Juin 2013 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur
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Table des matières Avant de commencer........................................................3 À propos de ce guide......................................................... 4 Organisation............................................................ 4 Conventions............................................................ 4 Documents connexes..................................................... 4 Chapitre 1 Prise en main...................................................5 Présentation du téléphone IP ShoreTel 420....................................... 6 Réduction des reflets sur l écran du téléphone.................................. 7 Réglage du contraste de l écran............................................. 7 Connexion et affectation de votre poste à votre téléphone............................ 8 Utilisation de votre téléphone................................................... 9 Procédure à suivre pour passer des appels.................................... 9 Procédure à suivre pour répondre aux appels................................. 10 Réglage du volume de la sonnerie et du volume d écoute........................ 12 Désactivation du son d un appel............................................ 12 Guide des icônes d état...................................................... 13 Utilisation de l annuaire...................................................... 14 Consultation de l historique des appels.......................................... 15 Interaction avec les appels................................................... 15 Mise en attente et reprise d un appel........................................ 16 Déviation d un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro.......... 16 Transfert d un appel..................................................... 17 Procédure à suivre pour répondre à d autres appels............................ 18 Parcage et récupération d appels........................................... 18 Configuration des options utilisateur............................................ 18 Chapitre 2 Utilisation des fonctions avancées................................19 Procédure à suivre pour établir un appel conférence............................... 20 Utilisation de l interphone..................................................... 21 Modification du mode de gestion des appels et renvoi d appels....................... 21 Modification de l affectation de poste d un téléphone............................... 22 Annonce sur haut-parleur.................................................... 22 Prise de la sonnerie de nuit................................................... 23 Modification de l état d un groupement.......................................... 23 Écoute discrète d un appel.................................................... 24 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 1
Table des matières Coach discret lors d un appel.................................................. 24 Intervention au cours d un appel............................................... 24 Chapitre 3 Utilisation de la messagerie vocale...............................25 Connexion à la messagerie vocale............................................. 27 Connexion à la messagerie vocale à partir de votre téléphone.................... 27 Connexion à la messagerie vocale à partir d un autre poste...................... 27 Connexion à la messagerie vocale à partir d un téléphone externe................. 27 Interaction avec les nouveaux messages........................................ 28 Utilisation des touches de raccourci......................................... 28 Procédure à suivre pour écouter, réécouter, sauvegarder et supprimer les messages.. 28 Renvoi d un message.................................................... 28 Procédure à suivre pour répondre à un message............................... 29 Consultation des messages sauvegardés........................................ 29 Envoi de messages depuis la messagerie vocale.................................. 29 Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message.......... 30 Utilisation des options de la boîte vocale......................................... 31 Enregistrement de votre nom.............................................. 32 Enregistrement d un message d accueil...................................... 32 Configuration d un mot de passe............................................ 32 Affectation de votre poste à un téléphone..................................... 33 Modification de votre mode de gestion des appels.............................. 33 Activation ou désactivation des informations d enveloppe........................ 34 Écoute des messages supprimés........................................... 34 Effacement des messages supprimés....................................... 34 Activation ou désactivation de la gestion automatisée des appels dans Outlook....... 35 Activation ou désactivation d un profil de notification............................ 35 Modification de l état du client Workgroup Agent............................... 35 Activation ou désactivation de la fonction Find Me avec renvoi.................... 36 Chapitre 4 Résolution des problèmes.......................................37 Problèmes et solutions....................................................... 38 Affichage des informations concernant le téléphone................................ 39 Réinitialisation du téléphone.................................................. 39 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 2
Avant de commencer Les sections suivantes présentent un aperçu du présent guide : À propos de ce guide... 4 Organisation... 4 Conventions... 4 Documents connexes... 4 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 3
0 Avant de commencer À propos de ce guide À propos de ce guide Ce guide s adresse à toutes les personnes qui utilisent le téléphone IP ShoreTel 420. Il décrit les fonctions du téléphone et vous explique comment utiliser le téléphone. Organisation Conventions Ce document est divisé en plusieurs chapitres : Chapitre 1, Prise en main à la page 5, fournit un aperçu du téléphone et explique comment configurer et utiliser le téléphone pour effectuer des tâches courantes. Chapitre 2, Utilisation des fonctions avancées à la page 19, explique comment utiliser le téléphone pour effectuer des tâches avancées, notamment pour personnaliser le téléphone, passer des appels impliquant plusieurs personnes ou utiliser des fonctions qui nécessitent des combinaisons de touches spéciales. Chapitre 3, Utilisation de la messagerie vocale à la page 25, explique comment utiliser le système de messagerie vocale pour consulter les messages et effectuer d autres tâches liées à la boîte vocale. Chapitre 4, Résolution des problèmes à la page 37, fournit des solutions simples pour résoudre les problèmes rencontrés avec le téléphone. Les conventions typographiques suivantes sont utilisées dans ce document : Police Gras Bleue Description Touches sur lesquelles vous appuyez sur le téléphone Références croisées avec des liens hypertextes. Cliquez sur le texte bleu pour accéder à la section indiquée. Tous les chapitres possèdent une liste de sections sous forme de liens hypertextes. Remarque : les entrées de la table des matières sont également des liens, bien qu elles ne soient pas de couleur bleue. Documents connexes Les documents suivants sont également disponibles : Le Guide d installation rapide décrit les ports à l arrière du téléphone et explique comment régler l angle d inclinaison du téléphone lorsque celui-ci est utilisé sur un bureau. Le document Installation murale décrit comment installer le téléphone sur un mur. Le document Aide-mémoire fournit des raccourcis pour exécuter des tâches courantes avec le téléphone. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 4
CHAPITRE Prise en main 1. Ce chapitre présente le téléphone IP ShoreTel 420. Il contient les informations suivantes : Présentation du téléphone IP ShoreTel 420... 6 Réduction des reflets sur l écran du téléphone... 7 Réglage du contraste de l écran... 7 Connexion et affectation de votre poste à votre téléphone... 8 Utilisation de votre téléphone... 9 Procédure à suivre pour passer des appels... 9 Procédure à suivre pour répondre aux appels... 10 Réglage du volume de la sonnerie et du volume d écoute... 12 Désactivation du son d un appel... 12 Guide des icônes d état... 13 Utilisation de l annuaire... 14 Consultation de l historique des appels... 15 Interaction avec les appels... 15 Mise en attente et reprise d un appel... 16 Déviation d un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro... 16 Transfert d un appel... 17 Procédure à suivre pour répondre à d autres appels... 18 Parcage et récupération d appels... 18 Configuration des options utilisateur... 18 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 5
1 Prise en main Présentation du téléphone IP ShoreTel 420 Présentation du téléphone IP ShoreTel 420 Bienvenue sur votre téléphone IP ShoreTel! La Figure 1 présente un aperçu des composants du téléphone IP 420. Combiné avec appui-doigt Haut-parleur Le haut-parleur offre un son de grande qualité. Écran Clavier de navigation et bouton de sélection Le clavier et le bouton de sélection permettent de sélectionner des options dans l interface. Voyant lumineux Un voyant clignotant vous informe des appels entrants et des messages vocaux non consultés. Touches d apparence ligne Ces touches indiquent les appels entrants ou en attente Touches de fonction Ces touches permettent d exécuter des fonctions téléphoniques de base (Transfert, Conférence, Annuaire, Historique, Messagerie vocale, Mise en attente). Clavier Microphone Touches de contrôle audio Les touches de réglage du volume contrôlent le volume du combiné, du casque, du haut-parleur et de la sonnerie. Les touches Casque, Désact. et Haut-parleur s allument lorsque les fonctions correspondantes sont activées. Figure 1 : Composants du téléphone IP ShoreTel 420 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 6
1 Prise en main Réduction des reflets sur l écran du téléphone Port combiné Port PC Port casque Port réseau Figure 2 : Ports à l arrière du téléphone IP 420 Réduction des reflets sur l écran du téléphone Si des reflets vous empêchent de voir correctement l écran du téléphone, vous pouvez régler l angle d inclinaison de la base à l arrière du téléphone. Reportez-vous au Guide d installation rapide fourni avec votre téléphone pour obtenir de plus amples informations. Réglage du contraste de l écran 1. Lorsque le téléphone est raccroché, appuyez sur la touche. Le voyant ne doit pas s allumer et vous ne devez entendre aucune tonalité ; si ce n est pas le cas, décrochez le combiné et raccrochez-le. 2. Appuyez sur la touche ou du clavier de navigation pour augmenter ou réduire le contraste. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 7
1 Prise en main Connexion et affectation de votre poste à votre téléphone Connexion et affectation de votre poste à votre téléphone Si votre nom est affiché sur le téléphone, votre administrateur ShoreTel a déjà configuré votre téléphone ; il n est donc pas nécessaire que vous lui affectiez votre poste. Vous devez cependant vous connecter pour modifier votre mot de passe et enregistrer votre nom conformément aux instructions des étapes 1 à 6 ci-dessous. Si l indication «Disponible» et la date et l heure s affichent sur votre téléphone, suivez la procédure ci-après pour vous connecter et affecter votre poste à votre téléphone. Tant que votre téléphone n est pas affecté, vous pouvez passer des appels internes en composant un numéro ou en utilisant l annuaire, mais ne pouvez pas recevoir d appels ni appeler des numéros externes. Pour recevoir des appels et appeler des numéros externes, vous devez vous connecter et affecter votre poste à votre téléphone. Une fois connecté, votre nom, votre numéro de poste et la date et l heure s affichent sur votre téléphone. Vous pouvez alors recevoir des appels et consulter vos nouveaux messages. Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez vous connecter à l un des téléphones IP ShoreTel du système ShoreTel pour affecter votre poste à ce téléphone. Reportez-vous à la section Modification de l affectation de poste d un téléphone à la page 22 pour obtenir de plus amples informations. Pour vous connecter et affecter votre poste à votre téléphone : 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. Entrez le numéro de poste que vous a attribué l administrateur système. 3. Saisissez l un des mots de passe suivants : Si votre administrateur système vous a fourni un mot de passe, saisissez-le et appuyez sur #. Si votre administrateur système ne vous a pas fourni de mot de passe, saisissez le mot de passe par défaut (1234), puis appuyez sur #. 4. Si vous y êtes invité, saisissez le nouveau mot de passe, puis appuyez sur #. Conseil Demandez à votre administrateur système de vous confirmer la longueur minimale du mot de passe. 5. Si vous y êtes invité, saisissez une nouvelle fois votre mot de passe pour le confirmer, puis appuyez sur #. 6. Lorsque vous y êtes invité, enregistrez votre nom et appuyez sur #, puis sélectionnez l une des options suivantes : Pour accepter l enregistrement, appuyez sur #. Pour écouter l enregistrement, appuyez sur 1. Pour réenregistrer votre nom, appuyez sur 2. Pour annuler l enregistrement, appuyez sur *. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 8
1 Prise en main Utilisation de votre téléphone 7. Pour affecter votre poste à ce téléphone, appuyez sur 7 afin d accéder aux options de la boîte vocale. 8. Appuyez sur 3. 9. Appuyez sur 1. Votre poste est à présent affecté à votre téléphone, et votre nom et votre poste s affichent sur le téléphone. Utilisation de votre téléphone Cette section présente un aperçu des fonctions de base du téléphone : Passer des appels Répondre aux appels Envoyer un appel entrant à la messagerie vocale Régler le volume de la sonnerie et le volume d écoute Désactiver le son d un appel Répondre à un appel en attente Procédure à suivre pour passer des appels Pour passer un appel, vous pouvez utiliser le combiné, le haut-parleur du téléphone ou un casque. Utilisation du combiné pour passer un appel 1. Pour passer un appel, décrochez le combiné et composez un numéro de téléphone. 2. Pour mettre fin à l appel, raccrochez le combiné. Utilisation du haut-parleur du téléphone pour passer un appel 1. Pour passer un appel avec le haut-parleur, appuyez sur la touche et composez le numéro. Le voyant de la touche s allume en vert et le numéro est composé. 2. Pour mettre fin à l appel, appuyez de nouveau sur la touche. Le voyant de la touche s éteint. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 9
1 Prise en main Procédure à suivre pour répondre aux appels Utilisation d un casque pour passer un appel 1. Pour passer un appel avec un casque, procédez de l une des façons suivantes : Si vous utilisez un casque filaire, appuyez sur la touche. Si vous utilisez un casque sans fil, placez votre casque en mode Décroché. Le voyant de la touche s allume en vert et le numéro est composé. 2. Pour mettre fin à l appel, procédez de l une des façons suivantes : Si vous utilisez un casque filaire, appuyez de nouveau sur la touche. Si vous utilisez un casque sans fil, placez votre casque en mode Raccroché. Le voyant de la touche s éteint. Procédure à suivre pour répondre aux appels Les sonneries, une touche d apparence ligne verte clignotante et le voyant rouge clignotant dans l angle supérieur droit du téléphone indiquent un appel entrant. Si ces informations sont disponibles, le nom et le numéro de l appelant s affichent sur l écran. Pour répondre à un appel, vous pouvez utiliser le combiné, le haut-parleur du téléphone ou un casque. Selon la préférence de décrochage automatique que vous avez définie dans ShoreTel Communicator ou que votre administrateur a configurée dans ShoreTel Director, vous pouvez également répondre à un appel via le haut-parleur de votre téléphone ou via un casque en procédant de l une des façons suivantes : Appuyez sur une touche d apparence ligne verte clignotante. Si l appel apparaît dans la zone d affichage, appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation. Si vous recevez un ou plusieurs appels alors que deux appels sont déjà actifs, entrants ou en attente, une flèche apparaît pour indiquer des appels supplémentaires. Utilisez le clavier de navigation pour parcourir les appels et afficher l ID d appelant de chaque appel. Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation pour répondre à l appel affiché à l écran. Utilisation du combiné pour répondre à un appel 1. Pour répondre à un appel, décrochez le combiné lorsque le téléphone sonne. 2. Pour mettre fin à l appel, raccrochez le combiné. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 10
1 Prise en main Procédure à suivre pour répondre aux appels Utilisation du haut-parleur du téléphone pour répondre à un appel 1. Pour répondre à un appel, procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche. Si votre préférence de décrochage automatique est configurée pour utiliser le haut-parleur, appuyez sur la touche d apparence ligne verte clignotante. Le voyant de la touche s allume en vert. 2. Pour mettre fin à l appel, appuyez de nouveau sur la touche. Le voyant de la touche s éteint. Utilisation d un casque pour répondre à un appel Si vous envisagez d utiliser un casque pour répondre aux appels, utilisez ShoreTel Communicator pour désigner votre casque sans fil ou filaire comme préférence de décrochage automatique par défaut. 1. Pour répondre à un appel avec un casque, procédez de l une des façons suivantes : Si vous utilisez un casque filaire, appuyez sur la touche. Si vous utilisez un casque sans fil, placez votre casque en mode Décroché. Si votre préférence de décrochage automatique est configurée pour utiliser le casque, appuyez sur la touche d apparence ligne verte clignotante (si vous utilisez un casque sans fil, un message vous demandant d appuyer sur la touche de décrochage de votre casque s affiche sur le téléphone). Le voyant de la touche s allume en vert. 2. Pour mettre fin à l appel, procédez de l une des façons suivantes : Si vous utilisez un casque filaire, appuyez de nouveau sur la touche. Si vous utilisez un casque sans fil, placez votre casque en mode Raccroché. Le voyant de la touche s éteint. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 11
1 Prise en main Réglage du volume de la sonnerie et du volume d écoute Réglage du volume de la sonnerie et du volume d écoute Pour régler le volume de votre téléphone, utilisez les touches. Réglez le volume de la sonnerie du téléphone lorsque le téléphone est raccroché. Réglez le volume d écoute du combiné lorsque le combiné est décroché. Réglez le volume du haut-parleur lorsque le voyant est allumé. Réglez le volume d écoute du casque lorsque le voyant est allumé. Remarque Si vous utilisez un casque sans fil, vous devez le régler conformément aux instructions du fabricant si l un des problèmes audio suivants se produit : Vous n entendez aucune tonalité. Le volume d écoute pour vous ou votre correspondant n est pas assez fort. Vous entendez un bourdonnement ou un sifflement. Désactivation du son d un appel Pour désactiver le son d un appel afin que l appelant ne vous entende pas, appuyez sur la touche. Le voyant de la touche s allume en rouge lorsque le mode Coup. son est activé. Pour désactiver le mode Coup. son afin que l appelant puisse vous entendre, appuyez de nouveau sur la touche. Le voyant de la touche s éteint lorsque le mode Coup. son est désactivé. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 12
1 Prise en main Guide des icônes d état Guide des icônes d état Des icônes s affichent sur votre téléphone IP ShoreTel 420 pour indiquer l état du téléphone et des appels passés ou reçus. Ces icônes sont répertoriées dans le Tableau 1. Icône Tableau 1 : Icônes d état Description Appel supplémentaire non affiché sur l écran (écran principal) Indicateur de message vocal (sur l écran principal) Appel sécurisé (sur l écran principal) Client Workgroup Agent connecté (sur l écran principal) Client Workgroup Agent déconnecté (sur l écran principal) Client Workgroup Agent en pause (sur l écran principal) Appel manqué (sur l écran principal et dans l historique) Appel entrant (dans l historique) Appel sortant (dans l historique) Appel transféré (dans l historique) Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 13
1 Prise en main Utilisation de l annuaire Utilisation de l annuaire Vous pouvez utiliser l annuaire pour rechercher rapidement et composer le poste d une personne. 1. Appuyez sur la touche Annuaire. Conseil Pour fermer l annuaire, appuyez sur la touche Annuaire. 2. Recherchez le nom de la personne que vous souhaitez appeler en procédant de l une des façons suivantes : Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l annuaire et mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler. Composez les numéros qui correspondent aux premières lettres du nom ou du prénom de la personne, puis faites défiler cette liste pour mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler. Conseils Vous pouvez également rechercher simultanément le nom et le prénom. Après avoir saisi les deux ou les trois premières lettres du nom ou du prénom, appuyez sur # pour entrer les deux premiers chiffres de l autre nom (nom ou prénom). Par exemple, pour rechercher l entrée de Steve Williams ou de William Stephens, composez 78#94. Pour supprimer le filtre et revenir à l annuaire, faites défiler l écran jusqu à l entrée Effacer le filtre en haut de la liste, puis appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation. Si vous avez composé par erreur le ou les mauvais chiffres, vous pouvez rapidement afficher l option Effacer le filtre en saisissant plusieurs chiffres supplémentaires. (Si le système ne trouve aucun résultat pour les chiffres saisis, seule l option Effacer le filtre reste affichée.) 3. Lorsque le nom de la personne est en surbrillance, composez son numéro en procédant de l une des façons suivantes : Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation. Appuyez sur une touche d apparence ligne. Décrochez le combiné. Appuyez sur la touche Haut-parleur. Appuyez sur la touche Casque (si vous utilisez un casque sans fil, un message vous demandant d appuyer sur la touche de décrochage de votre casque s affiche sur le téléphone). Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 14
1 Prise en main Consultation de l historique des appels Consultation de l historique des appels Le visualiseur Historique répertorie les appels entrants et sortants récents, classés par ordre de récence. Chaque entrée de l historique indique le nom ou le numéro de l appelant (si ces informations sont disponibles) et la date ou l heure de l appel. Si les informations de l appelant ne sont pas disponibles pour un numéro particulier, l indication «ID d appelant inconnu» s affiche sur le téléphone. Pour afficher la liste de tous les appels passés, reçus et manqués : 1. Appuyez sur la touche Historique. Conseil Pour fermer le visualiseur Historique, appuyez sur la touche Historique. 2. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir et consulter la liste des appels passés, reçus ou manqués. Pour passer un appel à l aide du visualiseur Historique : 1. Appuyez sur la touche Historique. 2. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l historique et mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler. 3. Lorsque le nom de la personne est en surbrillance, sélectionnez l une des options suivantes pour composer le numéro : Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation. Appuyez sur une touche d apparence ligne. Décrochez le combiné. Appuyez sur la touche Haut-parleur. Appuyez sur la touche Casque (si vous utilisez un casque sans fil, un message vous demandant d appuyer sur la touche de décrochage de votre casque s affiche sur le téléphone). Interaction avec les appels Cette section décrit les différentes méthodes pour interagir avec les appels : Mise en attente et reprise d un appel Déviation d un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro Transfert d un appel Procédure à suivre pour répondre à d autres appels Parcage et récupération d appels Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 15
1 Prise en main Mise en attente et reprise d un appel Mise en attente et reprise d un appel Pour mettre un appel en attente : Lorsqu un appel est actif, procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche Attente. Appuyez sur la touche d apparence ligne verte correspondant à l appel actif. La touche d apparence ligne correspondant à l appel en attente clignote en vert. Pour reprendre un appel en attente : 1. Parcourez les appels en attente à l aide des touches de navigation et jusqu à ce que l appel en attente que vous souhaitez reprendre s affiche. 2. Procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche Attente. Appuyez sur la touche d apparence ligne verte clignotante. L appel en attente est repris et la touche d apparence ligne associée à l appel s allume en vert fixe. Si votre téléphone est raccroché lorsqu un appel est en attente, vous entendez une sonnerie de rappel dans les 10 secondes qui suivent, puis toutes les minutes tant que des appels sont en attente. Déviation d un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro Que votre téléphone soit actif ou que vous soyez en ligne, vous pouvez envoyer un appel entrant à votre boîte vocale ou à un autre numéro sans y répondre. Pour envoyer un appel entrant à la messagerie vocale : Lorsque l appel entrant est affiché, procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche Messagerie vocale. Appuyez sur #. Pour transférer un appel entrant à un autre numéro sans y répondre : 1. Lorsque le téléphone sonne, appuyez sur la touche Transfér. 2. Entrez le numéro auquel vous souhaitez transférer l appel. L appel est transféré au numéro désigné. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 16
1 Prise en main Transfert d un appel Transfert d un appel Il existe deux méthodes pour transférer un appel : Un transfert masqué permet de transférer l appel sans que votre correspondant ne réponde à l appel. Un transfert consultatif vous permet de parler à votre correspondant avant de procéder au transfert. Pour effectuer un transfert masqué : 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche Transfér. 2. Composez le numéro auquel vous souhaitez transférer l appel. Conseil Si vous souhaitez annuler le transfert, reprenez l appel en attente original. 3. Procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche Transfér. Raccrochez. L appel est transféré au numéro désigné. Pour effectuer un transfert consultatif : 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche Transfér. 2. Composez le numéro auquel vous souhaitez transférer l appel. Conseil Si vous souhaitez annuler le transfert avant que votre correspondant ne prenne l appel, reprenez l appel en attente original. 3. Dès que votre correspondant répond à l appel, procédez de l une des façons suivantes : Pour terminer le transfert, utilisez l une des méthodes suivantes : Appuyez sur la touche Transfér. Utilisez le clavier de navigation afin de mettre en surbrillance Fin transfert, puis appuyez sur le bouton de sélection. L appel est transféré. Pour annuler le transfert, utilisez le clavier de navigation afin de mettre en surbrillance Annuler, puis appuyez sur le bouton de sélection. Le transfert est annulé et l appel original reste connecté. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 17
1 Prise en main Procédure à suivre pour répondre à d autres appels Procédure à suivre pour répondre à d autres appels Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez recevoir jusqu a 16 appels simultanément. Si vous recevez un appel alors que vous êtes déjà en ligne, un signal sonore est émis, la touche d apparence ligne clignote en vert, et l ID d appelant de l appel entrant s affiche sur le téléphone. Si vous recevez trois appels ou plus, une flèche vers le bas sur l écran indique la présence d appels supplémentaires entrants, actifs ou en attente. Lorsque vous mettez fin à un appel affiché à l écran, l appel suivant est déplacé vers le haut pour occuper la place de cette touche d apparence ligne. Vous pouvez interagir avec les appels de la façon suivante : Pour répondre à un appel entrant et mettre en attente l appel en cours, appuyez sur la touche d apparence ligne verte clignotante. Si plusieurs appels entrants, actifs ou en attente sont en cours, utilisez les touches de navigation et pour parcourir la liste des appels afin de rechercher l appel auquel vous souhaitez répondre. Si l appel est affiché à l écran, procédez de l une des façons suivantes : Pour répondre à l appel, appuyez sur la touche de sélection du clavier de navigation. Pour mettre l appel en attente ou le reprendre, appuyez sur la touche Attente. Parcage et récupération d appels Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez parquer un appel connecté sur un autre poste. 1. Lorsque l appel est actif, appuyez sur la touche Attente pour mettre l appel en attente. 2. Composez *11, puis le numéro de poste sur lequel vous souhaitez parquer l appel. Pour récupérer l appel parqué sur un autre poste, composez *12, puis le numéro de poste. Remarque Si vous ne répondez pas à l appel parqué au bout d un délai spécifié (configuré par votre administrateur ShoreTel), l appel revient au poste d origine. Le délai par défaut est de 60 secondes. Configuration des options utilisateur Vous pouvez modifier certaines options telles que le mode de gestion des appels et la sonnerie via ShoreTel Communicator. Pour obtenir de plus amples informations, consultez la documentation de ShoreTel Communicator. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 18
CHAPITRE Utilisation des fonctions avancées 2. Ce chapitre explique comment utiliser les fonctions avancées du téléphone IP ShoreTel 420. Il contient les informations suivantes : Procédure à suivre pour établir un appel conférence... 20 Utilisation de l interphone... 21 Modification du mode de gestion des appels et renvoi d appels... 21 Modification de l affectation de poste d un téléphone... 22 Prise de la sonnerie de nuit... 23 Modification de l état d un groupement... 23 Écoute discrète d un appel... 24 Coach discret lors d un appel... 24 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 19
2 Utilisation des fonctions avancées Procédure à suivre pour établir un appel conférence Procédure à suivre pour établir un appel conférence Pour établir un appel conférence, plusieurs personnes doivent se connecter au même appel. Le nombre de personnes qu il est possible de réunir au sein d un appel conférence via la touche Cnférnce dépend de la configuration du système. Contactez votre administrateur ShoreTel pour obtenir de plus amples informations sur les fonctionnalités de conférence de votre système. Pour établir un appel conférence : 1. Composez le poste de la première personne que vous souhaitez consulter et inclure à la conférence. 2. Appuyez sur la touche Cnférnce. L appel est mis en attente. Conseil Si vous souhaitez annuler la conférence à ce stade, appuyez sur la touche Attente pour reprendre l appel en attente original. 3. Lorsque vous y êtes invité, composez le poste de la personne suivante que vous souhaitez ajouter à la conférence. 4. Procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur la touche Cnférnce afin de démarrer la conférence dès que la personne répond. Attendez que la personne réponde, consultez-la au besoin, puis passez à l étape suivante. 5. Procédez de l une des façons suivantes : Pour poursuivre la conférence, utilisez le clavier de navigation afin de mettre en surbrillance Fin conférence, puis appuyez sur le bouton de sélection. Une conférence à trois est établie. Le nombre de participants inclus à la conférence s affiche sur votre téléphone. Pour annuler la conférence, utilisez le clavier de navigation afin de mettre en surbrillance Annuler, puis appuyez sur le bouton de sélection. La conférence est annulée et l appel original reste connecté. 6. Répétez les étapes 1 à 5 pour chaque personne que vous souhaitez inclure à la conférence. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 20
2 Utilisation des fonctions avancées Utilisation de l interphone Utilisation de l interphone La fonction Interphone vous permet de contacter une personne sans attendre qu elle réponde au téléphone. Pour utiliser cette fonction, vous et l autre personne devez utiliser des téléphones IP ShoreTel et disposer des autorisations nécessaires. Pour utiliser l interphone en vue de contacter une personne : 1. Soulevez le combiné. 2. Composez * 15, puis le numéro de poste de la personne à contacter. Remarque Si la personne est en ligne lorsque vous la contactez via l interphone, l appel est traité comme un appel entrant normal. Modification du mode de gestion des appels et renvoi d appels Vous pouvez configurer l un des cinq modes de gestion des appels disponibles pour votre poste. Il est possible de configurer ces modes de gestion des appels avec des options «Ne pas déranger» pour renvoyer les appels entrants à un autre numéro ou les envoyer à la messagerie vocale. Il est par ailleurs possible d enregistrer un message d accueil différent pour chaque mode de gestion des appels. Pour configurer les options des divers modes de gestion des appels, utilisez ShoreTel Communicator. Les modes de gestion des appels sont les suivants : Le mode Standard (mode par défaut) permet de répondre à tous les appels entrants. En réunion Absence bureau Absence prolongée Personnalisé Vous pouvez modifier le mode de gestion des appels actuellement sélectionné à l aide de ShoreTel Communicator ou du système de messagerie vocale. Pour modifier le mode de gestion des appels actuellement sélectionné via le système de messagerie vocale : 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. Entrez votre mot de passe, suivi de #. 3. Appuyez sur la touche 7 pour afficher les options de la boîte vocale. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 21
2 Utilisation des fonctions avancées Modification de l affectation de poste d un téléphone 4. Appuyez sur la touche 2, puis suivez les instructions. Si vous avez sélectionné un mode de gestion des appels configuré avec «Ne pas déranger», le message «NPD (dnd)» s affiche sur le téléphone. Conseil Lorsque vous vous connectez à la messagerie vocale, le système vous informe si un mode de gestion des appels autre que le mode Standard est activé. Modification de l affectation de poste d un téléphone Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez affecter votre poste à n importe quel système téléphonique. Cette fonction est utile si vous utilisez temporairement le bureau et le poste téléphonique d une autre personne. Vous pouvez par ailleurs utiliser ShoreTel Communicator pour annuler l affectation d un poste. Pour modifier l affectation de poste d un téléphone : 1. Appuyez sur le bouton Messagerie vocale sur le téléphone. 2. Entrez votre mot de passe, suivi de #. 3. Lorsque le menu principal s affiche, appuyez sur 7. 4. Appuyez sur 3 pour réaffecter votre poste, puis procédez comme suit. Appuyez sur 1 pour affecter le poste. Appuyez sur 2 pour annuler l affectation de poste de façon à rétablir le poste affecté à l origine sur le téléphone. Remarque Si vous affectez votre poste à un téléphone normalement occupé par un autre utilisateur, les appels reçus au poste de l utilisateur d origine sont renvoyés à la destination que celui-ci a définie pour le mode de gestion des appels actif. Annonce sur haut-parleur Si votre téléphone et d autres téléphones sur votre site sont configurés pour l annonce sur haut-parleur, vous pouvez créer un message de façon à le diffuser sur un haut-parleur connecté (généralement de plafond). Pour utiliser la fonction d annonce sur haut-parleur, votre administrateur ShoreTel doit vous accorder les autorisations pertinentes. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 22
2 Utilisation des fonctions avancées Prise de la sonnerie de nuit Pour envoyer une annonce sur haut-parleur : 1. Composez le numéro que votre administrateur ShoreTel vous a fourni, attendez la tonalité de confirmation, puis commencez à parler dans le combiné. 2. Raccrochez lorsque vous avez terminé. Remarque Si vous entendez une tonalité d erreur lorsque vous créez votre annonce, il est possible que la fonction d annonce sur haut-parleur ne soit pas configurée sur votre site ou que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour l utiliser. Contactez votre administrateur ShoreTel pour obtenir de l aide. Prise de la sonnerie de nuit La sonnerie de nuit permet d acheminer les appels vers un poste qui sonne sur un haut-parleur de plafond. Cette fonction peut être utile en dehors des heures de bureau lorsqu un appelant a besoin de contacter une personne sur un site. Si vous souhaitez utiliser la fonction de sonnerie de nuit, vous devez la configurer sur votre site et recevoir les autorisations pertinentes de la part de votre administrateur ShoreTel. Pour prendre la sonnerie de nuit : Lorsque le téléphone sonne dans le haut-parleur de plafond, composez *14 pour prendre l appel. Remarque Si vous entendez une tonalité d erreur lorsque vous prenez la sonnerie de nuit, il est possible que cette fonction ne soit pas configurée sur votre site ou que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour l utiliser. Contactez votre administrateur système pour obtenir de l aide. Modification de l état d un groupement Les groupements permettent de recevoir un appel sur plusieurs postes ; cette fonction peut être configurée de façon à ce que tous les postes de groupement sonnent simultanément ou qu un seul poste sonne à la fois. Une fois les autorisations pertinentes accordées, vous pouvez basculer l état du groupement d occupé à libre (ou inversement). Cette fonction est particulièrement utile lorsque les membres du groupement sont en réunion ou absents du bureau. Pour modifier l état d un groupement : Composez *18, puis le poste associé au groupement. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 23
2 Utilisation des fonctions avancées Écoute discrète d un appel Écoute discrète d un appel Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez écouter un appel sans être entendu. Pour écouter discrètement un appel : Composez *17, puis le poste sur lequel l appel est en cours. Vous rejoignez l appel en cours sans qu aucun des correspondants ne vous entende. Coach discret lors d un appel Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez écouter et conseiller une personne lors d un appel sans que le correspondant externe ne vous entende. Pour effectuer un coach discret lors d un appel : Composez *22, puis le poste sur lequel l appel est en cours. Vous rejoignez l appel en cours et pouvez écouter et parler sans que le correspondant externe ne vous entende. Intervention au cours d un appel Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel), vous pouvez vous joindre à un appel de conférence en cours (c est-à-dire «intervenir») en tant que participant. Pour intervenir au cours d un appel : Composez *16, puis le poste sur lequel l appel est en cours. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 24
CHAPITRE Utilisation de la messagerie vocale 3. Ce chapitre explique comment utiliser le système de messagerie vocale. Il contient les informations suivantes : Connexion à la messagerie vocale... 27 Connexion à la messagerie vocale à partir de votre téléphone... 27 Connexion à la messagerie vocale à partir d un autre poste... 27 Connexion à la messagerie vocale à partir d un téléphone externe... 27 Interaction avec les nouveaux messages... 28 Utilisation des touches de raccourci... 28 Procédure à suivre pour écouter, réécouter, sauvegarder et supprimer les messages... 28 Renvoi d un message... 28 Procédure à suivre pour répondre à un message... 29 Consultation des messages sauvegardés... 29 Envoi de messages depuis la messagerie vocale... 29 Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message... 30 Utilisation des options de la boîte vocale... 31 Enregistrement de votre nom... 32 Enregistrement d un message d accueil... 32 Configuration d un mot de passe... 32 Affectation de votre poste à un téléphone... 33 Modification de votre mode de gestion des appels... 33 Activation ou désactivation des informations d enveloppe... 34 Écoute des messages supprimés... 34 Effacement des messages supprimés... 34 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 25
3 Utilisation de la messagerie vocale Activation ou désactivation de la gestion automatisée des appels dans Outlook... 35 Écoute des messages supprimés... 34 Effacement des messages supprimés... 34 Activation ou désactivation de la gestion automatisée des appels dans Outlook... 35 Activation ou désactivation d un profil de notification... 35 Modification de l état du client Workgroup Agent... 35 Activation ou désactivation de la fonction Find Me avec renvoi... 36 Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 26
3 Utilisation de la messagerie vocale Connexion à la messagerie vocale Connexion à la messagerie vocale Une icône de messagerie vocale et un voyant rouge clignotant sans interruption dans l angle supérieur droit du téléphone indiquent que votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Pour écouter ces messages, vous devez vous connecter au système de messagerie vocale. Vous pouvez également vous connecter au système de messagerie vocale à partir d un autre poste ou d un téléphone externe. Connexion à la messagerie vocale à partir de votre téléphone 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. Saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur #. Connexion à la messagerie vocale à partir d un autre poste Vous pouvez vous connecter au système de messagerie vocale à partir d un autre poste de votre système ShoreTel, qu il s agisse d un téléphone IP ou analogique. 1. Procédez de l une des façons suivantes : Appuyez sur # lorsque le téléphone est raccroché et inactif ou lorsqu il est décroché et émet une tonalité. Appuyez sur # lorsque le téléphone est décroché et émet une tonalité. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l invite, appuyez sur #, puis saisissez votre poste. Remarque Si vous utilisez un téléphone dont l état est «Disponible» ou «Anonyme», il n est pas nécessaire d appuyer sur # pour afficher l invite de saisie du poste. 3. Saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur #. Connexion à la messagerie vocale à partir d un téléphone externe 1. Composez le numéro d accès à la messagerie vocale fourni par votre administrateur ShoreTel. 2. À l invite, appuyez sur # et composez votre poste. 3. Saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur #. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 27
3 Utilisation de la messagerie vocale Interaction avec les nouveaux messages Interaction avec les nouveaux messages Cette section décrit les raccourcis et les tâches courantes pour gérer les messages de votre système de messagerie vocale. Utilisation des touches de raccourci Vous pouvez appuyer sur les touches suivantes lorsque vous consultez vos messages : Pour écouter les informations d enveloppe d un message (heure et date d envoi, nom de l utilisateur), appuyez sur 6. Pour revenir en arrière de plusieurs secondes, appuyez sur 7. Pour mettre un message en pause, appuyez sur 8. Pour avancer de plusieurs secondes, appuyez sur 9. Pour passer au message suivant, appuyez sur #. Pour écouter des options supplémentaires, appuyez sur 0. Procédure à suivre pour écouter, réécouter, sauvegarder et supprimer les messages 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Lors de l écoute de vos messages, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Pour réécouter un message, appuyez sur 1. Pour mettre en mémoire un message, appuyez sur 2. Pour supprimer un message, appuyez sur 3. Renvoi d un message 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Après avoir consulté le message que vous souhaitez renvoyer, appuyez sur 4. 4. Enregistrez une note d introduction, puis procédez de l une des façons suivantes : Si vous êtes satisfait de votre note d introduction, appuyez sur #. Pour réécouter la note d introduction, appuyez sur 1. Pour réenregistrer la note d introduction, appuyez sur 2. Pour annuler l enregistrement, appuyez sur *. Conseil Après avoir adressé un message, vous pouvez appuyer sur 1 pour le marquer comme urgent. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 28
3 Utilisation de la messagerie vocale Procédure à suivre pour répondre à un message Procédure à suivre pour répondre à un message 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Après avoir consulté le message auquel vous souhaitez répondre, appuyez sur 5. 4. Sélectionnez l une des options suivantes : Pour répondre par un message vocal, appuyez sur 1. Pour répondre par un appel téléphonique, appuyez sur 2. Pour répondre à tous les messages par un message vocal, appuyez sur 3. Pour revenir au menu précédent, appuyez sur *. Consultation des messages sauvegardés 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 3. Pour interagir avec les messages sauvegardés, appuyez sur l une des options décrites à la section Interaction avec les nouveaux messages à la page 28 (à l exception de l option 2). Envoi de messages depuis la messagerie vocale 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 2. 3. Enregistrez le message et sélectionnez l une des options suivantes : Pour annuler l enregistrement du message, appuyez sur *. Pour terminer l enregistrement, appuyez sur #. Pour écouter le message que vous venez d enregistrer, appuyez sur 1. Pour réenregistrer le message, appuyez sur 2. 4. Lorsque le message enregistré vous convient, appuyez sur # pour terminer l enregistrement. 5. À l invite, saisissez le poste du destinataire. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 29
3 Utilisation de la messagerie vocale Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message 6. Pour choisir d autres options d adressage, appuyez sur 0 et sélectionnez l une des options suivantes : Pour rechercher un destinataire par nom dans l annuaire, appuyez sur 1. Pour envoyer une liste de distribution personnelle, appuyez sur 2. Pour diffuser le message à tous les postes, appuyez sur 3. Pour quitter les options d adressage, appuyez sur *. 7. Une fois le message adressé, sélectionnez l une des options suivantes : Pour marquer un message comme urgent ou le démarquer, appuyez sur 1. Pour solliciter un accusé de réception, appuyez sur 2. Pour envoyer le message, appuyez sur #. Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message Si le destinataire de votre appel ne répond pas et a opté pour le renvoi automatique des appels, vous pouvez lui laisser un message. 1. Utilisez l une des options suivantes lorsque vous entendez le message d accueil de sa boîte vocale : Pour passer le message d accueil et laisser un message, appuyez sur #. Pour transférer le message à un assistant, appuyez sur 0. Pour revenir au standard automatique, appuyez sur 9. Pour renvoyer votre appel à la destination Find Me du destinataire (numéro facultatif vers lequel les appels peuvent être renvoyés), appuyez sur 1. Si aucune destination Find Me n est activée, le système émet une tonalité et enregistre immédiatement votre message. Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 30
3 Utilisation de la messagerie vocale Utilisation des options de la boîte vocale 2. Une fois le message enregistré, sélectionnez l une des options suivantes : Raccrochez pour envoyer le message. Pour accéder aux options du message, appuyez sur # et sélectionnez l une des options de message suivantes : Pour envoyer le message, appuyez sur #. Pour annuler le message, appuyez sur *. Pour écouter le message que vous venez d enregistrer, appuyez sur 1. Pour réenregistrer le message, appuyez sur 2. Pour marquer le message comme urgent ou le démarquer, appuyez sur 3. Pour marquer le message comme privé ou le démarquer, appuyez sur 4. Pour transférer le message au standard automatique, appuyez sur 9. Pour transférer le message à l assistant, appuyez sur 0. Pour réenregistrer le message, appuyez sur *. Pour envoyer le message et le transférer à un assistant, appuyez sur 0. Pour envoyer le message et le transférer au standard automatique, appuyez sur 9. Pour envoyer le message et le renvoyer à la destination Find Me du destinataire (si elle est activée), appuyez sur 1. Utilisation des options de la boîte vocale Le sous-menu Options de la boîte vocale du système de messagerie vocale vous permet d effectuer les opérations suivantes : enregistrer votre nom enregistrer un message d accueil configurer votre mot de passe affecter votre poste à un téléphone modifier votre mode de gestion des appels activer ou désactiver les informations d enveloppe écouter les messages supprimés effacer les messages supprimés activer ou désactiver la gestion automatisée des appels dans Outlook activer ou désactiver la remise par messagerie électronique modifier l état de l agent activer ou désactiver la fonction Find Me avec renvoi Téléphone IP ShoreTel 420 Guide de l utilisateur 31