CAHIER DES CHARGES Chef d unité MP 13 Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : 12.05.14 Par : Yves Golay Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau poste 2. Identification du poste Département : FINANCES RELATIONS EXTERIEURES Service : Immeubles, patrimoine et logistique Entité (division, secteur, établissement, office ) : Division Architecture et Ingénierie N de poste : 16833 Intitulé du poste dans l entité : Chef-fe d'unité management de projets N emploi-type : 27103 Libellé : Architecte représentant-e du/de la Maître-sse de l'ouvrage Chaîne : 257 Niveau : 13 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Diriger l'unité de "Management de projets" 2. Etudier l'opportunité de l'investissement - études de faisabilité 3. Assurer les activités de portée générale 4. Représenter le MO en tant que chef-fe de projet 5. Réaliser des activités spécifiques pour les besoins du service 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : Chefs de projets 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Chef d'unité management de projet Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 1
6. Missions et activités 1. Diriger l'unité de "Management de projets" 20% Déployer la stratégie de la direction et rendre des comptes à la direction de la division Conduire, contrôler les objectifs de l'unité, promouvoir la bonne collaboration et la communication avec l'ensemble des acteurs internes et externes Encadrer, informer, motiver, et évaluer les collaborateurs Coordonner, répartir et gérer l'adéquation des charges/ressources, équilibrer la prise en charge des affaires avec la direction de la division Assurer, développer la qualité des prestations des collaborateurs de l'unité Appuyer les choix de projets Identifier les compétences spécifiques des collaborateurs, pour la prise en charge des mandats particuliers et des thèmes transversaux Diffuser les acquis des nouvelles expériences et développer les bonnes pratiques Appuyer l'innovation 2. Etudier l'opportunité de l'investissement - études de faisabilité 10% Vérifier les besoins, les objectifs et les conditions cadres pour la réalisation de l'ouvrage Etablir et rédiger des études de faisabilité 3. Assurer les activités de portée générale 10% Prendre en charge des tâches de portée générale pour la bonne marche de la division, selon la liste établie par le/la chef-fe de division Contribuer à l'amélioration du savoir-faire technique par des échanges d'expériences formalisés par le/la chef-fe de section ou librement sur initiative personnelle En particulier : référant en terme de marché public 4. Représenter le MO en tant que chef-fe de projet 50% Diriger la planification de la conservation des ouvrages Planifier et programmer des opérations constructives Organiser et diriger des projets mandatés à des tiers Coordonner et suivre tout le déroulement du projet selon les directives du service et/ou du Conseil d'etat Déterminer et gérer des procédures marchés publics Assurer la garantie de la qualité des coûts et des délais en tant que président-e de la commission de projet Tenir à jour le dossier de l'ouvrage terminé Etablir le bilan des opérations constructives 5. Réaliser des activités spécifiques pour les besoins du service 10% Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 2
Développer les outils de gestion du service (marchés publics, directives internes, modèles de documents), en particulier : les directives administratives et mise en œuvre du nouveau logiciel de "Facility Management" Etablir des expertises techniques et économiques dans des domaines spécifiques 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire Engagement financier : - en tant que chef-fe de projet, décision d'adjudication, signatures de contrats et de factures selon délégation du service Pouvoirs particuliers : - choix de procédure marché public de travaux - organisation de procédure marché public de prestations de services en accord avec le/la chef-fe de division Représentation : - en tant que chef-fe de projet, président-e de commission de projet et/ou d'exploitation, membre du jurys de concours 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Master dans le domaine de l'architecture 8.2. Formation complémentaire Titre Management de projets 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Conduite de grands projets 15 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 3
Economie, gestion de projets immobiliers, aménagement du territoire et/ou environnement construit Conservation des ouvrages et du facility management Maîtrise des procédures des marchés publics Degré d'autonomie très élevé Compréhension de l'anglais et de l'allemand 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Pont Philippe Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 4
CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 5