CADRE DE RÉFÉRENCE POUR L UTILISATION DE LA TÉLÉRÉADAPTATION

POUR L UTILISATION DE LA TÉLÉRÉADAPTATION 2005

Ce document peut être obtenu sur demande en vous adressant à : Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec 505, boul. de Maisonneuve Ouest bureau 400 Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : 514-282-4205 Télécopieur : 514-282-4280 Site Web : www.aerdpq.org Note : Afin de faciliter la lecture du texte, un seul genre a été retenu pour identifier le féminin et le masculin. Collaboration /révision : Gilles Bourgault, conseiller aux affaires cliniques et professionnelles, AERPPQ Judith Plante, agente de communication, AERDPQ Dépôt légal 2e trimestre 2005 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : 2-921625-34-2

REMERCIEMENTS L Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec tient à remercier tous ceux qui ont collaboré à la rédaction du document Cadre de référence pour l utilisation de la téléréadaptation. Le comité était composé de : Monsieur Daniel Hétu, responsable Centre de réadaptation Constance-Lethbridge Monsieur André Asselin Chargé de projet Téléréadaptation Monsieur André Boivin Carrefour de santé de Jonquière Monsieur Jacques Corbeil, remplacé par madame Hélène Bergeron Centre de réadaptation Lucie-Bruneau Monsieur Gabriel Cabanne Institut de réadaptation en déficience physique de Québec Monsieur Serge Côté Centre de réadaptation La Maison Madame Suzanne Gagnon Centre de réadaptation Marie Enfant Monsieur Alain Giroux Centre de réadaptation Le Bouclier Madame Anna Guèye Spécialiste en évaluation de programme Téléréadaptation Monsieur Pierre Rondeau Institut Nazareth et Louis-Braille i

TABLE DES MATIÈRES CADRE DE RÉFÉRENCE INTRODUCTION...1 1. DÉFINITION...3 2. OBJECTIFS...3 2.1 OBJECTIFS CLIENTÈLES...3 2.2 OBJECTIFS RESSOURCES HUMAINES...3 2.3 OBJECTIFS ORGANISATIONNELS...3 3. LES UTILISATIONS POSSIBLES DE LA TÉLÉRÉADAPTATION...4 3.1 INTERVENTION...4 3.2 CONSULTATION À DISTANCE...4 3.3 FORMATION ET ENSEIGNEMENT...4 3.4 RECHERCHE...4 3.5 RENCONTRES ADMINISTRATIVES...4 4. CADRE JURIDIQUE ET ÉTHIQUE...5 4.1 L OBTENTION DU CONSENTEMENT LIBRE ET ÉCLAIRÉ DE L USAGER À LA TÉLÉRÉADAPTATION...5 4.2 LE TRAITEMENT ET L ARCHIVAGE DES DOSSIERS...5 4.3 LA CONFIDENTIALITÉ...6 4.3.1 La confidentialité de l acte professionnel...6 4.3.2 La confidentialité entourant la transmission de l information entre les établissements...6 4.4 LE TRAITEMENT DES PLAINTES...7 4.4.1 Réception de la plainte...7 4.4.2 Gestion de la plainte...7 5. CADRE ADMINISTRATIF...8 5.1 HAP (HEURE D ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE)...8 5.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS...8 5.3 PROTOCOLE DE FONCTIONNEMENT...9 ANNEXE 1 : LEXIQUE...11 ANNEXE 2 : LISTE DES NOMS DES RESPONSABLES DE SITE DE LA TÉLÉRÉADAPTATION...13 ANNEXE 3 : RÔLES ET RESPONSABILITÉS...17 ANNEXE 4 : PROTOCOLE DE FONCTIONNEMENT...21 ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 1 de 6)...23 iii

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 2 de 6)...25 ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 3 de 6)...27 ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 4 de 6)...29 ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 5 de 6)...31 ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 6 de 6)...33 ANNEXE 6 : FORMULAIRE D UTILISATION...35 ANNEXE 7 : FORMULAIRE DE CONSENTEMENT...37 ANNEXE 8 : SCHÉMA DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES...39 iv

INTRODUCTION Issue des nouvelles technologies de l'information et des communications, la téléréadaptation profite à plusieurs secteurs du réseau de la santé et des services sociaux, à la population et à tous les professionnels du réseau. Elle a de nombreux avantages. De fait, la téléréadaptation contribue à l'amélioration de l'accessibilité et de la qualité des services tout en optimisant l'utilisation des ressources et le bien-être des usagers et de leur famille de même qu en soutenant le développement des réseaux intégrés de services. Ainsi, la téléréadaptation a des applications cliniques, éducatives et administratives. Elle permet la participation d'un plus grand nombre d'intervenants, des échanges réels ainsi qu'une communication auditive, vocale, électronique ou visuelle. S appuyant sur le programme des aides techniques à la communication qui rejoint vingt (20) établissements de réadaptation en déficience physique, ce projet a été élargi à tous les programmes, qu'ils soient visuels, auditifs, moteurs ou reliés au langage; il rejoindra ainsi l'ensemble des établissements de réadaptation en déficience physique. Le présent document, appelé à évoluer, a pour but de préciser les modalités entourant l utilisation de la téléréadaptation dans les établissements de réadaptation en déficience physique. 1

1. DÉFINITION La téléréadaptation se définit comme suit : «Utilisation des technologies de l'information et des communications pour la prestation de services de réadaptation entre des personnes séparées géographiquement 1». 2. OBJECTIFS Le projet de téléréadaptation vise à améliorer les services dispensés par les établissements de réadaptation en déficience physique et à favoriser l'atteinte d'objectifs clientèles, de ressources humaines et organisationnelles : 2.1 OBJECTIFS CLIENTÈLES Améliorer l offre de services et la qualité des interventions offertes par les établissements de réadaptation en déficience physique; Améliorer la continuité et la coordination des interventions; Améliorer l'accessibilité des communautés des différentes régions du Québec aux divers services spécialisés et surspécialisés de réadaptation, notamment au regard de la rapidité d accès aux services; Contribuer à améliorer la qualité de vie et le bien-être des usagers et de leur famille, notamment en limitant leurs déplacements. 2.2 OBJECTIFS RESSOURCES HUMAINES Soutenir les équipes multidisciplinaires en diminuant l'isolement professionnel; Permettre aux intervenants d'augmenter leurs connaissances par le transfert d'expertise entre les établissements et par la mise en contact avec des situations cliniques plus nombreuses; Favoriser l attraction et la rétention des professionnels en région. 2.3 OBJECTIFS ORGANISATIONNELS Soutenir le développement d'un réseau intégré de services; Optimiser l utilisation des ressources humaines en s assurant de mettre en place les conditions favorables; Faciliter l organisation de la formation; Faciliter l enseignement aux stagiaires; Favoriser la participation des établissements à la réalisation des projets de recherche et à la tenue de conférences scientifiques; Réduire les coûts reliés au déplacement. 1 Mark Edmonds (2000). The Canadian Health Care Glossary : Terms and Abbreviations (Canadian Healthcare Association). 3

3. LES UTILISATIONS POSSIBLES DE LA TÉLÉRÉADAPTATION La téléréadaptation permet d offrir une alternative pour rendre les services à la clientèle en diminuant les déplacements ainsi que les pertes de temps reliées à ces déplacements. On doit cependant s assurer qu il est le moyen le plus approprié parmi ceux disponibles (téléphone, courrier, déplacement ) en fonction des besoins identifiés. 3.1 INTERVENTION L'intervention à distance permet tant une intervention de réadaptation (évaluation, thérapie, discussion de cas ) que l'attribution et l'apprentissage d'une aide technique. Certaines aides techniques sont complexes, et les intervenants n'ont pas toujours la connaissance pour favoriser l'appropriation de ces aides par les clients. L intervention à distance permet de faire la démonstration des aides et de soutenir les thérapeutes dans les stratégies d'apprentissage. 3.2 CONSULTATION À DISTANCE La consultation interprofessionnelle peut faciliter le transfert des connaissances et le développement des expertises, favoriser le développement des agents multiplicateurs et stimuler des échanges professionnels bénéfiques pour le service à la clientèle. 3.3 FORMATION ET ENSEIGNEMENT La téléréadaptation permet de rendre accessible la formation à de nouvelles approches, de diffuser plus largement des formations requises dans le domaine de la réadaptation, de favoriser la connaissance de nouvelles aides techniques, de faciliter l'apprentissage de l'aide à distance, etc. Elle permet en outre de rejoindre un volume plus important d'intervenants et évite de nombreux déplacements ainsi que la perte de temps qui en découle. 3.4 RECHERCHE La recherche peut également y trouver sa place. Certains projets de recherche pourraient alors être accessibles à un plus grand nombre d'établissements et ainsi rejoindre un volume plus important de participants. Pour ce qui est des aides techniques, le développement de prototypes avec des cohortes plus importantes réunies par le truchement de cette technologie peut être favorisé. 3.5 RENCONTRES ADMINISTRATIVES Sur le plan administratif, cette technologie peut permettre à un groupe d'intervenants et de gestionnaires de se réunir, d'échanger leurs réflexions et d'atteindre les objectifs de leur rencontre sans déplacement et sans perte de temps. 4

4. CADRE JURIDIQUE ET ÉTHIQUE 4.1 L'OBTENTION DU CONSENTEMENT LIBRE ET ÉCLAIRÉ DE L'USAGER À LA TÉLÉRÉADAPTATION Toute consultation et intervention en téléréadaptation s effectue toujours avec le consentement écrit de l usager ou de son représentant légal. Il est de la responsabilité du site primaire 2 d informer dans un langage clair l usager et ses proches et de répondre aux questions aux fins d'obtenir un consentement libre et éclairé pour une consultation en téléréadaptation. Aucune consultation en téléréadaptation ne s effectue sans l'obtention du consentement écrit de l'usager. Il est du devoir de l établissement du site primaire d informer l usager qu il peut en tout temps révoquer son consentement, et ce, sans préjudice. 4.2 LE TRAITEMENT ET L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS Les services de santé et les services sociaux rendus à distance dans le cadre de services de téléréadaptation sont considérés comme rendus par chacun des professionnels impliqués comme si ceux-ci étaient tous physiquement dans un même lieu. Toutefois, la consignation des informations cliniques, administratives ou financières s effectue par chacun des professionnels selon les normes et règlements prévus à cet effet dans l établissement ou le milieu où chacun exerce ses activités. Ainsi, tout établissement et tout professionnel de la santé ou des services sociaux qui participent à la prestation des services de téléréadaptation doivent tenir, chacun respectivement, un dossier pour chaque usager à qui sont rendus de tels services, selon, dans le cas d un établissement, les normes déterminées par règlement du gouvernement conformément au paragraphe 24 o de l article 505 ou, dans le cas d un professionnel qui exerce ailleurs que d une installation maintenue par un établissement, selon les normes relatives à la tenue des dossiers établies par règlement adopté par le bureau de l ordre auquel ce professionnel appartient. Lors d une séance de téléréadaptation, chaque équipe intègre ses notes au dossier de l usager dans son établissement. Pour un nouvel usager, un dossier doit être ouvert dans chacun des établissements concernés. Les renseignements requis à l ouverture de dossier devront être transmis au site secondaire. Les documents seront conservés conformément au calendrier de conservation des établissements. Toute inscription au dossier dans le cadre de la téléréadaptation devra comporter la mention «téléréadaptation». Le nom de chacun des établissements, à titre d établissement primaire ou secondaire, devra figurer au dossier central de chaque établissement avec le numéro de dossier propre à chacun. 2 La définition est donnée à l annexe 1, qui présente un lexique. 5

L'identification complète (adresse, numéro de téléphone, numéro de carte d assurance-maladie) de l usager devra apparaître sur tous les rapports découlant de la séance en téléréadaptation. Le dossier du site primaire comprendra : l'original du consentement de l'usager; l'original de la demande de consultation/intervention; la copie du rapport de consultation/intervention; l original des rapports des intervenants de l établissement primaire impliqués dans l intervention, le cas échéant. Le dossier du site secondaire comprendra : la copie du consentement de l'usager; la copie de la demande de consultation/intervention; l'original du rapport de consultation/intervention; l original des rapports des autres intervenants de l établissement secondaire impliqués dans l intervention, le cas échéant. À noter que des copies des rapports autres que celui de consultation/intervention ne sont échangées entre les établissements que si le suivi de l intervention le requiert. Sinon, les rapports demeurent exclusivement dans le dossier de chacun des établissements. 4.3 LA CONFIDENTIALITÉ 4.3.1 La confidentialité de l'acte professionnel Dans le cadre de la téléréadaptation, la Charte des droits et libertés de la personne et le code de déontologie des différents ordres professionnels s appliquent. 4.3.2 La confidentialité entourant la transmission de l information entre les établissements La confidentialité des dossiers de téléréadaptation des usagers incluant les éléments découlant des séances de téléréadaptation est régie par deux lois : la Loi sur les services de santé et services sociaux ou LSSSS (L.R.Q., chapitre S-4-2, articles 17 à 28 inclusivement) et la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1), la LSSSS ayant cependant préséance sur l autre. L'établissement qui demande la consultation en téléréadaptation a la responsabilité de transmettre l'information médicale contenue au dossier de l'usager concerné, après consentement de ce dernier ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom, en conformité à l article 19 de la LSSSS ou en cas d inaptitude d un usager majeur, en vertu de l article 15 du code civil du Québec ou C.c.Q. ou en considération de la condition de «mineure» de cet usager en vertu de l article 14 C.c.Q. (ces deux derniers articles découlant de l article 11 C.c.Q.). 6

4.4 LE TRAITEMENT DES PLAINTES Le processus de traitement des plaintes en téléréadaption reconnaît la compétence du commissaire local aux plaintes (CLP) et du médecin examinateur de chaque organisation lors du dépôt d une plainte. La gestion initiale des plaintes est habituellement assurée par le CLP du site primaire 3. L usager est informé par le site primaire de la procédure. 4.4.1 Réception de la plainte Le CLP du site primaire procède à l examen sommaire de la plainte pour déterminer le ou les sites concernés par la plainte et transmet un accusé de réception de la plainte à l usager. 4.4.2 Gestion de la plainte Le processus de traitement de la plainte sera déterminé à la suite de l examen initial de la plainte par le CLP du site primaire qui l a reçu en tenant compte des sites concernés. a) La plainte concerne le site primaire Le CLP du site primaire procède au traitement complet de la plainte, incluant la transmission des résultats et le suivi, dans les délais prescrits par la loi. S il s agit d une plainte à caractère médical, il procède selon les mécanismes prévus à cet effet. b) La plainte concerne le site secondaire Le CLP du site primaire transfère la plainte au CLP du site secondaire et transmet un avis à l usager lui indiquant le transfert. Cet avis comprend les coordonnées du CLP du site secondaire. Le CLP du site secondaire procède au traitement complet de la plainte, incluant la transmission des résultats et le suivi, dans les délais prescrits par la loi. S il s agit d une plainte à caractère médical, il procède selon les mécanismes prévus à cet effet. c) La plainte concerne les deux sites Le CLP du site primaire transfère la partie qui concerne le site secondaire au CLP du site secondaire et transmet un avis à l usager lui indiquant le transfert. Cet avis comprend les coordonnées du CLP du site secondaire et indique quelle partie de la plainte lui est transférée. Afin de coordonner leurs démarches, les deux CLP conviennent d un moment où une validation des résultats de leur examen aura lieu. 3 L usager ou son représentant légal peut décider de déposer une plainte auprès du site secondaire. À ce moment, le CLP du site secondaire applique le processus décrit comme si la plainte avait été déposée au CLP du site primaire. 7

Chacun des CLP des sites procède au traitement complet de la plainte, dans les délais prescrits par la loi, pour la partie qui le concerne. S il s agit d une plainte à caractère médical, les mécanismes prévus à cet effet sont appliqués. Avant de transmettre les résultats de leur examen, les deux CLP procèdent à une validation de leurs conclusions. L objectif de cette étape est de s assurer de la cohérence des conclusions et de vérifier qu aucun élément de la plainte n a été négligé dans le processus. Le cas échéant, ils peuvent examiner à nouveau un ou plusieurs éléments de la plainte ou ajuster leurs conclusions. Chacun des CLP transmet ensuite les résultats de son étude à l usager et assure le suivi requis. Le schéma du processus de traitement des plaintes est présenté à l annexe 8. 5. CADRE ADMINISTRATIF 5.1 HAP (HEURE D ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE) Tout intervenant doit consigner ses interventions selon la politique d inscription des HAP en vigueur dans les établissements de réadaptation en déficience physique. 5.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS Afin de bien encadrer le fonctionnement relié à l utilisation de la téléréadaptation, on doit identifier les rôles et les responsabilités des personnes désignées. À cet effet, une description plus détaillée pouvant être utilisée comme modèle se retrouve à l annexe 3 du présent document. Responsable de site Le responsable de site est chargé d élaborer le plan d'organisation des services relatifs à l'utilisation de la visioconférence/téléréadaptation dans l'application des différents programmes. Responsable technique Le responsable technique agit comme soutien technique au responsable de site et aux superutilisateurs pour l organisation et la réalisation des activités de téléréadaptation. Superutilisateur Le superutilisateur est spécifiquement formé pour soutenir les gestionnaires et les cliniciens dans l organisation des activités et l utilisation de la téléréadaptation. Utilisateur clinicien ou gestionnaire L utilisateur détermine les besoins spécifiques afin de planifier la séance de téléréadaptation, remplit les formulaires prévus à cet effet et les font parvenir aux responsables désignés selon la procédure établie dans l établissement. 8

5.3 PROTOCOLE DE FONCTIONNEMENT Chaque établissement doit établir un protocole de fonctionnement pour l utilisation de la téléréadaptation. Le protocole décrit à l annexe 4 du présent document est un modèle qui peut être ajusté en fonction de l organisation spécifique de l établissement. 9

ANNEXE 1 : LEXIQUE Terme ou concept Site primaire Site secondaire Usager enregistré Définition Établissement dans lequel l usager est inscrit. Établissement qui participe à l évaluation et à l intervention à distance de l usager inscrit dans le site primaire. Usager qui reçoit des services ponctuels non cliniques (ex. : dans le cadre d une activité accessoire, telle la réparation d une aide technique dans un service d aides techniques (SAT), ou dans le cadre de l utilisation des services d un centre de documentation). Usager qui reçoit des services cliniques ponctuels, en dehors de la mission de réadaptation en déficience physique de l établissement (ex. : cliniques de prises de sang). L usager enregistré l est aux fins des besoins de gestion de l établissement et non aux fins d information de gestion pour le MSSS ou les agences régionales (ARSSS). Usager inscrit Usager qui reçoit des services ne nécessitant pas son hospitalisation ou son hébergement et qui n'occupe pas un lit autorisé au permis de l'établissement. Il reçoit ses services sur une base externe. L usager reçoit le statut d inscrit dans l établissement au moment de l ouverture de dossier, soit à la réception de la demande de service. Il conserve ce statut tout au long du processus de prestation de service. S il occupe un lit, son statut devient alors celui d admis dans l établissement. Usager admis Usager qui reçoit des services et qui occupe un lit autorisé au permis de l établissement. 11

ANNEXE 2 : LISTE DES NOMS DES RESPONSABLES DE SITE DE LA TÉLÉRÉADAPTATION Région Établissement Responsable de site 01 Bas Saint- Laurent 02 Saguenay Lac-Saint-Jean Centre de réadaptation l'interaction 800, avenue Sanatorium Mont-Joli (Québec) G5H 3L6 Centre de réadaptation en déficience physique du Carrefour de santé Jonquière 2230, rue de l'hôpital, C.P. 1200 Jonquière (Québec) G7X 7X2 03 Québec Institut de réadaptation en déficience physique de Québec 525, boul. Wilfrid-Hamel Est Québec (Québec) G1M 2S8 04 Mauricie Bois-Francs Centre de réadaptation InterVal 20, rue Notre-Dame Trois-Rivières (Québec) G8T 9J1 05 Estrie Centre de réadaptation Estrie 300, rue King Est, bureau 200 Sherbrooke (Québec) J1G 1B1 06 Montréal-Centre Centre de réadaptation Marie Enfant 5200, rue Bélanger Est Montréal (Québec) H1T 1C9 06 Montréal-Centre Centre de réadaptation Constance- Lethbridge 7005, boul. de Maisonneuve Ouest Montréal (Québec) H4B 1T3 06 Montréal-Centre Institut de réadaptation de Montréal 6300, avenue Darlington Montréal (Québec) H3S 2J4 06 Montréal-Centre Institut Raymond-Dewar 3600, rue Berri Montréal (Québec) H2L 4G9 06 Montréal-Centre Centre de réadaptation Mackay 3500, boul. Décarie Montréal (Québec) H4A 3J5 06 Montréal-Centre Association montréalaise pour les aveugles 7000, rue Sherbrooke Ouest Montréal (Québec) H4B 1R3 06 Montréal-Centre Centre de réadaptation Lucie-Bruneau 2275, avenue Laurier Est Montréal (Québec) H2H 2N8 07 0utaouais Centre régional de réadaptation La RessourSe 135, boul. Saint-Raymond Gatineau (Québec) J8Y 6X7 08 Abitibi- Témiscamingue Centre de réadaptation La Maison 100, chemin D r Lemay Rouyn Noranda (Québec) J9X 5C8 Gaétan Dubé Bertrand Dion DSPR Coordonnées (418) 775-7261, poste 2250 André Boivin (418) 695-7799, poste 2802 Marc Sévigny (418) 529-9141 Guy Laliberté (819) 693-0041, poste 417 Sylvie Doiron (819) 346-8411, poste 43102 Suzanne Gagnon (514) 374-1710, poste 8313 Daniel Hétu (514) 487-1891, poste 254 Katéri Leclerc (514) 340-2768 Martine Patry (514) 284-2214 poste 3463 Christianne Pfieffer (514) 482-0500, poste 290 Raymond Laforest (514) 489-8201, poste 1055 Hélène Bergeron (514) 527-4527 Constance Vanier (819) 777-6269, poste 1223 Serge Côté (819) 762-7478, poste 7205 13

Région Établissement Responsable de site 09 Côte-Nord Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord (Centre L Émergent) 1250, rue Lestrat Baie-Comeau (Québec) G5C 1T8 10 Baie-James Centre de santé de Chibougameau 51, 3 e Rue 11 Gaspésie Îles-de-la- Madelaine 12 Chaudière- Appalaches Chibougameau (Québec) G8P 1N1 Centre de réadaptation de la Gaspésie 230, route du Parc Sainte-Anne-des-Monts (Québec) G4V 2C4 Centre de réadaptation en déficience physique Chaudière-Appalaches 2055, boul. de la Rive-Sud Saint-Romuald (Québec) G6W 2S5 13 Laval Hôpital juif de réadaptation 3205, place Alton Goldbloom Laval (Québec) H7V 1R2 14 Lanaudière Centre de réadaptation Le Bouclier 144, rue Saint-Joseph Joliette (Québec) J6E 5C4 15 Laurentides Centre de réadaptation Le Bouclier 11, rue Boyer Saint-Jérôme (Québec) J7Z 2K5 16 Montérégie Centre montérégien de réadaptation 5300, chemin de Chambly Saint-Hubert (Québec) J3Y 3N7 16 Montérégie Institut Nazareth et Louis-Braille 1111, rue Saint-Charles Ouest Tour Ouest, 3 e étage Longueuil (Québec) J4K 5G4 Coordonnées Johanne Bérubé (418) 589-2038 Dave Harvey (418) 748-3575, poste 5111 Jacques Tremblay (418) 763-3325, poste 238 Louise Lavergne (418) 834-5888, poste 4036 Françoise Gilbert (450) 688-9550 Alain Giroux (450) 432-7588, poste 247 Alain Giroux (450) 432-7588, poste 247 François Blais (450) 676-7447, poste 401 Pierre Rondeau (450) 463-1710, poste 229 14

Le contenu des annexes 3, 4 et 5 est une adaptation du Document évolutif Procédures d utilisation Visioconférence et téléréadaptation (version mars 2005) élaboré par madame Lyne Harvey, du Centre de réadaptation Constance-Lethbridge. 15

ANNEXE 3 : RÔLES ET RESPONSABILITÉS Responsable de site Le responsable de site est chargé d élaborer le plan d'organisation des services relatifs à l'utilisation de la visioconférence/téléréadaptation dans l'application des différents programmes. À ce titre, ses principales responsabilités sont : Préparer le plan d'implantation du projet; Assurer une formation adéquate des superutilisateurs, responsables techniques et responsables de l aménagement des salles; Procéder à l'implantation, l'expérimentation et l'exploitation de la téléréadaptation; Développer les outils nécessaires pour recueillir les statistiques d utilisation; Agir comme soutien aux superutilisateurs avec la collaboration des responsables techniques; Agir à titre de porteur de dossier sur le plan clinique dans le cadre des systèmes d information et télécommunication des établissements de l AERDPQ (DSPR). Responsable technique À titre de soutien aux superutilisateurs et au responsable de site, le responsable technique est chargé de : Réserver auprès des instances appropriées (TCR, ADCOM) les sites de visioconférence/téléréadaptation; Fournir aux utilisateurs les coordonnées des sites (noms, numéros de téléphone, postes téléphoniques des salles des sites); Réserver les équipements informatiques demandés selon l horaire de la visioconférence/téléréadaptation et en faire l installation; Faire les tests nécessaires pour assurer la fonctionnalité des fichiers informatiques (si présentation); Assurer une présence dans l établissement en cas de rupture du service lors de la visioconférence/téléréadaptation; Communiquer avec le fournisseur pour dépannage technique (CBCI). Responsable de l aménagement des salles Le responsable de l aménagement des salles doit : Installer les fournitures demandées selon les dispositions précisées (tables, chaises, micro, etc.), et ce, une heure avant le début de la visioconférence/ téléréadaptation; S assurer que l éclairage est adéquat en prenant soin de fermer toutes les toiles et les stores verticaux; Informer le standard téléphonique de signaler à l Intercom que seules les urgences peuvent être communiquées; Replacer l équipement dans la salle d équipement; S assurer de garder des piles 9V dans la salle d équipement; Enlever les piles après chaque utilisation. 17

Superutilisateur Le superutilisateur soutient les utilisateurs (gestionnaires et cliniciens) dans l organisation des activités reliées à la téléréadaptation. 1. Réserver au préalable la salle auprès du responsable technique avec copie aux responsables de site en fournissant les informations suivantes : nom du demandeur (noms de l utilisateur et de son supérieur immédiat); but de la réunion (titre explicite pour fins de statistiques); nombre de sites et nom des établissements participants (personnes-ressources si disponibles); horaire de la conférence (noter que l horaire est fixe); identifier qui effectuera l appel. 2. Communiquer avec tous les participants à la suite de la demande fournie par l utilisateur : convoquer tous les participants internes et externes du site participant; faire parvenir à l avance tous les documents d appoint aux participants; confirmer la date et l heure de l activité à tous les participants. 3. Faire parvenir la liste des besoins de fournitures aux responsables de l aménagement des salles. 4. S assurer qu au moins 20 minutes avant le début de la visioconférence/téléréadaptation, un pré-test soit effectué. L accueil des participants prévoit une mini-formation sur l utilisation de la caméra et des appareils disponibles dans la salle. 5. Avoir en main les coordonnées des sites participants, son guide et sa procédure d utilisation pour s y référer rapidement en cas de rupture de services. 6. Communiquer avec les responsables techniques lorsqu un problème survient, communiquer avec la salle du site demandeur. Utilisateur clinicien ou gestionnaire L utilisateur clinicien ou gestionnaire doit : 1. Remplir le formulaire de demande d utilisation de la téléréadaptation et déterminer les besoins spécifiques afin de planifier la visioconférence/téléréadaptation et d identifier le soutien technique requis, notamment : établir le type de visioconférence/téléréadaptation souhaitée (multisite ); identifier les sites participants; évaluer le nombre de participants dans chaque salle; déterminer les équipements requis (ordinateur, magnétoscope, DVD, caméra document, projecteur, écran, etc.); 18

déterminer les fournitures requises (tables, chaises, lutrin, micro, etc.) et leur disposition dans la ou les salles; identifier les documents à transmettre aux sites. 2. Faire parvenir le formulaire : prévoir l utilisation de fichiers informatiques; fournir papier et crayon, si nécessaire. 3. Préparer son matériel de présentation : prévoir l utilisation de fichiers informatiques; fournir papier et crayon, si nécessaire. 4. Établir le fonctionnement de la visioconférence/téléréadaptation : convenir de qui animera la visioconférence/téléréadaptation; agir comme maître de conférence en contrôlant les interventions des participants. 5. Une fois l activité terminée, en informer immédiatement les responsables techniques. 19

ANNEXE 4 : PROTOCOLE DE FONCTIONNEMENT Avant la séance de téléréadaptation CADRE DE RÉFÉRENCE 1. Identifier son matériel de présentation et prendre note qu il est possible de passer d une source vidéo à une autre à tout moment pendant la présentation. 2. S assurer que le matériel de présentation est facile d accès et compatible avec les outils utilisés et disponibles dans la salle. 3. Faire parvenir à tous les participants les documents pertinents pour la rencontre, quelques jours avant si possible. 4. Privilégier la tenue vestimentaire suivante : porter un vêtement uni et privilégier les couleurs pastel et les bleus; éviter les vêtements blancs ou à motifs et les bijoux brillants. Pendant la séance de téléréadaptation 1. Commencer et terminer la présentation à l heure prévue. 2. Se présenter et demander à chaque participant de s identifier dans la mesure où le nombre le permet. 3. Expliquer aux participants les principes généraux de la salle (angles de la caméra, son) pour qu ils puissent intervenir. 4. Encourager la participation des intervenants, particulièrement ceux du site participant extérieur, et laissez le temps aux participants de réagir (tenir compte du délai de transmission). 5. Regarder la caméra et non l écran lorsqu on s adresse aux participants du site extérieur. 6. Utiliser un langage clair et direct. 7. Éviter la manipulation de papier et autres objets à proximité des microphones. 8. Éviter de parler entre participants. 9. Lorsque les intervenants d un site ne prennent pas le droit de parole, il est suggéré d éteindre leur micro afin de réduire au maximum les interférences pendant la visioconférence/téléréadaptation. 10. Ne pas laisser parler plus d un participant à la fois et exiger que l on demande la parole. 11. Remercier les participants à la fin de la visioconférence/téléréadaptation Après la séance de téléréadaptation 1. Appliquer la procédure technique de fermeture. 2. Replacer l équipement. 21

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 1 de 6) DATE DE LA CONFÉRENCE (aaaa-mm-jj) : - - HEURE DE LA CONFÉRENCE (hh:mm) : De : à : DEMANDEUR : Téléphone : ( ) - Télécopieur : ( ) - But de la conférence : Nombre de personnes : Nombre de sites vidéo : Nombre de sites audio : COMMENTAIRES : SITE DEMANDEUR Adresse du site : Heure du pré-test local (hh:mm) : Nombre de personnes : : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace réservé au service informatique) : SITE PARTICIPANT n o 1 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - N o de téléphone de la salle : ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 2 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - ADRESSE DU SITE : ( ) - N o de téléphone de la salle : ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 3 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - ADRESSE DU SITE : ( ) - N o de téléphone de la salle : ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: 23

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 2 de 6) INSTALLATION DE LA SALLE, DU MATÉRIEL ET DES ÉQUIPEMENTS SITE PRIMAIRE : Cochez les équipements de présentation requis : NO TYPE NOMBRE REMARQUES 1. Ordinateur de table 2. Ordinateur portable 3. Magnétoscope 4. DVD 5. Caméra document 6. Projecteur supplémentaire 7. Écran acétates Autres : spécifiez 8. 9. 10. Menu déroulant Cochez les fournitures requises : NO TYPE NOMBRE REMARQUES 1. Micros (sélectionnez type) de table 2. Tables 3. Lutrin 4. Chaises 5. Caméra document Consignes particulières 25

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 3 de 6) Disposition de la salle : Utilisez des zones de texte pour identifier la localisation des équipements (voir légende ci-dessous) ou utilisez le logiciel Visio en double cliquant sur le plan ci-dessous. Exemple de plan de salle NUM TYPE NB A Micros B Tables C Lutrin D Chaises 27

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 4 de 6) INSTALLATION DE LA SALLE, DU MATÉRIEL ET DES ÉQUIPEMENTS SITE SECONDAIRE N o : Nom du site: Cochez les équipements de présentation requis : NO TYPE NOMBRE REMARQUES 1. Ordinateur de table 2. Ordinateur portable 3. Magnétoscope 4. DVD 5. Caméra document 6. Projecteur supplémentaire 7. Écran acétates Autres : spécifiez 8. 9. 10. Menu déroulant Cochez les fournitures requises : NO TYPE NOMBRE REMARQUES 1. Micros (sélectionnez type) de table 2. Tables 3. Lutrin 4. Chaises 5. Caméra document Consignes particulières 29

ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉSAPTATION (feuille 5 de 6) Disposition de la salle : Utilisez des zones de texte pour identifier la localisation des équipements (voir légende ci-dessous) ou utilisez le logiciel Visio en double cliquant sur le plan ci-dessous. Exemple de plan de salle NUM TYPE NB A Micros B Tables C Lutrin D Chaises 31

TÉLÉRÉADAPTATION CADRE DE RÉFÉRENCE ANNEXE 5 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION POUR UNE SÉANCE DE TÉLÉRÉADAPTATION (feuille 6 de 6) Annexe pour autres sites supplémentaires SITE PARTICIPANT n o 4 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - No. de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 5 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - No. de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 6 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - No. de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 7 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - No. de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: SITE PARTICIPANT n o 8 RESPONSABLE DU SITE : COORDONNATEUR TECHNIQUE DU SITE : N o de téléphone : ( ) - N o de téléphone : ( ) - Adresse du site : ( ) - No. de téléphone de la salle: ( ) - Numéros à composer pour la visioconférence (espace Heure du pré-test local (hh:mm) : : réservé au service informatique) : Nombre de personnes: 33

ANNEXE 6 : FORMULAIRE D UTILISATION CADRE DE RÉFÉRENCE FORMULAIRE D UTILISATION DE LA TÉLÉRÉADAPTATION (À remplir pour chaque utilisation) Nom de l établissement Rôle Primaire Secondaire Date de la séance de téléréadaptation Type d utilisation Type de déficience Groupe d âge Programme Statut du client Motif de la séance de téléréadaptation Détails Durée (minutes) Commentaires 35

ANNEXE 7 : FORMULAIRE DE CONSENTEMENT FORMULAIRE DE CONSENTEMENT À LA TÉLÉRÉADAPTATION N.B. On doit s assurer que les signataires de ce formulaire sont autorisés à le faire conformément aux textes législatifs en vigueur. Le cas échéant, prière de mentionner à quel titre (curateur ou titulaire de l autorité parentale) la personne est autorisée à signer. CADRE DE RÉFÉRENCE Nom de l établissement primaire : Nom de l établissement secondaire : J autorise les professionnels de l établissement primaire en collaboration avec l établissement secondaire à faire les évaluations et interventions ci-après, en utilisant la téléréadaptation. Professionnels de l établissement primaire : Nom Profession Professionnels de l établissement secondaire : Nom Profession Je reconnais avoir été informé-e de la nature des évaluations et des interventions qui seront faites durant la séance de téléréadaptation et qu aucun enregistrement de la séance ne sera effectuée sans mon consentement préalable. Signataire : usager ou personne autorisée Témoin à la signature Date : 37

ANNEXE 8 : SCHÉMA DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES Réception de la plainte (CLP/site primaire) Examen sommaire de la plainte Concerne le site primaire Concerne le site secondaire Concerne les deux sites Accusé de réception et traitement standard par le CLP du site primaire Accusé de réception et avis de transfert au site secondaire Accusé de réception et avis de transfert d une partie au site secondaire Réponse à l usager Traitement standard par le CLP du site secondaire Traitement standard et distinct par chacun des CLP Réponse à l usager Validation par les deux CLP et réponses à l usager 39