Règlement intérieur des Pôles

1 Règlement intérieur des Pôles Approuvé par délibération du Conseil d Administration du 3 mai 2007 Article 1. Conformément à l article L 6146-1 du code de la santé publique, il est créé au sein du CHU des regroupements d UF, de services qui prennent la forme de pôles de gestion médico-économique. Chacun de ces pôles constitue un Centre de Responsabilité. Selon l activité exercée, on distingue trois types de pôles : 1. Des pôles cliniques. 2. Des pôles médicotechniques. 3. Des pôles logistiques et administratifs. Ce règlement intérieur concerne l'ensemble de ces pôles. Article 2. Conformément à l article L6145-16 du code de la santé publique, chaque pôle clinique et médico-technique formalise un projet d activité (projet médical de pôle) dans le cadre d un contrat de délégation de gestion conclu avec le directeur général, représentant légal de l institution, dans le respect des orientations et des décisions prises par les instances du CHU. Le président de la CME et les doyens pour la partie universitaire du contrat cosignent ce document. Chaque année, le pôle actualise, sous forme d avenant, les orientations et engagements formulés dans le cadre du contrat pluriannuel. Le pôle est habilité à traiter toutes affaires concernant la mise en œuvre de son projet. Article 3. La liste des équipes médicales, UF, services qui composent les pôles cliniques, médicotechniques et éventuellement les équipes intermédiaires est arrêtée par le CA, sur proposition du conseil exécutif, après avis de la CME et des Conseils de Faculté. Lorsqu un chef de service ou un responsable d unité souhaite que son service ou unité soit rattaché à un pôle autre que celui auquel il est attaché, il saisit le bureau de pôle pour avis. A l issue de cette démarche, il adresse une demande écrite motivée adressée

2 au Président de la CME et au Directeur Général, après avis du responsable médical de pôle et du directeur délégué. Une fois par an, la CME examine les demandes de modification dans la composition des pôles reçues par son président et formule un avis transmis au conseil exécutif et aux conseils de Faculté. A l issue de cette procédure, le Conseil d Administration délibère sur les propositions qui lui sont faites par les instances sus-visées. Article 4. La direction d un pôle clinique ou médico-technique est assurée par un responsable médical (désigné au CHU de Toulouse sous le titre de Coordonnateur Médical de Pôle) et un directeur délégué titulaire de la délégation de signature pour les actes de gestion liés à la fonction d ordonnateur. Ce copilotage médico-administratif, dépositaire d une délégation de gestion : Négocie et conclut le contrat interne du pôle d activité Gère les ressources allouées au pôle Assure le recrutement de personnel temporaire de remplacement du pôle Décide de l affectation de l intéressement - Le contrat définit les ressources du pôle, ses objectifs et les indicateurs de suivi conformément au contrat type adopté par les instances. - Le coordonnateur médical de pôle est assisté par un coordonnateur médical adjoint. Tous deux sont nommés conjointement par le président de la CME et le directeur général et le doyen selon les modalités prévues à l article 6 du présent règlement et pour une durée de 4 ans, renouvelable 1 fois. - Il met en œuvre la politique générale de l établissement au sein du pôle, en organise le fonctionnement technique et élabore le projet de pôle. - Il a autorité fonctionnelle sur les équipes soignantes et médicales du pôle. - Le directeur délégué au pôle, représentant légal du Directeur Général sur le pôle, est nommé par le Directeur Général pour une durée de quatre ans renouvelable une fois. Ils sont assistés par : Un cadre supérieur de santé affecté pour quatre ans (renouvelable une fois sauf cas particulier) par le Directeur Général sur proposition du coordonnateur général des soins après avis du coordonnateur (responsable) médical et du directeur délégué. Un assistant de gestion affecté pour quatre ans (renouvelable une fois sauf cas particulier) par le Directeur Général sur proposition du directeur délégué au pôle et du responsable médical du pôle.

3 Article 5. L article 6146-3 précise : «Peuvent exercer les fonctions de responsable d un pôle d activité clinique ou médico-technique les praticiens titulaires inscrits par le ministre chargé de la santé sur une liste nationale d habilitation à diriger un pôle. Ils sont nommés par décision conjointe du directeur et du président de la commission médicale et du directeur de l unité de formation et de recherche». Article 6. Le médecin coordonnateur du pôle et son adjoint sont élus à bulletin secret par et parmi les membres du Comité Consultatif Médical de Pôle pour une durée de quatre ans renouvelable une fois. L élection se fait à la majorité absolue au premier tour et à la majorité relative au second tour. Chacun ne pourra exercer plus de 2 mandats consécutifs. Lorsque le médecin coordonnateur de Pôle est un PU-PH, il est souhaitable que le médecin coordonnateur adjoint soit un PH et vice-versa. Le médecin coordonnateur et son adjoint ne doivent pas faire partie du même groupe d'activités. La fonction de doyen ou de président de la CME est incompatible avec celle de Coordonnateur Médical de Pôle. En application de l article L 6146-3 du code de la Santé publique et conformément à la réglementation, le praticien élu au poste de Coordonnateur Médical de Pôle présente au conseil de pôle, à la CME, aux Conseils de Faculté et au conseil exécutif un avant-projet de pôle avant sa nomination officielle. L'acceptation de cet avant-projet, après prise en compte des remarques éventuelles, l'officialise comme le projet du pôle. En cas d absence de candidature, un nouveau scrutin est organisé dans les 3 mois qui suivent. En cas d empêchement provisoire du Coordonnateur Médical de Pôle, son adjoint assure l intérim. En cas d empêchement définitif ou de démission du Coordonnateur Médical de Pôle, de nouvelles élections sont organisées dans un délai de 3 mois après constat de démission ou d empêchement définitif par le président de la CME et le directeur général. Durant ce délai, le Coordonnateur médical adjoint assure l intérim. En cas de démission conjointe du Coordonnateur Médical de Pôle et de son Adjoint, de nouvelles élections sont organisées dans un délai de trois mois. En cas de litige entre le Coordonnateur (responsable) médical et d autres médecins du pôle, le Comité Consultatif médical plénier du pôle donne son avis sur ce litige et le transmet au Conseil exécutif qui décidera des mesures à prendre. En cas d empêchement définitif ou de démission du Coordonnateur Médical adjoint de Pôle, des élections partielles sont organisées dans un délai de 3 mois pour renouveler ce poste. Cette élection est facultative sauf si les 2/3 des membres du Comité Consultatif Médical du pôle la réclame ou si le coordonnateur médical adjoint était un PU-PH en charge des questions universitaires du Pôle. Dans ce dernier cas, le Coordonnateur adjoint doit être désigné par le Conseil exécutif sur propositions des Doyens. Le Coordonnateur adjoint doit alors suivre le règlement intérieur des Pôles.

4 Lorsque au-delà des cas évoqués ci-dessus, il s avère impossible de mettre en place le dispositif prévu dans le présent règlement intérieur, un dispositif de sécurité de gestion est mis en place : après avis du Conseil exécutif, le directeur général et le président de la CME peuvent décider de placer un pôle sous l administration provisoire d un praticien et d un directeur. La continuité de la fonction de directeur délégué relève de la responsabilité et de l autorité du Directeur Général. Article 7. Afin de faciliter le pilotage du pôle, celui-ci peut se subdiviser à un niveau intermédiaire en plusieurs groupes d activités. Un pôle peut donc présenter une structure à trois niveaux : Un niveau 1 ou niveau élémentaire : équipe médicale, odontologique ou pharmaceutique, UF ou service (regroupement de plusieurs UF), «structure élémentaire de prise en charge des malades par une équipe soignante ou médico-technique, identifiée par ses fonctions et son organisation». Ce niveau peut correspondre, mais non exclusivement, aux chefferies de service. Un niveau 2 ou niveau intermédiaire : le groupe d activité dont le nombre et l intitulé relèvent de l organisation mise en place par chaque pôle et qui constitue un niveau de taille supérieure au service. Ce niveau peut correspondre aux Fédérations lorsqu elles existent au sein du Pôle. Il reste optionnel selon les pôles. Un niveau 3, le pôle lui-même qui constitue un CR. Les pôles logistiques et administratifs peuvent également se subdiviser en segments d activités, filières, délégations ou services dotés chacun d un responsable nommé par le Directeur Général. Article 8. Quatre instances (trois, s'il n'y a pas de groupes d'activité) sont instituées à l intérieur du pôle afin d organiser les échanges d informations, favoriser la recherche de consensus et permettre la prise de décision dans les domaines de gestion qui lui sont réservés : 8.1. Le bureau de pôle Composition : Médecin coordonnateur (responsable) de pôle et médecin coordonnateur adjoint, médecins responsables de groupes d activités, médecin DIM référent du pôle, directeur délégué au pôle représentant le directeur général, cadre supérieur de santé, assistant de gestion. Lorsqu'un pôle n'a pas dans l'immédiat créé des groupes d'activités, les responsables de ces groupes seront remplacés par un praticien titulaire représentant une équipe médicale. Toutes les équipes médicales devront être représentées dans le bureau sans qu'il s'agisse obligatoirement du chef de service. Le pharmacien référent du pôle participe au bureau en qualité d invité permanent. Attributions et fonctionnement : Avec l'aide du bureau de pôle, le Coordonnateur médical met en œuvre la politique générale de l'établissement au sein du pôle, organise le fonctionnement technique du pôle, élabore le projet du pôle.

5 Le bureau se réunit au moins une fois par mois à la demande du coordonnateur médical ou du directeur délégué, qui en fixent l ordre du jour, ou sur proposition faites par les membres du bureau. Il se restreint aux seuls médecins pour gérer les problèmes liés à l évaluation des pratiques médicales. Un procès-verbal de chaque réunion est établi et transmis aux participants, aux responsables de Groupe d'activité et aux chefs de service qui ne feraient pas partie du bureau. 8.2. Le conseil de pôle : 8-2-1 : Attributions Le conseil de Pôle a notamment pour objet : 1 de permettre l expression des personnels 2 de favoriser les échanges d informations, notamment ceux ayant trait aux moyens afférents au pôle 3 de participer à l élaboration du projet de pôle, du projet de contrat interne et du rapport d activité du pôle 4 de faire toute proposition sur le fonctionnement du pôle et de ses structures internes, en particulier sur la permanence des soins et l établissement des tableaux de service. Le Conseil de pôle est seul obligatoire mais n exclut pas d autres modalités d échanges et de participation pour les structures internes qui le composent. 8-2-2 : Composition 1 Sont membres de droit : - le Coordonnateur médical, président du Conseil, et le Coordonnateur médical adjoint, vice-président - le directeur délégué au pôle, qui co-anime le Conseil avec le Coordonnateur médical - le cadre supérieur de santé - l assistant de gestion - sur proposition du bureau de pôle, et à parité, des représentants des praticiens responsables des structures internes du pôle et des cadres de santé de ces structures internes - un représentant par équipe associée mettant à disposition du pôle des personnels relevant d un autre pôle clinique ou médico-technique. 2 Sont membres élus pour 4 ans, renouvelables une fois : - les représentants du groupe des médecins, odontologistes et pharmaciens, selon les corps et catégories mentionnés à l article R 6146-13 II 1 du code de la santé publique - les représentants du groupe des personnels de la fonction publique hospitalière, selon les corps et catégories mentionnés à l article R 6146-13 II 2 du code de la santé publique 8-2-3 : Modalités de représentation des membres élus Le nombre de représentants de chacun des deux groupes est déterminé par le bureau du pôle après avis concordant de la CME et du CTE. Il ne peut être supérieur au tiers des électeurs du groupe considéré, ni excéder 30 membres. L application des dispositions qui précèdent ne sauraient aboutir à ce qu un corps ou une catégorie ne dispose pas au moins d un siège ni à ce que, dans le groupe des médecins,

6 odontologistes et pharmaciens, les praticiens titulaires ne disposent pas au moins de la moitié des sièges. Sous ces réserves, la répartition des représentants de chaque corps ou catégorie au sein du groupe considéré est calculée au prorata de leurs effectifs au sein du groupe. Des représentants suppléants peuvent être également désignés selon les modalités de l article R 6146-13 III 2. Les membres élus le sont au scrutin uninominal majoritaire à un tour par et parmi les personnels candidats des corps et catégories représentés au sein de chaque groupe, et selon l ordre décroissant du nombre de voix obtenues. Ils sont élus pour 4 ans, renouvelables. 8-2-4 : Fonctionnement 1 La présidence du conseil est assurée par le coordonnateur médical du pôle, la viceprésidence par le coordonnateur adjoint. Le Conseil est co-animé par le coordonnateur médical et le directeur délégué au pôle. 2 Le Conseil se réunit sur le temps de travail au minimum 2 fois par an sur convocation de son président ou sur demande de 2/3 de ses membres (dans ce dernier cas, la réunion aura lieu dans un délai d un mois). En cas de dysfonctionnement grave, le Conseil est réuni en urgence. Les dates de réunion déterminées d un commun accord par le coordonnateur médical et le directeur délégué avec les responsables des structures internes lorsqu elles existent, ainsi que l ordre du jour, sont affichées dans chaque UF 3 semaines avant la tenue de la réunion. Une convocation avec l ordre du jour est adressée à chaque membre du Conseil. 3 Le président et le vice-président fixent l ordre du jour de leur propre initiative et sur proposition de membres du Conseil quel que soit le collège auquel ils appartiennent. Considérant que les membres du conseil ont été avertis par convocation personnelle de la date du Conseil, qu ils peuvent par ailleurs se faire remplacer par un suppléant et qu ils ont été informés de l ordre du jour, le Conseil siège valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents. 4 Si un vote est nécessaire, la proposition ou l avis est émis à la majorité des membres présents. Le vote a lieu à bulletin secret si l un des membres du Conseil en fait la demande. 5 Les membres des Conseils ne sauraient être inquiétés (et a fortiori sanctionnés) sous quelque forme que ce soit à raison des opinions ou propos qu ils peuvent émettre lors des réunions du Conseil. 6 Un compte rendu écrit de chaque réunion du Conseil sera diffusé à l ensemble des membres, présents ou excusés, du Conseil, ainsi qu au Directeur Général, au Président de la CME, aux doyens et aux secrétariats du CTE et du CSIRMT. Les membres du conseil font part de leurs observations sur le compte-rendu. 8.3. Le conseil de groupes d activités. Les groupes d activité mis en place selon les modalités prévues à l article 9 du présent règlement sont placés sous la responsabilité d un médecin Responsable de Groupe (Praticien titulaire). Ce niveau intermédiaire reste optionnel. Composition : Un praticien par Équipe Médicale concernée, désigné (ou élu en cas de candidatures multiples) par les médecins titulaires de l équipe médicale concernée. Cadres de santé des UF concernées.

7 Des représentants des personnels non médicaux Médecin responsable de groupe : Le médecin responsable d un groupe d activités est élu à bulletin secret pour une durée de quatre ans renouvelable une fois par et parmi les médecins titulaires du groupe d activité. Son élection est ratifiée par le Comité Consultatif Médical de Pôle. Il ne peut être dans le même temps Coordonnateur médical ou Coordonnateur médical adjoint du Pôle. Il est le garant de la mise en œuvre du projet médical du pôle que ce soit au niveau des soins, de l enseignement ou de la recherche. Dans ce cadre, il définit, après consultation, les axes d orientation de l activité médicale ainsi que, en liaison avec les instances concernées, les orientations universitaires de son groupe d activité Il travaille en étroite relation avec le Cadre supérieur de santé. Il assure la coordination entre les différentes Équipes Médicales sur le plan des matériels comme sur celui des personnels. Il représente l échelon décentralisé du Pôle et à ce titre, siège de droit au Conseil du Pôle et au Bureau du Pôle. Attributions et fonctionnement : Le conseil de groupe met en œuvre et assure, à son niveau, le suivi du projet de pôle, la prise en charge médicale, la mise au point des protocoles médicaux, l'évaluation des pratiques professionnelles et des soins, coordonne l'enseignement et la recherche. Le personnel médical et non médical concerné est réuni par le Médecin Responsable du Groupe d'activité sur convocation adressée 3 semaines à l avance portant ordre du jour précis, réservant une part du temps aux questions diverses qui peuvent être posées par l un quelconque de ses membres. Des réunions exceptionnelles peuvent être demandées par les 2/3 des membres. Le conseil de groupe peut également émettre des avis à destination du conseil de pôle et du bureau. Lorsqu'un pôle a décidé de ne pas créer de niveau intermédiaire, le règlement décrit dans cet article 8.3 (modalités de désignation et fonctions) est applicable aux responsables d'équipes médicales qui remplaceront dans le bureau les responsables de groupes. 8.4. Le comité consultatif médical de pôle La multiplicité des équipes médicales conduit à mettre en place un Comité Consultatif médical de pôle (CCMP) regroupant l ensemble des praticiens titulaires du pôle. Sont invités à titre consultatif les Praticiens contractuels et attachés, CCA, internes,... Cependant chaque pôle pourra décider si les Praticiens contractuels ou les Praticiens attachés à au moins 5 demi-journées participent avec voix consultative ou délibérative. Le choix en sera fait en début de chaque séance (ou mentionné sur l'ordre du jour) et pourra porter sur un ou plusieurs points de cet ordre du jour. Le coordonnateur médical et le directeur délégué d un pôle clinique peuvent inviter (ponctuellement ou de manière permanente) un représentant des pôles prestataires intervenant au sein du pôle (pharmacie, imagerie, anesthésie-réanimation ou autres prestataires médico-techniques ). Les représentants des pôles prestataires ont une ou plusieurs voix délibératives en fonction de l importance qu ils jouent au sein du pôle. Ce nombre de voix est indiqué dans le règlement intérieur du pôle. De même, les pôles prestataires ou les pôles dont les activités transversales impliquent l activité et la gestion des pôles cliniques sont tenus d inviter de façon permanente, avec voix consultative, un médecin et/ou un chirurgien, désigné(s) par le président de la C.M.E. et le directeur général. En cas de litige, le conseil exécutif peut être saisi.

8 Le directeur général, le directeur délégué du pôle, le directeur coordonnateur des soins ainsi que le président de la CME peuvent assister avec voix consultative aux séances des CCMP. Ils peuvent se faire assister ou représenter. Le cadre supérieur de santé du pôle assiste également aux séances. Le CCMP est réuni sur l initiative du Coordonnateur Médical du Pôle qui le préside ou sur la demande de 2/3 de ses membres. Le CCMP a en charge : de participer à la préparation du contrat signé entre d une part le Coordonnateur Médical et le Directeur délégué représentant le pôle, et d autre part le Directeur général et le Président de la CME. de coordonner le fonctionnement des équipes en ce qui concerne les grandes orientations et la politique médicale ainsi que l enseignement et la recherche, de planifier en commun les postes médicaux et les recrutements, de donner avis, sur les acquisitions de gros matériel, sur les activités nouvelles,... de contribuer à la politique d évaluation des pratiques professi onnelles, d élire le coordonnateur médical et le coordonnateur médical adjoint, de confirmer l'élection faites par leurs pairs des responsables médicaux des Groupes d activités ou à défaut les autres membres du bureau représentants les équipes médicales. Toute décision ou modification importante quant aux orientations du pôle dans le cadre de son projet médical devra être soumise à un vote. Lors du vote, et en vue d une représentation équitable de chaque collège dans cette assemblée, la spécialité sous-représentée en effectifs dispose, en formation plénière, d une minorité de blocage (acquise à la majorité des représentants de cette dernière) lui permettant d'apposer un droit de veto. Article 9. Pôles logistiques et administratifs : Le bureau de pôle comprend : le Directeur de pôle, l Assistant de gestion, les responsables des différents segments d activités, filières, délégations ou services qui composent le pôle. Sur proposition du Président de la CME, un médecin délégué, nommé par le Directeur Général, sera membre de droit du bureau de pôle Le conseil de pôle prévu par le présent article est composé comme suit : - membres de droit : les membres du bureau - membres élus par et parmi leurs pairs : représentants des différentes catégories de personnel affectés au pôle Les autres modalités prévues à l article 8 s appliquent également. Le nombre de représentant des personnels non médicaux au conseil de pôle est fixé sur proposition du bureau du pôle après avis du CTE. Ce nombre de représentants par catégories dépend de la taille du pôle et du rôle que joue cette catégorie au sein du pôle. Il ne saurait être inférieur à 1.

9 Article 10. Le présent règlement intérieur est soumis aux instances (CME - CSIRMT - CTE) et au conseil exécutif pour avis. Il est transmis au CA pour délibération. En fonction de ses spécificités, chaque pôle peut adopter des dispositions complémentaires sous forme d un avenant personnalisé à ce règlement intérieur "de base", soumis à la même procédure de validation. Toute autre modification du règlement intérieur obéit aux mêmes procédures.