Présentation de CI_PHARMA CI_PHARMA est un logiciel créé, maintenu et distribué par Comores Informatique. CI_PHARMA couvre tous les besoins de gestion d'une officine de pharmacie opérant aux Comores. Il fonctionne dans un environnement Windows (supérieur à Windows 2000), en mono poste ou en réseau local (recommandé). Il peut être exploité en temps réel (recommandé) ou en différé. CI_PHARMA se conforme aux modes de fonctionnement des logiciels Windows et en utilise tous les objets (icônes, menu déroulant, boutons à presser et radio, liste de choix, etc.) Le présent document présente les fonctionnalités de CI_PHARMA. Une aide en ligne détaille les procédures d'utilisation des fonctionnalités ou commandes. L'aide en ligne est accessible via le menu général. Une aide contextuelle est accessible sur chaque fenêtre via la touche <F1> LES UTILISATEURS Par UTILISATEUR, il faut entendre les agents de l'officine qui sont habilités à utiliser CI_PHARMA. Pourquoi? Les comptes utilisateurs sécurisent l'accès à CI_PHARMA. Chaque utilisateur sera identifié, les fonctionnalités auxquelles il a droit seront spécifiés et il sera aisé de savoir qui a fait quoi quand. Caractéristiques des comptes utilisateurs Un compte utilisateur est attribué à chaque agent habilité à utiliser CI_PHARMA. Il comprend : - un code utilisateur (un identifiant unique) - un mot de passe (une sorte de clé pour ouvrir son compte) - une catégorie (la catégorie à laquelle appartient l'agent, ce qui induit les fonctionnalités accessibles par lui) Qui crée les comptes utilisateurs C'est un utilisateur type ASSISTANTE (voir ci-dessous, les fonctionnalités d'un utilisateur appartenant à la catégorie assistante) Les catégories d'utilisateurs 4 catégories (on peut l'envisager aussi comme groupe) d'utilisateurs sont définies : - DIRECTEUR, les dirigeants de l'officine - ASSISTANTE, les assistantes de direction - STOCK, les chargés de la gestion des stocks, une fonction essentielle pour l'officine - VENDEUSE, les vendeuses, ceux et celles qui se trouvent à la caisse CI_PHARMA est fourni avec 4 utilisateurs standards : DIRECTEUR/DIRECTEUR ASSISTANTE/ASSISTANTE STOCK/STOCK VENDEUSE/VENDEUSE CI_PHARMA Présentation Page 1
Chaque catégorie d'utilisateur possède son menu qui centralise l'accès aux fonctionnalités auxquelles les utilisateurs de la catégorie peuvent accéder. NB - Il peut y avoir plusieurs utilisateurs occupant la même fonction. Ces utilisateurs posséderont en propre leur code utilisateur et leur mot de passe mais appartiendront à la même catégorie - Un agent peut posséder des comptes différents ayant des catégories différentes. Accès Tout utilisateur doit s'identifier avant d'accéder à CI_PHARMA. Après trois tentatives infructueuses, CI_PHARMA se ferme sinon le menu principal de la catégorie de l'utilisateur est affichée et l'utilisateur peut effectuer ses taches. CATEGORIE ASSISTANTE Les utilisateurs de cette catégorie jouent un double rôle : - administrer le logiciel - assister la Direction dans les taches de gestion Menu On peut accéder aux commandes : CI_PHARMA Présentation Page 2
- par le menu déroulant - par les boutons à presser. Les commandes du menu principal sont regroupés : - administration de la base de données : saisies de données permanentes - saisies opérationnelles effectuées par la catégorie. - suivi du stock Administration de la base de données CI_PHARMA Elle comprend deux fonctionnalités : - saisie des données permanentes à la charge de la catégorie - sauvegarde et restauration de la base de données. 1-Paramétrage Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <Paramètre> ou <Menu/Administration de la base de données/paramètre> Pour fonctionner correctement, CI_PHARMA doit être initialisé et contenir les données permanentes de base (ce sont des données non produites dans le processus d'exécution des taches mais qui sont nécessaires à l'exploitation. Exemple le nom d'un client est permanent, par contre son compte est lié à l'exploitation et évolue en fonction des opérations effectuées par le client). Une partie de ces données relèvent de la catégorie Assistante et d'autres liées aux médicaments sont de la responsabilité de la catégorie STOCK. Les données sont réparties dans les onglets suivants : - [PHARMACIE] : fichier des pharmacies avec lesquelles l'officine échange des médicaments suivants les besoins, en particulier les jours de garde. La table permet de saisir les caractéristiques d'une pharmacie dans chaque ligne, à savoir le (NOM), un (MEMO) pour stocker simplement des informations utiles comme l'adresse, le mobile du contact, etc.) CI_PHARMA Présentation Page 3
- [LABORATOIRES] : fichier des laboratoires pharmaceutiques producteurs des médicaments La table permet de saisir les caractéristiques d'un laboratoire dans chaque ligne, à savoir le (NOM), un (MEMO) pour stocker simplement des informations utiles comme l'adresse, le mobile du contact, etc.) - [MAGASIN] : fichier des magasins (stockage et vente). Un magasin dénommé SALLE DE VENTE est indispensable. Les ventes seront faites à partir du stock de ce magasin. La table permet de saisir le (NOM) d'un magasin dans chaque ligne -[LIGNE DEPENSE] : fichier des lignes ou postes de dépenses ;suivant les besoins de gestion de l'officine, le regroupement des dépenses peut s'avérer indispensable pour mieux les suivre. Il sera ainsi possible de distinguer les dépenses de fonctionnement, de personnel, etc. La table permet de saisir le (NOM) d'une ligne de dépense dans chaque ligne - [CLIENT] : fichier des clients, personnes, physiques et morales qui sont autorisées à contracter des crédits, il faut donc suivre leur compte, les crédits clients La table permet de saisir les caractéristiques d'un client dans chaque ligne, à savoir le (NOM), un (MEMO) pour stocker simplement des informations utiles comme l'adresse, le mobile du contact, etc.) - [FOURNISSEUR] : fichier des fournisseurs de l'officine, suivi des crédits fournisseurs La table permet de saisir les caractéristiques d'un fournisseur dans chaque ligne, à savoir le (NOM), un (MEMO) pour stocker simplement des informations utiles comme l'adresse, le mobile du contact, etc.) - [MUTUELLE] fichier des mutuelles de santé dont les mutualistes sont clients de l'officine. Il faut donc suivre le compte de chaque mutuelle La table permet de saisir les caractéristiques d'une mutuelle dans chaque ligne, à savoir le (NOM), un (MEMO) pour stocker simplement des informations utiles comme l'adresse, le mobile du contact, etc.) - [MUTUALISTE] : fichier des mutualistes qui se fournissent à l'officine. Les caractéristiques d'un mutualiste sont saisies dans des champs à l'aide des libellés (NOM, CODE MUTUALISTE, COORDONNEES) - [UTILISATEURS] : fichier des agents de l'officine habilités à utiliser CI_PHARMA. Les caractéristiques de chaque utilisateur sont saisies dans les colonnes d'une ligne de la table à savoir le (CODE UTILISATEUR, MOT DE PASSE, CATEGORIE, LE DROIT D'ACCES) - [PARAMETRES] enregistrement des variables dont la valeur peut changer occasionnellement. Le (NOM) de la variable ne change pas, exemple TC mais sa valeur peut évoluer avec les lois de finance. 2-Sauvegarde et Restauration de la base de données Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <Sauvegarde Restauration> ou <Menu/Administration de la base de données/sauvegarde Restauration> CI_PHARMA Présentation Page 4
Sauvegarde La sauvegarde périodique et régulière de la base de données est vivement recommandée. CI_PHARMA copie tous les fichiers de la base de données dans le répertoire destination spécifié. Il est alors possible de construire avec l'outil de backup de son choix une archive compressée, sécurisée avec un mot depasse. Restauration Opération inverse à la sauvegarde. Veillez à décompresser l'archive avant de lancer la restauration Opérations La catégorie des Assistants doit effectuer plusieurs opérations que nous passons en revue. Règlement Pharmacie Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <REGLEMENT PHARMACIE> ou <Menu/Opérations/Règlement Pharmacie> Enregistrer un règlement d'une pharmacie. L'officine reçoit des médicaments de ses confrères (voir Réception par un utilisateur du groupe STOCK) et alimente ses confrères (voir vente à pharmacie par un utilisateur du groupe VENDEUSE). La compensation se fait par ses échanges. Un règlement PHARMACIE intervient si un confrère choisit de régler son compte auprès de l'officine. <Pharmacie>, sélectionner la pharmacie, le solde de son compte s'affiche, s'il est positif, cela signifie que la pharmacie dispose d'un avoir dans l'officine, sinon la pharmacie a un crédit.. 2-Règlement Client Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <REGLEMENT CLIENT> ou <Menu/Opérations/Règlement Client> Enregistrer un règlement client Chaque fois qu'un client contracte un crédit en ne payant pas ses médicaments cash, son compte est tenu à jour. Un règlement client intervient lors de ses paiements de tout ou partie de son crédit CI_PHARMA Présentation Page 5
. 3-Règlement Mutuelle Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <REGLEMENT MUTUELLE> ou <Menu/Opérations/Règlement Mutuelle> Enregistrer un règlement d'une mutuelle Quand un mutualiste se fournit à l'officine, la partie du remboursement qui revient à sa mutuelle (du tiers payant) est considéré comme un crédit mutuel. Un règlement mutuel intervient lors des paiement d'une mutuelle de tout ou partie de son crédit auprès de l'officine. 4-Dépense Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <DEPENSE> ou <Menu/Opérations/Dépense> Enregistrement d'une dépense effectuée par une Assistante CI_PHARMA Présentation Page 6
5- Stock Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <STOCK> ou <Menu/Stock> La catégorie Assistante doit suivre le stock d'un magasin CATEGORIE STOCK Les utilisateurs de cette catégorie assurent les taches essentielles de gestion du stock dans les différents magasins. Leurs taches consistent à : - paramétrer la base de données - assurer les mouvements de stock non liés aux ventes - gérer les médicaments périmés Menu Paramétrage Les données permanentes relatives aux médicaments (Famille des médicaments, Forme des CI_PHARMA Présentation Page 7
médicaments, produit et médicament) sont à la charge d'un utilisateur Stock 1- Famille Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <FAMILLE> ou <Menu/Paramétrage/Famille> Fichier des familles de produits.une famille regroupe des produits pharmaceutiques. La table permet de créer, modifier le fichier des FAMILLES. Une famille par ligne. 2-Forme Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <FORME> ou <Menu/Paramétrage/Forme> Fichier des formes des produits pharmaceutiques dont une des caractéristiques est leur formes galénique. Nous avons créé un fichier forme pour normaliser les formes et permettre leur sélection au lieu de les saisir chaque fois. 3- Produit CI_PHARMA Présentation Page 8
Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <PRODUIT> ou <Menu/Paramétrage/Produit> Fichier des produits. Nous distinguons un produit d'un médicament. Un médicament est un produit avec des caractéristiques supplémentaires à savoir : - le laboratoire qui a fabriqué le médicament - le lot de fabrication -et la date de péremption. 4-Médicament Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <MEDICAMENT> ou <Menu/Paramétrage/Médicament> Voir la distinction des produits et médicaments. Ci-dessous, la fiche médicament CI_PHARMA Présentation Page 9
Mouvements de stock Les mouvements de stock (réception de médicaments, transfert d'un magasin vers un autre, destruction des médicaments périmés) sont à la charge d'un Utilisateur Stock. Les mouvements de stock induit par la vente sont pris en charge par CI_PHARMA de façon transparente pour tout utilisateur. 1- Réception Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <RECEPTION> ou <Menu/Mouvement de stock /Réception> Enregistrement de l'entrée en magasin de médicaments reçus de la part d'un fournisseur ou d'un confrère dans le cadre des échanges de médicaments entre pharmacies. La table permet d'effectuer les saisies et de les enregistrer. 2-Transfert Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <TRANSFERT> ou <Menu/Mouvement de stock /Transfert> Enregistrement du transfert de médicaments d'un magasin de l'officine vers un autre de l'officine CI_PHARMA Présentation Page 10
3- Inventaire Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <INVENTAIRE> ou <Menu/Mouvement de stock /Inventaire> Effectuer l'inventaire des produits dans un magasin et enregistrer la nouvelle situation comme point de départ Médicaments périmés 1- Liste Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <LISTE> ou <Menu/Médicaments périmés /liste> Contrôler la péremption des médicaments par rapport à une date donnée CI_PHARMA Présentation Page 11
2-Destruction Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <DESTRUCTION> ou <Menu/Médicaments périmés /Destruction> La destruction des médicaments périmés se traduit par une sortie du stock du magasin dans lequel se trouvait le médicament. CATEGORIE VENDEUSE Les utilisateurs de cette catégorie assurent les taches liées à la caisse : - enregistrer les ventes au fil de l'eau - recevoir les règlements clients - recevoir de la direction un fonds de caisse si besoin Menu CI_PHARMA Présentation Page 12
Vente des médicaments Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <VENTE> ou <Menu/Vente> Saisir et enregistrer la vente des médicaments au fil de l'eau. Toutes les écritures induites par les ventes : - mise à jour des stocks - mise à jour du chiffre d'affaire - mise à jour des comptes référencés client, mutuelle, pharmacie et caisse sont réalisées en arrière plan sans intervention de l'utilisateur VENDEUSE Règlement client Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <REGLEMENT CREDIT CLIENT> ou <Menu/Règlement crédit> Chaque client qui peut acheter des médicaments à l'officine est répertorié (voir utilisateur ASSISTANTE) et son compte est mis à jour au fil de ses opérations, achat à crédit (voir vente) et les règlements sont saisis à la caisse. CI_PHARMA Présentation Page 13
Une fois le client sélection, le solde de son compte est affiché. S'il est négatif le client a un crédit sinon il dispose d'un avoir. Verser Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <VERSER> ou <Menu/Verser> Au fil des ventes, la caisse est mise à jour automatiquement en arrière plan. A la fin de lajournée ou à la demande, l'utilisateur VENDEUSE verse sa caisse à la DIRECTION. Le nom de l'utilisateur est affiché dans le champ origine et le solde de sa caisse est affichée. Ces champs ne sont pas modifiables. Notez qu'il peut y avoir plusieurs utilisateurs VENDEUSES, qu'ils peuvent travailler en même temps, chacun sur son poste de travail. Fonds de caisse Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <FONDS DE CAISSE> ou <menu/fonds de caisse> La caisse d'une vendeuse peut être insuffisante à sa prise de travail et sa caisse doit être alimentée pour lui permettre de rendre la monnaie Le solde de la caisse est affichée pour que la direction apprécie l approvisionnement à effectuer. CATEGORIE DIRECTION Les utilisateurs de cette catégorie n'effectue quasiment pas de saisies. Leur tâche consiste à - contrôler et suivre l'activité - s'appuyer sur des indicateurs pour piloter avec assurance l'officine Menu CI_PHARMA Présentation Page 14
Suivi Contrôler est suivre l'évolution des différents comptes Compte Client Contrôler les comptes clients Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <COMPTE CLIENT> ou <menu/suivi/client> Sélectionner le client, le solde de son compte est affichée et les écritures passées sur le compte client sont listées dans la table. Un DIRECTEUR a la possibilité d'ajouter et de modifier des écritures CI_PHARMA Présentation Page 15
Compte Fournisseur Contrôle des comptes fournisseurs Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <COMPTE FOURNISSEUR> ou <menu/suivi/fournisseur> Sélectionner le fournisseur, le solde de son compte est affichée et les écritures passées sur le compte fournisseur sont listées dans la table. Un DIRECTEUR a la possibilité d'ajouter et de modifier des écritures Compte Mutuelle Contrôler les comptes des mutuelles Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <COMPTE MUTUELLE> ou <menu/suivi/mutuelle> Sélectionner la mutuelle, le solde de son compte est affichée et les écritures passées sur le compte sont listées dans la table. Un DIRECTEUR a la possibilité d'ajouter et de modifier des écritures CI_PHARMA Présentation Page 16
Compte Pharmacies Contrôle des comptes pharmacie Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <COMPTE PHARMACIE> ou <menu/suivi/pharmacie> Sélectionner la pharmacie, le solde de son compte est affichée et les écritures passées sur le compte sont listées dans la table. Un DIRECTEUR a la possibilité d'ajouter et de modifier des écritures Requêtes assistées un DIRECTEUR a la possibilité de soumettre des requêtes pointues pour suivre des aspects de l'activité, disposer des chiffres mais aussi des graphes visualisant les évolutions Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <REQUETES ASSISTEES> ou <menu/suivi/requête assistée> Quelques clics pour affiner la requête et une saisie de critères pour obtenir par exemple le résultat du chiffre d'affaire global ou par magasin ou pour un produit pour une période les jours d'un mois et les mois d'une année, un graphe illustrant l'évolution journalière ou mensuelle CI_PHARMA Présentation Page 17
Stock Suivre l'état des stocks, les médicaments périmés, effectuer des corrections si besoin et passer des commandes pour approvisionner les stocks Stock Connaître l'état de stock, quantité et valeur dans un magasin Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <STOCK> ou <menu/stock/stock> Médicaments périmés Connaître les médicaments qui seront périmés à une date donnée Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <STOCK> ou <menu/stock/médicaments périmés> Correction stock CI_PHARMA Présentation Page 18
Effectuer des corrections pour que l'état logique du stock (stock dans CI_PHARMA) soit conforme au stock réel, ce qui peut se produire suite à des erreurs. Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <CORRECTION STOCK> ou <menu/stock/correction Stock> CI_PHARMA guide vers les corrections effectives Commande Passer des commandes à un des fournisseurs de l'officine Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <COMMANDE> ou <menu/stock/commande> Le tableau liste tous les médicaments et indique l'état du stock de chaque produit (cumul de tous les magasins), les seuils sont aussi indiqués pour aider à apprécier la quantité à commander. CI_PHARMA Présentation Page 19
Trésorerie Saisir les dépenses d'un Directeur et contrôler la caisse Dépenses Saisir une dépense effectuée par un Directeur Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <DEPENSE> ou <menu/trésorerie/dépense> Le code utilisateur du Directeur est affichée. Caisse Contrôler la caisse solde et mouvements Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <CAISSE> ou <menu/trésorerie/caisse> CI_PHARMA Présentation Page 20
Utilitaire Des utilitaires à la disposition d'un Directeur pour lui faciliter la vie Info sur un médicament Connaître la situation d'un médicament Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <INFO SUR UN MEDICAMENT> ou <menu/utilitaire/info sur un médicament> Tableau de bord Cerise sur le gâteau, un Directeur peut accéder à une série d'indicateurs qui vont lui servir de tableau de bord pour le pilotage de son officine Lancer la fonctionnalité en cliquant sur <TABLEAU DE BORD> ou <menu/utilitaire/tableau de bord> CI_PHARMA Présentation Page 21
MODE D'EXPLOITATION EN DIFFERE La procédure ne change pas beaucoup par rapport au mode en temps réel. La procédure est la suivante : 1. installer CI_PHARMA sur un PC ou un portable 2. initialiser la base de données : 2.1. modifier les comptes utilisateurs (code et mot de passe) pour éviter des accès d'intrus 2.2. faire l'inventaire des stocks des magasins 3. saisir les ventes en différés 3.1. noter au fil de l'eau les ventes sur un registre 3.2. saisir les ventes après, exemple le soir quand l'officine est fermée. CI_PHARMA Présentation Page 22