STATUTS DE L'ASSOCIATION LA CHAMPAGNE CONGRES EXPOS CHALONS-EN-CHAMPAGNE COMMUNAUTE D AGGLOMERATION CITES EN CHAMPAGNE COMMUNAUTE D AGGLOMERATION REIMS METROPOLE - COMMUNAUTE DE COMMUNES D'EPERNAY - PAYS DE CHAMPAGNE REIMS CONSEIL GENERAL DE LA MARNE Préambule Les Villes de CHALONS-EN-CHAMPAGNE, d EPERNAY et de REIMS ainsi que la communauté d agglomération CITES EN CHAMPAGNE, la Communauté de Communes EPERNAY - PAYS DE CHAMPAGNE, la communauté d agglomération REIMS METROPOLE, associées au Département de la MARNE, ont décidé de développer une action volontariste et cohérente pour accueillir, dans la Marne, les acteurs économiques, entreprises, associations et organismes publics susceptibles de choisir, comme lieu de leurs manifestations (congrès, conventions, séminaires, assemblées, conférences, expositions, concerts ), l'une des quatre structures : - Parc des expositions à Châlons-en-Champagne, - Millesium à Epernay - Parc des expositions à Reims - Palais des Congrès à Reims Article 1 Forme Il est créé un bureau des congrès sous la forme d une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ainsi que par les présents statuts. Article 2 Dénomination La dénomination de l association est "La Champagne Congrès Expos". Article 3 Objet Cette association «bureau des congrès» sera chargée de la valorisation des équipements de congrès, spectacles, salons professionnels dans le département de la Marne. A cette fin, elle constituera un lieu d échange et d information sur la programmation de chacun des équipements, conduira des actions de prospection pour l accueil de manifestations professionnelles et d événements, ainsi que des actions de promotion communes. Son travail respectera les prérogatives de chacune des collectivités territoriales propriétaires des équipements et des délégataires de service public, gestionnaires des structures précitées. En aucun cas, elle ne se substitue aux titulaires des délégations du service public des quatre établissements. Juin 2010 1
Article 4 Durée L association est créée pour une durée illimitée Article 5 Siège Le siège social de l'association est fixé au Conseil Général de la Marne, 40, rue Carnot, 51038 Châlons en Champagne cedex. Il pourra être transféré par décision du Conseil d administration. Article 6 Composition Sont membres de l association : Les membres fondateurs : - Ville de Châlons-en-Champagne, pour le Parc des expositions - Communauté de Communes d'epernay - Pays de Champagne, pour le Millesium - Ville de Reims pour le Parc des expositions et le Palais des Congrès - Ville d Epernay - Département de la Marne - Communauté d agglomération Cités en Champagne - Communauté d agglomération de Reims les membres actifs : - les titulaires de chacune des quatre délégations de service public des structures concernées. les membres associés ; - les chambres de commerce - le C.D.T. de la Marne - la C.A.D.E.V - Invest in Reims Article 7 Conditions d adhésion Les candidatures sont formulées par écrit et signées par les demandeurs. L adhésion est prononcée par le bureau. Pour faire partie de l'association, il faut adhérer aux présents statuts et s'acquitter de la cotisation telle que prévue dans les présents statuts. Le montant de la cotisation peut être modifié par le Conseil. Le Conseil d'administration pourra refuser des adhésions avec avis motivé. La qualité de membres se perd par : - la disparition de la personne morale notamment par voie de dissolution ou de fusion, - le retrait de la personne morale, - la fin du contrat de délégation, - par démission Juin 2010 2
Article 9 Ressources Les ressources de l'association comprennent : - Le montant des cotisations : Membres fondateurs : 1 500 euros Membres actifs : 500 euros (en attente de validation) Les membres associés n acquittent pas de cotisation - Subventions éventuelles - Dons, etc. (et toute autre ressource autorisée) Article 10 Fonctionnement 10-1 Le Conseil d administration 10-1-1 - Composition du Conseil d administration Le Conseil d administration comprend les membres fondateurs et les membres actifs. Les membres associés peuvent participer aux réunions du conseil sans voix délibérative. Chaque collectivité parmi les membres fondateurs propriétaires d un équipement désigne deux représentants et leurs suppléants, qui disposeront chacun d une voix délibérative, pour siéger au sein de l association. Les autres membres fondateurs désignent un représentant et un suppléant pour siéger au sein de l association, avec chacun une voix délibérative. Les gestionnaires des équipements désigneront leur représentant, avec chacun une voix délibérative. Les membres du conseil d'administration ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées, sauf le remboursement de frais de déplacements et d'hébergement occasionnés par la vie de l'association. 10-1-2 Pouvoirs du Conseil d administration Le Conseil d administration dispose de tous les pouvoirs pour gérer, administrer et diriger l association, sous réserve des pouvoirs expressément dévolus à l Assemblée générale. Le Conseil d'administration met en œuvre l objet de l association dans le cadre des missions définies à l article 2 des statuts. Il élabore les grandes orientations de l'association dans le cadre de ses missions Le Conseil statue sur le bilan des activités de l association, au vu du rapport moral annuel du président, et du rapport sur la gestion financière de l association. Il approuve les comptes de l exercice et vote le budget. Il valide la désignation des membres du bureau, fixe le montant annuel des cotisations. Juin 2010 3
10-1-3 Réunions du Conseil d administration Le Conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation du président ou sur demande écrite du quart de ses membres. Le conseil ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins des membres sont présents ou représentés. Si cette condition n est pas remplie, le conseil est convoqué de nouveau dans un délai de quinze jours au moins après la date de la première réunion prévue. Il délibère cette fois valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. L ordre du jour est indiqué sur les convocations. Les membres du conseil ne peuvent être titulaires de plus d un pouvoir. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas de partage égalitaire des voix, le Président, ou son représentant, a voix prépondérante. Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de l'association, mais un même membre ne peut disposer de plus de deux voix, y compris la sienne. 10-2 - Le bureau 10-2-1 - Composition A sa première réunion, le Conseil désigne un bureau composé de 4 membres composé des membres actifs de l association. Ces membres actifs désignent en leur sein les personnes faisant fonction de président, de secrétaire et de trésorier. 10-2-2 - Pouvoirs du bureau Le bureau est investi des pouvoirs pour agir au nom de l association et réaliser tous actes et opérations qui ne sont pas réservés au conseil. Il se réunit autant que de besoin. Il est spécialement habilité à : - statuer sur l admission des membres associés - préparer le projet de budget - arrêter les comptes de l exercice écoulé et les soumettre à l approbation du conseil - préparer les réunions du conseil et ses convocations - rendre compte des activités de l association au conseil et exposer sa situation morale, sa gestion 10-2-3 - Fonctions particulières au sein du bureau Le Président est chargé d exécuter les décisions du conseil et du bureau et d assurer le bon fonctionnement de l association. Il accomplit les opérations nécessaires à la vie de l association. Il établit le rapport moral annuel destiné au conseil. Le secrétaire représente l association en justice. Il rédige les procès verbaux des délibérations du conseil et en assure la transcription sur les registres. Juin 2010 4
Le trésorier ordonne et exécute les dépenses. Il tient les comptes de l association. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations. Il établit le rapport annuel de gestion sur la situation financière de l association destiné au conseil. Il est chargé d exécuter le recouvrement des recettes et le paiement des dépenses. 10-3 Les Assemblées Générales C'est l'organe de délibération de l'association. Elle se compose de tous les membres de l'association. Son fonctionnement est régi par les statuts ou le règlement intérieur (périodicité, modalités de convocation, de vote ou de quorum, etc). On distingue l'assemblée Générale Ordinaire et l'assemblée Générale Extraordinaire. 10-3-4 L Assemblée Générale Ordinaire (Ex. : chaque année, elle statue sur le bilan des activités de l association au vu du rapport de gestion du trésorier, etc.) 10-3-5 L Assemblée Générale Extraordinaire Sur la demande du quart des membres de l association, l Assemblée Générale extraordinaire se réunit sur convocation du président (par LR/AR?). Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents. Aucune clause relative à la dissolution de l association? Les délibérations des réunions du Conseil d administration et de l Assemblée Générale extraordinaire font l'objet d'un procès-verbal écrit. L'original, signé par le Président et le secrétaire, est déposé au siège de l'association. A..., le... Les membres fondateurs Ville de Ville de Châlons-en-Champagne Epernay Pays de Champagne Reims Département de la Marne Ville d Epernay Reims Métropole Cités en Champagne Juin 2010 5