TRAFICS 2011-2012 GUIDE DE L'UTILISATEUR

TRAFICS 2011-2012 GUIDE DE L'UTILISATEUR Ce guide documente l essentiel des renseignements nécessaires pour la production du rapport financier TRAFICS 2011-2012. DISTRIBUTION PAR INTERNET La distribution des fichiers et des documents nécessaires au rapport financier TRAFICS 2011-2012 se fait par le site Internet de la Direction générale du financement et de l équipement ( www.mels.gouv.qc.ca/dgfe ) à la section Productions. Pour y accéder, vous devez vous identifier par le code d usager et le mot de passe qui vous ont été attribués. La liste des productions de la DGFE que vous êtes autorisés à utiliser est alors affichée. Sélectionnez la production Rapport financier des commissions scolaires. Sélectionnez l option Rapport financier 2011-2012. Sélectionnez l option Instrumentation du rapport financier. L utilisation de Microsoft Explorer est recommandée, plutôt que celle de Netscape, ce dernier fureteur ne permettant que le bouton Enregistrer, sans la possibilité du bouton Exécuter. Une boîte de téléchargement apparaît alors. Sélectionnez de préférence le bouton Exécuter, qui amorce la procédure d installation automatique du rapport financier TRAFICS 2011-2012 sur votre ordinateur ou sur votre réseau. Vous pourriez choisir le bouton Enregistrer pour copier le fichier I11cccCG.EXE (qui contient tous les éléments nécessaires au rapport financier TRAFICS 2011-2012), sans en effectuer immédiatement l installation, en particulier lorsque cette installation doit être effectuée sur un autre ordinateur ou un autre réseau. Une fois le bouton Exécuter activé, la procédure d installation automatique est lancée. Un disque et un répertoire par défaut ( C:\Trafics 2011-2012 ) vous sont proposés. Vous pouvez les modifier à ce moment. L extraction des fichiers s effectue vers le répertoire sélectionné. Le tableur personnalisé (sous le nom de fichier T11cccCG.XLSM où ccc représente le numéro de votre commission scolaire) est préparé. Une icône portant le nom Trafics 2011-2012 est ajoutée au bureau. Cette icône fait apparaître le répertoire où le rapport financier a été installé, permettant d accéder à tous les fichiers, y compris les divers fichiers de documentation. ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE La programmation du rapport financier TRAFICS 2011-2012 a été effectuée sous Windows XP, avec Excel 2007. Les utilisateurs doivent donc disposer d un poste de travail doté au minimum du système d exploitation Windows XP et du logiciel Excel 2007 mis à jour avec la «Suite Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2)» ou une version plus récente. La suite «Microsoft Office 2007 Service Pack 2» propose des améliorations majeures requises par le Ministère en matière de stabilité, de performances et de sécurité utilisateur. Veuillez noter que le «Service Pack 2» doit être installé avant d ouvrir les fichiers de TRAFICS. Ce service est gratuit et peut être téléchargé à partir du site Internet de Microsoft. Pour vérifier si votre poste de travail a été mis à jour avec le «Service Pack 2» veuillez ouvrir Excel : Cliquez sur le bouton «Office» en haut à gauche; Cliquez sur le bouton «Options Excel» en bas à droite; Cliquez sur «Ressources» à gauche; TRAFICS 2011-2012 page 1

Sous la mention «à propos de Microsoft Excel 2007» vous devriez voir «Microsoft Office Excel 2007 (xxx.xxxx.xxx) SP2 MSO (xxx.xxxx.xxx)». La mention SP2 indique que la mise à jour a été effectuée. Le rapport financier a été testé avec Excel 2010 et fonctionne correctement. Par contre l onglet «Fichier» équivalent du bouton «Office» en haut à gauche, ne doit pas être utilisé, car cela pourrait corrompre votre fichier. DETTEccc_2012-06-30.PDF Service de la dette DETTEIC_ccc_2012-06-30.PDF Service de la dette - Intérêts courus. DONNÉES COMPARATIVES Le formulaire du rapport financier TRAFICS 2011-2012 comprend les données comparatives du rapport financier TRAFICS 2010-2011. Important L application n a pas été développée pour une utilisation multi-usager. Si plusieurs personnes utilisent TRAFICS en même temps cela pourrait entraîner un mauvais fonctionnement du système, voire la perte des données. Vous ne pouvez ouvrir le tableur T11cccCG.XLSM préparé avec une version inférieure à Excel 2007 sinon vous allez corrompre ce fichier. De plus, vous devez fermer tous les fichiers Excel avant de fermer le fichier TRAFICS. FICHIERS CONTENUS DANS LE RÉPERTOIRE TRAFICS Le répertoire du rapport financier TRAFICS 2011-2012 contient les fichiers suivants: Les fichiers nécessaires au fonctionnement du rapport financier TRAFICS T11cccCG.XLSM Tableur de matérialisa- T11000MG.XLSX tion F110000G.XLSX CS11_GUIDE.PDF CS11_DOCU_A.PDF Tableur préparé Tableur des formules Documentation Partie A Renseignements complémentaires CS11_DOCU_B.PDF Documentation Partie B Reports CS11_DOCU_C.PDF Documentation Partie C Données personnalisées CS11_DOCU_C.PDF Documentation Partie D Ordre de saisie CS11_VERSE_ccc.PDF Confirmation des versements de subventions DONNÉES PERSONNALISÉES Le rapport financier comporte un certain nombre de données personnalisées. Ces données proviennent essentiellement de sources d information que le Ministère possède. Veuillez consulter la Partie C de la documentation pour connaître la description de ces données. CERTIFICATION DE SEPTEMBRE L intégration de ces données dans le rapport financier s effectue de manière automatique. La présence, dans le répertoire de TRAFICS, du vecteur 2 (nom de fichier V11ccc2G.TXT) qui présente les données de la certification des allocations effectuée en septembre 2012 permet ce transfert au moment du prochain chargement du tableur personnalisé. Ce vecteur est créé et transmis par le Ministère. DONNÉES DU SYSTÈME COMPTABLE Le transfert de données depuis le système comptable vers le rapport financier, est assuré avec la collaboration active du fournisseur de système comptable (GRICS). En d autres termes, le Ministère fournit à l intérieur de TRAFICS les procédures et les fichiers nécessaires pour que la commission scolaire effectue elle-même le transfert de ses données de revenus et de dépenses. Toutefois, les conditions suivantes doivent être observées: L organisme et son fournisseur de système comptable doivent respecter la codification de la charte comptable. Les revenus et les dépenses pour toute l année scolaire 2011-2012 devront avoir été codés en conséquence. TRAFICS 2011-2012 page 2

Le fournisseur de système comptable doit procurer à l organisme son propre utilitaire permettant d organiser les données de revenus et de dépenses sous la forme d un vecteur externe de format compatible avec les procédures de TRAFICS. L intégration de ces données dans TRAFICS s effectue de manière automatique. La présence, dans le répertoire de TRAFICS, d un vecteur externe (nom de fichier V11cccEG.TXT) qui présente les données de revenus et de dépenses permet ce transfert au prochain chargement du tableur personnalisé. Ce vecteur est créé par un utilitaire du système comptable. Subséquemment, la commission scolaire peut toujours modifier les données externes qui sont transférées au tableur du rapport financier par la saisie d une donnée différente. L organisme peut reprendre l intégration des données externes aussi souvent que nécessaire. Ceci peut s avérer utile lorsque des données du système comptable sont modifiées en cours de réalisation du rapport financier. Lors d un transfert ultérieur, TRAFICS s assure que les saisies et les transferts déjà effectués au rapport financier sont respectés. UTILISATION La procédure d utilisation du rapport financier permet toutes les opérations nécessaires à la réalisation de TRAFICS, depuis la saisie de données jusqu à l impression officielle, en passant par la validation des données. À l ouverture, le message de sécurité suivant apparait : Lorsque vous cliquez sur le bouton «Options», le message suivant apparaît : Vous devez choisir «Activer ce contenu» pour activer le menu de TRAFICS. MENU D UTILISATION Le tableur comporte un menu d utilisation dans le ruban situé au haut de l écran. SAISIE Il y a une différence entre les cellules où une saisie de données est possible (cellules déprotégées, affichage en caractères bleus) et les cellules où une saisie est impossible soit en raison d une formule ou d un report (cellules protégées, affichage en caractères noirs), soit en raison d une donnée personnalisée (cellules protégées, affichage en caractères verts). Certaines exceptions existent, mais les données sont presque toutes de format numérique et le plus souvent affichées à deux décimales. Toute donnée saisie avec un nombre de décimales supérieur au format spécifié sera arrondie par Excel. CARACTÈRE DÉCIMAL Le caractère décimal utilisé (normalement le point ou la virgule) est déterminé par les paramètres de Windows. Ce paramètre peut être ajusté en utilisant successivement les options suivantes de Windows : Démarrer Paramètres Panneau de configuration Options régionales et TRAFICS 2011-2012 page 3

linguistiques - Options régionales - Personnaliser - Symbole décimal. L utilisation de tout autre caractère décimal que celui qui est spécifié dans les paramètres de Windows est reconnue comme une saisie de texte; une telle saisie dans une cellule formatée en numérique n est pas acceptable. MODIFICATIONS Le contenu d une cellule déjà saisie peut être remplacé en effectuant une nouvelle saisie. L effacement d une donnée saisie peut être obtenu en saisissant le chiffre zéro. COHÉRENCE Le formulaire présente un certain nombre de tests de cohérence destinés à assurer la cohérence des données saisies. Ces tests peuvent être affichés à l écran ou imprimés. SAUVEGARDE La sauvegarde du fichier s effectue en sélectionnant la fonction Sauvegarde du menu d utilisation. Le tableur est sauvegardé sous le nom de fichier par défaut, qui lui a été donné à la préparation, sous la forme T11cccCG.XLSM. IMPRESSION L impression des pages du rapport financier peut s effectuer de deux manières : l impression courante d une ou plusieurs pages, avant ou après l officialisation de TRAFICS; l impression officielle de TRAFICS dûment rempli, en vue de la transmission au Ministère. IMPRESSION COURANTE L impression courante des pages du rapport financier s effectue grâce à la fonction Impression du menu d utilisation. Cette fonction permet : l impression de la page en cours; l impression d une page individuelle; l impression d une série de pages; l impression de toutes les pages. Selon que cette impression est effectuée avant ou après l impression officielle, l en-tête de chacune des pages porte la mention Document de travail ou Document officiel. IMPRESSION OFFICIELLE Une fois le rapport financier terminé, la commission scolaire doit officialiser celui-ci par l entremise de l impression officielle. Cette opération vise la transmission du rapport au Ministère en produisant : une version imprimée définitive du rapport financier TRAFICS; deux fichiers, appelés vecteurs, regroupant toutes les données contenues dans le rapport. L impression officielle de TRAFICS s effectue grâce à la fonction Impression Impression officielle du menu d utilisation. Cette procédure est entièrement automatisée et doit se faire à partir du répertoire TRAFICS 2011-2012. L impression officielle est une opération importante. Elle permet à l organisme de signifier que son rapport financier est terminé. Elle assure que la version officielle de TRAFICS demeure protégée contre toute modification, autant volontaire qu accidentelle. Une fois l impression officielle effectuée, il est impossible de modifier le rapport financier, sans que son statut de rapport officiel ne soit annulé. En fait, toute tentative de nouvelle saisie (ou de modification) entraîne l affichage d un message explicite d avertissement. Ce message permet à l utilisateur soit d annuler la tentative de modification, soit de procéder à la modification en supprimant le statut officiel du rapport financier. Il demeure toujours possible de reprendre l impression officielle aussi souvent que nécessaire, chaque nouvelle impression officielle annulant et remplaçant l impression officielle précédente. Lors de l impression officielle, deux vecteurs sont produits automatiquement (fichiers V11cccCG.TXT et V11cccC8.TXT). Ces deux fichiers contiennent toutes les données du rapport financier officiel et ils sont destinés à la transmission. COPIE DU RAPPORT OFFICIEL Toute impression réalisée après l officialisation permet soit l impression de pages individuelles, soit l impression d une série de pages, soit l impression de toutes les pages, avec l en-tête de chacune des pages portant la mention Document officiel. TRAFICS 2011-2012 page 4

TRANSMISSION La transmission au Ministère doit inclure les éléments suivants: - par la poste une copie imprimée officielle du rapport financier dûment signée par la directrice générale ou le directeur général de la commission scolaire; - par courriel les deux vecteurs (fichiers V11cccCG.TXT et V11cccC8.TXT) produits lors de l impression officielle; ADRESSE COURRIEL trafics@mels.gouv.qc.ca ADRESSE POSTALE Madame Catherine Tremblay Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Direction générale du financement et de l équipement 14 e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 AIDE Les personnes suivantes peuvent apporter leur aide pour la réalisation du rapport financier TRAFICS 2011-2012. Elles peuvent être jointes à l adresse : trafics@mels.gouv.qc.ca Aspects financiers et comptables France Boudreau 418 643-5432, poste 2492 Mélanie Bélanger 418 643-5432, poste 2448 Miguel Dubuc 418 643-5432, poste 2483 Guillaume Gibello 418 643-5432, poste 2466 CRÉATION D UN EMPLACEMENT APPROUVÉ L utilisation de tous les programmes de la suite Office 2007 (en particulier au niveau des contrôles de sécurité) est plus souple lorsque l usager définit ce qui est appelé un «emplacement approuvé» en utilisant la procédure suivante : Démarrez Excel 2007 (il n est pas nécessaire d ouvrir un fichier pour effectuer ces étapes). Cliquez sur le Bouton Microsoft Office, puis sur Options Excel. La boîte de dialogue Options Excel s affiche. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité dans le volet droit. La boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité s affiche. Dans le volet gauche, cliquez sur Emplacements approuvés. Cliquez sur Ajouter un nouvel emplacement. La boîte de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuvé s affiche. Dans la zone Chemin d accès, tapez le chemin d accès du répertoire TRAFICS ou cliquez sur Parcourir pour rechercher le dossier du TRAFICS. Par défaut, le dossier doit résider sur un disque local. Remarque : Si vous souhaitez autoriser les emplacements réseau approuvés, cliquez sur Autoriser les emplacements approuvés sur mon réseau (non recommandé). Cliquez sur OK pour fermer toutes les boîtes de dialogue. Installation et utilisation du logiciel Danny St-Germain 418 643-5432, poste 2453 TRAFICS 2011-2012 page 5