GUIDE DE L EXPOSANT 2 e édition 9 au 11 juin 2016 Presqu île du Lac Osisko www.festibiere.ca LIEU Presqu île du Lac Osisko Rouyn-Noranda (Québec) Latitude : 48.244119, Longitude : -79.008383 HEURES D OUVERTURE AU PUBLIC Jeudi 9 juin 2016 : 15 h à 23 h Vendredi 10 juin 2016 : 15 h à 23 h Samedi 11 juin 2016 : midi à 23 h ACCÉDITATION DES EXPOSANTS Tous les exposants doivent s enregistrer à la tente «Accréditations des exposants» située à l entrée du stationnement des exposants. 1. L accréditation se fait selon l horaire suivant : Mercredi 8 juin 2016 de 9 h à 21 h ; Jeudi 9 juin 2016 de 10 h à 14 h.
2. Le port de l accréditation accompagné du bracelet passeport est obligatoire en tout temps pour accéder et circuler sur le site. Aucun passe-droit ne sera accordé. 3. Un nombre de passes d accréditation et de bracelets passeport vous seront remis pour la durée de l évènement, et ce, en fonction de la dimension de votre kiosque : a. Kiosque 10 x 10 : Dix (10) passes et bracelets b. Kiosque 10 x 20 : Quatorze (14) passes et bracelets 4. Toutes demandes de passes et bracelets additionnels seront disponibles au coût de 10 $ et seront valides pour les 3 jours. 5. Vous êtes responsables remettre les passes et bracelets à votre personnel. 6. L entrée est gratuite pour les personnes âgées de 17 ans et moins accompagnées d un adulte. MONTAGE Mercredi 8 juin 2016, 9 h à 21 h Le montage des kiosques se fait le mercredi 8 juin 2016 de 9 h à 21 h, selon l horaire qui vous sera acheminée quelques semaines avant l événement. Les véhicules seront tolérés sur le site seulement à ces heures et auront accès à courte distance de marche de chacun des kiosques. 1. Il est interdit d apporter sa propre tente. Les tentes y compris les 4 murs et le plancher seront fournir pour l organisation. 2. Veuillez respecter l espace qui vous est alloué et ne pas excéder dans les allées ou dans les kiosques voisins. ACCÈS AU SITE Durant l événement, le site sera accessible aux exposants deux heures avant l ouverture du site au public mis à part le jeudi 9 juin 2016 où l accès se fera à partir de 10 h. -2-
DÉMONTAGE Samedi 11 juin 2016, 23 h à 2 h Dimanche 12 juin 2016, 8 h à 18 h Le démontage se fait sous la supervision et la coordination de l équipe logistique du Festibière. Celle-ci est responsable de déterminer l ordre d entrée sur le site. Prévoyez ramasser TOUT le matériel ayant servi à l installation avant la fin de la période de démontage. IMPORTANT Aucun exposant ne sera autorisé à sortir du matériel avant la fermeture de l événement. Tout le matériel, sans exception, devra entrer ou sortir à partir des endroits désignés et ce, à compter de 23 h le 11 juin 2016 seulement. FONCTIONNEMENT SUR LE SITE Les transactions entre les exposants et les festivaliers se font en argent comptant. Des guichets automatiques sont à la disposition des festivaliers. Vous êtes responsables de prévoir vos besoins en argent et en monnaie pour toute la durée de l événement. 1. Les exposants brassicoles pourront verser un maximum de 8 onces à la fois. Il est interdit de remplir un verre à plein capacité. 2. Les prix de vente minimums sont les suivants : 2 $ pour 4 onces et 4 $ pour 8 onces. 3. Aucune vente ambulante n est permise. 4. Aucun verre autre que le verre officiel du Festibière de Rouyn- Noranda 2016 et celui des éditions précédentes ne seront tolérés sur le site. Toute dégustation devra être servie dans ces verres ou dans un verre de plastique de 4 onces compostables. 5. La vente de produits promotionnels (verre, t-shirt, etc.) est permise aux kiosques. Par contre, l'exposant doit prévoir des sacs et un mode d'emballage pour vendre des verres, tout en indiquant à l'acheteur qu'il ne peut pas utiliser ce verre au Festibière. -3-
6. Les exposants agroalimentaires et restaurants sont tenus de fournir aux visiteurs les assiettes, ustensiles et serviettes de table nécessaires. 7. Les contenants de plastique numéro 3 et numéro 6 ainsi que tous contenants de styromousse sont interdits sur le site. Afin d être reconnu comme un événement écoresponsable, nous vous encourageons à utiliser des ustensiles compostables. 8. Seuls les exposants inscrits comme restaurateurs peuvent vendre de la nourriture. 9. Aucune vente de breuvage alcoolisé autre que la bière, le vin et les cidres ne sont acceptées. Un bar de vins et spiritueux sera offert sur place par le comité organisateur. 10. En tant qu exposant, vous vous engagez à être présent à votre kiosque en tout temps du jeudi au samedi, pendant les heures d ouverture du site. STATIONNEMENT DES EXPOSANTS Chaque exposant disposera d une (1) vignette de stationnement. Vous aurez accès à un stationnement réservé aux exposants à l entrée du site. Une carte vous sera acheminée avec l emplacement de ce stationnement. 1. Chaque exposant aura droit de stationner une seule voiture ou remorque. Les exposants avec une remorque devront aviser l organisation du Festibière de l espace requis pour celle-ci, avant le 20 mai 2016. 2. Vous aurez aussi accès à plusieurs stationnements gratuits et payants aux alentours du site. Aucun stationnement sur le site n est permis. SERVICES AUX EXPOSANTS L équipe du Service aux exposants est disponible afin de vous aider à la gestion et livraison de vos produits et vous offrir un soutien. -4-
Entreposage réfrigéré Des camions réfrigérés seront accessibles pour l entreposage. Cet espace est contrôlé par l équipe du Festibière. L organisation du Festibière n est pas responsable des pertes, vols ou vandalisme. L espace réfrigéré étant limité, chaque exposant devra aviser l organisation du Festibière de l espace qu il voudra utiliser avant le 9 mai 2016. Livraisons des marchandises Si vous prévoyez faire livrer de la marchandise (bière, équipement, etc.) assurez-vous de nous en aviser au préalable et de bien identifier votre matériel avec le nom de l entreprise et votre numéro de kiosque. 1. La livraison de votre marchandise au camion réfrigéré pourra se faire au courant de la journée du mercredi 8 juin 2016, de 9 h à 21 h. Il sera également possible de le faire entre 9 h et midi pendant les jours de l événement. 2. Veuillez noter qu aucune livraison ne sera acceptée avant le mercredi 8 juin 2016. Approvisionnement Pendant les heures d ouverture, il vous est possible de bénéficier d un service de livraison des marchandises entreposées dans le camion réfrigéré. 1. Le service de livraison peut être ralenti lors des périodes d achalandage élevées et le nombre de commandes en attentes. Si le temps d attente ne correspond pas à nos besoins, vous devrez vous réapprovisionner vous-même. Cendres et huile usée Des contenants pour les cendres seront disponibles au quartier général (QG). Pour ceux utilisant de l huile, vous devez repartir avec l huile usée selon les normes de transport établies. -5-
SERVICES PAYANTS Sauf pour les services de base compris dans votre inscription (prise 15A, une (1) table, deux (2) chaises, éclairage 40 watts au plafond, dix (10) ou quatorze (14) laissez-passer selon les dimensions de votre kiosque), tous les services supplémentaires sont aux frais de l exposant. Eau courante Vous pouvez commander une connexion à l eau courante (eau froide, évier connecté, eau chaude) à votre kiosque. Les tarifs incluent les équipements ainsi que le branchement par les services municipaux de la Ville de Rouyn-Noranda. Votre commande doit être soumise avant le 2 mai 2016 et en fonction du prix en vigueur sur votre formulaire d inscription. Sacs de glace et verres de dégustation Durant toute la durée de l événement, vous pouvez commander les verres de dégustations et des sacs de glace auprès du Service aux exposants situé au QG. Les items doivent être payés au moment de l achat et en argent comptant seulement. Les tarifs mentionnés peuvent êtres sujets à changement. Verres de dégustation de 4 onces compostables : 10,00 $ / paquet de 100 (taxes incluses) Sacs de glace en cube : 15,00 $ / sac de 12kg (taxes incluses) Électricité Toutes les demandes supplémentaires au branchement de base (1 x 1 500 watts, 120 volt, 15A) inclus dans le frais d inscription doivent être soumises avant le 9 mai 2016. Eaux grises Un service de récupération sera offert pour les exposants avec une remorque et réservoir à eaux grises. Veuillez aviser l organisation si vous désirez profiter de ce service afin d obtenir les tarifs et détails. Pour toute autre demande, vous pouvez nous contacter à l adresse info@festibierederouynnoranda.ca. -6-
PERMIS ET OBLIGATIONS Vous devez vous assurer d être, en tout temps, en règle avec les lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, en particulier ceux de la RACJ, de la RBQ, du MAPAQ et du Service des incendies de la Ville de Rouyn-Noranda. MAPAQ Tous les exposants agroalimentaires et restaurants doivent se procurer un permis d événement auprès de la MAPAQ et nous faire parvenir une copie de celui-ci avant le 9 mai 2016 à l adresse courriel suivante : info@festibierederouynnoranda.ca. Ce permis doit être affiché en tout temps à votre kiosque. Il est possible qu un inspecteur de la MAPAQ vienne faire une inspection pendant le montage et durant le week-end. Donc, assurez-vous d être conforme. Pour toute incertitude, veuillez contacter la Direction régionale Abitibi-Témiscamingue au 819 763-3287. Assurances Ni la direction du Festibière de Rouyn-Noranda, ni le propriétaire du site ne peuvent être tenus responsables des blessures ou dommages et/ou pertes causés aux produits, aux kiosques, à l outillage ou à la décoration, soit par le feu, l eau, le vent, les accidents, le vol ou toute autre cause. L exposant doit donc prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger ses biens et doit obligatoirement prévoir, à ses frais, une assurance protection en cas de feu, vol et responsabilité civile de l ordre de 2 000 000 $ pour toute la durée du Festibière. Les entités suivantes doivent être nommées comme assurés additionnels : Cinqdixquinze et Ville de Rouyn-Noranda. Veuillez nous faire parvenir une copie de ladite assurance à l adresse courriel suivante : info@festibierederouynnoranda.ca. -7-
Autres 1. Vous devez apporter une ou des rallonge(s) d un minimum de 50 pieds (selon vos besoins). 2. Seuls les tuyaux d eau de calibre alimentaire répondants aux normes NQ 3660-950 (pour les produits québécois) ou NSF-61 (pour les produits américains) seront autorisés. Le comité organisateur fournira les boyaux aux kiosques qui ont fait la demande d eau. 3. Il y aura une rencontre générale avec tous les exposants le jeudi 9 juin 2016 et vendredi 10 juin à 14 h ainsi que le samedi 11 juin à 11 h sous le grand chapiteau. La présence d un représentant par kiosque est obligatoire. ENTRETIEN & NETTOYAGE L entretien de votre kiosque est sous votre responsabilité. Une équipe verte assurera l entretient des aires communes et de faire le tri et vider vos poubelles. Nous vous demandons de mettre votre poubelle et bac(s) de recyclage/compostage sur le bord de l allée à la fin de chaque soirée afin que l équipe verte puisse la vider. AFFICHAGE Le comité organisateur fournira et installera une enseigne afin d identifier chaque kiosque. La pose de toutes autres bannières, affiches ou drapeaux est la responsabilité et aux frais de l exposant. SÉCURITÉ ET PRÉSERVATION DE L INTÉGRITÉ DES LIEUX Selon la loi sur l usage du tabac dans les lieux publics et pour assurer la sécurité des lieux, il est strictement interdit de fumer à l intérieur des tentes. La sécurité des lieux sera assurée par une agence spécialisée et ce, dès le début du montage des kiosques jusqu à la fin de la période de -8-
démontage. Il est fortement recommandé de fermer votre tente avec la toile fournie à cet effet à la fin de chaque journée. Le comité organisateur se réserve le droit de refuser l accès à tout visiteur ou exposant qui, selon l avis de la direction, est jugé indésirable, ou qui pourrait nuire au bon fonctionnement des opérations d une quelconque façon. La direction se réserve également le droit de faire respecter un niveau sonore acceptable afin de favoriser un bon voisinage. Donc, tout appareil qui génère un bruit abusif est interdit et sera enlevé aux frais de l exposant. SERVICES PREMIERS SOINS Des bénévoles de l Ambulance St-Jean seront sur place afin de répondre à toutes demandes de premiers soins. SERVICE DES INCENDIES Le Service de Sécurité incendie de la Ville de Rouyn-Noranda, division de la prévention, viendront inspecter les kiosques avant l ouverture du site. Assurez-vous d être conforme avec les normes nationales. HÉBERGEMENT Plus de détails sur les tarifs préférentiels d hébergement vous seront communiqué au début du mois d avril. SOIRÉE DES EXPOSANTS Notre comité organisateur préparera une soirée pour l ensemble des exposants du Festibière de Rouyn-Noranda 2016. Plus de détails sur la soirée des exposants vous sera acheminé à la fin du mois d avril. -9-
Évènement Montage Pré-évènement RÉCAPITULATIF DES DATES LIMITES IMPORTANTES Afin de faciliter votre participation au Festibière et pour en assurer son bon déroulement, veuillez prendre notes de ces dates importantes : Date Description Heures Lundi 18 avril Dernière journée pour profiter du rabais de 20% Vendredi 29 avril Date limite d annulation avec remboursement de 50% Lundi 9 mai Date limite d inscription et dépôt de 50% Date limite pour la remise des documents : Lundi 9 mai Preuve d assurance responsabilité Liste des produits apportés sur le site Espace requis dans le camion réfrigéré Permis d évènements de la MAPAQ Résolution pour le permis de la RACJ Vendredi 20 mai Date limite du 2 e versement Vendredi 20 mai Date limite pour confirmer l espace de stationnement Mercredi 8 juin Montage des kiosques par les exposants Livraison de la marchandise dans le camion réfrigéré 9 h à 21 h Livraison de la marchandise dans le camion réfrigéré 9 h à midi Jeudi 9 juin Rencontre obligatoire d un représentant par kiosque exposants sous le grand chapiteau 14 h Ouverture des portes 15 h Fermeture des portes 23 h Livraison de la marchandise dans le camion réfrigéré 9 h à midi Vendredi 10 juin Rencontre obligatoire d un représentant par kiosque exposants sous le grand chapiteau 14 h Ouverture des portes 15 h Fermeture des portes 23 h Livraison de la marchandise dans le camion réfrigéré 9 h à midi Samedi 11 juin Rencontre obligatoire d un représentant par kiosque exposants sous le grand chapiteau 11 h Ouverture des portes Midi Fermeture des portes 23 h -10-
Démontage Samedi 11 juin Démontage des kiosques par les exposants 23 h à 2 h Dimanche 12 juin Démontage des kiosques par les exposants 8 h à 18 h PERSONNES RESSOURCES Michael O Farrell, Directeur général 613 222-5812 michael@festibiere.ca Léticia McConnell, Coordonnatrice et responsable des exposants 819 665-0206 leticia@festibiere.ca Jean-François Picard, Directeur logistique 819 208-3911 jfpvipconcept@gmail.com -11-