Management briefing Les 6 étapes d une planification efficace basée sur les KPI Transformez vos objectifs stratégiques en réalités opérationnelles Planification et optimisation de la supply chain
Découvrez le maillon manquant entre vos objectifs et les plannings opérationnels Vous avez des objectifs pour votre activité. Vous réalisez des plannings dans l'optique d'atteindre ces objectifs. Comment ces plannings vous permettentils de vous rapprocher effectivement de la réalisation de ces objectifs? De nombreuses activités souffrent du décalage entre leur stratégie et leurs opérations. Lorsque vous demandez aux planificateurs ce qui constitue un bon planning, ils mentionnent généralement des critères éloignés des objectifs ou des KPI de la société. Cela n'a rien de surprenant. Etant donné la complexité de nombreuses structures actuelles, la plupart des planificateurs sont juste soulagés de parvenir à un planning réalisable. Quel qu'il soit. Ils n'ont simplement plus le temps de déterminer si le planning qu'ils peinent à réaliser correspond aux objectifs stratégiques de la société. En réalité, la plupart des planificateurs avancent dans l'obscurité. Planification et optimisation de la supply chain 2
Ce dont les planificateurs ont besoin Bien sûr, les planificateurs bénéficient du soutien d'outils d'aide à la décision intelligents. Et plus que tout, ils ont besoin d'avoir un retour sur la qualité de leurs décisions avant même leur mise en application. Les planificateurs doivent pouvoir visualiser les conséquences de leurs décisions de façon à faire les meilleurs choix. KPI puissants et KPI rétroactifs Les KPI sont fréquemment utilisés dans la gestion rétroactive pour mesurer une avancée ou au contraire constater l absence de progrès. Mais que se passerait-il si vous pouviez réaliser vos plannings en fonction de leur incidence sur les KPI, avant même de les mettre en oeuvre? Et si vous pouviez réellement planifier par KPI? Quelle forme doit prendre ce retour d'informations? Alimenter les planificateurs avec trop de données est contre-productif. La solution consiste à réunir un très grand nombre d'informations sous une forme conviviale et proposant une large vue d'ensemble. Les indicateurs clés de performance (KPI) qui traduisent les objectifs de la société en résultats quantifiables remplissent très bien ce rôle. Planification et optimisation de la supply chain 3
Les 6 étapes d'une planification efficace basée sur les KPI Ce management briefing décrit les six étapes pratiques indispensables pour donner à vos planificateurs le recul nécessaire à toute prise de décision. L'approche décrite ici a reçu le plébiscite de Novelis qui l'a qualifiée "de tremplin vers d'excellents résultats". Elle a permis à de nombreuses sociétés, qui comptent parmi les principaux acteurs du marché international, de gagner en efficacité et en productivité. Etape n 1 : Réunissez les bonnes personnes Les bonnes personnes sont celles qui définissent les objectifs stratégiques de votre société et la façon dont ils doivent être évalués. Ce groupe de travail doit également inclure les personnes qui exécutent les procédures quotidiennes mises en oeuvre pour atteindre ces objectifs. Obtenir l'assentiment de l'ensemble de ses collègues est essentiel. Planification et optimisation de la supply chain 4
Que se passeraitil si vous pouviez définir vos plannings en fonction de leur incidence sur les KPI, avant même de les mettre en application? Et si vous pouviez réellement planifier par KPI? Etape n 2 : Invitez le groupe de travail à identifier les objectifs et les décisions de planification stratégiques Quels sont les principaux objectifs sur lesquels doit se concentrer la société? Les objectifs les plus fréquents dans le milieu industriel sont l'amélioration des performances de livraison et de la satisfaction client, et la réduction des délais d'exécution. Une fois que vous avez défini les objectifs principaux, repérez les doublons. Par exemple, la 'satisfaction client' est déjà peut être incluse dans les concepts d' 'amélioration des performances de livraison' ou de réduction des délais d'exécution' ou alors dans la combinaison des deux. Listez ensuite les décisions de planification stratégiques. En continuant sur notre exemple industriel, ces décisions de planification incluraient typiquement l'ordonnancement, la mise en lots, l'acceptation de commandes et l'attribution de ressources. Une fois encore, repérez les zones de recouvrement entre décisions stratégiques. Etape n 3 : Créez une matrice Placez vos objectifs sur l'abscisse (X) et vos décisions de planification sur l'ordonnée (Y). Demandez ensuite au groupe de travail d'examiner tous les points d intersection des courbes X et Y. Leur tâche consiste alors à identifier les points d'intersection où les décisions de planification ont un réel impact sur les objectifs stratégiques de la société. Par exemple, une décision de planification concernant les tâches d' ordonnancement aura vraisemblablement un fort impact au niveau de l'objectif stratégique de productivité. Une fois que le groupe a identifié ces points d'intersection, il faut les mettre en avant. Planification et optimisation de la supply chain 5
Etape n 4 : Définissez les KPI qui lient les décisions de planification avec vos objectifs stratégiques C'est là le coeur du sujet. Les points d intersection mis en avant doivent maintenant être agrémentés avec les KPI appropriés. En d'autres termes, le groupe de travail doit déterminer comment mesurer l'impact de certaines décisions de planification sur les objectifs stratégiques correspondants. Prenez, par exemple, une société de services de soins à domicile qui a besoin de planifier les tournées de son personnel soignant. Ici, l'ordonnancement (une décision de planification) est fortement lié à la productivité (un objectif stratégique). Modifier l'ordonnancement des tâches qu'un soignant effectue va affecter l intervalle de temps qui sépare ses tâches, et donc sa productivité. Un KPI utile à positionner à l'intersection de l'ordonnancement et de la productivité se composerait alors Durée des tâches planifiées quotidiennement % (durée du travail - pause déjeuner) Objectifs stratégiques Service client Satisfaction du personnel Productivité P P? P Affectation des tâches Ordonnancement Décisions de planification Planification et optimisation de la supply chain 6
Étape n 5 : Fournir à vos planificateurs un retour d'informations basé sur les KPI avant qu'ils valident leur décision Pour tirer avantage des KPI définis par le groupe de travail, vos planificateurs ont besoin d'un système d'aide à la décision intelligent qui calcule automatiquement ces KPI et les affiche immédiatement à l'écran. Les planificateurs disposent alors du retour d'informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions optimales, avant de les mettre en oeuvre. Au lieu de leur dire qu'ils ont heurté un iceberg après que l'accident s'est produit (utilisation rétroactive du KPI), vos planificateurs peuvent apporter une correction et harmoniser leurs plannings avec les objectifs de la société instantanément. Etape n 6 : Examinez régulièrement les KPI qui doivent être améliorés La matrice de KPI est également un outil de diagnostic utile. Supposez que vous enregistrez une performance de livraison de 70 % alors que vous pensez qu'elle devrait être de 90% au moins. Avec une matrice de KPI qui sert de trait d'union entre les décisions de planification et vos objectifs stratégiques, vous savez toujours sur quoi doit porter votre analyse. Les KPI situés aux points d intersection vous aideront à indiquer quelle performance est insuffisante et à savoir sur quoi concentrer vos efforts. Si tous les KPI sont corrects, la performance de livraison insuffisante ne sera donc vraisemblablement pas le résultat d'une planification défaillante. L'harmonisation stratégique est quelque chose que vous pouvez maîtriser en : Créant une matrice de KPI qui fait le lien entre les décisions de planification et vos objectifs stratégiques L'intégrant dans un système d'aide à la décision intelligent qui calcule instantanément ces KPI prédéfinis Donnez à vos planificateurs le recul nécessaire pour agir au présent. Planification et optimisation de la supply chain 7
Une matrice de KPI associée à un outil d'aide à la décision reposant sur ces KPI permet de vous aider dans l'harmonisation de vos stratégies et de les traduire en des processus simples, transparents et quantifiables. En suivant toutes ces étapes, vous n'évaluez pas seulement vos progrès, vous les mettez en oeuvre. Pour plus d'informations sur la planification industrielle et commerciale, contactez-nous ou consultez le site www.quintiq.fr. Bureaux: www.quintiq.com/locations Email: info@quintiq.fr Web: www.quintiq.fr Planification et optimisation de la supply chain 8