UNITÉ DE PROMOTION RÉSEAU OTIV MADAGASCAR MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
TABLE DES MATIÈRES SECTION 0000
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 1000 STATUTS ET RÈGLEMENTS 2000 SYSTÈME COMPTABLE 3000 Généralités 3010 Description du système comptable actuel 3020 États financiers 3030 PLAN COMPTABLE 4000 Généralités 4010 Établissement du plan comptable 4020 Cadre comptable 4030 Charte des comptes du Grand-Livre 4040 Description des comptes 4050 ORGANISATION 5000 Organisation et fonctionnement 5010 Organigramme 5020 CAISSE 6000 Type de caisse 6010 Politique 6020 Fonctionnement 6030 Comptabilisation 6040 Points de contrôle 6050
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 2 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) BANQUE 7000 Description des comptes de banque existants 7010 Politique 7020 Fonctionnement 7030 Comptabilisation 7040 Points de contrôle 7050 SYSTÈME DES ACHATS 8000 Description 8010 Politique 8020 Fonctionnement 8030 Comptabilisation 8040 Points de contrôle 8050 STOCKS 9000 Description 9010 Politique 9020 Fonctionnement 9030 Comptabilisation 9040 Points de contrôle 9050 IMMOBILISATIONS 10000 Description 10010 Politique 10020 Fonctionnement 10030 Comptabilisation 10040 Points de contrôle 10050
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 3 Chapitre : Rédaction : Janvier Révision : 2001 Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) FACTURATION DE BIENS OU SERVICES RENDUS 11000 Description 11010 Politique 11020 Fonctionnement 11030 Comptabilisation 11040 Points de contrôle 11050 ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À L UNITÉ DE PROMOTION 12000 Description 12010 Politique 12020 Fonctionnement 12030 Comptabilisation 12040 Points de contrôle 12050 CRÉDIT 13000 Politique de crédit 13010 Fonctionnement 13030 Comptabilisation 13040 Points de contrôle 13050 BONS DU TRÉSOR 14000 Description 14010 Politique 14020 Fonctionnement 14030 Comptabilisation 14040 Points de contrôle 14050
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 4 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) MATÉRIEL ROULANT 15000 Description 15010 Politique 15020 Fonctionnement 15030 Points de contrôle 15050 DÉPLACEMENTS ET MISSIONS 16000 Politique 16020 Fonctionnement 16030 Comptabilisation 16040 Points de contrôle 16050 GESTION DU PERSONNEL 17000 Description 17010 Politique 17020 Fonctionnement 17030 Comptabilisation 17040 Points de contrôle 17050 SALAIRES 18000 Description 18010 Politique 18020 Fonctionnement 18030 Comptabilisation 18040 Points de contrôle 18050
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 5 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) REMISE DES DÉDUCTIONS À LA SOURCE 19000 Description 19010 Politique 19020 Fonctionnement 19030 Points de contrôle 19050 SERVICES ADMINISTRATIFS 20000 Description 20010 Politique 20020 Fonctionnement 20030 Comptabilisation 20040 Points de contrôle 20050 SUBVENTIONS 21000 Description 21010 Politique 21020 Fonctionnement 21030 Comptabilisation 21040 Points de contrôle 21050 CAPITAL SOCIAL 22000 Description 22010 Politique 22020 Fonctionnement 22030 Comptabilisation 22040 Points de contrôle 22050
Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 6 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) PROCÉDURE DE FIN DE MOIS 23000 Description 23010 Politique 23020 Fonctionnement 23030 Comptabilisation 23040 PROCÉDURES DE FIN D EXERCICE 24000 Description 24010 Politique 24020 Fonctionnement 24030 Comptabilisation 24040 CODE DE DÉONTOLOGIE 25000
INTRODUCTION SECTION 1000
Section : INTRODUCTION Code de manuel : 1000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : INTRODUCTION L unité de promotion est une institution à but non lucratif et qui pour objectifs de regrouper les caisses de base (OTIV), de consolider les liens qui les unissent, de favoriser leur croissance et leur développement, de promouvoir la philosophie coopérative et mutualiste en général, d appuyer les activités des OTIV dans leur milieu et enfin de favoriser la rentabilité et l autonomie financière du réseau. Le présent manuel se veut un guide pratique et complet qui couvre l ensemble des opérations administratives de l unité de promotion. Vous remarquerez que pour chaque section, il y a un chapitre «Points de contrôle» qui décrit pour chaque section le système de contrôle interne mis en place. Afin de faciliter l accès rapide à la section souhaitée le bloc d en-tête de chaque page identifie la section, le chapitre et le sujet traité. La date de rédaction est indiquée ainsi que la date de révision, le cas échéant. Afin d alléger le texte, les annexes sont placées à la fin du manuel et portent les codifications du texte auquel elles se rapportent, avec en plus un numéro d annexe. Vous devez garder à l esprit que le manuel doit évoluer de concert avec l unité de promotion et des mises à jour régulières devront être apportées de façon à s assurer que ce manuel soit constamment à jour.
STATUTS ET RÈGLEMENTS SECTION 2000
Section : STATUTS ET RÈGLEMENTS Code de manuel : 2000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : STATUTS ET RÈGLEMENTS Projet des statuts de l Unité de promotion : Les statuts contenus dans cette section ne sont qu un projet et ils devront être modifiés sous peu avant d être adoptés définitivement. Les statuts apparaissent donc ici temporairement et seront remplacés par les statuts définitifs.
PROJET DES STATUTS DE L ORGANE CENTRAL des OTIV Supprimé : E D ANTANANARIVO
Table des matières CHAPITRE I. FORMATION DE L ORGANE CENTRAL...17 ARTICLE 1 : CONSTITUTION...17 ARTICLE 2 : DENOMINATION...17 ARTICLE 3 : SIEGE SOCIAL...17 ARTICLE 4 : LIEN COMMUN...17 ARTICLE 5 : ZONE D INTERVENTION...17 CHAPITRE II. MISSION, OBJECTIFS...17 ARTICLE 6 : ARTICLE 7 : ARTICLE 8 : MISSION...18 OBJECTIFS...18 ATTRIBUTIONS...18 CHAPITRE III. CAPITAL SOCIAL...19 ARTICLE 9 : PARTS SOCIALES...19 ARTICLE 10 : CARACTERISTIQUES...19 ARTICLE 11 : REGLES D ACTION...19 ARTICLE 12 : DUREE DE VIE...19 CHAPITRE IV. MEMBRES...19 ARTICLE 13 : ADHESION...20 ARTICLE 14 : AFFILIATION...20 ARTICLE 15 : DROITS DES MEMBRES...20 ARTICLE 16 : DEVOIRS DES MEMBRES...20 ARTICLE 17 : PERTE DE QUALITE...21 ARTICLE 18 : MOTIFS D EXCLUSION...21 ARTICLE 19 : REQUETE...22 ARTICLE 20 : DEMISSION...22 ARTICLE 21 : APUREMENT DU SOLDE...22 ARTICLE 22 : RESPONSABILITES DES MEMBRES...22 CHAPITRE V. ASSEMBLEE GENERALE...22 ARTICLE 23 : COMPOSITION...22 ARTICLE 25 : LIEU DE L ASSEMBLEE...23 ARTICLE 26 : CONVOCATION...23 ARTICLE 27 : COMPETENCES...23 ARTICLE 28 : ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE...24 ARTICLE 29 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE...24 ARTICLE 30 : DECISIONS ET RESOLUTIONS...24 ARTICLE 31 : VOTE...24 CHAPITRE VI DISPOSITIONS COMMUNES AUX ORGANES DE L'ORGANE CENTRAL 26 ARTICLE 32 : ORGANES...26 ARTICLE 33 : CONDITIONS D ELIGIBILITE...26 ARTICLE 34 : REELIGIBILITE...26 ARTICLE 35 : EXPIRATION DU MANDAT...27 ARTICLE 36 : DEMISSION...27 ARTICLE 37 : SUSPENSION...27
ARTICLE 38 : DESTITUTION...28 ARTICLE 39 : PERTE DU DROIT D EXERCER...28 ARTICLE 40 : VACANCE AU SEIN D UN ORGANE...28 ARTICLE 41 : REMPLACEMENT...28 ARTICLE 42 : GRATUITE DE LA FONCTION...29 ARTICLE 43 : QUORUM AUX REUNIONS DES ORGANES...29 ARTICLE 44 : DECISIONS ET RESOLUTIONS...29 ARTICLE 45 : NOMINATION DU BUREAU DU CONSEIL...29 ARTICLE 46 : MANDAT DU BUREAU DU CONSEIL...29 CHAPITRE VII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU CONSEIL D ADMINISTRATION...30 ARTICLE 47 : COMPOSITION...30 ARTICLE 48 : ROLE...30 ARTICLE 49 : RESPONSABILITE...30 ARTICLE 50 : REUNIONS...31 ARTICLE 51 : INCOMPATIBILITE...31 CHAPITRE VIII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITÉ EXÉCUTIF...32 ARTICLE 52 : COMPOSITION...32 ARTICLE 53 : ROLE...32 ARTICLE 54 : RESPONSABILITE...32 ARTICLE 55 : REUNIONS...32 ARTICLE 56 : QUORUM AUX REUNIONS ET DECISIONS...32 CHAPITRE IX. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITE DE CONTROLE...33 ARTICLE 58 : COMPOSITION...33 ARTICLE 59 : ROLE...33 ARTICLE 60 : RESPONSABILITES...33 ARTICLE 61 : RAPPORT D ACTIVITE...34 ARTICLE 62 : INCOMPATIBILITE:...34 CHAPITRE X : GÉRANCE...34 ARTICLE 63 : NOMINATION...34 CHAPITRE XII. LES DIRIGEANTS...35 ARTICLE 64 : LES DIRIGEANTS...35 ARTICLE 65 : SECRET PROFESSIONNEL...35 CHAPITRE XIII : DISPOSITIONS FINANCIÈRES...35 ARTICLE 66 : EXERCICE SOCIAL ET FINANCIER...35 ARTICLE 67 : RAPPORT ANNUEL...35 ARTICLE 69 : FONDS STATUTAIRES...36 ARTICLE 71 : AVANTAGE ET PRIVILEGE...36 ARTICLE 72 : RESORPTION DU DEFICIT...36 CHAPITRE XIV. VÉRIFICATION DES LIVRES...37 ARTICLE 73 : VERIFICATION...37 ARTICLE 74 : INSPECTION...37 CHAPITRE XV. DISPOSITIONS DIVERSES...38 ARTICLE 75 : CONFLITS D INTERET...38 ARTICLE 76 : DISSOLUTION...38 ARTICLE 77 : COMMUNICATION...38 ARTICLE 78 : DEPOT ET MODIFICATIONS...38
ARTICLE 79 : AMENDEMENT DES STATUTS PAR UNE CAISSE...39 ARTICLE 80 : ENTREE EN VIGUEUR...39 Supprimé :
Chapitre I. FORMATION DE L ORGANE CENTRAL Article 1 : Constitution L Organe Central des mutuelles d'épargne et de crédit portant le nom «Ombona Tahiry Ifampisamborana Vola (OTIV)» qui ont signé une déclaration d adhésion, et conformément aux termes de la convention d affiliation en vigueur, s engagent à respecter les textes constitutifs régissant les OTIV et qui ont admis subséquemment comme membre par le Conseil d Administration de l Organe Central. L Organe Central est à capital variable et a pour but non lucratif régi par la loi n 96 020 du 04 septembre 1996, portant réglementation des Institutions Financières Mutualistes et par le décret d application n 98 127 du 05 février 1998, de la dite loi. Article 2 : Dénomination L Organe Central prend le nom de : «Organe Central du Réseau OTIV d ANTANANARIVO» Supprimé : e la» Article 3 : Siège social Son siège social est situé à 22 Rue Docteur Villette ISORAKA 101 ANTANANRIVO et peut être transféré en tout autre lieu de la zone d intervention du réseau OTIV, par décision de l Assemblée Générale. Supprimé : La Supprimé : _ Article 4 : Lien commun Le lien commun regroupant les membres de l Organe Central s entend de l identité de l association. Conformément aux termes de la convention d affiliation en vigueur, les OTIV adhèrent à l Organe Central et s engagent à respecter les textes constitutifs. Article 5 : Zone d intervention Le territoire de l Organe Central s étend sur tout le territoire de la Chapitre II. MISSION, OBJECTIFS
Article 6 : Mission La mission de l Organe Central est de favoriser l accessibilité des populations malgaches aux services d épargne et de crédit au travers des OTIV qui lui sont affiliées. Article 7 : Objectifs L Organe Central est une institution à caractère social et économique à but non lucratif, et a pour objectifs de : Regrouper les OTIV ; Consolider les liens qui les unissent ; Favoriser leur croissance et leur développement ; Promouvoir la philosophie coopérative et mutualiste en général ; Appuyer les activités des OTIV dans leur milieu. Favoriser la rentabilité et l autonomie financière du réseau. Article 8 : Attributions Pour atteindre les objectifs sus cités, l Organe Central agit en qualité de structure d appui technique et financier, de contrôle, de promotion et de représentation des OTIV qui lui sont affiliées. À cet effet elle a pour attributions de : Fournir une assistance technique aux OTIV affiliées notamment en matière d organisation de fonctionnement, de normes, de procédures, de politiques, de comptabilité, d inspection, de vérification, d éducation et de formation ; Assurer la protection des membres et des épargnes des OTIV affiliées; Recevoir et gérer les excédents de liquidités des OTIV affiliées dans le but de les faire fructifier ; Effectuer des prêts à ses membres selon les modalités prévues dans la politique de crédit ; Exercer un contrôle administratif, technique et financier sur les OTIV affiliées ; Coordonner leurs activités et leurs rapports avec d'autres organisations ; Susciter la création de nouvelles OTIV ; Effectuer l inspection de ses OTIV ; Effectuer la vérification de ses OTIV ; Appuyer la production des états financiers de ses OTIV ; Appuyer les OTIV dans la préparation et la tenue de leur assemblée générale ; Promouvoir et renforcer les opérations des OTIV existantes et à créer ; Représenter les OTIV auprès des partenaires ; Agir comme interlocuteur direct avec les autorités administratives, de tutelle et tout organisme national ou international œuvrant dans des domaines similaires. Assurer la communication des informations auprès des OTIV affiliées.
Chapitre III. CAPITAL SOCIAL Article 9 : Parts sociales Le capital social de l Organe Central est variable et est composé de parts sociales souscrites et libérées par les OTIV. Le montant de la part sociale que doit souscrire un membre revêt deux formes : Deux parts fixes de 100 000fmg.versées au moment de l'adhésion. Partie variable fixée à 25% du capital social de l OTIV à l adhésion et à 25% de la variation du capital social annuellement, sur la base des états financiers au 31/12; Article 10 : Caractéristiques Les parts sociales sont nominatives, individuelles non négociables et non saisissables par les tiers. Elles ne sont remboursables aux membres démissionnaires ou exclus qu après épuisement du solde des créances et des dettes à l égard de l Organe Central. Les parts sociales ne sont cessibles qu après approbation du Conseil d Administration de l Organe Central. Article 11 : Règles d action L Organe Central est régi par les principes mutualistes et ceux de la coopération. Il est tenu de respecter les règles d action mutualistes ou coopératives mentionnées par la loi 96 020 du 04 septembre 1996, portant réglementation des institutions mutualistes. Article 12 : Durée de vie La durée de vie de l Organe Central est fixée à quatre vingt dix neuf (99) ans à compter de sa date de création sauf prorogation ou dissolution anticipée. La démission, l exclusion, la faillite, l interdiction, la fusion ou la dissolution d un membre ne peuvent être cause de dissolution de l Organe Central. Chapitre IV. MEMBRES
Article 13 : Adhésion Peut être membre de l Organe Central, toute OTIV qui signe une convention d affiliation approuvée par le Conseil d Administration de l Organe Central. Pour devenir membre, il faut souscrire et verser deux parts sociales fixe de 100 000 Fmg chacune et une part variable telle qu indiqué à l article 9 sus mentionné et s engage à respecter les statuts, les règlements, les politiques, normes et procédures du réseau et la loi qui régi les mutuelles d'épargne et de crédit ainsi que son décret d application. La qualité de membre est constatée par l inscription au registre des membres tenu au siège social de l Organe Central Article 14 : Affiliation Peut être affiliée à l Organe Central, toutes les OTIV remplissant les conditions d'adhésion telles que stipulées à l'artic13 ci dessus. Article 15 : Droits des membres Chaque membre de L Organe Central a le droit de : Participer aux Assemblées Générales de l Organe Central avec droit de vote ; Proposer un candidat aux divers postes des organes de l Organe Central ; Être informé par la direction sur l évolution du réseau ; Demander la convocation d une Assemblée Extraordinaire dans les conditions fixées par l article 29 des Statuts de l Organe Central ; Inscrire une plainte contre un dirigeant pour être traité par le comité de discipline ; Accéder aux produits et services fournis par l Organe Central à ses membres. Mise en forme : Puces et numéros Article 16 : Devoirs des membres En devenant membre de L Organe Central, la caisse s'engage à : Adopter et respecter les statuts et règlements intérieurs types recommandés par l Organe Central Adopter toutes modifications aux statuts et règlements intérieurs types recommandés par l Organe Central Se conformer aux Statuts et règlements intérieurs de l Organe Central ; Respecter les politiques, normes et procédures de gestion, et le code de déontologie sur les dirigeants de OTIV affiliées ; Utiliser et observer les normes comptables fixées par l Organe Central en conformité avec la loi et la réglementation bancaire à Madagascar ; Payer toutes les charges administratives ou cotisations décrétées par le Conseil d'administration de l Organe Central ; Transférer la gestion de son personnel à l Organe Central????? Signer une convention de transfert de gestion du crédit à l Organe Central lorsque le taux de délinquance du portefeuille de crédit de 90 jours et plus dépasse 10% ; Supprimé : Mise en forme : Puces et numéros Supprimé : <#>Obtenir l'autorisation préalable et par écrit de l Organe Central lors d un engagement de dépenses nécessaires pour l'acquisition d'un terrain ou d'un immeuble ou lors de la construction et/ou de l'aménagement d'un local dans le but d'y exercer la totalité ou une partie de ses activités ; Supprimé :
Accepter la mise sous tutelle de la caisse dans les situations suivantes : Lorsque la rentabilité de la caisse de plus de deux années d existence est négative et lorsque la solvabilité est inférieure à 5% ; En cas de fraude, de détournement ou d'abus de confiance de la part des dirigeants ou des employés de la caisse ; Lorsque l'organe Central juge que les épargnes de ses membres ne sont pas en sécurité; En cas d inefficacité d agir ou de réagir de la part des dirigeants et/ou des employés face à une situation potentiellement préjudiciable pour la caisse ; Pour toute autre situation jugée critique ou préjudiciable à l'image ou la réputation de la caisse voire même de l Organe Central. Supprimé : Se soumettre aux décisions de l Assemblée Générale, du Conseil d Administration ou des autres organes de l Organe Central. Verser le surplus de ses liquidités selon les normes prescrites par l Organe Central. Rembourser les prêts contractés à l Organe Central selon les calendriers convenus Payer sa participation au fonctionnement du réseau conformément à la politique de désengagement et de prise en charge en vigueur. Article 17 : Perte de qualité La qualité de membre se perd soit par démission, exclusion, fusion ou de liquidation. Le Conseil d Administration de l Organe Central (sur recommandation de son comité de discipline) peut exclure tout membre pour manquement grave aux règlements de l Organe Central, pour manquement aux devoirs des membres tel que stipulé à l article 16 ou si la conduite de la caisse est telle que la réputation des autres OTIV est en danger. Mais avant que la décision d exclusion ne soit prononcée, le Conseil d Administration de l Organe Central devra tout mettre en œuvre pour la résolution du ou des différends. La décision d exclusion doit être motivée et notifiée par écrit à la caisse défaillante. L exclusion prend effet à compter de la date de la décision du Conseil d Administration de l Organe Central. Tout membre exclu ou démissionnaire ne porte plus le nom de l OTIV. Article 18 : Motifs d exclusion Le Conseil d Administration peut exclure un membre pour les cas suivants : S il ne respecte pas les statuts et les règlements intérieurs ; S il ne respecte pas les politiques, normes, et procédures de gestion en vigueur au sein du réseau ;
S il n honore pas ses engagements envers l Organe Central ou s il ne se conforme pas aux devoirs des membres tel que stipulé à l article 16 ; S il est déclaré en liquidation ; S il ne partage plus le lien commun prévu à l article 4 ; S il pose des actes ou adopte des comportements qui portent préjudices à l Organe Central et autres OTIV affiliées. Article 19 : Requête Le membre exclu pourra, dans un délai de six (6) mois retrouver sa qualité de membre suite à une demande formulée à cette fin au Conseil d Administration qui jugera de la requête sur conseil de la direction de l Organe Central. Le Conseil d Administration a six (6) mois, à compter de la date de réception de la demande, pour se prononcer. Article 20 : Démission Pour démissionner un membre doit être en règle avec l Organe Central. Il doit en outre donner par écrit à l Organe Central un avis au moins un mois avant la date de l'assemblée Générale de la caisse qui doit statuer sur une telle démission. L Organe Central peut vérifier le bien fondé des motifs évoqués et se faire représenter à cette assemblée pour y faire valoir son point de vue. La démission entre en vigueur lors de la réception à l Organe Central d'une copie certifiée de la résolution adoptée par l'assemblée Générale ayant statué sur le sujet. Article 21 : Apurement du solde Toute démission ou exclusion d un membre donne lieu à l apurement du solde de ses créances et dettes à l égard de l Organe Central. Après cet apurement, le membre démissionnaire ou exclu ne dispose d aucun droit sur les biens de l Organe Central et n a pas droit au partage des excédents financiers. Article 22 : Responsabilités des membres Le membre qui démissionne ou est exclu, demeure responsable pendant trois (3) ans, envers les membres et envers les tiers, des engagements existants au jour où la démission ou l exclusion devient effective. Chaque membre de l Organe Central est responsable des obligations de l Organe Central jusqu à concurrence d une (1) fois sa part sociale. Chapitre V. Assemblée générale Article 23 : Composition
L Assemblée Générale est l organe suprême de l Organe Central. Elle est constituée de l ensemble des membres convoqués et réunis à cette fin. L'Assemblée Générale se compose d un dirigeant délégué par l OTIV. Un dirigeant élu et siégeant sur un organe de l Organe Central peut être, sans que cela ne soit obligatoire, nommé délégué par OTIV affiliée en autant qu il y soit un dirigeant élu ne souffrant pas d une mesure de suspension ou incapacité quelconque. Article 24 : Quorum et représentation Le quorum est atteint lorsque 50% des membres sont présents. L Assemblée Générale délibère valablement lorsque le quorum est atteint. A défaut de quorum, une deuxième réunion est convoquée sur le même ordre de jour et se tient, quel que soit le nombre de membres présents. Afin de permettre une représentativité juste des zones d intervention, une caisse ne peut présenter plus qu un candidat au sein d un organe dirigeant de l Organe Central. Article 25 : Lieu de l assemblée L'assemblée se tient au siège de l Organe Central ou à tout endroit du territoire que peut fixer le Conseil d'administration. Elle doit se tenir dans un délai de six (6) mois qui suit la fin de l'exercice financier. Article 26 : Convocation Le Conseil d'administration convoque l'assemblée Générale. L'avis de convocation doit être adressé aux membres par écrit au moins quinze (15) jours et au plus tard trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée Générale. L avis de convocation doit comporter le projet d'ordre du jour. Cet avis doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. Article 27 : Compétences L Assemblée Générale : Adopte le procès verbal de l'assemblée Générale annuelle précédente et de toute autre Assemblée Extraordinaire éventuelle ; Prend connaissance et approuve les rapports de tout autre comité qu'elle pourrait avoir créée ; Prend connaissance et approuve le rapport du Conseil d'administration sur la gestion de l'année financière écoulée ; Approuve les comptes ; Approuve la politique de gestion des liquidités du réseau, la politique de refinancement aux membres et la politique de gestion administrative en général; Approuve la politique de crédit dans les OTIV au sein du réseau.
Adopte les modifications des statuts et règlements intérieurs que lui propose le Conseil d Administration ; Examine toute motion de crédit portée devant elle et prend une décision à son égard ; Prend connaissance au besoin et approuve le projet de budget au nouvel exercice ; Se prononce sur la rémunération des parts sociales ; Procède à l'élection des membres du Conseil d'administration, du Comité de Contrôle et de tout autre comité qu'elle pourrait avoir créé ; Dans le cas d'exclusion d'un membre, confirme ou infirme la décision du Conseil d'administration (et/ou du comité de discipline) Met fin au mandat de tout organe ou de tout dirigeant (destitution). L'énumération de ces prérogatives ci-dessus n'est pas limitative. Article 28 : Assemblée Générale annuelle L'Assemblée Générale annuelle se réunit au moins une fois par an dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l'exercice financier de l Organe Central. Elle se réunit en vue notamment : D'adopter le rapport d'activités de l'exercice ; D'approuver les comptes de l'exercice et décider de l affectation des résultats ; De procéder au renouvellement du mandat des membres des organes ; De donner quitus aux membres des organes de gestion. Article 29 : Assemblée Générale extraordinaire Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par décision du Conseil d Administration ou à la requête de 50% des OTIV affiliées qui doivent formuler une demande écrite accompagnée d'une résolution de leur Conseil d'administration respectif. Le Comité de Contrôle peut aussi convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire. Une Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée sur des questions spéciales comme : La dissolution anticipée de l Organe Central ; La modification des statuts et règlements intérieurs de l Organe Central ; Toute question entravant la bonne marche de l'administration ou de la gestion de l Organe Central. Approbation d une modification des politiques, des procédures ou des normes. Article 30 : Décisions et résolutions Toutes les décisions et résolutions prises au cours des différentes assemblées doivent être consignées dans un registre et conservé au siège de l Organe Central Article 31 : Vote
Aux Assemblées Générales, chaque dirigeant délégué présent a droit à une voix. Le vote se déroule en exprimant soit sa voix, soit à main levée ou par bulletin secret. En cas de partage des voix, le président d élection autorise un deuxième tour. Si l égalité est toujours maintenue, le choix s effectue par tirage au sort.
Chapitre VI Dispositions communes aux organes de l'organe CENTRAL Article 32 : Organes Outre l'assemblée Générale, les organes de l Organe Central sont : Le Conseil d'administration ; Le Comité de Contrôle ; La durée maximum du mandat des membres de ces organes est de quatre ans (disposition légale : article 12 du décret n 98 127 portant application de la loi 96 020). Le règlement définit les mécanismes de leur élection et de leur renouvellement. La réduction de la durée du mandat des dirigeants peut être décidée en Assemblée Générale. Article 33 : Conditions d éligibilité Ne peut être élu membre de l'un des organes de l Organe Central, qu'un dirigeant d'une caisse affiliée à l Organe Central. Il doit remplir les conditions suivantes : Avoir la nationalité malgache. Être domicilié dans le ressort territorial de l Organe Central. Jouir d'une bonne moralité et n est pas être frappé par l une des interdictions prévues à l article 14 de la loi n 95.030. N'exercer aucune activité rémunérée au sein d'une caisse du réseau ou de l Organe Central ; Être dirigeant d'une caisse affiliée à l Organe Central et ne souffrir d aucune suspension ou incapacité quelconque ; N avoir jamais été destitué d une fonction de dirigeant d une caisse affiliée à l Organe Central. Ne doit pas être dirigeant ou candidat à un poste électif d'une organisation ou d un parti politique ; Ne pas être redevable d arriérés vis-à-vis d une caisse membre de l Organe Central au moment de la candidature ; Ne pas participé directement ou indirectement à une activité concurrente ou connexe à celle de l Organe Central. Article 34 : Rééligibilité Les membres élus ayant terminé un premier mandat sont rééligibles pour d autres mandats, mais à condition de remplir les critères d éligibilité énumérés à l article 33 cités précédemment.
Article 35 : Expiration du mandat Même après l'expiration de son mandat, un membre d'organe demeure en fonction jusqu'à ce qu'il soit réélu ou remplacé. La réduction du nombre de membre d'un organe ne met pas fin au mandat de ceux qui demeurent en fonction. Article 36 : Démission Tout membre d'organe peut démissionner de ses fonctions. Conformément à l art 13 du décret portant application de la loi 96 020, la démission doit être notifiée par écrit à l'organe dont il est membre. Le président de l organe en informe par écrit le président de l Organe Central. Avant que le Conseil d Administration ne se prononce, le dirigeant démissionnaire demeure responsable de ses actes et engagements jusqu au jour où la démission devient effective. La démission prend effet à compter de sa date d approbation par les autres membres de son organe. Article 37 : Suspension Un membre d'un organe peut être suspendu pour faute grave par le Conseil d Administration, notamment pour violation des prescriptions légales, réglementaires ou statutaires. La suspension intervient dans les cas suivants : S il est responsable de malversation ou de malhonnêteté ; S il est complice ou responsable de l octroi complaisant de crédit dans une caisse affiliée ou au niveau de l Organe Central ; S il n obéit pas aux décisions de son organe, du Conseil d Administration ou de l Assemblée Générale ; Si son comportement est préjudiciable aux intérêts et à l image de l Organe Central ; S il ne respecte pas le code de déontologie applicable aux dirigeants ; S il fait ou produit de fausses déclarations ou documents à l Organe Central ou au nom de l Organe Central ; S il s absente plus de trois (3) fois aux réunions statutaires ou extraordinaires de son organe ; S il s absente plus de trois (3) fois aux sessions de formation ; S il est en situation de conflit d intérêt avec le réseau. La perte de la qualité de membre d une caisse de base notamment à la suite d une démission ou d une décision d exclusion emporte cessation d office du mandat en tant que membre d un organe. (Art 12 du décret d application)