Microsoft Excel 2002 Initiation Fac similé Ce fac-simile contient la table des matières et une partie d'un chapitre Mémento
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SOMMAIRE 1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Lancer Excel...4 Quitter Excel ou basculer...6 La fenêtre d Excel...7 Les menus...9 Les barres d outils...10 Paramètres d affichage...12 Paramètres généraux...13 Paramètres de calcul...14 Remarques diverses...15 Utiliser l aide...16 2 - GERER LES CLASSEURS Créer un classeur...22 Enregistrer un classeur...23 Ouvrir et fermer un classeur...27 Manipuler les feuilles de calcul...31 Mise en page...33 Impression...36 Rechercher un classeur...39 Fenêtres et volets...40 3 - CREER ET MODIFIER UN TABLEAU Saisie des données...44 Déplacements dans la feuille...46 Sélection de cellules...47 Insertion et suppression...48 Copier des cellules...49 Déplacer/Effacer des cellules...52 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 1
4 - CREER UNE FORMULE Créer une formule...54 Référence aux cellules...56 Liaisons entre feuilles...59 Utiliser les étiquettes...62 Utiliser les noms...63 Calcul matriciel...66 5 - METTRE EN FORME UN TABLEAU Lignes et colonnes...68 Police, taille et attributs...69 Alignement et position...70 Format des nombres...72 Bordure et motif...73 Format automatique de tableau...75 Mise en forme conditionnelle...76 Les styles...77 6 - LES FONCTIONS D EXCEL Utiliser une fonction...80 Mathématiques et trigonométrie...82 Statistiques...85 Science...89 Finance et comptabilité...91 Date et heure...95 Logique et information...96 Recherche et matrices...97 Manipulation de texte...98 Index...99 2 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation
Gérer les classeurs 2 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 3
CRÉER UN CLASSEUR Dans Excel, le document de base est un classeur contenant par défaut trois feuilles de calcul. Ce nombre est paramétrable dans les options. Au démarrage d Excel, un nouveau classeur est automatiquement créé et affiché à l écran. On peut créer un nouveau classeur basé sur le modèle par défaut, basé sur un modèle spécifique ou encore basé sur un classeur existant. Créer un classeur basé sur le modèle par défaut Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou appuyer sur -N. Créer un classeur en se basant sur un modèle spécifique Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Dans la partie supérieure de cette liste, cliquer sur le nom d un modèle récemment utilisé Ou Cliquer sur un groupe de modèles (les modèles généraux sont ceux installés sur votre disque dur, les modèles sur mes sites Web sont ceux disponibles sur le réseau intranet de votre entreprise et les modèles sur Microsoft.com sont ceux proposés par Microsoft sur son site Web) Dans le premier cas, cliquer sur un onglet, chacun correspondant à une catégorie de modèles Sélectionner l icône associée au modèle à utiliser Cliquer «OK» Créer un classeur en se basant sur un classeur existant Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Sélectionner le dossier, puis le nom du classeur Cliquer «Créer» Dans le volet Office, cliquer sur ce lien. 4 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation
ENREGISTRER UN CLASSEUR Le premier enregistrement Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur -S. (a) (b) (c) (d) Enregistrer le classeur localement, dans le dossier Mes documents Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le classeur (il peut comporter jusqu à 255 caractères et les espaces sont autorisés) Sélectionner en (d) un format pour le classeur Enregistrer le classeur localement, dans un dossier quelconque Dérouler la liste (a) et sélectionner une unité de disque Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel on souhaite enregistrer le classeur (répéter la procédure s il s agit d un sous-dossier) Taper en (c) un nom pour le classeur Sélectionner en (d) un format pour le classeur Enregistrer le classeur sur le bureau de Windows Le classeur sera alors disponible sous la forme d une icône posée sur le bureau de Windows. TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 5
Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le classeur Sélectionner en (d) un format pour le classeur Enregistrer le classeur dans le dossier des Favoris Le dossier des Favoris est un dossier local rapide d accès que l on utilise pour stocker les documents que l on utilise souvent. Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le classeur Sélectionner en (d) un format pour le classeur Enregistrer le classeur dans un dossier partagé Pour enregistrer le classeur dans un dossier partagé sur le réseau local de l entreprise ou dans un dossier Web sur un serveur intranet ou sur Internet. Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Attention : avec certaines versions de Windows, ce dossier s appelle Dossiers Web. Double-clic en (b) sur un dossier partagé ou un site Web, puis sur un de ses sous-dossiers Taper en (c) un nom pour le classeur Sélectionner en (d) un format pour le classeur Dialogue des Propriétés On peut demander à ce que le dialogue des Propriétés s affiche automatiquement lors du premier enregistrement d un classeur. Il permet d indiquer le titre du document, son sujet, l auteur, etc. Outils/Option, onglet Général Cocher Afficher la fenêtre des Propriétés Cliquer «OK» Par la suite, pour réviser les propriétés d un classeur : Fichier/Propriétés, onglet Résumé 6 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation
Les enregistrements suivants Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur -S, ou encore sur -. Aucun dialogue n est affiché et la version à l écran remplace et écrase la dernière version enregistrée. Enregistrez souvent un classeur en cours de modification! Enregistrer un classeur sous un autre nom Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur Le même dialogue que celui affiché à l occasion d une première sauvegarde apparaît. <Nom de fichier> : taper un autre nom pour le classeur Enregistrer un classeur dans un autre dossier Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur Le même dialogue que celui affiché lors d une première sauvegarde apparaît. Sélectionner un autre dossier Enregistrer l espace de travail Pour enregistrer tous les classeurs ouverts ainsi que la taille et la position des fenêtres. Un fichier de ce type possède l extension.xlw et s ouvre comme n importe quel classeur. Fichier/Enregistrer un espace de travail Taper un nom pour le fichier Changer le dossier d enregistrement par défaut Outils/Options, onglet Général (a) Taper son chemin et son nom en (a) Cliquer «OK» Changer le format d enregistrement par défaut Outils/Options, onglet Transition TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 7
<Enregistrer les fichiers Excel sous> : sélectionner un format (page Web, ancienne version d Excel, Texte, etc.) Cliquer «OK» Protéger un classeur avec un mot de passe Fichier/Enregistrer si le classeur n a pas encore été enregistré, sinon Fichier/Enregistrer sous Cliquer «Outils» dans la barre d outils, puis sur Options générales (a) (b) Taper en (a) le mot de passe nécessaire pour pouvoir ouvrir le classeur (attention, Excel fait la différence entre les majuscules et les minuscules) Taper en (b) le mot de passe nécessaire pour pouvoir modifier le classeur Cliquer «OK» A la demande d Excel, retaper le ou les mots de passe Cliquer «OK», puis «Enregistrer» Enregistrement automatique La sauvegarde automatique enregistre à intervalles réguliers (paramétrable) le classeur présent à l écran dans un fichier temporaire. Attention : cette sauvegarde ne remplace pas l enregistrement normal et ne sera utile qu en cas d extinction accidentelle de l ordinateur ou de redémarrage brutal après un blocage. Dans ce cas, lors du prochain lancement du programme, Excel affichera le volet Office Récupération de document. Si un classeur a été enregistré automatiquement avant l incident, son nom apparaît dans le volet Office suivi du terme [Récupéré]. Il suffit de cliquer sur son nom pour l afficher, puis sur le bouton «Fermer» pour masquer le volet Office. Pour activer l enregistrement automatique : Outils/Options, onglet Enregistrer Cocher Enregistrer les informations de récupération automatique A côté, taper l intervalle de temps souhaité entre deux enregistrements automatiques Cliquer «OK» 8 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation
OUVRIR ET FERMER UN CLASSEUR Notez que, par défaut, lors de l ouverture d un classeur, Excel vérifie s il contient des macros susceptibles d abriter des virus et le signale par un message le cas échéant : Si cette vérification n est pas activée sur votre poste, vous pouvez la réclamer en passant la commande Outils/Macro/Sécurité. Ouvrir un classeur récemment utilisé Si le classeur à récupérer est l un des quatre derniers à avoir été utilisés : Dérouler le menu Fichier En bas de ce menu, cliquer sur le nom du classeur ou taper le numéro qui précède son nom. Ou Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur Dans la partie supérieure du volet Office, cliquer sur le nom du classeur à ouvrir. Remarque : le nombre de documents apparaissant en bas du menu ou dans le volet peut être modifié en passant la commande Outils/Options, onglet Général, dans la zone <Paramètres>. Ouvrir un classeur Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur -O. TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 9
(a) (b) Si le dossier affiché n est pas celui qui contient le classeur à ouvrir : Dérouler la liste (a) et sélectionner une unité de disque Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel se trouve le classeur Sélectionner en (b) le nom du classeur à ouvrir Cliquer «Ouvrir» Boutons de navigation La partie gauche du dialogue affiche plusieurs icônes qui sont des raccourcis vers certains dossiers souvent utilisés. Cliquer sur l un de ces boutons pour en afficher le contenu. Affiche la liste des derniers documents et dossiers que vous avez utilisés. Affiche le contenu du dossier Mes documents, qui est le dossier d enregistrement proposé par défaut par les applications Office. Affiche la liste des documents que vous avez placés dans le dossier Favoris, soit à l aide du bouton «Outils» de ce dialogue, soit avec votre navigateur Web. Affiche la liste des dossiers partagés et des dossiers Web auxquels vous avez accès. Avec certaines versions de Windows, ce dossier s appelle Favoris réseau. 10 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation
Types d ouverture Dans le dialogue d ouverture de fichiers, une petite flèche est associée au bouton «Ouvrir». Elle déroule une liste d options qui permettent d ouvrir le document en lecture seule, d en ouvrir une copie, ou de l ouvrir dans un navigateur Web s il s agit d une page Web. Détails de la barre d outils (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (a) Dossier précédemment affiché. (b) Pour remonter d un niveau dans l arborescence des dossiers. (c) Ouvre la page de recherche d Internet Explorer. (d) Supprime le document sélectionné. (e) Crée un nouveau dossier. (f) Types d affichage pour la liste des documents. (g) Outils divers : ajout du document aux Favoris, impression, propriétés du document, etc. Ouvrir un espace de travail Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur -O. Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le fichier Sélectionner le nom du fichier à ouvrir Cliquer «Ouvrir» Un fichier d espace de travail possède l extension xlw et dispose d une icône particulière. Cas de l ouverture simultanée d un même classeur Quand un classeur se trouve dans un dossier partagé, il est possible qu un utilisateur cherche à ouvrir un classeur déjà en cours d utilisation sur un autre poste. Dans ce cas, Excel affiche le dialogue suivant : TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation 11
Pour consulter le classeur sans pouvoir le modifier Cliquer «Lecture seule» Pour ouvrir une copie du classeur en lecture seule Le principe consiste à ouvrir une copie du classeur en cours d utilisation, puis à être prévenu quand il sera refermé par l autre utilisateur. Cliquer «Notifier» Vous recevrez en temps voulu un message de ce type : Cliquer «Lecture-écriture» pour accéder au classeur Ouvrir un classeur endommagé Si un classeur Excel a été endommagé, le programme peut tenter de récupérer une partie de son contenu. Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur -O, ou encore sur -. Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le classeur Sélectionner le nom du classeur Cliquer sur la flèche associée au bouton «Ouvrir» Cliquer sur Ouvrir et réparer Fermer un classeur ou abandonner les modifications Fichier/Fermer, ou cliquer sur la case de fermeture de sa fenêtre Si le classeur a été modifié, Excel affiche un message d alerte : Cliquer sur l un de ces boutons «Oui» : enregistre le classeur et le retire de l écran. «Non» : abandonne les dernières modifications et ferme le classeur. «Annuler» : retourne au document sans rien faire. 12 TSoft - Mémento Excel 2002 Initiation