Gestion des licences logicielles

Gestion des licences logicielles Maîtrise, Conformité et Optimisation des actifs logiciels de l entreprise Préface de Vincent DOUHAIRIE Directeur Général - AMETTIS Raphaël COCHE Teddy MONIN

Table des matières 1 Les exemples à télécharger sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.editions-eni.fr Saisissez la référence ENI de l'ouvrage DPGES dans la zone de recherche et validez. Cliquez sur le titre du livre puis sur le bouton de téléchargement. Préface Chapitre 1 Introduction 1. Pourquoi ce livre?......................................... 11 2. À qui s adresse ce livre?.................................... 13 3. Avertissements........................................... 13 4. Comment lire ce livre?.................................... 14 5. Conventions typographiques utilisées dans cet ouvrage.......... 15 Chapitre 2 Qu est-ce que la gestion des licences? 1. Objectifs du chapitre...................................... 17 2. Quelques définitions...................................... 17 3. Origines du sujet.......................................... 20 4. Les risques à maîtriser..................................... 22 4.1 Risque financier...................................... 22 4.2 Risque juridique...................................... 23 4.3 Risque d image....................................... 23 4.4 Risque technique..................................... 24 5. La BSA, les éditeurs et la justice.............................. 24 5.1 Qu est-ce que la BSA?................................. 25 5.1.1 Statut juridique.................................. 25 5.1.2 Missions de la BSA............................... 25

2 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 5.1.3 Membres de la BSA............................... 25 5.1.4 Actions menées.................................. 26 5.2 Solutions SAM du BSA................................ 29 5.2.1 Le programme SamAdvantage...................... 29 5.2.2 La certification VeraFirm.......................... 29 5.3 La BSA et les polémiques............................... 29 5.3.1 Des pratiques controversées....................... 29 5.3.2 Des communiqués «alarmistes et menaçants»........ 30 5.3.3 La délation...................................... 30 5.3.4 L impartialité des membres........................ 32 6. Pourquoi le sujet est-il si complexe?.......................... 33 7. Les trois piliers de la gestion des licences...................... 35 7.1 Créer une culture..................................... 36 7.2 Mettre en œuvre un processus.......................... 37 7.3 Choisir et déployer un outillage......................... 39 8. Les drivers............................................... 40 9. Maturité du sujet en France et dans le monde.................. 41 Chapitre 3 Comprendre les unités de mesure d'usage 1. Objectifs du chapitre...................................... 43 2. Les six modèles de licences.................................. 43 2.1 Matériel et ses caractéristiques.......................... 45 2.1.1 Cas 1 : un matériel une installation une licence....... 45 2.1.2 Mise en œuvre du cas 1 chez les éditeurs............. 45 2.1.3 Cas 2 : un matériel une installation plusieurs licences. 46 2.1.4 Mise en œuvre du cas 2 chez les éditeurs............. 47 2.2 Utilisateur, groupe d utilisateurs......................... 49 2.2.1 Présentation du modèle........................... 49 2.2.2 Mise en œuvre chez les éditeurs.................... 49

Table des matières 3 2.3 Entité géographique ou juridique........................ 51 2.3.1 Présentation du modèle........................... 51 2.3.2 Mise en œuvre chez les éditeurs.................... 51 2.4 Application, composant d application, donnée manipulée.... 52 2.4.1 Présentation du modèle........................... 52 2.4.2 Mise en œuvre chez les éditeurs.................... 53 2.5 Consommation....................................... 53 2.5.1 Présentation du modèle........................... 53 2.5.2 Mise en œuvre chez les éditeurs.................... 54 2.6 Multicritère.......................................... 57 2.6.1 Présentation du modèle........................... 57 2.6.2 Mise en œuvre chez les éditeurs.................... 58 3. L'organisation des modèles propres aux éditeurs de logiciels....... 61 3.1 Découpage Flexera.................................... 61 3.2 Découpage Microsoft.................................. 64 3.3 Découpage IBM...................................... 66 3.4 Découpage SAP....................................... 70 Chapitre 4 Cas d'usage remarquables 1. Objectifs du chapitre...................................... 73 2. Et la virtualisation dans tout cela?........................... 73 2.1 Étape 1 : Un serveur «physique».......................... 74 2.2 Étape 2 :... est virtualisé................................. 75 2.3 Étape 3 :... sur des ressources physiques partagées........... 77 2.4 Étape 4 :... mises en batterie............................ 78 2.5 Conclusion et impact sur les règles de licences.............. 79 2.6 Mise en œuvre chez les éditeurs......................... 81

4 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 3. Et le Cloud!............................................. 87 3.1 Les formules de souscription............................ 87 3.1.1 Cas d'amazon Web Services....................... 88 3.1.2 Cas de Google................................... 89 3.1.3 Cas de Microsoft................................. 89 3.2 Les types d'offres...................................... 89 3.3 Les impacts sur la gestion des licences.................... 91 3.3.1 Cas de Microsoft................................. 91 3.3.2 Cas d'oracle.................................... 92 3.3.3 Cas d'ibm...................................... 92 4. Et le SaaS!............................................... 92 4.1 Avantages du SaaS.................................... 93 4.2 Inconvénients du SaaS................................. 95 4.3 Les règles de licences d'acteurs majeurs du SaaS............. 96 4.3.1 Salesforce....................................... 96 4.3.2 Adobe......................................... 97 4.3.3 Google......................................... 98 5. Et le BYOD!............................................. 99 5.1 Les impacts sur la gestion des licences.................... 99 5.2 Cas de Microsoft..................................... 100 6. Et l'open source!......................................... 101 6.1 Quelques définitions................................. 101 6.2 Les différents types de licences......................... 103 6.2.1 Licence de logiciel Freeware....................... 104 6.2.2 Licence de logiciel Shareware...................... 104 6.2.3 Logiciels sans droits d'auteur...................... 104 6.2.4 Licences à Copyright............................ 104 6.2.5 Licences à Copyleft.............................. 105 6.2.6 Les licences open source des principaux éditeurs de logiciels.............................. 106

Table des matières 5 6.3 Quels sont les risques pour l'entreprise?................. 107 6.3.1 Risques techniques.............................. 108 6.3.2 Risques financiers............................... 109 6.3.3 Risques juridiques............................... 109 Chapitre 5 Savoir évaluer la conformité logicielle 1. Objectifs du chapitre..................................... 111 2. Mécanique de base....................................... 112 2.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats................. 114 2.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis............. 115 2.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel..................... 116 2.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées..... 119 2.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées............................ 120 3. Mécanique appliquée à l univers Microsoft................... 121 3.1 Cas Windows Server (OS + CAL + External Connector).... 123 3.1.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 123 3.1.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 126 3.1.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 130 3.1.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 133 3.1.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 135 3.2 Cas SQL Server...................................... 137 3.2.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 137 3.2.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 137 3.2.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 143 3.2.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 148 3.2.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 152

6 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 4. Mécanique appliquée à l univers IBM........................ 153 4.1 Cas 3 WASND...................................... 155 4.1.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 155 4.1.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 157 4.1.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 164 4.1.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 169 4.1.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 170 4.2 Cas CMOD......................................... 172 4.2.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 172 4.2.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 172 4.2.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 174 4.2.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 177 4.2.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 179 5. Mécanique appliquée à l univers Oracle...................... 180 5.1 Cas Oracle Database Enterprise......................... 180 5.1.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 181 5.1.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 183 5.1.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 186 5.1.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 187 5.1.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 189 6. Mécanique appliquée à l univers Red Hat..................... 192 6.1 Cas Red Hat Enterprise Virtualization................... 193 6.1.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats............ 193 6.1.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis........ 195 6.1.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel................ 198

Table des matières 7 6.1.4 Étape 4 : réaliser le décompte des licences consommées......................... 199 6.1.5 Étape 5 : rapprocher les droits acquis et les licences consommées....................... 200 Chapitre 6 Optimiser ses usages de licences logicielles 1. Objectifs du chapitre..................................... 203 2. Mécanique de base....................................... 204 2.1 Palier 1 : chasse au gaspillage........................... 206 2.2 Palier 2 : optimiser les usages........................... 207 2.3 Palier 3 : optimiser les contrats......................... 209 2.4 Palier 4 : nouveaux besoins............................ 212 3. Mécanique appliquée à l'univers Microsoft................... 213 3.1 Palier 1 : chasse au gaspillage........................... 215 3.2 Palier 2 : optimiser les usages........................... 217 3.3 Palier 3 : optimiser les contrats......................... 222 3.4 Palier 4 : nouveaux besoins............................ 224 4. Mécanique appliquée à l'univers IBM........................ 225 4.1 Palier 1 : chasse au gaspillage........................... 226 4.2 Palier 2 : optimiser les usages........................... 228 4.3 Palier 3 : optimiser les contrats......................... 232 4.4 Palier 4 : nouveaux besoins............................ 232 5. Mécanique appliquée à l'univers Oracle...................... 233 5.1 Palier 1 : chasse au gaspillage........................... 233 5.2 Palier 2 : optimiser les usages........................... 237 5.3 Palier 3 : optimiser les contrats......................... 238 5.4 Palier 4 : nouveaux besoins............................ 238

8 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 6. Mécanique appliquée aux univers Microsoft & IBM & Oracle.... 239 6.1 Palier 1 : chasse au gaspillage........................... 241 6.2 Palier 2 : optimiser les usages........................... 242 6.3 Palier 3 : optimiser les contrats......................... 245 6.4 Palier 4 : nouveaux besoins............................ 246 Chapitre 7 Bonnes pratiques d organisation et de processus 1. Objecifs du chapitre...................................... 247 2. L organisation........................................... 247 2.1 Qui est concerné par le sujet?.......................... 247 2.2 Quelle organisation adopter pour la gestion des licences?... 250 2.3 Liens avec les activités et processus de l entreprise......... 254 2.3.1 Liens avec les processus Support de l'entreprise....... 255 2.3.2 Liens avec les processus de gestion des services IT (fonction support DSI)........................... 260 2.4 La gestion des licences dans un contexte Groupe........... 268 3. Le processus............................................. 269 3.1 Le processus et les phases.............................. 269 3.1.1 Phase Définir................................... 272 3.1.2 Phase Planifier.................................. 272 3.1.3 Phase Gérer.................................... 272 3.1.4 Phase Soutenir................................. 273 3.1.5 Phase Améliorer................................ 274 3.2 Les trente activités................................... 274 3.2.1 Activités de la phase Définir...................... 278 3.2.2 Activités de la phase Planifier..................... 288 3.2.3 Activités de la phase Gérer........................ 298 3.2.4 Activités de la phase Soutenir..................... 304 3.2.5 Activités de la phase Améliorer.................... 309

Table des matières 9 3.3 Les référentiels du marché............................. 311 3.3.1 ITIL SAM..................................... 312 3.3.2 ISO/CEI 19770................................. 319 Chapitre 8 L outillage de la gestion des licences logicielles 1. Objectifs du chapitre..................................... 329 2. Introduction............................................ 329 3. Pourquoi outiller le processus?............................. 330 4. Grands domaines fonctionnels à outiller..................... 332 5. Acteurs du marché....................................... 335 6. Étude des solutions CA SAM/Aspera et FlexNet Manager Suite.. 340 6.1 La solution CA IT Asset Manager....................... 341 6.2 La solution FlexNet Manager Suite de Flexera............. 346 7. Projet d outillage, l effort à fournir, le planning................ 354 8. Démarche d'appel d'offres d'outillage........................ 358 Chapitre 9 Réussir son projet de mise en œuvre 1. Objectifs du chapitre..................................... 367 2. Introduction............................................ 367 3. La phase de cadrage...................................... 368 3.1 État des lieux pour bien vendre son projet................ 368 3.2 Contrats de licences.................................. 371 3.3 Analyse des risques................................... 378 3.4 Externaliser son SAM................................. 385 3.5 Cadrage............................................ 385

10 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 4. La phase de conception................................... 386 4.1 Échelle de maturité................................... 387 4.2 Conduite du changement............................. 392 4.3 Indicateurs projet.................................... 393 5. La phase de mise en œuvre................................. 396 6. La phase de production................................... 397 7. Le ROI et les coûts du projet............................... 398 7.1 Réduction des risques de non-conformité................ 399 7.2 Optimisation des licences............................. 402 7.3 Compréhension des modes de licensing.................. 406 7.4 Connaître les contrats................................ 408 7.5 Mise en place d un outil de gestion des licences............ 409 7.6 Coûts d'un projet de SAM............................. 409 7.7 Conclusion......................................... 414 8. Les clés du succès........................................ 415 9. Se faire accompagner, les acteurs............................ 416 9.1 Les moments où il faut se faire accompagner.............. 416 9.2 Un bon accompagnement externe, oui mais par qui?....... 416 10. Les associations et forums d'utilisateurs...................... 418 11. Le quiz, êtes-vous prêt?................................... 419 Glossaire............................................... 425 Index.................................................. 435

111 Chapitre 5 Savoir évaluer la conformité logicielle 1. Objectifs du chapitre Savoir évaluer la conformité logicielle Les objectifs de ce chapitre sont les suivants : Comprendre la méthode d évaluation CALC-R de conformité en cinq étapes et pour chacune d elles, comprendre leur objectif, les actions à mettre en œuvre et les difficultés principales de mise en œuvre. Identifier les éléments clés d un calcul de conformité. Identifier les compétences nécessaires pour le réaliser. Illustrer la méthode par une mise en œuvre concrète de calculs de conformité Microsoft, IBM, Oracle et Red Hat. Le lecteur ayant parcouru le chapitre précédent est maintenant familier de l équation «1 installation 1 licence» : tout dépend du modèle de licence. Si vous avez pu pressentir comment rapprocher les droits acquis (la licence) des usages avec l approche théorique précédente, ce chapitre va maintenant présenter les actions à mettre en œuvre pour évaluer votre conformité en suivant une approche opérationnelle.

112 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels L obtention de tous les éléments nécessaires pour réaliser une évaluation de conformité est bien souvent difficile : les contrats sont l affaire du service Achats uniquement, les droits acquis ne sont pas toujours actualisés, l inventaire est généralement partiel et les règles de licences sont méconnues. Ce portrait, volontairement caricatural, met néanmoins en évidence le fait que plusieurs composantes entrent en jeu, et pas seulement un simple décompte du nombre d installations d un même logiciel. 2. Mécanique de base Ce chapitre propose une démarche systématique à l évaluation de la conformité logicielle. Les univers des éditeurs sont différents, les métriques variables, mais la méthode à appliquer est la même. La démarche proposée est issue de mises en œuvre réelles. Elle se décline avec succès pour des logiciels techniques (chez des éditeurs comme Oracle, Microsoft, IBM, HP) mais aussi métier. Le cheminement est toujours le même et permet ainsi d aller rapidement à un résultat juste. Ce cheminement, représenté sur le schéma ci-après, présente la méthode de calcul de conformité logicielle CALC-R (inventaire des Contrats, inventaire des droits Acquis, inventaire des Logiciels installés, décompte des licences Consommées, Rapprochement des droits acquis et des licences consommées). Editions ENI - All rights reserved

Savoir évaluer la conformité logicielle Chapitre 5 113 Les différentes étapes d une vérification de conformité Les cinq étapes de la méthode CALC-R seront décrites une à une en présentant : L objectif de l étape et les livrables en sortie, Les actions à mettre en œuvre pour la réalisation de l étape, Les difficultés qui peuvent être rencontrées et comment les contourner.

114 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 2.1 Étape 1 : réaliser l inventaire des contrats Le contrat formalise les droits d usage concédés et les obligations de l entreprise. Son existence est obligatoire. Sa connaissance est indispensable. Prétendre décompter des licences sans connaître le contexte contractuel est aussi hasardeux que jouer à la roulette russe : ça passe ou ça casse. Un contrat peut tout à fait introduire une nouvelle métrique, limiter l usage de certaines fonctionnalités du logiciel ou restreindre l accès à certains types d utilisateurs. Objectifs Identifier tous les contrats au travers desquels a été acheté le logiciel. Actions à mettre en œuvre Identifier tous les contrats en format papier. Identifier tous les contrats en format numérique. Réaliser une synthèse de chaque document. Difficultés probables Difficulté pour retrouver les contrats : à défaut de contrat, tout échange avec le fournisseur au moment de la signature du contrat est utile (e-mail, proposition commerciale ou bon de commande). Si le contexte le permet, prendre contact avec le fournisseur de l époque pour obtenir une copie des documents. Difficulté pour trouver quel contrat s applique au logiciel : dans cette situation, il faudra établir un inventaire complet des contrats et des logiciels afin de reconstruire le séquencement des achats. Difficulté pour comprendre le contrat : certains contrats sont parfois complexes et nécessitent de se faire aider par le distributeur de l époque, l éditeur, la communauté (certains forums sur Internet) ou une société de conseil. Editions ENI - All rights reserved

Savoir évaluer la conformité logicielle Chapitre 5 115 2.2 Étape 2 : réaliser l inventaire des droits acquis L étape précédente a permis d identifier le contexte contractuel ayant un impact sur les licences. Il faut maintenant s attacher à identifier toutes les règles de licences et toutes les quantités et natures des logiciels acquis. Objectifs Identifier tous les droits d usage autorisés concernant le ou les logiciels à étudier. Actions à mettre en œuvre Identifier les logiciels : dénomination, référence produit et version. Identifier les maintenances en cours et les impacts sur les règles de licences (montée de version, droit d usage d une version antérieure, changement de produit suite à l évolution de la gamme...). Identifier les règles de licences (parmi les six modèles du chapitre précédent) et tous les éléments nécessaires au décompte des licences. Identifier les règles de licences liées à d autres logiciels connexes (usage concédé pour d autres logiciels, logiciels parents...). Difficultés probables Difficulté pour trouver les règles de licences formalisées : de même que pour la compréhension des contrats, se faire aider soit par la communauté, soit par l éditeur, soit par une société de conseil.

116 Gestion des licences logicielles Conformité, maîtrise et optimisation des actifs logiciels 2.3 Étape 3 : réaliser l inventaire logiciel Enfin, nous voici à l étape bien connue : l inventaire logiciel. C est celle qui cristallise tous les espoirs des novices, celle qui est censée tout traiter, de façon simple et automatique. Remarque Dans le cadre d un contrôle de conformité au sujet d un logiciel présent sur des postes de travail, un cadre dirigeant prétendait avec conviction que compter les licences reposait sur un inventaire logiciel. Il poursuivait en expliquant qu en partant du principe que nous étions dans un service informatique, les résultats, qui étaient des éléments purement techniques, seraient précis et immédiats. Il concluait sur la capacité des équipes techniques seules à répondre à la question. Dans la pratique, sur le logiciel en question, l inventaire technique fut partiel sur les éléments permettant de comptabiliser les licences consommées. Il fallut l intervention d interlocuteurs métier pour correctement comprendre les usages. Il fallut de plus la contribution d acteurs de proximité géographique afin de réaliser un contrôle sur les postes de travail sur lesquels le logiciel était installé afin de répondre à la question. Le calcul de conformité ne dura pas une après-midi, mais trois semaines. C est avec des situations réelles comme celle-ci que l entreprise comprend alors que le sujet n est pas maîtrisé. Objectifs Réaliser l inventaire des logiciels installés, du contexte technique d installation ou d usage, et des utilisateurs. Actions à mettre en œuvre Réaliser l inventaire des logiciels installés. Le compléter avec tous les éléments nécessaires déterminés à l étape précédente : version, édition, clé de registre, type de processeurs, nombre de cœurs de processeurs, environnement de virtualisation... Réaliser l inventaire des utilisateurs du logiciel. Editions ENI - All rights reserved