Politiques de gestion des conditions de travail des cadres Direction des ressources humaines Décembre 2006
Table des matières Dispositions générales... 3 Politiques de gestion des conditions de travail des cadres... 3 Politique 1. Dotation des postes de cadres... 4 Politique 2. Dossier du cadre... 5 Politique 3. Congés sociaux... 8 Politique 4. Vacances annuelles... 9 Politique 5. Congés fériés... 11 Politique 6. Congés sans solde, congés pour affaires professionnelles et congés pour charges publiques... 12 Politique 7. Compensation des heures supplémentaires lors de situations exceptionnelles... 14 Politique 8. Temps compensatoire... 16 Politique 9. Horaire 9/10... 17 Politique 10. Le mécanisme de recours sur l application de ces politiques de gestion... 18 2
Dispositions générales Le présent manuel des politiques de gestion des conditions de travail des cadres a pour objectif d établir les conditions de travail du personnel cadre du CSSS de Bordeaux- Cartierville Saint-Laurent. Des politiques de gestion qui doivent être lues et interprétées en complémentarité avec les Lois et Règlements du ministère de la Santé et des Services sociaux. Politiques de gestion des conditions de travail des cadres L article 4 du décret 1218-96 stipule que : «l employeur doit se doter de politiques de gestion concernant les conditions de travail de ses cadres. Ces politiques doivent être approuvées par le conseil d administration». Des politiques de gestion qui, selon l article 4 du même décret, portent sur les volets suivants : 1. La dotation des postes de cadres; 2. L appréciation de la contribution; 3. Le développement des compétences ; 4. Le dossier du cadre; 5. Les congés sociaux; 6. Les vacances annuelles; 7. Les congés fériés; 8. Les congés sans solde, les congés pour affaires professionnelles et les congés pour charges publiques; 9. La compensation des heures supplémentaires lors de situations exceptionnelles; 10. Le mécanisme de recours sur l application de ces politiques de gestion. Le présent document comporte les politiques précitées à l exception de celles traitant de l appréciation de la contribution et du développement des compétences qui s ajouteront sous peu. De plus, se retrouvent, deux politiques propres à l organisation soit les politiques de temps compensatoire et de l horaire 9/10. 3
Politique 1. Dotation des postes de cadres 1. Énoncé de principes et de valeurs La dotation des postes d encadrement est un processus regroupant l ensemble des activités et sous-processus requis pour combler un poste cadre vacant. L employeur vise l instauration de règles de dotation des postes de cadres assurant l équité, l efficacité et la transparence tout au long du processus de dotation. Assurer l égalité des chances à l emploi à tout postulant à un emploi cadre; Respecter les exigences académiques et les qualifications requises pour exercer les fonctions cadres; Garantir la transparence par la diffusion de l information relative à la dotation des postes d encadrement; Favoriser dans la mesure du possible la promotion interne. 3. Politique L établissement entend respecter l ensemble des lois et règlements afin de garantir l égalité des chances à l emploi à toute personne intéressée à postuler à un emploi cadre. Toutefois, une distinction, exclusion ou préférence fondée sur les aptitudes ou qualités requises pour accomplir les tâches d un poste est réputée non discriminatoire. En raison de son affiliation universitaire ou des ententes avec des établissements d enseignement collégial et universitaire, chaque direction s assure que les exigences académiques et autres qualifications pertinentes pour l exercice de certaines fonctions cadres pouvant exiger une supervision professionnelle, encadrement des stagiaires ou activités d enseignement ou de recherche, correspondent à celles exigées par les maisons d enseignement. Le cas échéant, ces exigences constituent des critères minimaux de sélection des candidatures admissibles aux fonctions visées. Toute dérogation à cette règle précitée doit être approuvée par la Direction générale. Tout poste cadre vacant ou nouvellement créé peut être comblé temporairement et la personne qui y est assignée, se voit confirmer par écrit les particularités de cette assignation temporaire. De façon générale, une assignation temporaire à une 4
fonction cadre ne devrait pas dépasser une période de dix-huit mois, sauf pour des absences particulières (ex. : congé parental, invalidité). Lorsque l établissement décide de combler un poste vacant ou nouvellement créé, le poste fait l objet d un affichage à l intérieur de l établissement pendant une période minimale de dix jours et une copie de l affichage est acheminée à l association locale des gestionnaires. Toutefois, l employeur se réserve le droit de procéder de façon concomitante à l affichage du poste au sein du réseau de la santé via l Agence, et l affichage public par les moyens qu il juge appropriés. La promotion interne est privilégiée par l employeur, sous réserve que la personne postulante réponde aux exigences académiques et autres compétences requises pour l exercice des fonctions des postes cadres vacants. L employeur informe par avis interne de la nomination de toute personne à une fonction cadre et copie de cet avis est acheminée à l association des gestionnaires de l établissement. 5
Politique 2. Dossier du cadre 1. Énoncé de principes et de valeurs Le dossier du cadre constitue une source d information sur le profil individuel d un gestionnaire et par conséquent, contient des documents renfermant des informations strictement confidentielles. Au-delà de l obligation réglementaire prescrite par la loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, l employeur tient à protéger les informations privées de son personnel cadre en préservant la confidentialité de ses dossiers, par la mise en place de mesures de précaution et de circonspection lors de la conservation et de l utilisation des dossiers individuels. Déterminer le partage des responsabilités relatives à la constitution, la conservation et la consultation ainsi que les règles qui y sont afférentes; Normaliser la constitution d un dossier cadre; Assurer la confidentialité des renseignements personnels que renferment les dossiers individuels du personnel cadre. 3. Politique : dossier administratif Responsabilité du Directeur des ressources humaines Assure la constitution, la conservation et les droits d accès inhérents au dossier des cadres de l établissement en conformité avec la loi et les règlements applicables. Responsabilité de la personne cadre La personne cadre est responsable de transmettre les informations ou documents requis à la Direction des ressources humaines afin de constituer et de tenir à jour son dossier. Il doit l aviser de tout changement quant aux informations et aux documents produits. 6
À titre indicatif, le dossier du cadre comprend : - le curriculum vitae; - la copie des diplômes, des attestations d études et des relevés de notes; - la lettre d embauche; - les attestations d expérience ou d emplois antérieurs s il y a lieu; - les avis d augmentation salariale ou tout document ayant servi au cheminement de la rémunération; - la confirmation de promotion, de transfert et de rétrogradation; - les formulaires d adhésion au régime d assurance collectif et au régime de retraite; - le formulaire d adhésion ou de retrait de l Association signé par le cadre ; - les formulaires ayant servi aux fins d appréciation de la contribution; - les rapports ou avis de mesures administratives ou disciplinaires s il y a lieu; - l attestation d appartenance à une corporation professionnelle s il y a lieu. Consultation Seules les personnes dûment autorisées ont accès aux dossiers des cadres, à savoir : - le Directeur général; - le supérieur immédiat du cadre; - la directeur des ressources humaines ou toute personne déléguée par lui; - le représentant de l employé cadre dûment mandaté à cette fin; - le vérificateur externe dans le cadre de son mandat; - toute personne mandatée par une ordonnance de la Cour; - une personne autorisée par la Commission de l accès à l information. Sur demande préalable, adressée à la Direction des ressources humaines, la personne cadre peut consulter son dossier. Elle peut aussi être accompagnée d un représentant de l association des cadres, si elle le désire. 4. Politique : dossier médico-administratif Responsabilité du service de santé Assure la constitution, la conservation et les droits d accès inhérents au dossier médico-administratif des cadres de l établissement en conformité avec la loi et les règlements applicables. Accès L accès aux dossiers médico-administratifs du personnel cadre est réservé exclusivement au directeur des ressources humaines et au chef du service de santé ainsi qu aux personnes désignées par ceux-ci expressément dans l exercice de leurs fonctions. 7
Politique 3. Congés sociaux 1. Énoncé de principes et de valeurs L employeur tient à ce que ses cadres aient la possibilité d être dispensés de travailler lors de certains événements sociaux survenant dans leur vie et suscitant leur absence du travail. Des congés sociaux qui, dépendamment des circonstances, peuvent être rémunérés partiellement ou en totalité. Définir les congés sociaux qui font l objet de la présente politique; Établir les principes directeurs et les principales règles liés à la gestion des congés sociaux du personnel cadre; Assurer au personnel cadre les mêmes droits aux congés sociaux reconnus aux employés syndiqués. 3. Politique Les congés sociaux qui font l objet de la présente politique sont les congés pour décès, congés pour mariage et congés pour affaires judiciaires. L employeur consent aux personnes cadres, les mêmes congés sociaux que ceux qui sont reconnus aux employés syndiqués à l occasion d un décès, d un mariage ou pour affaires judiciaires. 8
Politique 4. Vacances annuelles 1. Énoncé de principes et de valeurs Le personnel cadre a droit à des congés annuels. Un droit qui suscite la mise en place de règles permettant à l employeur de mieux gérer et coordonner les congés de ses cadres tout en assurant la continuité des services de l ensemble des établissements du réseau. Définir la période annuelle donnant droit au congé annuel payé; Déterminer le quantum de vacances annuelles; Établir les principes directeurs et les principales règles liés à la gestion des vacances du personnel cadre; S assurer que l ensemble du personnel cadre bénéficie des congés annuels auxquels il a droit. 3. Politique La période annuelle donnant droit au congé annuel payé s établit du1 er mai d une année au 30 avril de l année suivante. Le quantum de vacances annuelles est déterminé comme suit : - 25 jours (5 semaines) après un an de service à titre de cadre au sein de l établissement. - 30 jours (6 semaines) après un an de service à titre de cadre au sein de l établissement et après 10 ans de service pertinent dans le réseau public et parapublic. - 5 jours additionnels (1 semaine additionnelle) sont accordés à partir de l année où le cadre atteint 55 ans d âge. Aux fins de détermination du quantum annuel de vacances, le service se définit comme la durée pendant laquelle un employé est lié par un contrat de travail à un employeur des réseaux publics et parapublics, le service inclut les emplois de salariés syndiqués que le cadre a pu remplir. Le cadre embauché entre le 1 er et le 15 e du mois inclusivement est considéré comme ayant un mois complet de service. Le droit des cadres à temps partiel doit équivaloir en pourcentage à celui accordé aux cadres à temps complet. Une personne cadre incapable de prendre ses vacances à la période établie pour des raisons de maladie ou d accident du travail et qui survient avant le début de sa 9
période de vacances, peut reporter sa période à une date ultérieure. Toutefois, elle doit en aviser son employeur avant la date fixée pour sa période de vacances. Lorsque l exigence de l emploi le justifie ou pour une situation exceptionnelle, le supérieur immédiat et la personne cadre peuvent convenir de reporter les vacances de celle-ci à l année suivante. La détermination des dates de vacances est convenue par entente entre le cadre et son supérieur immédiat, lequel doit tenir compte autant que possible la préférence exprimée par le cadre et des besoins du service. À cet égard, chaque direction convient, après consultation des cadres, des critères servant la détermination des choix de vacances. 10
Politique 5. Congés fériés 1. Énoncé de principes et de valeurs L employeur reconnaît, par la présente politique, le droit pour son personnel cadre à des congés rémunérés et chômés à l occasion de certains jours institués par la loi ou par décret gouvernemental comme étant fériés. Reconnaître les journées instituées par la loi ou par décret gouvernemental comme étant fériés ; Établir les principes directeurs et les principales règles liés à la gestion des congés fériés du personnel cadre; S assurer que l ensemble du personnel cadre bénéficie des congés fériés auxquels il a droit. 3. Politique L employeur reconnaît et observe durant l année de référence (1 er juillet au 30 juin), treize congés fériés dont les congés institués par la loi ou par décret gouvernemental. L employeur consent aux personnes cadres les mêmes congés fériés que ceux convenus pour les employés syndiqués. Pour bénéficier de l un ou de l autre des congés fériés, le cadre doit accomplir ses fonctions ordinaires durant le jour ouvrable qui précède ou qui suit le congé férié, à moins que son absence n ait été autorisée. Lors de la prise d un congé férié, le cadre reçoit la rémunération équivalente à celle qu il recevrait en situation de travail. Lorsqu un de ces congés fériés coïncide avec un jour de repos hebdomadaire, pendant les vacances ou pendant une absence maladie n excédant pas douze mois, à l exception des accidents du travail, le cadre ne perd pas ce congé férié. Toutefois, si l un des congés coïncide avec une absence maladie n excédant pas douze mois, l employeur versera la différence entre la prestation d assurance salaire et la rémunération normalement prévue pour le congé. Le cadre à temps partiel n est pas rémunéré lors des congés fériés, mais il reçoit une indemnité compensatoire de 5,77 % qui s ajoute au salaire qui lui est versé à chaque paie. 11
Politique 6. Congés sans solde, congés pour affaires professionnelles et congés pour charges publiques 1. Énoncé de principes et de valeurs Pour des raisons personnelles, professionnelles ou pour des charges publiques, le personnel cadre peut se prévaloir, respectivement, d un congé sans solde à durée déterminée, d un congé pour affaires professionnelles ou d un congé pour charges publiques. Néanmoins, l octroi de ces types de congés doit répondre à certaines conditions, telles que spécifier dans la présente politique. Définir ces types de congés permettant au personnel cadre de s absenter de leur travail, tout en maintenant son lien d emploi avec l employeur et conservant son statut et son poste de cadre; Établir les principes directeurs et les principales règles liées à la gestion des congés sans solde, les congés pour affaires professionnelles et les congés pour charges publiques. 3. Politique Congé sans solde - Après entente avec son supérieur immédiat, le cadre peut bénéficier d un congé sans solde dont la durée totale ne peut excéder cinquante-deux semaines. - Durant son congé, le cadre maintient son lien d emploi au service de l employeur et conserve son statut et son poste cadre. Il peut également maintenir sa participation aux régimes collectifs d assurance en payant seul toutes les contributions et primes nécessaires à cet effet, le tout est sujet aux clauses et stipulations du contrat d assurance en vigueur. - À l expiration de son congé sans solde, la personne doit aviser l employeur de son retour au moins trente jours à l avance. À défaut d avoir donné cet avis, elle est réputée avoir abandonné volontairement son emploi à partir de la date où l avis était requis. - En tout temps, un cadre peut demander de mettre fin au congé sans solde. Il doit alors s entendre avec son supérieur immédiat sur les conditions qui s appliquent, tant sur les délais que sur le poste et les responsabilités dévolues. - Les modalités générales des congés sans solde des cadres s apparient à celles prévues aux conventions collectives du secteur de la santé et des services sociaux, notamment en ce qui a trait à la participation au régime de retraite. 12
- Durant son congé sans solde, le cadre reçoit les informations qui sont normalement accessibles aux autres cadres de l organisation lorsque ces informations résultent en des modifications au poste, à l organisation du travail du poste de celui-ci et à la rémunération. Congé pour affaires professionnelles Un cadre élu à une fonction de représentation de l association des employés cadres de l organisation peut bénéficier, avec l autorisation au préalable de l employeur, d une libération avec solde pour participer à une activité de formation, colloque ou pour participer à une instance régionale ou provinciale de son association s il y a lieu. Congé pour charge publique - Le cadre, candidat à l exercice d une fonction civique, a droit à un congé sans solde de trente jours précédent la date d élection. Ce congé peut être total ou partiel. Le cadre peut mettre fin en tout temps à ce congé. - Le cadre élu à une charge publique à temps plein obtient un congé sans solde pour la période prévue à son mandat. Ce congé peut être renouvelable pour chaque renouvellement du mandat. Une fois son (ses) mandat(s) terminé(s), le cadre réintègre le poste qu il occupait à son départ, si celui-ci existe toujours. Dans le cas contraire, les dispositions pertinentes du décret s appliquent. 13
Politique 7. Compensation des heures supplémentaires lors de situations exceptionnelles 1. Énoncé de principes Des situations exceptionnelles nécessitent la mise en disponibilité et l affectation extraordinaire du personnel cadre aux activités requises pour assurer la continuité des services aux usagers. Des heures de travail supplémentaires que l employeur vise à compenser équitablement à l ensemble du personnel cadre conformément aux principes et modalités des taux de rémunération ou d indemnisation définis dans la présente politique. Définir les modalités d application de la mise en disponibilité et l affectation extraordinaire du personnel cadre. Établir les principes et modalités de rémunération du personnel cadre. 3. Politique Modalités d application - Le directeur général détermine toute situation nécessitant la mise en disponibilité et l affectation extraordinaire du personnel cadre aux activités requises pour assurer la continuité des services aux usagers. En cas de grève appréhendée ou en cours, la mise en disponibilité s applique pour les périodes jugées nécessaires, aux personnes désignées pour maintenir les activités essentielles. - En situation exceptionnelle, le cadre ne peut être requis pour travailler plus de seize heures par jour et peut bénéficier d un jour de repos, soit 24 heures par semaine. Indemnité de mise en disponibilité - Lors d une situation exceptionnelle, les personnes dont l employeur requiert qu elles soient en disponibilité en dehors de leur horaire régulier, reçoivent sous forme de montant forfaitaire, une indemnité qui correspond à une heure de leur taux horaire par quart de disponibilité ou le cas échéant, au prorata de cette indemnité par partie de quart de disponibilité. - En cas de rappel au travail lors de situations exceptionnelles alors que la personne est en disponibilité, le cadre a droit pour chaque rappel, en plus de l indemnité de disponibilité, d une indemnité de transport équivalent à une heure à taux simple et d une rémunération de deux heures à taux et demie. 14
Taux applicable au temps supplémentaire Au sens de la présente politique, le cadre reçoit une rémunération de : - un taux et demi pour les heures travaillées en prolongement de son horaire habituel; - un taux double en prolongement du nombre de jours normal d une semaine (à partir du 6 e jour), y compris lors d un congé férié ou d un congé annuel (dans ce dernier cas, le congé est repris ultérieurement). Avec l accord de l employeur, le cadre peut convertir la valeur monétaire des indemnités et le taux applicable au temps supplémentaire en temps à reprendre, et ce, en totalité ou en partie. Autres dépenses admissibles - Le cadre qui doit annuler des vacances planifiées se voit rembourser les frais encourus, sur présentation de pièces justificatives, à moins que les frais encourus soient couverts par une assurance. - L employeur rembourse, sur présentation de pièces justificatives, les frais de repas pris lors des heures travaillées en situations exceptionnelles, en conformité avec les directives administratives en vigueur. - L employeur s engage, lorsque requis, à prendre les mesures nécessaires afin d assurer à son personnel cadre en disponibilité, l accessibilité à l établissement avec les mesures de sécurité adéquates et lui fournir également l assistance nécessaire suite à toute poursuite civile ou criminelle devant les tribunaux, relativement à tout dommage et/ou acte ayant causé préjudice à sa personne ou à ses biens personnels. 15
Politique 8. Temps compensatoire 1. Énoncé de principes et de valeurs Selon le décret 1218-96 portant règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des établissements de santé et services sociaux, un cadre n a pas accès à une rémunération de temps supplémentaire pour des heures effectuées en plus de sa journée ou semaine régulière de travail. Néanmoins, pour répondre aux besoins de leurs fonctions, les cadres exerçant leurs activités professionnelles peuvent être amenés à allonger leurs journées de travail. En reconnaissance de son dévouement, l employeur désire compenser au personnel cadre les heures de travail effectuées au-delà de l horaire normal en leur accordant annuellement, un maximum de cinq jours de congés compensatoires au cours de l année de référence, du 1 er mai au 30 avril. En outre, l autonomie, la responsabilisation et l imputabilité du cadre, concurremment à l objectif d allègement des processus de gestion, incitent l employeur à éviter la mise en place de contrôle administratif de son temps supplémentaire. Établir des balises claires quant aux compensations offertes au personnel cadre qui rallonge ses journées et semaines de travail; Assurer une équité entre les cadres en regard de la présente politique. 3. Politique Lorsque jugé à propos, le cadre demande à son supérieur immédiat l autorisation de bénéficier d un ou de plusieurs jours compensatoires. Le supérieur immédiat apprécie la demande du cadre et décide de la pertinence d autoriser le ou les congés compensatoires. 16
Politique 9. Horaire 9/10 1. Énoncé de principes et de valeurs Attentif au bien-être de son personnel cadre, l employeur vise, par la présente politique, la conciliation entre le travail et la vie personnelle de ses cadres. Et ceci, en offrant au personnel cadre titulaire d un poste à temps complet la possibilité de bénéficier de l horaire de neuf jours par paie, sous réserve que les services à la clientèle n en soient pas affectés, qu aucun coût supplémentaire ne découle de cette mesure et qu un niveau suffisant d encadrement soit maintenu. Favoriser l équilibre travail - vie personnelle. Favoriser l attraction-rétention. Améliorer le bien-être des cadres. Établir les principes directeurs et les principales règles liés à la gestion et l octroi de l horaire neuf jours par paie. 3. Politique Tout cadre intermédiaire détenant un poste à temps complet depuis au moins un an, peut demander de travailler à un horaire de neuf jours par paie, la rémunération étant ajustée en conséquence. La demande doit être faite pour une période d au plus un an. Le nouvel horaire entre en vigueur à la date déterminée après entente avec le supérieur immédiat. La durée de la journée normale de travail demeure la même. La journée de congé férié est fixée après entente avec le directeur. Les treize congés fériés sont maintenus; six des congés sont pris lors des congés fériés observés dans l établissement alors que les sept autres sont placés de manière à compléter la journée de congé prévue à l horaire 9/10. Le statut à temps complet est conservé et la participation au régime de retraite demeure à temps complet. En cas d absence avec solde (telle que maladie, accident de travail, congé de maternité) c est l horaire neuf jours par paie qui s applique pour établir la prestation, et ce, pour la durée de l absence, partielle ou complète. Les vacances sont payables selon l horaire neuf jours par paie. 17
Politique 10. Le mécanisme de recours sur l application de ces politiques de gestion 1. Énoncé de principes et de valeurs Pour des raisons d équité et d impartialité, l employeur vise l instauration d un mécanisme de recours sur l application des politiques de gestion afin d assurer un traitement équitable dans l interprétation des politiques contenues dans ce document. Assurer un traitement équitable à l ensemble du personnel cadre exerçant leurs activités professionnelles au sein de l organisation. Arbitrer impartialement entre les obligations et les contraintes de gestion interne à l organisation et les droits reconnus aux cadres. 3. Politique Le cadre doit soumettre par écrit un avis de mésentente dans un délai de trente jours de la connaissance des faits, mais un délai n excédant pas six mois de l occurrence du fait donnant l ouverture à la mésentente ou au litige au directeur des ressources humaines avec copie conforme à son supérieur immédiat. Si le supérieur immédiat est le directeur des ressources humaines, la copie conforme est adressée au directeur général, lequel désigne un autre cadre supérieur. Dans les dix jours suivant la réception de l avis de mésentente, le cadre visé, lequel peut être accompagné d un représentant de son association ou d un autre cadre de l établissement, est rencontré par le directeur des ressources humaines et le supérieur immédiat du cadre visé ou à défaut, un autre directeur nommé par le directeur général afin d arriver à une entente. Après la rencontre, le directeur des ressources humaines achemine dans les dix jours qui suivent, sa décision écrite et motivée au cadre. Si le cadre visé est en désaccord avec la décision du directeur des ressources humaines, il peut en appeler dans les dix jours qui suivent auprès du directeur général en exposant par écrit la portée de son désaccord. Le directeur général, après avoir examiné la nature du litige ou de la mésentente et le positionnement mutuel découlant de la première étape ci-dessus, achemine sa décision au cadre dans les trente jours de la réception du litige porté à son attention. La décision rendue dans le cadre de ce mécanisme de recours est finale et sans appel sous réserve des droits consentis par le décret des conditions de travail des cadres ou la loi. 18