3M Supply Chain Solutions Comment justifier un projet de SCE auprès de votre Direction 1
Sommaire 1 2 3 Le meilleur des mondes a aujourd hui besoin d un système d information adaptable.............page 3 Du ROI pour justifier votre projet, au TCO pour sélectionner votre fournisseur...................page 4 Comment établir votre ROI et votre TCO?..............................................Page 5 A - Votre situation actuelle Page 5 B - Les économies apportées par un système de Supply Chain Execution Page 6 C - Le coût total de possession de votre système de Supply Chain Execution Page 7 D - Le Retour sur Investissement Page 8 4 Passez à l action!..................................................................page 9 Comment obtenir l outil de calcul 3M..................................................Page 9 2
Selon une étude de Forrester Research* portant sur 33 acquéreurs d un logiciel de gestion d entrepôt, ou WMS (Warehouse Management System) aux États-Unis et en Europe, cinq raisons majeures motivent leur décision. Ils veulent en effet améliorer leur visibilité sur le stock, accroître la souplesse de leur entreprise confrontée aux aléas de l environnement professionnel, répondre aux demandes rapidement évolutives des clients, augmenter la productivité de l entrepôt, pouvoir gérer l accroissement des volumes stockés dans l entrepôt. 1 Pour naviguer dans le meilleur des mondes en changement permanent, votre système logistique se doit d être adaptable. La tendance majeure qui se dégage de l analyse du marché, c est le changement perpétuel, unique invariant de la vie des entreprises d aujourd hui. Globalisation de l économie, internationalisation de la compétition, recentrage sur la création de valeur Le changement vise tous les départements de l entreprise, depuis celui de la conception avec la prolifération des références dont le temps de cycle connaît une diminution drastique, le niveau des stocks qui se réduit comme peau de chagrin alors que le taux de rotation des articles croît dans une logique de tension des flux, la réduction des coûts de production et de distribution, la fragmentation des commandes en quantités toujours plus faibles et à livrer plus fréquemment en juste à temps, mais aussi la garantie des délais de livraison à la bonne personne, au bon moment, nécessairement au plus juste Ainsi que la maîtrise des risques internationaux, l élimination des erreurs sources de litiges, donc de retards, un meilleur service pour fidéliser le client tenté de plus en plus par l infidélité Inéluctables changements imposant une meilleure visibilité sur les besoins des clients, et la fourniture de services à valeur ajoutée. les exigences d un marché éminemment changeant, se préparer aux demandes de demain en créant les avantages compétitifs. Un système qui, s il déploie une approche adaptable, peut satisfaire tout à la fois les exigences actuelles et futures des clients : - Aujourd hui, par l adaptabilité des outils informatiques orientés objet, par leur implémentation rapide dans une architecture ouverte de type SOA (Service Oriented Architecture). Une telle architecture permet en effet de bâtir le système d information par assemblage de services, c est-à-dire de fonctions de base, aisément adaptables à votre environnement professionnel, et de satisfaire vos besoins simplement, au travers d une modélisation, sans la moindre programmation Une architecture source d optimisation de vos processus métier, de flexibilité dans vos futurs développements, d adaptabilité du logiciel aux évolutions de votre environnement. C est une véritable révolution qui se met en marche. Elle apporte l espoir d un ROI, d un retour encore plus rapide sur vos investissements. - Demain, par une réponse rapide et efficace au changement inévitable de vos processus métiers. Ces changements permanents induisent dans votre entreprise de nouveaux défis auxquels votre WMS ou votre système de Supply Chain Execution se doit d apporter rapidement des solutions : satisfaire aujourd hui * Forrester Research - Nikki Baird, Senior Analyst - Mars 2006 3
2 Du Retour sur Investissement (ROI, Return On Investment) pour justifier votre projet, au Coût Total de Possession (TCO, Total Cost of Ownership) pour sélectionner votre fournisseur Dans l approche traditionnelle, un projet de Supply Chain Execution trouve sa justification au travers de l évaluation des besoins fonctionnels de l entreprise, que l on compare aux fonctions effectivement couvertes actuellement. Les modifications du code source sont acceptées pour répondre à certains besoins particuliers. Néanmoins, ce sont là des applications de silo qui restent focalisées entre les quatre murs de l entreprise. Dans ces conditions, le calcul de ROI est intimement lié au coût du projet initial (y compris le coût des licences du logiciel, des services associés, de la maintenance et du support) : une limite acceptable est d obtenir ce retour sur investissement en 18 mois. C est sur le ROI qu on se fonde traditionnellement pour justifier un projet. C est sur ce même ROI qu on juge habituellement du succès d un projet. Pour l approche moderne, les interventions sur le code source sont inacceptables. Il est fait usage d outils de configuration de l assemblage des services. Les solutions modernes sont prêtes à accepter les nouvelles technologies que sont la synthèse et la reconnaissance de la parole, les technologies RFID, la communication par GPS ou GPRS, prises en compte comme de nouveaux services à assembler. En outre, elles sont à même de s intégrer dans d autres systèmes d information ou applications de l entreprise (voire y puiser les données dont elles ont besoin) à l instar de n importe quel service d une architecture SOA. Bref, pour ces solutions de nouvelle génération, plus que le ROI (Return On Investment), c est le coût total de possession, ou TCO (Total Cost of Ownership) qui compte pour la justification du projet et la sélection du fournisseur, plutôt que le seul ROI. Ce TCO inclut les coûts d acquisition, mais aussi les coûts de fonctionnement après l implémentation du logiciel, de mises à jour, de maintenance et d améliorations pour tenir compte des évolutions de l environnement de l entreprise et du marché au cours de la vie du système d information, c est-à-dire 7 à 8 ans. 4
3 Comment établir votre ROI et votre TCO? Le retour sur investissement d une solution de Supply Chain Execution se calcule en quatre temps : 1 - Déterminez votre situation actuelle qui constitue le point de départ du calcul : où en êtes-vous aujourd hui? Quel est votre prix de revient actuel pour votre entreprise? 2 - Estimez les économies apportées par votre WMS (Warehouse Management System, système de gestion d entrepôt) : quelles améliorations est-il susceptible de vous apporter? 3 - Estimez le coût total de possession (TCO) de votre WMS : qu en coûte-t-il pour être meilleur? 4 - Calculez enfin votre retour sur investissement (ROI). Ce sont ces quatre points qui vont être détaillés dans ce qui suit. A - Votre situation actuelle? Pour établir votre situation actuelle, il y a lieu de tenir compte et de quantifier les éléments suivants : Le coût direct des ressources - les équipements de l entrepôt, - le personnel. Les coûts inhérents aux ressources - les coûts cachés (taxes, assurances ), - le coût de formation du personnel. Les coûts du management - les agents de maîtrise et le dirigeant de l entrepôt. Le coût des stocks - le coût des immobilisations, - les coûts annuels de dépréciation ou d obsolescence des immobilisations, - les amortissements annuels moyens. Les expéditions - les revenus annuels de l entrepôt résultant de ses expéditions, - le coût des erreurs reconnues de livraison (mais aussi celles non rapportées), - le coût de correction de ces erreurs. Les données sur l entreprise - marge nette sur les ventes - taux de croissance estimé, - coût du capital. 5
B - Les économies apportées par l implantation d un système de Supply Chain Execution D une façon générale, l implémentation d un WMS permet de réduire de 10 à 35 % le coût des opérations d un entrepôt. En admettant que ce coût opératoire représente 2 à 3 % des ventes, il en résulte qu une implémentation réussie est génératrice d une valeur ajoutée équivalente à 0,2 à 1 % de celles-ci. Économies tangibles Réduction des coûts de main-d œuvre : - diminution des heures travaillées dans l entrepôt de 15 à 40 % : possibilité de redéploiement des ressources vers d autres tâches à valeur ajoutée, sans avoir à faire appel à un personnel additionnel ou intérimaire, notamment en cas d une évolution rapide des activités de l entreprise, - réduction du temps passé à l établissement des inventaires (variable selon la situation), - vers la suppression des saisies de données (100 % en général). Optimisation de l utilisation de l espace. Réduction des coûts des stocks, notamment : - du coût de dépréciation du stock (au moins de 50 %), - du niveau de stock (de 5 à 10 %). - Diminution des coûts de livraison - En particulier, moins d erreurs de livraison (de 50 à 90 %). Économies "soft", intangibles Diminution du coût des systèmes d information : - Notamment du fait des améliorations relatives aux saisies de données sur les ressources humaines, et des améliorations des systèmes d information de l entreprise, Les améliorations du management - Moins de temps requis pour le management (de 20 à 40 %) : la plupart des décisions courantes au sein de l entrepôt peuvent être prises avec l assistance du WMS. Celui-ci dirige les opérations des employés en respect de leur profil et de leur position au sein de l entrepôt. Le management, libéré de ces tâches courantes, a davantage de temps pour prendre des décisions de plus haut niveau. - Moins de "turnover" : les salariés n ont plus envie de quitter leur entreprise, - Plus de productivité des nouveaux embauchés (de 10 à 25 %, voire plus), - Augmentation des ventes due aux impondérables (de 0,5 à 2 %) Les améliorations du service au client - meilleur service au client grâce à de multiples améliorations logistiques : segmentation ABC des produits dans le stock, possibilité de servir plus vite les commandes des clients et d accroître le taux de rotation des articles dans le stock. - réduction du temps requis pour gérer le service au client (de 20 à 60 %). Les autres améliorations : - précision accrue des inventaires, pouvant atteindre 99,9 %, - réduction des retours : les erreurs sont minimisées. 6
C - Le coût total de possession de votre système de Supply Chain Execution Pour estimer le TCO du système de gestion d entrepôt, l acquéreur d une application de WMS ou de Supply Chain Execution doit tenir compte successivement du coût de la sélection de la solution, celui de l acquisition tant du logiciel (coût de la licence initiale), que du matériel associé et des infrastructures (terminaux de saisie des données d atelier, imprimantes de codes à barres, réseau de communication en radiofréquence ), le coût des services associés, notamment ceux nécessaires à l implémentation de la solution adoptée, et à l aide à la conduite du projet, ainsi que l estimation des dépenses futures (pendant la durée d amortissement du nouveau système d information, 7 ans par exemple) : mises à jour de la solution, améliorations devant être intégrées dans les futures versions pour tenir compte des changements de l environnement technique, fonctionnel, réglementaire de l entreprise. Bref, le TCO tient compte à la fois des dépenses actuelles nécessaires tant à l acquisition de la solution de WMS ou de Supply Chain Execution, qu à sa mise en œuvre efficace, et des estimations des futures dépenses requises pour maintenir cette solution dans l état le mieux adapté aux besoins de l entreprise, pendant toute sa durée de vie. À l expérience, force est de constater que bien souvent ces estimations sont très prudentes, c est-à-dire minorées. De surcroît, la plupart des acquéreurs d une application logistique n en tiennent pas compte dans l évaluation de leur solution de Supply Chain Execution. Si l acquéreur fait le choix d une solution bâtie sur une technologie adaptable, rendant aisées les évolutions du logiciel tout au long de son cycle de vie, dès lors, les mises à jour et les améliorations du logiciel se trouvent incluses d emblée dans le prix initial du WMS, et ne constituent donc pas de postes de coût supplémentaire. En somme, l adaptabilité est source d économies importantes que nous estimons au moins à 25 % du TCO d une solution classique. Le TCO est vital au moment du choix de la solution et de son fournisseur. Postes de coût WMS classique WMS adaptable Licence initiale 140 000 140 000 Maintenance (18 % par an, durant 7 ans) 176 000 176 000 Services d implémentation 210 000 210 000 Personnel informatique (7 ans) 500 000 500 000 Demandes d améliorations (estimations) 200 000 Mises à jour (estimations) 250 000 Coût total de possession (TCO) 1 476 000 1 026 000 Économie 30,5 % Exemple de calcul du coût total de possession Coût total de possession sur la durée de vie d une solution Coût d évolution et de mise à jour Coût d évolution et de mise à jour ROI atteint 18 % du coût de licence pour le support 1 ère année 2 e année 3 e année 4 e année 5 e année 6 e année 7 e année Installation Maintenance Évolution de Maintenance l entreprise Mises à jour nécessaires Évolution de l entreprise - Coût d évolution - Maintenance Mises à jour nécessaires - Maintenance - Services associés Envisager dépenses d évolution 7
D - Le retour sur investissement (ROI, Return On Investment) Chaque acquéreur peut maintenant calculer aisément le retour sur investissement de son application en comparant le coût total de son logiciel aux économies qu il peut en attendre. 3M Supply Chain Solutions met à la disposition de ses prospects et clients, gratuitement, un outil de calcul très simple à exploiter permettant à chacun, à partir d hypothèses personnelles, d évaluer rapidement le ROI de chacune des solutions logistiques étudiées. 8
4 Passez à l action! La démarche en quatre temps présentée ici vous permet de justifier votre projet de Supply Chain Execution au travers du calcul de ROI, et de sélectionner votre fournisseur préféré grâce au TCO. Des calculs simples servent en effet à sélectionner le meilleur des éditeurs : Utilisez le calcul de ROI pour justifier le lancement de votre projet de Supply Chain Execution : - Assurez-vous que les éditeurs présents dans votre short-list sont effectivement en mesure de vous apporter les fonctionnalités nécessaires pour atteindre le ROI attendu. - Réalisez une étude de sensibilité, en analysant l impact de chacun de vos critères de sélection sur le ROI. Analyser les autres voies d économies : - Partagez vos objectifs avec les éditeurs et attendez d eux des suggestions pour renforcer les fonctionnalités de leur logiciel et vos processus métiers. - Évaluez chaque fournisseur en vous fiant au Total Cost of Ownership de leur WMS respectif, et jamais sur le coût initial d acquisition de la solution Sans oublier les deux questions qui fâchent : - Quels sont leurs coûts d améliorations et de mises à jour du logiciel? - Quels seraient leurs coûts de prise en compte des futures évolutions de votre processus métier? et demandez l outil de calcul 3M Vous pouvez l'obtenir gratuitement en contactant aux coordonnées ci-dessous. contactscs@mmm.com Tél. : 01 30 31 62 91 Fax : 01 30 31 62 48 9