that have not been approved in his budget are forwarded for approval prior to submission for payment, to the appropriate management level, ie. treasurer/ PMC. REVIEWING/APPROVING AUTHORITY 19. The Base Administration Officer (B Adm O) shall be responsible for: a. co-ordinating a budget review for all entities and activities on the unit; b. ensuring that all personnel involved in formulating budgets, making reports, etc. are thoroughly briefed on the subject and are fully aware of their responsibilities; and RECTIFICATION DES BUDGETS 16. Les budgets sont revus tous les trois mois par les bases ou les stations. S'il y a des écarts importants entre le rendement réel et le rendement prévu ou si, par suite d'un changement apporté au plan, il faut augmenter ou réduire le budget total d'une activité, alors une rectification s'impose. 17. Un budget rectificatif se prépare de la même façon qu'un budget ordinaire, sauf qu'il faut clairement indiquer "BUDGET RECTIFICATIF" sur la formule (on pourrait peut-être utiliser un papier codé de couleur). Le budget rectificatif doit être approuvé de la même manière que le budget original. 18. Les budgets doivent être contrôlés de près à tous les niveaux de gestion de l'unité. Les lignes directrices suivantes visent à aider les gestionnaires à faire la meilleure utilisation possible de leur budget: a. chaque gestionnaire devrait prendre note des crédits qui lui sont alloués, de ses recettes et de ses dépenses; b. avant d'effectuer un achat, chaque gestionnaire doit s'assurer qu'un tel achat est autorisé dans son budget; et c. chaque gestionnaire doit veiller à ce que les dépenses non approuvées de son budget soient autorisées par la personne compétente (par exemple, le trésorier ou le PCAM) avant de demander un remboursement. AUTORITÉ EN MATIÈRE D' EXAMEN ET D' APPROBATION DES BUDGETS 19. L'officier d'administration de la base doit: a. coordonner l'examen des budgets de tous les organismes et de toutes les activités de l'unité; b. s'assurer que le personnel affecté à l'établissement du budget, à la rédaction de rapports, etc., a reçu toute l'information pertinente et connaît bien ses responsabilités; et 3C-4

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX C, CHAPTER 3 ANNEXE C, CHAPITRE 3 c. ensuring that a timetable of proposed target dates for completion of budgets at the various levels is prepared. c. veiller à ce qu'on prépare un calendrier des dates limites proposées pour la préparation des budgets aux différents niveaux. 3C-5/ 3C-6

CFB/CFS MESS BUDGET / PERFORMANCE REPORT FOR FISCAL YEAR 19 / ENTITY A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 1, ANNEX C, CHAPTER 3 BAR SALES Budget Actual GROSS BAR PROFIT BAR OPERATING EXPENSE NET BAR PROFIT (LOSS) GENERAL REVENUE ENTERTAINMENT REVENUE SPORTS AND RECREATION REVENUE GENERAL EXPENSE ENTERTAINMENT EXPENSE SPORTS AND RECREATION EXPENSE NET SURPLUS (DEFICIT) TO CAPITAL B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A 1st Qtr Mar-May 2nd Qtr Jun-Aug Year To Date 3rd Qtr Sep-Nov Year To Date 4th Qtr Dec-Feb GENERAL INFORMATION (as of date prepared) Entity's share of base CBA $ Capital Acct Balance $ Total loan balance $ Total monthly repayment rate $ (CFCF others) GENERAL COMMENTS / REMARKS Year To Date Explain deviations exceeding 15% together with corrective action taken or planned. Also include capital expenditures forecast. DATE: APPROVED / NOT APPROVED DATE: (PMC) (B COMD) NOTE A FURTHER BREAKDOWN OF REVENUE AND EXPENSES TO MEET WITH REQUIREMENTS IS TO BE ATTACHED. (To be produced locally) (Français au verso) 3C1-1

A-AD-262-000 / AG-000 APPENDICE 1, ANNEXE C, CHAPITRE 3 BFC / SFC BUDGET DU MESS / RAPPORT D' ACTIVITÉ POUR L' ANNÉE FINANCIÈRE 19 / ORGANISME Prévisions budgétaires résultats constatés PB 1 er trim. RC mars-mai 2 e trim. juin-août À ce jour 3 e trim. sept.-nov. À ce jour 4 e trim. dec.-fevr. À ce jour VENTES, BAR BÉNÉFICE BRUT DU BAR PB RC PB RC FRAIS D' EXPLOITATION DU BAR PB RC BÉNÉFICE OU PERTE NET(TE) DU BAR PB RC RECETTES GÉNÉRALES PB RC RECETTES PROVENANT DES ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES PB RC RECETTES PROVENANT DES SPORTS ET DES LOISIRS PB RC FRAIS GÉNÉRAUX PB RC DÉPENSES LIÉES AUX ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES PB RC DÉPENSES LIÉES AUX SPORTS ET AUX LOISIRS PB RC EXCÉDENT OU DÉFICIT NET PB RC RENSEIGNEMENTS GÉN ÉRAUX (à la date de préparation du budget) Part de l'organisme dans l'analyse Solde du compte de capital $ Coûts-avantages de la base $ Total du remboursement Solde de l'emprunt $ mensuel $ (FCFC et autres) OBSERVATIONS GÉNÉRALES Expliquer tout écart de plus de 15 pour cent et préciser les correctifs apportés ou prévus. Inclure aussi les prévisions de dépenses d'immobilisations. DATE : APPROUVÉ/ NON APPROUVÉ DATE: (PCAM) (COMMANDANT DE LA BASE) NOTA PRIÈRE DE JOINDRE UN ÉTAT DÉTAILLÉ DES RECETTES ET DES DÉPENSES. (À reproduire sur place) (English on reverse) 3C 1-2

MESS / INSTITUTE (BAR) BUDGET FORMAT Particulars Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Total BAR SALES GROSS PROFIT EXPENSES SALARIES MISC DIRECT EXP CFCF CONTRIBUTION BENEVOLENT It WELFARE CHIPS/PEANUTS ETC GLASSES GAS ALLOWANCE RESPONSIBILITY ALLOW GLASS WASHER MAINT BAR MIX SPOILAGE TELEPHONE LAUNDRY TOTAL EXPENSES NET PROFIT / LOSS

MESS/INSTITUT BUDGET (BAR) Détails mars avril mai juin juillet août sept oct nov déc jan févr Total BAR VENTES BÉNÉFICE BRUT DÉPENSES SALAIRES FRAIS DIRECTS DIVERS CONTRIBUTION AU FCFC CAISSE D' ENTRAIDE ET ASSISTANCE CROUSTILLES, NOIX, ETC. VERRES INDEMNITÉ POUR L' ESSENCE INDEMNITÉ POUR SUPPLÉMENT DE RESPONSABILITÉ ENTRETIEN DE LA MACHINE À LAVER LES VERRES MÉLANGES À BOISSON MARCHANDISE AVARIÉE TÉLÉPHONE LESSIVE TOTAL DES DÉPENSES PROFIT OU PERTE NET(TE)

GENERAL ACCOUNT BUDGET BUDGET FOR THE PERIOD TO PREPARED BY DATE Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Total REVENUES BAR NET REVENUE SUBSCRIPTIONS EXPENSES NET SURPLUS (DEFICIT) (REVENUE LESS EXPENSE) PROPOSED CAPITAL EXPEN.

BUDGET GÉNÉRAL POUR LA PÉRIODE DU À PRÉPARÉ PAR DATE mars avril mai juin juillet août sept oct nov déc janv féur Total RECETTES RECETTES NETTES DU BAR COTISATIONS DÉPENSES SURPLUS OU DÉFICIT NET (RECETTES MOINS DÉPENSES) DÉPENSES D' IMMOBILISATIONS PROPOSÉES

A-AD-262-000/ AG-000 CHAPTER 4 CHAPITRE 4 SHIPS' MESSES MESS SUR LES NAVIRES GENERAL 1. Messes shall be formed in ships of the Canadian Forces along the lines and for the purposes prescribed herein. Deviations from messes established by ship's construction must be submitted to the Commander, Maritime Command for approval. DEFINITION 2. For the purpose of this publication, a mess means the groups into which the personnel of a ship's company are divided for accommodation and/or meals where facilities are provided for the operation of NPF outlets, and shall include wardrooms, lounges, recreation areas, cafeterias, etc. DESIGNATION OF MESSES: OFFICERS 3. The officers' mess shall be designated as the wardroom mess. 4. Formation commanders and COs shall keep a separate table. 5. The following shall be designated as wardroom officers: a. officers of the rank of colonel and below (1) when not in command, or (2) when in command of a ship in which space and furniture do not permit a separate table for the CO; and b. officers of Commonwealth Forces and Foreign Forces when serving with the Canadian Forces. 6. All officers who are attached, posted, or on temporary duty to a ship shall not be subject to payment of a mess entrance fee, but may be charged mess subscription. The proper mess of an GÉNÉRALITÉS 1. On établira les mess les navires des Forces canadiennes selon les directives et les buts définis dans Ia présente publication. Toute dérogation des mess aménagés selon la construction du navire doit recevoir l'approbation du Chef du Commandement maritime. DÉFINITION 2. Pour les besoins de Ia présente publication, on entend par mess les différents groupes entre lesquels se répartissent les membres de l'équipage d'un navire et qui sont organisés en fonction du logement et de l'alimentation; les mess comprennent les installations prévues pour les services dépendant de fonds non publics: carrés des officiers, salons, sales de jeux, cafétérias, etc. MESS DES OFFICIERS 3. Le mess des officiers sera désigné sous le nom de carré des officiers. 4. Les commandants de formation et les commandants d'unité occuperont une table à part. 5. Les officiers suivants formeront la catégories des officiers du carré: a. officier du grade de colonel et d'un grade inférieur (1) lorsqu'ils n'assument pas de commandement, ou (2) lorsqu'ils assument le commandement d'un navire et que, en raison du manque d'espace et de mobilier, on ne peut donner une table séparée au commandant; et b. officiers des Forces du Commonwealth et des Forces étrangères servant dans les Forces canadiennes. 6. Les officiers détachés, affectés ou en service provisoire à bord d'un navire ne seront pas tenus de verser un droit d'entree au mess, mais ils peuvent avoir à payer une cotisation. Le nouveau mess 4-1

A-AD-262-000 /AG-000 officer whose place of duty (for a period in excess of 14 days) is at a location removed from the ship to which he is posted, shall be the mess designated by the commander of the base to which the officer is attached or the CO of the unit where he actually performs his duty. DESIGNATION OF MESSES: OTHER RANKS 7. When practicable, warrant officers and sergeants shall be provided with separate messing, cafeteria, and recreation spaces from those provided to corporals and below. 8. In addition, where practical, separate spaces may be provided for groups consisting of: a. the senior warrant officer of each department; b. other chiefs and master warrant officers; c. warrant officers; and d. sergeants. PRESIDENT OF THE MESS AND MESS COMMITTEE (PMC) 9. The executive officer shall be president of both the wardroom mess and the wardroom mess committee. The CO shall appoint the presidents of other messes within the ship. MESS COMMITTEE MEMBERS 10. The mess committee shall be comprised of members elected by the mess members. MESS ADMINISTRATION 11. The internal economy of the mess shall be conducted by the mess committee. Messes shall normally not engage in resale activities of commodities or services which are provided through the exchange system. 12. Mess rules shall be stablished for the operation of messes and shall be effective after approval d'un officier qui, pour une période de plus de 14 jours, exerce ses fonctions à un endroit autre que sur le navire auquel il est affecté, sera les mess désigné par le commandant de Ia base à laquelle l'officier est détaché ou par le commandant de l'unité où ii exerce ses fonctions. MESS DU PERSONNEL NON OFFICIER 7. Dans Ia mesure du possible, les adjudants et sergents disposeront d'un service d'ordinaire, d'une cafétéria et de Iocaux de détente distincts de ceux des caporaux et soldats. 8. De plus, là où on en verra l'utilité, on peut aménager des endroits séparés pour les groupes comprenant: a. I'adjudant-chef de chaque service; b. d'autres adjudants-chefs et adjudantsmaîtres; c. les adjudants; et d. les sergents. PRÉSIDENT DU MESS DU CONSEIL D' ADMINISTRATION DU MESS 9. Le commandant en second présidera à Ia fois le carré des officiers et le conseil d'administration du carré. Le commandant désignera les président des autres mess du navire. MEMBRES DU CONSEIL D' ADMINISTRATION DU MESS 10. Le conseil d'administration du mess sera composé de membres élus par les membres du mess. ADMINISTRATION DU MESS 11. La gestion interne du mess relèvera du conseil d'administration du mess. Les mess ne doivent généralement pas s'engager dans Ia revente d'articles ou de services fournis par l'économat. 12. Des règlements devront être établis pour le bon fonctionnement du mess. Ils n'entreront en vigueur qu'après avoir été approuvés par le com- 4-2

A-AD-262-000 / AG-000 by the CO. Copies of mess rules shall be appropriately posted throughout the ship. 13. A record of minutes of all messes and mess committee meetings shall be kept. The decision contained in the minutes shall not be considered to be final until approved by the CO. MESS ENTRANCE FEE: OFFICERS 14. Except as prescribed in paragraph 6 an officer, on joining a mess, may be charged a mess entrance fee not normally exceeding $20. This fee shall be returned to the member concerned when he is posted from the ship. MESS SUBSCRIPTION 15. A monthly mess subscription fee may be charged to members to defray operating costs. 16. The subscription charged shall be limited to current expense requirements. 17. Members may be required to pay an extra messing charge to cover the cost of special items provided for their use or consumption. MESS FUNDS 18. The mess fund shall include the funds for: a. wines, beer, and spirits; b. tobacco; and c. subsidiary funds for other activities which may be conducted by the mess. 19. Profits shall not be allowed to accumulate in the mess fund, but shall be used for the general good of the mess. Shares of profits shall not be made to individuals under any circumstances. The CO may direct up to 30 percent of mess profits to be transferred to the ship's fund. mandant et ils devront être affichés comme il convient dans tout le navire. 13. On gardera dans les archives le procès-verbal de toutes les réunions du mess et du conseil d'administration du mess. Les décisions contenues dans un procès-verbal ne seront considérées comme définitives qu'après avoir été approuvées par le commandant. DROIT D' ENTRÉE AU MESS: OFFICIERS 14. À l'exception de ce qui est prescrit au paragraphe 6, tout officier qui devient membre d'un mess peut avoir à verser un droit d'entrée qui n'excède normalement pas 20 dollars. Ce droit sera remboursé à l'intéressé s'il quitte le navire à la suite d'une affectation. COTISATION 15. Une cotisation mensuelle peut être imposée aux membres dans le but de couvrir les frais d'exploitation du mess. 16. La cotisation fixée sera limitée au montant requis pour couvrir les dépenses courantes. 17. Les membres du mess peuvent avoir à verser des frais de table supplémentaires afin de couvrir l'achat d'articles spéciaux destinés à leur usage ou à leur consommation. FONDS DU MESS 18. La caisse du mess comprend des fonds pour: a. les vins, la bière et les spiritueux; b. le tabac; et c. certaines activités subsidiaires que le mess peut prendre en charge. 19. Les profits devront être utilisés pour le bien général du mess. II ne faudra pas les laisser s'accumuler dans la caisse. Personne ne peut participer aux bénéfices du mess. Le commandant peut exiger qu'on transfère au fonds du navire jusqu'à 30 pour cent des bénéfices du mess. 4-3

A-AD-262-000 /AG-000 INVENTORY VERIFICATION 20. Verification of inventory shall take place monthly and on supercession of the senior steward. AUDIT 21. Mess accounts shall be audited: a. semi-annually; b. whenever a change occurs in the mess treasurer; and c. when ordered by the CO. 22. The CO shall appoint at least two officers or men to audit the accounts of each mess. 23. In ships having a complement of two officers or less, the formation commander shall appoint additional officers or men to meet the audit requirements. 24. No person shall audit accounts that are kept by him. SETTLEMENT OF DEBTS 25. All mess bills shall be settled in full by the 15th day of the following month. 26. It shall be understood that the Canadian Forces will not, whatever the circumstances, be responsible for, or contribute to, the satisfaction of any claim which may be made against messes for losses which may occur. Messes should, therefore, for the protection of their own interests, make their own arrangements with tradesmen. WINE STOCKS 27. All stocks of wine, spirits and beer shall be obtained through the ship's exchange. Beer will normally be purchased by the ship's exchange. INVENTAIRE 20. Un inventaire devra être fait chaque mois et lors du remplacement du steward-chef. VÉRIFICATION DES COMPTES 21. Les comptes du mess doivent être vérifiés: a. deux fois I'an; b. chaque fois qu'un nouveau trésorier entre en fonction; et c. chaque fois que le commandant le demande. 22. Le commandant nommera au moins deux officiers ou non-officiers pour vérifier les comptes de chaque mess. 23. Sur les navires qui comptent deux officiers ou moins à Ieur effectif, le commandant de la formation nommera d'autres officiers ou non-officiers pour satisfaire aux conditions exigées par la vérification. 24. Personne ne peut vérifier ses propres comptes. RÈGLEMENTS DES DETTES 25. Tous les comptes et factures du mess doivent être réglés entièrement au plus tard le 15 du mois suivant. 26. II est bien entendu qu'en aucune circonstance les Forces canadiennes ne seront tenues reponsables de pertes éventuelles et qu'elles ne régleront pas les réclamation faites contre le mess où ces pertes se seraient produites. Les mess doivent donc, dans leur propre intérêt, prendre des dispositions avec leurs fournisseurs. STOCKS DE VINS 27. Tous les stocks de vins, de spiritueux et de bière doivent être fournis par l'intermédiaire de l'économat du navire. La bière sera normalement achetée par l'économat du navire. 4-4

A-AD-262-000 / AG-000 SALE OF WINE STOCKS 28. Except with the expressed permission of the CO, wine, spirits, or beer shall not be sold, exchanged, or given away (other than to guests in the mess) to any individual in the ship who does not belong to the mess for which the supplies have been obtained. 29. Spirits shall not be sold by the bottle to any person. 30. Sale of wines, spirits or beer on credit is permitted in officers' messes only. 31. An officer or man below the age of 18 shall not consume any spirits. WINE BILLS 32. The CO and PMCs of the respective messes shall ensure that the consumption of liquor by members is kept within reasonable limits. 33. The CO shall limit or stop the use of wines, spirits or beer by any person whose purchase he may consider excessive or extravagant. 34. In the event of irregularities, the commanding officer may impose limits on individual members. 35. When the CO considers it desirable, he may limit messes generally in terms of costs or amounts consumed. VENTE DE STOCKS DE VINS 28. À moins d'une autorisation expresse du commandant, les vins, les spiritueux ou la bière ne pourront être vendus, échangés ou donnés à d'autres personnes qu'aux invités du mess, ni à aucun individu du navire qui n'appartient pas au mess pour lequel les stocks ont été fournis. 29. Les spiritueux ne peuvent être vendus à personne à la bouteille. 30. La vente à crédit de vin, de spiritueux ou de bière n'est autorisée qu'au mess des officiers. 31. Un officier ou homme âgé de moins de 18 ans n'est pas autorisé a boire de l'alcool. FACTURES POUR LE VIN 32. L'officier commandant et les PCAM des différents mess doivent s'assurer que les membres du mess consomment de l'alcool de façon raisonnable. 33. Le commandant limitera ou suspendra la vente des vins, spiritueux ou bière à toute personne qui, à son avis, consomme de l'alcool de façon excessive ou extravagante. 34. Si des irrégularités se produisent, le commandant peut imposer des restrictions à un membre. 35. Le commandant peut, s'il l'estime utile, contraindre les mess à limiter les prix ou les quantités consommées. 4-5/4-6

A-AD-262-000/ AG-000 CHAPTER 5 SOCIAL FUNCTIONS CHAPITRE 5 RÉCEPTIONS GENERAL 1. There are a great variety of social functions which may be sponsored by a mess. Those covered in this chapter are: a. cocktail parties; b. dances; c. formal balls; d. teas; e. garden parties; f. mess dinners; g. mixed dinners; and h. dining-in nights. 2. Other types of entertainment, bingos, Monte Carlo nights, and happy hours are left to the initiative of the mess committees to devise as to form and activity. COCKTAIL PARTIES 3. A cocktail party is usually held in the late afternoon or early evening, and its main purpose is for people to get together and meet each other. Guests are expected to circulate and to meet as many other people as possible. Various drinks may be served at a cocktail party. Straight drinks may be available and cocktails, such as martinis (gin and vermouth) and manhattans (whisky and vermouth), may be served. If uniform is not worn, semi-formal dress for men and ladies is suggested. DANCES 4. Dances generally constitute the most popular form of mess entertainment. Dress will vary according to the theme adopted, eg, "hard times", "Oktoberfest", "St Valentine's", as will decorations and the provision of food. Many messes have found that requesting base units in rotation to sponsor dances (and other entertainment as well), GÉNÉRALITÉS 1. II existe une grande variété de réceptions qui peuvent être parrainées par un mess. Voici celles traitées dans le présent chapitre: a. cocktails; b. soirées dansantes; c. bals de gala; d. thés; e. réceptions en plein air; f. dîners régimentaires; g. dîners mixtes; et h. dîners réglementaires. 2. Les autres types de soirées récréatives, les bingos, les nuits de Monte Carlo et les heures de la bonne humeur sont laissés à Ia discrétion des conseils d'administration des mess qui se chargent de les concevoir et de les organiser. COCKTAILS 3. Un cocktail se donne généralement en fin d'après-midi ou en début de soirée et son but principal est de permettre aux gens de se rencontrer. Ceux qui y sont invités doivent aller de l'un à l'autre et faire connaissance avec le plus de personnes possible. Diverses consommations peuvent y être servies, y compris des boissons alcooliques et des cocktails tels un martini (gin et vermouth) ou un manhattan (whisky et vermouth). S'ils ne portent pas I'uniforme, les hommes et les femmes devraient être en tenue de demi-cérémonie. SOIRÉES DANSANTES 4. Les soirées dansantes sont généralement Ia forme de divertissement le plus populaire d'un mess. La tenue peut varier selon le thème choisi ("années de la crise", "Oktoberfest", Saint- Valentin,), ainsi que Ia décoration de la salle et le genre de nourriture qu'on y servira. De nombreaux mess ont constaté que le fait de faire organiser les 5-1

A-AD-262-000/ AG-000 not only frees the members of the entertainment committee from doing all the work, but adds zest to the occasion. FORMAL BALLS 5. Formal balls are traditionally held in the spring and fall and on New Year's Eve. Dress uniform is usually worn. A ball is a more important occasion for a lady than a gentleman since she has to make more elaborate preparations, whereas, the gentleman knows what he will wear. This must be borne in mind when giving notice of a ball. It is a breach of etiquette to send an invitation less than two weeks before the scheduled date of the ball. 6. Unless other arrangements are made, eg, souvenir pins, brooches, etc, it is normal for the gentleman to send a corsage to the lady who will accompany him to the ball, or for the mess to have them available in the mess lobby. 7. Generally, a ball commences with a receiving line. The receiving line normally include first the host, his lady, and then the guests of honour and their ladies. If the PMC is not acting as host he will normally take his place at the end of the receiving line. Guests are expected to arrive at the ball in time to go through the receiving line; when going through the man will always precede his lady and usually is required to present his calling card, or similar identification, to an announcer at the entrance to the ballroom. At an informal dance the man should usually, but not necessarily, precede his lady to introduce her to the host although the custom varies in messes. 8. At a ball, gentlemen should dance with other ladies in their party or at their table and beprepared to entertain the special guests at the ball. A buffet is normally served at a ball and guests should wait until the host and his guests have made their way first. A time is usually set for the end of the ball and guests should leave at the appointed hour. soirées dansantes et autres activités à tour de rôle par les différentes unités de la base permet non seulement de libérer d'une partie du travail le comité des activités récréatives, mais ajoute du piquant à Ia chose. BALS DE GALA 5. Les bats de gala ont traditionnellement lieu au printemps et à l'automne, ainsi que Ia veille du Jour de l'an. On y porte généralement l'uniforme. Un bal est un événement plus important pour les dames que pour les messieurs car il exige plus de préparatifs de leur part, les hommes sachant d'avance ce qu'ils vont porter. Ce détail a son importance lorsqu'on annonce la tenue d'un bal prochain. C'est une faute contre l'étiquette que d'envoyer une invitation à un bal moins de deux semaines avant Ia date fixée. 6. À moins que d'autres dispositions n'aient été prises comme l'achat d'agrafes-souvenirs, de broches, etc., il est de règle pour le cavalier d'envoyer un bouquet de corsage à la dame qui va l'accompagner au bal, ou pour le mess de les mettre à Ia disposition du public dans le vestibule. 7. En général, on commence Ia soirée en se présentant au groupe d'accueil. Ce groupe comprend normalement l'hôte, sa compagne, ainsi que les invités d'honneur accompagnés. Si le PCAM ne joue pas le rôle d'hôte, il prend normalement place à l'extrémité de Ia ligne. Les invités doivent arriver au bal à temps pour saluer leurs hôtes; le cavalier doit toujours précéder la dame et doit normalement présenter sa carte d'invitation ou une pièce d'identité analogue à l'annonceur qui se trouve à l'entrée de la salle de bal. À l'occasion d'un bal ordinaire, le cavalier précède souvent, mais pas nécessairement, Ia dame qu'il accompagne afin de la présenter à l'hôte, bien que la coutume puisse varier d'un mess à l'autre. 8. Au cours du bal, il est de règle pour les hommes d'inviter à danser les autres dames de leur groupe ou de leur table et de s'occuper des invités spéciaux du bal. On Bert habituellement un buffet, auquel cas les participants attendent avant de se servir, que l'hôte et ses invités en aient donné I'exemple. Le bal est censé se terminer à une heure fixée d'avance et les invités devraient partir à I'heure dite. 5-2

A-AD-262-000 /AG-000 TEAS 9. A popular function is the tea, which is often in leiu of a cocktail party. The dress for a tea is the same as for a cocktail party. The wearing of hats by ladies is an acceptable custom at teas. GARDEN PARTIES 10. Essentially, garden parties are outdoor teas, but, on occasion, cocktails may be served. A receiving line complements a garden party. MESS DINNERS 11. Mess dinners provide an opportunity for mess members to meet on a formal but friendly occasion, allowing the senior member or his guests(s) to address the members as a group. By custom and tradition, which in the service context is an extension of the common law, mess dinners are considered to be a parade and as such attendance is compulsory except for members excused by the B Comd, PMC or other convening authority. 12. The following paragraphs provide a guide to the general procedures for mess dinners. Where a mess dinner is a unit function, the term B Comd should be interpreted to read CO, BCWO, Station WO or Coxswain as appropriate. Traditions may produce variations in individual messes. All ranks must acquaint themselves with the special customs or variations in messes to which they belong or visit. Units or messes have a responsibility to brief visitors or guests on mess customs, especially if they vary from usual procedures. 13. Guests Frequently, guests are invited to mess dinners. Guests at the dinner are the guests of all the mess members and it is the responsibility of all those present to see that the guests are entertained and not left to fend for themselves. THÉS 9. Les réceptions à l'heure du thé jouissent de beaucoup de popularité; elles tiennent souvent lieu de cocktails. La tenue de rigueur à une telle réception est la même que celle portée à un cocktail. Le port du chapeau pour les dames est une coutume acceptable aux réceptions de thé. "GARDEN-PARTIES" 10. En principe, ce genre de réception consiste en un thé servi en plein air, mais on y sert parfois des cocktails. II est de règle que les invités y soient accueillis à l'entrée. DÎNERS RÉGIMENTAIRES 11. Les dîners régimentaires fournissent aux membres d'un mess l'occasion de se rencontrer dans des circonstances officielles, mais dans une atmosphère amicale, et ils permettent au membre le plus élevé en grade ou à son (ses) invité(s) de s'adresser à l'ensemble des membres du mess. Selon Ia coutume et de tradition, ce qui dans le contexte militaire équivaut à une extension du droit commun, les dîners régimentaires sont considérés comme un rassemblement et tous doivent y assister, à moins d'en être exemptés par le commandant de la base, le président du conseil d'administration du mess ou une autre personne autorisée. 12. Les paragraphes qui suivent donnent des précisions sur la procédure générale applicable aux dîners régimentaires. Par "commandant de Ia base", il faut entendre le commandant, l'adjudantchef de la base, l'adjudant de la station ou le capitaine d'armes, lorsque le dînerrégimentaire est une réception organisée par une unité. II peut y avoir des variantes à cause des traditions propres à chaque mess. Les militaires de tous grades doivent se familiariser avec les traditions et les habitudes du mess auquel ils appartiennent ou qu'il visitent. Les unités ou les mess se doivent de faire connaître aux visiteurs ou aux invités les coutumes du mess, surtout quand elles s'écartent de Ia procédure ordinaire. 13. Invités II y a souvent des invités aux dîners régimentaires. Les invités au dîner sont ceux de tous les membres du mess et il appartient à chaque personne présente de faire en sorte qu'ils soient entourés d'égards et non laissés à eux-mêmes. 5-3

A-AD-262-000 / AG-000 14. Announcement The announcement of a mess dinner can be made by memorandum, in routine orders, on the mess notice board, or in a social calendar. Attendance is compulsory unless excused by the B Comd or the PMC. 15. Dress The dress for mess dinners will be posted on the mess notice board or as indicated by invitation, letter, or promulgated in routine orders. Generally the dress is mess dress or equivalent, and for civilian members or guests, evening dress or dinner jacket. 16. Assembly Members assemble in the lounge 1/2 hour prior to the time set for dinner. This predinner gathering is to enable members to meet and entertain guests, have a pre-dinner drink, and ascertain their position at the table from the seating plan which is placed where every member can see it. 17. It is common courtesy on the part of those who may be sitting to acknowledge the arrival of the B Comd by rising. 18. The mess manager/senior steward will inform the PMC when dinner is ready. If the B Comd and guest appear to be ready, the PMC informs the B Comd and, having received permission, passes word to the bugler or piper to play "Mess Call". The PMC will escort the senior guest of honour to his place at the right hand side of the B Comd. The B Comd will escort the next senior guest of honour to the seat on his left hand side. The other members will proceed directly to the dining room to their places as designated in the seating plan. 19. Members and guests shall stand behind their chairs except in a wardroom where the PMC seats himself and all others immediately follow suit. The mess manager/senior steward reports to the PMC that "all members and guests are present, Sir". At this time, the PMC raps the gavel for silence, and when a Chaplain is in attendance, calls on him to say Grace. When a Chaplain is not present, the PMC will designate the VPMC or another person to say Grace. 14. Annonce L'annonce d'un dîner régimentaire peut se faire par l'intermédiaire d'une note de service, d'un ordre de service courant, d'un avis placé sur le tableau d'affichage du mess ou d'un calendrier des activités sociales. Tous les membres du mess doivent être présents au dîner, à moins d'en être exemptés par le commandant de Ia base ou le président du conseil d'administration du mess. 15. Tenue La tenue exigée pour le dîner régimentaire sera précisée dans l'avis placé sur le tableau d'affichage, dans l'invitation, la lettre ou les ordres de service courant. La tenue de rigueur est généralement la tenue de mess ou une tenue analogue et, pour les civils ou les invités, la tenue de soirée ou le smoking. 16. Rassemblement Les membres du mess doivent se retrouver au salon une demi-heure avant l'heure fixée pour le dîner. Ils peuvent ainsi rencontrer les invités, prendre l'apéritif et consulter le schéma de placement des convives affiché à un endroit bien en vue. 17. Par courtoisie, il est d'usage de la part de ceux qui sont assis de se lever à l'arrivée du commandant de la base. 18. Lorsque le dîner est prêt, le régisseur du mess ou le steward-chef en informe le PCAM. Si le commandant de Ia base et les invités semblent prêts, le PCAM en informe à son tour le commandant et, avec sa persmission, demande au clairon ou au conrnemuseur de sonner "l'appel du mess". Le PCAM escorte le premier invité d'honneur à sa place, soit à Ia droite du commandant de Ia base, tandis que ce dernier escorte jusqu'au siège placé à la gauche du sien l'invité d'honneur qui vient ensuite dans l'ordre des préséances. Les autres membres se rendent d'eux-mêmes à la salle à manger et gagnent Ia place qui leur a été assignée sur le plan. 19. Les membres et les invités doivent se tenir debout derrière leur siège, sauf dans un carré où le PCAM s'assoit, suivi des autres officiers. Le régisseur du mess ou le steward-chef annonce au PCAM: "Monsieur, tous, membres et invités, sont présents". Le PCAM frappe alors un coup de son marteau pour demander le silence et s'il y a un aumônier dans l'assistance, il lui demande de dire le bénédicité. En l'absence d'un aumônier, le président demande au vice-président ou à toute autre personne de le dire à sa place. 5-4

A-AD-262-000/ AG-000 20. Duties of Staff Duties of the staff for a mess dinner are as shown at Annex A to this chapter. 21. Because the dinner is a formal function, special rules should be oserved. These include that no diner may: a. smoke during the meal; b. commence a meal before the PMC; c. discuss political or controversial subjects; d. act in a boisterous manner; e. propose a toast; f. talk after the PMC summons attention until he has finished speaking; or g. leave the table during the meal unless permitted to do so by the PMC or VPMC. 22. At the conclusion of the meal, all china, silverware, candelabra, flowers, trophies and glasses with the exception of the port glass, will be removed from the table. 23. Passing the Port When the table is cleared, the port decanters are placed on the table in front of the PMC. If a large number of diners are in attendance, decanters will also be placed in front of the VPMC and at the end of each wing table on the left hand side. When they are in place, the PMC and VPMC unstopper the decanters, charge their glasses, and then pass the decanters to the left. Other members having had decanters placed in front of them, fill their glass and pass the decanters to the left. If there is space where there are no diners, the steward will move the decanter to the next diner. Whether the decanter touches the table or not is a matter of mess custom. No one may touch his wine until the Loyal Toast has been proposed. If someone does not drink due to medical or other reasons, he may drink the Loyal Toast with water. 24. The Loyal Toast (To be read in conjunction with CFAO 61-12, Toasts) When all glasses are 20. Tâches du personnel Les tâches du personnel pour un dîner régimentaire sont précisées à l'annexe A du présent chapitre. 21. Comme un dîner régimentaire constitue une cérémonie officielle, des règles précises doivent y être observées. Aucun participant ne devra, par exemple: a. fumer durant le repas; b. commencer à manager avant le PCAM; c. discuter de politique ou de sujets controversés; d. être bruyant; e. porter un toast; f. parler après que le PCAM a demandé le silence et avant qu'ii n'ait fini de parler; ou g. quitter Ia table, à moins d'avoir reçu l'autorisation du PCAM ou du VPCAM. 22. À Ia fin du repas, on enlèvera toute la vaisselle, l'argenterie, les candélabres, les fleurs, les trophées et les verres, à l'exception des verres à porto. 23. On passe le porto Une foil la table desservie, on place des carafes de porto sur la table, en face du PCAM. Si l'assistance est nombreuse, on place aussi des carafes devant le VPCAM et à l'extrémité de la table qui termine chaque rangée, à gauche. Lorsque toutes les carafes ont été placées, le PCAM et le VPCAM enlèvent le bouchon, remplissent leur verre et passent les carafes vers la gauche. Les autres membres qui ont une carafe devant eux remplissent leur verre et passent la carafe vers la gauche. S'il y a une place libre entre des participants, les steward passe la carafe au convive suivant. Que la carafe soit déposée ou non sur Ia table est une coutume propre à chaque mess. Personne ne peut porter le verre à ses lèvres tant que le toast à la Reine n'a pas été porté. Si pour des raisons médicales ou autres, quelqu'un ne boit pas d'alcool, le toast à Ia Reine peut être porté avec de l'eau. 24. Le toast à Ia Reine (Doit être lu parallèlement à l'oafc 61-12 Les toasts) Lorsque tous les 5-5 Ch 1 1984-02-09 Mod. 1 1984-02-09

A-AD-262-000 /AG-000 charged, the PMC or host raps his gavel for silence, then stands and, addressing the VPMC, says, "Mr. Vice, (or Madam Vice when the VPMC is a lady), The Queen of Canada." The VPMC then stands and addressing all present says, "Ladies and / or Gentlemen, The Queen of Canada" (the PMC can address the VPMC in either of the official languages and the VPMC shall propose the toast in the other language). All then stand, and if a band is in attendance, one verse of God Save The Queen is played. During the playing of God Save The Queen, the port glass may either be left on the talbe or held in the right hand at waist level while standing to attention; the custom may vary between elements and units. When the band has stopped playing, all members repeat the toast. "The Queen of Canada!, or La Reine du Canada!" and drink. All present then sit down and conversation is resumed. When a band is not in attendance, all members rise to their feet, pick up their glasses, and repeat the toast, "The Queen of Canada" and drink to Her Majesty's health. When an officer or other distinguished person is officially representing a country that is a member of the British Commonwealth of Nations, and is entertained at a mess dinner, the Loyal Toast shall be, "Ladies and/or Gentlemen, The Queen of the Commonwealth." 25. Loyal Toasts in Naval Messes Whether ashore of afloat, members do not stand for the Loyal Toast unless royalty or foreign official guests are present and/or when other toasts to head of state are to be included. However, after the Loyal Toast, any subsequent toast which may be proposed to individuals should be drunk standing in the normal way. 26. Other Toasts When officers or other distinguished persons, officially representing a foreign state, are entertained at a mess dinner, the following procedure shall be carried out: a. The Loyal Toast Shall be proposed first. b. When only one foreign guest is present, the host should then propose a toast to the head of state of the country to which the guest belongs, eg, "Gentlemen, the President...". The National Anthem of verres sont remplis, le PCAM ou l'hôte réclame le silence en frappant sur la table, puis il se lève et s'adressant au vice-président, dit, en français ou en anglais: "Monsieur le vice-président (ou Madame la vice-présidente, si c'est une femme), la Reine du Canada". C'est alors au tour du vice-président de se lever et de dire: "Mesdames et Messieurs, la Reine du Canada". Si le président s'est adressé au vice-président en anglais, le vice-président doit porter le toast en français et vice-versa. Tous les convives se lèvent et la musique, s'il y en a une, joue un couplet de "God Save the Queen". Pendant ce temps, on peut laisser le verre de porto sur la table ou le tenir dans la main droite à Ia hauteur de la ceinture, au garde à vous. La coutume varie selon les éléments et les unités. Lorsque la musique s'arrête, tous les membres présents répètent le toast "The Queen of Canada" ou "La Reine du Canada" et boivent à sa santé. Puis, tous s'asseoient et la conversation reprend. Lorsqu'il n'y a pas de musique, tous les membres présents se lèvent, prennent leur verre et répètent le toast "The Queen of Canada!" ou "La Reine du Canada!" et boivent à Ia santé de Sa Majesté. Si un officer ou une autre personnalité en vue représentant officiellement un pays membre du Commonwealth est présent à un dîner régimentaire, on porte ainsi le toast à la Reine: "Mesdames et Messieurs, La Reins du Commonwealth". 25. Toasts à la Reine dans les mess de la marine Que ce soit à terrre ou à bord d'une navire, les membres ne se lèvent pas pour le toast à la Reine, sauf en présence d'invités royaux ou d'invités officiels étrangers, ou lorsque d'autres toasts sont portés en l'honneur de chefs d'état. Cependant, après le toast à la Reine, tout toast porté à la santé de quelqu'un doit être du debout, à la façon ordinaire. 26. Autres toasts Lorsque les invités d'honneur d'un dîner régimentaire sont des officiers ou des personnages importants représentant officiellement un Etat étranger, on doit suivre la procédure suivante: a. On porte d'abord le toast à la Reine. b. S'il n'y a qu'un seul invité étranger présent, l'hôte porte ensuite un toast au chef d'état du pays auquel appartient l'invité: "Messieurs, le Président...". On joue ensuite l' hymne national de ce pays. On 5-6 Ch 1 1984-02-09 Mod. 1 1984-02-09

A-AD-262-000 /AG-000 that nation then should be played. A shorter version of the anthem may be used provided it has been ascertained beforehand that this would be in accordance with the custom of the country concerned. c. When a number of nations are represented, the host should propose a collective toast, eg, "Gentlemen, the heads of peut jouer une version abrégée de l'hymne, à conditions que l'on se soit assuré au préalable que cette façon de faire est conforme à l'usage en vigueur dans le pays en question. c. Lorsque plusieurs pays sont représentés l'hôte porte un toast collectif: "Messieurs, les chefs des États ici représentes". Dans 5-6A/5-6B Ch 1 1984-02-09 Mod. 1 1984-02-09

A-AD-262-000 /AG-000 states here represented". The National Anthems of all the countries in the collective toast would not be played in this case. 27. Foreign officers or other ranks undergoing training or covering vacancies in an establishment should not be considered official representatives of their country at a mess dinner unless they have been so delegated. In the case of foreign guests who are being entertained privately in an officers' mess, there need be no deviation from the normal practice of proposing the Loyal Toast only. 28. Naval Toasts On board ships or in fleet establishments, it is customary to propose the first toast to the head of state of the country to which the guest belongs and then the senior guest member of the other nation proposes the Loyal Toast. 29. Following the Toast Following the toast(s), coffee is served and the PMC gives permission to smoke by lighting a cigarette or by passing a cigarette to a neighbour. Waiters will place ash trays on the table while the stewards pass cigars and cigarettes to all members, followed by the serving of liqueurs. 30. If a band is in attendance, regimental marches will be played as directed by the PMC. During coffee, the B Comd will ask the mess manager/ senior steward to bring the band director or piper to him. He introduces him to the senior guest and the mess manager/ senior steward brings a chair to be placed between them for the band director or piper. The B Comd will invite the band director or piper to have a drink. The mess steward personally brings the drink on a tray. After his drink, the band director or piper asks permission to retire, and the extra chair is then removed. The B Comd may ask the mess steward to bring forward the senior cook; the same procedure applying as for the band director or piper. 31. Should there be any speeches, they follow at this point. The PMC will get everyone's attention by rapping the gavel three times and will call upon the B Comd. Indication that a dinner is officially ce dernier cas, on ne joue pas l'hymne national des pays représentés. 27. Les officiers ou le personnel non officier d'un pays étranger en période d'instruction ou occupant un poste au sein des effectifs ne doivent pas être considérés comme des représentants officiels de leur pays à un dîner régimentaire, à moins qu'ils n'en aient reçu le titre. Dans le cas d'invités étrangers qui participent à titre personnel à la vie d'un mess d'officiers, il n'y a pas lieu de dévier de quelque manière que ce soit de la coutume normale qui veut que l'on ne porte un toast qu'à la Reine. 28. Les toasts dans Ia marine À bord des navires ou dans les établissements de Ia marine, la coutume veut que l'on porte le premier toast à la santé du chef d'état du pays auquel appartient l'invité, avant que l'officier supérieur de l'autre pays ne porte le toast à Ia Reine. 29. Après les toasts Après les toasts, on sert le café et le PCAM signale que l'on peut fumer un prenant lui-même une cigarette ou en en offrant une à son voisin. Les serveurs apportent des cendriers, tandis que les stewards passent des cigarettes et des cigares à tout le monde, après quoi on sert les liqueurs. 30. S'il y a une musique, c'est le PCAM qui doit décider quelles marches régimentaires seront jouées. Pendant le café, le commandant de la base demande au régisseur du mess ou au steward-chef de faire venir le chef de la musique ou le joueur de cornemuse. II le présenté à l'invité d'honneur et le régisseur ou le steward-chef du mess place un siège entre eux pour le chef de Ia musique ou le joueur de cornemuse. Le commandant de la base invite le chef de la musique ou le joueur de cornemuse à prendre un verre. Le steward du mess apporte personnellement le verre sur un plateau. Après avoir fini son verre, le chef de la musique ou le joueur de cornemuse demande la permission de se retirer et l'on enlève sa chaise. ll se peut que le commandant de la base demande au steward du mess de faire venir le chef-cuisinier et Ia procédure est alors la même que pour le chef de musique ou le joueur de cornemuse. 31. S'il doit y avoir des discours, c'est à ce moment qu'ils doivent se faire. Le PCAM attire l'attention de chacun en frappant trois coups sur la table et il donne la parole au commandant de la base. Le 5-7

A-AD-262-000 /AG-000 over is given by the PMC standing up until noticed by all members. If the B Comd and the guest(s) of honour leave immediately, it is customary for the members to stand until they have left the room. The PMC accompanies the guests to the lounge. 32. After-dinner Entertainment Following the dinner, the members should retire to the anteroom or lounge. Most dinners are followed by a program of entertainment or games. This is the most relaxed part of the evening, affording an opportunity for all members to become better acquainted. Members should not leave the mess until the B Comd and guests have departed. If a member is required to leave before the B Comd, he should first pay his respects to the B Comd but there must be sufficient members remaining to ensure the entertainment of guests so long as any remain in the mess signal indiquant Ia fin du dîner est donné par le PCAM qui se lève et reste debout jusqu'à ce que tout le monde l'ait remarqué. Si le commandant de Ia base et les invités d'honneur prennent immédiatement congé, la coutume veut que tous les convives restent debout jusqu'à ce qu'ils aient quitté la salle. Le PCAM accompagne les invités officiels au salon. 32. Divertissements Après le dîner, les membres passent au salon. La plupart des dîners sont suivis d'un programme de divertissements ou de jeux. C'est la partie Ia plus détendue de la soirée; elle fournit à tous les convives l'occasion de faire plus ample connaissance. Les membres ne doivent pas quitter le mess avant le départ du commandant de Ia base et des invités de marque. Si un membre doit se retirer avant le commandant de Ia base, il doit d'abord présenter ses respects à ce dernier, mais il faut toujours qu'il reste un nombre suffisant de membres pour tenir compagnie aux invités de marque aussi longtemps qu'il en reste un au mess. 33. Tradition It is reiterated that tradition may produce minor variations in procedure for mess dinners but the overall purpose and the formality of a mess dinner will always remain. MIXED DINNERS 34. On occasions, dinners with spouses (individual guests) present are held. There is no difference in the protocol from a normal mess dinner, except that the gentleman will not escort his wife or his lady guest into the dining room, but will escort the lady seated on his right as indicated in the seating plan. DINING-IN NIGHTS 35. Dining-in nights are not mess dinners. They may be held at any time and are designed primarily to ensure the attendance at dinner of all members. Normally, uniform is worn. 36. On dining-in nights there is normally a seating plan for the head table only. Members not at the head table sit where they please. However, it is the duty of each member to check the seating plan prior to the dinner hour and to ensure that mess guests know where they are to sit. 33. Traditions Nous répétons que les traditions différentes peuvent entraîner des variantes mineures dans le déroulement des dîners régimentaires, mais le but que l'on cherche à atteindre et l'étiquette du dîner régimentaire restent inchangés. DÎNERS MIXTES 34. En certaines occasions, on organise des dîners auxquels les conjointes (invitées) assistent. Ces dîners se déroulent comme un dîner régimentaire à cette exception près que ce n'est pas son épouse ou son invitée que le convive accompagne à Ia salle à manger, mais la dame placée à sa droite selon le schéma de placement des convives. DÎNERS RÉGLEMENTAIRES 35. II ne s'agit pas de dîners régimentaires. lls peuvent avoir lieu n'importe quand et ils ont surtout pour objet de réunir tous les membres à table. On y porte généralement l'uniforme. 36. Pour ce genre de dîner, il n'y a normalement un schéma de placement que pour la table d'honneur. Ceux qui ne sont pas à cette table peuvent s'asseoir où il leur plaît. II est cependant du devoir de chaque membre de consulter le schéma de placement avant l'heure du dîner et de s'assurer que les invités du mess savent où ils vont s'asseoir. 5-8

A-AD-262-000 / AG-000 37. Cocktails or sherry normally are not served in the ante-room prior to this type of dinner. Members may purchase drinks from the bar. 38. It is permissible to smoke in the lunge during the waiting period. All smokes must be extinguished prior to entering the dining room. 39. Members will follow the PMC, B Comd, and guests to the dining room at the appointed hour. OFFICIAL MESS FUNCTIONS 40. Official mess functions are activities held in a mess to fulfill a public responsibility; or which contribute to the effective functioning of the Canadian Forces. Normally such functions are limited to mess dinners, graduations, and official receptions, which are subject to limitations established by Command Headquarters. 41. Mess food services staff to scale shall be provided at public expense for official mess functions. Costs of staff required in excess of scale shall be at NP F expense. ENTERTAINMENT OF VISITORS 42. The public will pay for the cost of entertainment of official visitors under the circumstances and to the extent described in CFAO 61-5. USE OF THE MESS FOR PRIVATE FUNCTIONS 43. The PMC may authorize the use of mess facilities for functions sponsored by a mess member or group of members (retirement dinner, farewell event, promotion party etc) provided that: a. the facilities are not otherwise required by the mess; b. food service facilities (where applicable) and bar facilities are available for other members; 37. On ne sert généralement pas de cocktails ou de sherry dans le vestibule avant ce type de dîner. Les membres peuvent acheter Ieur consommation au bar. 38. II est permis de fumer dans le salon durant Ia période d'attente, mais il faut éteindre toutes les cigarettes avant d'entrer dans Ia salle à manger. 39. À l'heure prévue, les membres suivent le PCAM, le commandant de la base et les invités de marque dans Ia salle à manger. RÉCEPTIONS OFFICIELLES 40. Les réceptions officielles sont des activités qu'organise un mess pour respecter un engagement public ou pour contribuer au bon fonctionnement des Forces canadiennes. Ces activités se limitent normalement aux dîners régimentaires, aux remises de diplômes et aux réceptions officielles, qui sont soumis aux restrictions établies par le Quarter général du commandement. 41. Lors de réceptions officielles, le personnel du mess à l'effectif des services d'alimentation sera rémunéré à même les fonds publics. Le personnel supplémentaire sera payé à même les fonds non publics. DIVERTISSEMENT DES VISITEURS 42. On imputera aux fonds publics le coût des divertissements prévus pour les visiteurs officiels dans les circonstances et la mesure précisées dans l'oafc 61-5. UTILISATION DES LOCAUX DU MESS POUR DES RÉCEPTIONS PRIVÉES 43. Le PCAM peut autoriser un membre du mess ou un groupe de membres à utiliser les locaux du mess pour des réceptions privées (dîner à l'occasion d'une retraite, soirée d'adieu, réception pour fêter une promotion, etc.) à condition que: a. le mess n'ait pas besoin de ces locaux; b. les services d'alimentation (le cas échéant) et les installations du bar restent à la disposition des autres membres; 5-9

A-AD-262-000/ AG-000 c. all food and beverages are provided and catered by the mess unless specifically authorizied otherwise; and d. all costs are borne by the sponsoring member or group. 44. The Base Commander may authorize the use of mess facilities for private functions sponsored by a mess member (wedding reception, family anniversary etc) subject to the conditions of subparagraphs a to d of paragraph 43. Normally a deposit of at least 60 per cent of the total anticipated cost is required a minimum of 14 days before the event. 45. A Party Arrangement Form, shown at Annex B to this Chapter, shall be completed for both types of functions. NCO i/ c Food Services will prepare form CF 603, Merchandise Requisition and submit same to the mess manager who will arrange for payment along with any bar and staff cost incurred. NON-MILITARY USE OF MESSES 46. Non-military use of mess facilities shall be governed by the provisions of 29.09. c. Ia nourriture et Ia boisson soient fournies et servies par le mess, à moins d'une autorisation spéciale d'exemptant de le faire; et d. tous les frais soient à Ia charge de l'intéressé ou du groupe. 44. Le commandant de la base peut autoriser l'utilisation des installations du mess pour des réceptions privées parrainées par un membre du mess (noces, fête de famille, etc.), sous réserve des dispositions énoncées aux alinéas a., b., c. et d. du paragraphe 43. On exige g énéralement qu'une somme équivalent à au moins 60 pour cent des frais prévus soit versée dans les quatorze jours précédent la date de réception. 45. Pour les deux types de réceptions, il faut remplir Ia formule "Organisation d'une réception" présentée à l'annexe B du présent chapitre. Le sousofficier chargé des services d'alimentation doit remplir la formule CF 603, Demande de marchandise, et la soumettre au régisseur du mess qui réglera la facture ainsi que les frais de bar et de personnel. UTILISATION DES INSTALLATIONS DU MESS À DES FINS NON MILITAIRES 46. L'utilisation des installations du mess à des fins non militaires est régie par l'article 29.09 des ORFC. 5-10

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 DUTIES OF THE MESS STAFF FOR A MESS DINNER 1. The mess manager/senior steward is responsible to ensure that the stewards are well trained and fully conversant with their duties in connection with a mess dinner. 2. About 10 minutes before the appointed hour, the mess manager/ senior steward should assemble the wine stewards in the dining room, inspect them for cleanliness of dress and person, and issue final instructions concerning the dinner program. TABLE ARRANGEMENTS: MESS DINNER 3. Depending on the number to be seated one of the following common table arrangements for a mess dinner may be used, except where local custom or tradition dictates otherwise. (Diagrams are shown at Appendix 1 to this annex): a. T-shape table; b. E-shape table; c. I-shape table; and d. U-shape table. SILENCE CLOTH 4. The silence cloth is usually of double-faced cotton material which serves both to silence unnecessary noise while dining and to protect the table itself from stains caused by heat or liquid. With a rectangular table the pad should drop about 10 centimetres from the sides and be pinned at the corners. TABLE CLOTH 5. The centre fold of the table cloth should run a true line through the centre of the table with the "V" of the table cloth pointing upwards. The table cloth should have an overhang of at least 22 centimetres on the ends. PLACE MATS 6. If place mats are used, the table cloth and silence cloth should be removed, and the table highly polished. Place mats should be 55 to 60 cen- FONCTIONS DU PERSONNEL DU MESS À L' OCCASION D' UN DÎNER RÉGIMENTAIRE 1. Le régisseur du mess ou le steward-chef doit s'assurer que les stewards sont bien formés et sont parfaitement au courant des tâches qui Ieur incombent pendant un dîner régimentaire. 2. Environ 10 minutes avant l'heure fixée, le régisseur du mess ou le steward-chef doit réunir les sommeliers dans Ia salle à manger, inspecter leur tenue et leur présentation et donner les dernières instructions en ce qui concerne le programme du dîner. DISPOSITIONS DES TABLES 3. Suivant le nombre de convives, on peut utiliser une des dispositions de tables suivantes pour un dîner régimentaire, à moins qu'une coutume locale n'exige le contraire (des exemples sont présentés à l'appendice 1 de la présente annexe): a. disposition en T; b. disposition en E; c. disposition en I; et d. disposition en U. SOUS-NAPPE 4. II s'agit habituellement d'un morceau de molleton qui sert à amortir les bruits inutiles au cours du repas et à protéger Ia table des taches causées par Ia chaleur ou les liquides. Pour une nappe rectangulaire, la sous-nappe devrait retomber d'environ 10 centimètres sur les côtés et être épinglée aux quatre coins. NAPPE 5. Le pli médian de Ia nappe doit être dans l'axe de Ia table et le côté convexe du pli doit pointer vers le haut. La nappe doit retomber sur les côtés d'au moins 22 centimètres. NAPPERONS 6. Si on veut mettre des napperons, il faut enlever la nappe et la sous-nappe et faire briller Ia table à l'aide d'un poli. Les napperons doivent avoir 5A-1

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 timetres in length and placed along the edges of the table. entre 55 et 60 centimètres de longueur et ils doivent être placés près du bord de la table. SILVERWARE 7. Silversware should be laid in parallel lines from the outside inwards to the plate in the order in which it is to be used. The base of the silver and the service plate should form an even line 2.5 centimetres from the edge of the table, no matter how uneven the top may be. This avoids incidents where silver is accidentally brushed off the table by the diners in the process of eating. ARGENTERIE 7. Les couverts doivent être disposés parallèlement et dans l'ordre dans lequel ils seront utilisés, en partant de l'extérieur et en allant vers l'assiette. La base du couvert et de l'assiette devrait former une ligne à 2,5 centimètres du bord de Ia table, quelle que soit la ligne formée à I'autre extrémité. Cette disposition permet d'empêcher qu'un couvert soit accidentellement poussé et tombe par terre. a. Forks The cover should not be laid with more than three forks. These are placed tines up at the left of the plate. For example, the fish fork is placed on the extreme left, since it will be the first used, the salad fork next followed by the dinner fork which is next to the plate. a. Fourchettes Le couvert ne doit pas comprendre plus de trois fourchettes. Ces dernières sont placées à gauche de l'assiette, les dents en I'air. La fourchette à poisson sera, par exemple, placée à l'extrême gauche car elle servira la première; viendra ensuite la fourchette à salade, suivie de celle du plat principal placée tout près de l'assiette. b. Dessert Fork and Spoon It has become customary to bring the dessert silverware with the dessert course. However, if it is to be part of the initial setting, the dessert fork and spoon shall be placed above the service, close together and parallel to the table edge. The spoon is placed above the fork with the bowl facing up at the left whilst the tines of the fork point up to the right. b. Fourchette et cuillère à dessert On a pris l'habitude d'apporter le couvert à dessert en même temps que le dessert. Si ce n'est pas le cas, la fourchette et la cuillère à dessert doivent être placées en haut de l'assiette, côte à côte et parallèlement à la table. La cuillère est placée au-dessus de la fourchette, le cuilleron tourné vers Ia gauche et en l'air, tandis que les dents de la fourchette sont tournées vers Ia droite et en l'air. c. Knives Knives shall be placed to the right of the plate, cutting edge inwards. If more than one knife is required, as for a fish knife, it should be farthest away to the right. As bread and butter is not served for mess dinners, no butter knife or butter spreader is placed on the table. If dinner rolls are served, they may be buttered prior to the dinner and placed on the napkin. c. Couteaux Les couteaux sont placés à droite de l'assiette, le tranchant vers l'intérieur. Si l'on a besoin de plusieurs sortes de couteau, par exemple d'un couteau à poisson, ce dernier devrait être à l'extrême droite. Comme on ne sert pas de pain et de beurre aux dîners régimentaires, on ne mettra pas de couteau à tartiner sur la table. Si l'on sert des petits pains, ils seront beurrés avant le dîner et placés sur la serviette. d. Spoons At all times, the soup or bouillon spoon shall be placed to the extreme right of the knives. 8. The glasses are placed 2.5 centimetres from the tip of the dinner knife, and should run on an d. Cuillères Les cuillères à soupe ou à bouillon doivent toujours être placées à droite des couteaux. 8. Les verres doivent être placés à 2,5 centimètres de Ia pointe du couteau principal et ne doivent 5A-2

A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 angle no greater than 45 degrees to the table's edge. On a narrow table, they should be placed in a cluster or diamond shape, 2.5 centimetres from the dinner knife. NAPKIN 9. The napkin, whether folded, rolled, mitre or arum lily fold, is placed to the left of the forks. The dinner roll is placed on/or inserted in the napkin prior to the diners being seated. PLACE CARD AND MENU 10. The place card is placed 2.5 centimetres above the top centre of the cover. A menu is not absolutely necessary, but it does help to acquaint the diner with the names of each course as well as being a nice souvenir of the occasion. When individual meanus are used they are placed directly behind the place card. If the number of menus available is insufficient to provide for individual settings, those available should be conveniently placed on the basis of at least one menu for every four diners. SALT AND PEPPER SHAKERS 11. Salt and pepper shakers will be placed conveniently between four diners, one set per four diners. CANDLES AND CANDELABRA 12. If artificial lighting is needed, candles are an attractive form of decoration. With a flood of sunshine, however, candles are out of place. The rules for using candles are as follows: a. Candelabra should be arranged with the centre-pieces as a dividing line. Candelabra should run horizontal on narrow tables and vertically or across on wide tables. A minimum of one candelabrum per six diners is required. b. Candles should be tall enough so that the flame is not in line with the diners' eyes. If candlesticks are short, use long candles. If candlesticks are tall, shorter candles pas former un angle de plus de 45 avec le bord de Ia table. Sur une table étroite, on les place côte à côte ou en triangle, à 2,5 centimètres du couteau principal. SERVIETTE DE TABLE 9. La serviette, qu'elle soit pliée ou roulée, en forme de mitre ou d'arum, est placée à gauche des fourchettes. Le petit pain est placé sur ou dans Ia serviette avant que les convives ne se mettent à table. CARTES MARQUE-PLACE ET MENUS 10. La carte marque-place est placée à 2,5 centimètres en haut et au centre du couvert. II n'est pas absolument nécessaire d'avoir un menu, mais ce dernier permet aux convives de se familiariser avec le nom des différents plats et il peut représenter un souvenir agréable. Si on utilise des menus individuels, il faut les placer juste derrière la carte marque-place. S'il n'y a pas suffisamment de menus pour tout le monde, ils devraient être placés à un endroit commode, à raison d'au moins un pour quatre personnes. SALIÈRES ET POIVRIÈRES 11. Les salières et les poivrières doivent être placées à un endroit commode, entre quatre convives, à raison d'un jeu pour quatre convives. CHANDELLES ET CANDÉLABRES 12. Si on a besoin de lumière artificelle, les chandelles représentent un objet de décoration intéressant. Toutefois, si Ia lumière du jour entre à flots, les chandelles n'ont pas leur place. Voici la façon de les utiliser: a. Disposer les candélabres de façon que les parties centrales forment une ligne de séparation. Ils doivent être placés dans le sens de la longueur si la table est étroite et dans le sens contraire, si la table est large. II faut prévoir au moins un candélabre pour six convives. b. Les chandelles doivent être assez longues pour que la flamme n'arrive pas à la hauteur des yeux des convives. Si les branches du candélabre sont courtes, il faut utiliser des chandelles longues; dans le cas contraire, il faut utiliser des chandelles courtes. Pour les cérémonies Ch 2 1984-07-12 5A-3 Mod. 2 1984-07-12

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 should be used. Candles used for formal affairs should be white or ivory in colour. c. All candles should be lit and other lights extinguished prior to the diners entering the room. d. Candles should be chilled for two hours prior to lighting. FLOWERS AND TROPHIES 13. Flowers should be of a low floral arrangement. Trophies must not be placed in front of a diner in a manner which will obscure his vision. CHAIRS 14. After the table is laid, chairs are placed at each setting with the leading edge of the chair seat even with the ege of the tablecloth or edge of the table and lined up in a straight manner. PHOTOS OF TABLE SETTINGS 15. See Appendix 2 to this annex. OTHER 16. The following conventions should be observed: a. If there is a told appetizer on the menu, it should be placed at the individual settings prior to the members entering the dining room. b. Side plates, relish, or pickle dishes may be provided throughout the meal. c. There should be no biscuits or butter on the table, and none should be served during the meal. d. There should be no sauces on the table except those contained in the cruets. e. There should be service plates under appetizer and dessert dishes. f. Water or appropriate juices may be served with the meal as a non-alcoholic alternative to the wines. When this procedure is followed the non-alcoholic alternative should be served by carafe in a similar manner as for the wines. In the case of the Loyal Toast, only water is to be provided in lieu of the port (see paragraph 23, Chapter 5). officielles, il faut utiliser des chandelles blanches ou ivoires. c. II faut allumer toutes les chandelles et éteindre les lumières avant l'entrée des convives. c. II faut mettre les chandelles au frais deux heures avant de s'en servir. FLEURS ET TROPHÉES 13. Les arrangements floraux ne doivent pas voiler la vue des convives. Pour cette même raison, il faut éviter de placer un trophée juste devant une personne. CHAISES 14. Lorsque la table est mise, on place une chaise devant cheque couvert en veillant à ce que le bord antérieur de Ia chaise soit vis-à-vis le bord de la nappe ou de Ia table de manière à former une ligne droite. PHOTOS DE TABLES MISES 15. Voir I'appendice 2 de la présente annexe. AUTRES SUJETS 16. II faut respecter les convenances suivantes: a. si le menu comporte des entrées froides, elles doivent être servies avant l'entrée des convives; b. des plats d'accompagnement, des cornichons ou d'autres condiments peuvent être servis au cours du repas; c. il n'y aura sur Ia table ni biscuits ni beurre et on n'en servira pas au cours du repas; d. il n'y aura pas de sauces sur la table, sauf celles qui se trouvent dans les huiliers; e. une assiette à dîner est placée sous les assiettes et d'entrées et les assiettes à dessert; f. de l'eau out des jus peuvent être servis avec le repas pour ceux qui ne prennent pas de vin. On les sert alors dans une carafe, de la même manière que le vin. Pour le toast à la Reine, seule de l'eau peut être servie au lieu du porto (voir le paragraphe 23 du chapitre 5). Ch 2 1984-07-12 5A-4 Mod. 2 1984-07-12

ANNEX A, CHAPTER 5 PREPARATION AND SERVICE OF WINES 17. The following conventions should be observed in the preparation and service of wines: a. All wines should be stored in the mess wine cellar. Still red wines, such as burgundy and claret, which are to be served with the dinner should be brought from the cellar at least four hours before serving. All bottles should be set upright on the side-board in the dining room. b. The preparations for serving of sparkling and still white wines is as follows (1) The wines should be brought up from the cellar a few hours before serving and placed in a refrigerator or on ice to chill only. (2) Immediately before serving, the corks should be drawn and the wine bottles wrapped in a napkin. (3) On the completion of serving, napkins should be removed and the bottles placed in wine bucket coolers. c. In the initial uncorking, only sufficient bottles should be uncorked to complete one filling of the glasses. Additional bottles should be opened by the stewards as required. d. Port wine should be served at room temperature. Port should be brought from storage at least four hours prior to the dinner and placed on the sideboards in decanters until required. e. Wine is served by the stewards during the dinner. Stewards will serve the appropriate wine with each course, and remove wine glasses on the completion of that course. f. Stewards, when serving wine, should ensure that all wine bottles are wrapped in a clean, white cloth napkin to obviate the spilling and dripping of wines on the table cloths. The napkin should be folded in the A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE A, CHAPITRE 5 PRÉPARATION ET SERVICE DES VINS 17. II faut respecter les règles suivantes concernant la préparation et le service du yin: a. Tous les vins doivent être conservés dans la cave à vin du mess. Les vins rouges non mousseaux, tels que le bourgogne ou le clairet, doivent être remontés de la cave au moins quatre heures avant d'être servis. Toutes les bouteilles doivent être mises debout sur le buffet de la salle à manger. b. Voici les règles à suivre dans le cas des vins mousseux et des vins blancs non mousseux (1) Remonter le vin de Ia cave quelques heures avant de le servir et le mettre au réfrigérateur ou sur de Ia glace pour le garder au frais. (2) Déboucher juste avant de servir et envelopper la bouteille d'une serviette. (3) Quand le vin est servi, enlever Ia serviette et placer la bouteille dans un seau à glace. c. On ne débouche d'abord qu'un nombre suffisant de bouteilles pour remplir une seule fois tous les verres. Les stewards ouvriront d'autres bouteilles au fur et à mesure des besoins. d. Le porto se sert chambré. II faut le remonter au moins quatre heures avant le dîner et placer les carafes sur le buffet jusqu'à leur utilisation. e. Pendant le repas, le vin est servi par des sommeliers; ils versent le vin approprié à chaque plat et enlèvent les verres à vin à la fin de chacun des plats. f. Lorsqu'ils servent le vin, les sommeliers doivent s'assurer que toutes les bouteilles de vin sont enveloppées d'une serviette propre en tissu, de couleur blanche, pour empêcher que l'on ne renverse ou 5A-5

A-AD-262-000/ AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 form of a triangle and wrapped around the bottle with one point of the napkin about two inches from the mouth of the bottle. g. The PMC is served each wine first in order that he may taste it prior to the serving of the wine to the rest of the diners. PROCEDURE DURING THE DINNER 18. The procedure during the dinner is as follows: a. One steward/waitress is allotted for every six members at the head table. The remainder are allotted on a scale of one steward/waitress to ten members. The guest of honour is served first. b. The PMC and the VPMC, who may be appointed for the evening, are seated in accordance with the appropriate table arrangements shown at Appendix 1 to this Annex. c. The PMC is responsible for the service and keeps in touch with the mess manager/senior steward or head waitress who must constantly supervise the stewards or waitresses. d. The mess manager/senior steward should indicate to his staff when each course has been completed. After the first course has been served, any vacant place settings are cleared. e. The stewards or waitresses, after serving each course, stand at ease, in line, in a position previously detailed by the mess manager/senior steward. f. When not moving about on his duties, the mess manager/ senior steward stands about 1.5 meters behind the host. g. Each steward/waitress carries not more than two plates at a time. They will serve and remove with their left hand from the left side, with the exception of the drinks which are served and removed from the right. n'échappe du vin sur les nappes. La serviette doit être pliée en triangle et enroulée autour de la bouteille, une des pointes se trouvant à environ deux pouces du goulot. g. Chaque vin sera d'abord servi au PCAM pour qu'ii le goûte avant qu'on ne le serve aux convives. RÈGLES À SUIVRE DURANT LE DÎNER 18. Voici les règles à observer durant le dîner: a. II y a un serveur ou une serveuse pour six convives à la table d'honneur. Les autres sont répartis(es) à raison de un(e) pour dix personnes. On sert d'abord l'invité d'honneur. b. Le PCAM et le VPCAM, qui peut être désigné pour Ia soirée, occupent Ia place indiquée dans le plan figurant à l'appendice 1 de cette annexe. c. Le PCAM est responsable du service et reste en contact avec le régisseur du mess, le steward-chef ou Ia serveuse en chef dont la tâche est de superviser constamment serveurs et serveuses. d. Le régisseur du mess ou le steward-chef doit faire savoir à son personnel lorsque chaque plat est terminé. Quand le premier plat a été servi, on enlève le couvert des places libres. e. Après avoir servi un plat, les serveurs ou serveuses attendent en ligne, dans I'ordre qui leur a été assigné par le régisseur du mess ou le steward-chef. f. Lorsqu'il n'est pas occupe, le régisseur du mess ou le steward-chef se tient debout à environ 1,5 mètre derrière l'hôte. g. Chaque serveur ou serveuse ne doit pas porter plus de deux assiettes à Ia fois. Ils doivent servir et desservir à gauche, avec leur main gauche, exception faite des verres qui se servent et se desservent à droite. 5A-6

A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX A, CHAPTER 5 ANNEXE A, CHAPITRE 5 h. When the savoury or dessert course has been eaten, the table is cleared, leaving only the candelabra, port glasses, trophies and floral arrangements, if applicable. j. Port decanters then are placed in front of the PMC and the VPMC and at other strategic points depending on table arrangements and number of diners present. Whether the decanter touches the table or not while being passed is a matter of mess custom. k. Immediately following the Loyal Toast ash trays are placed on the tables and cigars and cigarettes may be passed. m. The stewards/waitresses then place dishes of fruit, nuts, and cheese on the tables, and fruit knives and fruit plates at each place. Finger bowls, if used, are placed on the table. The coffee then is served followed by liqueurs as required or applicable. n. The port decanters are refilled and placed in front of the PMC and VPMC, who refill their glasses and pass the port informally around the table. Any additional decanters may also be refilled and placed at strategic points on the table. p. The staff, at a signal from the mess manager/ senior steward, then leave the dining room. h. Après l'entremets ou le dessert, la table est desservie et on n'y laisse que les candélabres, les verres à porto, les trophées et les arrangements floraux, le cas échéant. j. Les carafes de porto sont alors placées devant le PCAM et le VPCAM et à d'autres endroits stratégiques, selon la disposition des tables et le nombre de convives présents. Que la carafe soit ou non posée sur la table est une question de tradition du mess. k. Aussitôt après le toast à Ia Reine, on place des cendriers sur Ia table et on passe des cigares et des cigarettes. m. Les serveurs ou serveuses apportent ensuite les coupes de fruits, les noix et les formages sur les tables et placent des couteaux et des assiettes à fruits à chaque couvert. S'il y a lieu, ils mettent des rincedoigts. On sert ensuite le café suivi, le cas échéant, de liqueurs. n. On remplit les carafes de porto placées devant le PCAM et le VPCAM et ces derniers remplissent leur verre avant de faire circuler la carafe autour de Ia table, sans plus de cérémonie. D'autres carafes peuvent être remplies et placées à des points stratégiques sur Ia table. p. Au signal du régisseur du mess ou du steward-chef, le personnel quitte Ia salle à manger. 5A-7/5A-8

A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 5 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 5 TABLE ARRANGEMENTS / DISPOSITION DES TABLES Figure 5A1-1 T-Shape Table Disponsition en T 5A1-1

A-AD-262-000 / AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 5 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 5 Mr. Vice UPCAM 2 nd Sr. Guest Base Commander Sr. Guest 2 e invité d'honneur Commandantde labase 1 er invité d'honneur PMC/PCAM Figure 5A1-2 E-Shape Table Disposition en E 5A1-2

A-AD-262-000/ AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 5 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 5 Mr Vice/UPCAM Base Commander Sr. Guest Commandant de la base 1 er invité d'honneur 2nd Senior Guest 1'MC 2 e invité d'honneur PCAM Figure 5A1-3 I-Shape Table Disposition en I 5A1-3

Figure 5A1-4 U-Shape Table Disposition en U 5A1-4

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000/AG-000 APPENDICE 2, ANNEXE A, CHAPITRE 5 APPENDIX 2, ANNEX A, CHAPTER 5 Figure 5A2-1 Basic Breakfast Setting with Cup and Saucer Couvert de base pour le petit déjeuner, avec tasse et soucoupe 5A2-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 2, ANNEX A, CHAPTER 5 Figure 5A2-2 APPENDICE 2, ANNEXE A, CHAPITRE 5 Basic Dinner Setting Couvert de base pour un dîner 5A2-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 APPENDICE 2, ANNEXE A, CHAPITRE 5 APPENDIX 2, ANNEX A, CHAPTER 5 Figure 5A2-3 Formal Dinner Setting Couvert pour un dîner officiel 5A2-3

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 APPENDIX 2, ANNEX A, CHAPTER 5 Figure 5A2-4 APPENDICE 2, ANNEXE A, CHAPITRE 5 Formal Table Setting Table mise pour un repas officiel 5A2-4

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 ANNEX B, CHAPTER 5 MESS PRIVATE PARTY ARRANGEMENTS Name of Mess Activity Officers' Mess Dinner Dance Nature of Function: Party, Banquet B Comd Farewell Dinner Representative's Name Capt J Doe Alternate Representative Lt M Sharp Room Main Dining Room / Lounge Cost per Guest $6.00 Other Charges $ 300.00 From 1900 to 2400 hrs Organization B Adm O Serving Date 26 Apr 83 No Prepared for Phone 3414 Phone 3763 No. Expected 250 Total $ MENU Cocktails/ Beverages Serving Time Manhattan Gin 1900-2000 Whiskey Sour Vodka Blended Whiskey Rum Scotch Beer-draught Hors d'oeuvres Serving Time Meat Balls in Tomato Sauce 1900-2000 Fried Shrimp Chicken Drummets Egg Rolls-Miniature Ham and Cheese on Picks Finger Sandwiches Turkey, Beef, Tuna, Egg Salad Food Serving Time Soup du Jour 2000 Prime Ribs of Beef au Jus Baked Potato Green Beans Tossed Salad, French Dressing Rolls and Butter Sherbert Coffee Deposit $ Balance Due $ SPECIAL ARRANGEMENTS Tables Dais for 12 persons, white tablecloth. Head Podium and microphone to left. Regular Banquet type 10 persons per table white tablecloths. Decorations To be provided by Mess. Room All decorations must meet Base fire requirements. Table None. Music Band with vocalist. Contract No 148-74 Show Contract No Extra Labour Bartender Waiter Waitress Other (Gratuities) Total Other Charges Food and alcoholic beverages from outside will not be per mitted on mess premises. Private Party Guarantee The undersigned agrees that 24 hours in advance of the party he will provide the NCO IC Food Services and the mess manager with a minimum guarantee on the number of personnel to be served. It is understood that a variation of 10 per cent is permitted. The undersigned agrees to pay for all personnel who attend and if the attendance is lower than the minimum guarantee the undersigned agrees to pay for 90% of the guaranteed number. J Doe Signature, Organization Representative Signature, PMC Mai P Smith Banquet or special party arrangements as outlined above have been accomplished. Signature, Mess Manager Phone 3404 Day Friday No Guaranteed $150.00 $ $ $ $ $150.00 $300.00 DETAILS AND REMINDERS Registration Desk Ticket Collection Seating Plans Table Numbers Lighting Effects Spotlight Platform Blackbd & Pointer Checking Stand Piano Organ Orchestra Spec Decorations Flags Photographer Motion Picture Project Slide Projector Radio Amplifiers Exterior Sign Carbaret Show Exhibits Printing Tickets Printing Menus Printing Programs Printing Guest List Printing Pass Out Check Favours Date (Français au verso) 5B-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE B, CHAPITRE 5 ORGANISATION D' UNE RÉCEPTION PRIVÉE AU MESS Nom du mess Activité Mess des officiers Dîner dansant Nature de la ré ception: Fête, banquet Dîner d'adieu du commandant de la base Nom du responsable Téléphone: Capitaine J. Dubé 3414 Responsable adjoint Téléphone Lieutenant M. Charron 3763 Salle Sale à manger principale / Salon Côut par invité Autres frais Nombre d' invités 6$ 300 $ 250 MENU Cocktails/ Boissons Heure(s) de serivce Manhattan Gin 1900-2000 Whiskey Sour Vodka Blended Whiskey Rum Scotch Beer-pression Hors d' oeuvres Heure(s) de service Boulettes de viande à la sauce tomate 1900-2000 Crevettes frites Ailes de poulet Poulades aux oeufs miniatures Jambon et fromage Petits sandwiches dinde, boeuf, thon, salade aux oeufs Plat principal Heure(s) de service Soup du Jour 2000 Côtes de boeuf au jus Pomme de terra au four Haricots verts Salade verte Vinaigrette française Petit pain et beurre Sorbet Café II est interdit d'apporter au mess de la nourriture ou des boissons alcooliques provenant de l'exté rieur. Réception privé e Engagement Le soussigné s'engage à fournir, 24 heures avant Ia réception, au sous-officier responsable des services d'alimentation et au régisseur du mess, une liste représentant le nombre minimum garanti des personnes à servir. II est entendu qu'une marge de fluctuation de 10 pour cent est admise. Le soussigné s'engage à payer tout le personnel employé à la réception et, si le nombre des participants est inférieur au minimum fixé, il s'engage à payer les frais correspondent à 90 pour cent du nombre de participants fix é. J Dubé Signature Personne représentant l 'organisateur Signature, PCAM Major P. Lebrun Le banquet ou la ré ception s'est déroulé(e) salon les dispositions définies ci-dessus. Signature, régisseur du mess Date De 1900 à 2400 heures Organisé par Officier d' administration de la base Date de la réception 26 avril 1983 Nombre possible de couverts Total Téléphone: 3404 Jour Vendredi Nombre certain de couverts Dépôt Balance $ $ ARRANGEMENTS SPÉCIAUX Tables Table d' honneur pour 12 personnes, nappe blanche. $ Table d' honneur Podium avec microphone, à gauche. Autres tables Type pour banquet 10 personnes nappes blanches. Décorations Fournies par le mess. Salle Toutes les décorations doivent être conformes aux normes de sécurité fixées par Ia base. Table Aucune décoration. Musique Orchestre avec chanteur. Contrat n 148-74. 150 $ Spectacle contrat no Travail supplémentaire Prépos és au bar $ Serveurs $ Serveuses $ $ Autres (pourboires) 150 $ Total des autres dépenses 300 $ LISTE AIDE-MÉMOIRE Bureau d'inscription Perception des billets Plan des places Numéro des tables Effets de lumière Projecteur Estrade Tableau noir et baguette Stand de contrôle Piano / orgue Orchestre Décorations spéciales Drapeaux Photographe Film Projecteur à diapositives Radio Haut-parleurs Écriteau extérieur Spectacle de cabaret Exposition d'objets Impression de billets Impression de menus Impression de programmes Impression de la liste des invités Contremarques de sortie Souvenirs (English on reverse) 5B-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 CHAPTER 6 CHAPITRE 6 BAR MANAGEMENT GESTION DU BAR Section 1 Ordering Mechandise and Supplies Section 1 Commande des marchandises et des fournitures NORMAL STOCK LEVELS NIVEAU NORMAL DES STOCKS 1. A "normal stock level" implies minimum and maximum limits within which the quantity of each item held in stock (whether mechandise for resale, or operating supplies) is considered adequate and reasonable, having regard to past experience and normal foreseeable circumstances. When quantities are reduced below normal stock levels, replenishment usually is necessary. 1. Par "niveau normal des stocks", on sousentend les limites maximale et minimale entre lesquelles doit se situer la quantité de chaque article en stock (marchandises à revendre ou matériel d'exploitation), quantité considérée comme adéquate et raisonnable si l'on tient compte de l'expérience passée et de circonstances normales prévisibles. Lorsque les stocks tombent sous le niveau normal, il faut habituellement se réapprovisionner. MESS MANAGER /BAR SUPERVISOR RESPONSIBILITIES AND LIMITATIONS RESPONSABILITÉS ET RESTRICTIONS INHÉRENTES À LA FONCTION DE RÉGISSEUR DU MESS OU DE SURVEILLANT DU BAR 2. For the purpose of this section, it will be assumed that the mess manager/ bar supervisor has been made responsible for ordering merchandise and supplies. 2. Pour les besoins de Ia présente section, on supposera qu'on a confié au régisseur du mess ou au surveillant du bar Ia tâche de commander les marchandises et les fournitures. 3. It is the mess manager/ bar supervisor's responsibility to ensure that stocks of merchandise and supplies are maintained at normal stock levels, at appropriate prices, sizes and amounts. 3. C'est au régisseur du mess ou au surveillant du bar de s'assurer que les stocks de marchandises et de fournitures sont maintenus à leur niveau normal et de veiller au respect des prix, des dimensions et des quantités convenus. 4. When replenishment is necessary, the mess manager/bar supervisor will: 4. Lorsqu'un réapprovisionnement s'impose, le régisseur du mess ou le surveillant du bar doit: a. determine requirements; and a. évaluer les besoins; et b. prepare, subject to paragraphs 5 and 6, form CF 601 and arrange to procure the merchandise and/or supplies from a reliable firm, at the best possible prices. b. conformément aux dispositions des paragraphes 5 et 6, remplir la formule CF 601 et faire en sorte d'obtenir les marchandises et les fournitures d'une maison de bonne renommée et au meilleur prix possible. 5. When ordering merchandise and supplies, the mess manager/ bar supervisor will be governed by any limitations prescribed by the mess committee or other authority as regards: 5. Lorsqu'il passe une commande, le régisseur du mess ou le surveillant du bar doit tenir compte de toutes les restrictions prescrites par le comité du mess ou toute autre autorité concernant: a. types of merchandise; a. les types de marchandises; b. brands, sizes, packaging, etc; b. Ia marque, les dimensions, l'empaquetage; etc.; 6-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 c. maximum stock levels; and c. le niveau maximal des stocks; et d. operating supplies. d. le matériel d'exploitation. NOTE By a periodic review of purchase orders, invoices, etc. the committee will ensure that the mess manager/bar supervisor does not exceed his authority. NOTA En procédant à une vérification périodique des bons de commande, des factures, etc., le conseil s'assure que le régisseur du mess ou le surveillant du bar n'outrepasse pas ses pouvoirs. 6. A mess manager/bar supervisor will obtain committee or B Svcs 0 approval before deviating from instructions regarding the ordering of merchandise and supplies. 6. Le régisseur du mess ou le surveillant du bar doit obtenir l'autorisation du conseil ou de l'officier des services de Ia base avant de s'écarter des instructions relatives à Ia commande des marchandises et des fournitures. FREQUENCY OF ORDERING FRÉQUENCE DES COMMANDES 7. Normally, ordering is done on a daily, weekly or semi-monthly basis, exceptions being made in appropriate circumstances. Non-perishable goods such as Soft drinks, beer, and tobacco products may be ordered in larger quantities and, therefore, less frequently. In all cases, however, quantities held should be restricted to foreseeable requirements for a reasonable period, eg, a one month limit, preferable less. 7. Normalement, les commandes sont faites à raison d'une par jour, d'une par semaine ou d'une toutes les deux semaines, sauf lorsque les circonstances exigent qu'il en soit autrement. Les denrées non périssables comme Ies boissons gazeuses, la bière et le tabac peuvent être commandées en plus grande quantité et, par conséquent, moins souvent. II reste que les quantités stockées doivent, dans tous les cas, être limitées aux besoins prévisibles pour une période raisonnable, par exemple un mois ou, de préférence, moins d'un mois. CLASSIFICATION OF MERCHANDISE CATÉGORIES DE DENRÉES 8. There are two classifications of merchandise, viz, merchandise for resale in the bar, and merchandise required for special occasions. 8. II y a deux catégories de denrées: celles destinées à être revendues au bar et celles requises pour des occasions spéciales. Section 2 Quantities Section 2 Quantités GENERAL GÉNÉRALITÉS 9. To safeguard against overstocking and stock deterioration, and to avoid an accumulation of slow-moving items, it is important to order only reasonable quantities and, whenever possible, popular brands. 9. Pour éviter une surabondance des stocks et Ia détérioration des denrées et pour empêcher une accumulation des articles à faible débit, il est important de ne commander que les quantités nécessaires et, dans la mesure du possible, de se limiter aux marques les plus populaires. 10. When ordering operating supplies, economy must be exercised and sound ordering practices followed. It may be false economy to purchase cheap items if their inferior quality necessitates more frequent replacement. 10. Lorsqu'on commande du matériel d'exploitation, il faut faire preuve d'économie et appliquer de sains principes de commande. II n'est pas très économique d'acheter des articles bon marché si leur piètre qualité exige qu'on Ies remplace plus souvent. 6-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 11. The replenishment of stock involves the determination of quantities required and preparation and placement of an order with a merchant or firm, or a requisition with the stock controller, as applicable. 11. Pour renouveler les stocks, il faut d'abord déterminer les quantités requises, préparer et passer une commande auprès d'un commerçant ou d'une société, ou encore auprès du contrôleur des stocks, le cas échéant. DETERMINATION OF QUANTITIES ÉVALUATION DES QUANTITÉS 12. Subject of any limitations prescribed by the mess committee for B Svcs O, the mess manager / bar supervisor will determine normal stock levels. In a recently established mess, the exercise of common sense will be necessary as normal stock levels will not have been established. In a long established mess, normal stock levels will be determined by a review of previous sales and, if necessary, consultation with a committee member and/or other employees. 12. En tenant compte des restrictions prescrites par le conseil d'administration du mess ou l'officier des services de la base, le régisseur du mess ou le surveillant du bar détermine le niveau normal des stocks. Dans un mess nouvellement établi, il faudra faire preuve de bon sens, étant donné que le niveau normal des stocks n'aura pas encore été fixé. Dans un mess plus ancien, le niveau normal des stocks est déterminé à partir des ventes pas sées, et, s' il y a lieu après consultation d'un membre du conseil ou d'autres employés. 13. The mess manager/bar supervisor should consider the necessity for ordering stock when: 13. Le régisseur du mess ou le surveillant du bar doit penser à commander lorsque: a. quantities held are reduced below normal stock levels and a further reduction may affect ability to meet demands; a. les stocks ont baissé sous le niveau normal et une nouvelle réduction des stocks risque d'empêcher de répondre à Ia demande; b. normal stock levels will not be adequate for a special mess function or entertainment; b. les stocks à leur niveau normal ne seront pas suffisants pour répondre à Ia demande provoquée par une réception ou un divertissement spécial du mess; c. a temporary increase in patronage of the mess is expected, eg an abnormal influx of conferences or exercises and courses; and c. on prévoit un accroissement temporaire de la clientèle au mess, par exemple, par suite d'un nombre anormalement élevé de conférences ou d'exercices et de cours; et d. une diminution parallèle doit être prévue par suite d'une réduction des membres du mess due au déploiement, etc. d. a corresponding decrease must be considered with a reduction in mess membership, due to deployment, etc. 14. The mess manager/bar supervisor will estimate his requirements of items for resale based on personal knowledge and experience, and a review of available records. Following are some of the considerations involved: 14. Le régisseur du mess ou le surveillant du bar évalue ses besoins en marchandises destinées à la vente d'après les connaissances qu'il possède et son expérience personnelle, en se fondant sur les anciennes commandes. Voici à ce sujet quelques points à considérer: a. quantities on hand and estimated quantities required until the next order date; a. quantités en stock et évaluation des quantités requises jusqu'à la prochaine commande; 6-3

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 b. the demand for particular items of merchandise including those not previously stocked; b. demande particulière pour certains articles, y compris ceux qui n'étaient pas stockés auparavant; c. the advisability of discontinuing slowmoving or unpopular items; c. radiation éventuelle d'articles peu demandés ou peu populaires; d. the advisability of changing the type, package, or brand; d. changement éventuel du modèle, de l'emballage ou de Ia marque; e. perishability; e. caractère périssable; f. cost; and f. coût; et g. available storage space. g. espace de stockage disponible. 15. The mess manager/bar supervisor also must keep an adequate supply of operating materials. The steward will exercise control by frequent and regular inspection to ensure that such items are serviceable and available in sufficient quantities. Some of the items included in this category are: crockery, glassware, measures, jiggers, cleaning materials, cloths, and disinfectant. 15. Le régisseur du mess ou le serveillant du bar doit aussi maintenir un approvisionnement suffisant en matériel d'exploitation. Le steward fera régulièrement et fréquemment des inspections afin de s'assurer que les articles sont en bon état et en quantité suffisante. Voici certains des articles classés dans cette catégorie: faïence, verrerie, mesures, bouchons verseurs, produits d'entretine, chiffons et désinfectants. Section 3 Ordering Section 3 Commandes SUPPLIERS FOURNISSEURS 16. All merchandise and supplies shall be purchased from authorized suppliers of the Canadian Forces Exchange System. When not available, the B Svcs O is responsible for selecting appropriate suppliers. 16. Toutes les marchandises et les fournitures doivent être achetées de fournisseurs autorisés des Économats des Forces canadiennes. Si elles ne sont pas disponibles, il appartient à l'officier des services de la base de choisir les fournisseurs appropriés. 17. When the mess manager/bar supervisor is given responsibility for ordering, he will deal only with firms and merchants authorized by the B Svcs 0. If, in the interests of the mess, he considers it advantageous to deal with an unauthorized firm or merchant, he will do so only after obtaining authority from the B Svcs 0. 17. Lorsque le régisseur du mess ou le surveillant du bar se volt confier Ia tâche de commander les marchandises et les fournitures requires, il ne doit faire affaire qu'avec les maisons et les fournisseurs autorisés par l'officier des services de Ia base. S' il considère qu' il est plus avantageux pour le mess de faire affaire avec une maison ou un fournisseur autre que ceux autorisés, il doit d'abord obtenir l'approbation de l'officier des services de Ia base. PLACING ORDERS COMMANDES 18. Having ascertained and listed requirements, the bar steward will decide which of the authorized firms can supply the merchandise at satisfactory prices and the mess manager/bar supervisor will place the order. 18. Après avoir évalué les besoins et dressé une liste des articles manquants, le barman décide quelles maisons autorisées pourront fournir la marchandise à des prix avantageux et le régisseur du mess ou le surveillant du bar se charge de passer la commande. 6-4

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 19. Subject to any limitations prescribed by the mess committee or other authority, the mess manager/ bar supervisor may place orders: 19. Sous réserve des dispositions prévues par le conseil d'administration du mess ou toute autre autorité, le régisseur du mess ou le surveillant du bar peut commander les articles requis: a. verbalement (par téléphone, etc.); a. verbally (telephone, etc); b. par télégramme, lettre, etc.; b. by telegram, letter, etc; c. en remplissant une feuille de commande (formule CF 601-7530-849-8332); et c. by order (form CF601-7530-849-8332); and d. by merchandise requisition (form CF6037530-20-023-9847). d. en remplissant une formule de demande de marchandise (formule CF 603-7530-20023-9847). NOTE Some or all of these methods may be used in the same mess. The system for ordering will be in accordance with base policy. NOTA Certaines de ces méthodes ou toutes peuvent être utilisées dans un même mess. La méthode de commande doit toutefois être conforme à Ia politique de Ia base. ORDERING VERBALLY COMMANDE VERBALE 20. In certain instances, it may be more practical for the mess manager/bar supervisor to place orders by telephone or by visiting the merchant's place of business. This is likely to occur in emergencies resulting from abnormal demands on stock. However, ordering verbally is not recommended as a regular practice. For NPF accounts record purposes, all verbal orders shall be confirmed by written orders, as specified above. 20. Dans certains cas, il peut être plus commode pour le régisseur du mess ou le surveillant du bar de passer une commande par téléphone ou en se rendant chez le commerçant. Cela est particulièrement vrai lorsqu'on a un besoin urgent d'articles par suite d'une demande anormalement grande. Cependant, on ne recommande pas d'en faire le mode de commande habituel. Pour les besoin de la comptabilité des fonds non publics, toutes les commandes verbales doivent être étayées par des commandes écrites, comme on l'a mentionné précédemment. ORDERING BY TELEGRAM OR LETTER COMMANDE PAR TÉLÉGRAMME OU PAR LETTRE 21. This method is sometimes necessary to take advantage of market price changes, or because of unforseen requirements for additional merchandise. This is more satisfactory than ordering verbally because a written record is available in case of discrepancies, damages, or disputes between the firm and the mess. A copy of the telegram, etc should be kept until the invoice is received. It should be checked to the invoice and attached thereto, if correct. In case of error, appropriate corrective action must be taken and reference to the PMC/B Svcs O may be deemed necessary. 21. Cette méthode est quelquefois nécessaire lorsqu'on veut tirer parti des changements dans le prix du marché ou lorsqu'on a besoin de marchandises supplémentaires par suite d'une demande imprévue. II est mieux de procéder ainsi que de commander verbalement car on dispose alors d'un document écrit en cas d'erreur, de dommages ou de différends entre la firme et le mess. II faut garder une copie du télégramme jusqu'à réception de Ia facture. On pourra alors comparer les deux pièces et les mettre ensemble, si tout est correct. En cas d'erreur, il faut prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation et il peut être nécessaire de consulter le PCAM ou I'officier des services de Ia base. 6-5

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 TYPES OF ORDER FORMS TYPES DE FORMULES DE COMMANDE 22. Order forms may be divided into two categories: 22. On peut diviser les formules de commande en deux catégories: a. forms issued by certain provincial governments for use when ordering liquor, beer, and wine; a. les formules émises par certains gouvernements provinciaux pour la commande d'alcools, de bière et de vin; et b. Canadian Forces Messes and Institutes Purchase Order and Receipt, form CF601. b. Ia formule CF 601, Bon de commande et récépissé pour les mess et les établissements des Forces canadiennes. USING THE PROVINCIAL ORDER FORMS FORMULES DE COMMANDE DES GOUVERNEMENTS PROVINCIAUX 23. When a mess manager/bar supervisor wishes to order liquor, wine, or beer, he will use the official provincial order forms as applicable. Normally, the order will be signed by the mess manager or his appointed representative, not by the steward. The original will be passed to the vendor, generally accompanied by a certified cheque; the duplicate will be retained as an invoice. Form CF601 will be prepared to cover the provincial order form on submission to the NPFAO. 23. Lorsque le régisseur d'un mess ou le surveillant d'un bar désire commander de I'alcool, du vin ou de Ia bière, il se servira des formules de commande du gouvernement provincial. En général, la formule doit être signée par le régisseur du mess ou son représentant, et non par le steward. L'original sera remis au vendeur, généralement avec un chèque certifié; le double sera conservé pour servir de facture. Outre la formule de commande provinciale, il faudra remplir la formule CF 601 et Ia soumettre à l'officier comptable des fonds non publics. MERCHANDISE TRANSFERS TRANSFERT DE MARCHANDISES 24. All merchandise transfers between messes or institutes shall be carried out by means of a Merchandise Requisition, Form CF603. 24. Tout transfert de merchandises entre des mess ou des établissements doit se faire par l'intermédiaire de la formule CF 603, Demande de marchandise. OTHER REGULATIONS AUTRES RÈGLEMENTS 25. Other regulations and procedures relating to bar operations are contained in A-FN-105-001 / AG-001, Policy and Procedures for Non-Public Fund Accounting, Ch apters 43 and 45, and the Canadian Forces Exchange System (CANER) Bar Control Guide. 25. Tous les autres règlements et procédures concernant l'exploitation du bar sont précisés aux chapitres 43 et 45 de l'a-fn-105-001/ag-001, Politique et procédures pour Ia comptabilisation des fonds non publics et dans le Guide de contrôle de bar des Économats des Forces canadiennes. 6-6

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 CHAPTER 7 CHAPITRE 7 PERSONNEL PERSONNEL GENERAL GÉNÉRALITÉS 1. As in any business venture, the success of a mess operation is dependent, to a large extent, on its most important resource the staff. Therefore, care must be exercised in the selection, hiring, training, and the employment of the mess staff. 1. Comme dans n' importe quelle entreprise, le succès de l'exploitation d'un mess dépend, dans une large mesure, de son capital le plus important, le personnel. Aussi faut-il porter une attention particulière à la manière de choisir, d'embaucher, de former et d'employer le personnel du mess. EMPLOYEE CATEGORIES CATÉGORIES D' EMPLOYÉS 2. Employee categories are defined in A-PS-110001/ AG-001 Chapter 10. 2. Les catégories d'employés sont définies au chapitre 10 de l'a-ps-110-001/ag-001. 3. The "managerial (category II)" definition of an NPF paid employee as contained in A-PS-110001/ AG-001, Chapter 10, denotes a significant difference in the terms and conditions of employment. Therefore, the term "manager" should only be used when referring to the position of mess manager. 3. La définition de "membres de la direction (catégorie II)" pour parler d'un employé rémunéré à même les fonds non publics, comme l'indique le chapitre 10 de l'a-ps-110-001/ag-001, dénote une différence importante dans les conditions d'emploi. Aussi le terme "régisseur" ne devrait-il être utilisé que pour le poste de "régisseur du mess". MESS EMPLOYEES EMPLOYÉS DU MESS 4. The following personnel may be employed in a mess. 4. Le personnel suivant peut travailler dans un mess: a. military or DND civilian personnel in a management capacity as authorized in A-PS-110-001/ AG-001; a. le personnel militaire ou le personnel civil du MDN affecté à des postes de direction, tels qu'ils sont définis dans l'a-ps-110001/ag-001; b. military personnel on a part-time basis provided that such employment does not interfere with their normal duties ; and/or b. le personnel militaire employé à temps partiel, pourvu que leur travail ne nuise pas à l'exécution de leurs tâches courantes; et (ou) c. NPF employees subject to the approval of the B Comd of his delegated officer, eg B Svcs O. c. les employés rémunérées à mêmes les fonds non publics, à condition que leur nomination soit approuvée par le commandant de la base ou son officier délégué, c'est-à-dire l'officier des services de la base. 5. When hiring NPF employees, careful screening is of the utmost importance so as to avoid future problems. Character references, background information, and past employment histories should be checked and verified to the fullest possible extent. 5. Lorsqu'on engage des employés rémunérés à même les fonds non publics, il faut se montrer très prudent si l'on veut s'éviter les problèmes. II importe de vérifier avec soin les références du candidat, son curriculum vitae et ses antécédents professionnels. 7-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 TERMS OF REFERENCE ATTRIBUTIONS 6. Terms of reference shall be established and maintained for all positions on the mess staff. The following general and specific articles should be included in the terms of reference for each position: 6. II faut définir et consigner les attributions de chacun des postes du personnel affecté au mess. Toutes les descriptions de poste devront préciser les points généraux et particuliers suivants: a. Points généraux a. General The general articles are as follows (1) function, (1) Ia fonction, (2) dress, (2) la tenue, (3) hours of work and compensatory time off, and (3) les heures de travail et les congés compensatoires, et (4) overtime payments. (4) la rémunération des heures supplémentaires. b. Points particuliers b. Specific The specific articles are as follows (1) administrative function, (1) les fonctions administratives, (2) supervisory function, (2) les fonctions de supervision; (3) coordination, and (3) les fonctions de coordination, et (4) general duties. (4) les tâches générales. 7. Terms of reference are to be reviewed periodically by the PMC/Supervising Officer to ensure that contents are relevant and relate to current conditions. 7. Le PCAM ou l'officier superviseur de la base doit vérifier périodiquement les attributions propres à chaque poste afin de s'assurer qu'elles sont pertinentes et adaptées aux conditions existantes. 8. All mess employees shall read and sign terms of reference pertaining to their assigned position. Terms of reference will be posted in the area of employment. 8. Tous les employés du mess doivent lire et signer leur description de fonctions. Ces dernières seront affichées dans le secteur de travail. MESS MANAGER RÉGISSEUR DU MESS 9. Under the provision of A-PS-110-001/AG001, a mess manager is provided to messes with a certain minimum membership. 9. Conformément aux dispositions de l'a-ps110-001/ag-001, seuls les mess qui ont un effectif assez important bénéficient des services d'un régisseur. 10. The mess manager, military or civilian (if military, will be MOC 862 Steward or, if civilian, must meet the Steward TQ6 standard), shall be responsible to the PMC for the planning, organizing, directing, and controlling of all mess activities except food services, under the general direction of 10. Le régisseur du mess peut être un militaire ou un civil. Dans le premier cas, il doit avoir Ia CEM 862, Steward et dans le second cas, l'équivalent de la QM 6, Steward. Le régisseur du mess est comptable au PCAM de la planification, de l'organisation de la direction et du contrôle de toutes les activités 7-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 the mess committee and will receive technical direction from the B Svcs O. His duties normally will include: du mess, exception faite des services d'alimentation, sous Ia direction générale du conseil d'administration du mess, et il reçoit les instructions techniques de l'officier des services de Ia base. Voici ses fonctions habituelles: a. physically managing mess services, and observing general regulations, orders, and procedures covering the organization and administration of the mess, excluding the kitchen and dining room; a. diriger personnellement les services du mess et respecter les procédures, les ordonnances et les règlements généraux concernant l'organisation et l'administration du mess, à l'exception de la cuisine et de la salle à manger; b. assisting the mess secretary in the conduct of mess correspondence; b. aider le secrétaire du mess à s'occuper de la correspondance du mess; c. maintaining, on behalf of the mess secretary, the petty cash fund; c. gérer Ia petite caisse du mess pour le compte du secrétaire du mess; d. assisting the mess secretary to prepare mess accounts and accepting payment and issuance of receipts; d. aider le secrétaire du mess à préparer les comptes de mess, recevoir les paiements et délivrer des reçus; e. assisting in and advising on the maintenance and safekeeping of accounts and records of the mess; e. aider à tenir et à préserver les comptes et les livres du mess et donner des conseils à ce sujet; f. supervising, training, and ensuring the efficiency of the staff; f. superviser et former le personnel et veiller à ce qu'il donne un bon rendement ; g. ordering merchandise and bar supplies and signing merchandise invoices as evidence of receipt of goods; g. commander les marchandises et les fournitures du bar et signer les factures servant d'accusés de réception des marchandises; h. receiving, safekeeping, and accounting for mechandise, bar supplies, and cash; h. assurer Ia réception, Ia garde et la comptabilité des marchandises, des fournitures du bar et de l'argent liquide; j. supervising barmen in the preparation of daily sales recapitulation and in the handling, safekeeping and disposition of cash; and j. superviser les barmen dans Ia préparation des bilans de vente quotidienne et dans la gestion et Ia garde de l'argent liquide avant que ce dernier ne soit déposé à la banque; et k. performing other duties that may be detailed by the PMC. k. s'acquitter de toute autre tâche assignée par le PCAM. 11. The mess manager is an advisor to the mess committee and as such is not entitled to vote. 11. Le régisseur du mess joue le rôle de conseiller auprès du conseil d'administration et, à ce titre, il n'a pas droit de vote. 12. Sample statement of duties and terms of reference for the mess manager position are shown at Annex A to this chapter. 12. On trouvera à l'annexe A du présent chapitre l'énoncé des fonctions et des attributions du poste de régisseur du mess. 7-3

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE BAR SUPERVISOR FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU SURVEILLANT DU BAR 13. The mess manager shall provide the supervisor with written terms of reference at the commencement of employment and notify him, in writing, of any subsequent changes in the duties assigned. 13. Dès son entrée en fonction, le surveillant du bar se verra remettre par le régisseur du mess un énoncé écrit de ses attributions et ce dernier devra l'informer par écrit de tout changement ultérieur apporté à la liste de ses attributions. 14. The bar supervisor must familiarize himself with the constitution, by-laws, and operating procedures pertaining to the mess in which he is employed. 14. Le surveillant du bar doit se familiariser avec les statuts, les règlements et les procédés d'exploitation du mess auquel ii est affecté. 15. The bar supervisors' role in the accounting system of a mess is very important. He initiates basic transactions such as buying and selling, from which the primary accounting documents and vouchers originate. He also originates and compiles daily sales reports, which are the most important accounting documents in the NPF accounting system. 15. Le surveillant du bar a un rôle très important à jouer dans le système de comptabilité du mess. En effet, c'est lui qui entreprend les opérations courantes tels les achats et les ventes, sources de documents et pièces comptables. C'est à lui aussi d'établir les rapports de vente quotidienne qui constituent les documents les plus importants du système de comptabilité des fonds non publics. 16. The bar supervisor must be capable of working efficiently and accurately. Unless otherwise provided, the bar supervisor should be held liable for losses in the stock, containers, cash, and chits for which he is charged. 16. Le surveillant du bar doit savoir travailler avec efficacité et précision. Sauf indication contraire, il doit être tenu responsable de toute perte d'articles de stock, de contenants, d'argent liquide et de bons dont il a la charge. 7-4

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 ANNEX A, CHAPTER 7 MESS MANAGER: STATEMENT OF DUTIES Date Prepared Base CFB Section Sub-Section Position No Incumbent's Name Position Title Rank/ Category Responsible To Responsible For (title) (staff) FUNCTION The function of the mess manager is to plan, organize, staff, direct, and control all mess activities and events, other than food services, in response to the PMC's requirements in accordance with Terms of Reference as attached as Appendix 1 to this annex. Signature of Rank or Incumbent Category Date Signature of Rank or PMC Category Date Signature of Rank or B Svcs O Category Date (Français au verso) 7A-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 ANNEXE A, CHAPITRE 7 RÉGISSEUR DU MESS: ÉNONCÉ DE FONCTIONS Date de préparation Base BFC Section Sous-section N du poste Nom du titulaire Titre du poste Grade/ Catégorie Comptable à Responsable de (titre) (personnel) RÔLE Le rôle du régisseur du mess est de planifier, d'organiser, de doter en personnel, de diriger et de contrôler tous les secteurs d'activité du mess autres que celui des services d'alimentation, conformément aux directives du PCAM et aux attributions précisées à l'appendice 1 de la présente annexe. Signature du Grade ou titulaire catégorie Date Signature du Grade ou PCAM catégorie Date Signature de l'officier des services d'alimentation Grade ou de la base catégorie Date (English on reverse) 7A-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000/ AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 MESS MANAGER: TERMS OF REFERENCE LISTE DES ATTRIBUTIONS DU RÉGISSEUR DU MESS GENERAL GÉNÉRALITÉS 1. Function To plan, organize, staff, direct, and control all mess activities and events other than food s ervices in response to direction of the PMC. 1. Rôle Planifier, organiser, doter en personnel, diriger et contrôler tous les secteurs d'activité du mess autres que celui des services d'alimentation conformément aux directives du PCAM 2. Dress As recommended by the PMC and approved by the B Comd. 2. Tenue Telle qu'elle est recommandée par le PCAM et approuvée par le commandant de la base. 3. Hours of Work and Compensatory Time Off The unique nature of the position of mess manager does not allow fixed or firm hours of work but it is expected a minimum of 37 1/2 hours per week will be worked. Compensatory time -off will be granted in lieu of overtime payments to compensate for time worked in support of mess or official functions in excess of the normal work week. 3. Heures de travail et congés compensatoires La nature particulière du poste de régisseur du mess ne permet pas des heures de travail fixes, mais on s'attend à ce qu'il travaille au moins 37 1/2 heures par semaine. Des congés compensatoires seront accordés au lieu du paiement d'heures supplémentaires pour compenser les heures consacrées aux activités et aux réceptions officielles du mess, outre les heures normales de travail. 4. 4. Overtime Payments Rémunération des heures supplémentaires a. Overtime will be paid at the rate of dollars ($ ) per hour for each hour in attendance at functions hereby designated a. Les heures supplémentaires seront payées au taux de dollars ( $) I'heure, pour chaque heure consacrée aux réceptions mentionnées ci-après (1) non-official dinners or receptions, (1) réceptions ou dîners non officiels, (2) any private function in the mess, (2) réceptions privées au mess, (3) any wedding reception, or (3) réceptions de mariage, ou (4) other functions for which specific approval is granted by the B Svcs O or PMC. (4) toute autre réception approuvée spécifiquement par l'officier des services de la base ou le PCAM. b. Overtime will be treated as direct labour charge to the function concerned and both overtime and time-off in lieu will not be claimed for the same function, Where, in the opinion of the PMC, managerial assistance is considered necessary, it will be included as a condition of approval for the use of the facility. b. Les heures supplémentaires seront considérées comme frais directs de maind'oeuvre à mettre au compte de la réception en question, et on ne pourra réclamer pour la même réception à la fois des heures supplémentaires et des congés compensatoires. Chaque fois que le PCAM jugera que l'aide d'un membre de la direction est nécessaire, il devra en faire une condition à l'approbation de l'usage des installations. 7A1-1

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 SPECIFIC PARTICULARITÉS 5. Administration The mess manager performs the following specific administrative duties: 5. Administration Le régisseur du mess doit s'acquitter des tâches administratives suivantes: a. maintains up-to-date mess policy book containing pertinent directives from B Comd, B Svcs 0, PMC, and the documents listed at Chapter 3, paragraph 50; a. tenir à jour le livre contenant les directives du commandant de la base, de l'officier des services de Ia base et du PCAM, ainsi que les documents énumérés au paragraphs 50 du chapitre 3; b. assists the mess secretary and PMC; b. prêter assistance au secrétaire du mess et au PCAM; c. compiles and distributes membership accounts, accepts payments, and issues receipts; c. dresser et distribuer les comptes des membres, recevoir les paiements et émettre des reçus; d. prepares returns as required by the NPFAO; d. préparer des relevés à Ia demande de l'officier comptable des FNP; e. maintain petty cash account pursuant to current service regulations; e. tenir les comptes de la petite caisse, conformément aux règlements militaires courants; f. maintains records and returns, as required, including f. tenir des comptes et des relevés, au fur et à mesure des besoins, dont (1) current lists of mess members with mailing addresses, (1) la liste à jour des membres du mess et leur adresse postale, (2) register of personnel on temporary duty (TD) using mess facilities, and (2) La liste des membres en service provisoire qui utilisent les installations du mess, et (3) records of those attending social functions with number of guests of each member. (3) la liste des membres qui assistent aux réceptions, ainsi que le nombre d'invités de chacun d'eux; g. prepares staff overtime work sheets for PMC approval prior to submission to NPFAO; g. préparer les fiches d'heures supplémentaires pour les soumettre à l'approbation du PCAM avant de les faire approuver par l'officier comptable des FNP; h. signs members reporting in and clearance forms, issues mess cards; h. signer les formules d'arrivée et de départ, délivrer les cartes de mess; j. handles mess correspondence as directed and maintains an appropriate filing system, keeps bulletin boards current; j. s'occuper de la correspondance du mess selon les directives reçues et tenir un système de classement approprié; tenir à jour les tableaux d'affichage; k. maintains the distribution accounts (DAs) for the mess, other than DAs held by food services; k. tenir les comptes de matériel en distribution du mess, autres que ceux tenus par les services d'alimentation; 7A1-2

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 m. prepares memoranda for proposed work, obtains estimates of proposed work, prepares work orders, and ensures that jobs are completed, etc; m. préparer des mémoires pour les travaux proposés, faire établir des devis, préparer les instructions de commencement des travaux et veiller à ce que ces derniers soient exécutés, etc.; n. prepares detailed financial reports for functions held in the mess; n. préparer un état financier détaillé pour cheque réception tenue au mess; p. maintains the master copy of the Mess Constitution and By-laws for the PMC; p. garder l'original des statuts et règlements du mess pour le PCAM; q. maintains an efficient mess office operation to meet the needs of members and PMC; q. veiller au bon fonctionnement du bureau de mess afin de répondre aux besoins des membres et du PCAM; r. prepares requests for cheques, purchase orders and requisitions as required; r. préparer les demandes de chèques, les bons d'achat et les demandes de marchandises au fur et à mesure des besoins; et s. accepts and accounts by receipt for monies from mess functions, deposits, and accounts for same by receipt from the public (or NPF) cashier for these monies. s. encaisser les sommes provenant des réceptions données au mess, émettre les reçus nécessaires, déposer cet argent et justifier les dépôts en conservant les reçus établis par l'encaisseur des fonds publics ou des fonds non publics. 6. Supervisory The mess manager performs the following specific supervisory duties: 6. Surveillance Le régisseur du mess doit remplir les fonctions de surveillance suivantes: a. supervises personnel employed in the mess (except for food services staff) as noted hereunder a. superviser les employés du mess énumérés ci-dessous (sauf le personnel des services d'alimentation) (1) assistant mess manager, (1) le régisseur adjoint, (2) bar supervisor, (2) le surveillant du bar, (3) office staff; and (3) le personnel de bureau, et (4) non-public cleaning staff and other mess employees through their respective supervisors. (4) les préposés au nettoyage (FNP) et les autres employés du mess, par l' intermédiaire de leur superviseur respectif. NOTE He shall ensure also that their duties are understood and are carried out in a satisfactory and proficient manner. NOTA II doit s'assurer que tous comprennent bien les fonctions qui leur incombent et qu' ils les exécutent de façon satisfaisante et avec compétence. b. completes an appropriate PER or Periodic Work Performance Evaluation (DCP4-25) Work Performance Review, for military, public, and NPF staff; b. remplir des rapports d'appréciation du personnel ou d'évaluation périodique du rendement (DCP4-25) ou de révision du rendement du personnel militaire et du personnel rémunéré à même les fonds publics et non publics; 7A1-3

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 c. attends or delegates his representative, eg assistant manager, to attend all mess committee authorized functions and all major social functions to supervise mess staff and general arrangements; 7. APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 c. assister à toutes les réceptions autorisées par le conseil d'administration du mess et à toutes les principales réceptions afin de superviser le personnel du mess et de voir à l'organisation générale; s' il ne peut y assister lui-même, déléguer son représentent, le régisseur adjoint; d. implements and supervises a training program for all mess employees. The program will ensure that d. mettre en oeuvre et superviser un programme de formation pour tous les employés du mess, le but de ce programme étant (1) the assistant mess manager is familiar with, and capable of handling, the operation of the mess, (1) d'amener le régisseur adjoint à se familiariser avec le fonctionnement du mess pour qu' il puisse bien s'acquitter de sa tâche, (2) the bar supervisor and/ or chief bar steward are familiar with and capable of handling the assistant mess manager's responsibilities, and (2) d'amener le surveillant du bar et le steward-chef du bar à se familiariser avec les responsabilités du régisseur adjoint du mess afin d'être en mesure de les assumer, et (3) all management staff are familiar with and capable of handling all office duties should it become necessary. (3) d'amener tout le personnel de direction à se familiariser avec le travail de bureau afin d'être en mesure d'accomplir ce travail si les circonstances l'exigent; e. supervises work scheduling and disciplining of all mess staff. e. superviser l'ordonnancement des travaux et maintenir la discipline parmi le personnel du mess; et f. supervises bar operations as directed by the PMC. f. superviser les activités du bar conformément aux directives du PCAM. Coordination 7. Coordination Le régisseur du mess doit: The mess manager: a. coordonner les activités générales avec les présidents des comités des activités récréatives, des sports, des événements spéciaux ou de tout autre comité; a. coordinates general activities in conjunction with the chairmen of the entertainment, sports, special events, or any other committee as required. b. coordinates with base food services staff b. assurer la liaison avec le personnel des services d'alimentation pour régler les questions d'approvisionnement en vue des réceptions; c. works in close liaison and cooperation c. travailler en étroite collaboration avec le président du comité des activités récréatives pour s'assurer de bien comprendre ses besoins et d'y r épondre; as it concerns the provision of food services for mess functions. with the chairman of the entertainment committee to ensure that his requirements are understood and met. 7A1-4

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 /AG-000 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 d. coordinates the following with the NCO IC food services and the messing member regarding the dining room 8. d. s'entendre avec le sous-officier responsable des services d'alimentation et le préposé à I'ordinaire sur les points suivants concernant la salle à manger (1) staff adequacy, (1) Ia compétence du personnel, (2) protocol, (2) le protocole, (3) settings, (3) l'arrangement des tables, (4) table arrangements, (4) la disposition des tables, (5) seating plans, and (5) le plan des places, et (6) special menu or other food requirements as directed by the base commander, PMC, or entertainment committee. (6) la préparation d'un menu spécial ou toute autre demande particulière con cernant Ia nourriture faite par le commandant de Ia base, le PCAM ou le comité des activités récréatives. General 8. Généralités Le régisseur du mess doit: The mess manager: a. ensures that a high degree of cleanliness is maintained within the mess, the surrounding exterior areas, and on the grounds of the mess. This includes swimming pool areas where applicable; a. veiller à ce que tout soit très propre à l' intérieur du mess, dans les alentours et sur les terrains du mess, y compris le cas échéant, l'aire de Ia piscine; b. ensures that mess equipment, except kitchen and dining room equipment, is maintained; b. veiller au bon entretien de l'équipement du mess, sauf celui de Ia cuisine et de la salle à manger; c. ensures that the decor and appearance of the mess is maintained; c. s'assurer que Ia décoration et l'aspect général du mess sont soignés; d. reports to the PMC and/or the Supervising Officer and irregularities that come to his attention; d. signaler toute irrégularité au PCAM ou à l'officier superviseur; e. performs such other duties as shall be determined by the mess committee and as directed by the PMC or his authorized representative; e. s'acquitter de toute autre tâche assignée par le conseil d'administration du mess, sous Ia direction du PCAM ou de son représentant; f. monitors all official stock checks and conducts internal stock checks as required; f. contrôler toutes les vérifications officielles de stocks et procéder lui-même à de telles vérifications, si les circonstances l'exigent; g. attends mess committee meetings, as an ex-officio member as requested by the PMC; g. assister aux réunions du conseil d'administration du mess en tant que membre de droit, à Ia demande du PCAM; 7A1-5

Electronic documents are subject to change, before re-using refer to the DTICS web site to verify the current version. A-AD-262-000 / AG-000 APPENDIX 1, ANNEX A, CHAPTER 7 APPENDICE 1, ANNEXE A, CHAPITRE 7 h. certifies and signs spoilage registers; h. certifier et signer les états de pertes; j. controls the sale of all tickets including. advance sales for functions meals tickets, etc; j. contrôler Ia vente de tous les billets, y compris Ia vente anticipée des billets pour les repas aux réceptions; k. ensures that the required stock checks are carried out; k. s'assurer que les vérifications de stocks ont bien été faites; m. hires part-time help (bar stewards, waiters, etc) as required to support special mess functions; m. engager des aides à temps partiel (stewards de bar, serveurs, etc.) lorsque l'exigent certaines réceptions spéciales du mess; et n. maintains the following n. tenir les livres et registres suivants (1) guest register, (1) le registre des invités spéciaux, (2) proposal book, (2) le livre des propositions, (3) suggestion book, (3) le Iivre des suggestions, (4) warning in and out book, and (4) le Iivre des arrivées et des départs prévus, et (5) mess policy book. (5) le Iivre des règlements du mess. 7A1-6

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