Statuts de ProLitteris Société suisse de droits d auteur pour l art littéraire et plastique, coopérative Valable à partir du 1er septembre 2012
Table des matières 1 Nom 1 2 Siège 1 3 But 1 4 Sociétariat 1 5 Mandats 3 6 Coopération en Suisse et à l'étranger 4 7 Principes fondamentaux de la gestion 4 7.1 Généralités 4 7.2 Relations avec les utilisateurs 4 7.3 Répartition 5 8 Organes 6 8.1 L'Assemblée générale 6 8.2 Le Conseil d'administration 7 8.3 L organe de révision 10 8.4 La direction 10 9 Responsabilité 11 10 Exercice comptable 11 11 Publications 11 12 Dissolution et liquidation 11 13 Entrée en vigueur 11
1 Nom Sous le nom de "ProLitteris, Schweizerische Urheberrechtsgesellschaft für Literatur und bildende Kunst, Genossenschaft", "ProLitteris, Société suisse de droits d'auteur pour l'art littéraire et plastique, coopérative", "ProLitteris, Società svizzera per i diritti degli autori d'arte letteraria e visuale, cooperativa", Societad svizra da dretgs d'autur per la litteratura e l'art figurativ, cooperativa" il est constitué une société coopérative conformément aux articles 828 sq. du Code suisse des obligations. 2 Siège ProLitteris a son siège à Zurich. 3 But 3.1 ProLitteris gère les droits des auteur(e)s, des éditeurs/trices et d autres détenteurs/trices de droits portant sur des œuvres littéraires, dramatiques, plastiques et photographiques, dans la mesure où ces droits lui sont confiés par contrat pour une gestion collective. 3.2 ProLitteris peut se charger temporairement, au sens d'une gestion sans mandat selon les articles 419 ss du Code suisse des obligations, des droits des auteur(e)s, des éditeurs/trices et d'autres détenteurs/trices de droits d'auteur qui ne sont pas liés par contrat avec ProLitteris et qui ne sont pas en mesure de les faire valoir eux-mêmes. 3.3 ProLitteris constitue une Fondation sociale en faveur de ses membres, laquelle contribue à la protection sociale des auteur(e)s et des éditeurs/trices. Les règles applicables à la prévoyance sociale doivent faire l'objet d'un règlement de prévoyance. 4 Sociétariat 4.1 ProLitteris se subdivise en quatre chambres: Chambre A 1 Chambre A 2 Chambre A 3 Chambre E écrivaines et écrivains, auteur(e)s dramatiques, plasticiennes et plasticiens, photographes journalistes, auteur(e)s scientifiques éditeurs et éditrices 1
4.2 Peuvent devenir membres de ProLitteris: - les écrivaines et les écrivains - les journalistes, les auteur(e)s scientifiques - les plasticiennes et les plasticiens ainsi que les photographes - les auteur(e)s dramatiques - les éditeurs et les éditrices de livres - les éditeurs et les éditrices de journaux et de périodiques - les éditeurs et les éditrices d'art - les éditeurs et les éditrices d'œuvres dramatiques et de musiques de scène - les successeurs en droit et les autres détenteurs et détentrices de droits gérés par ProLitteris. 4.3 Les candidat(e)s à l'adhésion sont admis(e)s comme sociétaires de ProLitteris s'ils (elles) prouvent, d une part, - qu'ils (elles) sont étroitement lié(e)s à la Suisse et / ou à la Principauté du Liechtenstein par leur nationalité ou leur domicile, par leur siège en Suisse et / ou dans la Principauté du Liechtenstein s il s agit de personnes morales ou d associations de personnes physiques et que, d autre part, - leurs œuvres peuvent être utilisées par des tiers dans le cadre des droits à céder à ProLitteris et que ces utilisations dégageront des indemnités. Si les conditions qui précèdent ne sont pas remplies, il faut examiner s il est justifié de conclure un mandat selon chiffre 5.1. 4.4 Les héritiers et les héritières, en tant que successeurs en droit d'un ou d une auteur(e) décédé(e), peuvent devenir membres de ProLitteris pour autant que les conditions fixées à l'auteur(e) sous chiffre 4.3 aient été remplies. Les héritiers et les héritières doivent remettre un certificat d héritier et sont tenu(e)s de désigner un(e) représentant(e) unique pour leurs relations avec ProLitteris. 4.5 La direction de ProLitteris décide de l'admission des membres. En cas de refus de la direction, les candidat(e)s peuvent recourir devant le Conseil d'administration. 4.6 Dans le contrat qu ils ou elles passent avec ProLitteris, les candidat(e)s à l adhésion déclarent appartenir au moins à l une des quatre chambres désignées sous chiffre 4.1. Simultanément, ils (elles) cèdent à ProLitteris tous les droits sur leurs œuvres mentionnés dans leur contrat de membre. 4.7 Le sociétariat est gratuit. 2
4.8 Le sociétariat prend fin: - lorsque le (la) membre présente sa démission par écrit, sous réserve qu'il (elle) respecte un délai de dénonciation de six mois. Une telle démission ne peut advenir que pour la fin d'un exercice, au plus tôt un an après le début du sociétariat; - lorsque ProLitteris, malgré ses recherches, ne connaît plus l'adresse du membre depuis plus de trois ans; - lorsque les conditions de l adhésion ne sont plus réunies. Sont exceptées les modifications relatives à la nationalité et au domicile. - lorsque le (la) membre passe à une société sœur étrangère qui poursuit les mêmes buts que ProLitteris et entretient des relations contractuelles avec celle-ci et qu il (elle) lui remet en gestion les droits précédemment cédés à ProLitteris. Un tel passage est possible en tout temps; - lorsque le (la) sociétaire décède; - lorsque l'association de personnes physiques ou la personne morale, représentée en qualité de membre de ProLitteris, est dissoute ou liquidée, ou se transforme ou fusionne avec une autre personne morale; - lorsque le (la) sociétaire est exclu(e) par le Conseil d'administration parce qu'il (elle) a négligé de manière réitérée de remplir les obligations liées à son sociétariat ou qu'il (elle) a contrevenu intentionnellement aux règlements de ProLitteris. Les sociétaires exclus peuvent recourir devant l'assemblée générale de ProLitteris. 4.9 A la fin de son sociétariat, le (la) sociétaire doit rembourser les avances que ProLitteris lui a accordées. D'autre part, l'ex-sociétaire, respectivement son successeur légitime, a droit à la remise du décompte des indemnités de droits d'auteur correspondant à sa dernière année de sociétariat et au paiement des indemnités qui lui reviennent. 4.10 Le sociétariat n'est pas transmissible. 4.11 Les membres et les mandant(e)s de ProLitteris peuvent recourir devant le Conseil d'administration contre des décisions de la direction qui les concernent directement dans leurs droits et prétentions dans un délai de 30 jours à compter du moment où ils (elles) en ont connaissance. 5 Mandats 5.1 Dans des cas particuliers, ProLitteris peut conclure des mandats. Les candidat(e)s à l adhésion peuvent également être accepté(e)s comme mandant(e)s de ProLitteris s ils (si elles) prouvent que leurs oeuvres peuvent être utilisées par des tiers dans le cadre des droits à céder à ProLitteris et que ces utilisations dégageront des indemnités. 3
5.2 A l'exception du droit de vote et d'éligibilité, ainsi que des droits découlant du Règlement de la Fondation sociale de ProLitteris, les mandant(e)s bénéficient des mêmes droits et sont soumis(e)s aux mêmes devoirs que les sociétaires. 5.3 Les conditions particulières qui régissent les rapports entre ProLitteris et les mandant(e)s se fondent sur les contrats conclus entre les parties. 6 Coopération en Suisse et à l'étranger 6.1 ProLitteris doit s'efforcer de coopérer avec les sociétés suisses de droits d'auteur, pour autant que cela serve les intérêts des sociétaires et des mandant(e)s de ProLitteris. 6.2 Pour gérer les droits de ses sociétaires et mandant(e)s à l'étranger, ProLitteris peut transférer les droits qui lui sont cédés à des sociétés sœurs étrangères. 6.3 ProLitteris peut adhérer à des associations internationales. 7 Principes fondamentaux de la gestion 7.1 Généralités 7.1.1 ProLitteris traite tous les droits qui lui sont cédés selon les mêmes principes. 7.1.2 ProLitteris veille à ce que les droits qui lui sont confiés soient respectés en tout lieu. Dans certains cas cependant, elle peut renoncer à les faire valoir, si elle estime que cela n'est pas indiqué (par exemple s'il y a disproportion entre les recettes et les dépenses). 7.1.3 ProLitteris exerce en nom propre tous les droits qui lui sont confiés. Elle est habilitée à procéder de manière autonome, en particulier à intenter des procès. 7.2 Relations avec les utilisateurs 7.2.1 ProLitteris veille à ce que les obligations de droit d'auteur, qui découlent de l'utilisation des œuvres de son répertoire, puissent être remplies par quiconque avec un minimum de formalités. 7.2.2 Dans le cadre des droits qui lui ont été cédés et contre paiement d'une indemnité appropriée, ProLitteris autorise quiconque à utiliser les œuvres de son répertoire. Toutes les autorisations sont délivrées avec la mention expresse que les œuvres en question ne peuvent être communiquées au public que dans leur forme originale, non modifiée, et que des modifications ou des coupures ne peuvent leur être apportées qu'avec l'accord des auteur(e)s et des éditeurs/trices concernés. 7.2.3 ProLitteris peut refuser de délivrer une autorisation, s'il existe un risque que l œuvre ne soit pas utilisée avec tout le soin nécessaire ou si l'utilisateur/trice n'offre pas de garanties suffisantes pour le paiement des indemnités. 7.2.4 ProLitteris établit des tarifs pour les différentes formes d'utilisation. 4
7.2.5 ProLitteris s'abstient de toute influence quant au choix des œuvres. 7.3 Répartition 7.3.1 ProLitteris veille à ce que chaque ayant droit touche en principe la part d'indemnités que l'utilisation de ses œuvres a rapportée. Si la répartition entraîne des frais excessifs, ProLitteris peut évaluer le rendement découlant de l'utilisation des œuvres. Les évaluations doivent reposer sur des critères contrôlables et adéquats. 7.3.2 Les règles applicables à la répartition des indemnités doivent faire l'objet d'un règlement de répartition. 7.3.3 ProLitteris accomplit le travail de répartition le plus rapidement possible. Les paiements aux ayants droit doivent être effectués au moins une fois par année. 7.3.4 Les montants qui ne peuvent pas être attribués, en raison de données manquantes ou incomplètes sur les ayants droit, sont gardés en compte. Si les demandes de renseignements et les recherches de ProLitteris ne permettent pas de découvrir les ayants droit dans le délai d'une année, ces montants reviennent à l'ensemble des auteur(e)s, éditeurs/trices et autres détenteurs/trices de droits d auteur dont ProLitteris sauvegarde les droits. 7.3.5 Le montant nécessaire à la couverture des frais de gestion est prélevé sur la somme des recettes avant répartition. Dans la mesure du possible, les frais de gestion se calculent séparément pour chaque domaine de perception et se déduisent du produit des droits correspondants. La répartition des frais de gestion doit figurer dans les comptes annuels de ProLitteris. L'ensemble des frais de gestion ne devrait pas dépasser le quart des indemnités totales. 7.3.6 ProLitteris prélève sur les indemnités encaissées une quote-part de 10%, qu elle attribue à la Fondation sociale en faveur des auteurs et des éditeurs de ProLitteris. Est réservé le cas où une société soeur étrangère, ayant conclu un contrat de réciprocité avec ProLitteris, déduit plus de 10% des indemnités revenant à ProLitteris en faveur de sa propre institution de prévoyance sociale. ProLitteris est alors habilitée à déduire, une part analogue du montant qui revient à cette société. Par ailleurs, ProLitteris prélève un pour cent sur le montant des indemnités encaissées pour le Fonds culturel ainsi que pour la partie culturelle de la Gazzetta, revue destinée aux membres. 7.3.7 ProLitteris ne poursuit aucun but lucratif. 5
8 Organes Les organes de ProLitteris sont: - l'assemblée générale - le Conseil d'administration - l'organe de contrôle - la direction 8.1 L'Assemblée générale 8.1.1 L'Assemblée générale est l'assemblée des membres de ProLitteris. 8.1.2 L'Assemblée générale a les compétences suivantes : - approuver le compte d'exploitation, le bilan et le rapport annuel - donner décharge au Conseil d'administration - élire le (la) président(e) et les membres du Conseil d'administration - désigner l'organe de contrôle - traiter les recours - modifier le règlement du fonds de prévoyance sociale - modifier les statuts - décider d'une fusion, prononcer la dissolution et la liquidation de ProLitteris. 8.1.3 L'Assemblée générale ordinaire se tient en règle générale chaque année le premier samedi de septembre. Elle est annoncée aux sociétaires au plus tard le 15 mai par une convocation écrite accompagnée d un ordre du jour provisoire. Les motions des membres doivent parvenir par écrit à la direction au plus tard le 15 juin L ordre du jour définitif et les documents y relatifs peuvent être consultés dès le 15 août sur le site Internet de ProLitteris. Les membres qui se seront inscrits pour l Assemblée générale recevront la convocation et les documents y relatifs par courrier postal. 8.1.4 Chaque sociétaire dispose d'une voix à l'assemblée. Il dispose en outre d'une voix dans chacune des chambres à laquelle il appartient. La procuration est exclue. 8.1.5 L'Assemblée générale est dirigée par le (la) président(e), à défaut par l'un(e) des vice-président(e)s; à défaut encore, l'assemblée générale désigne un membre du Conseil d'administration pour présider les débats. 8.1.6 Le Conseil d'administration et l'organe de contrôle peuvent convoquer une Assemblée générale extraordinaire en tout temps. Le Conseil d'administration est tenu de convoquer une Assemblée générale extraordinaire si un dixième des membres en font la demande par écrit ou si, à l'occasion d'une Assemblée générale ordinaire, la majorité des membres présents le décident en indiquant les objets à traiter. Les convocations aux Assemblées générales extraordinaires doivent être envoyées au plus tard quatre semaines après le dépôt de la requête et au moins dix jours avant la date retenue pour l'assemblée. 6
8.1.7 Les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale doivent figurer dans l'ordre du jour définitif. Les motions importantes doivent être commentées. 8.1.8 Une Assemblée générale peut valablement délibérer quel que soit le nombre des sociétaires présents. 8.1.9 L'Assemblée générale ne peut prendre de décision que sur les objets mentionnés dans la convocation définitive, à moins qu il ne s agisse d une motion demandant la convocation d'une Assemblée générale extraordinaire. Il n'est pas nécessaire de déposer préalablement les propositions et les suggestions qui ne réclament pas de décision. 8.1.10 Les décisions de l'assemblée générale se prennent à la majorité des suffrages exprimés (majorité simple), à l'exception des votes définis sous chiffre 8.1.11. Les abstentions ne sont pas considérées comme des suffrages exprimés. 8.1.11 Les décisions concernant - des modifications du règlement de prévoyance sociale - des modifications de statuts - la fusion, la dissolution et la liquidation de la société requièrent la majorité des deux tiers des suffrages exprimés et, si une chambre le demande et obtient la majorité simple des suffrages exprimés, l'accord de toutes les chambres désignées sous chiffre 4.1. Si 100 sociétaires en font la demande, le Conseil d'administration est tenu d organiser une consultation des membres par correspondance lorsqu'il s'agit de prendre des décisions sur des modifications du règlement de prévoyance, sur des modifications de statuts, ainsi que sur la fusion, la dissolution et la liquidation de la société. 8.1.12 En règle générale, les votations et élections ont lieu à main levée. Si le Conseil d'administration ou 20 participants le demande(nt), le scrutin aura lieu au bulletin secret. 8.1.13 Lors des élections, les deux premiers tours du scrutin ont lieu à la majorité absolue ; le troisième tour a lieu à la majorité relative. 8.2 Le Conseil d'administration 8.2.1 Le Conseil d'administration se compose d'un(e) président(e), de deux vice-président(e)s et de 9 autres membres au maximum. 8.2.2 Les 12 membres du Conseil d'administration proviennent des 7 groupes d'auteur(e)s et d'éditeurs/trices suivants: groupe A 1: écrivaines et écrivains groupe A 2: plasticiennes et plasticiens, photographes groupe A 3: journalistes, auteur(e)s scientifiques groupe A 4: auteur(e)s dramatiques groupe E 1: éditeurs/trices de livres et de livres d art groupe E 2: groupe E 3: éditeurs/trices de journaux et de périodiques éditeurs/trices d'oeuvres dramatiques et de musiques de scène 7
8.2.3 Les différents groupes du Conseil d'administration mentionnés sous chiffre 8.2.2 se répartissent les sièges de la manière suivante: groupe A 1: 2 sièges groupe A 2: 2 sièges groupe A 3: 2 sièges groupe A 4: 1 siège groupe E 1: 3 sièges groupe E 2: 1 sièges groupe E 3: 1 siège (cf. chiffre 8.2.12 relatif au droit de veto de chaque groupe du Conseil d administration) 8.2.4 Tous les membres du Conseil d'administration doivent être sociétaires de ProLitteris et avoir leur domicile en Suisse. Les secrétaires d'associations suisses ne sont pas tenu(e)s d'être sociétaires. 8.2.5 Le Conseil d'administration doit être composé en majorité de citoyennes et de citoyens suisses. Les quatre régions linguistiques doivent y être représentées de manière équitable. 8.2.6 Chaque membre du Conseil d'administration dispose d'une voix. Les membres absents ne peuvent pas être représentés. 8.2.7 Le Conseil d'administration est élu pour une période de quatre ans. Les membres du Conseil sont rééligibles. La durée du mandat du (de la) président(e) est de 2 ans. Il (elle) est rééligible pour 3 autres mandats. La durée du mandat des vice-président(e)s est de 4 ans. Ils (elles) sont rééligibles. Le mandat des membres du Conseil d'administration élus en cours de période se termine en même temps que celui du Conseil et est donc réduit en conséquence. Cette disposition vaut par analogie pour les mandats du (de la) président(e) et des vice-président(e)s. 8
8.2.8 Le Conseil d'administration est habilité à prendre toute décision dont la compétence n'est pas expressément attribuée à d'autres organes. Il lui appartient notamment de: - décider du règlement de répartition - traiter les recours formés contre des décisions de la direction - préparer et convoquer l'assemblée générale - exécuter les décisions de l'assemblée générale - établir les bilans et les comptes d'exploitation et contrôler tout particulièrement que les frais de gestion sont conformes au chiffre 7.3.5 - élire les vice-président(e)s - constituer les Bureaux du Conseil et les autres commissions - nommer les membres de la direction et contrôler leurs activités - désigner les personnes autorisées à signer et fixer leur mode de signature - décider des contrats de membre - décider des contrats de collaboration avec d'autres sociétés de droits d'auteur suisses ou étrangères - fixer l'indemnité allouée au (à la) président(e) et les jetons de présence versés aux membres du Conseil d'administration, de ses Bureaux et de ses commissions - établir le règlement du Conseil d'administration - décider de l'emploi du montant réservé à des fins culturelles selon le chiffre 7.3.6 8.2.9 Les séances du Conseil d'administration sont dirigées par le (la) président(e), à défaut par l'un(e) des deux vice-président(e)s. 8.2.10 Le Conseil d'administration se réunit aussi souvent que les affaires l'exigent. Sur demande du (de la) président(e), d'un(e) des deux viceprésident(e)s ou de trois autres membres du Conseil, une séance extraordinaire du Conseil d'administration doit avoir lieu dans les quatre semaines suivant la demande. 8.2.11 Le Conseil d'administration peut valablement délibérer quand la majorité de ses membres est présente. 8.2.12 Pour être valables, les décisions du Conseil d'administration portant sur: - les règlements de répartition - les contrats de membre - les contrats de collaboration passés avec d'autres sociétés suisses de droits d'auteur - les contrats de réciprocité conclus avec des sociétés de droits d'auteur étrangères - le règlement du Conseil d'administration doivent être approuvées, d'une part, par les deux tiers des membres présents et d'autre part, pour chacun des groupes auteur(s) et éditeurs/trices, par la majorité des représentants assemblés. 9
8.2.13 Le Conseil d'administration peut constituer des commissions consultatives pour préparer certaines affaires, en particulier pour élaborer les tarifs et les règlements de répartition. 8.2.14 Les membres du Conseil d'administration touchent des jetons de présence pour leurs séances ordinaires et extraordinaires et pour leurs entretiens officiels. Cette indemnité règle non seulement leur temps de présence aux séances mais également le temps nécessaire à leur préparation. D'autre part, ProLitteris rembourse aux membres du Conseil d'administration les frais de voyage et de séjour occasionnés par leurs activités en faveur de ProLitteris, ainsi que les autres frais qui se justifient. 8.2.15 Il revient au (à la) président(e) ou à celui (celle) qui dirige les débats du Conseil d'arbitrer le vote en cas d'égalité des voix. 8.2.16 Les règles en vigueur au Conseil d'administration sont consignées dans un règlement. 8.3 L organe de révision 8.3.1 L Assemblée générale élit un organe de révision conformément aux dispositions du présent chiffre 8.3. 8.3.2 ProLitteris doit faire soumettre ses comptes à un contrôle ordinaire par un organe de révision valablement élu par l Assemblée générale. 8.3.3 Le Conseil d administration est tenu de faire respecter l application des dispositions du présent chiffre 8.3 et de proposer à l Assemblée générale l élection d un organe de révision répondant aux conditions de qualification et d indépendance prévues par les dispositions du Code des obligations (art. 906 al. 1 en relation avec les art. 727 sq.) et de la Loi sur la surveillance de la révision du 16 décembre 2005 telle qu en vigueur. 8.3.4 Le mandat de l organe de révision est de deux ans. Il se termine avec l approbation des comptes annuels les plus récents. La réélection et la révocation de l organe de révision sont possibles en tout temps. 8.3.5 L organe de révision a les droits et les obligations prévus par les dispositions du Code des obligations (art. 906 al. 1 en relation avec les art. 728 sq.). 8.3.6 L organe de révision doit être représenté à l Assemblée générale de ProLitteris qui statue sur les comptes annuels. L Assemblée générale peut renoncer à la présence de l organe de révision par résolution prise à l unanimité. 8.4 La direction 8.4.1 La direction des affaires peut être confiée à une personne ou à un collège de direction. Il n'est pas besoin d'être sociétaire de ProLitteris pour en assurer la direction. 10
8.4.2 La direction répond de ses activités devant le Conseil d'administration. Elle participe à toutes les Assemblées générales, à toutes les séances du Conseil d'administration et de ses commissions, avec voix consultative. 8.4.3 La direction représente ProLitteris en justice et dans les affaires extrajudiciaires. D'autre part, elle prépare les affaires du Conseil d'administration, de ses Bureaux et des commissions et veille à l'exécution des décisions prises. 8.4.4 Les autres obligations, tâches et compétences de la direction sont consignées dans un règlement interne qui doit être approuvé par le Conseil d'administration. 9 Responsabilité 9.1 Les engagements de ProLitteris sont garantis par sa seule fortune sociale. 9.2 Toute responsabilité personnelle des sociétaires est exclue. 10 Exercice comptable L'exercice annuel coïncide avec l'année civile. 11 Publication Les publications requises par la loi se font dans la «Feuille officielle suisse du commerce». 12 Dissolution et liquidation 12.1 Si la dissolution de ProLitteris est décidée, les travaux nécessaires à la répartition des recettes du dernier exercice doivent être menés en priorité. Ensuite, les fonds devront être mis à disposition pour permettre le paiement des décomptes du dernier exercice aux sociétaires, aux mandants et aux sociétés sœurs. Alors seulement, après règlement des décomptes du dernier exercice, la dissolution pourra intervenir. 12.2 Après extinction de toutes les dettes, le solde de la fortune sociale est attribué à des sociétés nationales ou internationales qui s'engagent à poursuivre les activités exercées par ProLitteris. 13 Entrée en vigueur Ces statuts, adoptés par l Assemblée générale du 1er septembre 2012, entrent en vigueur le 1er septembre 2012.. 11